17. ORGANIZACJA PRACY URZĘDU MIASTA

1. STRUKTURA ORGANIZACYJNA

I ZADANIA URZĘDU MIASTA CZĘSTOCHOWY

Rada Miasta Częstochowy - działając na wniosek Zarządu Miasta - w roku 2000 trzykrotnie podejmowała uchwały w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta.

Najbardziej istotne zmiany w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta zostały wprowadzone Uchwałą Nr 338/XXIX/2000 Rady Miasta Częstochowy z dnia 26 czerwca 2000 roku.

Na podstawie tej uchwały w Urzędzie Miasta zostały utworzone - bez zwiększenia zatrudnienia - następujące wydziały:

1. Wydział Skarbu - wykonujący zadania m.in. w zakresie: ewidencji mienia komunalnego, gospodarowania mieniem, inwentaryzacji mienia komunalnego a także gospodarowania zasobem nieruchomości Skarbu Państwa.

2. Wydział Budżetu, Analiz i Kontroli - realizujący m.in. następujące zadania: planowanie
   i realizacja budżetu miasta, kontrola jednostek organizacyjnych gminy, egzekucja
   i windykacja należności z tytułu podatków, opłat i grzywien.

3. Wydział Finansowo - Księgowy - do którego kompetencji należą m.in. obsługa finansowo - księgowa, wymiar i księgowość podatków.

Cytowana wyżej uchwała Nr 338/XXIX/2000 Rady Miasta Częstochowy wprowadziła również szereg innych zmian w Regulaminie organizacyjnym Urzędu polegających m.in.
na powierzeniu Wydziałowi Strategii Rozwoju i Promocji Miasta nadzoru nad Powiatowym Urzędem Pracy w Częstochowie i Miejskim Ośrodkiem Promocji i Rozwoju Regionalnego
z siedzibą w Częstochowie. Natomiast dotychczasowy Wydział Zdrowia otrzymał, już jako Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, dodatkowe kompetencje w zakresie nadzoru
nad Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Częstochowie.

W roku 2000 Prezydent Miasta działając na podstawie § 30 ust. 3 Regulaminu Urzędu Miasta Częstochowy wydał 45 aktów prawnych mających formę zarządzeń.

Do najistotniejszych dla funkcjonowania Urzędu Miasta należą następujące zarządzenia:

1. W sprawie Regulaminu Pracy Urzędu Miasta Częstochowy.

2. W sprawie realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej i w sprawie opracowania planów obrony cywilnej.

3. W sprawie prowadzenia rejestrów kancelaryjnych.

4. W sprawie utworzenia i prowadzenia wykazu gminnych jednostek organizacyjnych.

5. W sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i powołania Komisji Kwalifikacyjnej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

6. W sprawie powołania zespołów redakcyjnych odpowiedzialnych za aktualizację internetowego i intranetowego serwisu informacyjnego Urzędu Miasta Częstochowy.

7. W sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta Częstochowy oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją archiwalną w Urzędzie Miasta Częstochowy.

8. W sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Częstochowy systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

9. W sprawie Instrukcji ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miasta Częstochowy.

W roku 2000 Zarząd Miasta Częstochowy zawarł łącznie 27 porozumień
z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi jednostkami. Najwięcej zawieranych porozumień dotyczyło spraw z zakresu działania Wydziału Edukacji Urzędu Miasta.

Były to głównie porozumienia dotyczące finansowania kształcenia uczniów klas wielozawodowych w zakresie przedmiotów zawodowych. Do najistotniejszych pozostałych porozumień należą:

1. Porozumienie w sprawie udzielenia pomocy Miejskiemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego.

2. Porozumienie w sprawie kontynuowania opieki psychologicznej dla dzieci z terenu
   11 gmin Powiatu Częstochowskiego w roku szkolnym 1999/2000.

3. Porozumienie w sprawie powierzenia Bibliotece Publicznej w Częstochowie wykonywania zadań instruktażowych.

4. Porozumienie w sprawie zabezpieczenia bazy noclegowej na czas działań Policji
   w warunkach katastrof.

5. Porozumienie w sprawie uwzględnienia zasad postępowania w sprawie wydawania zezwoleń na posiadanie i hodowlę chartów.

6. Porozumienie w sprawie budowy, modernizacji i eksploatacji oraz uregulowania spraw własnościowych instalacji oświetlenia drogowego w Częstochowie.

7. Porozumienie w sprawie dotacji celowej na zadania z zakresu administracji rządowej objęte mecenatem państwa w dziedzinie kultury.

8. Porozumienie w sprawie wspólnej organizacji Centrum Powiadamiania Ratunkowego.

W roku 2000 radni Rady Miasta Częstochowy wnieśli w trakcie sesji Rady Miasta
i w okresie międzysesyjnym 353 interpelacje. Najwięcej interpelacji dotyczyło spraw
z zakresu działania Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów oraz następujących wydziałów Urzędu Miasta: Komunalnego, Edukacji, Geodezji i Katastru Nieruchomości, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa, Zdrowia i Spraw Społecznych, Inwestycji i Zamówień Publicznych. Na wszystkie wniesione interpelacje członkowie Zarządu Miasta odpowiedzieli na piśmie, często udzielając też odpowiedzi na sesji, podczas której złożona została interpelacja. Praktyka ta pozwala na szybką reakcję na problemy zgłaszane przez radnych.

