ZESTAWY PYTŃ, TESTY TECHNIK ARCHIWISTA

Podaj definicję jednostki archiwalnej i tomu

Jednostka archiwalna odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.) zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową

Tom

Podaj termin możliwego zniszczenia teczki sprawy zakończonej 27 lipca 2007 roku (kat B5)

2007+5+1=2013

Określ zakres instrukcji archiwalnej

Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum, zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania akt oraz brakowania dokumentów niearchiwalnych

Wymień kategorie archiwalne

Kat A nigdy nie będzie zniszczona ma wartość historyczną i jest przekazywana do archiwum państwowego

Kat B przekazywana do archiwum zakładowego ma wartość praktyczną

Kat BC nigdy nieprzekazywana do archiwum zakładowego po wykorzystaniu jest niszczona

Kat BE przekazywana do archiwum zakładowego po upływie czasu przekazywana do ekspertyzy w wyniku, której może być przekazana do archiwum państwowego lub zniszczona

2. Co oznacza sygnatura archiwalna 1433/14/2

- znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie

- zespół znaków wskazujący na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej

3. Podaj zakres instrukcji kancelaryjnej

Przepis normujący zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum. Reguluje obieg pism i akt w danej instytucji

cel instrukcji,

wyjaśnienie stosowanych pojęć,
zasady obiegu pism i podziału akt,
przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism,
rozdzielanie i doręczanie korespondencji,
przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia,
rejestrowanie spraw i znakowanie pism,
sposób aprobaty i podpisywania pism,
wysyłanie korespondencji,
postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub jednostki organizacyjnej),
sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw,
kontrolę załatwiania spraw.

Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism.

Podaj przykłady teczek, które zaklasyfikujemy na kat A

Regulaminy jednostki organizacyjnej, plany techniczne obiektów, dokumenty dotyczące współpracy zagranicznej, projekty techniczne

Omów warunki, w jakich powinny być przechowywane akta

Akta powinny być przechowywane w odpowiednio wyposażonym pomieszczeniu, musi być

Zachowana odpowiednia temp 14-20 i wilgotność 40-60%, materiały te powinny być przechowywane w zależności od ich wielkości i rodzaju,

Co oznacz skrót BC

Doty on materiałów, które są przekazane do zniszczenia po ich wykorzystaniu, materiały te nie są przekazywane do archiwum zakładowego.

Omów schemat magazynu archiwum zakładowego (SKŁADNICY AKT)

Pomieszczenia archiwum, w zależności od ważności rozmieszczone dokumenty pomieszczenie dla archiwisty pomieszczenie dla udostępniania akt, archiwum zakładowe składa ię z pomieszczenia dla pracowników, czytelni i magazynu akt

Porównaj kat A z kat B

Kat A nigdy nie ulega zniszczeniu ma wartość historyczną przekazywana do archiwum państwowego Kat B po upływie czasu następuje jej zniszczenie, jest przekazywana do archiwum zakładowego, są to materiały praktyczne

Omów zasięg działania archiwum zakładowego

Działa w jednostce organizacyjnej, w której zostało powołane ma na celu gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie, opracowywaniem akt

Co zawiera plan pracy archiwum zakładowego?

W zależności od wielkości jednostki organizacyjnej, w której działa archiwum zakładowe plan pracy może się różnić. Jest on zatwierdzany przez kierownika jednostki. styczeń - wydzielenie dokumentacji, niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął;

luty - prace komisji brakowania dokumentacji niearchiwalnej, sporządzanie wniosków na brakowanie, przekazanie wybrakowanych akt na makulaturę;

marzec-kwiecień - współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania akt do przekazania do archiwum zakładowego oraz sporządzenia przez przekazujących odpowiednich spisów zdawczo-odbiorczych akt;

maj-czerwiec -przejmowanie akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego;

lipiec-wrzesień - prace porządkowe nad zasobem archiwum zakładowego, przeprowadzanie drobnych prac konserwatorskich;

październik - przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (nie dotyczy składnicy akt);

listopad-grudzień - scontrum zasobu archiwalnego (porównanie ewidencyjnego stanu przechowywanych akt ze stanem faktycznym), aktualizacja ewidencji oraz wyjaśnianie ewentualnych niezgodności, przygotowywanie miejsca w archiwum na akta z komórek organizacyjnych.

