1. Zarządzanie a zarządzanie dokumentacją

• Zarządzanie - dążenie do założonych celów za pośrednictwem założonych zasobów

• zarządzenie dokumentacją - sposób postępowania i kierowania procesami tworzenia, obiegu, przechowywania i brakowania dokumentacji we wszystkich cyklach jej życia (4 etapy poniżej). (dotyczy tzw. przedpola archiwalnego)

2. Archiwum, archiwum zakładowe - definicje

• Archiwum -

a)instytucja o charakterze urzędy administracyjnego, wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych. Jest ona uprawniona do publikowania prac oraz prowadzenia badań z zakresu archiwistyki. Każde archiwum jest uprawnione do wydawania zaświadczeń, odpisów itp. wiarygodnych dla każdej instytucji.

b)komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, porządkowania i opracowywania materiałów archiwalnych tej instytucji (tzw. archiwum zakładowe).

c)gmach lub lokal archiwalny

d)zespół lub grupa zespołów archiwalnych o dużym znaczeniu.

• Archiwum zakładowe - komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum państwowego.

3. Składnica akt - definicja, wytwórcy akt posiadający składnice akt

Komórka w instytucji zajmująca się gromadzeniem i przechowywaniem materiałów niepotrzebnych do bieżącej działalności, a nie będących materiałami archiwalnymi (czyli tylko kat. B). Wniosek z tego prosty - wytwórcami akt, którzy posiadają składnice są Ci, którzy w toku swojej działalności nie produkują kategorii A. Wytwórcami w zdecydowanej większości są małe firmy prywatne, nie mające znaczenia dla życia gospodarczego państwa.

4. Zadania archiwum i składnicy akt

Zadania archiwum:

1. przejmowanie

2. gromadzenie

3. przechowywanie i zabezpieczanie

4. opracowanie, porządkowanie i konserwacja

5. udostępnianie

6. ewidencjonowanie

7. brakowanie

8. współpraca z komórkami organizacyjnymi

9. kontakt z archiwum państwowym

10. przekazywanie materiałów archiwalnych (zazwyczaj 25 lat)

Zadania składnicy akt:

1. przejmowanie

2. gromadzenie

3. przechowywanie i zabezpieczanie

4. opracowanie, ewidencjonowanie

5. porządkowanie

6. udostępnianie

7. brakowanie

8. współpraca z komórkami organizacyjnymi

9. w niewielkim zakresie współpraca z archiwum państwowym (kontrole i czasami odzyskiwanie kat.A)

5. Archiwum a składnica akt - podobieństwa i różnice

Archiwum	Składnica akt
Archiwista na pełen etat	Nie wymagany (choć wskazany) archiwista pełnoetatowy, może być odpowiednio przeszkolony pracownik
Kat. A i B	Kat. B
Odciążanie komórek organizacyjnych od dokumentacji niepotrzebnej do bieżącej pracy Gromadzenie, zabezpieczenie, przechowywanie i udostępnianie
Konieczność lepszej ewidencji i większa odpowiedzialność, co wynika z wytwarzania kat. A

Ogólnie oba powinniśmy traktować na podobnych zasadach, co bardzo ułatwi pracę (bo może się okazać, że materiały znajdujące się w składnicy zyskają z czasem kat.A)

6. Archiwum zakładowe i składnica akt w systemie zarządzania dokumentacją

- niezbędne elementy zarządzania dokumentacją

- ostatni etap życia dokumentu przed przekazaniem do państwowego/wybrakowaniem

- pozwala na ew. dalsze korzystanie z dokumentacji niewybrakowanej (udostępnianie)

- w strukturze powinno zajmować miejsce w komórce organizacyjno-prawnej i podlegać bezpośrednio dyrektorowi.

