EGZAMIN Z PODSTAW ZARZĄDZANIA
Istota zarządzania
Zarządzanie jest to celowe podejmowanie przez odpowiednie osoby (kadrę zarządzającą) decyzji i działań prowadzących- dzięki wykorzystaniu posiadanych zasobów- do osiągania założonych celów w sposób sprawny i skuteczny lub celowe dysponowanie zasobami.
Funkcje zarządzania:
planowanie
organizowanie
przewodzenie
kontrolowanie
Zasady zarządzania wg Fayola:
podział pracy
autorytet (formalny + rzeczywisty)
posłuszeństwo
jedność rozkazywania
jednolitość kierownictwa
podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu
wynagrodzenia
centralizacja
hierarchia
ład
odpowiednie kształtowanie personelu
stabilność personelu (unikanie fluktuacji)
inicjatywa
esprit de corps (duch jednolitosci)
Cechy zarządzania wg Druckera:
zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi; to człowiek jest głównym autorem zarządzania (trzeba mieć kompetencje, wiedzę)
zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze
zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów, działania i zadań
zarządzanie powinno doprowadzić do tego, aby organizacja była zdolna do uczenia się, czyli adaptacji do zmiennych warunków (także wyciąganie trafnych wniosków)
zarządzanie wymaga komunikowania
zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników (pozwala na ocenę pracownika, kierownika)
zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy rezultat, jakim jest zadowolony klient
Zarządzanie - nauka czy sztuka?
Zarządzanie jako działalność praktyczna i naukowa.
Przedmiotem działania zarządzania jest działalność praktyczna, przy czym menadżerowie przygotowują się zawodowo, czerpiąc swoją wiedzę z dorobku różnych nauk i poprzez praktykę.
Od samodzielnej dyscypliny naukowej wymaga się:
własnej aparatury pojęciowej, pozwalającej na budowanie uzasadnionych twierdzeń i logicznego rozwiązywania istniejących problemów.
Własnych metod badawczych pozwalających na obiektywne poznawanie i zrozumienie rzeczywistości oraz jej przekształcenie
Kadry naukowej, która potrafi samodzielnie podjąć pracę związaną z interpretacją zjawisk związanych z istotą zarządzania
Zarządzanie bardziej przypomina sztukę, ale jednocześnie jest przedmiotem badań i zostało usystematyzowane w postaci wielu teorii. Pracę menedżera można systematycznie analizować i klasyfikować wg cech i aspektów zarządzania.
Wzrost praktycznego znaczenia zarządzania doprowadził do powstania badań naukowych z tego zakresu, a wraz z tym systematyzację pojęć, terminów i zasad, które stanowią zasób wiedzy składający się na zarządzanie.
Zarządzanie jest nauką empiryczną o interdyscyplinarnym charakterze.
Organizacja (przedsiębiorstwo)- jest systemem, w którym występuje kategoria celu, odznaczającym się przyczynianiem się części do powodzenia całości, a więc współdziałanie dla osiągnięcia globalnego celu.