Na jaką kategorię zakwalifikujemy mat dotyczące podstaw prawnych działania jednostki oraz organizacji zakładu

Kat A

Przedstaw typowe zagadnienia instrukcji archiwalnej

Jak powinno być wyposażone archiwum, jakie warunki muszą być zapewnione w archiwum, jakie obowiązki ma personel pracujący w archiwum, jak postępuje się z dokumentacją znajdującą się w archiwum,

Wymień pomoce ewidencyjno informacyjne w archiwum zakładowym

Spisy zdawczo odbiorcze akt, które sporządzane są oddzielnie dla akt kat. „A” i akt kat „B”
Wykazy spisów zdawczo odbiorczych
Spisy zdawczo odbiorcze akt kat. ”A” które przekazywane są do archiwum państwowego
Kartoteki udostępniania akt
Protokoły o braku lub zniszczeniu akt
Spisy dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych

Omów współpracę archiwum zakładowego z archiwum państwowym

Reguluje ustawa archiwa państwowe mają nadzór nad archiwami zakładowymi kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi

przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,
opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,
współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.

Co oznacza skrót BE10

Po 10 latach zgromadzone materiały są przekazane do ekspertyzy w wyniku, której mogą być zakwalifikowane na kat A lub zniszczone

Podaj przykłady teczek, które zakwalifikujemy na kat BC

Obsługa organizacyjno techniczna posiedzeń narad sympozjów zaproszenia, pisma przewodnie bez załączników, korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje, zamówienia, itp.),terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych, dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych, dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych, dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.), ewidencja delegacji służbowych.

Czy możliwa jest zmiana kat niearchiwalnej na archiwalną?

Tak w przypadku kat BE

Naszkicuj na kartce przykładowy schemat archiwum zakładowego

Pomieszczenie biurowe czytelnia magazyn akt

0x01 graphic

Co to jest instrukcja archiwalna?

To dokument, w którym zawarte są informacje dotyczące postępowania z dokumentacją znajdującą się w archiwum zakładowym Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustala zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę. W instrukcji tej należy uregulować następujące zagadnienia:

przedmiot i zakres instrukcji,
organizację i zakres działania archiwum zakładowego,
personel archiwum zakładowego,
lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym,
udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym,
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym
przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
kontrolę archiwum zakładowego,
postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.

Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy.

Omów znaczenie brakowania akt

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął. Jest to proces polegający na wydzieleniu i przekazaniu akt do zniszczenia. Brakowanie akt umożliwia zwolnienie w archiwum zakładowym regałów na nową dokumentację, która spływa do archiwum

Zadania kancelarii

Komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu;

Na czym polega współpraca archiwum zakładowego z archiwami państwowymi

przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,
opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,
współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Czym zajmuje się archiwum zakładowe?

To komórka organizacyjna zajmująca się czasowym przechowywaniem materiałów wykorzystywanych w dane instytucji. Przechowuje mat kat A, B, BE. Ma za zadanie gromadzenie przechowywanie udostępnianie zabezpieczanie, klasyfikowania kwalifikowania brakowania materiału archiwalnego a po upływie czasu przekazania ich do archiwum państwowego

Omów zadania składnicy akt

Składnica akt przechowuje materiał niearchiwalny kat B

Na czym polega plan pracy archiwum zakładowego

Plan pracy polega na organizacji pracy archiwisty w archiwum zakładowym. Jest on uzależniony od wielkości jednostki organizacyjnej, w jakiej znajduje się archiwum.

Czy archiwum zakładowe jest samodzielną instytucją czy kom organizacyjną?

Archiwum jest komórką organizacyjną, która działa w danej jednostce organizacyjnej.

Czym zajmuje się kancelaria?

Zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu;

Co to jest brakowanie?

Brakowanie to proces polegający na wydzieleniu dokumentacji, której okres przechowywania minął. Następnie dokumentacja ta zostanie przekazana do zniszczenia.

Czy jest możliwość zmiany kat A na kat B?

Nie ma takiej mozliwości

Proszę dokonać kwalifikacji teczki akt własności budynku do jednej z poniższych grup:

Podstawy prawne działania oraz organizacja zakładu

Dokumentacja prawna i techniczna obiektów

Co rozumiemy pod pojęciem gromadzenia materiałów?

Gromadzenie zajmuje się rozmieszczeniem archiwaliów a także kształtowania zasobu związane z dopływem nowych materiałów

Czy składnica akt może przechowywać materiały kat A?

