KOSZTY LOGISTYKI W SIECI DYSTRYBUCJI (04.08)

Autor Jacek OLSZEWSKI

Wymagania rynku rosną, nie tylko co do jakości produktu, ale również jego dostępności i czasu dostawy. To powoduje, że coraz większą część wartości dodanej produktu kreują procesy logistyczne, czyli wszystkie czynności mające na celu dostarczenie właściwego produktu we właściwym czasie do właściwego punktu. O tych sprawach mówi artykuła Jacka OLSZEWSKIEGO-Senior Konsultanta w Międzynarodowej Grupie Doradczo-Inżynierskiej Miebach Consulting. Na jednym biegunie mamy rosnące wymagania klientów, na drugim zaś środki niezbędne do zaspokojenia tych wymagań. Oczywiste jest, że chcemy osiągnąć jak najlepsze efekty jak najmniejszym wysiłkiem. W ten sposób rodzi się Cel strategiczny w logistyce. Strategia logistyczna firmy winna być rozumiana jako znalezienie punktu równowagi pomiędzy spełnieniem wymagań rynku, a kosztami niezbędnymi do osiągnięcia tych celów. Co oznacza wspomniany punkt równowagi? Wymagania rynku wobec logistyki firmy dotyczą przede wszystkim szybkości i terminowości dostaw, dostępności towarów i informacji oraz elastyczności, czyli szybkości reagowania na zmiany na rynku. Narzędziem służacym do spełnienia tych wymagań jest struktura logistyczna firmy: magazyn centralny, magazyny regionalne, ich lokalizacje, zastosowana w nich technika i zatrudniony w nich personel. Oczywiste jest, że każdy z wymienionych elementów generuje koszty, a przedsiębiorstwo jest żywotnie zainteresowane w minimalizacji tych kosztów. W ten sposób mamy zdefiniowany cel strategiczny w logistyce: obsłużyć klienta jak najlepiej jak najniższym kosztem. W praktyce oznacza to: zdefiniowanie wymagań klientów odnośnie poziomu obsługi, właściwe zaplanowanie struktury dystrybucji, określenie swego miejsca na rynku w obszarze konkurencji (benchmarking), optymalizacja czynników generujących koszty w logistyce - personel, infrastruktura, transport, zapasy. Koszty logistyki. Co to są koszty logistyki? Wychodząc od definicji logistyki możemy powiedzieć, że są to wszystkie koszty związane z dostarczeniem właściwego produktu we właściwym czasie do właściwego punktu. Jeżeli spojrzymy na koszty logistyki z punktu widzenia czynników je generujących, możemy wyodrębnić następujące ich główne składniki: koszty zapasów, koszty infrastruktury, koszty personelu, koszty transportu - w dystrybucji głównej (do magazynów regionalnych) i w dystrybucji końcowej (do klientów końcowych). Każdy z tych składników jest w różnym stopniu wrażliwy na elementy różnicujące od siebie struktury sieci dystrybucji (rys.1). Dopiero wyodrębnienie tych składników, ich obliczenie oraz porównanie pozwala znaleźć punkt optimum. Niestety z doświad­czenia Miebach Consulting na polskim rynku wynika, że wiele przedsiębiorstw zamiast prawidłowej analizy obiera drogę ekspe­rymentowania na żywym organizmie, jakim jest struktura logistyczna. Przykład: zarząd firmy decyduje się na zamknięcie jedne­go z magazynów regionalnych spodziewając się oszczędności dzięki cięciom w kosztach personelu i infrastruktury. Następuje jednak efekt odwrotny: przy utrzymaniu dotychczasowego poziomu serwisu znacznie wzrastają koszty transportu w dystrybucji końcowej i globalne koszty logistyki rosną. Drugi przykład: na podstawie analizy kosztów transportu firma z roku na rok zwięk­sza ilość magazynów regionalnych. W pewnym momencie następuje jednak przekroczenie punktu optimum i pomimo w dalszym ciągu malejących kosztów transportu, globalne koszty logistyki zaczynają rosnąć. Rozdrobniona struktura jest w stanie zapewnić lepszy serwis (np. dostawy w dniu zamówienia), co jednak nie zostaje wykorzystane, bo klienci nie mają aż takich wymagań. Oprócz tego rozdrobnienie struktury utrudnia jej efektywne zarządzanie i staje się ona bardziej wrażliwa na zaburzenia. Należy zwrócić uwagę, że podobne działanie w przypadku różnych przedsiębiorstw może przynosić odwrotne efekty. Nie ma uniwersalnej recepty. Na poszczególne elementy kosztów logistyki ma wpływ szereg czynników - struktura artykułów i zamówień, rozmieszczenie klientów i ich wymagania odnośnie serwisu dostaw, nośniki kosztów i ich alokacja oraz wiele innych. Rzetelna analiza wariantów struktury dystrybucji wymaga prawidłowego skonstruowania bazy danych, zastosowania właściwych narzędzi obliczeniowych oraz dysponowania dostępem do danych porównawczych i najlepszych praktyk. Dlatego projekt optymalizacji kosztów logistyki warto przeprowadzić ze wsparciem doradcy logistycznego (rys.2).   