Załącznik nr 3.19
Regulamin Prac Komisji Oceny Projektów
oceniającej projekty złożone w ramach RPO WSL
do Instytucji Zarządzającej RPO WSL
§ 1
Postanowienia Ogólne
Komisja Oceny Projektów stanowi niezależne ogniwo w systemie oceny projektów.
Zadaniem Komisji Oceny Projektów jest wstępna ocena merytoryczna i techniczna projektów złożonych w trybie projektów systemowych - Programy Rozwoju Subregionów (PRS), w trybie projektów indywidualnych - Projekty Kluczowe (PK) oraz ocena merytoryczna i techniczna projektów zgłoszonych w trybie konkursowym oraz w trybie projektów systemowych i indywidualnych, w ramach priorytetów I - IX RPO WSL (z wyłączeniem działania 1.2 oraz poddziałań 3.1.1 i 3.2.1) zgodnie z kryteriami merytoryczno - technicznymi określonymi w Załączniku nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL.
Komisja Oceny Projektów działa zgodnie z zapisami Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL oraz niniejszego regulaminu.
Za przestrzeganie zasad określonych w pkt 2 i 3 odpowiada Marszałek Województwa.
§ 2
Skład Komisji Oceny Projektów (KOP)
W skład Komisji Oceny Projektów wchodzą:
pracownicy Instytucji Zarządzającej, tj. pracownicy wydziałów resortowych UMWŚ, jeśli IZ uzna to za wskazane,
asesorzy - tj. eksperci wybrani w drodze otwartego naboru, według jawnych kryteriów, a pochodzący z instytucji zewnętrznych (np. uczelnie, instytuty, stowarzyszenia, organizacje związane z dziedzinami RPO),
w posiedzeniu Komisji Oceny Projektów możliwy jest także, w charakterze obserwatora, udział przedstawiciela z ramienia wojewody,
w ocenie merytoryczno - technicznej może uczestniczyć również ekspert z listy krajowej, utworzonej przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
Kandydaci na ekspertów muszą spełniać następujące kryteria:
posiadać wykształcenie wyższe;
posiadać minimum trzyletnie doświadczenie w dziedzinie, do której aplikują;
przedstawić oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie lub przestępstwo skarbowe oraz o korzystaniu w pełni z praw publicznych i posiadaniu zdolności do czynności prawnych;
przedstawić oświadczenie o gotowości do rzetelnej i bezstronnej oceny projektów;
posiadać rekomendacje instytucji działającej w danej dziedzinie, uczelni wyższej kształcącej w danej dziedzinie lub organizacji działającej na rzecz rozwoju regionu śląskiego;
posiadać doświadczenie w dziedzinie analiz finansowych i ekonomicznych, znajomość zasad finansowania projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych (preferowane ale nie wymagane).
Posiedzenie KOP.
W skład Komisji Oceny Projektów powołanej dla wstępnej oceny merytoryczno-technicznej projektów złożonych w trybie projektów systemowych lub indywidualnych wchodzi maksymalnie 18 ekspertów, aby posiedzenie mogło się odbyć, musi być obecnych co najmniej 2 ekspertów spośród składu powołanego przez Marszałka.
W skład Komisji Oceny Projektów, powołanej do oceny merytoryczno - technicznej projektów złożonych w trybie konkursowym oraz w trybie projektów systemowych lub indywidualnych wchodzi maksymalnie 18 ekspertów, aby posiedzenie mogło się odbyć, musi być obecnych co najmniej 3 ekspertów, spośród składu powołanego przez Marszałka.
Dopuszcza się możliwość powołania składu KOP w zmniejszonym składzie (2 ekspertów w przypadku wstępnej oceny merytoryczno - technicznej, 3 w przypadku oceny merytoryczno - technicznej) w przypadku małej ilości wniosków przedłożonych do oceny. Decyzję o zmniejszeniu liczby członków KOP podejmuje Marszałek Województwa.
Każdy projekt złożony w trybie pozakonkursowym na etapie wstępnej oceny merytoryczno - technicznej ocenia 2 ekspertów.