7. Warunki lokalowe składnicy akt i archiwum zakładowego

- podstawa prawna - norma PN-ISO 11799

- wysoki parter (górne kondygnacje muszą mieć stropy pozwalające na obciążenie 1200 kg lub 1700 kg na metr kwadratowy) budynku biurowego ( nie produkcyjnego), jego północna część

- jeden zakład pracy - jedno archiwum / składnica

- pomieszczenia magazynowe na 10-15 lat przechowywania

- przestrzegane zasady przeciwpożarowe

- klimatyzacja

- ogrzewanie centralne

- okna jak najmniejsze, zaopatrzone w przyciemnione bądź zmatowione szyby (na parterze okratowane i zabezpieczone siatką o małych oczkach)

- ograniczenie do minimum instalacji przechodzących przez magazyny

- wysokość ok. 2.2 m (wtedy nie trzeba używać drabinek i podestów)

- osobne pomieszczenie na kat. A

- osobne biura dla pracowników

-w miarę możliwości, wydzielona pracownia dla użytkowników

8. Personel archiwów i składnic akt - kompetencje i odpowiedzialność (czy współodpowiedzialność?)

Liczba pracowników - zależy od ilości zgromadzonych materiałów - na jednego pracownika powinno przypadać ok. 1000-1200 mb akt.

Odpowiedzialny - kierownik jednostki organizacyjnej.

Wykonują - pracownicy.

Tam, gdzie znajdują się materiały archiwalne - konieczny archiwista (wskazane zmotywowanie finansowe)

Archiwista (i tu przepisuję prawie żywcem z Vademecum)

- sumienny

- dobrze wykształcony

- dobrze zaznajomiony ze strukturą organizacyjną, systemem kancelaryjnym o wykazem akt

- posiada zdolności organizacyjne

- buduje poprawne relacje między archiwum a innymi komórkami

9. Podział akt na kategorie


A - materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, przechowywane wieczyście w archiwach państwowy

B - materiały archiwalne posiadające wyłącznie wartość praktyczną i przeznaczone do czasowego (3-50 lat zaznaczone w indeksie dolnym) przechowywania w archiwach.

Bc - akta manipulacyjne lub inne rodzaje dokumentacji twórcy zespołu, które mogą być wybrakowane i brakowane bezpośrednio z registratur, po uzyskaniu zezwolenia właściwych władz archiwalnych

BE - materiały archiwalne, których wartość można ustalić dopiero po dokonaniu ekspertyzy archiwalnej z właściwego archiwum państwowego.

10. Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna - przykłady

Materiały archiwalne - dokumentacja o kat. A

• - muszą zawierać ważne informacje o wydarzeniach (kraj, region, miasto, ważna instytucja [wg ustawy - wszystkie materiały wytworzone na terenie RP dotyczące działalności państwa i jego służb, a także o życiu społecznym, gospodarczym etc]

• - muszą zawierać niezbędne informacje, które po wielu latach mogą być wykorzystane dla celów urzędowych oraz osobistych

• - odzwierciedlają organizację i funkcjonowanie ich aktotwórców.

nie można ich zniszczyć, przekazywane do Archiwum Państwowego, przechowywane wieczyście

dzielą się na akta typowe (0-3 w wykazie akt) i specyficzne (4-9)

Typowe	Specyficzne
Dokumenty wytworzone przez Organy kolegialne	Merytoryczne działania danej jednostki
Określające podstawy prawne	Przemysł:
Określające organizację własnej jednostki	Dokumentacja technologiczna (m.in. patenty)
Akty normatywne	Biuletyny informacyjne, akta dot. reklamy
Akta przekształceń	Dokumentacja własnych licencji
Przepisy kancelaryjno-archiwalne własne	Kultura i sztuka:
Środki ewidencyjne zasobu	Dokumentacja spektakli, koncertów, wystaw
Plany i sprawozdania	Dokumentacja konkursów, przeglądów
Analizy własne	Ewidencja i gromadzenie zbiorów m.in. w muzeach
Opracowania statystyczne własne	Ewidencja zabytków ruchomych i nieruchomych.
Opracowanie naukowe własne
Wydawnictwa własne
Informacje o własnej jednostce (np. kroniki)
Umowy zbiorowe i zakładowe

Dokumentacja niearchiwalna: kat. B

- posiada jedynie czasowe znaczenie praktyczne, po upływie którego może być wybrakowana i zniszczona

- przykłady: rolki kasowe, listy obecności, recepty w aptekach.

