Jak prowadzić biuro rachunkowe

Stan prawny na 3 października 2006 r.

Wiesława Kwiatkowska

[e-mail]

WYŚLIJ PYTANIE

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ramach usług wykonywanych na zlecenie podmiotów gospodarczych jest licencjonowane. Księgi rachunkowe można prowadzić usługowo tylko z uprawnieniami potwierdzonymi certyfikatem Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to, że tylko osoba posiadająca taki certyfikat może założyć i prowadzić biuro rachunkowe. Biuro w formie spółki cywilnej mogą założyć m.in. osoby fizyczne nieposiadające certyfikatu oraz osoby prawne, ale pod warunkiem, że zatrudnią pracowników z certyfikatem.

W „Poradniku” postaramy się przedstawić aspekty obsługi firm i podatników przez biura. Obsługują one zróżnicowanych podatników, w związku z tym zakres świadczonych przez nie usług jest różny. Z pewnością olbrzymie znaczenie ma to, z czym petent zwraca się do biura rachunkowego, jakiej usługi oczekuje. Wciąż najczęstsze są zlecenia na prowadzenie ksiąg od podatników, którzy są właścicielami przedsiębiorstw mniejszych rozmiarów. Zarówno zakres umowy z biurem, liczba załączników do tej umowy, wysokość wynagrodzenia, jak i inne elementy współpracy uzależnione są więc od zakresu usług. Zleceniodawcami w zakresie prowadzenia rachunkowości mogą być zarówno przedsiębiorcy - osoby fizyczne prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą, jak i spółki cywilne, jawne i komandytowe. Księgi do prowadzenia przez biuro mogą oddać też spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Coraz częściej zdarza się też, że usługę taką zlecają stowarzyszenia i fundacje. „Poradnik” stanowi przydatne vademecum, wskazując metody, sposoby i podstawy prawne sprawnego prowadzenia biura.

Wiele emocji ciągle jeszcze budzi prawo do prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. Często Czytelnicy zwracają się z pytaniem, czy mogą powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów osobie niemającej uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Natomiast osoby, które czują się na siłach prowadzić takie księgi, pytają, czy mogą to robić np. na podstawie umowy zlecenia z klientem bez uprawnień na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, bo przecież podatkowa księga przychodów i rozchodów to nie księgi rachunkowe. Niestety, mimo że podatkowa księga przychodów i rozchodów jest dosyć prostym urządzeniem księgowym, nie wolno jej prowadzić bez uprawnień. Aby osoby nieposiadające licencji na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mogły prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, muszą posiadać uprawnienia doradcy podatkowego. W myśl art. 81 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 9, poz. 86 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 10, poz. 66), osoby wykonujące czynności doradztwa podatkowego bez uprawnień podlegają grzywnie do 50 000 zł.

Wszyscy zainteresowani prowadzeniem ksiąg powinni wiedzieć, że nie należy mylić ksiąg podatkowych z księgami rachunkowymi. Pojęcia te nie są bowiem tożsame. Przepisy dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 120, poz. 1022 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 122, poz. 846), mają zastosowanie do ksiąg rachunkowych prowadzonych na podstawie ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości określa podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W przypadku gdy dana osoba prowadzi te księgi usługowo na rzecz takiego podmiotu, obowiązują ją przepisy wymienionego rozporządzenia, a zatem musi posiadać licencję Ministerstwa Finansów na taką działalność.

Natomiast przepisy tego rozporządzenia nie mają zastosowania do podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. W tym zakresie mają zastosowanie inne regulacje, mianowicie przepisy ustawy o doradztwie podatkowym. Artykuł 2 ust. 1 pkt 2 tej ustawy stanowi, że prowadzenie w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie stanowi doradztwo podatkowe. Czynności doradztwa zastrzeżone są wyłącznie dla osób uprawnionych w rozumieniu tej ustawy. Tak więc prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów stanowi czynności doradztwa podatkowego, które prowadzić mogą tylko podmioty określone przepisami ustawy o doradztwie.

ZAPAMIĘTAJ

Osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą prowadzić również księgi podatkowe: podatkową księgę przychodów i rozchodów i inne ewidencje. Natomiast osoby niemające licencji na taką działalność, aby prowadzić podatkowe księgi przychodów i rozchodów, muszą posiadać uprawnienia doradcy podatkowego.

Kto może usługowo prowadzić księgi

Przyjrzyjmy się, kto może usługowo prowadzić księgi rachunkowe, jaki zakres wiedzy musi posiadać i jaką mieć za sobą praktykę.

Księgi rachunkowe można prowadzić usługowo tylko z uprawnieniami, potwierdzonymi certyfikatem Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to jednak, że założyć i prowadzić biuro rachunkowe może tylko osoba posiadająca taki certyfikat. Biuro rachunkowe w formie spółki cywilnej prowadzić mogą m.in. osoby fizyczne nieposiadające certyfikatu oraz osoby prawne, pod warunkiem, że zatrudnią pracowników z certyfikatem.

Problematykę uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych reguluje wspomniane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nadal działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych można, przy spełnieniu określonych warunków, prowadzić bez konieczności zdawania egzaminu. W myśl przepisów przedmiotowego rozporządzenia, działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać:

•  osoby fizyczne uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•  niemające osobowości prawnej spółki handlowe oraz wspólnicy spółki cywilnej, jeżeli:

- czynności związane z tą działalnością wykonuje co najmniej jeden ze wspólników spółki, uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, lub

- powierzają wykonywanie czynności związanych z tą działalnością pracownikom uprawnionym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•  osoby prawne oraz inne niż wymienione wcześniej jednostki niemające osobowości prawnej, jeżeli powierzą wykonywanie czynności związanych z tą działalnością pracownikom uprawnionym do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Osoba fizyczna, aby prowadzić biuro rachunkowe, musi posiadać świadectwo kwalifikacyjne. Nie ma możliwości prowadzenia działalności bez licencji. Osoba prawna taką możliwość posiada, wystarczy bowiem, że zatrudni pracownika posiadającego świadectwo kwalifikacyjne. Natomiast zatrudnienie pracownika z licencją przez osobę fizyczną nie rozwiązuje problemu, chyba że będą to dwie osoby fizyczne, które zdecydują się na założenie spółki cywilnej i zatrudnienie pracownika z certyfikatem uprawniającym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

ZAPAMIĘTAJ

Osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych to osoby fizyczne posiadające certyfikat księgowy, wydany przez Ministra Finansów, oraz osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych (na podstawie odrębnych przepisów).

Egzaminy kwalifikacyjne

Certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych może otrzymać osoba fizyczna, która złożyła oświadczenie, że posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, nie była prawomocnie skazana wyrokiem sądu za przestępstwa popełnione umyślnie oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości. To pierwszy podstawowy warunek. Ponadto osoba ta musi spełnić co najmniej jeden z warunków wymienionych niżej:

•  udokumentować trzyletnią praktykę w księgowości oraz posiadać wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na jednym z kierunków ekonomicznych o specjalności rachunkowość w jednostkach organizacyjnych, uprawnionych zgodnie z odrębnymi przepisami do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

•  udokumentować trzyletnią praktykę w księgowości oraz posiadać wyższe wykształcenie magisterskie lub równorzędne oraz ukończyć studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych, uprawnionych zgodnie z odrębnymi przepisami do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

•  udokumentować dwuletnią praktykę w księgowości, posiadać wykształcenie co najmniej średnie oraz złożyć z wynikiem pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Praktyka w księgowości

Wymóg praktyki w księgowości uważany jest za spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności - na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej - było wykonywanie określonych czynności. Należą do nich:

•  prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

•  wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

•  sporządzanie sprawozdań finansowych.

CO NA TO PRAKTYKA?

Jak potwierdzić praktykę zawodową

Czy podpisane umowy zlecenia na pracę w księgowości będą stanowiły dowód potwierdzający praktykę zawodową?

Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wymóg praktyki uważa się za spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, było prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zatem osoby ubiegające się o certyfikat księgowy w celu udokumentowania praktyki w księgowości, zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia), powinny przedstawić świadectwo pracy lub zaświadczenie potwierdzające wykonywanie powyższych czynności. Zaświadczenie od pracodawcy powinno określać formę zatrudnienia, okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, a także - jeśli nie wynika to z innych dokumentów - zakres czynności wykonywanych przez wnioskodawców.

Dodatkowo, w przypadku gdy jednostka nie jest lub nie była obowiązana do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 157, poz. 1119), wymagane jest zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające formę ewidencji prowadzonej przez jednostkę.

Niezbędne dokumenty w staraniach o certyfikat lub o zakwalifikowanie do egzaminu

Osoby ubiegające się o wydanie certyfikatu lub zakwalifikowanie do egzaminu muszą złożyć do Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów następujące dokumenty:

•  zawierające dane osobowe: numer PESEL - a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość - oraz imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz adres,

•  potwierdzające praktykę w księgowości,

•  dyplom lub świadectwo - potwierdzające posiadane wykształcenie,

•  oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o niekaralności.

Podanie o wydanie certyfikatu księgowego lub o zakwalifikowanie do egzaminu i załączniki do tego podania powinny być opatrzone znakami opłaty skarbowej w myśl przepisów ustawy o opłacie skarbowej. Obecnie opłata skarbowa za wniosek wynosi 5 zł i 0,50 zł za każdy załącznik. Kopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie i praktykę w księgowości powinny być uwierzytelnione przez notariusza.

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do egzaminu kwalifikacyjnego na księgowego, musisz uiścić opłatę w wysokości 480 zł na konto bankowe jednostki egzaminującej. Jeśli nie przystąpisz do egzaminu w pierwszym terminie, np. z ważnych przyczyn losowych, możesz ubiegać się w terminie 14 dni od daty pierwszego egzaminu o zwrot opłaty egzaminacyjnej. Zwrot powinieneś otrzymać w terminie 30 dni, musisz jednak złożyć wniosek w tej sprawie. Przystępując do egzaminu, zabierasz ze sobą dowód osobisty (paszport w przypadku osób nieposiadających polskiego obywatelstwa) lub inny dokument z numerem PESEL. Egzamin trwa 5 godzin i składa się ze 160 pytań w formie testu jednokrotnego wyboru (odpowiedź prawidłowa - 2 pkt, odpowiedź nieprawidłowa - minus 1 pkt, brak odpowiedzi - 0 pkt) oraz 3 zadań sytuacyjnych (ocenianych w skali od 1 do 10). Komisja oznacza prace egzaminowanych kodem, który pozwala na identyfikację autora. Prace, których autora nie można zidentyfikować, są oceniane jako niedostateczne. Aby zdać egzamin, trzeba osiągnąć minimum 192 punkty z testu oraz 18 punktów z zadań sytuacyjnych. Jeśli nie uzyskasz minimalnej liczby punktów, możesz przystąpić do egzaminu powtórnie; wtedy uiszczasz jedynie opłatę egzaminacyjną.

W przypadku gdy osoba, której nie udało się zdać egzaminu, nie zgadza się z wynikami egzaminu, przysługuje jej prawo odwołania. Odwołanie do komisji za pośrednictwem Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów składa na piśmie w terminie 21 dni od ogłoszenia wyników egzaminu.

Forma działalności biura rachunkowego i jej opodatkowania

Jeśli mamy już za sobą problem certyfikatu na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, pozostają do załatwienia sprawy związane z rozpoczęciem prowadzenia działalności, tzn. jak przy każdej innej działalności gospodarczej, wszelkie obowiązki rejestracyjne. Musimy zatem wybrać formę prawną prowadzenia działalności, czyli biura rachunkowego, oraz wybrać z zakresu dozwolonych form - formę opodatkowania tej działalności. Mimo że biuro nastawia się na obsługę podatkowo-rachunkową firm, musi przecież prowadzić własną dokumentację księgową, w zależności od wybranej formy opodatkowania.