Rok 2000 był pierwszym rokiem obowiązywania instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Instrukcja ta określa tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych i ma na celu zapewnienie jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochronę przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

Wprowadzenie w życie postanowień „Instrukcji” w sposób istotny zmieniających dotychczasowy tryb funkcjonowania Urzędu odbywało się sukcesywnie.

Ze względu na zbyt późną publikację rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112
z 1999 roku dotarł do Urzędu Miasta 28 stycznia 2000 roku) wdrożenie części postanowień „Instrukcji” było możliwe dopiero od początku 2001 roku. Dotyczy to przede wszystkim stanowiącego załącznik do „Instrukcji” jednolitego rzeczowego wykazu akt.

2. WYBORY PREZYDENTA RP

Zadania gminy związane z przeprowadzeniem wyborów regulują akty prawne:

• ustawa z dnia 27 września 1990r. o wyborze Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej
  (Dz. U. Nr 47 poz. 544 z dnia 12 czerwca 2000r.),

• uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 4 września 2000 r. w sprawie wytycznych dla obwodowych komisji wyborczych, dotyczących przeprowadzenia i ustalenia wyników głosowania w obwodzie w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w 2000r. (Monitor Polski Nr 27 poz. 551 z dnia 14 września 2000r.),

• postanowienie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 16 czerwca 2000r.
  o zarządzeniu wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - kalendarz wyborczy
  (Dz. U. Nr 49 poz. 565 z dnia 17 czerwca 2000r.)

• rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 października 2000r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów
  z wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 83 poz. 944 z dnia
  6 października 2000r.)

• zalecenia Okręgowej Komisji Wyborczej Nr 52 w Częstochowie

Zadania przypisane gminie wykonywało Miejskie Biuro Wyborcze, powołane Zarządzeniem Nr 26/2000 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 11 lipca 2000r.,
nadzorowane przez Sekretarza Miasta.

Czynności wykonywane przez Biuro to, między innymi:

• przygotowanie uchwały Rady Miasta Częstochowy i Informacji Prezydenta Miasta Częstochowy o utworzeniu obwodów głosowania, ustaleniu ich granic oraz siedzib obwodowych komisji wyborczych,

• przygotowanie umów z instytucjami udostępniającymi lokale na siedziby obwodowych komisji wyborczych,

• przygotowanie informacji Prezydenta Częstochowy o organizacji i przebiegu przygotowań do wyborów (90.000 egzemplarzy informacji w postaci druku bezadresowego),

• przygotowanie publicznego losowania składów obwodowych komisji wyborczych
  (122 komisje, 1.095 członków komisji),

• przygotowanie dokumentów i przeprowadzenie pierwszych posiedzeń obwodowych komisji wyborczych,

• opracowanie tras konwojów i przekazanie kart do głosowania i pozostałych dokumentów do obwodowych komisji wyborczych oraz zorganizowanie przekazywania protokołów
  z wynikami głosowania do Okręgowej Komisji Wyborczej w Częstochowie,

• opracowanie druku potwierdzającego udział członków obwodowych komisji wyborczych w pracach związanych z przeprowadzeniem głosowania i ustaleniem wyników głosowania oraz druku potwierdzającego zasadność zwrotu kosztów podróży środkami komunikacji publicznej,

• rozliczenie dotacji celowej na sfinansowanie zadania zleconego gminie - I tura wyborów Prezydenta RP (kwota 250.900,00 zł),

• przekazanie dokumentów z wyborów, złożonych przez obwodowe komisje wyborcze, jako depozyt, w siedzibie gminy, Delegaturze Wojewódzkiej Krajowego Biura Wyborczego w Częstochowie.

Wszystkie czynności wynikające z ustawy, wytycznych i kalendarza wyborczego przebiegły sprawnie i w oznaczonych terminach. Pod adresem Prezydenta Miasta, jako odpowiedzialnego za przeprowadzenie wyborów w mieście, nie zgłoszono zastrzeżeń
ze strony pełnomocników komitetów wyborczych, nie wniesiono również żadnego protestu wyborczego związanego z zadaniami wykonywanymi przez gminę.

Ze względu na skalę i charakter zadania oraz kumulację terminów, część prac wykonywano poza urzędowymi godzinami, również w dni wolne od pracy.

Całość prac związanych z przeprowadzeniem wyborów trwała w okresie od 4 lipca
do 21 grudnia 2000r. Prawidłowość wykorzystania środków przeznaczonych na wybory została zbadana przez Najwyższą Izbę Kontroli, która nie wniosła żadnych zastrzeżeń.

3. DZIAŁALNOŚĆ BIURA RADY MIASTA

W roku 2000 odbyło się 18 sesji Rady Miasta Częstochowy (16 sesji zwyczajnych,
1 nadzwyczajna oraz 1 uroczysta), w trakcie których podjęto 289 uchwał i złożono
296 interpelacji.

Sesja nadzwyczajna była poświęcona wnioskowi Wyższej Szkoły Zarządzania
w Częstochowie o udzielenie dotacji ze środków PHARE na współfinansowanie inwestycji służących realizacji priorytetowych założeń do strategii rozwoju Województwa Śląskiego.