11. Rodzaje dokumentacji współczesnej

Formy dokumentacji:

• Pisana / tekstowa (aktowa) np. maszynopisy, rękopisy, druki

• Graficzna - sporządzona na zasadzie obrazu np. rysunek, plan, mapa, plakat, afisz

• 
  
  Fotograficzna i filmowa

• Dźwiękowa

• Komputerowa / elektroniczna np. płyty CD, zapisy tekstu, grafiki itd. na nośnikach informatycznych

Dokument aktowy - dokument utrwalony za pomocą pisma nie zależne od techniki i wynalazków.

Dokument elektroniczny - stanowiący całość, zbiór danych upowszechniony(?) w danej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

• Formy aktowe:

• Akta ogólne

• Akta normatywne

• Akta gruntowe

• Akta osobowe/personalne

• USC (forma księgi)

• Akta notarialne / kupna-sprzedaży

• Akta medyczne

• Podział ze względów użytkowych / treść

• Typowe (4 pierwsze pozycje z wykazu akt) i specyficzne (odzwierciedlające specyficzną działalność instytucji)

• Jawne, poufne (wg określonej klauzuli) i tajne (zawsze takie będą)

Dokumentacja techniczna: (projektowo-kosztorysowa) różni się formą wykonania (na matrycach), treścią i formą wewnętrzną (plany, rysunki, obliczenia itp.).

Dokumentacja kartograficzna: mapy, atlasy, globusy, plany. Brakowanie przez oddanie np. dla szkół; kwalifikowana zgodnie z zasadą pertynencji.

Dokumentacja fotograficzna: wszelkie statyczne formy fotograficznego zapisu obrazu niezależnie od techniki wykonania. Nie zalicza się reprodukcji w formie mikrofilmów i fotokopii. Fotografia bez opisu nie ma wartości źródła historycznego.

Dokumentacja dźwiękowa: zbiory nagrań utrwalone na nośnikach dźwięku, na których zarejestrowano informacje o znaczeniu społecznym, politycznym, kulturalnym.

Dokumentacja filmowa: zbiory filmów, czyli zbiory scen zarejestrowanych na taśmie obustronnie perforowanej lub magnetycznej metodą fototechniczną lub wideomagnetyczną. Przechowywana w NAC. Należy uważać, ponieważ tym typem można manipulować, stąd niezbędna weryfikacja. Dlatego pozostają tylko filmy ZWERYFIKOWANE I OPISANE.

Inny podział dokumentacji:

1. oryginał

2. odpis

3. dokumentacja wtórna

12. Zasób „narodowy” i zasób „państwowy”

Narodowy: całość materiałów archiwalnych (zasób państwowy i niepaństwowy), które znajdują się, powinny się znajdować lub zostały wytworzone na terenie Rzeczpospolitej Polskiej (czyli zaborców też) niezależnie od czasu wytworzenia (od najdawniejszych do tych, które współcześnie powstają) i tego w czyich rękach się znajdują (biblioteki, muzea, archiwa, osoby prywatne). Nadzór - Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Państwowy: generalnie to archiwalia znajdujące się w posiadaniu państwa, czyli zbiory materiałów archiwalnych pozostających w rękach archiwów państwowych, archiwów zakładowych państwowych jednostek organizacyjnych, archiwów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli, akta przejmowane przez archiwa z jednostek, które uległy likwidacji (też niepaństwowe) i materiały zakupione albo podarowane.

