Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji

W Zamościu

Organizacja i jej cechy

Kierunek: ekonomia

Nr. Albumu: 12194

Zamość, 12.12.2006 r.

Spis treści:

1. POJĘCIE ORGANIZACJI.

1. Ogólne znaczenie organizacji.

2. Organizacja w znaczeniu rzeczowym.

3. Organizacja w znaczeniu atrybutowym.

4. Organizacja w znaczeniu czynnościowym.

5. Organizacja w sensie instytucjonalnym.

6. Organizacja w sensie rzeczowo- atrybutowym.

7. Organizacja jako system.

8. Organizacja ucząca się.

9. Organizacja formalna i nieformalna.

2. CECHY ORGANIZACJI.

1. Wspólne cechy organizacji.

2. Cechy organizacji w znaczeniu rzeczowym.

3. Cechy organizacji w ujęciu systemowym.

4. Cechy organizacji uczącej się.

5. Cechy organizacji formalnej i nieformalnej.

I. POJĘCIE ORGANIZACJI.

Słowo „organizacja” zazwyczaj kojarzy nam się z istniejącymi instytucjami takimi jak szkoły, szpitale, przedsiębiorstwa czy zakłady, lecz w naszej społeczności istnieje wiele różnego rodzaju organizacji, którym nie sposób jest przypisać jednakowej definicji.

Nie od razu zauważoną tę wieloznaczność. Jeszcze przed kilkunastu laty dość często nie dostrzegali jej niektórzy nawet poważni autorzy. Dziś wszyscy są już zgodni, że mamy do czynienia z terminem wieloznacznym

We współczesnej polskiej literaturze organizacyjnej powszechność uświadomienia sobie tej okoliczności zawdzięczamy „Traktatowi o dobrej robocie”[Kotarbiński 1969, s. 74]. W języku angielskim stwierdzenie wieloznaczności terminu „organizacja” weszło już do niektórych słowników- np. [Webster…1967]. Na podobnym stanowisku stoi też we Francji J. Chevalier [1966, t. 1, s. 43] i wielu innych.

1. Ogólne znaczenie organizacji.

Organizacja- jest to grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany, skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów. Jest to system otwarty wchodzący w interakcję z otoczeniem, podlegający jego wpływom i odwrotnie.

2. Organizacja w znaczeniu rzeczowym.

W ujęciu rzeczowym organizacja jest to pewien obiekt, który można odróżnić od innych ze względu na jego cechy charakterystyczne. Mowa tu o istniejących w czasie i przestrzeni, określonego typu, celowych grupach ludzkich. Takimi organizacjami są np. Centrum Szkolenia Samorządu i Administracji, Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej, Salon Fryzjerski czy Poczta Polska

Organizacje w znaczeniu rzeczowym można przedstawić w postaci modelu, w którym zostały ujęte jej najistotniejsze elementy składowe:

- ludzie, cele, struktura i technologia.

3. Organizacja w znaczeniu atrybutowym.

W znaczeniu atrybutowym organizacja jest cechą przedmiotów złożonych, nazywaną zorganizowaniem, co oznacza, że cecha ta może przysługiwać różnym obiektom w różnym stopniu. Mogą być one mniej lub bardziej zorganizowane. Na przykład armia marynarki wojennej jest bardziej zorganizowana niż kółko brydżystów, choć zarówno jedno jak i drugie uznajemy za organizacje. Takie organizacje są wzajemnie powiązane, a ich części składowe współprzyczyniają się do powodzenia całości.

Informuje nas, w jaki sposób poszczególna część lub element (każdy we właściwy dla siebie sposób) przyczynia się do osiągnięcia celów. Przedstawia również wzajemne połączenia części i sposób ich udziału w realizacji celu końcowego, jednocześnie nie oznaczając ani rzeczy, ani sposobu, ale ukazując cechę. Synonimem atrybutowego rozumienia organizacji jest struktura organizacyjna.