Sesja uroczysta zorganizowana została z okazji przełomu wieków i tysiącleci
i była okazją do podsumowania przemian społecznych oraz rozwoju samorządności
w Częstochowie na przestrzeni ostatnich stu lat. W sesji tej uczestniczyli radni poprzednich oraz obecnej kadencji, a także osobistości życia społecznego, gospodarczego, kulturalnego
i politycznego miasta Częstochowy i regionu.

Wśród uchwał Rady Miasta Częstochowy podjętych w 2000 roku na szczególną uwagę zasługują:

1. uchwała budżetowa na 2001 rok,

2. wybór ławników ludowych na kadencję 2000-2003 (wybory uzupełniające),

3. uchwała w sprawie utworzenia MPK Sp. z o.o.,

4. uchwała w sprawie procedury uchwalania budżetu miasta Częstochowy na prawach powiatu,

5. uchwała w sprawie przeznaczenia do dzierżawy nieruchomości położonych
   w Częstochowie u zbiegu ulic Św. Jadwigi i Ks. A. Kordeckiego pod budowę "CENTRUM SPORTOWO-REKREACYJNEGO"

6. uchwała w sprawie emisji obligacji komunalnych,

7. uchwała w sprawie utworzenia samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej pod nazwą Zespół Szpitali Miejskich w Częstochowie.

Komisje Rady Miasta Częstochowy odbyły ogółem 227 posiedzeń, z czego:

• Komisja Zdrowia - 20 posiedzeń,

• Komisja Gospodarki i Ochrony Środowiska - 26 posiedzeń,

• Komisja Pielgrzymkowo - Turystyczna i Sportu - 17 posiedzeń,

• Komisja Edukacji - 21 posiedzeń,

• Komisja Polityki Regionalnej - 20 posiedzeń,

• Komisja Rewizyjna - 16 posiedzeń,

• Komisja Budownictwa, Infrastruktury i Rozwoju - 21 posiedzeń,

• Komisja Skarbu - 27 posiedzeń,

• Komisja Praworządności i Samorządu - 22 posiedzenia,

• Komisja Kultury - 16 posiedzeń,

• Komisja Pomocy Społecznej - 21 posiedzeń.

Do najważniejszych spraw jakimi podczas swoich posiedzeń zajęły się Komisje Rady, można zaliczyć tematy dotyczące:

• budżetu miasta Częstochowy na 2001 rok,

• „Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania miasta Częstochowy”,

• polityki mieszkaniowej w mieście,

• przekształceń MPK i ZGM w spółki,

• polityki inwestycyjnej w mieście,

• działalności TBS-ów,

• problemów oświaty i służby zdrowia,

• programu „Bezpieczna Częstochowa”,

• profilaktyki alkoholowej w mieście.

2. NADZÓR I KONTROLE

W roku 2000 jednostki zewnętrzne przeprowadziły 16 kontroli w wydziałach Urzędu Miasta.

1. Trzy kontrole przeprowadzili inspektorzy Najwyższej Izby Kontroli:

1. W dniach 27.05 - 28.06.2000r. przeprowadzono kontrolę w sprawie kosztów prowadzenia publicznej gospodarki wodno- ściekowej w 1999r. i I kwartale 2000r. W dniu 13 września 2000r. wpłynęło wystąpienie pokontrolne, w którym wniesiono
   o zapewnienie ustalenia wysokości opłat za usługi wodno - kanalizacyjne w oparciu
   o uzasadnione koszty i wprowadzenie w tym celu odpowiedniej procedury oceny wniosków przedstawionych przez przedsiębiorców realizujących przedmiotowe usługi oraz o kontynuowanie działań dla zakończenia skanalizowania Miasta Częstochowy
   i zabezpieczenia dostaw wody. W odpowiedzi na zalecenia Prezydent Miasta Częstochowy zadeklarował, że przedstawiciele miasta Częstochowy w organach Związku Komunalnego Gmin ds. Wodociągów i Kanalizacji dołożą szczególnej staranności w zakresie analizy i oceny przedstawionych przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Okręgu Częstochowskiego S.A. propozycji zmian taryf opłat za dostarczaną wodę i odprowadzane ścieki. Zarząd Miasta upoważnił przedstawicieli Związku do uwzględnienia w nowo opracowywanej kalkulacji opłat
   za ścieki na rok 2001 udokumentowanej różnicy kosztów wg kategorii odbiorców. Odnośnie kontynuacji działań dla zakończenia skanalizowania miasta i zabezpieczenia dostaw wody Prezydent Miasta potwierdził, iż jest to priorytet w zakresie realizacji zadań własnych i proces ten będzie kontynuowany.

2. W dniach 20.07 - 02.08.2000r. przeprowadzono kontrolę w sprawie komercjalizacji przedsiębiorstwa państwowego Częstochowska Energetyka Cieplna
   w Przedsiębiorstwo Energetyczne Systemy Ciepłownicze S.A. z siedzibą
   w Częstochowie. Kontrola wykazała nieprawidłowości w postępowaniu „komercjalizacyjnym” Wojewody Śląskiego (załatwienie sprawy bez uwzględnienia interesów miasta Częstochowy i z celowym pominięciem jego roszczeń).

3. W dniach 17.10 - 10.11.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą udzielania zamówień publicznych w roku 1999 oraz I półroczu 2000 roku. NIK pozytywnie ocenił działalność Urzędu w zakresie poddanym kontroli.