Każdy projekt złożony w trybie konkursowym, w trybie projektów indywidualnych lub systemowych na etapie oceny merytoryczno-technicznej jest oceniany przez 3 ekspertów.
W przypadku, gdy ekspert nie może brać udziału w posiedzeniu, powinien w terminie 3 dni od daty otrzymania zawiadomienia o terminie posiedzenia KOP, powiadomić o tym Marszałka Województwa. Dyrektor WRR kieruje prośbę do Marszałka Województwa o powołanie do udziału w danym posiedzeniu innego eksperta z listy dotyczącej tej samej dziedziny lub, gdy jest to niemożliwe, eksperta z listy krajowej w ramach wymaganej dziedziny.
Z uwagi na konieczność zachowania zasad bezstronności i poufności, dane osobowe Członków i Przewodniczącego Komisji Oceny Projektów nie są udostępniane do publicznej informacji/wiadomości.
Dopuszcza się możliwość anulowania składu Komisji Oceny Projektów, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie złamania zasad poufności i bezstronności. Dyrektor WRR kieruje pisemną prośbę do Marszałka Województwa o anulowanie składu KOP i o powołanie zastępczego składu KOP. Decyzję o anulowaniu składu KOP i powołaniu zastępczego składu KOP podejmuje Marszałek Województwa.
Ocena wniosków przez eksperta z listy krajowej.
Ekspert z listy krajowej powoływany jest w przypadku braku możliwości powołania do Komisji Oceny Projektów dla danej dziedziny eksperta z listy regionalnej, wymaganego do kompletnego składu Komisji.
W przypadku, gdy nie jest możliwe powołanie składu KOP dla danej dziedziny spośród ekspertów z listy regionalnej i gdy kolejny nabór na ekspertów nie przyniósł oczekiwanych rezultatów, cały skład KOP jest powoływany spośród ekspertów z listy krajowej.
Ekspert z listy krajowej może pełnić jednocześnie funkcję eksperta w Regionalnym Programie Operacyjnym pod warunkiem, że nie będzie oceniał tego samego wniosku jako ekspert krajowy i regionalny.
§ 3
Opiniowanie przez dodatkowego eksperta
W przypadku projektów skomplikowanych, łączących rożne dziedziny wiedzy specjalistycznej i konieczności uzyskania przy ich ocenie dodatkowej opinii, Przewodniczący KOP może wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydanie opinii przez dodatkowego eksperta z dziedziny uzupełniającej, np. z budownictwa, informatyzacji, analizy finansowej i ekonomicznej projektów inwestycyjnych lub, w przypadku braku specjalistów w danej dziedzinie, z opinii ekspertów znajdujących się na liście krajowej.
Pisemny wniosek przewodniczącego Komisji Oceny Projektów zostaje przedłożony do akceptacji Dyrektorowi Wydziału Rozwoju Regionalnego, który wskazuje eksperta z dziedziny uzupełniającej lub eksperta z listy krajowej. Propozycję ekspertów do wydania opinii, zawartą w notatce, akceptuje Marszałek Województwa. Po akceptacji Marszałka wytypowany ekspert z dziedziny uzupełniającej lub z listy krajowej, po zapoznaniu się z projektem i dokumentacją, wydaje pisemną opinię do części projektu związanej z jego specjalnością.
Opinia eksperta dodatkowego nie jest tożsama z oceną merytoryczno - techniczną projektu, stanowi jedynie opinię pomocniczą w przypadku wątpliwości Komisji Oceny Projektów.
Ekspert pomocniczy nie uczestniczy jako pełnomocny członek w obradach. Posiłkowanie się opinią eksperta z innej tematycznie dziedziny nie jest obligatoryjne, jak również przedłożona przez takiego eksperta opinia może, ale nie musi wpłynąć na ocenę końcową projektu.
Zarówno wniosek o wydanie opinii jak i sama opinia pomocnicza stanowi oficjalny dokument w ramach dokumentacji przeprowadzonej oceny projektu (protokół z naboru).
W przypadku konieczności uzyskania dodatkowych opinii termin oceny wniosku może zostać wydłużony o nie więcej niż 20 dni roboczych.