Nie w składnicy akt przechowuje się materiał niearchiwalny tylko kat B

Omów wyposażenie archiwum

Meble: regały tradycyjne, regały przesuwane, szafy, Sprzęt ppoż. gaśnice proszkowe, koce, worki ewakuacyjne Sprzęt pomiarowy termometry, higrometry

Omów strukturę organizacyjna archiwum zakładowego
Omów różnicę między brakowaniem a fizycznym zniszczeniem akt

Brakowanie jest to wydzielenie akt do zniszczenia po upływie określonego czasu

Podaj przykład aktu prawnego regulującego pracę archiwalną

Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna, ustawa, wskazówki metodyczne

NADZÓR NAD ARCHIWAMI ZAKŁADOWYMI POLAEGA NA:

przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,
opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,
współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Omów rozmieszczenie archiwaliów w archiwum zakładowym.
Materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną przechowuje się odrębnie, jeśli to możliwe, w oddzielnych częściach magazynu archiwalnego.
Materiały archiwalne ( kategoria A ) oraz dokumentacja niearchiwalna ( kategoria B ) długiego okresu przechowywania powinny być w miarę potrzeby poddawane konserwacji
W archiwum zakładowym dokumentacje przechowuje się według podziału na poszczególne komórki organizacyjne w kolejności wpływu dokumentacji do archiwum.
Teczki aktowe mogą być układane:
pionowo - systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie lub
poziomo -jedna na drugiej, układane od dołu ku górze według kolejności sygnatur.

2. Omów zagadnienia nadzoru archiwów państwowych

przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,
opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,
współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

3. O czym mówi zasada proweniencji

zasadą przynależności zespołowej. Zasada proweniencji jest to poszanowanie związku zachodzącego między:

aktami zespołu archiwalnego a kancelarią, która ów zespół utworzyła,
poszczególnymi dokumentami zespołu lub jego części między sobą.

Omów obliczanie okresu przechowywania akt
Występujące przy symbolach „B” i „BE” cyfry arabskie oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
Np. sprawa zakończona została 26.02.2010 r. i nadano jaj kat. Archiwalną B-5 to okres obowiązkowego przechowywania tych akt będzie liczony od 01.stycznia 2011 r. i będzie trwał do 31.12.2015 r.

Ile jednostek archiwalnych posiada spis akt przekazanych do składnicy akt mający 2 pozycje 4 teczki

2 jednostki archiwalne, gdyż : jednostka archiwalna-jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym, obejmująca teczke aktową, skoroszyt, książke, taśme filmowa itp.

Omów kwestię przechowywania archiwaliów

Omów wyposażenie archiwum zakładowego

regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne)
drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;
sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;
zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum zakładowego;
biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu; niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.);
stanowisko komputerowe z drukarką lub maszyna do pisania:
urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza

Co oznacza sygnatura archiwalna 1223/3

1223 to numer spisu

3 to kolejna liczba porządkowa jednostki archiwalnej (teczki segregatora) z tego spisu

O czym mówi zasada pertynencji terytorialnej

zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały

Co to jest instrukcja archiwalna

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum, ustala zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę. W instrukcji tej należy uregulować następujące zagadnienia:

przedmiot i zakres instrukcji,
organizację i zakres działania archiwum zakładowego,
personel archiwum zakładowego,
lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym,
udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym,
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym
przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
kontrolę archiwum zakładowego,
postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.

Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy

Jaki akt prawny reguluje umiejscowienie archiwum w zakładzie

Instrukcja archiwalna

Proszę dokonać kwalifikacji teczki „Wspólpraca z administracją Niemiec”
do jednej z poniższych grup:

Współpraca z urzędami administracji państwowej i samorządowej
Programy oraz przebieg współpracy zagranicznymi instytucjami

Wymień rodzaje ewidencji prowadzonych w archiwum zakładowym

Spisy zdawczo odbiorcze akt, które sporządzane są oddzielnie dla akt kat. „A” i akt kat „B”
Wykazy spisów zdawczo odbiorczych
Spisy zdawczo odbiorcze akt kat. ”A” które przekazywane są do archiwum państwowego
Kartoteki udostępniania akt
Protokoły o braku lub zniszczeniu akt
Spisy dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych

Omów zadania personelu archiwum zakładowego

Obowiązki archiwisty:

współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego,
przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej ewidencji,
wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
udostępnianie dokumentacji,
przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego,
inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,
sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego, uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu,
znajomość struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej, gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych tej jednostki, jakie następowały w przeszłości i na bieżąco,
znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w jednostce organizacyjnej systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją,
stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, m.in. poprzez powtarzanie przeszkolenia na kursie archiwalnym

Co określa podział akt na kategorie „A” i „B” oraz okresy ich przechowywania

Kat A nigdy nie będzie zniszczona ma wartość historyczną i jest przekazywana do archiwum państwowego

Kat B przekazywana do archiwum zakładowego ma wartość praktyczną

Kat BC nigdy nieprzekazywana do archiwum zakładowego po wykorzystaniu jest niszczona