Cechy charakterystyczne organizacji:
utworzenie przez ludzi
celowe zorientowanie
posiadane struktury organizacyjne z wyodrębnionym członem zarządzania
rozmyślne zachowanie się (umiejętności określania celów i ich modyfikowania)
zdolność do utrwalania wzorów zachowań
zdolność do samoorganizacji (zwiększania swojej sprawności i stopnia uporządkowania)
OTOCZENIE PRZEDSIĘBIORSTWA
|
|||||
|
|
globalne |
|
|
|
technologiczne |
|
|
|
|
demograficzne |
|
|
MIKROOTOCZENIE |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
substytuty |
|
|
|
|
dostawcy |
PRZEDSIĘBIORSTWO |
odbiorcy |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
konkurenci (istniejący i potencjalni) |
|
|
|
ekonomiczne |
|
|
|
|
społeczne |
|
|
|
|
|
|
|
prawne |
|
|
ekologiczne |
|
|
|
etyczne |
|
|
Otoczenie dzielimy na:
zewnętrzne- wszystko to, co z zewnątrz organizacji może na nią wpłynąć
ogólne
celowe
wewnętrzne- składa się z warunków i sił wewnątrz organizacji
Decyzja to:
Wybór dotyczący przyszłych kierunków i sposobów działania
Proces intelektualno-emocjonalny, który kończy się przeświadczeniem, że wie się jak osiągnąć cel
Wybór pod wpływem przymusu lub dobrowolny
Proces podejmowania decyzji składa się z czterech głównych etapów:
identyfikacja problemu decyzyjnego
przygotowanie decyzji
podjęcie decyzji
realizacja decyzji
W procesie podejmowania decyzji występują następujące elementy:
problem wymagający rozwiązania
podmiot podejmujący decyzję (decydent)
zbiór wariantów możliwych decyzji
funkcja korzyści- zależna od wariantu i systemu wartości
informacja- wewnętrzna i zewnętrzna
inne elementy w zależności od sytuacji i problemu
Podmiotem działania decyzyjnego jest decydent, który:
mam prawo wyboru ze zbioru możliwości
ma zdolność do podejmowania decyzji
ponosi odpowiedzialność za podjęte decyzje
jest zainteresowany w realizacji wyboru rozwiązującego zaistniały problem
Zalety indywidualnego podejmowania decyzji:
Krótszy czas, mniejsze koszty
Odpowiedzialność tylko 1-osobowa
Nie trzeba rezygnować z niczego, gdy decyzja kontrowersyjna
Wady:
Mniejsze przygotowanie merytoryczne
Nie podejmowanie ryzykownej decyzji
Mniejsza akceptacja społeczna
Zalety grupowego podejmowania decyzji:
Więcej informacji
Wieloaspektowość
Odpowiedzialność się rozkłada
Doskonalenie przez rady i wskazówki innych osób
Bardziej akceptowana społecznie
Rodzą się partnerskie relacje
Wady grupowego podejmowania decyzji:
podejmowanie decyzji trwa dłużej i może być kosztowniejsze
grupa może być zdominowana przez jedną osobę
niebezpieczeństwo pojawienia się grup interesów
niebezpieczeństwo pojawienia się myślenia grupowego
mogą pojawić się decyzje kompromisowe, które wynikają z niezdecydowania
skłonność do nadmiernego ryzyka
Planowanie jest procesem polegającym na świadomym ustalaniu kierunków działania oraz podejmowania decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach.
Etap planowania:
określenie celów
ocena sytuacji
ustalenie procedury (sposób zamiany zasobów na rezultaty)
ustalenie harmonogramu planu
przypisanie odpowiedzialności
sprawdzenie możliwości realizacji i kosztów planu
Cechy dobrego planu
Przewidywalność
Rzeczowość
Celowość
Wykonawstwo
Niesprzeczność
Operatywność
Elastyczność
Względna szczegółowość
Długodystansowość
Terminowość
Zupełność
Racjonalność
Komunikatywność
Merytoryczna i metodologiczna całość
Prawidłowo ułożone plany określa przynajmniej 10 czynników:
zasoby, ilość, jakość, struktura i zapotrzebowanie w czasie
metody, procesy i procedury, które będą zastosowane
zadania, które muszą być wykonane
procedury i porządek, który należy zachować
osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych zadań
ostateczne określenie celu i celów związanych z planem
miejsce, w którym planowanie działania mają się odbyć
wiążące terminy, rozkład i harmonogramy
punkty i czas sprawdzenia wykonania
wynagrodzenie mierzy się do oceny postępów i weryfikacji osiągnięcia celów
Strategia jest ogólnym programem, zbiorem sposobów lub zasad określania celów i mierzeń organizacji oraz przyjęcia kierunków działania (realizacji) z uwzględnieniem reakcji na otoczenie.
Strategia jest jakościową koncepcją przyszłości działań zbiorem celów oraz głównych przedsięwzięć organizacyjnych ujmujących łączenie wynik misji wizji celów i zadań w powiązani z zasobami, układem decyzji i skupieniem wysiłków na jej realizację.