§ 4
Przewodniczący Komisji Oceny Projektów
Przewodniczącym Komisji Oceny Projektów jest jeden z ekspertów wchodzących w jej skład.
Przewodniczącego Komisji Oceny Projektów powołuje Marszałek Województwa Śląskiego. W wyjątkowych przypadkach Marszałek ma prawo powierzyć funkcję Przewodniczącego przed zakończeniem prac Komisji Oceny Projektów innemu ekspertowi wchodzącemu w skład Komisji.
Zadaniem Przewodniczącego jest zapewnienie zgodności prac KOP z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
§ 5
Sekretarz Komisji Oceny Projektów
Sekretarzem Komisji Oceny Projektów jest osoba zatrudniona w referacie ds. wyboru projektów Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego. W wyjątkowych sytuacjach na Sekretarza KOP może zostać wyznaczona osoba pracująca w innym referacie Wydziału Rozwoju Regionalnego.
Sekretarza każdorazowo wyznacza Kierownik referatu ds. wyboru projektów lub, w wyjątkowych przypadkach, innego referatu w Wydziale Rozwoju Regionalnego, z którego został wyznaczony Sekretarz.
Zadaniem Sekretarza Komisji Oceny Projektów jest sporządzenie dziennego i zbiorczego raportu z posiedzenia KOP oraz protokołu z naboru (właściwego dla danego trybu oceny: projektów systemowych lub indywidualnych oraz w trybie konkursowym).
Sekretarz bierze udział w posiedzeniu Komisji Oceny Projektów, lecz nie uczestniczy w ocenie projektów.
Sekretarz jest zobowiązany podpisać deklarację poufności na początku posiedzenia, w którym uczestniczy.
Sekretarz przed pierwszym posiedzeniem Komisji Oceny Projektów przedstawia członkom KOP zasady i kryteria oceny projektów będących przedmiotem oceny.
Sekretarz weryfikuje kompletność dokumentacji sporządzanej przez ekspertów.
Sekretarz jest odpowiedzialny za dokumentację projektową przedłożoną do oceny.
§ 6
Obserwatorzy oddelegowani przez Wojewodę
Wojewoda może delegować swoich przedstawicieli w charakterze obserwatorów na posiedzenie Komisji Oceny Projektów.
Obserwator jest zobowiązany podpisać deklarację poufności na początku posiedzenia, w którym uczestniczy.
§ 7
Miejsce dokonywania oceny
Posiedzenie Komisji Oceny Projektów odbywa się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego lub w innym miejscu wskazanym przez Urząd Marszałkowski.
Członkowie Komisji Oceny Projektów dokonują oceny wniosków podczas posiedzenia.
Wszelkie materiały niezbędne do dokonywania oceny znajdują się w miejscu posiedzenia.
W przypadku dokonywania oceny/ opiniowania przez eksperta z listy krajowej lub wydawania ekspertyzy przez specjalistę zewnętrznego, dopuszcza się możliwość dostarczenia odpowiednio zabezpieczonej dokumentacji ekspertowi/ specjaliście, w przypadku, gdy nie może on dotrzeć na miejsce dokonywania oceny.
§ 8
Zasada bezstronności i poufności
Wszyscy członkowie KOP, biorący udział w ocenie wniosku, podpisują deklarację bezstronności i deklarację poufności.
W przypadku odmowy podpisania deklaracji bezstronności przez któregoś z ekspertów, projekty których dotyczy odmowa, są oceniane po powołaniu ekspertów zastępczych, uzupełniających skład KOP, lub po powołaniu nowej Komisji, jeśli odmowa dotyczy wszystkich członków KOP. Projekty, których dotyczy odmowa podpisania deklaracji bezstronności lub deklaracji poufności, są oceniane przez KOP w zmienionym składzie po ocenie projektów, co do których wszyscy członkowie KOP deklarację taką podpisali.
W przypadku odmowy podpisania deklaracji poufności przez któregoś z uczestników posiedzenia KOP, zostaje on wykluczony z uczestnictwa w pracach KOP.