Działalność gospodarcza, w zależności od wybranej formy prawnej, podlega wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez gminy bądź do Krajowego Rejestru Sądowego. Po dokonaniu wpisu pozostają do załatwienia standardowe kwestie: NIP, REGON, ZUS itp.

Jak kontrolować finanse biura rachunkowego na początku działalności

Finanse biura rachunkowego, podobnie jak finanse każdego innego przedsiębiorstwa, muszą być kontrolowane. Kontrola polega m.in. na sporządzaniu budżetu oraz planowaniu poziomu kosztów firmy. W pierwszej fazie wprowadzania takiej kontroli najlepiej jest wykorzystywać metody najmniej skomplikowane.

W każdym rozwijającym się przedsiębiorstwie, a więc także w biurze rachunkowym, niezmiernie ważną rolę odgrywa kontrola przychodów i kosztów firmy. Bez tego łatwo doprowadzić do sytuacji, kiedy usługi będą świadczone poniżej kosztów ich wytworzenia, co w dłuższej perspektywie grozi bankructwem. Warto także zwrócić uwagę na fakt, że w większości przypadków biura rachunkowe nie mają skomplikowanych struktur organizacyjnych oraz nie świadczą wielu rodzajów usług, w związku z czym nie ma potrzeby stosowania skomplikowanych procedur kontrolnych.

Przy opisie konkretnych metod sprawowania kontroli nad finansami biura rachunkowego bardziej niż na formułach teoretycznych skupimy się na konkretnych radach, które mogą być zastosowane w większości biur.

Sprawowanie kontroli nie powinno być czynnością jednorazową, ale stałą, dokonywaną niezależnie od etapu rozwoju firmy oraz jej kondycji finansowej. Zakres kontroli będzie różny w zależności od tego, czy firma dopiero powstaje, czy też prowadzi działalność od dawna.

Na etapie powstawania firmy trzeba sobie uświadomić, że rentowność działalności nie powinna być najważniejsza. Najważniejsze jest pozyskanie klientów, a więc zapewnienie przetrwania firmy oraz jej dalszego rozwoju.

Doświadczeni właściciele biur rachunkowych często podkreślają, że najistotniejsze dla przetrwania biura rachunkowego jest pozyskanie pierwszych kilku tzw. dobrych klientów (większych i stałych). Jeśli będą zadowoleni, można liczyć, że zachęcą do korzystania z usług biura rachunkowego innych potencjalnych klientów.

Aby pozyskać pierwszych klientów, często trzeba przejściowo zrezygnować z zysków i zaproponować konkurencyjne ceny, np. 20-30% niższe od cen bezpośredniej konkurencji na danym terenie. Jest bardzo ważne, aby mimo niższej ceny usługi były wykonywane na wysokim poziomie. Nowym klientom warto także zaproponować, w ramach jednej opłaty, dodatkowe usługi, np. sporządzenie wniosku kredytowego czy pomoc przy pozyskaniu środków unijnych.

Jeśli firma pozyskała kilku pierwszych klientów, to w celu zwiększenia rentowności powinna odchodzić w stosunku do kolejnych klientów od stosowanych na początku preferencyjnych warunków. Proces ten powinien być jednak rozłożony w czasie, aby nowi klienci nie czuli się dyskryminowani (pamiętajmy, że klienci często kontaktują się ze sobą). Kolejnym klientom można proponować ceny niższe od konkurencji (np. o 5-10%), ale już nie tak niskie, jak na początku. Z czasem powinno się dążyć do sytuacji, w której biuro będzie miało na tyle dobrą renomę, że jakość usług, a nie cena, będzie najważniejszym kryterium pozyskania lub utrzymania w biurze dotychczasowych klientów. Wtedy ceny mogą kształtować się nawet nieco powyżej cen konkurencji, a klienci będą skłonni je zaakceptować.

Walka o klienta i dobra polityka cenowa to jednak nie wszystko. Od samego początku warto sporządzać, choćby bardzo uproszczoną, kalkulację wyników działalności, która będzie formą biznesplanu biura rachunkowego. Biznesplan pozwoli określić rentowność firmy, a przede wszystkim dopuszczalny poziom cen w pierwszych miesiącach działalności. Dzięki temu będzie można zebrać choćby przybliżone informacje, mówiące na przykład o tym, ilu klientom można zaproponować preferencyjne warunki, jak długo mogą one trwać itp. Doświadczenia zdobyte na początku będą bardzo przydatne w dalszej fazie rozwoju firmy.

Gdy działalność firmy już się rozpocznie, biznesplan powinien zostać zastąpiony przez bud- żet. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie ma tu mowy o skomplikowanych, bardzo rozbudowanych budżetach dla dużych firm, ale o uproszczonym, pomocnym narzędziu służącym planowaniu finansowemu.

W początkowym okresie działalności biura rachunkowego trudno planować finanse firmy w długim okresie. Nie ma wtedy choćby orientacyjnego rozeznania, na jakim realnym poziomie mogą się kształtować przychody i koszty. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem działalności biura warto uzyskać zapewnienie kilku potencjalnych klientów, że po rozpoczęciu działalności skorzystają oni z naszych usług. Sytuacja, w której przyszły właściciel ma już wcześniej „umówionych” klientów, jest sytuacją często spotykaną. W znacznym stopniu zmniejsza ona ryzyko niepowodzenia przedsięwzięcia.

Załóżmy, że uzyskaliśmy zapewnienie kilku klientów i zdecydowaliśmy się rozpocząć działalność. Planowanie finansowe rozpocznijmy od najprostszych podsumowań wyników naszej działalności oraz od planowania krótkich okresów, np. trzech pełnych miesięcy działalności. Za wykorzystaniem prostych narzędzi przemawia możliwość ich szybkiej weryfikacji oraz brak czasu na dokonywanie żmudnych obliczeń. Wynika to z doświadczeń właścicieli biur rachunkowych, którzy przyznają, że szczególnie w początkowej fazie działalności biura bardzo trudno jest znaleźć czas na cokolwiek innego niż praca nad rozwojem firmy, a tym bardziej na pracochłonne kalkulacje budżetu. Jednak ci sami księgowi przyznają, że przygotowywanie prostych planów na przyszłość może w pozytywny sposób wpłynąć na szybsze uformowanie pożądanego kształtu firmy.

Uproszczony opis planu finansów biura rachunkowego od niedawna prowadzącego działalność przedstawia poniższy przykład.

PRZYKŁAD

Pani Agnieszka, właścicielka biura rachunkowego prowadzącego działalność od niespełna pół roku, postanowiła lepiej zadbać o finanse firmy, dokonując uproszczonej kalkulacji przyszłych kosztów i przychodów. Planując koszty i przychody, pani Agnieszka oceniła dotychczasową działalność i stara się realnie ująć te wielkości w budżecie.

W pierwszej kolejności zostały zaplanowane koszty bezpośrednie, w szczególności koszty wynagrodzeń księgowych, które są bezpośrednio związane ze świadczonymi usługami.

W dalszej kolejności są planowane koszty pośrednie, takie jak amortyzacja sprzętu biurowego oraz wydatki na remont lokalu, w którym znajduje się biuro.

W budżecie pani Agnieszki zostały określone koszty sprzedaży, w tym przede wszystkim koszty reklamy biura w prasie oraz wynajęcia jednego billboardu przy uczęszczanej trasie nieopodal biura.

W planie finansowym zostały także ujęte koszty ogólnego zarządu biurem, takie jak płace właściciela, koszty ubezpieczenia lokalu oraz koszty ubezpieczenia OC.

Dodając wydatki związane z poszczególnymi elementami budżetu, pani Agnieszka otrzymała wartość kosztów wytworzenia sprzedanych produktów (usług). Kosztom tym przeciwstawione zostały planowane przychody. Przychody zostały zaplanowane przy założeniu, że w najbliższym półroczu firma będzie obsługiwać nie 8, lecz 10 firm o podobnej wielkości, a więc przychody wzrosną o 25%.

Na zakończenie planowania pani Agnieszka przygotowała na własne potrzeby sprawozdanie „pro forma”, z którego dowiedziała się, że jeżeli zrealizuje swoje założenia, to w II kwartale drugiego półrocza po raz pierwszy osiągnie zysk. Zysk zamierza przeznaczyć na zakup nowoczesnego programu finansowo-księgowego. Zapowiedź zysku utwierdziła ją także w przekonaniu o właściwej polityce cenowej stosowanej w stosunku do klientów. Potwierdza to również fakt, że w pierwszym półroczu dotychczasowej działalności tylko jeden klient zrezygnował z usług biura, a pozyskano czterech nowych.

Na podstawie przedstawionego przykładu zastanówmy się krótko, jaki powinien być poziom poszczególnych rodzajów kosztów.

W większości przypadków najważniejszą pozycją wśród kosztów działalności biura rachunkowego są płace. Szczególnie w biurze rachunkowym jest je trudno zaplanować. Nie mogą być one zbyt wysokie, bo znacznie pogorszą wynik finansowy jednostki. Nie mogą być minimalne, bo pracownik wynagradzany w taki sposób odejdzie przy pierwszej nadarzającej się okazji. Nie podając konkretnych kwot, ponieważ dla każdego regionu kraju przeciętne stawki mogą się znacznie różnić, można wskazać, że poziomem właściwym dla płac będzie taki, przy którym pracownik dobrze się zastanowi, zanim podejmie decyzję o odejściu. To znaczy, że ewentualną podwyżkę wynagrodzenia u nowego pracodawcy zestawi z ryzykiem wiążącym się ze zmianą otoczenia (nowy szef i współpracownicy), nowymi warunkami pracy i faktycznym zakresem obowiązków.

Dość pokaźną część kosztów biura rachunkowego mogą stanowić koszty reklamy oraz wynajmu lokalu. Reklama ma szczególne znaczenie w pierwszej fazie działalności. Z wydatkami na nią należy być bardzo ostrożnym. Brak wielu ogłoszeń prasowych i ulicznych w branży usług księgowych świadczy w dużej mierze o dość ograniczonym znaczeniu reklamy bezpośredniej.

Dużo bardziej skuteczne od reklamy bezpośredniej jest dobre zdanie klientów o usługach świadczonych przez biuro. Całkowicie o reklamie bezpośredniej nie należy jednak zapominać - warto ją stosować, ale w ograniczonym zakresie.

Znaczne koszty wiążą się z wynajmem lokalu. Z tą kwestią często łączy się czynnik psychologiczny. Dość typowa jest sytuacja, że dynamicznie rozwijające się biuro rachunkowe, chcąc podnieść swój prestiż, zmienia siedzibę na większą i lepiej zlokalizowaną. Zabieg taki znacznie podraża koszty utrzymania biura. Wielu (nawet znacznej wielkości) klientom zupełnie nie przeszkadza nieco gorsza lokalizacja i przeciętny standard powierzchni biurowej (ważne są inne elementy, np. dostępność parkingu). Znane są przypadki bankructw spowodowanych nagłym wzrostem kosztu najmu lokalu.

Zgodnie z prawem

§ 1 rozporządzenia w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Rozporządzenie określa warunki uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

•  kwalifikacje i wymagania, których spełnienie uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•  wykaz dokumentów składanych przez osoby fizyczne ubiegające się o wydanie certyfikatu księgowego oraz wzór certyfikatu księgowego potwierdzającego te kwalifikacje,

•  tryb działania i organizację Komisji Egzaminacyjnej powoływanej przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych dla sprawdzenia w drodze egzaminu kwalifikacji osób ubiegających się o wydanie certyfikatu księgowego, sposób wynagradzania członków Komisji Egzaminacyjnej, tryb przeprowadzania egzaminu oraz wysokość i sposób wnoszenia opłaty egzaminacyjnej,

•  sposób prowadzenia wykazu osób posiadających certyfikat księgowy.