Definiowanie strategii przez 5P:
P jak plan lub rodzaj świadomie zamierzonego działania
P jak pattern (model) utożsamiany ze sformułowaniem ustrukturyzowanym działaniem
P jak ploy (sterowanie) działanie zmierzające do realizacji konkretnego celu
P jak position utożsamiane z szukaniem korzystnej pozycji w otoczeniu, pozwalającej sprostać konkurencji
P jak perspective czyli postrzeganie swojej pozycji w przyszłości
Model strategii:
|
DOMENA DZIAŁANIA |
|
|
|
|
|
|
STRATEGICZNA PRZEWAGA |
|
|
|
|
STRATEGICZNE CELE |
|
Fazy przygotowania strategii:
Diagnozowanie
Projektowanie
Wdrożenie
Diagnozowanie:
Zebranie informacji o organizacji i otoczeniu
Opis istniejącego stanu
Analiza informacji
Ocena silnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń
Projektowanie:
Określenie wizji i misji działania
Określenie celów i kierunków rozwoju strategicznego
Określenie hierarchii celów pośrednich
Opracowanie różnych wariantów strategii
Konsultowanie wyboru
Wybór zamierzonej strategii
Opracowanie strategii funkcjonowania
Wyznaczenie działań pośrednicz i instrumentów realizacji
Określanie zadań do realizacji i ich porządkowania
Opracowanie kosztów realizacji poszczególnych zadań i źródeł ich finansowania
Ustalanie terminów realizacji i osób odpowiedzialnych
Wdrażanie:
Opracowanie harmonogramu realizacji strategii
Opracowanie szczegółowych kosztorysów
Wdrażanie strategii według przyjętego harmonogramu
Monitoring i ocena przebiegu realizacji
Ewentualne wprowadzenie działań korygujących
Prowadzeni promocjo organizacji
Podstawowe zasady pracy nad strategią:
Wybory działań i ich hierarchizacja
Wpieranie i inspirowanie inicjatyw zgodnych z przyjętym programem rozwoju
Wewnętrzna spójność programu, gwarantującej koordynację na różnych płaszczyznach, zapobiegającej powstawaniu sprzeczności
Wariantowego ujmowania potencjalnych scenariuszy rozwoju
Wyobraźni kreującej wizję poza bieżące możliwości realizacji, lecz uwzględniającej realność zamierzeń
Współdziałanie kierownictwa z pracownikami w zakresie wizji rozwojowej, formułowania celów i sposobów ich realizacji
Wszechstronnego wykorzystania własnych możliwości
Istotą zarządzania strategicznego jest integracja wszelkich orientacji, wymiarów, analiz organizacji, fazy opracowania z realizację i kontrolę, wymiaru technicznego, ekonomicznego, społecznego, organizacyjnego itd.
Zarządzanie strategiczne obejmuje różną problematykę (techniczną, ekonomiczną, organizacyjną itd.) a także sferę problemów informacyjnych i informatycznych oraz metod analitycznych i podejmowania decyzji.
Zarządzanie strategiczne (zintegrowane, kompleksowe) opiera się na idei dopasowanie organizacji do otoczenia, a tam gdzie to możliwe zdobywanie nad nim kontroli.
Zarządzanie strategiczne to kierowanie organizacji nastawione na wykorzystywanie szans i unikanie zagrożeń pojawiających się w otoczeniu.
7 podstawowych zasad:
zasada celowości
zasada myślenia strategicznego
zasada podejścia systemowego
zasada kompleksowości
zasada integratywności
zasada kreatywności
zasada współdziałania
ANALIZA MOZLIWOSCI ROZWOJU ORGANIZACJI
czynniki zjawiska i procesy zewnętrzne |
szanse |
zagrożenia |
czynniki zjawiska i procesy wewnętrzne |
silne strony |
słabe strony |
|
czynniki zjawiska i procesy pozytywne |
czynniki zjawiska i procesy negatywne |
Analiza SWOT jest etapem wstępnym strategii umożliwiającym:
Wybór kluczowych obszarów działalności
Wybór układu odniesienia do oceny sił i słabości organizacji (np.- przez porównanie z najgroźniejszym konkurentem)
Zbudowanie profilu konkurencji organizacji
Podsumowanie analizy
Organizowanie - tworzenie stanowisk pracy, grupowanie ludzi zasobów materialnych jednostki organizacyjne oraz ukształtowanie więzi współpracy i podległości między pracownikami.