4. Organizacja w znaczeniu czynnościowym.

W znaczeniu czynnościowym organizacja to tyle, co tworzenie organizacji, zwane inaczej organizowaniem. Odnosi się do czynności, procesów. Ujęcie to przedstawia ciag kolejno następujących po sobie działań (polegających na tworzeniu lub przekształceniu), które w efekcie maja doprowadzić do osiągnięcia celu. Cechą charakterystyczną dla takiego rozumienia jest dostrzeganie głównie procesu przygotowawczego, który służy do stworzenia całości organizacyjnej. W ten sposób organizacja jest czynnością- organizowaniem lub zorganizowaniem. Klasycznym przypadkiem czynnościowego ujęcia organizacji jest cykl działania zorganizowanego H. Le Chateliera.

Pojęcie „organizacja” występuje w zwrotach „organizacja szkolenia zakończyła się sukcesem”

5. Organizacja w sensie instytucjonalnym

W sensie instytucjonalnym organizacja to system społeczno techniczny utworzony sztucznie dla realizacji określonych celów, posiadający wewnętrzna strukturę łączącą w funkcjonalną całość elementy i części wchodzące w jego skład

6. Organizacja w sensie rzeczowo- atrybutowym

W sensie rzeczowo- atrybutowym organizację możemy zdefiniować jako celowy system, którego sposób uporządkowania polega na tym, że poszczególne części współprzyczyniają się do powodzenia całości, a więc osiągnięcia celu. W organizacji elementami zawsze są ludzie.

7. Organizacja jako system.

Organizacja to system zachowujący się rozmyślnie, zawierający przynajmniej dwa zachowujące się rozmyślnie składniki, mające wspólne zamierzenia, ze względu, na które zachodzi funkcjonalny podział pracy.

Rys.1. Model Leavitta:

CELE	LUDZIE
TECHNOLOGIA	STRUKTURA

- podsystem społeczno probabilistyczny

- podsystem techniczno- przewidywalny

SYSTEM: OCEP- Otoczenie, Całość, Elementy, Powiązanie

8. Organizacja ucząca się.

Peter M. Senge definiuje organizację uczącą się jako taką organizację, która ciągle rozszerza swoje możliwości kreowania własnej przyszłości. Aby było to możliwe, konieczne jest współwystępowanie pięciu elementów (wg Petera Senge - dyscyplin), którymi są:

- mistrzostwo osobiste

- modele myślowe

- budowanie wspólnej wizji przyszłości

- zespołowe uczenie się

- myślenie systemowe

Istotnym elementem uczenia się jest uzyskiwanie informacji na temat popełnianych przez siebie błędów i wskazówek, w jaki sposób należy te błędy skorygować.

Pracownicy uczącej się organizacji nie przywiązują się do dotychczas stosowanych sposobów, narzędzi czy procedur, obca jest im myśl, że wszystko stanowi ich sprawdzony dorobek i niezbywalną własność. Każdy element organizacji jest otwarty, a stałe ulepszanie jest sposobem i stylem pracy.

 „Tempo, w jakim organizacje się uczą, może stać się jedynym stałym źródłem przewagi konkurencyjnej” [Sloan Management Review]

9. Organizacja formalna i nieformalna

Podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest organizacja formalna, czyli układ stosunków oficjalnych wyznaczonych przepisami, regulaminami i statutami. To świadome, celowe, planowe ułożenie wzajemnych relacji między różnymi grupami pracowników.

Organizacja formalna podkreśla i legalizuje wszystkie działania i zachowania pracownicze z przepisami prawa pracy.

Organizacja nieformalna składa się z siatki osobistych i społecznych stosunków, które nie są określone przez statut i regulaminy, zestaw zasad o charakterze zwyczajowym, których przestrzegają pracownicy mimo, że to nie znajduje potwierdzenia w urzędowej dokumentacji /taka strukturę tworzy np.: lider grupy, system wartości wyznaczonych przez grupę/. Grupy te mogą mieć pozytywne jak i negatywne znaczenie:

- Pozytywna rola związana jest z uzupełnieniem formalnej organizacji w sferze przyśpieszenia przepływu informacji, społecznej kontroli wykonania zadań, czy kształtowania kultury miejsc pracy.

- Negatywne oddziaływanie organizacji nieformalnej związane jest z wykorzystaniem wad i luk w organizacji formalnej dla realizacji własnych interesów.

Konstruktywne współistnienie tych dwóch organizacji, uzależnione jest od poprawności podstaw elementów organizacji formalnej, jaką stanowi hierarchia i podział władzy, rozdział zadań i obowiązków służbowych, system gratyfikacji, komunikacji i informacji.