Kat BE przekazywana do archiwum zakładowego po upływie czasu przekazywana do ekspertyzy w wyniku, której może być przekazana do archiwum państwowego lub zniszczona

Kategoria BE50	akta osobowe pracowników w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, objętych nadzorem archiwalnym, ewidencja zbioru bibliotecznego w pozostałych bibliotekach (księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja elektroniczna)
Kategoria B50	dokumentacja szkolna i szkoleniowa, tj. arkusze ocen, protokoły egzaminów końcowych (np. maturalnych), oryginały świadectw szkolnych, listy wypłat wynagrodzeń, zbiorcze kartoteki wynagrodzeń, akta osobowe nie uznane za materiały archiwalne
Kategoria B25	najważniejszą dokumentację tych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych (kategorii „A"), a tym samym nie prowadzą archiwów zakładowych, lecz składnice akt. W takich jednostkach organizacyjnych do kat. „B-25" zalicza się dokładnie te wszystkie akta, które w jednostkach prowadzących archiwa zakładowe stanowią materiały archiwalne.
Kategoria B20	indywidualna dokumentacja medyczna w zakładach opieki zdrowotnej. Wyjątek stanowią księgi główne przyjęć i wypisów oraz wewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub otrucia, które należy przechowywać 30 lat. Pozostała dokumentacja jest przechowywana przez lat 10. Ponadto placówki, onkologiczne i psychiatryczne indywidualną dokumentację medyczną przechowują przez 50 lat, ze względu na możliwość nawrotu choroby.
Kategoria B10	przechowuje się: zbiór akt normatywnych władz nadrzędnych, akta spraw cywilnych, w tym gospodarczych i sądowo-administracyjnych w jednostce organizacyjnej, która była stroną w tych sprawach, plany, sprawozdania i analizy jednostek podległych, dokumentację wypadków podczas pracy (poza wypadkami zbiorowymi i śmiertelnymi, które kwalifikowane są do kat. „A" lub „B-25"); umowy ubezpieczeń zbiorowych oraz rzeczowych, deklaracje, księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych, dokumentację dotyczącą wyceny i przeceny środków trwałych. Ten sam okres przechowywania mają także tymczasowe rejestry okrętowe i rejestry statków w budowie. W myśl art. 41 § 5 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz.U. Nr 54 z 1995 r. z późniejszymi zmianami) 10 lat przechowuje się w pewnych okolicznościach protokoły walnych zgromadzeń w spółdzielniach.
Kategoria B5	dokumentacja dotycząca organizacji władz i organów nadrzędnych (statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, itp.), korespondencja w sprawie gromadzenia zbioru bibliotecznego, opinie na temat zewnętrznych aktów normatywnych oraz opinie prawne, dokumentacja spraw sądowych karnych, dokumentacja dotycząca planowania i sprawozdawczości (założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych, projekty wstępne, opracowania robocze, plany pracy, meldunki i raporty sytuacyjne), dokumentacja dotycząca spraw paszportowo-dewizowych związanych z wyjazdami zagranicznymi, dokumentacja kontroli wycinkowych i doraźnych oraz wewnętrznych (protokoły kontroli, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji), książki kontroli, umowy o prace zlecone i o dzieło (bez składki na ZUS), wnioski o odznaczenia, dokumentacja dot. staży zawodowych, praktyk, studiów podyplomowych i specjalizacji pracowników, wojskowych spraw pracowników, dokumentacja związana z realizacją spraw socjalno-bytowych (podania i przydziały na mieszkania pracownicze, ogródki działkowe, itp.) dokumentacja dot. ubezpieczeń osobowymi pracowników (przepisy ubezpieczeniowe, rejestry i skorowidze wydanych legitymacji ubezpieczeniowych, dowody uprawnienia do zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych, itp.), dokumentacja techniczna obiektów typowych (okres przechowywania liczy się od momentu utraty lub zniszczenia obiektu) - por. też rodzaje dokumentacji zakwalifikowane do materiałów archiwalnych, dokumentacja dotycząca wykonawstwa i odbioru inwestycji (umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie, itp.), dokumentacja dotycząca przydziału i najmu lokali i nieruchomości (umowy najmu, itp.), dokumentacja związana z gospodarką materiałową (zapotrzebowania, zamówienia, rozdzielniki, kwity magazynowe), dokumentacja finansowo-księgowa (księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe, dowody księgowe, dokumentacja rozliczeń i windykacji należności, ewidencja syntetyczna i analityczna, itp.), materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, dokumentacja księgowości materiałowo-towarowej (dowody księgowe, karty ilościowo-wartościowe, księgi, rejestry, itp.), dokumentacja z inwentaryzacji (arkusze spisów z natury i protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji), dokumentacja szkół i placówek oświatowych (wnioski i decyzje dotyczące indywidualnego toku nauki, korespondencja i wytyczne dotyczące organizacji i przebiegu egzaminów, prace egzaminacyjne, dzienniki lekcyjne i zajęć pozalekcyjnych, dokumentacja dotycząca organizacji praktyk uczniowskich i zajęć pozalekcyjnych, dokumentacja dotycząca rekrutacji, przenosin uczniów, nagradzania i karania uczniów, ewidencja wydanych legitymacji szkolnych, zaświadczenia dla uczniów, dokumentacja dotycząca realizacji spraw socjalno-bytowych uczniów
Kategoria B3	dokumentacja spraw sądowych gospodarczych i o wykroczenia, skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości, dokumenty usprawiedliwiające absencję w pracy (zwolnienia lekarskie), kopie zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy w jednostkach służby zdrowia, które je wystawiły, zezwolenia na dodatkowe prace pracowników,, opinie i protokoły posiedzeń wraz z załączoną dokumentacją projektową w zespołach uzgadniających dokumentację uzbrojenia terenu, dokumentację eksploatacji środków transportu.
Kategoria B2	reprezentacja własnej jednostki (np. zaproszenia, życzenia, podziękowania, itp., karty udostępniania akt, zezwolenia na dostęp do akt, dokumentacja dotycząca wykonania druku wydawnictw własnych i ich rozpowszechniania, dokumentacja technicznej obsługi wystaw i pokazów, dokumentacja dotycząca zapotrzebowania, zatrudniania i zwalniania pracowników, dokumentacja szkoleń pracowników (rekrutacja uczestników szkolenia i dobór kadr pedagogicznych), listy i karty urlopowe, wnioski o emerytury i renty, dokumentacja dotycząca eksploatacji i remontów nieruchomości, środków trwałych, środków transportowych i łączności
Kategoria Bc	korespondencja operatywna związana z obsługą organizacyjno-techniczną organów kolegialnych (np. rezerwacje, zamówienia, itp.), terminarze, dowody doręczeń, dowody opłat pocztowych, dokumentacja manipulacyjna związana z obsługą delegacji zagranicznych, dokumentacja manipulacyjna dotycząca obsługi administracyjnej kursów szkoleniowych, dowody obecności w pracy (listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe, itp.), ewidencja delegacji służbowych