Czy warto optymalizować? Przedstawione w niniejszym artykule podejście do problemu analizy i optymalizacji kosztów logistyki wydaje się oczywiste, jed­nak w praktyce polskiego rynku rzecz się ma zupełnie inaczej. Miebach Consulting przeprowadził badania ankietowe wśród wy­branej grupy ok. 100 przedsiębiorstw działających na polskim rynku (rys.3). Okazuje się, że tylko 40% badanych firm ocenia swoje koszty dystrybucji jako zadowalające, a aż 28% ich w ogóle nie bada. W szeregu przypadków bieżącej kontroli podlegają tylko niektóre pozycje kosztów logistyki, np. transport czy personel, co prowadzi do sytuacji opisanych powyżej. Jak widać w kosztach logistyki tkwi znaczny potencjał, który można wykorzystać do uzyskania przewagi nad konkurencją, zwłaszcza w dzisiejszych warunkach, gdy niski popyt skutecznie hamuje wzrost cen. Warto, ale jak? Projekt optymalizacji sieci dystrybucji z udziałem doradcy logistycznego składa się z 3 faz. W pierwszej fazie budowana jest baza danych do planowania. Istotą tej fazy jest identyfikacja poszczególnych składników kosztów logistyki, pozyskanie niezbęd­nych danych z systemu informatycznego, działu logistyki, kontrolingu, transportu, itp. Często wielkości pozyskane z różnych źródeł różnią się od siebie, stąd głównym zadaniem doradcy w tej fazie są testy wiarygodności danych: weryfikacja, obliczanie wskaźników jednostkowych, porównywanie z wielkościami reprezentatywnymi z innych projektów. Niezbędna jest do tego biblioteka wielkości porównawczych i doświadczenie w ich interpretowaniu. W następnej fazie definiuje się możliwe warianty struktury sieci dystrybucji różniące się stopniem centralizacji, trybami dostaw i ich przyporządkowaniem do kanałów dystrybucji oraz przebiegiem strumieni materiałów do klientów. Logistyk przedsiębiorstwa wspólnie z doradcą określa możliwe warianty, wybierając spośród nich te najbardziej sensowne do szczegółowej analizy. Dla każdego z tych wariantów określane są po­szczególne składniki kosztów logistyki oraz optymalne kosztowo lokalizacje magazynów. Z reguły jeden lub dwa składniki kosz­tów są najbardziej wrażliwe na różnice w strukturach dystrybucji i te składniki są obliczane najdokładniej. Dla tych składników na etapie tworzenia bazy do planowania pozyskiwana jest największa liczba najbardziej szczegółowych danych. Zadaniem do­radcy jest określenie tych kluczowych składników kosztów oraz określenie poziomu szczegółowości danych już w pierwszym eta­pie projektu. Pozwala to zapobiec zbytniemu wydłużeniu się czasu trwania projektu oraz zapewnia optymalny nakład sił wła­snych i doradcy na jego realizację. Przedsiębiorstwu zależy przecież nie tylko na dokładnym wyniku projektu, ale również na szybkim uzyskaniu i wdrożeniu efektów pracy. Oprócz kalkulacji kosztów, warianty są oceniane pod względem nakładów, kryteriów jakościowych oraz ryzyka. Na bazie tej oce­ny wybrane zostaje rozwiązanie optymalne, dla którego w fazie 3 określa się procedury i harmonogram wzdrożenia. Bardzo często podczas studium optymalizacji sieci dystrybucji, a zwłaszcza jego pierwszej fazy (gromadzenia i analizy danych) ujawnia się szereg niedoskonałości procesów, wąskich gardeł, czy parametrów znacznie odbiegających od normy. Taka identyfikacja sła­bych miejsc może stanowić zaczątek kolejnego projektu: optymalizacji procesów logistycznych. Tutaj również wsparciem może służyć firma doradcza, przeprowadzając audyt łańcucha dostaw. Często też projekt, a zwłaszcza faza zbierania danych, pozwala stworzyć standardy w zakresie bieżącego pozyskiwania i analizy danych liczbowych, co stanowi podwaliny monitoringu efektyw­ności i jakości procesów w łańcuchu dostaw. Konkluzja. Maksymalizacja jakości i minimalizacja kosztów logistyki jest, obok jakości i kosztów produkcji oraz innowacyjności rozwiązań, ważnym narzędziem walki konkurencyjnej. W dobie otwarcia rynku polskiego narzędzie to może być z powodzeniem używane zarówno w defensywie (obrona przed ekspansją konkurencyjnych firm europejskich), jak i w ofensywie (ekspansja na rynki za­graniczne). Doświadczenie Miebach Consulting z ostatnich lat pozwala stwierdzić, że coraz więcej polskich firm zauważa istnienie takich narzędzi i z pomocą doradców logistycznych uczy się je stosować.