Etapy organizowania:
Szczegółowe ustalenie pracy
Podział pracy na działanie i czynności
Departamentacja - grupowanie zadań i pracowników
Ustalenie hierarchii organizacji
Integrowanie poszczególnych działów w zwartą całość
Sprawdzanie skuteczności funkcjonowania przedsiębiorstwa i ewentualne wprowadzenie poprawek w celu zwiększenia skuteczności
Podział pracy:
Specjalizacja, wydajność pracy
Znużenie, monotonia i stopień zadowolenia z pracy
Alienacja pracy (zła atmosfera między pracownikami)
Alternatywy dla specjalizacji:
Rozszerzenie stanowiska pracy
Wzbogacenie stanowiska pracy
Rotacja między stanowiskami pracy
Zespoły robocze - zmiana zadań w zespole
Zwolnienie lub groźba zwolnienia
W wyniku organizowania powstają:
Struktura organizacyjna - sieć stanowisk pracy, podział uprawnień, odpowiedzialności oraz formalne współdziałanie
Role organizacyjne - stanowiska pracy składające się z wykonywanych zadań, uprawnień, niezbędnych do wykonywania zadań oraz motywatorów ukierunkowywujących działanie
Więź organizacyjna
Pionowa
Więź służbowa
Więź funkcjonalna
Więź technologiczna
więź informacyjna
pozioma
handlowa
kooperacyjna
Kultura organizacji - zbiór podzielonych przez członków organizacji wartości, symboli i przekonań, częściowo świadomie a częściowo nieświadomie które wyznaczają ich zachowania i wzmacniają poczucie odrębności i wspólnoty. Kultura organizacji - jest zbiorem norm i wartości do których pracownicy się stosują zawiera w sobie hierarchię wartości wynagrodzenia rozwój kariery lojalność całość ludzkich sposobów życia w grupach i stosunków międzyludzkich, sposoby reagowania zaspokajania potrzeb wzajemne komunikowanie itp.
Trzy poziomy zaprogramowania umysłu człowieka:
Indywidualny osobowość i jej zróżnicowanie
Kolektywny grupa, region, obszar
Uniwersalny podobny wszędzie
model kultury org. Wg E. Scheina.
FUNKCJE KULTURY ORGANIZACZJNEJ
Dotycząca problemów z dostosowaniem wewnętrznym:
Funkcja integracyjna - model współpracy, wspólnoty, tworzenia zgody po przez:
Wspólny język i aparat pojęciowy
Definiowanie grup i kryteriów ich wyodrębnienia
Budowanie tożsamości organizacji
System motywacji
Kulturę organizacyjną
Poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji
Funkcja poznawczo-informacyjna po przez:
Stosunku interpersonalne
Zdobywanie informacji
Zdobywanie wiedzy
Komunikowanie się
Funkcja adaptacyjna po przez:
Poznanie przydatnych schematów zachowań i wyuczonych sposobów radzenia sobie w życiu
Adaptację do specyfiki zarządzania
Motywację i stymulację do działania
Dotyczących z problemem dostosowania zewnętrznego po przez:
Funkcja informacyjno-poznawcza po przez:
Umożliwiającą zrozumienie misję i strategię organizacji oraz podstawowego celu organizacji
Poznanie jednolitych sposobów pomiaru kryteriów oceny efektów
Funkcja integracyjna po przez:
umożliwianie integracji uczestników
consensus celów firmy wynikających z misji i strategii organizacji
funkcja adaptacyjno-rozwojowa - umożliwiająca przeformułowanie celów jeżeli jest niezbędna zmiana a wraz z Tm wypracowanie strategii zmian
Typologie kultur
introwertyczna - skoncentrowana jest na swoim wnętrzu i zasobach wewnętrznych w związku z tym jest mała tolerancja wobec odmiennych wartości i poglądów, jest podejrzliwa wobec nowości i ma tendencję do samowystarczalności
ekstrawertyczna - jest otwarta uczestniczy w otoczeniu a pracownicy nie odczuwają na ogół silnych więzi z organizacją
zachowawcza - ważną rolą mają wartości, symbole tradycja normy itp. oraz powiązanie do nich stąd też jest stabilizacja w połączeni z małym ryzykiem i potrzebą osiągnięć
innowacyjna - podejmowanie ryzyka, zmiana wartości podejmowanie wyznań
biurokratyczna - przestrzeganie reguł i przepisów organizacyjnych dowolność zachowań
pragmatyczna - stawia na skuteczność działania a nie na szczegółowe reguły
męska - cechuje się rywalizacja i walką nastawione na zadanie
kobieca - charakteryzuje się łagodnością intuicyjnością przyjaźnią opiekuńczością bardziej nastawione na potrzeby
Strategie zarządzania przez kulturę:
Strategie charyzmatycznego przywódcy - polega na narzuceniu wizji kulturowej przez osobę cieszącą się szczególnym autorytetem.