Omów sposób prowadzenia rejestru spisów przekazanych

Numer spisu (według kolejności wpływu)

Data rejestracji spisu akt przekazanych

Nazwa jednostki, komórki przekazującej

(l.dz. i data spisu;

l.dz. archiwum /składnicy akt Policji)

Daty skrajne

Liczba akt przyjętych

Rozliczenie akt

Uwagi

j.a.

zniszczono

przekazano

j.a.

21.03.2010

Zespół prawny

15/2010

2007 do

2010

- dla kat. A i B prowadzimy oddzielne rejestry, który ujmuje sekretariat w dzienniku korespondencyjnym;

- Data rejestracji spisu akt przekazanych =data rejestracji-termin załatwienia sprawy pokwitowanie odbioru akt przekazanych w dzienniku korespondencyjnym;

- Zespół prawny 15\2010- nazwa komórki oraz numer z dziennika korespondencyjnego prowadzonego przez sekretariat pod którym zarejestrowano daną sprawe tj.Spis akt przekazanych.

Podaj definicję akt

Akta dokumentacja twórcy zespołu, powstaje w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej

Co to jest zespół archiwalny

Zespół archiwalny organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej → twórca zespołu, archiwalizacja

Wykonaj schemat magazynu składnicy akt

Podaj funkcje pomieszczeń biurowych w archiwum zakładowym

powinno spełniać warunki umożliwiające pracownikowi archiwum wykonywanie obowiązk
zapewniać możliwość korzystania z dokumentacji osobom upoważnionym

Co to jest sygnatura archiwalna

Sygnatura archiwalna - znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie zespół znaków wskazujący na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej

Co to jest wykaz akt i czemu służy

Wykaz akt jeden z podstawowych normatywów organizujących pracę biurową (inne to instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna); służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Jaką rolę spełniają magazyny w składnicy akt?

Taką jak archiwów zakładowych

Omów zawartość(układ) rejestru spisów akt przekazanych

................................................................ Miejscowość, data

(pieczęć nagłówkowa komórki lub jedn. org.)

Spis akt nr.........../............. *

..........................................................................................................

(nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej)

przekazanych do archiwum

Lp.