Charakterystyka

Zadania realizowane w systemie logistycznym wymagają ponoszenia kosztów. Ścisłe przypisanie kosztów systemom logistycznym umożliwia ich wyodrębnienie z globalnych kosztów przedsiębiorstwa . B. Szałek koszty logistyczne identyfikuje jako:

• koszty bezpośrednie (transport, magazyny, zapasy, manipulacje, łączność) i pośrednie,

• koszty stałe i zmienne,

• koszty zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji,

• koszty materialne i niematerialne,

• koszty opracowania logistycznego oraz przedsięwzięć zalecanych przez flogistyków,

• koszty ściśle logistyczne .

Definicja wg. Cz.Skowronka mówi, że koszty logistyczne to: „wyrażone w pieniądzu zużycie pracy żywej, środków i przedmiotów pracy, wydatki finansowe oraz inne ujemne skutki zdarzeń nadzwyczajnych które sa powodowane przepływem dóbr materialnych w przedsiębiorstwie i między przedsiębiorstwami, a także utrzymania zapasów .

Koszty logistyczne powstają w następujących fazach produkcji:

• Pozyskiwanie materiałów, półproduktów i innych produktów od dostawców,

• Magazynowania materiałów i odpadów technologicznych,

• Transportu zewnętrznego i wewnątrzzakładowego,

• Planowania produkcji, określające intensywność przepływu materiałów przez sferę produkcji,

• Magazynowanie półproduktów

• Magazynowanie wyrobów gotowych,

• Przekazywania wyrobów gotowych odbiorcom .

Według kryterium zmienności możemy podzielić koszy na stałe i zmienne. Do kosztów stałych zalicza się m.in. koszty amortyzacji magazynów, środków transportu, wydatki pieniężne z tytułu podatków i opłat. Kosztami zmiennymi są koszty pracy, zaangażowani kapitału, zużycia materiałów i paliw. Podział ten umożliwia wskazanie na próg rentowności. Zatem istnieje możliwość ustalenia rodzaju i charakteru związku tych grup kosztów logistycznych z wynikami przedsiębiorstwa.