§ 9
Odpowiedzialność
Członkowie Komisji Oceny Projektów są odpowiedzialni za jakość podejmowanych decyzji, rozumianych jako rzetelna i bezstronna wstępna ocena merytoryczno - techniczna/ ocena merytoryczno-techniczna projektu, dokonana na podstawie wszystkich wymaganych kartą oceny elementów.
Naruszenie zasad niniejszego Regulaminu przez eksperta może spowodować wykluczenie z prac KOP oraz wyłączenie z listy ekspertów.
§ 10
Tryb pracy Komisji Oceny Projektów
(wstępna ocena merytoryczno-techniczna - tryb projektów systemowych lub indywidualnych)
Ocena wstępnej dokumentacji projektowej dokonywana jest przy wykorzystaniu Karty wstępnej oceny merytoryczno-technicznej.
Każdy z ekspertów, wchodzących w skład KOP, dokonuje własnej oceny wstępnej dokumentacji projektowej, przypisanej mu do oceny metodą losową.
Ocena każdego kryterium musi posiadać wyczerpujące uzasadnienie zapisywane w Karcie wstępnej oceny merytoryczno-technicznej.
Ocena opisana w punkcie 1 dokonywana jest zgodnie z zapisami Kryteriów wyboru projektów, zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący, zamieszczonych w Załączniku nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL.
Wstępna dokumentacja projektowa może być oceniona pozytywnie lub negatywnie. Projekt oceniony pozytywnie może otrzymać od ekspertów uwagi/ rekomendacje zalecanych zmian.
W przypadku znacznych rozbieżności w ocenie któregokolwiek z kryteriów oceny wstępnej dokumentacji projektowej, dokonanej przez poszczególnych ekspertów, przeprowadza się dyskusję w celu usunięcia rozbieżności. Jeśli dyskusja nie przyniesie skutku, oceny wstępnej dokumentacji projektowej dokonuje Komisja Oceny Projektów w innym składzie. Ocena z drugiego posiedzenia jest wówczas wiążąca. Fakt wystąpienia rozbieżności oraz dalszego przebiegu oceny odnotowuje się w protokole z naboru.
Wstępna ocena merytoryczno-techniczna projektów pozakonkursowym systemowych lub indywidualnych przebiega w okresie ustalonym przez Instytucję Zarządzającą RPO.
§ 11
Tryb pracy Komisji Oceny Projektów
(ocena merytoryczno - techniczna, procedura konkursowa/ tryb projektów systemowych lub indywidualnych )
Ocena wniosków dokonywana jest przy wykorzystaniu Karty oceny merytoryczno-technicznej właściwej dla ocenianych projektów.
Każdy z ekspertów wchodzących w skład KOP dokonuje oceny wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, który przypadł mu w udziale metodą losową. Ocena każdego kryterium musi posiadać wyczerpujące uzasadnienie zapisywane w Karcie oceny merytoryczno-technicznej.
Ocena opisana w punkcie 1 dokonywana jest zgodnie z zapisami Kryteriów wyboru projektów, zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący, będących Załącznikiem nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL.
Ocenę końcową projektu złożonego w trybie konkursowym bądź w trybie projektów indywidualnych lub w trybie projektów systemowych, stanowi wynik otrzymany zgodnie z metodologią zawartą w Kryteriach wyboru projektów, stanowiących Załącznik nr 6 do Uszczegółowienia RPO
W przypadku znacznych rozbieżności w ocenie któregokolwiek z kryteriów oceny wniosku (przyznanie przez oceniających skrajnych, spośród możliwych ocen), dokonanych przez poszczególnych ekspertów, przeprowadza się dyskusję w celu usunięcia rozbieżności. Jeśli dyskusja nie przyniesie skutku, oceny wniosku dokonuje Komisja Oceny Projektów w innym składzie. Ocena drugiego posiedzenia Komisji Oceny Projektów jest wówczas wiążąca. Fakt wystąpienia rozbieżności oraz dalszego przebiegu oceny odnotowuje się w protokole z naboru.