Strategia zmiany programowej - zakłada ona zmianę ewolucyjną metodą doboru ludzi, jest oparta na diagnozie potrzeb organizacji i jej celów strategicznych, podstawą tej diagnozy jest istniejący system kultury organizacji.
Strategia zmiany rewolucyjnej - polegającej na zmianie zachowań i wzorów przy pomocy środków nadzwyczajnych: znacznej wymiany personelu radykalnego zaostrzenia kontroli i dozoru strategia ta wykorzystywana jest w sytuacji ostrego kryzysu.
ETYKA W ZARZĄDZANIU
Etyka - osobiste przekonanie jednostki dotyczące zachowania słusznego i niesłusznego.
Zachowanie etyczne mieści się w ogólnie przyjętych normach społecznych.
Kształtowanie się etyki:
Wpływ rodziny
Wpływ kolegów
Doświadczenie życiowe
Osobiste wartości i normy moralne
Czynniki sytuacyjne
Kierownik i współpracownicy
Media
Religie
Sytuacje osobiste, życiowe
Etyka zarządzania - normy zachowania którymi kierują się poszczególni menadżerowie w swojej pracy:
Odpowiedzialność przedsiębiorcy
Odpowiedzialność przedsiębiorstwa
Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność:
Wobec klientów - za cenę i jakość produktu, obsługę, gwarancję
Wobec konkurentów - za sposób sprzedaży i marketingu
Wobec pracowników - za bezpieczeństwo ich pracy i godziwe wynagrodzenie
Wobec społeczności lokalnej - za bezpieczeństwo działania
Przedsiębiorstwo musi dbać:
swój wizerunek, kształtować do by być wiarygodnym
pracowników aby zapewnić ścieżkę rozwoju dobre warunki pracy godziwe wynagrodzenie
Przywództwo- jest oddziaływaniem na zachowania członków grupy w celu ich dobrowolnego uczestnictwa w procesie realizacji celów w organizacji.
Możliwość wpływania na innych w organizacji wynika z:
formalnej pozycji kierownika
kompetencji fachowych, wiedzy i mistrzostwa
osobowości
wyjątkowych cech lub właściwości (charyzmy)- postrzegany pozytywnie przez odbiorców, można na nim polegać
uczucia (sympatia, zaufanie, podziw, strach i nienawiść)
Style komunikowania
małe duże
Wykorzystanie sprzężenia zwrotnego
Styl aktywno-walczący - charakteryzujący się dużą otwartością przejmowaniem inicjatyw i narzucaniem innym swoich rozwiązań oraz okazywanie niezadowolenia w przypadku odmowy.
Styl pasywno-walczący - charakteryzuje się nieprzejmowaniem inicjatyw otwartością dla spraw innych i utrzymywaniem dobrych układów interpersonalnych.
Styl pasywno-współpracujący - charakteryzuje się konwencjonalizmem postępowania odwoływaniem się do powszechnie aprobowanych wartości oraz postawą współpracy i ulegania
Styl aktywno-współpracujący - charakteryzuje się aktywnym i drobiazgowym analizowaniem istniejącej sytuacji problemowej dążeniem do jej rozwiązania emocjonalnym podejściem pełnym zaangażowaniem oraz współpracą z innymi.