- „Przez organizację… rozumiemy… w ogóle… taką całość, której… składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości” [Kotarbiński 1969, s. 74].

- „Organizacje traktuje się jako system złożony z pewnej liczby elementów, których aktywność jest skierowana do wspólnego celu. Ich uwarunkowania przez to współzależność wymaga koordynacji ze względu na ten cel” [Bossmann 1967, s. 46]

- „Organizacja jest strukturalizowanym, czyli uporządkowanym w pewien sposób systemem społeczno- technicznym” [Kast, Rosenzweig, 1970, s. 120-121]

- „Formalna organizacja jest to celowo rozwinięty system, tj. aktualne wzajemne oddziaływanie na siebie procedur i zasobów, do których właściciel ma prawo własności” [Becker…1966, s. 319]

- „Można zdefiniować organizację formalną jako jakąkolwiek grupę społeczną zaangażowaną w dążeniu do wyraźnie stwierdzonych empirycznych celów przez jawnie skoordynowany wysiłek” [Udy Rubenstein 1966, s. 83]

- „ Organizacja jest to odpowiednie dobranie i zgrupowanie środków oraz sposobów służących powiązaniu poszczególnych czynności do stworzenia warunków umożliwiających osiągnięcie zamierzonego celu przy najmniejszym wkładzie sił i środków” [Czermiński…1966, s. 97]

II. CECHY ORGANIZACJI.

Każda organizacja jest ściśle powiązana z otoczeniem. Tylko dzięki temu może trwać i rozwijać się, a człowiek jest jej najważniejszym elementem. Ludzie nie tylko tworzą organizację, ale sami są ich tworzywem. Cele, struktura, ludzie i technika to główne składniki każdej organizacji.

1. Wspólne cechy organizacji.

Warunkiem trwania organizacji, czyli jej zdolności do jakiejkolwiek misji, jest zdolność zachęcania członków do dalszego uczestnictwa” [March, Kimon, 1964]

Cechy organizacji:

• Grupa ludzi (co najmniej 2 osoby), którzy mają wspólny cel i dążą do niego.

• Każdy element organizacji jest funkcjonalny to znaczy dostosowany do spełniania funkcji niezbędnej z punktu widzenia funkcji całej organizacji.

• Efekt synergii- moc złożonej jednostki organizacyjnej musi być niewspółmiernie większa niż suma jednostek składowych n stopnia.

• Wspólne zainteresowania.

• Połączenie ludzi jako podstawowego czynnika twórczego z materialno- technicznymi lub rzeczowymi środkami działania, inaczej systemami społeczno-technicznymi.

• Zdolność do samoorganizacji, do zwiększania swojej sprawności i stopnia uporządkowania (negatywnej entropii).

• Organizacje są systemami otwartymi- systemy, które dokonują wymiany wejść i wyjść z otoczeniem i potrafią dostosować się do zmian zachodzących w otoczeniu. Współdziałano z otoczeniem, prowadzenie z nim wymiany dóbr materialnych, środków pieniężnych, energii i informacji, co jest uzasadnieniem dla nazwy „system otwarty".

• Rozmyślne zachowanie się, czyli zdolność do samodzielnego określania i modyfikowania celów oraz sposobów ich osiągania.

• Utworzenie przez ludzi lub przez członków- założycieli albo na podstawie decyzji zewnętrznego organu założycielskiego.

• Posiadanie wspólnego członu kierowniczego -zarządu, inaczej systemu sterującego, koordynującego współdziałanie składników poprzez podejmowanie czynności planistycznych, organizatorskich, motywacyjnych i kontrolnych dla zapewnienia sprawnej realizacji celów i maksymalizacji efektu synergetycznego (organizacyjnego).

• Organizacje są homeostatami- przysługuje jej efekt homeostazy. Organizacja potrafi zachować w pewnym przedziale pewien stan równowagi pomimo zmian zachodzących w otoczeniu.

• Zdolność do utrwalania wzorców działań i do powtarzalnej, a czasami ciągłej realizacji celów, czyli do tworzenia warunków sprzyjających instytucjonalizacji, tj. wyodrębnienia przestrzennego, ekonomicznego i prawnego oraz formalizacji celów, funkcji i struktury.

• Organizacja jest shierarchizowana , czyli ma budowę hierarchiczną.