2. W okresie od dnia 3 stycznia do 29 grudnia 2000r. Śląski Urząd Wojewódzki przeprowadził 8 kontroli:

1. W dniu 17.08.2000r. przeprowadzono kontrolę doraźną w sprawie skargi Prezesa Zarządu BN CORONA, dotyczącej zmiany dokumentacji budowlanej.

2. W dniu 19.09.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą działalności Urzędu Stanu Cywilnego. W dniu 23.11.2000r. Prezydent Miasta wniósł wyjaśnienia do protokołu w tej sprawie. Pismem z dnia 08.01.2001r. Prezydent Miasta udzielił wyczerpujących wyjaśnień o realizacji zaleceń pokontrolnych.

3. W dniach 19 - 28.09.2000r. przeprowadzono kontrolę w zakresie ewidencji ludności (bez zaleceń).

4. W dniach 16 - 17.10.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą realizacji zadań
   z zakresu gospodarki gruntami Skarbu Państwa (bez zaleceń).

5. W dniach 25 - 26.10.2000r. przeprowadzono kontrolę wydawanych pozwoleń
   na budowę (bez zaleceń).

6. W dniach 9 - 10.11.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą przestrzegania przepisów ustawy o ochronie gruntów rolnych i leśnych przy wydawaniu pozwoleń
   na budowę (bez zaleceń).

7. W dniach 15 - 21.11.2000r. przeprowadzono kontrolę, której tematem było zebranie w Wydziale Geodezji i Katastru Nieruchomości informacji, czy ze środków finansowych przyznanych temu wydziałowi za pośrednictwem Wydziału Geodezji
   i Gospodarki Nieruchomościami Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach korzystają podmioty gospodarcze powiązane z pracownikami Wydziału GiGN Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego (bez zaleceń).

8. W dniach 20 - 22.11.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą poprawności przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz stosowania Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Kontrola potwierdziła poprawność działania Wydziału Organizacji i Nadzoru w zakresie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Drobne nieprawidłowości zostały usunięte w trakcie kontroli. Zobowiązano naczelników poszczególnych wydziałów
   do przestrzegania KPA w zakresie skarg i wniosków.

3. Śląski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego przeprowadził 2 kontrole
   w zakresie przestrzegania Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz prawa budowlanego:

1. W dniach 25 - 27.09.2000r. przeprowadzono kontrolę doraźną w Wydziale Urbanistyki i Administracji Architektoniczno - Budowlanej w zakresie sprawdzenia zgodności
   z prawem wydanej przez Prezydenta Miasta Częstochowy w dniu 29.11.1999r. decyzji nr UAB.II.7351-10/78/99, zatwierdzającej projekt budowlany i udzielającej pozwolenia na budowę zespołu pięciu budynków mieszkalnych w zabudowie wielorodzinnej w Częstochowie przy ul. Noskowskiego nr działki 13/4. W protokole zobowiązano Wydział UAB do wznowienia postępowania w kontrolowanej sprawie. W dniu 17.10.2000r. Wydział UAB wydał postanowienie o wznowieniu postępowania, a w dniu 16.11.2000r. wydano decyzję o umorzeniu wszczętego postępowania.
   W wyniku wniesionego odwołania Śląski Urząd Wojewódzki uchylił decyzję Prezydenta Miasta i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia.

2. W dniach 30 - 31.10.2000r. przeprowadzono kontrolę problemową z zakresu przestrzegania prawa budowlanego i Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
   W protokole pokontrolnym zalecono załatwianie spraw w terminie wynikającym
   z art. 35 Kpa, w tym przestrzegania art. 36 Kpa. Jednocześnie zobowiązano Naczelnika Wydziału do podjęcia czynności mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących nieuzasadnionych rozbieżności w datach podjęcia decyzji i jej odbioru przez inwestora.

4. Urząd Kontroli Skarbowej przeprowadził 2 kontrole:

1. W dniach 16.05 - 05.06.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą rzetelności gospodarowania w 1999r. środkami budżetu państwa przeznaczonymi
   na dofinansowanie zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego, w tym zadań
   z zakresu oświaty i kultury (bez zaleceń).

2. W dniach 19.09 - 19.10.2000r. przeprowadzono kontrolę dotyczącą prawidłowości udzielania przez Wojewodów dotacji gminom na dofinansowanie wypłat dodatków mieszkaniowych oraz przyznawania dodatków mieszkaniowych przez gminy
   i dokonywanie ich wypłat za okres 1.01.1999r. - 30.06.2000r. W dniu 27 października UKS przekazał wnioski zobowiązujące Wydział Komunalny do: prawidłowego sporządzania wniosków o zapotrzebowanie na dotację wypłat dodatków mieszkaniowych, stosownie do przepisów ustawy z dnia 2 lipca 1994r. o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych, dokonywania rzetelnego i zgodnego
   ze stanem faktycznym rozliczenia dotacji na podstawie danych wynikających
   z ewidencji księgowej, dokonania korekty rozliczeń dotacji za I i II kwartał 2000r.
   W dniu 27.11.2000r. Prezydent Miasta Częstochowy udzielił wyczerpujących wyjaśnień na temat realizacji wniosków UKS-u: zobowiązano Wydział Komunalny
   do dogłębnej analizy składanych wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego
   w celu zminimalizowania wielkości statystycznego błędu w prognozach dotacji, zobowiązano Wydział Finansowo- Księgowy do przyśpieszonego terminu zamykania urządzeń analitycznych (pozwoli to na wyeliminowanie błędów w rozliczeniach dotacji przekazanych do Urzędu Wojewódzkiego za dany kwartał), dokonano korekty rozliczeń za I i II kwartał 2000r. zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli.