Nr teczki
(dokumentu)

Tytuł teczki
(dokumentu)

Kategoria
archiwalna

Data

Ilość stron

Sygnatura archiwum wojskowego*

Uwagi

Rozpoczęto

Zakończono

Razem pozycji ........................................... (słownie)

Zgadzam się na przekazanie ………………………………...........

akt wymienionych w spisie ………………………………...........

..................................................... (podpisy: przyjmującego i zdającego)

(podpis kierownika komórki lub jedn. org.)

* nadaje archiwum

Omów zadania archiwum zakładowego
gromadzenie wszystkich akt wytworzonych w instytucji
współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do archiwum,
przestrzeganie stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych,
przejmowanie akt,
przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie,
porządkowanie,
prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął,
dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznych,
przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

Czy w magazynie gdzie przechowują się archiwalia znajduje się ewidencja?

Nie ewidencja znajduje się w pomieszczeniu biurowym, jeżeli nie ma pomieszczenia biurowego znajduje się w archiwum

Omów zasady rozmieszczania akt w archiwum zakładowym

Akta przechowywane są na połkach pionowo sposobem bibliotecznym
Akta niearchiwalne mają wyznaczone miejsce w archiwum pozostawic należy miejsce na dalszy dopływ dokumentów, powinny być posegregowane wg działów w jakich zostały wytworzone, dokumenty dotyczące spraw pracowniczych powinny być przechowywane w oddzielnym miejscu
Akta archiwalne mają znajdowac się na oddzielnych regałach nie powinny być składowane na półkach z aktami niearchiwalnymi
Informację o miejscu złożenia akt w magazynie archiwalnym, tj. numer regału łamany
przez numer półki, należy umieścić w rubryce nr 7 formularza spisu zdawczoodbiorczego.

Omów zadania składnicy akt

współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania akt do przekazania do składnicy
przyjmowanie dokumentów z komórek organizacyjnych
przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji
przeprowadzanie corocznych przeglądów dokumentacji pod kątem zabiegów konserwacyjnych
udostępnianie dokumentacji
inicjowanie brakowania
sporządzanie corocznego sprawozdania z zakresu: ilości przejętych akt, ilości akt przekazanych na makulature

Co to jest registratura

dokumenty niezbędne do pracy bieżącej twórcy zespołu, przechowywane w jego komórkach organizacyjnych, komórka organizacyjna (stanowisko pracy) twórcy zespołu zajmująca się wyłącznie lub m.in. rejestracją i przechowywaniem dokumentów potrzebnych do pracy bieżącej

Na czym polega porządkowanie akt

nadawanie prawidłowego układu materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja. Por. opracowywanie zespołu archiwalnego.

Porządkowanie akt polega na ułożeniu ich wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej oraz właściwym opisaniu teczek, a następnie ułożeniu ich w porządku ustalonym wykazem akt, przy czym akta kat. A należy dodatkowo przesznurować, ponumerować strony, a na okładce teczki wypisać kategorię i liczbę zawartych w teczce stron.

Omów zabezpieczenia archiwum przed szkodliwymi czynnikami

Rolety w oknach
Utrzymywanie właściwej temp i wilgotności
Przestrzeganie przepisów bhp i p. poż
Zabezpieczenie przed gryzoniami i owadami

Na czym polega organizacja prac w archiwum zakładowym?
Omów zawartość(układ) rejestru spisów akt przekazanych

Omów zasady kwalifikowania dokumentacji

Korzysta się z jednolitego wykazu akt

Podaj ilość jednostek archiwalnych dla spisu posiadającego 6 pozycji (8 teczek)

6 jednostek archiwalnych bo 1 jednostka archiwalna = 1 pozycja

Proszę dokonać kwalifikacji teczki „skarga na przebieg postępowania kwalifikacyjnego” do danej z poniższych grup

Dokumentacja dotycząca postępowań kwalifikacyjnych
Dokumentacja dotycząca skarg i wniosków

Omów zasady przejmowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt
Omów strukturę organizacyjną archiwów i składnic akt w policji

0x01 graphic

Omów lokalizację archiwum w budynku

Pomieszczenia archiwum powinny znajdować się w budynku administracyjno biurowym. Najlepiej żeby były usytuowane w jego północnej części. Jeżeli archiwum znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę to, aby stropy miały odpowiednią nośność (w przypadku regałów stacjonarnych 1200kg/m², a w przypadku regałów kompaktowych 1700kg/m²) . W pomieszczeniach zaadoptowanych na potrzeby archiwum należy zadbać o to, aby były one odpowiednio ogrzewane miały sprawną wentylację. Pomieszczenia takie trzeba zabezpieczyć przed zalaniem a także przed nadmierną penetracją promieni słonecznych. Oba te czynniki wpływają niekorzystnie na stan gromadzonych zasobów archiwalnych.