Współcześnie w zarządzaniu przyjmuje się za podstawę:
Styl partnersko - społeczny ale nieintegrujący
Styl aktywno - współpracujący
Styl efektywnej komunikacji
Style przewodzenia ( wg. R. Likerta ):
autokrata - sam ustala cele grupy i zadania prowadzące do ich realizacji, sam rozdziela pracę między uczestników. Oddziaływuje przez polecenia i kary. Utrzymuje dystans w stosunku do innych członków grupy, nie uczestniczy w pracy.
demokrata - zachęca grupę do podejmowania decyzji dotyczących celów, zadań i ich rozdziału na poszczególnych uczestników. Często kontaktuje się ze współpracownikami i uczestniczy w pracach swojego zespołu. Dąży do wyeliminowania barier utrudniających wzajemne komunikowanie się.
Liberał ( nieingerujący) - pozostawia członkom grupy dużą swobodę w planowaniu i organizowaniu działań. Sam stara się nie podejmować żadnych decyzji. Nie uczestniczy w pracach grupy, nie motywuje też ani nie kontroluje jej członków.
Stopnie delegowania uprawnień:
Zbadaj problem - przedstaw mi wszystkie fakty podejmę decyzję
Zbadaj problem - przedstaw mi możliwe działania ich uwarunkowania i wskaż jedno do akceptacji
Zbadaj problem - powiadom co zamierzasz robić i poczekaj z działaniem aż ja wyrażę zgodę
Zbadaj problem - powiadom co zamierzasz zrobić zrób to chyba że ci zabronię
Działaj - powiadom co zrobiłeś
Działaj - nie ma dalszych kontaktów
SIATKA KIEROWNICZA
1,9 |
|
|
|
|
|
|
|
9,9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5,5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1,1 |
|
|
|
|
|
|
|
9,1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- kierowanie zubożone - mała troska o ludzi i zadania, połączona z minimalizacją wysiłków na rzecz organizacji.
1.9 - kierowanie klubowe - przyjazny klimat organizacji pracy i jej tempa, wynikający z dużej troski o pracowników.
9.1 - kierowanie zespołowe - zgranie celów organizacji i zatrudnionych, sprzyja tworzeniu atmosfery zaufania i szacunku oraz grupowego podejmowania decyzji.
5.5 - kierowanie zrównoważone - zadawalającą sprawność organizacji uzyskuje się przez zrównoważenie konieczności wykonania pracy z utrzymaniem na zadawalającym poziomie morale pracowników.
Przeszkody w delegowaniu uprawnień przez kierowników:
Brak autorytetu i odwagi cywilnej
Brak skromności kierownika ( zawsze najlepszy)
Niechęć do myślenia o przyszłości
Brak elastyczności w działaniu
Strach aby podwładni nie byli lepsi
Obawa przed wypadnięciem z obiegu
Obawa przed ryzykiem
Moda na zapracowanie
Ucieczka przed pełnieniem funkcji kierowniczej
Syndrom człowieka niezastąpionego
Motywacja jest to ogół bodźców pobudek oraz stan gotowości ludzi do określonego zachowania się i działania.
Proces motywowania wymaga od menadżera:
Identyfikacji predyspozycji, potrzeb, aspiracji pracowników i uznawanych przez nich wartości
Stworzenie zróżnicowanych motywatorów
Uporządkowanie motywatorów
Wzajemnie dostosowanie systemu motywacyjnego i celów organizacji
Starania się o uzyskanie akceptacji systemu motywacyjnego przez pracowników
Ustalenie działań preferowanych przez przedsiębiorstwo
Stosowanie czynników motywujących
Benchmarking jest to metoda poszukiwania wzorcowych sposobów postępowania, umożliwiających osiąganie najlepszych wyników, po przez uczenie się od innych i wykorzystywanie ich doświadczeń.
Wzorcami do naśladowania mogą być zasady, konstrukcje, narzędzia, sposoby organizowania, metody zarządzania itp. związane z prowadzoną działalnością.
Benchmarking jest procesem wykrywania sposobów prowadzących do idealnych rozwiązań stosowanych poza danym przedsiębiorstwem a następnie ich przenoszenia i adaptowania, a czasem także tworzenia nowych pomysłów i rozwiązań.