Zawód doradcy podatkowego

Gdy zawieramy umowę z doradcą podatkowym, powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na cenę świadczonych przez niego usług, ale również na doświadczenie i posiadane kwalifikacje.

Doradca podatkowy zawodem zaufania publicznego

Wiemy już, jaki poziom wiedzy musi reprezentować osoba z certyfikatem na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przyjrzyjmy się więc teraz zawodowi doradcy podatkowego i porównajmy go z zawodem księgowego z certyfikatem na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Musimy mieć bowiem świadomość różnic w zakresie wiedzy, praktyki i odpowiedzialności za wykonywane usługi. Zawód doradcy podatkowego, w przeciwieństwie do zawodu księgowego, usługowo prowadzącego księgi rachunkowe, jest uregulowany ustawowo. Wykonywanie tego zawodu jest obwarowane ustawowymi rygorami. Co więcej, nad etycznym i prawidłowym wykonywaniem usług doradztwa podatkowego czuwają odpowiednie organy samorządu zawodowego. Zawód ten, będący zawodem zaufania publicznego, cechuje się możliwością zapewnienia klientowi większego bezpieczeństwa oraz zachowania tajemnicy zawodowej.

Podatnik, udając się do doradcy podatkowego, może oczekiwać od niego ściśle określonych usług. Jak wynika z art. 2 ustawy o doradztwie podatkowym, świadczenie usług z zakresu doradztwa podatkowego obejmuje: udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii, wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych oraz prowadzenie - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów - ksiąg podatkowych i innych ewidencji dla celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie. Doradztwem podatkowym jest też sporządzanie - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów - zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie.

Doradców podatkowych wyposażono też w uprawnienie do występowania w charakterze pełnomocnika procesowego strony zarówno w postępowaniu podatkowym, jak i w postępowaniu przed sądem administracyjnym. Takich uprawnień nie ma, niestety, osoba usługowo prowadząca księgi rachunkowe.

Trzeba wspomnieć, że ostatnia nowelizacja ustawy o doradztwie podatkowym rozszerzyła uprawnienia księgowych z certyfikatem Ministra Finansów o możliwość wykonywania niektórych czynności zastrzeżonych dotychczas dla doradców podatkowych. Chodzi o możliwość sporządzania zeznań podatkowych i deklaracji podatkowych osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz doradzania im w tym zakresie.

Jakich zasad musi przestrzegać doradca

Na każdej osobie wykonującej zawód doradcy podatkowego spoczywa obowiązek przestrzegania obowiązujących norm prawnych i zasad etyki. Najważniejszą z nich jest podejmowanie wszelkich niezbędnych działań w celu ochrony klienta i dbałości o jego interesy, oczywiście w granicach obowiązującego prawa. Doradca podatkowy zobligowany jest do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji. Jest on również obowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej. Powinien zachować w tajemnicy wszelkie fakty i informacje, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu. Naruszenie tajemnicy zawodowej może skutkować pociągnięciem doradcy podatkowego do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Dlatego doradca podatkowy zobowiązany jest również do odpowiedniego zabezpieczenia i przechowywania danych, w szczególności danych osobowych klienta, danych dotyczących prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa czy źródeł jego finansowania. Sprawa ta inaczej przedstawia się w przypadku certyfikowanych księgowych, którzy nie mają ustawowych uregulowań i nie są związani obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

Doradca podatkowy nie może być przesłuchiwany jako świadek co do faktów i informacji, które jest zobowiązany zachować w tajemnicy, chyba że zostanie zwolniony z tego obowiązku w trybie określonym odrębnymi przepisami. Organem, który w postępowaniu sądowym może zwolnić doradcę z tego obowiązku, jest sąd lub prokurator. Natomiast gdy sprawa toczy się przed organami podatkowymi, jedynym uprawnionym w tym zakresie jest prokurator, który podejmuje swoją decyzję na wniosek organu prowadzącego postępowanie. Uprawnienia do zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy nie posiada natomiast ani organ podatkowy, ani inspektor kontroli skarbowej.

Odpowiedzialność dyscyplinarna i odszkodowawcza doradcy

Nad przestrzeganiem zasad etyki zawodowej doradcy podatkowego czuwają rzecznik dyscyplinarny i sąd dyscyplinarny jako nadzór wewnątrzkorporacyjny.

Doradcy podatkowi ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną:

•  za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków zawodowych określonych prawem,

•  za czyny sprzeczne z zasadami etyki zawodowej.

Karami dyscyplinarnymi są: upomnienie, nagana, zawieszenie prawa do wykonywania zawodu na okres od 6 miesięcy do 3 lat lub pozbawienie prawa wykonywania zawodu. Wymierzenie kary pozbawienia prawa wykonywania zawodu pociąga za sobą skreślenie z listy doradców podatkowych.

Doradcy podatkowi ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego oraz innej działalności prowadzonej na podstawie art. 31 ust. 2-4 ustawy o doradztwie podatkowym (chodzi tu m.in. o działalność szkoleniową, wydawniczą, doradztwo prawne i ekonomiczne) na zasadach określonych w kodeksie cywilnym.

Doradca podatkowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego.

Dokument podatkowy - doradca sporządza, a kto podpisuje?

Dla podatnika istotne może się okazać, kto podpisuje deklaracje i inne dokumenty podatkowe w przypadku sporządzania ich przez doradcę podatkowego. Czy doradca podatkowy, składając deklaracje, upoważniony jest do ich podpisywania zamiast podatnika (płatnika)? Ta - jak się okazuje - kontrowersyjna kwestia była też przedmiotem rozważań Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o doradztwie podatkowym, czynności doradztwa podatkowego obejmują sporządzanie - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów - zeznań i deklaracji podatkowych, przy czym doradca podatkowy jest obowiązany umieścić na wszystkich pismach sporządzonych w związku z wykonywaniem doradztwa podatkowego firmę, pod jaką doradztwo to wykonuje, miejsce jego wykonywania, podpis i numer wpisu na listę doradców podatkowych.

Na przykład formularz deklaracji PIT-4 w części E - „Oświadczenie płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku” wymaga złożenia oświadczenia następującej treści: „Oświadczam, że znane mi są przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za uchybienie obowiązkom płatnika” oraz umieszczenie podpisu (i pieczątki) osoby odpowiedzialnej za obliczanie podatku. Organy skarbowe stoją na stanowisku, że doradca podatkowy mógłby podpisywać taką deklarację, jeśli powierzono by mu obowiązki związane z obliczeniem podatku.

Jeżeli natomiast chodzi o deklarację PIT-5, w części „Oświadczenie i podpis podatnika”, wymagane jest złożenie oświadczenia o treści „Oświadczam, że są mi znane przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnie z rzeczywistością i przez to narażenie na uszczuplenie podatku” oraz podpisu podatnika. Oznacza to, że osoba podpisująca deklarację PIT-5 bierze pełną odpowiedzialność za zgodność zamieszczonych w niej danych ze stanem rzeczywistym. Organy skarbowe uważają, że przekracza to zakres odpowiedzialności doradcy działającego wyłącznie w imieniu i na rzecz podatnika. Dlatego też, mimo sporządzenia PIT-5 przez doradcę podatkowego, w pozycji 133 deklaracji PIT-5 winien znaleźć się podpis podatnika. Nie wyklucza to jednakże złożenia przez doradcę sporządzającego deklarację podpisu obok podpisu podatnika.

CO NA TO SĄD?

Kwestia podpisu na deklaracjach stała się przedmiotem sporu między korporacją doradców podatkowych a Ministrem Finansów. Ponieważ zakwestionowana została uchwała Krajowej Rady Doradców Podatkowych (KRDP), złożyła ona skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Zdaniem korporacji, czynność podpisywania mieści się w pojęciu sporządzania deklaracji, do którego doradcy uprawnieni są na mocy przepisów o doradztwie.

WSA, oddalając skargę KRDP, stwierdził, że art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o doradztwie podatkowym stanowi, że czynności doradztwa podatkowego obejmują sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie, ale sporządzanie to nie obejmuje podpisania. W przeciwnym razie podatnik byłby zwolniony z obowiązku podpisania zeznania, a takiego przepisu w prawie podatkowym nie ma.

Sąd wskazał, że ustawodawca dopuszcza taką możliwość wyjątkowo (np. ustawa o NIP), co jasno wynika z przepisów. Orzeczenie sądu krytykowane jest mocno w środowisku doradców podatkowych. Podkreślają oni, że sąd w ogóle nie wziął pod uwagę wynikającej z prawa cywilnego instytucji pełnomocnictwa. Co gorsze, wyrok narobił zamieszania w organach skarbowych. Niektóre urzędy skarbowe zmieniły podejście do tej sprawy i żądają podpisów podatników na deklaracjach.

Krajowa Rada Doradców Podatkowych zaskarżyła wyrok do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

O interpretację przepisów występuje podatnik

Problemów do rozstrzygnięcia w zakresie współpracy z biurem i jego odpowiedzialności jest naprawdę wiele. Jednym z nich jest kwestia interpretacji podatkowych w trudnych sprawach dotyczących podatnika. Trzeba zwrócić uwagę, że pojawiające się w rozliczeniach i obsłudze podatnika problemy podatkowe można również rozstrzygać na drodze zwrócenia się do organu skarbowego o interpretację. Jednak tu powstaje pytanie: kto o taką interpretację ma wystąpić - biuro czy podatnik. Trzeba wyraźnie podkreślić, że stosownie do art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 104, poz. 708), naczelnik urzędu skarbowego udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego na pisemne zapytanie podatnika, płatnika lub inkasenta, w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. Tak więc to podatnik musi wystąpić o interpretację, a nie biuro go obsługujące. Oczywiście, biuro może wspomóc podatnika w napisaniu zapytania, jednak musi ono być wystosowane do organu skarbowego w imieniu podatnika. Musi podpisać je podatnik, nie pracownik biura.

CO NA TO URZĄD?

Drugi Urząd Skarbowy w Kielcach w odpowiedzi na zapytanie wystosowane przez biuro rachunkowe, ale w kwestii problemu dotyczącego podatnika, stwierdził: Celem tego przepisu jest to, aby podmioty w nim wymienione wiedziały, jak zinterpretować przepis prawa w sytuacji, gdy możliwe jest kilka interpretacji.

W przedmiotowym przypadku z zapytaniem zwrócił się przedstawiciel biura rachunkowego Pani Monika K., a zapytanie nie dotyczy jej indywidualnej sprawy. Przedłożone zapytanie nie spełnia więc wymogów art. 14a ustawy Ordynacja podatkowa. Strona może działać za pośrednictwem pełnomocnika, ale może to mieć miejsce jedynie podczas trwającego postępowania podatkowego.

Biorąc pod uwagę powyższe, w oparciu o ww. przepis organy podatkowe nie są zobowiązane do udzielania odpowiedzi o charakterze konsultacyjnym podmiotom prowadzącym zarobkowo biura rachunkowe, w sprawach ich klientów.

Nr pisma PDI/415-5/04; OG-005/12/04.

Zgodnie z prawem

Art. 38 ustawy o doradztwie podatkowym

1. Doradca podatkowy nie może reklamować świadczonych przez siebie usług.

2. Organy podatkowe, pracownicy zatrudnieni w organach podatkowych, organy kontroli skarbowej, pracownicy urzędów kontroli skarbowej, a także minister właściwy do spraw finansów publicznych oraz pracownicy Ministerstwa Finansów nie mogą w jakiejkolwiek formie reklamować konkretnego podmiotu świadczącego doradztwo podatkowe.