Co stanowi ewidencję archiwalną

Spisy zdawczo odbiorcze akt, które sporządzane są oddzielnie dla akt kat. „A” i akt kat „B”
Wykazy spisów zdawczo odbiorczych
Spisy zdawczo odbiorcze akt kat. ”A” które przekazywane są do archiwum państwowego
Kartoteki udostępniania akt
Protokoły o braku lub zniszczeniu akt
Spisy dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych

Omów wyposażenie w pokojach biurowych archiwum zakładowego

Krzesło stolik komputer drukarka materiały piśmiennicze

Proszę dokonać kwalifikacji teczki „zaopatrzenie w systemy łączności „ do jednej z poniższych grup

Procedura zaopatrzenia
Projektowanie, wdrażanie i eksploatacja systemów łączności

Co to jest ekspertyza archiwalna

Ekspertyza archiwalna szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji.

Czy jedna jednostka archiwalna odpowiada jednej teczce

Zależy od wielkości zgromadzonego materiału archiwalnego

Omów wyposażenie pomieszczeń magazynowych

W lokalu archiwum powinny być wydzielone następujące pomieszczenia:

Pomieszczenie dla personelu powinno być wyposażone w niezbędny sprzęt, który umożliwi odpowiednie warunki pracy. Warunki te powinny odpowiadać wszelkim zawartym normom w przepisach, do których przestrzegania obowiązuje pracodawcę kodeks pracy. Ponadto każdy pracownik archiwum powinien posiadać sprzęt ochronny tj. fartuch, rękawiczki. Wszystkie zalecenia znajdują się w stanowiskowej instrukcji pracy.
Magazyn do składowania akt powinien być wyposażony w

- regały stacjonarne muszą one być odpowiednio zakonserwowane przy użyciu specjalistycznych farb do metali regały mogą mieć półki metalowe jak również półki drewniane, jeżeli półki wykonane są z drewna należy je zaimpregnować substancjami przeciw owadom.

W przypadku akt o nietypowych rozmiarach należy pamiętać, aby odpowiednio rozmieścić półki. Regały stacjonarne należy odpowiednio rozmieścić i oznakować tak, aby był do nich łatwy i szybki dostęp.

-regały kompaktowe to regały, które można przesuwać w płaszczyźnie poziomej. Pozwalają one na gromadzenie większej ilości akt.

-szafy są przeznaczone do przechowywania map, planów, rysunków oraz innych materiałów o nietypowych formatach.

-urządzenia do odczytu i reprodukcji są to urządzenia do odczytu mikrofilmów, mikrofisz.

C. Pomieszczenie do udostępniania akt.

Co to jest inwentarz akt
Omów znaczenie instrukcji archiwalnej

przedmiot i zakres instrukcji,
organizację i zakres działania archiwum zakładowego,
personel archiwum zakładowego,
lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
przechowywanie i ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym,
udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym,
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym
przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
kontrolę archiwum zakładowego,
postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.

Do instrukcji należy dołączyć wzór opisu teczki aktowej oraz wzory formularzy.

Omów przeciwdziałanie czynnikom szkodliwym w archiwum zakładowym

Stosowanie rolet w oknach
Utrzymywanie odpowiedniej temp i wilgotności
Utrzymywanie porządku i czystości w magazynie archiwalnym
Przestrzeganie przepisów p. poż
Zabezpieczanie przed gryzoniami i owadami

Co to jest kwerenda

Kwerenda poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby

Omów czynniki mające negatywny wpływ na archiwalia

Światło słoneczne wilgoć

- nieodpowiednia temperatura i wilgotność

-zanieczyszczenia atmosferyczne i pyłowe

-światło

-mikroorganizmy (np. pleśnie)

-owady (rybili, karaluchy) i gryzonie (myszy, szczury)