Stosując benchmarking w sferze wybranych procesów lub działań przedsiębiorstwa poszukuje się odpowiedzi na pytania:
Dlaczego działanie te jest w ogóle prowadzone?
Dlaczego jest ono prowadzone w taki właśnie sposób?
Jakie są przykłady wzorcowych działań tego typu?
Jak w świetle porównań działanie to powinno zostać usprawnione?
Podstawowe rodzaje benchmarkingu:
Wewnętrzny - porównania w przedsiębiorstwie
Zewnętrzny - porównania do przedsiębiorstw konkurencyjnych
Funkcjonalny - prowadzenie analiz i porównań przebiegów procesów procy w przedsiębiorstwach wzorcowych poza branżą
Zalety i wady podstawowych rodzajów benchmarkingu:
Rodzaj benchmarkingu |
Zalety |
Wady |
Wewnętrzny |
|
|
Zewnętrzny |
|
|
Funkcjonalny |
|
|
Etapy benchmarkingu:
Ustalenie przedmiotu benchmarkingu
Określenie porównywalnych zmiennych
Określenie firm i procesów wzorcowych
Zbieranie informacji
Analiza zebranych informacji
Określenie luki efektywności i pożądanego poziomu osiągnięć
Określenie celów i planów działania oraz techniki pomiaru postępów
Wdrożenie ulepszeń
ISTOTA I CECHA REENGINEERINGU
Business process reengineering jest to metoda gruntowego przekształcania całościowych procesów w przedsiębiorstwie w celu optymalizowania trzech podstawowych wyznaczników efektywności: jakości, kosztów i terminu realizacji.
Podstawowe kategorie w reengineeringu:
Czas - skracanie i optymalizowanie okresu między sygnałem zainteresowania klienta a zaspokojeniem potrzeby oraz koordynacji czasowej wszystkich działań w procesie.
Koszty - zmiany ich na ogół na ogół wymagają nakładów w tym inwestycji.
Jakość - usług, produktów i współpracy w procesie personelu
Zadowolenie klienta - nadrzędny cel
Metodyka reengineeringu:
Wybór procesu do rekonstrukcji
Punktem wyjścia zmian jest karta procesów
Każdy proces może być podzielony na procesy cząstkowe
Procesów nie rekonstruuje się jednocześnie, dlatego też potrzebne jest wykonywanie wyboru kolejności działań
Utworzenie zespołu roboczego
5-10 osób w większości zatrudnione w reorganizowanym procesie
pracą kieruje lider i mianowany przez lidera kierownik zespołu
zrozumienie procesu
rekonstrukcja procesu - w oderwaniu od procesu istniejącego poprzez:
odrzucenie utartych zasad i sposobów postępowania
stosownie zasad reengineeringu
wykorzystanie nowych technologii informatycznych
wdrożenie rekonstrukcji w życie
wiele przypadków pilotażowych
całościowo
monitorowanie wdrożenia
Zasady tej koncepcji:
Wychodzić trzeba od potrzeb klienta i uwzględniać istniejące zagrożenia
Analizować należy procesy w przedsiębiorstwie a działania należy organizować wokół wyników a nie zadań
Użytkownicy rezultaty procesu powinni być jego organizatorami
Rozproszone przestrzennie zasoby taktować tak jakby znajdowały się w jednym miejscu
Równoległe procesy należy koordynować w czasie ich trwania a nie dopiero po zakończeniu
Decyzje powinny być podejmowane w miejscu realizacji a kierownictwo ma prawo kontroli decyzji
Informacje gromadzone powinny spływać do jednego dostępnego banku informacji
Myśleć inaczej - niekonwencjonalne myślenie i zerwanie ze starymi zasadami projektowania i organizacji procesów
Bariery wprowadzania tego podejścia:
Nie uwzględnianie ludzkich poglądów i wartości
Wyznaczenie do przeprowadzenia reengineeringu osób, które nie rozumieją zmian
Starania się, aby proces naprawić a nie zmienić
Zbyt małe środki na zmiany zwłaszcza brak inwestycji
Koncentrowanie się głównie na projektowaniu a nie na zmianach
Zbyt wczesne przerwanie reengineeringu
Zbyt długi prowadzenie reengineeringu (optymalny okres 12 m-cy)
Brak nadzoru efektywności przeprowadzonych zmian
Niedocenianie wagi ciągłego komunikowania kierownictwa z zespołami
ISTOTA KONTROLI W ORGANIZACJI
Kontrola kierownicza jest to proces zapewnienia, aby rzeczywiste działania organizacji były zgodne z wcześniej zaplanowanymi i ułatwiały osiąganie jej celów.