Odpowiedzialność doradcy i księgowego za wyrządzone szkody

Zarówno doradca podatkowy, jak i księgowy z certyfikatem podczas wykonywania swoich czynności muszą się liczyć z ryzykiem wyrządzenia szkody. Zasady odpowiedzialności oraz kwestie ubezpieczenia normują odpowiednie przepisy.

Ubezpieczenie doradcy od odpowiedzialności cywilnej

W razie wyrządzenia szkody przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego oraz czynności określonych w art. 31 ust. 2-4 ustawy o doradztwie podatkowym (chodzi tu m.in. o działalność naukowo-dydaktyczną i szkoleniową czy wydawniczą) doradca podatkowy oraz osoby, z których pomocą te czynności wykonuje lub którym powierza ich wykonanie, ponoszą odpowiedzialność za szkodę na zasadach określonych w kodeksie cywilnym.

Doradca podatkowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym. Przepisy te mają również zastosowanie odpowiednio do adwokatów, radców prawnych oraz biegłych rewidentów, jeżeli zatrudniają doradców podatkowych i nie ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów.

W myśl znowelizowanego art. 46a ustawy o doradztwie podatkowym, do przeprowadzania kontroli spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia są uprawnieni minister właściwy do spraw finansów publicznych oraz Krajowa Rada Doradców Podatkowych. Spełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia ustala się na podstawie polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia, potwierdzającego zawarcie umowy tego ubezpieczenia, wystawionego przez zakład ubezpieczeń. W przypadku niedopełnienia obowiązku ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego Krajowa Rada Doradców Podatkowych skreśli doradcę podatkowego z listy z urzędu lub na wniosek ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

OC księgowych

Wspomniana już ostatnia nowelizacja ustawy o doradztwie podatkowym wprowadziła regulację, w myśl której podmioty uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są obowiązane do zawarcia, na podstawie odrębnych przepisów, umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego. Zmiany wprowadzono także do ustawy o rachunkowości. Podmioty uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są obowiązane do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością obejmującą swym zakresem:

•  prowadzenie ksiąg rachunkowych,

•  wykonywanie czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których są uprawnione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Ustawa o rachunkowości nie określa zasad kontroli wykonywania obowiązku ubezpieczenia ani nie wskazuje konsekwencji niezawarcia umowy ubezpieczenia przez księgowych usługowo prowadzących księgi rachunkowe. Nie mają też oni samorządu zawodowego i odpowiednich do tego organów.

Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie trwania ochrony ubezpieczeniowej w związku z prowadzoną działalnością.

Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych lub decydujący się na usługę takiego biura powinni sprawdzić, czy ma ono odpowiednią polisę ubezpieczeniową OC. W przypadku braku takiego ubezpieczenia, jeśli biuro źle doradzi np. w sprawach dotyczących podatku, ewentualnego odszkodowania trzeba będzie dochodzić na drodze procesu cywilnego.

Od 18 kwietnia 2005 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 kwietnia 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 61, poz. 537). Ubezpieczenie, o którym mowa, nie obejmuje wszystkich szkód. Nie ma co liczyć na odszkodowanie w przypadku szkód wyrządzonych przez biuro rachunkowe po utracie przez nie uprawnień do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, czynności doradztwa podatkowego oraz powstałych w wyniku zapłaty kar umownych. Warto wiedzieć, że umowy ubezpieczenia OC biur rachunkowych zawarte przed 18 kwietnia obowiązują na okres, na jaki zostały zawarte, przy czym biuro rachunkowe wykonujące faktycznie czynności doradztwa podatkowego od 18 kwietnia 2005 r. powinno mieć zawartą dodatkową umowę ubezpieczenia OC w zakresie wykonywania tych właśnie czynności.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, jest zależna od przedmiotu działalności określonego biura rachunkowego. Jeśli korzystamy z usług biura rachunkowego, powinniśmy sprawdzić, czy na polisie ubezpieczeniowej widnieje odpowiednia kwota. I tak, minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC biura rachunkowego powinna wynosić równowartość w złotych:

•  15 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności biura jest wykonywanie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,

•  10 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•  5000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie doradztwo podatkowe.

Kwoty, o których mowa, są ustalane przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC biura rachunkowego została zawarta.

CO NA TO PRAKTYKA?

Kto płaci za błąd księgowego

Jeśli osoba, do której zwracamy się o wykonanie usługi, jest ubezpieczona, będziemy mogli domagać się od ubezpieczyciela księgowego czy doradcy podatkowego odszkodowania w przypadku, gdyby ten popełnił błąd. Oczywiście warunkiem jest dowód wykonania usługi. Praktyka pokazuje, że rzadko domagamy się takiego dowodu, czyli faktury. Niestety, również nie każde biuro rachunkowe takie faktury wydaje. Często zapominamy, że dowód wykonania usługi przez biuro musi dotyczyć każdej usługi. Jeśli więc biuro prowadzi nam księgi, a zwrócimy się do niego z zeznaniem PIT, faktura za prowadzenie ksiąg nie będzie dowodem na wykonanie usługi sporządzenia zeznania podatkowego. W przypadku ewentualnych problemów trudno będzie udowodnić, że biuro wypełniło nam również zeznanie podatkowe.

Wiele biur rachunkowych, prowadzących np. podatnikowi księgi rachunkowe, wypełnia zeznania PIT za darmo „tak przy okazji”, w ramach umowy prowadzenia ksiąg. Praktyka pokazuje, że tak robi większość biur rachunkowych. Jednak to podatnik musi pamiętać o tym, żeby w przypadku ewentualnego błędu w zeznaniu podatkowym móc domagać się poniesienia konsekwencji za te błędy, musi on udowodnić wykonanie usługi - w tym wypadku wypełnienie zeznania. Umowa z biurem rachunkowym o prowadzenie ksiąg rachunkowych nie będzie wówczas wystarczającym dowodem, ponieważ usługa ta nie obejmuje zwykle zeznań rocznych.

ZAPAMIĘTAJ

Podatnik ponosi odpowiedzialność za wypełnienie zeznania podatkowego. Jeśli korzysta on z pomocy certyfikowanej księgowej lub doradcy podatkowego, powinien posiadać dowód korzystania z tej pomocy, czyli fakturę za usługę jednej z czynności doradztwa podatkowego. Tylko wówczas będzie mógł dochodzić swych praw w przypadku ewentualnych błędów.

Odpowiedzialność z tytułu wykonywania zawodu

Zarówno główny księgowy, księgowy z certyfikatem prowadzący biuro rachunkowe, jak i doradca podatkowy ponoszą odpowiedzialność z tytułu wykonywania zawodu. Jednak zarówno prawa, jak i obowiązki doradcy podatkowego i certyfikowanego księgowego różnią się od siebie.

Artykuł 77 ustawy o rachunkowości nakłada odpowiedzialność karną na każdego, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych oraz niesporządzania sprawozdania finansowego, sporządzania go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.

Sprawy, o których mowa w art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości, zgodnie z kodeksem postępowania karnego rozpatruje się w trybie uproszczonym. Do wnoszenia oskarżenia w tym zakresie uprawnione są, obok Policji, urzędy skarbowe i inspektorzy kontroli skarbowej. Natomiast odpowiedzialność cywilna i służbowa za działania niezgodne z przepisami ustawy egzekwowana jest według ogólnych zasad.

Odpowiedzialność karna skarbowa

Do odpowiedzialności można też pociągnąć na podstawie art. 60 i 61 ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz.U. nr 83, poz. 930 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 104, poz. 708). W myśl art. 60 ust. 1 tej ustawy, kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi ksiąg rachunkowych, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Tej samej karze podlega ten, kto nie przechowuje ksiąg.

Jeżeli organ kontrolny stwierdzi, że księgi są prowadzone nierzetelnie, może orzec karę grzywny do 240 stawek dziennych. Nieco mniejsza kara może spotkać osobę, która wadliwie prowadzi księgi rachunkowe, podlega ona bowiem karze grzywny wymierzanej kwotowo. Jak widać, przepisy te odnoszą się do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Trudno tu doszukać się regulacji, związanych z uprawnieniem księgowych do części czynności doradztwa podatkowego. Ustawa o doradztwie podatkowym daje możliwość certyfikowanym księgowym wykonywania części czynności doradztwa podatkowego, jednak w zakresie pozostałych praw i obowiązków odnosi się wyłącznie do doradców podatkowych. Księgowi nie mają własnej ustawy korporacyjnej, regulującej ich prawa i obowiązki. Certyfikowani księgowi funkcjonują na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak reguluje ono tylko „namiastkę” zagadnień z tym związanych.

Czym się różni odpowiedzialność doradcy podatkowego i certyfikowanego księgowego

Zgodnie z prawem

Art. 61 kodeksu karnego skarbowego

§ 1. Kto nierzetelnie prowadzi księgę,

podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

§ 2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czy- nu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skar- bowe.

§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę.

Zakres doradztwa podatkowego

Zgodnie z przepisami ustawy, aby zdobyć uprawnienia do zawodowego

wykonywania czynności doradztwa podatkowego, należy uzyskać wpis na listę doradców podatkowych.

Ustawa o doradztwie podatkowym do doradztwa zalicza następujące czyn- ności:

•  udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom - na ich zlecenie lub na ich rzecz - porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych,

•  prowadzenie - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów - ksiąg podatkowych i innych ewidencji dla celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym za-kresie,

•  sporządzanie - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów - zeznań i deklaracji podatkowych oraz udzielanie pomocy w tym zakresie.

Doradztwem podatkowym są także wymienione czynności wykonywane na rzecz osób trzecich odpowiedzialnych za zaległości podatkowe oraz następców prawnych podatników, płatników i inkasentów.

Zawodowe wykonywanie czynności doradztwa podatkowego zastrzeżone jest wyłącznie dla podmiotów uprawnionych, którymi są:

•  osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych,

•  adwokaci i radcowie prawni,

•  biegli rewidenci.

Doradztwo podatkowe może być świadczone również przez:

•  organizacje zawodowe posiadające osobowość prawną, spółdzielnie, stowarzyszenia, izby gospodarcze, jeżeli przedmiotem ich działalności statutowej jest również doradztwo podatkowe świadczone wyłącznie na rzecz ich członków,

•  podmioty uprawnione na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 31, poz. 359 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 157, poz. 1119) do badania sprawozdań finansowych (spółki biegłych rewidentów),

•  spółki z o.o. lub spółki akcyjne, pod warunkiem że większość głosów ich zarządu stanowią doradcy podatkowi (jeżeli zarząd składa się z dwóch osób, jedna z nich musi być doradcą podatkowym), większość osób w zgromadzeniu wspólników (akcjonariuszy) oraz w organach nadzoru przysługuje doradcom podatkowym, w spółce akcyjnej wydawane są wyłącznie akcje imienne, a zbycie akcji lub udziałów albo ustanowienie na nich zastawu wymaga zezwolenia udzielonego przez zarząd spółki.

Należy pamiętać o tym, że wymienione podmioty mogą wykonywać czynności doradztwa podatkowego wyłącznie przez zatrudnionych doradców podatkowych, radców prawnych lub biegłych rewidentów.

Niektóre czynności zastrzeżone dla doradców podatkowych mogą wykonywać osoby z uprawnieniami do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W wyniku nowelizacji ustawy mogą sporządzać podatnikom wszystkie deklaracje podatkowe oraz doradzać im w tym zakresie.