13. Zasady tworzenia dokumentacji (normy)

• Zewnętrzne normy:

1. norma serii ISO 9000: 2000. [dot. Postaci pisma]

2. Wewnętrzne normy:

1. Instrukcja kancelaryjna

2. instrukcja obiegu dokumentacji kancelaryjnej

3. normy szczegółowe [jak każde ISO raczej zbiór porad i gotowych rozwiązań niż obowiązek]

1. normy dot. Jakości papieru:PN-ISO 11108 dla materiałów archiwalnych i ISO 9706 dla materiałów inne niż archiwalne (9706 zawiera się w 11108, ale nie na odwrót)

2. wzór blankietu korespondencyjnego - ISO PN-76/P55315

14. Kancelaryjna postać pisma

• stosowanie znormalizowanych blankietów korespondencyjnych (arkusz papieru o ustalonym nadruku) - norma PN - 76/P - 55315.

• przykładowy blankiet - Vademecum str. 47.

• Cechy dobrze zredagowanego pisma:

- jasno i zwięźle, w wyczerpujący sposób przedstawia 1 zagadnienie

- każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem

- można stosować powszechnie przyjęte skróty

(nie wiem jak Wy, ale nie mam zamiaru uczyć się długości marginesów itd.)

15. Normatywy kancelaryjne i archiwalne

Wewnętrzne:

instrukcja kancelaryjna

instrukcja obiegu dokumentacji kancelaryjnej

instrukcja archiwalna

Zewnętrzne:

Rozporządzenia Rady Ministrów

Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego dot. archiwaliów

Rozporządzenia i decyzje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

Ustawa archiwalna z 1983 roku.

16. Obieg informacji (dokumentacji) w zakładzie pracy

Obieg akt: reguluje go instrukcja kancelaryjna. Poniższy schemat przedstawia typowy obieg akt w kancelarii w systemie bezdziennikowym.

* po za przesyłkami z adnotacją „do rąk własnych”, z wymienionym konkretnym adresatem, poufnymi i tajnymi, telegramami i przesyłkami pieniężnymi

17. System kancelaryjny dziennikowy

[System kancelaryjny: zespół rozwiązań organizacyjno-technicznych umożliwiający gromadzenie , przechowywanie, udostępnianie w sposób zapewniający możliwość stwierdzenia kompletności dok.; umożliwiający grupowanie dokumentów w zbiory i akta spraw; odzwierciedlający przebieg załatwienia i rozstrzygania sprawy; umożliwiający kwalifikację archiwalną; zapewniający szybki, selektywny i w pełni monitorowany dostęp do dok.]

• opiera się na dzienniku podawczym,

• rejestracja w porządku chronologicznym

• po lewej stronie pisma każde wpływające

• po prawej każde pismo wysłane

• numer pisma + dwie ostatnie cyfry roku = znak pisma

• te same sprawy mają różne numery dziennika podawczego

• pomaga ściśle kontrolować co się dzieje z pismem, ale praktycznie uniemożliwia łączenie w sprawy i wydłuża obieg - stąd stosowane głównie w tajnej

18. System kancelaryjny bezdziennikowy

• oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt (dalej JRWA)

• nie rejestruje wszystkich pism wychodzących i wpływających

• rejestruje sprawy w spisie spraw (pierwsze - wszczynające

• teczki zakładane i prowadzone wg JRWA

• skraca obieg pisma

• dzieli się na:

• rejestrowy - rejestracja sprawy na podstawie pisma wszczynającego; kolejne już nierejestrowane jednak odnotowuje się znak sprawy. Do rejestracji służy spis spraw, dziennik korespondencyjny tylko dla pism zawierających informacje niejawne.

• bezrejestrowy - bez rejestracji i kwitowania w obiegu wewnętrznym, pisma i teczki spraw oznacza się jedynie symbolem komórki organizacyjnej oraz symbolem kwalifikacyjnym z JRWA, rejestracji w dzienniku korespondencji podlegają tylko pisma szczególnie ważne, polecone, wartościowe itp.