Istota kontroli sprowadza się do porównania normy z rzeczywistością, stwierdzenie czy zaszło odchylenie i do podjęcia działań korekcyjnych.
Potrzeba kontroli:
Doskonalenia produktu oraz przyśpieszenie cyklu ich projektowania i wdrażania
Doskonalenie procesów pracy
Minimalizacji kosztów
Dostosowanie się do zmiany warunków działania
Tworzenie wyższej jakości produktu
Ułatwienie delegowania uprawnień i pracy zespołu
Etapy procesu kontroli:
Określenie obszaru kontroli
Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności
Pomiar procesów lub stanów, które podlegają kontroli
Porównanie wyników pomiaru z normami
Ocena wyników kontroli i podjęcie odpowiednich działań
Rodzaje kontroli:
W zależności od zakresu
Kompleksowa
Wycinkowa
W zależności od okresu objętego kontrolą:
Wstępna - dotycząca procesu planowania, tworzenia planu i tworzenie strategii, duże znaczenie
Bieżąca - badanie odchylenia od normy próba wskazania, co zrobić, aby uniknąć takich sytuacji
Rezultatów - weryfikowanie rezultatów działania, ujawnianie błędów i zaniedbań, proponowanie rozwiązań
Akceptująca bądź odrzucająca - wdrożenie usprawnień w wyniku kontroli bieżącej i rezultatów
Strategiczna - zapewnienie dostosowanie organizacji do rynku i realizacji jej celów strategicznych
W zależności od przedmiotów kontroli:
Operacji
Finansowa
Działań marketingowych
Aspektów prawnych
Funkcje kontroli:
Informacyjna - sygnalizacja stopnia realizacji zadań, celów i nieprawidłowości
Profilaktyczna - ułatwienie uniknięcia nieprawidłowości
Korygująca /ochronna - przywracanie stanu pożądanego
Kreatywna
Instruktażowa
Pobudzająca
Cechy skutecznych systemów kontroli:
Elastyczność
Dokładność i ścisłość informacji
Aktualność informacji
Obiektywność i zrozumiałość
Normatywność i operacyjność
Integracja z planowaniem
Koordynacja
Koncentracja na strategicznych punktach kontroli
Realizm organizacyjny
Realizm ekonomiczny
Akceptacja przez członków organizacji
ZARZADZANIE KONFLIKTAMI
Konflikt oznacza niezgodność interesów (celów), kolizją postaw, rozbieżność poglądów, spór, antagonizm itp.
Rodzaje konfliktów:
Konflikt intrapersonalny - wewnętrzny jednostki
Konflikt interpersonalny (np. przełożony podwładny)
Wewnątrz grupowy
Intergrupowy
Interorganizacyjny - między organizacyjny
Pogląd na konflikty
|
|
Ujęcie tradycyjne
|
Ujęcie współczesne
|
Sytuacje konfliktowe mogą wynikać z:
Różnych celów grup i jednostek
Stosunków między kierownikiem i pracownikiem
Stosunków między kierownikiem a związkami zawodowymi
Stylu kierowania
Różnic między linią a sztabem
Wyniku grupowego rozwiązywania problemów
Nowoczesne metody rozwiązywania konfliktów:
Ujawnienie wspólnego interesu
Negocjacje
Doprowadzenie do kompromisu
Współpraca
Stworzenie układu integracyjnego
Metoda arbitra lub mediatora (integracja z zewnątrz)
1
Styl „otwarty” Styl efektywnej
(ekstrawertyczny) komunikacji
Styl „zamknięty” Styl „obronny”
(introwertyczny)
Styl
„przetargowy”