Doradca podatkowy może wykonywać ten zawód jako:

•  osoba fizyczna prowadząca działalność we własnym imieniu i na własny rachunek,

•  uczestnik spółki niemającej osobowości prawnej: cywilnej, jawnej, partnerskiej, z wyjątkiem komandytowej i komandytowo-akcyjnej, pod warunkiem że wspólnikami w tych spółkach są wyłącznie doradcy podatkowi,

•  osoba pozostająca w stosunku pracy z wymienionymi podmiotami.

Doradcę podatkowego wykonującego ten zawód obowiązuje w zasadzie zakaz wykonywania działalności gospodarczej oraz pozostawania w stosunku zatrudnienia (stosunku pracy lub stosunku służbowym). Doradca podatkowy wykonujący zawód może być jednak zatrudniony w samorządzie doradców podatkowych oraz w charakterze pracownika naukowo-dydaktycznego, dydaktycznego lub naukowego. Ustawodawca dopuszcza również, by doradca podatkowy mógł dodatkowo prowadzić działalność naukowo-dydaktyczną i szkoleniową, a także wydawniczą i polegającą na świadczeniu usług informatycznych oraz organizacji i zarządzania w zakresie doradztwa podatkowego i rachunkowości, prowadzić działalność w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, świadczyć usługi doradztwa lub prowadzić rozliczenia w zakresie innych zobowiązań publicznoprawnych oraz wykonywać doradztwo prawne, ekonomiczne, finansowe, jak też świadczyć usługi w zakresie rzeczoznawstwa, jeśli posiada uprawnienia lub kwalifikacje określone w odrębnych przepisach.

Doradca podatkowy, który wcześniej pracował w organach podatkowych w ciągu dwóch lat od dnia wpisu na listę, nie może wykonywać doradztwa podatkowego na rzecz osób, których sprawy rozstrzygał w ciągu ostatnich trzech lat przed ustaniem zatrudnienia lub pełnienia funkcji, przeprowadzając kontrolę skarbową lub podatkową, wydając decyzje administracyjne w sprawach podatkowych oraz uznając złożone zeznania i deklaracje za prawidłowe.

ZAPAMIĘTAJ

Nie może wykonywać zawodu doradca podatkowy, którego małżonek jest zatrudniony na stanowisku kierowniczym lub innym samodzielnym w organie podatkowym, organie kontroli skarbowej lub w Ministerstwie Finansów, a także na stanowisku, na którym wykonuje obowiązki w zakresie przygotowywania rozstrzygnięć w sprawach związanych z ustalaniem lub określaniem zobowiązań podatkowych lub poborem podatków.

Lista doradców podatkowych

Wpis doradcy podatkowego na listę obejmuje: numer i datę wpisu, nazwisko, imię oraz datę urodzenia, miejsce zamieszkania, miejsce wykonywania doradztwa podatkowego oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP). Osoba wpisana nabywa prawo wykonywania zawodu doradcy podatkowego oraz używania tytułu „doradca podatkowy” z dniem dokonania wpisu na listę.

Doradca podatkowy może być skreślony z listy osób uprawnionych do wykonywania zawodu w ściśle określonych sytuacjach: na swój wniosek, a także z urzędu przez Krajową Radę Doradców Podatkowych lub na wniosek ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w przypadku:

•  utraty prawa do wykonywania zawodu,

•  zawieszenia wykonywania zawodu na okres przekraczający 5 kolejnych lat,

•  niedopełnienia obowiązku ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego,

•  śmierci doradcy.

Utrata prawa wykonywania zawodu doradcy podatkowego może nastąpić w wyniku prawomocnego orzeczenia:

•  środka karnego zakazu wykonywania zawodu,

•  środka karnego pozbawienia praw publicznych,

•  o całkowitym lub o częściowym ubezwłasnowolnieniu,

•  sądu dyscyplinarnego o pozbawieniu prawa wykonywania zawodu.

W przypadku uchylenia orzeczenia powodującego utratę prawa do wykonywania zawodu następuje przywrócenie wpisu na listę na wniosek doradcy podatkowego. Również osoba skreślona z listy na swój wniosek może być ponownie wpisana na listę, jeżeli od dnia skreślenia nie upłynęło więcej niż 5 lat. Z kolei osoba skreślona z listy z uwagi na nieopłacenie składki ubezpieczeniowej może być ponownie wpisana na listę, nie wcześniej niż po upływie roku od dnia skreślenia, jeżeli od tego dnia nie upłynęło więcej niż 5 lat.

Decyzje w sprawach wpisu na listę lub skreślenia z niej oraz o odmowie dopuszczenia do egzaminu są decyzjami administracyjnymi. Decyzję podpisuje przewodniczący posiedzenia, na którym decyzja została podjęta.

ZAPAMIĘTAJ

Wiarygodność doradcy podatkowego możemy sprawdzić w Krajowej Radzie Doradców Podatkowych. Prowadzi ona listę doradców podatkowych uprawnionych do wykonywania zawodu doradcy podatkowego.

Doradcy w rejestrze osób prawnych

Minister Finansów prowadzi rejestr osób prawnych uprawnionych do wykonywania doradztwa podatkowego. Doradcy podatkowi, którzy chcą wykonywać ten zawód w formie spółki, mają obowiązek złożenia wniosku o dokonanie w tym rejestrze wpisu. W myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2002 r. w sprawie opłat określonych w ustawie o doradztwie podatkowym (Dz.U. nr 107, poz. 941), wysokość opłaty za wpis do rejestru osób prawnych uprawnionych do wykonywania doradztwa podatkowego wynosi:

•  2000 zł - dla organizacji zawodowych, spółdzielni, stowarzyszeń lub izb gospodarczych,

•  5000 zł - dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych.

Opłatę należy wnieść w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o dokonaniu wpisu do rejestru osób prawnych uprawnionych do wykonywania doradztwa podatkowego.

Osoba prawna może być skreślona z rejestru w następujących okolicznościach:

•  świadczenia usług doradztwa podatkowego w sposób niezgodny z ustawą o doradztwie podatkowym,

•  naruszenia zakazu reklamowania świadczonych przez siebie usług doradztwa podatkowego,

•  niedopełnienia obowiązku ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego,

•  z urzędu - w przypadku ustania osoby prawnej.

ZAPAMIĘTAJ

Możemy sprawdzić nie tylko wpis na listę doradców podatkowych, ale też wpis do rejestru osób prawnych uprawnionych do doradztwa podatkowego. Doradca podatkowy, w przeciwieństwie do księgowego z certyfikatem, nie może reklamować swoich usług.

Praktyka zawodowa kandydata na doradcę

Osoba, która zdała egzamin na doradcę podatkowego, powinna odbyć dwuletnią praktykę zawodową. Kwestie związane z praktyką zawodową reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów o doradztwie podatkowym (Dz.U. nr 107, poz. 940 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 193, poz. 1616). Kandydaci na doradców podatkowych, którzy złożyli z wynikiem pozytywnym egzamin, odbywają dwuletnią praktykę zawodową, w tym:

•  w urzędzie skarbowym - przez 4 miesiące,

•  w izbie skarbowej - przez 4 miesiące,

•  w urzędzie kontroli skarbowej - przez 4 miesiące,

•  u doradcy podatkowego lub w spółkach doradztwa podatkowego - przez 12 miesięcy.

Praktyka musi się odbyć w Polsce. Krajowa Rada Doradców Podatkowych może zwolnić obywatela polskiego lub obywatela Unii Europejskiej z wymogu odbycia praktyki w Polsce, jeżeli nabył on w państwie członkowskim Unii Europejskiej uprawnienia doradcy podatkowego i wykonywał zawód doradcy podatkowego co najmniej przez dwa lata w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej.

Rozpoczęcie praktyki w organach podatkowych powinno nastąpić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia złożenia z wynikiem pozytywnym egzaminu na doradcę podatkowego. Rozpoczęcie praktyki u doradcy podatkowego lub w spółce doradztwa podatkowego następuje po zakończeniu praktyki w organach skarbowych. Dokumentami potwierdzającymi odbycie dwuletniej praktyki są zaświadczenia wystawione przez naczelnika urzędu skarbowego, dyrektora izby skarbowej, dyrektora urzędu kontroli skarbowej oraz przez doradcę podatkowego lub spółkę doradztwa podatkowego.

Okres zatrudnienia może być również uwzględniony w przypadku:

•  kandydatów zatrudnionych przez co najmniej dwa lata w podmiotach uprawnionych do wykonywania doradztwa podatkowego, jeżeli do zakresu obowiązków tych osób należało stosowanie przepisów z zakresu prawa podatkowego na rzecz klientów tych podmiotów,

•  pracowników naukowo-dydaktycznych, dydaktycznych lub naukowych - w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym - pozostających w zatrudnieniu przez co najmniej pięć lat i zajmujących się dziedzinami, w których zakres wchodzi prawo podatkowe,

•  osób uprawnionych do wykonywania zawodu biegłego rewidenta, prokuratora, radcy prawnego oraz sędziego, z tym że okres zatrudnienia w zawodzie, uprawniający do zwolnienia z obowiązku odbycia praktyki, wynosi co najmniej dwa lata,

•  osób, które uzyskały certyfikat księgowy, potwierdzający kwalifikacje niezbędne do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo uprawnienia lustracyjne w rozumieniu przepisów prawa spółdzielczego oraz legitymują się co najmniej dwuletnim okresem zatrudnienia w zawodzie,

•  osób zatrudnionych na stanowisku głównego księgowego przez co najmniej trzy lata w podmiotach, które na podstawie przepisów o rachunkowości są obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•  osób zatrudnionych na stanowisku skarbnika gminy przez co najmniej cztery lata.

Doradcy tworzą samorząd zawodowy zwany Krajową Izbą Doradców Podatkowych. Przynależność do tego samorządu jest obowiązkowa i powstaje z chwilą wpisu na listę doradców podatkowych.

W myśl art. 82 ustawy o doradztwie podatkowym, kto będąc doradcą podatkowym:

•  nie dopełnia obowiązku zawiadomienia Krajowej Rady Doradców Podatkowych o wszelkich zmianach danych objętych wpisem na listę w ciągu 14 dni od zaistnienia tych zmian albo

•  podejmując wykonywanie zawodu w formie spółki niemającej osobowości prawnej, nie dopełnia obowiązku przekazania Krajowej Radzie Doradców Podatkowych odpisu umowy spółki lub wypisu z rejestru przedsiębiorców w ciągu 14 dni od dnia zawarcia umowy lub uprawomocnienia się postanowienia sądu rejestrowego

- podlega karze grzywny do 5000 zł. Tej samej karze podlega członek zarządu osoby prawnej, która nie dopełnia obowiązku zawiadomienia ministra właściwego do spraw finansów publicznych o wszelkich zmianach danych objętych wpisem do rejestru osób prawnych uprawnionych do wykonywania doradztwa podatkowego w ciągu 30 dni od zaistnienia tych zmian.

ZAPAMIĘTAJ

Na równi z praktyką traktowane jest zatrudnienie przez co najmniej cztery lata w urzędzie skarbowym, izbie skarbowej, urzędzie kontroli skarbowej, Ministerstwie Finansów, samorządowych służbach finansowych i samorządowym kolegium odwoławczym. Praktyka zawodowa może być zaliczona także przy wykonywaniu innych czynności, szczegółowo określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o doradztwie podatkowym.

Zgodnie z prawem

art. 10 ustawy o doradztwie podatkowym

1. Krajowa Rada Doradców Podatkowych skreśla doradcę podatkowego z listy:

1) na jego wniosek,

2) z urzędu lub na wniosek ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w przypadku:

a) utraty prawa do wykonywania zawodu,

b) zawieszenia wykonywania zawodu na okres przekraczający 5 kolejnych lat,

c) niedopełnienia obowiązku ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1,

d) śmierci doradcy.

Współpraca firmy i biura rachunkowego

Niezależnie od obowiązków przejętych od firmy przez obsługujące ją biuro rachunkowe lub kancelarię rachunkowo-podatkową szeroki zakres odpowiedzialności dotyczącej dokumentacji księgowej spoczywa bezpośrednio na kierowniku jednostki. Jest to odpowiedzialność ukształtowana szeroko - począwszy od ogólnych zasad prawa cywilnego, a skończywszy na restrykcyjnych regulacjach karno-skarbowych. Warto znać jej podstawy i zasady, by rzetelnie i sprawnie pracować.

Procedura potwierdzeń odbioru dokumentów przez biuro rachunkowe

Częstym, niestety, zjawiskiem w kancelariach podatkowych i biurach rachunkowych jest zaniechanie kontroli i pobierania potwierdzenia składanych przez klienta dokumentów. Ze względu na dużą odpowiedzialność, jaką kancelaria czy biuro biorą na siebie za powierzone im dowody księgowe, powinny one mieć opracowane standardowe wzory potwierdzeń odbioru dokumentów. Jeśli kancelaria tego nie pilnuje, my sami powinniśmy o tym pamiętać i takiego potwierdzenia zażądać. Jest ono ważne zarówno przy pierwszym przekazywaniu dokumentacji do biura, jak też przy każdym następnym. Takiego potwierdzenia odbioru dokumentacji powinniśmy żądać od biura zawsze, nawet gdy przekazujemy jeden lub dwa dokumenty, których zapomnieliśmy przekazać łącznie z kompletem dokumentów. Jest to dla nas dowód szczególnie istotny w ewentualnych sporach z organami skarbowymi. Dowód na przekazanie dokumentu, który nie został np. uwzględniony w rozliczeniach przez biuro, jest w razie kontroli dokumentem przemawiającym za rzetelnością podatnika. Ułatwia on udowodnienie organowi skarbowemu, że wywiązaliśmy się z nałożonych na nas przepisami obowiązków, a błąd leży po stronie biura. Chociaż nic tak naprawdę w przypadku błędu lub nieprawidłowości nie zwalnia nas od odpowiedzialności przed organem skarbowym, to jednak pamiętajmy, że w urzędach skarbowych też pracują ludzie i - chociaż przez pryzmat przepisów - oceniają naszą zwykłą ludzką rzetelność i dobre chęci, czyli działania w dobrej wierze. Jeśli więc będziemy mieli mocne argumenty, zawsze łatwiej będzie skorzystać np. z przewidywanej przez kodeks karny skarbowy procedury zaniechania ukarania sprawcy w sytuacji popełnienia wykroczenia skarbowego.

Tak jak potwierdzenie odbioru dokumentacji przy pierwszym kontakcie z biurem powinno być bardzo szczegółowe, tak kolejne potwierdzenia powinny być maksymalnie proste. Powinny zawierać nieodzowne dane, tak aby nie mnożyć niepotrzebnie biurokracji, a jednocześnie spełniać swoją rolę. Mogą to być następujące rodzaje potwierdzeń:

•  potwierdzenia ilościowe składanych dokumentów,

•  spis ilościowy dokumentów podzielony na rodzaje dokumentów lub też dowód zawierający numer i nazwę składanych dokumentów.

Aby ułatwić identyfikację, powinniśmy przynosić do biura dokumenty ułożone w takiej kolejności, w jakiej wpisane zostały na listę - potwierdzenie odbioru. Ułatwi to znacznie ich odbiór przez pracownika biura.

Trzeba podkreślić, że w praktyce stosowane są różne metody odbioru dokumentów od klientów - w niektórych kancelariach na tej zasadzie, że każdy dokument wpisany do protokołu otrzymuje swój numer, który jest następnie przenoszony na dokument. Ułatwia to z pewnością identyfikację, ale jest pracochłonne. W niektórych biurach przyjmowane przez pracownika dokumenty są stemplowane datownikiem z logo biura. Im bardziej szczegółowy jest protokół odbioru dokumentów, tym procedura ta jest bardziej czasochłonna.

PRZYKŁAD

Właściciel pewnej kancelarii podatkowo-rachunkowej stosuje następującą metodę odbioru dokumentów. Po przyniesieniu do biura dokumentów przez klienta pracownik biura nadaje numeratorem kolejne numery wszystkim dokumentom i wpisuje do odpowiedniego rejestru następujące dane: data, od nr. do nr., ilość. Takich samych zapisów dokonuje w protokole odbioru dokumentów. Daje to możliwość zidentyfikowania, kiedy dany dokument został przyniesiony do kancelarii i nie wymaga dużej pracy. Protokół odbioru dokumentów tej kancelarii wygląda następująco.

Protokół odbioru dokumentów przez doradcę podatkowego

Trzeba podkreślić, że zaprezentowane tu wzory stanowią tylko możliwe do zastosowania przykłady. Każda kancelaria i każdy przedsiębiorca-podatnik sam musi dojść do tego, co jest dla niego najlepsze. Oczywiście nawet takie potwierdzenie nie może w pełni wykluczyć sytuacji konfliktowych, ale z pewnością minimalizuje ryzyko ich wystąpienia. Nie można przecież wykluczyć sytuacji spornej między doradcą, biurem a klientem w związku z faktem przekazania bądź nie oryginału istotnego dokumentu. Brak jakiegokolwiek śladu w postaci protokołu przekazania, pozwalającego przynajmniej uprawdopodobnić okoliczności faktyczne, z pewnością nie przyczyni się do ułatwienia rozwiązania problemu, a może być źródłem sporu. Oczywiście dodatkowa praca biurowa w postaci takich protokołów nie budzi z pewnością euforii po żadnej stronie, ale na pewno zabezpiecza przed ewentualnymi konfliktami. Wprowadzenie takiej dokumentacji w obieg dokumentów w firmie wymaga pewnej dyscypliny i wprowadzenia pewnych standardów postępowania. Trzeba podkreślić, że sposób odbioru i dokumentowania odbioru dokumentów przez biuro powinien być uzgodniony już przy negocjowaniu warunków i podpisywaniu umowy. Adnotacje na ten temat powinny, moim zdaniem, znaleźć się już w samej umowie. Często bowiem jest tak, że umowa zawiera tylko termin, do którego musimy kompletne dokumenty przekazać do biura. Nie stanowi natomiast o sposobie dokumentowania odbioru dokumentów. Tymczasem jest to dość istotna kwestia.

PRZYKŁAD

Pewne biuro stosuje następującą procedurę. Standardowy wzór formularza przechowywany jest u każdego pracownika lub w miejscu znanym i dostępnym dla wszystkich pracowników. Stanowi on gotowy wydrukowany formularz do wypełnienia (kopia wzoru w komputerze dająca możliwość dokonywania pewnych zmian w jego treści). Biuro przygotowuje dwa egzemplarze, klient przy wizycie wypełnia gotowe formularze zgodnie z wymaganym zakresem informacji. Obie strony parafują protokół i archiwizują go u siebie w dokumentach. Biuro próbuje też namawiać klientów na inną opcję - żeby klient sam, poza biurem, wypełnił protokoły, a w biurze jego pracownik tylko je zweryfikuje. Niektórzy, bardziej uporządkowani i zdyscyplinowani klienci wybierają taką opcję współpracy.

Sposób prowadzenia księgi przez biuro

Do sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów odwołuje się § 30 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W myśl jego przepisu, w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 rozporządzenia, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, lub danych wynikających z zestawienia, o którym mowa w § 20 ust. 2, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Przekładając ten przepis na język powszechnie zrozumiały, należałoby stwierdzić, że:

•  podatnik ma obowiązek przekazać odpowiednie dokumenty niezbędne do rozliczenia go z budżetem w terminie ustalonym w umowie z biurem rachunkowym, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni,

•  biuro rachunkowe ma obowiązek dokonywać w księdze zapisów w porządku chronologicznym na podstawie dowodów dostarczonych przez podatnika,

•  dowody stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księdze prowadzonej przez biuro to: dowody księgowe opisane w § 12-16 rozporządzenia, m.in. faktury VAT, rachunki oraz faktury korygujące, noty korygujące, dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych itp.,

•  biuro może dokonywać zapisów w księdze na podstawie sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży prowadzonej przez podatnika lub danych wynikających z miesięcznego zestawienia raportów dobowych.

Ustawowa definicja kierownika jednostki

Obecnie obowiązujące pojęcie kierownika jednostki zostało wprowadzone do ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz.U. nr 113, poz. 1186). Wyraźnie określono, kim on jest oraz precyzyjnie przypisano mu zadania.

Od 1 stycznia 2002 r. za kierownika jednostki uznaje się tę osobę lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - jest uprawniony do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora lub syndyka (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości). Nowelizacją ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz.U. nr 60, poz. 535 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 157, poz. 1119) z dniem 1 października 2003 r. uzupełniono definicję określeniem, że „za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym, jeżeli prowadzą przedsiębiorstwo upadłego”.

Kto jest kierownikiem jednostki

* z wyłączeniem pełnomocników

Odpowiedzialność kierownika jednostki

Kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Należy przez to rozumieć, że nawet w sytuacji, gdy obowiązki w zakresie rachunkowości przejmie inna osoba, i tak nie zwolni to kierownika jednostki od odpowiedzialności z tytułu nadzoru. Trzeba przy tym zaznaczyć, że przeniesienie odpowiedzialności nie może dotyczyć przeprowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury. Tak więc przekazanie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za te księgi i za rachunkowość w jednostce.

Odnosząc się do odpowiedzialności kierownika, musimy pamiętać, że niewykonanie określonych ustawą o rachunkowości obowiązków pociąga za sobą odpowiedzialność karną. I tak, zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

•  nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

•  niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych,

- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Z kolei, zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy:

•  nie poddaje rocznego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

•  nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,

•  nie składa rocznego sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

•  nie składa rocznego sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności jednostki we właściwym rejestrze sądowym,

•  nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, w terminie 15 dni przed zatwierdzeniem: wspólnikom, akcjonariuszom, członkom spółdzielni oraz radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej,

- podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Zarząd można także pociągnąć do odpowiedzialności z art. 60 i 61 ustawy Kodeks karny skarbowy. W myśl art. 60 § 1 k.k.s., kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi ksiąg rachunkowych, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Tej samej karze (§ 2) podlega ten, kto nie przechowuje ksiąg.

Jeżeli organ kontrolny stwierdzi, że księgi są prowadzone nierzetelnie, może orzec karę grzywny do 240 stawek dziennych. Nieco mniejsza kara może spotkać osobę, która wadliwie prowadzi księgi rachunkowe, podlega ona bowiem jedynie karze grzywny, ale już wymierzanej kwotowo. I o tym wszystkim musimy pamiętać, powierzając księgi wyspecjalizowanemu podmiotowi. To, że księgi prowadzi nam biuro rachunkowe, nie oznacza, że fakt ten zwalnia nas jako kierownika jednostki z obowiązków i z odpowiedzialności.

Dokumentacja w firmie opisująca zasady rachunkowości

Do podstawowych obowiązków kierownika jednostki, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, należy ustalanie w formie pisemnej dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez jednostkę do stosowania zasady rachunkowości (politykę rachunkowości). Oczywiście kierownik ponosi odpowiedzialność za ustalenie tych zasad, ale nie oznacza to, że musi ustalać je sam. Jeśli zaczynamy działalność gospodarczą i od razu decydujemy się na prowadzenie ksiąg rachunkowych lub też przechodzimy na te księgi w trakcie jej prowadzenia, opracowanie takiej dokumentacji możemy również zlecić fachowcom. Częścią dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości jest zakładowy plan kont. Odpowiedzialność za tę część dokumentacji ponosi kierownik jednostki, a w spółce z o.o. zarząd lub prezes zarządu, w zależności od ustaleń zawartych w umowie spółki albo w uchwale zgromadzenia wspólników.