Biorąc pod uwagę kompleksowe ujecie kosztów logistycznych możemy wyróżnić następujące koncepcje:

• globalnych kosztów logistycznych w której duże znaczenie ma założenie że wszystkie działania przedsiębiorstwa mają znaczenie w fizycznym przepływie i składowaniu surowców i materiałów do produkcji oraz wyrobów gotowych powinny być traktowane jako całość, a nie indywidualnie. Przy prowadzeniu szczegółowej oceny różnych faz logistyki wyróżnić można wiele rodzajów kosztów. Mogą to być np. koszty zaopatrzenia, produkcji czy dystrybucji. Analiza ta jednak musi odnosić się do całego procesu przepływu materiałów.

• W przypadku współzależności kosztów wpływ jednej pozycji na inne jest znacznie zróżnicowany. Specyfika przedsiębiorstwa lub tez charakter przepływu materiałów w łańcuchu logistycznym mogą wpływać na zależności miedzy poszczególnymi pozycjami kosztów. Korelacja ta wynika z faktu, że funkcje i czynności tworzące układ logistyczny nie mogą być rozpatrywane odrębnie. Przykładem może być zmniejszenie kosztów transportu przemyśle spożywczym co spowoduje wydłużenie czasu transportu oraz pogorszenie warunków technicznych. W konsekwencji obniży się jakość transportowanych materiałów, a co za tym idzie również obniży się jakości i ceny wyrobów .

Bibliografia

• Nowicka-Skowron M. „Efektywność systemów logistycznych” , Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2000,s.88

• Szałek B. „Logistyka. Wstęp do problematyki”, Uniwersytet Szczeciński, Szczecin 1994.

Wybranymi czynnikami kształtującymi koszty logistyki są:

• wielkość przedsiębiorstwa i struktura organizacyjna firmy,

• stopień złożoności struktury asortymentowej wytwarzanych produktów,

• przebieg procesów przepływu materiałów w firmie i ich złożoność,

• wielkość i struktura utrzymania zapasów...

Koszty logistyki są to koszty systemowe, powstające w funkcjonalnych podsystemach logistycznych. Do kosztów logistyki zalicza są również koszty bezpośrednio związane z kosztami systemowymi. Są to koszty poziomu obsługi (np. koszty utraconych zamówień, koszty reklamacji) oraz koszty partii towarów (np. części kosztów zamówienia , koszty przezbrajania).

Każdy z prezentowanych składników kosztów logistyki jest w podobnym stopniu wrażliwy na zmiany innych składników. Obniżenie kosztów w jednym podsystemie logistycznym może być przyczyną wzrostu kosztów w innym obszarze logistycznym. Możemy więc mieć do czynienia z konfliktem celów w zakresie kosztów. Dlatego też optymalizując system logistyczny firmy zwróć uwagę na koszty logistyki. Należy na nie spojrzeć przez pryzmat systemu i kosztów ogólnych.

Konflikt kosztów logistyki jest wynikiem pojawiających się w firmie konfliktów celów.

Przykład:
Szefostwo firmy, posiadającej kilka oddziałów wraz z magazynami, postanawia zamknąć jeden z lokalnych magazynów. Spodziewa się uzyskania pewnych oszczędności dzięki redukcjom w kosztach dotyczących zarządzania zapasami i magazynem. Następuje jednak efekt odwrotny: chcąc utrzymać dotychczasowy poziom obsługi klienta znacznie wzrastają koszty przewozu towaru do klienta ostatecznego. W wyniku tego ogólne koszty logistyki rosną.

Myślenie kategoriami kosztów systemowych czy ogólnych ma więc kluczowe znaczenie w podejmowaniu właściwych decyzji logistycznych.

Uwaga!
Porównując koszty logistyki różnych przedsiębiorstw pamiętaj, by nie dokonywać porównania firm z różnych obszarów działalności. Bowiem koszty logistyki w przedsiębiorstwach handlowych kształtują się na znacznie niższym poziomie niż koszty logistyki firm z obszarów produkcji czy dystrybucji (zaopatrzenia i zbytu).

---