5. Jedną kontrolę w dniu 26 maja 2000 roku przeprowadził Pełnomocnik Wojewody Śląskiego ds. Usuwania Skutków Powodzi w sprawie zasadności wniosków złożonych
   do Pełnomocnika Wojewody ds. Usuwania Skutków Powodzi o udzielenie pomocy
   na usuwanie skutków powodzi na terenie Częstochowy (bez zaleceń).

Kontrola wewnętrzna

W zakresie działań związanych z systemem nadzoru i kontroli jednostek samorządowych komórka kontroli wewnętrznej w 2000r. przeprowadziła 12 kontroli problemowych (w tym 4 rekontrole) oraz 15 kontroli doraźnych.

Kontrole problemowe dotyczyły przede wszystkim sprawdzenia prawidłowości prowadzenia spraw przez poszczególne wydziały Urzędu Miasta w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących Instrukcji kancelaryjnej, Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz przepisów szczególnych obowiązujących w danym wydziale.

Kontrolą problemową objęto następujące wydziały:

Wydział Urbanistyki i Administracji Architektoniczno - Budowlanej, Edukacji, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa, Inwestycji i Zamówień Publicznych, Urząd Stanu Cywilnego, Spraw Obywatelskich, Zdrowia i Spraw Społecznych, Sportu i Turystyki, Komunalny, Ewidencji Gospodarczej i Ochrony Konsumentów, Strategii Rozwoju
i Promocji Miasta, Kultury i Sztuki.

Kontrole doraźne dotyczyły wybranych problemów przekazanych do kontroli
w drodze polecenia służbowego.

W wyniku działań kontrolnych odpowiednie wydziały UM otrzymały zalecenia
i dyspozycje mające na celu poprawę funkcjonowania jednostek i obsługi interesanta.

4. SKARGI I WNIOSKI

W Urzędzie Miasta Częstochowy skargi i wnioski załatwiane są zgodnie
z Zarządzeniem Nr 41/99 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 12 października 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków (z późniejszymi zmianami).

Sprawy związane z organizacją załatwiania „wpływów skargowych” oraz nadzorem
nad terminowością ich załatwiania, prowadzone są przez Wydział Organizacji i Nadzoru.

Wpływy skargowe wnoszone do Urzędu Miasta Częstochowy ewidencjonowane są
w centralnym rejestrze prowadzonym przez Wydział Organizacji i Nadzoru.

W roku 2000 w centralnym rejestrze skarg i wniosków zarejestrowano 134 „wpływy skargowe”. Ogółem rozpatrzono 152 „wpływy skargowe” (w tym 18 wpływów dotyczyło skarg z 1999 roku).

Z tej ilości „wpływów skargowych” zakwalifikowano:

• 133 jako skargi,

• 7 jako listy - prośby (swym charakterem zbliżone do skargi),

• 8 jako anonimy,

• 4 jako wnioski (o charakterze społecznym).

Z ogólnej liczby 152 „wpływów skargowych” rozpatrywano i załatwiono
131 wpływów, 19 przekazano według właściwości do jednostek spoza Urzędu (w tym
1 wpływ zwrócono wnoszącym skargę zgodnie z art.231 Kpa informując strony o właściwym do rozpatrzenia organie), 1 wpływ stał się bezzasadny, gdyż skarżący w toku postępowania wyjaśniającego zmarł, 1 sprawa z uwagi na toczące się postępowanie sądowe jest w trakcie załatwiania.

Tematyka skarg obejmowała m.in.:

• przydział mieszkań i lokali użytkowych,

• sprzedaż mieszkań,

• funkcjonowanie administracji domów mieszkalnych,

• wydawanie zezwoleń na budowę obiektów i zastrzeżenia z tym związane,

• wywłaszczanie i zwroty nieruchomości,

• modernizację i remonty dróg,

• działalność placówek oświatowych,

• naliczanie podatków od nieruchomości i środków transportowych,

• uwagi do działalności funkcjonariuszy straży miejskiej.

Sposób i terminowość załatwianych spraw przedstawia się w sposób następujący:

• pozytywnie - załatwiono 26 wpływów skargowych,

• negatywnie - załatwiono 64 wpływy skargowe,

• w inny sposób - załatwiono 41 wpływów skargowych (tj. informacyjny - wyjaśniający),

• według właściwości przekazano 19 wpływów skargowych,

• 1 sprawa stała się bezprzedmiotowa, gdyż skarżący zmarł w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego,

• 1 sprawa z uwagi na szczególny charakter (prowadzone postępowanie sądowe) jest w toku załatwiania.

Terminowość „wpływów skargowych”:

• do 14 dni załatwiono - 51 wpływów skargowych,

• do 30 dni załatwiono - 67 wpływów skargowych,

• powyżej 30 dni załatwiono - 13 wpływów skargowych.

Z ogólnej ilości 131 rozpatrywanych „wpływów skargowych” 26 zakwalifikowano jako uzasadnione.