• Celowe zorientowanie, tj. powołanie do realizacji indywidualnych i zbiorowych celów swych uczestników oraz określonych w akcie założycielskim celów społecznych, realizowanie misji społecznej, jaką jest wytwarzanie na rzecz otoczenia dóbr lub usług materialnych albo usług i wartości niematerialnych.

• Organizacje są zcentralizowane- uprawnienia decyzyjne skupione są na najwyższych szczeblach. Centralizacja- koncentracja, zgromadzenie uprawnień decyzyjnych.

• Ustrukturalizowanie, posiadanie wewnętrznej struktury, (czyli zbioru reguł organizacyjnych i oddziaływań materialnych, energetycznych, informacyjnych), ukształtowanej ze względu na cele i zadania, a także podział pracy, funkcji, ról organizacyjnych.

• Statut i podział zadań

• Formalna lub nieformalna struktura.

Rys. 2. Główne cechy wspólne każdej organizacji

Źródło: S.P.Robbins, D.A.DeCenzo, Podstawy zarządzania, PWE, Warszawa 2002, s.30

2. Cechy organizacji w ujęciu rzeczowym.

Organizacja w znaczeniu rzeczowym posiada kilka charakterystycznych cech:

• Jest wyodrębnionym elementem społeczeństwa

• Posiada swoiste cele- narzędzie do spełniania określonych celów, które określają racje bytu organizacji.

• Ma ograniczona autonomie- podkreśleniem autonomii wielu organizacji jest nadanie im osobowości prawnej. Istotnym czynnikiem ograniczającym autonomie organizacji są oczekiwania społeczne dotyczące np. informacji o ich funkcjonowaniu.

• Jest uporządkowana wewnętrznie- określona struktura wewnętrzna (podział pracy).

• Działania członków organizacji są bezosobowe- ułatwia to wzajemne kontakty miedzy osobami zajmującymi różne stanowiska, bez względu na uczucie, jakie żywią wobec siebie.

• Trwałość i ciągłość funkcjonowania- organizacje mogą trwać wiele razy dłużej od jej członków.

Przykładem takiej organizacji może być np. salon kosmetyczny czy tez mały pobliski sklepik gdzie dominują więzi nieformalne, pracownicy tworzą małą grupę, nie ma pisemnych poleceń służbowych, krążących dokumentów, każdy pracuje indywidualnie mimo to pracownicy prowadzą miedzy sobą rozmowy nie tylko służbowe, ale także w sprawach osobistych (sytuacja odmienna niż w typowych grupach formalnych, w których rola każdego określona jest w dokumentach). Kierownik jest jednocześnie właścicielem zakładu. Pracownicy są podporządkowani bezpośrednio właścicielowi. Zakłady te są ściśle powiązane z otoczeniem. Stanowią je głównie klienci korzystający z ich usług. Im służą i bez nich nie byłyby w stanie przetrwać. Dlatego tez troska o klientów jest tu wartością szczególnie ważną, jest jednym z głównych celów organizacji.

3. Cechy organizacji w ujęciu systemowym.

Cechy organizacji według ujęcia systemowego:

• Wszystkie organizacje są systemami sztucznymi (tworzone w określonym celu) i naturalnymi (składają się z ludzi dążących do zaspokajania swoich, potrzeb, realizacji własnych celów)

• Są systemami otwartymi- w organizacji powstają głównie koszty, a zysk rodzi się w zetknięciu z otoczeniem.

• Maja budowę hierarchiczną- składają się z podsystemów, podsystemów te z jeszcze mniejszych podsystemów.

• Maja zdolność doskonalenia się i podnoszenia stopnia zorganizowania i sprawności działania np. innowacje.

• Zawsze ścierają się w nich 2 tendencje: adaptacyjna (innowacyjna) i konserwatywna (zachowawcza).

• Osiąganie podobnych wyników w różny sposób.

• Podział pracy i władzy.

• Przepływ informacji, które nie są przypadkowe, ale rozmyślne i zaplanowane.

• Substytucyjność personelu.

• Zdolne do osiągania stabilnych stanów mimo zmian w otoczeniu (ciągła równowaga dynamiczna z otoczeniem)

• Są uporządkowanymi systemami społeczno technicznymi (elementy techniczne: struktura formalna, procedury, systemy informacyjne, wyposażenie techniczno- technologiczne; elementy społeczne: cele i zadania rzeczywiście realizowane w organizacji oraz różne aspekty zachowań jednostek i funkcjonowania grup).