W uzasadnionych przypadkach, jeżeli członkowie Komisji Oceny Projektów uznają, że do pełnej oceny wniosku konieczne jest uzyskanie dodatkowych ekspertyz, na pisemny wniosek Przewodniczącego Komisji Oceny Projektów Marszałek Województwa zleca specjaliście z dziedziny, której zagadnienie dotyczy, przygotowanie ekspertyzy. Po zapoznaniu się z ekspertyzą, Komisja Oceny Projektów dokonuje oceny projektu.
W przypadku konieczności uzyskania od wnioskodawcy dodatkowych informacji o projekcie bądź wyjaśnień, w szczególności dotyczących dokumentacji technicznej, Komisja Oceny Projektów żąda od wnioskodawcy, za pośrednictwem Wydziału Rozwoju Regionalnego, stosownych wyjaśnień na piśmie. Projekt poddawany jest ocenie po uzyskaniu wyjaśnień w określonym terminie.
Przy ocenie merytoryczno - technicznej Projektów Kluczowych, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się wydanie przez ekspertów rekomendacji zmian do dokumentacji projektowej. Ocena wniosku jest kontynuowana po dokonaniu zmian przez beneficjenta.
Ocena merytoryczno-techniczna projektów złożonych w trybie konkursowym oraz w trybie projektów systemowych lub indywidualnych trwa nie dłużej, niż 45 dni od daty zatwierdzenia przez Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego listy projektów, które pozytywnie przeszły ocenę formalną.
§ 12
Wyniki wstępnej oceny merytoryczno-technicznej
(tryb projektów systemowych lub indywidualnych )
Po zakończeniu prac Komisji Oceny Projektów Sekretarz KOP dokonuje weryfikacji kompletności dokumentacji sporządzanej przez ekspertów, a następnie sporządza raport zbiorczy z posiedzenia KOP.
Na podstawie raportu zbiorczego w referacie ds. wyboru projektów sporządzana jest lista rankingowa projektów ocenionych pozytywnie lub negatywnie. Projekt oceniony pozytywnie może otrzymać od ekspertów uwagi/ rekomendacje zalecanych zmian.
§ 13
Wyniki oceny merytoryczno-technicznej
(procedura konkursowa i tryb projektów systemowych lub indywidualnych)
Po zakończeniu prac Komisji Oceny Projektów Sekretarz KOP dokonuje weryfikacji kompletności dokumentacji sporządzanej przez ekspertów, a następnie sporządza raport zbiorczy z posiedzenia KOP oraz protokół z naboru.
Na podstawie raportu zbiorczego w referacie ds. wyboru projektów sporządzana jest lista rankingowa projektów rekomendowanych przez KOP, uszeregowanych zgodnie z ilością uzyskanych punktów.
Wniosek uczestniczy w kolejnym etapie procedury wyboru projektów w przypadku uzyskania co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów.
§ 14
Obsługa prac Komisji Oceny Projektów
Obsługę prac Komisji Oceny Projektów zapewnia referat ds. wyboru projektów lub, w szczególnych przypadkach inny referat Wydziału Rozwoju Regionalnego w Urzędzie Marszałkowskim. Do jego zadań należą m.in.:
sporządzanie orientacyjnego miesięcznego harmonogramu pracy Komisji Oceny Projektów, w tym terminów i miejsc posiedzeń i jego przekazywanie członkom Komisji oraz publikowanie na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego na co najmniej 4 dni kalendarzowych przed posiedzeniem Komisji przewidzianym w harmonogramie.