W roku 2000 jednostki podporządkowane zarejestrowały ogółem 111 „wpływów skargowych”, w tym rozpatrzono 100 wpływów skargowych.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta w sprawie szczegółowych zasad rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, we wszystkich wydziałach Urzędu Miasta interesanci przyjmowani są przez naczelników wydziałów codziennie w godzinach pracy,
a we wtorki do godz. 17-tej. Informacje dotyczące przyjęć interesantów w sprawie skarg
i wniosków zarówno w Wydziałach Urzędu Miasta, jak również w jednostkach podporządkowanych umieszczone są w widocznych miejscach, dostępnych dla interesantów.

5. BIURO OBSŁUGI INTERESANTÓW

W 2000 roku do Biura Obsługi Interesantów i Kontroli Wewnętrznej zgłosiło się łącznie 54.966 interesantów. Z tej liczby 737 stanowiły osoby interweniujące u członków Zarządu Miasta. Ponadto:

• przyjęto 2.164 wnioski o przydział mieszkań komunalnych,

• przyjęto 16.376 wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego,

• przyjęto 15.678 spraw dotyczących pozwoleń na budowę,

• sprzedano 2.216 dzienników budowy,

• przyjęto 11.893 sprawy dotyczące działalności gospodarczej,

• wydano 5.070 zaświadczeń o wpisie do ewidencji gospodarczej,

• przyjęto 832 oferty na 173 przetargi organizowane przez odpowiednie jednostki Urzędu Miasta.

6. SPRAWY KADROWE

Na dzień 31.12.2000r w Urzędzie Miasta Częstochowy zatrudnione były 582 osoby, co stanowi 569 etatów.

Stan zatrudnienia zwiększył się w stosunku do roku poprzedniego o 17,25 etatów.

Wzrost zatrudnienia wynikał przede wszystkim ze zmian dotyczących zasad doręczania korespondencji wychodzącej z Urzędu Miasta. W ramach oszczędności finansowych zrezygnowano z usług Poczty Polskiej i stworzono własną grupę doręczycieli.

Ponadto w wyniku porozumienia ze Starostą częstochowskim powstało Miejsko - Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego.

Wśród osób zatrudnionych w 2000 roku pięć zostało skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Częstochowie do prac interwencyjnych organizowanych przez Urząd Miasta (obsługa komisji poborowej).

Wykształcenie wyższe posiada 271 pracowników Urzędu, co stanowi około 53 % wszystkich zatrudnionych. Nastąpił więc wzrost liczby pracowników z wykształceniem wyższym o 8% w stosunku do roku 1999.

W roku 2000 podpisano umowy szkolne, kierując na studia:

• wyższe 3 pracowników,

• wyższe uzupełniające 4 pracowników,

• podyplomowe 7 pracowników.

Łącznie w roku ubiegłym studiowało 50 osób, w tym:

• 24 osoby na studiach wyższych (2 osoby z kadry kierowniczej),

• 14 osób na studiach uzupełniających magisterskich (1 osoba z kadry kierowniczej),

• 10 osób na studiach podyplomowych (7 osób z kadry kierowniczej),

• 2 osoby na studiach licencjackich.

W ramach bieżącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownicy Urzędu Miasta kierowani byli na specjalistyczne szkolenia, kursy, konferencje itp. Ogółem 136 razy pracownicy uczestniczyli w różnego rodzaju formach doskonalenia zawodowego.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy odbyli szkolenie wstępne ogólne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy zgodnie z programem szkolenia obowiązującym w Urzędzie Miasta.

Na podstawie umowy o sprawowaniu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami Urzędu Miasta Częstochowy przez Obwód Lecznictwa Kolejowego
w Częstochowie wykonywane były na bieżąco badania wstępne, okresowe i kontrolne.

W ramach rozszerzenia profilaktyki zdrowotnej przeprowadzono w miesiącach wrzesień, październik 2000 roku szczepienia ochronne przeciw grypie, którymi objęto 340 pracowników.

7. GOSPODARKA I ADMINISTROWANIE ZASOBAMI URZĘDU MIASTA

W roku 2000 realizowano zadania bieżące pozwalające na prawidłowe funkcjonowanie Urzędu Miasta oraz zaplanowane zadania remontowe. Zadania z zakresu dostaw i usług realizowane były w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych. W roku 2000 zorganizowano 10 przetargów nieograniczonych i 5 postępowań w trybie zapytania
o cenę.

W styczniu 2000 roku wynajmowano na podstawie umów najmu 14 lokali i stanowisk
w budynkach Urzędu Miasta. W trakcie roku rozwiązano 3 umowy najmu, w których łączna wynajmowana powierzchnia wynosiła 84,33 m² i zawarto 3 nowe umowy obejmujące powierzchnię około 17 m². Ponadto Wydział Administracyjno-Gospodarczy prowadził sprawy związane z najmem lokali w budynkach przy ul. Jaracza 4 oraz ul. Racławickiej 2/4 dla potrzeb wydziałów Urzędu Miasta.

Z uwagi na rosnące koszty ekspedycji przesyłek pocztowych oraz dla usprawnienia pracy Kancelarii Urzędu Miasta od marca wprowadzono dostarczanie korespondencji wychodzącej przez grupę kilkunastu gońców.

Archiwum zakładowe poza bieżącą działalnością polegającą na przyjmowaniu, wypożyczaniu i porządkowaniu akt w roku 2000 przekazało część akt do brakowania oraz przygotowało spisy dokumentacji archiwalnej do przekazania jej do Archiwum Państwowego.