Omów role i zadania personelu w archiwum zakładowym

Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie tworzenia teczek spraw i ich przygotowanie do przekazania do archiwum. Polega ona na szkoleniu pracowników w zakresie postępowania i kwalifikowania dokumentacji.
Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych wg wcześniej opracowanego harmonogramu.
Przechowywanie i zabezpieczanie akt polega na prawidłowym zabezpieczeniu akt przed niekorzystnymi czynnikami zewnętrznymi. Do tych prac należy zaliczyć dbałość personelu o utrzymanie odpowiedniej temperatury i wilgotności a także zabezpieczenie dokumentacji przed niekorzystnym wpływem promieniowania słonecznego. Ważne jest także utrzymanie porządku w archiwum.
Ewidencjonowanie posiadanych akt. Ewidencja akt w archiwum pozwala na określenie ilości oraz kategorii przechowywanych akt, jak również umożliwia odszukanie akt a także pozwala na ich udostępnianie, wypożyczanie lub brakowanie. Udostępnianie akt do celów służbowych a także do celów naukowo badawczych. Dokumenty takie należy udostępniać w pomieszczeniu do tego przygotowanym.
Porządkowanie (w razie potrzeby) akt niewłaściwie opracowanych.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął. Jest to proces polegający na wydzieleniu i przekazaniu akt do zniszczenia. Brakowanie akt umożliwia zwolnienie w archiwum zakładowym regałów na nową dokumentację, która spływa do archiwum.
Konserwacja dokumentacji najczęściej polega na podklejeniu uszkodzonych lub przedartych kart. Podczas wykonywania tych czynności należy używać klejów z dodatkiem środka grzybobójczego. W przypadku, gdy dokumenty zostają zalane należy niezwłocznie przystąpić do ich osuszania. Jeżeli nie ma takiej możliwości dokumenty należy zamrozić, co spowalnia procesy rozwoju grzybów i pleśni. Rozmrażanie dokumentów powinno odbywać się w specjalnych komorach liofilizacyjnych (suszenie zamrożonych substancji przy użyciu niskich temperatur i zmniejszonym ciśnieniu).
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego zgodnie z Zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 roku. Przekazywane akta muszą być kompletne i uporządkowane.
Utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum zakładowe.

Co to jest kartoteka

Kartoteka zbiór wypełnionych kart inwentarzowych, skorowidzowych, rejestracyjnych lub innych, ułożonych w określonym porządku

Podaj przykłady typowych rejestrów archiwalnych

Spisy zdawczo odbiorcze akt, które sporządzane są oddzielnie dla akt kat. „A” i akt kat „B”
Wykazy spisów zdawczo odbiorczych
Spisy zdawczo odbiorcze akt kat. ”A” które przekazywane są do archiwum państwowego
Kartoteki udostępniania akt
Protokoły o braku lub zniszczeniu akt
Spisy dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych

Omów znaczenie instrukcji archiwalnej dla pracy w archiwum i funkcjonowania zakładu

Na czym polega porządkowanie zbioru

Porządkowanie zbioru nadawanie prawidłowego układu materiom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja→ opracowywanie zespołu archiwalnego

Wykonaj schemat archiwum zakładowego

DYREKTOR

Czemu służy inwentarz akt

Inwentarz akt to spis treści umożliwiający zapoznanie się dokumentacją znajdującą się w archiwum

Co to jest sygnatura archiwalna

Sygnatura archiwalna - znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie
zespół znaków wskazujący na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej

Podaj zakres instrukcji kancelaryjnej

Przepis normujący zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum. Reguluje obieg pism i akt w danej instytucji

cel instrukcji,

wyjaśnienie stosowanych pojęć,
zasady obiegu pism i podziału akt,
przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism,
rozdzielanie i doręczanie korespondencji,
przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia,
rejestrowanie spraw i znakowanie pism,
sposób aprobaty i podpisywania pism,
wysyłanie korespondencji,
postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub jednostki organizacyjnej),
sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw,
kontrolę załatwiania spraw.

Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism.

Ile pomieszczeń powinno mieć archiwum zgodnie z instrukcją archiwalną w policji

Pomieszczenie dla personelu, czytelnia, magazyn akt w którym jest wydzielone pomieszczenie na magazyn akt tajnych

Jakie warunki powinien spełniać magazyn akt?

Magazyn archiwalny powinien zajmować pomieszczenie:
suche,
chronione przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych,
z możliwością wietrzenia pomieszczeń,
zabezpieczone przed włamaniem

Omów znaczenie instrukcji kancelaryjnej

Przepis normujący zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum. Reguluje obieg pism i akt w danej instytucji

cel instrukcji,
wyjaśnienie stosowanych pojęć,
zasady obiegu pism i podziału akt,
przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie pism,
rozdzielanie i doręczanie korespondencji,
przeglądanie i przydzielanie pism do załatwienia,
rejestrowanie spraw i znakowanie pism,
sposób aprobaty i podpisywania pism,
wysyłanie korespondencji,
postępowanie z dokumentacją w przypadkach szczególnych (np. likwidacja komórki lub jednostki organizacyjnej),
sposób przedłużenia terminów załatwienia spraw,
kontrolę załatwiania spraw.

Do instrukcji powinny być załączone wzory formularzy oraz schemat obiegu pism.

Co oznacza cyfra występująca po oznaczeniu literowym kategorii

Cyfra oznacza jaki okres czasu będzie przechowywany dany dokument

Co to jest instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna przepis normujący zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum