DOKUMENTACJA KSIĘGOWA

Literatura

1. Gos W.: Komentarz do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Rachunkowość komentarze do ustawy 2002 nr 4, s 106 - 112; nr 5, s. 114 - 118.

2. Karwowski E.: Dowody księgowe podstawą ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Monitor Rachunkowości i Finansów 2001 nr 1, s. 18 - 23.

3. Kiziukiewicz T.: Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie. PWE: Warszawa 2002, s. 59 - 85.

4. Majewska E., Niewiadoma M.: Rachunkowość. Od operacji gospodarczej do sprawozdania finansowego. Wydawnictwo AE we Wrocławiu: Wrocław 2003, s. 53 - 62.

5. Roza - Michalski A.: Zrozumieć rachunkowość. Agencja Wydawnicza Interfart: Łódź 1998, s. 83 - 98.

6. Sojak S., Stankiewicz J. (red.): Podstawy rachunkowości. TNOiK: Toruń 2004, s. 576 - 582.

7. Śnieżek E. (red.): Wprowadzenie do rachunkowości. Oficyna Ekonomiczna: Kraków 2004, s. 79 - 83.

Dyspozycje

1. Pojęcie dokumentacji w ujęciu statycznym i dynamicznym.

2. Pojęcie dokumentu i dowodu.

3. Pojęcie dokumentacji księgowej w ujęciu szerokim i wąskim.

4. Zakres dokumentacji polityki rachunkowości w podmiotach prowadzących księgi rachunkowe.

5. Pojęcie dokumentacji operacji gospodarczych.

6. Pojęcia: dokument księgowy i dowód księgowy (w ujęciu wąskim).

7. Cechy prawidłowego dokumentu księgowego:

• rzetelność

• kompletność

• bezbłędność.

Minimalne wymogi formalne prawidłowego dokumentu księgowego.

Funkcje i znaczenie dokumentów księgowych.

Klasyfikacja dokumentów księgowych:

• przeznaczenie dokumentów

• rodzaj wystawcy dokumentów zewnętrznych

• źródło (podstawa) wystawienia

• funkcje dokumentów wtórnych

• związek dokumentów z księgami rachunkowymi

• cel wystawienia dokumentów

• liczba operacji ujętych w dokumentach

• charakter operacji gospodarczych odzwierciedlonych w dokumentach

• rodzaj formularzy dokumentów

• rodzaj druków, na których wystawia się dokumenty.

• Pojęcie obiegu dokumentów księgowych.

• Fazy obiegu dokumentów księgowych:

• przyjmowanie dokumentów zewnętrznych obcych oraz wystawianie (emisja) dokumentów zewnętrznych własnych i wewnętrznych

• kontrola dokumentów (formalna, rachunkowa, merytoryczna)

• segregowanie i numerowanie dokumentów

• dekretacja dokumentów

• księgowanie (rejestrowanie) dokumentów w odpowiednich księgach rachunkowych

• przechowywanie dokumentów.

Dokumentacja

• ujęcie dynamiczne - proces (ogół czynności odnoszących się do) tworzenia dokumentów

• ujęcie statyczne - zbiór (ogół, całość) przygotowanych dokumentów.

Za pojęcie bliskoznaczne do dokumentu uznaje się pojęcie dowodu.

Dokument	Dowód
- przedmiot stwierdzający określone okoliczności, fakty, stany itp. (np. umowa, świadectwo, zaświadczenie).	- okoliczność albo rzecz dowodząca czegoś, przemawiająca za czymś, świadcząca o czymś, wskazująca na coś, oznaka czegoś, potwierdzenie, uzasadnienie, świadectwo.

Źródło: Skorupka S., Anderska H., Łempicka Z. (red.): Mały słownik języka polskiego. PWE: Warszawa 1969, s. 124, 133.

Dokumentacja księgowa:

1. ujęcie szerokie - ogół dokumentów wiążących się z prowadzeniem rachunkowości (albo ogół czynności związanych z ich przygotowywaniem), do których zalicza się m.in.:

• dokumentację polityki rachunkowości

• dokumentację operacji gospodarczych

• księgi rachunkowe (księgi przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów)

• dokumentację inwentaryzacyjną oraz

• sprawozdania finansowe;

2. ujęcie wąskie - dokumentacja operacji gospodarczych.

Dokumentacja polityki rachunkowości w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości każda jednostka prowadząca rachunkowość w postaci ksiąg rachunkowych ma obowiązek:

• opracowania (ustalenia)

• wdrożenia

• posiadania

• respektowania (przestrzegania)

• aktualizowania

• przechowywania i

• chronienia

dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości wchodzi do merytorycznego zakresu rachunkowości prowadzonej w postaci ksiąg rachunkowych i powinna być przygotowana w formie pisemnej (w języku polskim). Za obowiązki w powyższym względzie odpowiada kierownik jednostki.

Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna zawierać:

1. opis roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych

2. opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego (zwłaszcza w zakresie, w jakim normy prawa pozostawią jednostce prawo wyboru)

3. opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• zakładowy plan kont

• wykaz ksiąg rachunkowych lub wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych

z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych

• opis systemu przetwarzania danych lub opis systemu informatycznego zawierający:

• wykaz programów, procedur lub funkcji (w zależności od struktury oprogramowania) i opis ich przeznaczenia

• opis algorytmów i parametrów (opis sposobu działania każdego programu - reguł obliczeń, ewidencji, kontroli, wydruku danych i przenoszenia ich na inny trwały nośnik)

• opis programowych zasad ochrony danych, w tym głównie metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania

• określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji

• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym:

• dowodów księgowych,

• ksiąg rachunkowych,

• innych dokumentów stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych

Bardzo istotnym elementem dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jest zakładowy plan kont (ZPK).

Ze względu na fakt, że ZPK jest instrumentem warunkującym sprawną i rzetelną rachunkowość bardzo istotne jest jego staranne i przemyślane przygotowanie. ZPK (podobnie zresztą, jak i cała dokumentacja zasad rachunkowości) może być opracowany przez podmiot gospodarczy we własnym zakresie bądź też na jego zlecenie przez wyspecjalizowaną jednostkę świadczącą usługi w tej dziedzinie.

Dobrze zbudowany ZPK powinien:

• umożliwiać prowadzenie rachunkowości na bieżąco, w ujęciu systematycznym i chronologicznym, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami prawa tak, aby:

• rzetelnie i jasno mogły być przedstawione stan majątkowy, sytuacja finansowa i wynik finansowy jednostki

• uwzględnione zostały w maksymalnym stopniu potrzeby jednostki w zakresie zarządzania i kontroli

• zapewniać możliwość terminowego sporządzania sprawozdań finansowych:

• księgowych według wzorów podanych w załącznikach do ustawy o rachunkowości i aktach wykonawczych do niej

• statystycznych (GUS - owskich) według stosownych przepisów

• umożliwiać uzyskanie informacji niezbędnych dla prawidłowego naliczania obowiązujących podatków, składek ZUS i ewentualnie innych obciążeń publiczno - prawnych w celu dokonania terminowych rozliczeń z ich tytułu.

Zgodnie z art. 83 ustawy o rachunkowości, w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych oraz ograniczenia nakładu pracy związanego z opracowywaniem ZPK, minister właściwy do spraw finansów publicznych może (ale nie musi !) w drodze rozporządzenia określić wzorcowe plany kont (WPK) dla:

• banków (po zasięgnięciu opinii Komisji Nadzoru Finansowego)

• dla jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi (po zasięgnięciu opinii Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego)

• dla funduszy inwestycyjnych (po zasięgnięciu opinii Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego)

• dla zakładów ubezpieczeń (po zasięgnięciu opinii Komisji Nadzoru Finansowego)

• dla funduszy emerytalnych (po zasięgnięciu opinii Komisji Nadzoru Finansowego)

• dla spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych (po zasięgnięciu opinii Krajowej Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-Kredytowej)

• dla pozostałych jednostek

WPK nie można utożsamiać z ZPK, gdyż nigdy nie wyczerpuje zakresu zagadnień, które winny być w nim ujęte (zwykle obejmuje jedynie wykaz kont księgi głównej z podziałem na zespoły, bez ich opisu). Należy go traktować jedynie jako dobry wzór do naśladowania.

ZPK powinien zawierać:

• wykaz kont księgi głównej

• komentarz do wykazu kont księgi głównej (część opisową),

Wykaz kont księgi głównej powinien:

• obejmować wszystkie konta syntetyczne przewidziane do stosowania przez daną jednostkę (zasada zamkniętego systemu kont syntetycznych)

• zawierać nazwy i symbole cyfrowe wszystkich kont syntetycznych w podziale na jednorodne grupy, zwane zespołami (kryterium zaliczania kont do wspólnej grupy winna być jednorodna lub podobna treść ekonomiczna dokonywanych na nich zapisów);

W podmiotach innych niż banki i zakłady ubezpieczeń tradycyjnie wyodrębnia się dziewięć zespołów kont ponumerowanych od 0 do 8:

Zespół 0 Aktywa trwałe

Zespół 1 Krótkoterminowe aktywa finansowe

Zespół 2 Rozrachunki

Zespół 3 Materiały i towary

Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczanie

Zespół 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczanie

Zespół 6 Produkty i rozliczenia międzyokresowe

Zespół 7 Przychody i koszty ich osiągnięcia

Zespół 8 Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy;

Nazwy kont powinny sugerować charakter operacji na nich księgowanych;

Symbole kont są wielocyfrowe, przy czym pierwsza cyfra w symbolu konta zawsze oznacza numer zespołu, do którego konto należy, a kolejne numery grup i podgrup oraz kont w ramach zespołu;

• być sporządzony z należyta rozwagą, z jednoczesnym uwzględnieniem wszystkich potrzeb i uwarunkowań zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych; Przed przystąpieniem do jego opracowywania należy ustalić:

• zakres obowiązującej daną jednostkę sprawozdawczości finansowej

• obowiązujące w danej jednostce zasady budowy rachunku zysków i strat oraz wariant ewidencji kosztów

• potrzeby jednostki w zakresie prezentacji informacji o niej różnego typu użytkownikom (menedżerom, opinii publicznej, właścicielom, kredytodawcom, kontrahentom, budżetowi, ZUS itp.)

• technikę i formę, w jakiej będzie prowadzona rachunkowość;

Przedstawione czynniki decydują o ilości i szczegółowości kont syntetycznych, które powinny być prowadzone przez daną jednostkę, a co za tym idzie o jej potrzebach w zakresie rozbudowy wykazu kont księgi głównej.

Komentarz do wykazu kont księgi głównej powinien określać przede wszystkim (obligatoryjne elementy komentarza):

1. zasady klasyfikacji zdarzeń (określenie rodzajów operacji gospodarczych podlegających księgowaniu na poszczególnych kontach syntetycznych)

2. zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, tzn.:

• dawać odpowiedź na pytanie, do których kont syntetycznych będą prowadzone księgi pomocnicze i według jakich kryteriów

• precyzować, do ewidencji jakich danych mają służyć konta analityczne (wartościowych, ilościowo-wartościowych, ilościowych)

• opisywać sposób, według którego będzie prowadzona ewidencja analityczna (na ilu poziomach)

• w jakiej kolejności będą dokonywane zapisy - najpierw w syntetyce, a następnie w analityce, czy też odwrotnie.

Poza obligatoryjnymi elementami komentarza mogą się w nim znaleźć także inne elementy (fakultatywne) ważne dla usprawnienia i ułatwienia prac związanych z prowadzeniem rachunkowości, takie jak np.:

• zapisy typowych operacji gospodarczych, często powtarzających się w danej jednostce (korespondencja kont dla typowych operacji gospodarczych)

• zasady, warunki, okoliczności stosowania kont pozabilansowych oraz ich wykaz (stosowanie kont pozabilansowych nie jest obligatoryjne jednak w niektórych jednostkach może być bardzo pożądane).

Dokumentacja operacji gospodarczych (dokumentacja księgowa w ujęciu wąskim):

• ujęcie dynamiczne - proces utrwalania na piśmie zaobserwowanych i zmierzonych operacji gospodarczych (zdarzeń gospodarczych i zdarzeń księgowych)

• ujęcie statyczne - zbiór dokumentów stwierdzających zaistnienie operacji gospodarczych.

I

Dokument księgowy = Dowód księgowy

II

Dokument księgowy - element dokumentacji księgowej w ujęciu szerokim (np. bilans)

Dowód księgowy - element dokumentacji księgowej w wąskim ujęciu (np. faktura)

III

Dokument księgowy (w ujęciu wąskim) - pisemne stwierdzenie zaistnienia zdarzenia gospodarczego (np. umowa o pracę).

Dowód księgowy (w ujęciu wąskim) - pisemne stwierdzenie zaistnienia operacji gospodarczej (np. faktura).

IV

Dokument księgowy (w ujęciu wąskim) - pisemne stwierdzenie zaistnienia (dokonania) operacji gospodarczej.




Dowód księgowy (w ujęciu wąskim) - prawidłowy dokument księgowy stanowiący podstawę zapisu w księgach rachunkowych.





Cechy prawidłowego dokumentu księgowego:

• rzetelność - zgodność dokumentu z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą potwierdza,

• kompletność - spełnianie przez dokument wymogów formalnych, tzn. zawieranie przez dokument co najmniej danych określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości (minimalne wymogi formalne) oraz danych wynikających z innych przepisów,

• bezbłędność - wolność dokumentu od błędów rachunkowych oraz wymazywania i przeróbek (zaobserwowane błędy w dokumentach zewnętrznych obcych i własnych poprawia się poprzez wystawienie i wysłanie dokumentu korygującego, natomiast w dokumentach wewnętrznych poprzez korektę).

MINIMALNE WYMOGI FORMALNE KOMPLETNEGO DOKUMENTU KSIĘGOWEGO

(wynikające z art. 21 ustawy o rachunkowości)*

*Minimalne wymogi formalne kompletnego dokumentu księgowego określone w art. 21 ustawy o rachunkowości należy traktować nie tylko jako obowiązek (nakaz), lecz przede wszystkim jako warunek ochrony jednostki przed negatywnymi skutkami ewentualnych różnych nieprawidłowości.

! Wymogi formalne wyszczególnione w pozycjach 7 i 8 to cechy, które nadaje dokumentowi jednostka będąca jego odbiorcą.

	określenie rodzaju dokumentu	określenie rodzaju dowodu z reguły zawiera się w jego nazwie wynikającej z przepisów prawnych lub tradycji utrwalonej przez praktykę i zwyczaje; przeważająca część dowodów obok pełnej nazwy posiada skrót (symbol), np. RW - Pobranie materiałów (rozchód wewnętrzny), PZ - Przyjęcie materiałów (przyjęcie zewnętrzne), WZ - Wydanie materiałów ( wydanie zewnętrzne), KP - Kasa przyjmie, KW - Kasa wypłaci; rodzaj dokumentu poprzez swoją nazwę określa w zasadzie rodzaj operacji gospodarczej, której dotyczy;
	określenie stron dokonujących operacji gospodarczej	na dowodzie należy podać w zasadzie pełną nazwę i adres każdej ze stron, a jeżeli nie, to przynajmniej takie ich określenie, by nie zachodziła trudność z ich identyfikacją; określenie stron może być wyrażone odciskiem pieczęci firmowej umożliwiającym odczytanie danych identyfikujących je, a umieszczonych w odpowiednich miejscach dokumentu; w dowodach wewnętrznych określenie stron może być wyrażone symbolami (kodami) odpowiednich komórek organizacyjnych, pod warunkiem jednak, że jednostka posiada odpowiednią instrukcję umożliwiającą ich odszyfrowanie;
	opis operacji gospodarczej	w dokumencie należy podać krótką i zwięzłą charakterystykę operacji gospodarczej i jej przedmiotu, np. zakup materiału X;
	podanie wartości operacji gospodarczej, a jeśli jest to możliwe to także jej określenia w jednostkach naturalnych	np. zakup 100 m materiału X po 10,00 zł / m , łączna wartość zakupu 1000,00 zł; wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem - może to dotyczyć wyłącznie operacji wewnętrznych (dokumentów wewnętrznych), w przypadku, których wartość jest ustalana nie przez wystawcę dokumentu, lecz przez komórkę księgowości za pomocą komputera, np. przy wydawaniu materiałów do produkcji; dokument księgowy (otrzymany lub wystawiony przez jednostkę) opiewający na waluty obce powinien zawierać ich przeliczenie na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych (program komputerowy) zapewnia automatycznie przeliczenie walut obcych na walutę krajową, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk; określenie operacji gospodarczej w jednostkach naturalnych polega na podaniu: - ilości / liczby jednostek, - ceny jednostkowej przedmiotu operacji gospodarczej (z gramatycznej wykładni przepisów ustawy o rachunkowości przepis ten nie wynika);
	podanie daty dokonania operacji gospodarczej, a gdy dokument został sporządzony pod inną datą - także daty jego sporządzenia	pod pojęciem daty dokonania operacji gospodarczej należy rozumieć konkretny dzień (w przypadku operacji jednorazowych, np. wpłata gotówki do kasy) lub okres (w przypadku operacji procesowych, np. amortyzacja za styczeń 200x r.);
	podpisy: osoby wystawiającej dokument, osoby, której wydano, i / lub od której przyjęto składniki aktywów	oba podpisy są wymagane w przypadku dokumentów dotyczących operacji obrotu składnikami aktywów, w pozostałych przypadkach wystarczy podpis wystawcy; podpisy, o których mowa powinny być w zasadzie własnoręczne. Odstępstwa od tej zasady: - jeżeli dokument nie dotyczy obrotu składnikami aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu lub - jeżeli dokument nie jest dokumentem zastępczym - podpisy własnoręczne mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie (identyfikację) osób, - jeżeli dokumentami są dokumenty ubezpieczenia lub emitowane papiery wartościowe podpisy własnoręczne mogą być odtworzone mechanicznie; Można zaniechać zamieszczania podpisu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokonywania zapisów (technika zapisów pozwala na identyfikację osób).
!	stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych	kwalifikowanie (dekretacja) dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na: wskazaniu miesiąca jego księgowania; wskazaniu sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych - podanie, na jakich kontach, po których stronach i w jakiej kwocie należy go zaksięgować; wskazaniu osoby dokonującej kwalifikacji (podpis); Można zaniechać kwalifikowania dokumentu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokonywania zapisów (technika wymusza ujęcie dokumentu w jedyny możliwy sposób).
!	podanie numeru identyfikacyjnego dokumentu	numer powinien umożliwiać powiązanie dokumentu z zapisem księgowym, nadawany jest przez dział finansowo-księgowy odbiorcy dokumentu.

FUNKCJE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH:

• informacyjna

- dane zawarte w dokumentach stanowią źródło informacji przebiegu operacji gospodarczej oraz o jej skutkach, a co za tym idzie także źródło informacji o prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz stanowią podstawę jej oceny;

• kontrolna

• dokumenty stanowią podstawę kontroli:

• rzetelności

• celowości dokonywanych

• legalności operacji gospodarczych;

• dokumenty umożliwiają:

• kontrolę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami, instytucjami oraz

• rozliczanie pracowników z powierzonego im mienia.

ZNACZENIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH:

1. dokumenty księgowe stanowią podstawę zapisów księgowych, tzn. zapisów w księgach rachunkowych oraz ich merytoryczne uzasadnienie,

2. od jakości dokumentów księgowych zależy jakość informacji dostarczanych przez rachunkowość, a więc i wiarygodność ksiąg rachunkowych,

3. dokumenty księgowe posiadają moc dowodową w razie występowania przed sądem z powodu różnego typu sporów jednostki z kontrahentami, pracownikami, instytucjami itp.,

4. dokumenty księgowe stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony mienia stanowiąc podstawę do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im pod opiekę mienie,

5. dokumenty księgowe stanowią podstawę weryfikacji (badania) prawidłowości rocznego sprawozdania finansowego jednostki (także innych sprawozdań, których dane wynikają z ksiąg rachunkowych),

6. dokumenty księgowe są ważnym źródłem analizy ekonomicznej (głównie finansowej) - stanowią podstawę źródłowego badania i kontroli prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej umożliwiając tym samym jej ocenę.

KLASYFIKACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

LP	KRYTERIUM	RODZAJE DOKUMENTÓW
I	Przeznaczenie dokumentów (rodzaj odbiorcy)	zewnętrzne wewnętrzne
II	Rodzaj wystawcy dokumentów zewnętrznych	obce (otrzymane) własne (wysłane)
III	Źródło (podstawa) wystawienia (tryb sporządzania) dokumentów	źródłowe (pierwotne) wtórne
IV	Funkcje dokumentów wtórnych	zbiorcze korygujące zastępcze rozliczeniowe
V A	Związek dokumentów z księgami rachunkowymi	stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych niestanowiące podstawy zapisu w księgach rachunkowych lub
V B			podlegające księgowaniu niepodlegające księgowaniu
VI	Cel wystawienia dokumentów	dyspozycyjne potwierdzające (wykonawcze) dyspozycyjno-potwierdzające (mieszane, kombinowane)
VII	Liczba operacji ujętych w dokumentach	pojedyncze zbiorcze
VIII	Charakter operacji gospodarczych odzwierciedlonych w dokumentach	obrotu zapasami (magazynowe) (Pz, Rw, Mm, Zw, Wz) obrotu majątkiem trwałym (Pt,Ot, Lt) płacowe (listy obecności, karty pracy, listy płac) obrotu gotówkowego i bezgotówkowego (Kp, Kw, Wb, czeki i weksle obce) rozrachunkowe (faktury, rachunki) wynikowe (Pk zużycia materiałów) itp.
IX	Rodzaj formularzy dokumentów	oryginalne uniwersalne lub typowe nietypowe
X	Rodzaj druków, na których wystawia się dokumenty	ścisłego zarachowania ścisłej kontroli zwyczajne

! Kryteria od I do VA to kryteria klasyfikacji dokumentów księgowych wynikające z przepisów ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości.

CHARAKTERYSTYKA RODZAJÓW DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Dokumenty zewnętrzne potwierdzają zaistnienie operacji zewnętrznych, w których uczestniczą dwa podmioty, i które powodują zmiany w majątku obu tych podmiotów. Wśród nich wyodrębnia się:

• dokumenty zewnętrzne obce

• dokumenty zewnętrzne własne.

Dokumenty zewnętrzne obce to dokumenty wystawione dla danej jednostki przez:

• dostawców,

• banki ją obsługujące,

• urzędy i instytucje,

• jej pracowników,

• inne podmioty będące stroną biorącą udział w operacji gospodarczej, czyli dokumenty otrzymane przez daną jednostkę z zewnątrz, np. otrzymane faktury (rachunki) za zakupione składniki majątkowe, wyciągi bankowe, delegacje służbowe, weksle obce, czeki obce. Inaczej mówiąc są to dokumenty otrzymane przez dany podmiot z zewnątrz od szeroko rozumianych kontrahentów (partnerów operacji gospodarczej).

Dokumenty zewnętrzne własne to dokumenty wystawione przez daną jednostkę (przez jej placówki gospodarcze i jednostki organizacyjne) dla udokumentowania operacji zewnętrznych, przekazywane w oryginale podmiotom zewnętrznym (kontrahentom) będącym stroną operacji gospodarczej i podlegające weryfikacji dokonywanej przez te podmioty, np. wystawione faktury (rachunki) potwierdzające sprzedaż składników majątku, wystawione rachunki z tytułu wykonanej przez dany podmiot umowy zlecenia czy umowy o dzieło, listy wynagrodzeń, deklaracje podatkowe.

Dokumenty wewnętrzne to dokumenty wystawione przez daną jednostkę dla udokumentowania operacji wewnętrznych. Ich odbiorcami są poszczególne komórki wyodrębnione w strukturze organizacyjnej danej jednostki. Do dokumentów tego rodzaju zalicza się np.: Rw, Mm, Zw.

Dokumenty źródłowe (pierwotne) to dokumenty po raz pierwszy dokumentujące operację gospodarczą, a więc stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie jej zaistnienia. Wystawiane są zwykle w wyniku bezpośredniego pomiaru operacji gospodarczej, zazwyczaj bezpośrednio po jej dokonaniu, a często w miejscu jej dokonania. Ich podstawę stanowią operacje gospodarcze. Do dokumentów tego rodzaju zalicza się np.: Rw, czek obcy.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych

• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie

• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów

• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokumenty wtórne to dokumenty, dla których podstawę stanowią dokumenty źródłowe, w oparciu o które się je sporządza (lub ich brak), a nie bezpośrednio operacje gospodarcze. Ze względu na spełniane funkcje dokumenty te dzielą się na:

• zbiorcze,

• korygujące,

• zastępcze i

• rozliczeniowe.

Dokumenty zbiorcze służą do dokonywania łącznego zapisu zbioru dokumentów źródłowych o podobnym charakterze, wystawionych w tym samym dniu lub w pewnym okresie ( np. w ciągu tygodnia). Ujmują dokumenty o jednorodnych cechach lub funkcjach dla dokonania zapisu w księgach rachunkowych łączną wartością. Dokumenty źródłowe muszą być w dokumencie zbiorczym pojedynczo wymienione. Do tej grupy dokumentów należą np.: raport kasowy, raport sklepu, zestawienie komisowej sprzedaży towarów, raport magazynowy, lista płac, zestawienie delegacji służbowych.

Dokumenty korygujące poprzednie zapisy służą do poprawiania błędów we wcześniej dokonanych zapisach. Są wystawiane w przypadkach , gdy :

• wcześniej wystawione i zaksięgowane dokumenty obarczone były błędami lub

• wcześniej dokonano na podstawie prawidłowych dokumentów błędnych zapisów na kontach, których nie można poprawić w inny sposób niż na podstawie dokumentu korygującego.

Do dokumentów korygujących zalicza się np.: notę księgową, notę memoriałową, fakturę korygującą Vat.

Dokumenty zastępcze wystawiane są do czasu otrzymania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (lub trwale je zastępują). Sporządzane są przez osoby dokonujące operacji gospodarczej, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania obcych dowodów źródłowych, za zgodą kierownika jednostki. Nie mogą być stosowane do potwierdzania operacji gospodarczych, których przedmiotem są: zakupy opodatkowane podatkiem Vat i skup metali nieżelaznych od ludności. Minister Finansów może w drodze rozporządzenia ograniczyć możliwości dokumentowania określonych rodzajów operacji gospodarczych dowodami zastępczymi. Dokumenty zastępcze powinny być w zasadzie stosowane wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych i dla udokumentowania operacji gospodarczych o relatywnie niskich wartościach. Przykładem dokumentu zastępczego może być dokument Pk potwierdzający przyjęcie przesyłki bez dowodu dostawy.

Dokumenty rozliczeniowe służą do ujęcia już zaksięgowanych na kontach operacji gospodarczych według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, czyli wyłącznie do potwierdzenia operacji wewnętrznych o charakterze rozliczeniowym (zdarzeń księgowych). Obejmują dane, które już wcześniej zostały ujęte w księgach rachunkowych lecz w innym układzie. Dokonują grupowania lub rozdzielania już wcześniej dokonanych zapisów. Do dokumentów tego typu zalicza się np.:

dokument podziału kosztów reklamy na limitowane i nielimitowane, dokument podziału kosztów zarządu na poszczególne typy działalności podstawowej.

Dokumenty stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych - za dokumenty, które mogą być zaliczane do tej grupy zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości uważa się:

• dokumenty źródłowe zewnętrzne obce i własne oraz dokumenty wewnętrzne,

• sporządzone przez jednostkę dokumenty wtórne: zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe.

Dokumenty niestanowiące podstawy zapisu w księgach rachunkowych - to dokumenty, których nie można zakwalifikować do żadnej z bezpośrednio wcześniej wymienionych grup, np. księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe.

Dokumenty podlegające księgowaniu (ujęciu w księgach rachunkowych) to dowody księgowe, czyli prawidłowe dokumenty stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

Dokumenty niepodlegające księgowaniu to dokumenty niestanowiące podstawy zapisów w księgach rachunkowych i/lub niespełniające warunków stawianych dowodom księgowym - niestanowiące podstawy zapisu w księgach rachunkowych, np. sprawozdanie finansowe albo też stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych, ale nieprawidłowe (nieposiadające jednocześnie trzech cech: rzetelność, kompletność, bezbłędność).

.

Dokumenty dyspozycyjne zawierają w sobie jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej. Nie stanowią podstawy zapisu w księgach rachunkowych i w związku z tym nie są dowodami księgowymi, gdyż nie stwierdzają zaistnienia operacji gospodarczej. Typowym przykładem omawianego rodzaju dokumentów jest wystawione przez jednostkę dla banku polecenie przelewu.

Dokumenty potwierdzające zawierają informacje stwierdzające zaistnienie operacji gospodarczej lub istnienie stanu faktycznego będącego skutkiem wcześniej zaistniałych, a nie ujętych w księgach rachunkowych operacji gospodarczych. Do wspomnianej grupy dokumentów zalicza się np.: fakturę Vat wystawioną dla odbiorcy, protokół spisu z natury.

Dokumenty dyspozycyjno - potwierdzające zawierają w sobie cechy zarówno dokumentów dyspozycyjnych, jak i potwierdzających. Na ich podstawie najpierw wydaje się polecenie dokonania operacji gospodarczej (na tym etapie mają charakter dokumentów dyspozycyjnych), a po jej wykonaniu i pisemnym tego potwierdzeniu przez osoby w niej uczestniczące na tym samym dokumencie stają się dokumentami potwierdzającymi. Do omawianych właśnie dokumentów zalicza się np. : dowody magazynowe (Rw, Zw), listy wynagrodzeń.

Dokumenty pojedyncze potwierdzają pojedyncze operacje gospodarcze, zwykle są to dokumenty źródłowe, np. Kp, Kw.

Dokumenty zbiorcze dokumentują kilka, zwykle jednorodnych operacji gospodarczych, mających miejsce w jednym dniu, czy też w pewnym okresie np. w ciągu tygodnia (wtórne zbiorcze).

Dokumenty oryginalne (typowe) to dokumenty sporządzane na typowych drukach, np.: Pz, Kp, Kw. Dokumenty tego typu potwierdzają zaistnienie ściśle określonego rodzaju operacji gospodarczych.

Dokumenty uniwersalne (nietypowe) to dokumenty sporządzane na formularzach opracowanych przez poszczególne jednostki we własnym zakresie i według własnych wzorów, pod kątem ich własnych potrzeb, np.: Pk. Dokumenty takie mogą być wykorzystywane do potwierdzania różnych rodzajowo operacji gospodarczych.

Drukami ścisłego zarachowania są te formularze, które są objęte kontrolą przez cały czas ich posiadania przez jednostkę, również wówczas, gdy nie są wykorzystywane, a jedynie składowane jako zapas. Formularze, o których mowa są numerowane już w drukarni lub w jednostce pod datą ich zakupu i przyjęcia na stan. Od momentu przyjęcia na stan gospodarka nimi jest kontrolowana:

• osoba pobierająca druki do wykorzystania powinna się z nich rozliczyć przed kolejnym pobraniem,

• druki uszkodzone podlegają zwrotowi do miejsca, z którego zostały pobrane,

• kontroli zużycia (wykorzystania) druków dokonuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki; datę przeprowadzenia kontroli i stwierdzony w jej wyniku stan potwierdzają podpisami osoby: kontrolująca i kontrolowana w sposób ustalony w odpowiednich przepisach wewnętrznych (np. na bloczku wykorzystanych formularzy lub w specjalnym protokole sporządzonym na okoliczność kontroli).

Za druki ścisłej kontroli uważa się formularze druków, które są objęte kontrolą od momentu ich wydania do wykorzystania. Oznakowanie ich następuje zwykle pod datą przekazania ich do wykorzystania. Kontrolę zużycia prowadzi się w sposób analogiczny, jak w przypadku druków ścisłego zarachowania.

Używanie druków ścisłego zarachowania lub ścisłej kontroli nie jest regulowane przepisami zewnętrznymi, decyduje o nim kierownik jednostki określając odpowiednie ustalenia w tym zakresie w odpowiednich przepisach wewnętrznych (np. w zarządzeniu, czy w instrukcji obiegu dokumentów ). Jako druki ścisłego zarachowania lub ścisłej kontroli traktuje się zwykle formularze dokumentów potwierdzających operacje gospodarcze szczególnie ważne z punktu widzenia ochrony interesów jednostki, np. dotyczące obrotu składnikami majątkowymi lub spisu z natury.

OBIEG DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

proces przechodzenia dokumentów przez odpowiednie komórki organizacyjne jednostki od momentu ich

• wpływu do jednostki (dokumenty zewnętrzne obce) lub

• wystawienia (dokumenty zewnętrzne własne lub wewnętrzne)

aż do momentu ich złożenia do przechowywania (archiwowania).

FAZY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

1. Przyjmowanie dokumentów zewnętrznych obcych oraz wystawianie (emisja) dokumentów zewnętrznych własnych i wewnętrznych

2. Segregowanie i numerowanie dokumentów

3. Kontrola dokumentów:

• formalna,

• rachunkowa,

• merytoryczna

• Dekretacja dokumentów

• Księgowanie (rejestrowanie) dokumentów w odpowiednich księgach rachunkowych

• Przechowywanie dokumentów

Fazy od II do IV wchodzą w zakres opracowywania dokumentów, którego celem jest przygotowanie dokumentów do ich ujęcia (rejestracji) w księgach rachunkowych.

OGÓLNE ZASADY WYSTAWIANIA (EMISJI) DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Dokument powinien być wystawiony:

1. prawidłowo, czyli powinien posiadać takie cechy, jak: rzetelność, kompletność, bezbłędność;

2. w sposób staranny, czytelny, trwały;

Powinien być wypełniony pismem maszynowym, długopisem, piórem ewentualnie ołówkiem kopiowym, ale nigdy ołówkiem zwykłym, kredką lub flamastrem (pisakiem). Błędy w dokumencie mogą być poprawiane tylko w sposób powszechnie przyjęty i dopuszczalny dla danego rodzaju dokumentu (dokument korygujący, korekta).

3. w języku polskim i w walucie polskiej;

Dopuszcza się przyjmowanie i wystawianie dokumentów w języku obcym, jeśli dotyczą one operacji z zagranicznymi kontrahentami, np. faktura eksportowa wystawiona dla zagranicznego odbiorcy lub faktura importowa otrzymana od zagranicznego dostawcy. W takim przypadku celowe jest przetłumaczenie na język polski zwłaszcza tych elementów dokumentu, które odzwierciedlają treść operacji gospodarczej ( np. nazwy importowanego materiału). Organy kontroli oraz biegli rewidenci mają prawo zażądać wiarygodnego tłumaczenia całości lub wybranych elementów dokumentów wystawionych w języku obcym.

Wartości wyrażone w dokumencie w walucie obcej powinny być przeliczone na walutę polską po kursie właściwym dla danej waluty i rodzaju operacji gospodarczej obowiązującym w dniu dokonania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia powinien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie (jeżeli następuje automatyczne przeliczenie, np. przy użyciu komputera, to niezbędny jest odpowiedni wydruk dołączony do dokumentu).

4. w sposób zrozumiały, tzn., że treść w nim zawarta ma być sformułowana jednoznacznie, w sposób wykluczający możliwość różnej jej interpretacji; Dopuszcza się stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

SEGREGOWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

polega na ułożeniu ich według:

• grup rodzajowych (np. kasowe, bankowe, materiałowe itd.) lub

• urządzeń księgowych, w których będą ujmowane.

Segregowanie dokumentów księgowych ma istotne znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych (podział pracy).

NUMEROWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

ma na celu zaopatrzenie dokumentu w numer, pod jakim będzie on księgowany i przechowywany.

Numeracja może być:

• jednolita - wspólna dla wszystkich rodzajów dokumentów - nadawanie kolejnych numerów dokumentom w miarę ich wpływu do księgowości;

• grupowa - odrębna dla każdej grupy rodzajowej dokumentów - dokumenty otrzymują kolejne numery w ramach grup rodzajowych.

Numeracja, o której mowa nadawana jest dokumentom przez dział księgowy odbiorcy (adresata) dokumentu i stanowi jeden z minimalnych wymogów formalnych stawianych dokumentom wyartykułowanych w ustawie o rachunkowości.

Sposób segregowania i numerowania dokumentów nie jest sformalizowany.

KONTROLA DOKUMENTÓW

Obowiązek sprawdzania (kontroli) dokumentów księgowych nie wynika wprost z przepisów ustawy o rachunkowości. Do obowiązku takiego powinny się jednak jednostki poczuwać, gdyż leży to w ich interesie. W pewnym sensie obowiązek kontroli dokumentów wynika pośrednio z art. 22 ust. 1 wspomnianej ustawy odnoszącego się do wymaganych cech dokumentów księgowych. W celu upewnienia się o rzetelności, kompletności i bezbłędności dokumentów księgowych powinny być one sprawdzone pod względem: formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Na okoliczność kontroli, czyli dla potwierdzenia jej dokonania dokument powinien być podpisany przez osoby upoważnione do jej przeprowadzenia.

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dokument:

• spełnia wymogi formalne,

• został wystawiony w sposób technicznie poprawny,

• posiada odpowiednią formę (np. czy został wystawiony na właściwym formularzu).

Kontrolę formalną przeprowadzają upoważnieni przez kierownika jednostki pracownicy komórki finansowo-księgowej. Uprawnienia i obowiązki osób dokonujących kontroli powinny być określone na piśmie ( w zakresach czynności lub odpowiedniej instrukcji udostępnionej pracownikom za pokwitowaniem).

Wskazane jest przestrzeganie reguł postępowania sprawdzonych w praktyce i uznanych za zapewniające skuteczność kontroli:

• jeżeli dokumenty zawierają dyspozycję wykonania operacji, to ich sprawdzenie pod względem formalnym powinno nastąpić przed wykonaniem operacji gospodarczej,

• jeżeli dokumenty dotyczą operacji szczególnie istotnych dla jednostki (np. wpłata gotówki do kasy, czeki gotówkowe zawierające dyspozycje wypłaty środków z rachunku bankowego) celowe jest poddanie ich tzw. kontroli podwójnej polegającej na tym, że każda następna osoba mająca wykonać określone czynności kontrolne przy dokumencie powinna sprawdzić, czy czynności osoby poprzedniej zostały wykonane w sposób właściwy i potwierdzone odpowiednią adnotacją.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych zawartych w dokumencie, w celu ustalenia, czy dokument nie zawiera błędów w obliczeniach. Kontrola ta dotyczy danych liczbowych zawartych w dokumencie.

Kontrolę rachunkową przeprowadzają te same osoby, co kontrolę formalną.

Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dokumentów zewnętrznych własnych oraz wewnętrznych, których treść zawiera obliczenia wykonane i napisane przez przygotowane do tego maszyny (komputery), np. fakturujące sprzedaż w sposób uprzednio zaprogramowany i wykluczający błędy rachunkowe.

Nieprawidłowości formalne i rachunkowe winny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dokumentach księgowych.

Kontrola merytoryczna (rzeczowa) polega na sprawdzeniu zgodności danych zawartych w dokumencie ze stanem faktycznym, czyli ich prawdziwości, w celu ustalenia, czy:

• udokumentowana operacja gospodarcza rzeczywiście miała miejsce w ilości, wartości i czasie wskazanych w dokumencie,

• udokumentowana operacja gospodarcza została przeprowadzona zgodnie z przepisami prawa (czy była legalna) i umową (czy była celowa),

• dokument został wystawiony przez właściwą komórkę (placówkę) organizacyjną, a dokładniej osobę ją reprezentującą.

Kontrolę merytoryczną przeprowadzają upoważnieni przez kierownika jednostki:

• pracownicy działu finansowo-księgowego - w odniesieniu do dokumentów kasowych i bankowych,

• kierownicy właściwych komórek, np. zaopatrzenia, inwestycji, zatrudnienia, czy kadr lub bezpośrednio przedstawiciele kierownictwa jednostki.

W odniesieniu do dokumentów szczególnie istotnych wskazane jest przeprowadzenie kontroli podwójnej. Stwierdzone nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dokumencie lub załączniku do niego, wskazanym w jego treści i podpisane przez osoby upoważnione do kontroli merytorycznej.

DEKRETOWANIE (KWALIFIKOWANIE) DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

to rodzaj czynności związanych z przygotowaniem dokumentu do jego zarejestrowania w księgach rachunkowych.

Dekretacja polega na:

• wskazaniu miesiąca, w którym dokument powinien być zaksięgowany;

• ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji (księgowania) w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu korespondencji kont (tj. nazw i stron kont syntetycznych, na których powinien być ujęty) i kwoty operacji gospodarczej;

• wskazaniu osoby dokonującej kwalifikacji (podpis);

Można zaniechać kwalifikowania dokumentu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokonywania zapisów (technika wymusza ujęcie dokumentu w jedyny możliwy sposób).

Dekretowanie dokumentów księgowych jest jednym z minimalnych wymogów formalnych prawidłowych dokumentów określonych w ustawie o rachunkowości.

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (w szerokim znaczeniu)

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, a także dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe (w tym sprawozdanie z działalności jednostki) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy powinny być przechowywane w należyty sposób, tj.:

• siedzibie zarządu lub siedzibie oddziału (zakładu) jednostki¹

• oryginalnej postaci²

• ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych

• podziale na okresy sprawozdawcze

• sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Odstępstwa:

¹ Dokumenty księgowe (w szerokim ujęciu) mogą być przechowywane poza siedzibą jednostki lub oddziału (zakładu) w przypadku, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

W przypadku nieprzechowywania dokumentów księgowych w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu ich przechowywania w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki albo oddziału (zakładu),

• zapewnić ich dostępność do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu).

² Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej postaci ich zawartość pod warunkiem, że :

• dotyczy to dokumentów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy,

• nie odnosi się to do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów oraz innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki,

• jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku

• inne przepisy nie stanowią inaczej.

Po zamknięciu ksiąg za dany rok obrotowy roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określając:

• ich nazwę,

• ich rodzaj,

• symbol końcowy lat,

• końcowe numery w zbiorze.

Sposób oznakowania określa jednostka we własnym zakresie, dbając o to, by oznakowanie zbiorów dokumentów korespondowało z oznaczeniem ksiąg rachunkowych.

Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów księgowych

1. dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - co najmniej 5 lat od utraty ważności

2. sprawozdania finansowe - trwałe przechowywanie;

3. dokumenty inwentaryzacyjne - co najmniej 5 lat;

4. księgi rachunkowe - co najmniej przez 5 lat

5. karty wynagrodzeń pracowników i ich odpowiedniki - co najmniej okres wymaganego dostępu do wynikających z nich informacji określony w przepisach emerytalnych, rentowych, podatkowych, nie krócej niż 5 lat;

6. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - co najmniej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak, niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

7. dowody księgowe dotyczące: środków trwałych w budowie, pożyczek i kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniach cywilnym, karnym, podatkowym - co najmniej 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

8. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - co najmniej 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

9. pozostałe dowody księgowe i dokumenty - co najmniej 5 lat.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą.

Dokumenty księgowe (w szerokim znaczeniu) jednostek, które:

1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,

2) zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd (sąd rejestrowy) lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej (np. urząd gminy) oraz urząd skarbowy.

OCHRONA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (w szerokim znaczeniu)

Dokumenty księgowe podlegają ochronie, przez którą należy rozumieć zabezpieczenie przed :

• zniszczeniem bądź uszkodzeniem spowodowanym różnymi zdarzeniami (np. pożarem , powodzią),

• udostępnianiem ich samych lub wynikających z nich informacji osobom nieupoważnionym, czyli ich nieupoważnionym rozpowszechnianiem, co dotyczy zwłaszcza dokumentów poufnych lub mających istotne znaczenie dla jednostki,

• wprowadzaniem niedozwolonych zmian.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na :

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,

• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej

• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz

• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Udostępnianie dokumentów księgowych osobom trzecim do wglądu wymaga:

• na terenie jednostki - zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,

• poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce pisemnego spisu pożyczonych dokumentów wcześniej potwierdzonego, co do kompletności (pokwitowania). Celowe jest sporządzanie kopii wydawanych dokumentów.

1

21

222

PRAWIDŁOWY

DOWÓD KSIĘGOWY

STANOWIĄCY PODSTAWĘ ZAPISU W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH

DOKUMENT KSIĘGOWY

---