zawiadomienie o posiedzeniu członków Komisji Oceny Projektów oraz Wojewody (w przypadku posiedzeń dotyczących trybu konkursowego) na co najmniej 4 dni kalendarzowych przed terminem pierwszego dnia posiedzenia
(w przypadku określonym w § 2 pkt 3.6 dopuszczalne jest powiadomienie dodatkowo powołanych członków KOP w krótszym terminie),
dostarczenie niezbędnej dokumentacji i odpowiednich formularzy wszystkim członkom Komisji Oceny Projektów biorącym udział w posiedzeniu,
organizacja posiedzenia Komisji Oceny Projektów,
sporządzanie list rankingowych projektów rekomendowanych, skierowanych do poprawy lub odrzuconych, po wstępnej ocenie merytoryczno-technicznej projektów złożonych w trybie projektów systemowych lub indywidualnych oraz przedkładanie tych list pod obrady Zarządu Województwa,
sporządzanie list rankingowych projektów w trybie konkursowym/ w trybie projektów systemowych lub indywidualnych po ocenie merytoryczno-technicznej i przedkładanie tych list pod obrady Zarządu Województwa,
informowanie wnioskodawców w terminie 10 dni roboczych od daty podpisania raportu zbiorczego z posiedzenia KOP o decyzji o odrzuceniu projektu bądź skierowania do poprawy po etapie wstępnej oceny merytoryczno - technicznej wraz z podaniem uzasadnienia,
informowanie wnioskodawców w terminie 10 dni roboczych od daty podpisania raportu zbiorczego z posiedzenia KOP o decyzji o odrzuceniu projektu na etapie oceny merytoryczno - technicznej wraz z uzasadnieniem i podaniem średniej liczby punktów uzyskanych przez projekt w poszczególnych kryteriach lub o spełnianiu/ nie spełnianiu poszczególnych kryteriów (w przypadku projektów indywidualnych) oraz informowanie o zasadach procedury odwoławczej,
udostępnianie opinii publicznej informacji na temat oceny merytoryczno-technicznej zgodnie z zasadami opisanymi w Podręczniku Procedur Wewnętrznych RPO WSL.
§ 15
Raport dzienny z posiedzenia Komisji Oceny Projektów
Raport z posiedzenia Komisji Oceny Projektów podpisuje Przewodniczący KOP i Sekretarz. Raport zawiera następujące informacje:
datę i miejsce posiedzenia,
skład osobowy Komisji Oceny Projektów,
deklaracje bezstronności i deklaracje poufności,
w przypadku wstępnej oceny merytoryczno - technicznej dla projektów złożonych w trybie projektów systemowych lub indywidualnych informacje o przyznaniu oceny pozytywnej, pozytywnej z uwagami/ rekomendacjami zmian lub oceny negatywnej,
w przypadku oceny merytoryczno - technicznej przyznaną średnią liczbę punktów oraz skalę procentową punktów, jakie uzyskał każdy z ocenianych wniosków; karty wstępnej oceny merytoryczno-technicznej lub karty oceny merytoryczno-technicznej, wypełnione dla każdego ocenionego projektu.
§ 16
Raport zbiorczy z posiedzenia Komisji Oceny Projektów
Raport zbiorczy zawiera informacje z poszczególnych raportów dziennych dotyczących danego posiedzenia KOP oraz podpisy Przewodniczącego i Sekretarza.
§ 17
Protokół z naboru
Po zakończeniu oceny Sekretarz KOP sporządza protokół, właściwy dla danego trybu oceny, zwierający następujące informacje:
regulamin naboru lub informację, gdzie się znajduje,
decyzję o powołaniu Komisji Oceny Projektów, listę członków komisji,
oświadczenia o bezstronności ekspertów biorących udział w ocenie,
deklaracje poufności osób biorących udział w posiedzeniu,
wypełnione formularze wstępnej oceny merytoryczno-technicznej lub oceny merytoryczno-technicznej, ewentualnie informację o miejscu ich przechowywania,
opinie ekspertów dodatkowych (w przypadku opiniowanych projektów),
terminarz przeprowadzenia oceny,
listę wniosków zgłoszonych do naboru, w trybie projektów systemowych lub indywidualnych ,
listę rankingową projektów ocenionych pozytywnie, w tym również rekomendowanych do zmiany bądź odrzuconych po wstępnej ocenie merytoryczno-technicznej,
listę rankingową zawierającą wyniki oceny merytoryczno - technicznej projektów złożonych w trybie konkursowym, w trybie projektów systemowych lub indywidualnych ,
opis zdarzeń niestandardowych, które zaszły w trakcie posiedzenia KOP.
Protokół z naboru podpisuje Kierownik RWP oraz Dyrektor RR.
Strona 1 z 9