Jeśli funkcję sprawuje zarząd, zakładowy plan kont wprowadzany jest uchwałą zarządu, jeśli zaś prezes - zarządzeniem prezesa zarządu. Oczywiście wcześniej projekt dokumentacji opracowuje główny księgowy. Na rynku dostępnych jest wiele wzorcowych planów kont, w tym opracowanych specjalnie dla spółek z o.o. Jednak trzeba przyznać, iż najlepszym planem kont jest własny plan, opracowany dla konkretnej jednostki, uwzględniający jej specyfikę i potrzeby. Oczywiście musi być on opracowany zgodnie z przepisami: wymogami zarówno ustawy o rachunkowości, jak i przepisami podatkowymi. Można też wzorcowy plan kont zaadaptować, odpowiednio zmodyfikować do własnych potrzeb.

Zakładowy plan kont jest podstawą do księgowania wszelkich operacji gospodarczych i finansowych w każdej jednostce. Ma on zapewnić terminowe sporządzenie sprawozdań, deklaracji i informacji wymaganych od spółki. Pełna dokumentacja powinna również obejmować wykazy powiązań kont syntetycznych, a niekiedy również analitycznych z pozycjami sprawozdań: bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz sprawozdaniem z przepływów pieniężnych.

Warto podkreślić, że to kierownik jednostki ma dokonać wyboru spośród czterech wymienionych w ustawie metod prowadzenia ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych (zapasów). Zgodnie z przepisami, wyróżniamy:

•  ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

•  ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,

•  ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,

•  odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Powierzenie przez kierownika jednostki ksiąg wyspecjalizowanej jednostce nie zwalnia go z odpowiedzialności za dokumentację w zakresie rachunkowości. Podobnie sytuacja przedstawia się, jeżeli chodzi o sprawozdanie finansowe.

W praktyce pierwszych pięć elementów sprawozdania finansowego sporządzanych jest przez głównego księgowego lub inną osobę (firmę) wskazaną przez kierownika jednostki. Natomiast po stronie kierownika leży sporządzenie sprawozdania z działalności jednostki - ostatniego z elementów sprawozdania finansowego. I o tym należy szczególnie pamiętać w sytuacji, gdy nasze księgi powierzyliśmy biuru rachunkowemu.

Sprawozdanie z działalności jednostki obejmuje istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:

•  zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,

•  przewidywanym rozwoju jednostki,

•  ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,

•  aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Pod sprawozdaniem z działalności jednostki podpisuje się jedynie kierownik jednostki - podpisu nie składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Również w zakresie tych obowiązków przekazanie ksiąg do biura rachunkowego nie zwalnia nas z odpowiedzialności za wywiązanie się z nich.

Po zawarciu umowy między kancelarią podatkowo-rachunkową a firmą na kancelarię spadają obowiązki dotyczące przygotowania dokumentacji wynikającej z art. 10 ustawy o rachunkowości i opracowania instrukcji kontroli i obiegu dokumentacji między kancelarią a przedsiębiorcą.

ZAPAMIĘTAJ

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Trzeba chronić dane

Dokumentację opisującą politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zasady ochrony danych reguluje rozdział 8 (art. 71-76) ustawy o rachunkowości. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, określenie nazwy oraz roku, którego dotyczą.

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej.

Okres przechowywania dokumentacji księgowej

W przypadku oddania ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, niezwykle istotne jest odpowiednie wypracowanie mechanizmów przejmowania, przechowywania i odbierania dokumentacji. Trzeba bowiem pamiętać, że dokumenty księgowe podlegają archiwizacji. Czas przechowywania dokumentów finansowych wynosi:

•  zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - trwałe przechowywanie,

•  księgi rachunkowe - 5 lat,

•  karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

•  dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

•  dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

•  dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

•  dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

•  dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

•  pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Zbiory mogą być udostępniane osobom trzecim. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, udostępnienie do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, natomiast udostępnienie poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że obowiązkiem kierownika jednostki jest udostępnienie wszystkich dokumentów niezbędnych do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu finansowym (art. 67 ust. 1 ustawy).

W myśl art. 71 ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przypominamy, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania odpowiednich zabezpieczeń. W innym przypadku zapisy te powinny być wydrukowane. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. W ten sam sposób przechowuje się zatwierdzone sprawozdania finansowe za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki - z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych pozwalających zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, pod warunkiem że inne przepisy nie stanowią inaczej.

Jeżeli jednostka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, zbiory przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Natomiast jeżeli jednostka została zlikwidowana, jej zbiory przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

ZAPAMIĘTAJ

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

ZAPAMIĘTAJ

Chociaż jako kierownicy jednostek ponosimy odpowiedzialność z tytułu nadzoru za szereg obowiązków w zakresie rachunkowości w jednostce, to nie zwalnia to biura rachunkowego z rzetelnego wykonania przejętych obowiązków. Biuro przejmuje na siebie obowiązki i odpowiedzialność zleceniodawcy.

Zgodnie z prawem

Art. 10 ustawy o rachunkowości

1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Kto może prowadzić księgi podatkowe?

PYTANIE

Czy mogę powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów osobie nieposiadającej licencji na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych? Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz rejestrów dotyczących VAT nie jest usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych; czy zatem wymaga licencji? - Jadwiga J. z Bydgoszczy

ODPOWIEDŹ

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest czynnością doradztwa podatkowego. Osoba prowadząca takie księgi musi posiadać tytuł doradcy podatkowego lub certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Osoba niebędąca doradcą podatkowym, a posiadająca certyfikat księgowy będzie mogła prowadzić również podatkowe księgi przychodów i rozchodów i inne ewidencje dla celów podatkowych.

Wyjaśnienie

Przepisy rozporządzenia w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczą wyłącznie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie zaś prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji dla celów podatkowych. Kwestie uprawnień do usługowego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje ustawa o doradztwie podatkowym. Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów jest czynnością doradztwa podatkowego. Od 1 stycznia 1997 r. usługi w tym zakresie mogą wykonywać tylko podmioty do tego uprawnione (art. 3 i 4 ustawy). Odstępstwo od przyjętej zasady określa art. 2 ust. 3 ustawy, który mówi, że „nie uważa się za czynności doradztwa podatkowego czynności wykonywanych w imieniu i na rzecz podatnika przez osoby uprawnione, zgodnie z odrębnymi przepisami, do prowadzenia ksiąg rachunkowych, polegających wyłącznie na prowadzeniu ksiąg rachunkowych bądź innych ksiąg i ewidencji do celów podatkowych oraz sporządzaniu zeznań i deklaracji na podstawie danych wynikających z tych ksiąg”.

W związku z powyższym, jeśli osoba będzie posiadała certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, będzie mogła prowadzić również podatkowe księgi przychodów i rozchodów i inne ewidencje dla celów podatkowych. Od 1 stycznia 1997 r. osoby świadczące takie usługi zostały zobowiązane albo do posiadania certyfikatu księgowego (świadectwa kwalifikacyjnego), albo do spełnienia wymogów zawartych w ustawie z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (wpis na listę doradcy podatkowego).

Podstawa prawna:

•  art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 9, poz. 86 z późn. zm.).

Zwolnienie z VAT

PYTANIE

Czy podatnik, świadcząc usługi doradcy podatkowego ograniczone wyłącznie do usługowego prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów, ewidencji VAT oraz sporządzania deklaracji, może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w VAT zgodnie z art. 113 ustawy o VAT? - Marek J. z Zabrza

ODPOWIEDŹ

Niestety, nie ma takiej możliwości.

Wyjaśnienie

Na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT zwalnia się od podatku podatników, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych odpowiadającej równowartości 10 000 euro. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Podatnik, który utracił prawo do zwolnienia od podatku lub zrezygnował z tego zwolnienia, może dopiero po upływie 3 lat, licząc od końca miesiąca, w którym utracił prawo do zwolnienia lub z niego zrezygnował, ponownie skorzystać ze zwolnienia określonego w ust. 1 tego artykułu.

Natomiast, w myśl art. 113 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT, z prawa do zwolnienia podmiotowego wyłączeni są m.in. podatnicy świadczący usługi prawnicze oraz usługi w zakresie doradztwa, a także usługi jubilerskie. Z powyższego wynika, że świadczenie wszelkich usług określonych z nazwy w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług jako usługi doradztwa wyłącza prawo do korzystania ze zwolnienia podmiotowego. Tak więc, czy świadczone przez podatnika usługi ograniczone wyłącznie do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencji VAT oraz sporządzania deklaracji podatkowych i niepodatkowych mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego - decyduje zaklasyfikowanie wykonywanych czynności do właściwego grupowania PKWiU. Zaklasyfikowanie świadczonych usług (wskazanie, jakie grupowanie obejmuje poszczególne usługi) do grupowań statystycznych nie leży jednak we właściwości rzeczowej urzędów skarbowych. Stoją one na stanowisku, że to podatnik (świadczący usługę) jest zobowiązany, co do zasady, do prawidłowego wskazania klasyfikacji statystycznej świadczonych usług. W razie trudności w klasyfikacji można zwrócić się o pomoc do organu właściwego do wydawania wykładni dotyczących zakwalifikowania towarów i usług dla potrzeb statystycznych; jest nim Ośrodek Interpretacji Statystycznych Urzędu Statystycznego.

Podstawa prawna:

•  art. 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Biuro rachunkowe a zwolnienie z VAT

PYTANIE

Czy usługi doradztwa podatkowego, prowadzenia ksiąg oraz sporządzania deklaracji podatkowych podlegają VAT? Czy biuro ma obowiązek wystawić fakturę na takie usługi? - Janina S. z Warszawy

ODPOWIEDŹ

Wykonywane przez podatnika prowadzącego biuro rachunkowe czynności, nieograniczające się do wykonywania wyłącznie usług rachunkowo-księgowych, korzystają ze zwolnienia podmiotowego od podatku na mocy art. 113 ust. 9 ustawy o VAT. Natomiast czynności doradztwa podatkowego nie korzystają ze zwolnienia, ma bowiem w tym przypadku zastosowanie wyłączenie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

Wyjaśnienie

Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, zwalnia się od podatku podatników, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych odpowiadającej równowartości 10 000 euro. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. W myśl art. 113 ust. 9 wymienionej ustawy o VAT, podatnik rozpoczynający wykonywanie czynności określonych w art. 5 w trakcie roku podatkowego jest zwolniony od podatku, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, kwoty określonej w ust. 1 lub w ust. 8. Natomiast, zgodnie z art. 113 ust. 10 ustawy, jeżeli faktyczna wartość sprzedaży, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę określoną w ust. 1 lub ust. 8, zwolnienie określone w ust. 9 traci moc z momentem przekroczenia kwoty określonej w ust. 1 lub ust. 8. Opodatkowaniu podlega nadwyżka sprzedaży ponad wartość określoną w zdaniu poprzednim, a obowiązek podatkowy powstaje z momentem przekroczenia tej wartości.

Na podstawie § 1 rozporządzenia w sprawie określenia kwoty uprawniającej do zwolnienia od podatku od towarów i usług wartość sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, uprawniającej do zwolnienia od podatku od towarów i usług, odpowiadającej równowartości 10 000 euro, określono w kwocie 39 200 zł. Jednocześnie na podstawie art. 113 ust. 13 pkt 2 cytowanej ustawy o VAT zwolnień, o których mowa w ust. 1 i 9, nie stosuje się do importu towarów i usług, wewnątrz- wspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz podatników świadczących usługi prawnicze, a także usługi w zakresie doradztwa lub usługi jubilerskie.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o doradztwie podatkowym, czynności doradztwa podatkowego obejmują:

•  udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych,

•  prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,

•  sporządzanie - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów - zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie.