W roku 2000 przygotowano i przeprowadzono przetarg, w wyniku którego przekazano sprzątanie budynków i lokali Urzędu Miasta wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie. Przekazanie sprzątania spowodowało również przekazanie pracowników Urzędu dotychczas wykonujących te czynności (nowy pracodawca zapewnił na okres dwóch lat warunki płacowe nie gorsze od dotychczasowych).

Z zakresu ochrony przeciwpożarowej w roku 2000 zrealizowano:

• dwukrotny przegląd i konserwację sprzętu p.pożarowego,

• pomiary rezystencji izolacji p.porażeniowej przewodów elektrycznych w budynkach zajmowanych przez Urząd Miasta.

Z zaplanowanych na rok 2000 zadań remontowych wykonano remont dziedzińca obejmujący wymianę urządzeń podziemnych, wymianę nawierzchni oraz wykonanie nowego ogrodzenia. Dla uporządkowania i udrożnienia parkingu na dziedzińcu UM zainstalowany został elektroniczny system dostępu do parkingu.

Wymieniono instalację elektryczną w budynku garaży. W skrzydle zachodnim (od strony
ul. Śląskiej) oraz częściowo w skrzydle północnym (od strony ul. Waszyngtona) budynku Urzędu Miasta wymienione zostały okna. W węźle cieplnym Urzędu Miasta zainstalowano układ regulacji pogodowej pozwalający na racjonalne ogrzewanie budynku.

Szereg prac remontowych i drobnych prac modernizacyjnych przeprowadzono we własnym zakresie - wymieniono instalację elektryczną i wyremontowano 29 pokoi, odnowiono hol
na trzecim piętrze budynku UM.

8. INFORMATYZACJA URZĘDU MIASTA

Kontynuując prace związane z procesem informatyzacji Urzędu Miasta Częstochowy w 2000 roku dokonano zakupów sprzętu, oprogramowania, akcesoriów i materiałów eksploatacyjnych.

Zajmowano się m.in.: planowaniem rozwoju informatycznych sieci lokalnych w budynkach Urzędu Miasta, sukcesywnym łączeniem ich w jedną sieć, planowaniem migracji dawniej używanych aplikacji do nowszych ich wersji, planowaniem migracji i konwersji baz danych, planowaniem i implementacją rozwiązań inter- i intranetowych, dołączaniem kolejnych użytkowników do sieci, nadzorem nad ich prawami, konfiguracją poszczególnych stanowisk, wdrażaniem nowych technologii telekomunikacyjnych, wdrażaniem aplikacji obejmujących kolejne zadania urzędu, śledzeniem rozwoju technologii informatycznych i dostosowywaniem rozwiązań do obowiązujących standardów, przygotowywaniem przetargów związanych
w jakikolwiek sposób z informatyzacją Urzędu Miasta lub nawet w niektórych przypadkach
z informatyzacją jednostek podległych, tworzeniem potrzebnych wyciągów z baz danych.

Poniżej przedstawiono wykaz sprzętu, akcesoriów i oprogramowania zakupionego
w roku 2000 umożliwiającego dążenie do pełnej informatyzacji Urzędu Miasta i stworzenie możliwości tzw. zarządzania elektronicznego.

1. Zakupiono sprzęt, między innymi 4 serwery do poczty elektronicznej, Internetu, MapINFO oraz dla Referatu Ewidencji Ludności, 78 drukarek, 43 komputery, stację graficzną wraz z oprogramowaniem modemów dla szkół.

2. Zakupiono różnego rodzaju akcesoria do sprzętu komputerowego, materiały eksploatacyjne, oprogramowanie gotowe, aktualizację oprogramowania.

3. Zakupiono i wdrożono następujące oprogramowania: Administrator Urząd Statystyczny, Sprawozdawczość dla RIO, oprogramowanie dla USC, Odsetki, Fakturowanie, Przelew elektroniczny, Księga Inwentarzowa, Gospodarka materiałowa, Koncesje alkoholowe, Inne podatki i opłaty lokalne - opłata administracyjna, Inne podatki i opłaty lokalne - opłata targowa, Naliczanie opłat za koncesje alkoholowe, Umowy zlecenia.

4. Przeprowadzono szkolenia dla pracowników w zakresie modułu Finansowo - Księgowego, sprawozdawczości dla RIO, systemu obiegu dokumentów DocMan, systemu podatkowego, aplikacji: Fakturowanie, Podatek od psa, Środki Trwałe, Gospodarka magazynowa, Księga Inwentarzowa, Odsetki, Budżet w ujęciu zadaniowym, Opłata Targowa.

5. Przeprowadzono szereg napraw i modernizacji sprzętu znajdującego się w zasobach Urzędu Miasta, m.in.: rozszerzenie sieci energetycznej w Wydziale Spraw Obywatelskich, usługi związane z serwisem i opieką autorską nad oprogramowaniem wchodzącym
   w skład systemu Urząd (Kadry-Płace), usługi pogwarancyjne aplikacji wdrożonych przez MiCOMP, administracja systemu SCO UNIX na serwerze bazy ewidencji ludności, nadzór serwisowy UNIX - oprogramowanie KIER i WKM oraz ewidencja ludności, opłata za dołączenie UM do sieci CzestMAN, wykonanie automatyzacji aktualizacji danych z aplikacji ewidencji ludności, modernizacja 16 komputerów i złożenie 8 nowych, wykonanie wyceny i sprawdzenie sprzętu komputerowego, wdrożenie systemu Rejestr Wyborców, przedłużenie rozszerzenia abonamentu LEX-Omega na dodatkowe
   6 stanowisk, regeneracja tonerów do drukarek laserowych, naprawa i konserwacja drukarek i komputerów.

Inne działania w zakresie komputeryzacji Urzędu Miasta

Prowadzono na bieżąco rejestrację ewidencyjną (księgi inwentarzowe) zakupów
i przemieszczeń sprzętu komputerowego i oprogramowania dla Wydz. Administracyjno-Gospodarczego oraz ewidencję techniczną sprzętu dla całego Urzędu Miasta (w systemie INFOKOM).

W roku 2000 zakupiono 3 szafy instalacyjne. W wyremontowanym pokoju centrali telefonicznej umieszczono szafy instalacyjne, tworząc nowe pomieszczenie serwerowe, jak również miejsce połączenia Urzędu z jednostkami zewnętrznymi przy ul. Jaracza
i Racławickiej. W miejscu tym umieszczono również serwer zarządzający siecią szkolną IDS, przeniesiony z WSP. Uruchomiono serwer faksów RelayFax i wdrożono kilka sekretariatów do posługiwania się tym narzędziem.

Zaprojektowano nowy „design” stron internetowych www.czestochowa.um.gov.pl, który jest sukcesywnie wprowadzany do całego serwisu.

Na początku 2000 roku zakupiono zestaw zabezpieczający sieć wewnętrzną Urzędu przed intruzami - firewall „Firebox II” firmy Watchguard, zakupiono oraz zainstalowano serwer MailScan (chroniący pocztę e-mail przed wirusami). Od czasu wprowadzenia tego serwera
do sieci Urzędu nie trafiają wirusy drogą elektroniczną z Internetu, ponieważ odpowiednia konfiguracja zabezpieczeń na firewallu również uniemożliwia takie zdarzenia.

Zaprojektowano i przeprowadzono modernizację sprzętu w Wydziale Geodezji
i Katastru Nieruchomości, na bieżąco wykonywano niezbędne prace zarówno w siedzibie UM przy ul. Śląskiej, jak i w budynkach przy ul. Jaracza, Focha, Popiełuszki i Racławickiej. Nadzorowano wykonanie sieci komputerowej w USC przez firmę „Microservice”.

Administrowano sieciami komputerowymi UNIX w UM w referatach: Praw Jazdy
i Rejestracji Pojazdów, Kadr i Płac + QNX w szczątkowym zakresie, w tym m.in.:

• konfigurowanie, wymiany, konserwacja i testowanie terminali, monitorów, klawiatur
  i drukarek,

• nadzór, wymiany, naprawy urządzeń i kabli pomiędzy serverami, a terminalami,

• nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania, dokonywanie kopii baz (taśmy - steamer, CDROM), aktualizacja oprogramowania itp.,

• bieżące poprawianie istniejących i wprowadzanie nowych danych możliwych
  do wykonania jedynie z poziomu administratorów systemów sieciowych,

• regularne dokonywanie wydruków zbiorczych (dla Płac) i dorywczych według zapotrzebowania poszczególnych wydziałów UM,

• obsługa oprogramowania dot. ZUS (Płatnik, Przekaz elektroniczny), w tym: obsługa systemu certyfikacji UM, bezpieczeństwo danych, kopie, przenoszenie danych między systemami, generowanie danych wynikowych dla ZUS,

• rozpoczęcie administrowania siecią w systemie Windows NT Wydziale Spraw Obywatelskich przy ul. Racławickiej dot. obsługi dowodów osobistych.

W odpowiedzi na propozycję Związku Miast Polskich przystąpiono do udziału
w konkursie „Innowacje w miastach - MIASTO 2000”. Po trzecim etapie konkursu Częstochowa otrzymała wyróżnienie za opracowanie projektu „Zarządzanie szkołami
w mieście Częstochowa”. Odbiór dyplomu i statuetki miał miejsce w Poznaniu 21 listopada 2000 roku.

Pilotowano projekt i doprowadzenie do budynku Urzędu Miasta światłowodów sieci Miejskiej CzestMAN i TP S.A. w specjalnie do tego celu zaprojektowanej kanalizacji teletechnicznej, która została umiejscowiona pod powierzchnią dziedzińca Urzędu Miasta. Instalacja ta umożliwi rozbudowę sieci szkieletowej Urzędu Miasta w najbliższych latach.
Z budynku WSP przeniesiono sprzęt oraz serwer sieci szkolnej - IDS do budynku Urzędu Miasta przy ul. Śląskiej 11/13. Przeinstalowano system operacyjny na serwerze IDS. Rozpoczęto przyłączanie do sieci komputerowej szkół - IDS kolejnych kilkunastu placówek.

Na bieżąco nadzorowano pracę wszystkich sieci Urzędu Miasta, rekonfigurowano ich strukturę w miarę dołączania kolejnych użytkowników.

Doprowadzono technologię i stan informatyzacji Urzędu Miasta Częstochowy
do poziomu pozwalającego zaliczyć go do grupy najlepiej zinformatyzowanych Urzędów
w kraju.

Kierownik Referatu Informatyzacji brał czynny udział w pracach tzw. High Level Experts Group i pracach stowarzyszenia „Miasta w Internecie”.

1

197

---