Rys. 3. Organizacja jako system społeczno-techniczny ( Źródło: Bolesta-Kukułka, 1998.)

4. Cechy organizacji uczącej się.

Cechy charakterystyczne dla „organizacji uczącej się”:

• Zachęcanie do eksperymentowania, podejmowanie ryzyka, otwartość na nowe doświadczenia.

• Uczenie się na błędach, ciągły trening personelu oraz planowe szkolenia

• Dostosowywanie procedur pracy do sytuacji.

• bardzo wysoki jest stopień wewnętrznej wymiany wiedzy i doświadczeń (zarówno pomiędzy współpracownikami, jak też na linii kierownik - podwładny),

• Podejmowanie decyzji w oparciu o dane, zachęcanie do kwestionowania skuteczności pracy

• Role, procesy, procedury postrzegane są jako struktury tymczasowe, łatwo modyfikowalne dla zaspokojenia wymagań pracowników lub klientów

• Z większej autonomii i większego zakresu kompetencji wynika potrzeba wprowadzenia bardziej elastycznego systemu motywacji. Następuje więc indywidualizacja i zmienność zarówno nagrodach pieniężnych, jak i niepieniężnych, zaspokajająca indywidualne potrzeby.

• Kierownictwo prowadzi trening i rozwój personelu tworzy warunki pełnego wykorzystania kompetencji pracowników.

• Zachęcanie personelu do sugerowania rozwiązań, rutynowe rewizji procedur działania.

• warunkiem koniecznym do budowy organizacji „uczącej się: jest kreatywność - zarówno podwładnych, jak i menedżerów
  

Koncepcje funkcjonowania „organizacji uczącej się” wg S.Lance`a noszą nazwę RATIO
Role clarity - Czytelność ról, Acceptance of change - Akceptacja zmian, Teamwork - Praca zespołowa, Innovation - Innowacyjnośc, Output orientation - Orientacja na wyniki, nie ma procedur.

5. Cechy organizacji formalnej i nieformalnej.

ORGANIZACJA FORMALNA	ORGANIZACJA NIEFORMALNA
Podstawa działania są dokumenty organizacyjne. Racjonalny charakter zależności tworzonych między uczestnikami organizacji (zależności mają się przyczynić tylko do osiągnięcia celów przez organizację)	Podstawą działania jest niepisany kodeks postępowania członków grupy nieformalnej (lojalność wobec członków grupy, przestrzeganie zasady- jeden nie może odnosić korzyści kosztem innych)
Kierującym jest zwierzchnik.	Kierującym jest lider- przywódca.
Celem są korzyści materialne- zysk i rentowność organizacji	Celem jest satysfakcja i zaspokojenie potrzeb istotnych dla działającego- potrzeby wyższego rzędu
Układ działań: hierarchiczny- szczeble, piony, komórki.	Układ działań: przypadkowy, indywidualny, grupowy
Rozwiązaniem działania są dokumenty formalne i eliminacja o charakterze rynkowym (bankructwo).	Rozwiązaniem działania jest zaspokojenie potrzeb i dążeń bądź rozpad zachowań nieformalnych.
	Kolektyw- znaczenie pozytywne, członkowie grupy budują i kontrolują własne systemy wartości.

BIBLIOGRAFIA:

• - „Podstawy organizacji i zarządzania” - B. Gulski, U. Skurzyńska- Sikora, Z. M. Szloch, pod redakcją Z. M. Szlocha wydanie drugie, Centrum Szkolenia Samorządu i Administracji w Lublinie 1999.

• „Zarządzanie- teoria i praktyka”- Redakcja naukowa: Andrzej K. Koźmiński, Włodzimierz Piotrkowski, Wydanie IV, poprawione i rozszerzone, Wydawnictwo Naukowe PWN Warszawa 1998

• „Organizacja i zarządzanie”- Jan Zieleniewski, wydanie VI, Warszawa 1979 PWN

• „Zarządzanie- teoria i praktyka”- Redakcja naukowa: Andrzej K. Koźmiński, Włodzimierz Piotrkowski, wydanie V zmienione, Wydawnictwo Naukowe PWN Warszawa 2000.

10

---