Na podstawie art. 3 ustawy podmiotami uprawnionymi do zawodowego wykonywania czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1, są: osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych, adwokaci i radcowie prawni, biegli rewidenci. W myśl art. 3a ustawy podmioty uprawnione, zgodnie z odrębnymi przepisami, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą również wykonywać czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2 i 3. Treść artykułu została wprowadzona ustawą z dnia 16 grudnia 2004 r. o zmianie ustawy o doradztwie podatkowym oraz ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2005 r. nr 10, poz. 66) obowiązującą od 31 stycznia 2005 r. Z kolei z rozporządzenia w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika, iż za uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się osoby fizyczne posiadające certyfikat księgowy wydany przez Ministra Finansów.

Zatem jeśli wykonywane przez podatnika czynności nie ograniczają się do wykonywania wyłącznie usług rachunkowo-księ- gowych, ale obejmują również czynności, które uznaje się za czynności doradztwa podatkowego, to nie można zastosować zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 9 ustawy i ma w tym przypadku zastosowanie wyłączenie ze zwolnienia określone w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Wówczas istnieje obowiązek wystawienia faktury.

Podstawa prawna:

•  art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.),

•  art. 2 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 9, poz. 86 z późn. zm.),

•  § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2005 r. w sprawie określenia kwoty uprawniającej do zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 229, poz. 1949).

Obowiązek wydania dokumentów przez biuro

PYTANIE

Zawierane umowy z klientami przewidują przechowywanie dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych w siedzibie biura. W umowie z naszą spółką biuro rachunkowe zastrzegło sobie wydanie dokumentów od zapłaty wynagrodzenia. Czy zatem art. 73 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że dowody księgowe przechowuje się w siedzibie zarządu, nie jest sprzeczny z art. 11, gdzie jest mowa, że księgi mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki? I co zrobić, gdy biuro nie chce wydać dokumentacji? Czy przechowywanie dokumentów w biurze może być kwalifikowane jako ukrywanie dokumentów? - Henryk H. z Głogowa

ODPOWIEDŹ

Artykuł 11 ust. 3 ustawy o rachunkowości przewiduje możliwość przechowywania ksiąg poza jednostką. Natomiast art. 73 ustawy wyraźnie stanowi, że księgi powinny być przechowywane po zamknięciu roku obrotowego w siedzibie jednostki. Zatem biuro ma bezwzględny obowiązek wydania dokumentacji jednostce. Jeżeli biuro odmawia wydania dokumentacji, to bez względu na treść umowy w razie odmowy natychmiastowego wydania dowodów księgowych, stanowiących własność zleceniodawcy, powstaje odpowiedzialność biura zgodnie z art. 276 k.k.

Wyjaśnienie

Sposób i zasady prowadzenia rachunkowości reguluje art. 4 w zw. z art. 11 ustawy o rachunkowości. Natomiast art. 73 ustawy dotyczy przechowywania dokumentacji. Przechowywanie, w powiązaniu z pozostałymi przepisami rozdziału o ochronie danych, dotyczy archiwizowania, następującego po zamknięciu roku obrotowego czy po zakończeniu działalności przez jednostkę. Dlatego też art. 74 ust. 1 ustawy nie odnosi się do bieżącego w ciągu roku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 11 ust. 1 i 2, powinno następować w siedzibie jednostki, ale w myśl ust. 3 tego przepisu może być też powierzone uprawnionej do tego osobie lub firmie poza siedzibą jednostki, z czym może się też wiązać wydanie na zewnątrz dowodów księgowych w celu kontroli, dekretacji, wprowadzania danych do urządzeń księgowych oraz przejściowe ich przechowywanie w biurze rachunkowym. Trzeba podkreślić, że zbiory księgowe: księgi rachunkowe, dowody księgowe po zamknięciu roku obrotowego, a więc po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, powinny być, bez względu na sposób ich prowadzenia (samodzielnie czy w biurze rachunkowym), przechowywane w siedzibie jednostki. Potwierdza to art. 76 ustawy, który mówi o szczególnych przypadkach przechowywania zbiorów księgowych poza siedzibą jednostki. A więc biuro rachunkowe powinno bezwzględnie po zamknięciu roku obrotowego przekazać jednostce należące do niej dokumenty.

Zatem jeżeli biuro odmawia wydania dokumentacji, nawet jeżeli jednostka zalega z zapłatą, to bez względu na treść umowy w razie odmowy natychmiastowego wydania dowodów księgowych, stanowiących własność zleceniodawcy, powstaje odpowiedzialność biura określona w art. 276 k.k. Zgodnie z tym przepisem, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Zatrzymanie dokumentacji nie może bowiem stanowić samodzielnie wymierzonej przez biuro sankcji za brak zapłaty. Spory o zapłatę wynagrodzenia, wykonanie umowy powinny być rozstrzygane na drodze sądowej na gruncie przepisów kodeksu cywilnego.

Podstawa prawna:

•  art. 11 ust. 3, art. 73-74 oraz art. 76 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.),

•  art. 276 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. nr 88, poz. 553 z późn. zm.).

Kto i kiedy może być pełnomocnikiem

PYTANIE

Toczy się postępowanie podatkowe i chciałabym udzielić pełnomocnictwa doradcy podatkowemu. Co powinno zawierać pełnomocnictwo procesowe doradcy w postępowaniu przed fiskusem i jakie przepisy regulują te kwestie? - Joanna K. z Kowar

ODPOWIEDŹ

Pełnomocnictwo procesowe doradcy w postępowaniu przed organami podatkowymi regulują przede wszystkim przepisy Ordynacji podatkowej. Zakres, czas trwania i skutki prawne pełnomocnictwa doradcy oraz jego umocowanie do poszczególnych czynności zależą od treści pełnomocnictwa.

Wyjaśnienie

W myśl art. 136 Ordynacji podatkowej strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Zgodnie z art. 137 § 1 Ordynacji podatkowej, pełnomocnikiem może być osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych w pojęciu przepisów prawa cywilnego. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Istnienia pełnomocnictwa nie można więc domniemywać. Umocowanie do działania pełnomocnika musi wynikać wprost z oświadczenia mocodawcy, a w aktach sprawy musi znajdować się oryginał pełnomocnictwa lub jego urzędowy odpis. Jest nim akt poświadczony notarialnie lub potwierdzony przez organ prowadzący postępowanie lub organ udzielający w sprawie pomocy prawnej na podstawie art. 157 Ordynacji podatkowej. Jeżeli pełnomocnikiem strony jest doradca podatkowy, to w sprawie, której dotyczy pełnomocnictwo, odpis może być przez niego uwierzytelniony samodzielnie. Udzielając pełnomocnictwa, podatnik może swobodnie kształtować zakres, w jakim pełnomocnik będzie uprawniony do działania w jego imieniu. Podatnik może udzielać pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego (rodzajowego lub jednorazowego). Pełnomocnictwo ogólne umocowuje pełnomocnika do działania w takim zakresie, w jakim czynności może podejmować sama strona. Wyłączone z tego zakresu są te czynności, o których mowa w art. 136 Ordynacji podatkowej, czyli te, które wymagają osobistego działania strony. Pełnomocnik nie będzie więc mógł zastąpić podatnika wezwanego przez organ podatkowy do złożenia wyjaśnień w charakterze strony.

Pełnomocnictwa szczególne mogą się natomiast odnosić do poszczególnych kategorii czynności procesowych (np. pełnomocnictwo do spraw doręczeń) albo ograniczać się do jednej tylko czynności danego postępowania podatkowego. Przykładem pełnomocnictwa szczególnego do jednej tylko czynności może być umocowanie do wniesienia odwołania czy też uczestniczenia w jednej czynności postępowania dowodowego (oględziny, przesłuchanie świadka).

Podstawa prawna:

•  art. 136 oraz art. 137 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Odwołanie pełnomocnictwa

PYTANIE

Czy do odwołania pełnomocnictwa musi być zachowana jakaś szczególna forma? W jaki sposób mogę cofnąć pełnomocnictwo ogólne doradcy podatkowemu? - Krzysztof J. z Gliwic

ODPOWIEDŹ

Przepisy nie przewidują obowiązku zachowania szczególnej formy nawet w sytuacji, gdy forma taka była zastrzeżona dla udzielenia pełnomocnictwa. Najbezpieczniej jest sporządzić oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo może być, co do zasady, odwołane w każdym czasie.

Wyjaśnienie

Pełnomocnictwo można odwołać w każdej chwili, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania w umowie zawartej z pełnomocnikiem. Umocowanie wygasa ze śmiercią jednej ze stron umowy leżącej u podstaw pełnomocnictwa, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią umowy. Umocowanie trwa, co do zasady, tak długo, jak długo pełnomocnictwo nie zostanie odwołane bądź nie nastąpi śmierć mocodawcy lub pełnomocnika. Jeśli chodzi o formę odwołania pełnomocnictwa przez mocodawcę, przepisy nie przewidują obowiązku zachowania szczególnej formy nawet w sytuacji, gdy forma taka była zastrzeżona dla udzielenia pełnomocnictwa. Odwołanie pełnomocnictwa jest niezmiernie ważne po zakończeniu usługi doradztwa. W tym celu trzeba sporządzić oświadczenie o wygaśnięciu pełnomocnictwa, a na jego podstawie sporządzić powiadomienie o tym fakcie urzędu skarbowego. Powiadomienie urzędu pozwoli uniknąć sytuacji, kiedy urząd wezwie doradcę w sprawie klienta, którego ten dawno już nie obsługuje.

Podstawa prawna:

•  art. 101 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Dokumentacja zasad rachunkowości

PYTANIE

Księgi rachunkowe naszej jednostki prowadzi uprawnione do tego biuro rachunkowe, co przewidują postanowienia art. 11 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Czy w takim przypadku powinniśmy również sporządzić dokumentację stosowanych zasad (polityki) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy? Zasady te przecież stosuje biuro rachunkowe, a nie my. - Nina W. z Brzegu

ODPOWIEDŹ

Niezależnie od tego, czy rachunkowość jednostki prowadzona jest przez samą jednostkę czy przez biuro rachunkowe, na kierowniku jednostki ciąży obowiązek dopilnowania opracowania polityki rachunkowości. W praktyce dokumentację tę sporządzają biura rachunkowe w ramach umowy o prowadzenie ksiąg.

Wyjaśnienie

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, za wykonywanie obowiązków jednostki w zakresie rachunkowości odpowiedzialność ponosi jej kierownik. Nawet jeżeli powierzył on prowadzenie rachunkowości jednostki biuru rachunkowemu, odpowiada on za rachunkowość jednostki z tytułu nadzoru. W zakres tego obowiązku wchodzi posiadanie zatwierdzonej przez kierownika dokumentacji (opisu) przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Niezależnie bowiem od tego, czy rachunkowość jednostki prowadzona jest przez samą jednostkę czy przez biuro rachunkowe, rozstrzygnięcia i utrwalenia wymagają przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości. To na kierowniku jednostki ciąży obowiązek dopilnowania opracowania polityki rachunkowości. W jednostce powinny się też znajdować, po zakończeniu roku obrotowego: dokumentacja księgowa, księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe. Jeżeli jednak księgi rachunkowe prowadzone są usługowo, to w praktyce dokumentację tę sporządzają biura rachunkowe w ramach umowy o prowadzenie ksiąg i przekazują jednostce komplet takiej dokumentacji. Kierownik jednostki, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zatwierdza tę dokumentację.

Podstawa prawna:

•  art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Odpowiedzi przygotowała Wiesława Kwiatkowska

---