19. Kancelaria elektroniczna - obieg informacji

- bezpapierowy system obiegu dokumentacji

20. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

• najczęściej na początku roku kalendarzowego (marzec - kwiecień wg Vademecum, maj - czerwiec wg wykładów)

• przed przekazaniem akta muszą być przygotowane (styczeń - luty wg Vademecum, marzec - kwiecień wg wykładów)

• przepisy szczegółowe określają instrukcje kancelaryjne

• niska kultura biurowa - efekt: zrzuca się wszystko na archiwistów

• przekazanie dokumentacji uporządkowanej

• sprawdzenie kompletności

• ułożenie w obrębie teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną i wg ich spisu: najstarsze na wierzchu - układ chronologiczny;

• usunięcie elementów metalowych;

• usunięcie brudnopisów i wtórników pism pozostawionych;

• spaginowanie pozostawionych dokumentów (miękkim ołówkiem)

• kat A - nowe, kartonowe okładki większe o min. kilka milimetrów od materiałów

• zszycie, sklejenie lub oprawa introligatorska kat A z nowymi okładkami; objętość maks. 3-4 cm

• ewentualny podział materiałów na tomy.

• ułożenie w kolejności wymaganej przez JRWA i takie wpisanie w spis zdawczo-odbiorczy.

• na wewn. stronie teczki lub na karcie dodanej - zapis liczby stron znajdujących się w teczce

• teczka musi być opisana:

• tytuł musi być zgodny z zawartością i odpowiadać JRWA

• w teczce mogą być akta tylko jednej kategorii

• sporządzenie dodatkowej ewidencji dla dokumentacji osobowej i płacowej.

• ewidencjonowanie na spisie zdawczo-odbiorczym (druki Pu-A-30): 3 lub 4 (kat A) kopie

• kat A celem lepszego zabezpieczenia musi leżeć dodatkowo w specjalnych pudłach

• archiwista powinien przed przejęciem upewnić się i sprawdzić, czy materiały są odpowiednio przygotowane i czy spisy są odpowiednio wypełnione.

• jedna kopia spisu zdawczo-odbiorczego trafia do komórki, z której materiały zostały przejęte

• spisy powinny zostać w archiwum zarejestrowane

• jeden spis trafia do zbiorczej teczki wszystkich spisów, drugi do specjalnych teczek założonych dla poszczególnych komórek

• oznaczenie akt sygnaturą - numer spisu zdawczo-odbiorczego/ pozycja w danym spisie

• uzupełnienie spisów (zostaje rubryka 7: miejsce złożenia w magazynie)

21. Porządkowanie materiałów archiwalnych (jeszcze raz)

• sprawdzenie kompletności

• ułożenie w obrębie teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną i wg ich spisu: najstarsze na wierzchu - układ chronologiczny;

• usunięcie elementów metalowych;

• usunięcie brudnopisów i wtórników pism pozostawionych;

• spaginowanie pozostawionych dokumentów (miękkim ołówkiem)

• nowe, kartonowe okładki większe o min. kilka milimetrów od materiałów

• zszycie, sklejenie lub oprawa introligatorska kat A z nowymi okładkami; objętość maks. 3-4 cm

• ewentualny podział materiałów na tomy.

• na wewn. stronie teczki lub na karcie dodanej - zapis liczby stron znajdujących się w teczce

• teczka musi być opisana

• tytuł musi być zgodny z zawartością i odpowiadać JRWA

• w teczce mogą być akta tylko jednej kategorii

• ułożenie w kolejności wymaganej przez JRWA i takie wpisanie w spis zdawczo-odbiorczy.

22. Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (też jeszcze raz)

• sprawdzenie kompletności

• ułożenie w obrębie teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną i wg ich spisu: najstarsze na wierzchu - układ chronologiczny;

• usunięcie elementów metalowych;

• usunięcie brudnopisów i wtórników pism pozostawionych;

• spaginowanie pozostawionych dokumentów (miękkim ołówkiem)

• nadanie (w razie potrzeby) nowych obwolut

• nadanie właściwych opisów

• zaewidencjonowanie w spisie zdawczo-odbiorczym.

• ułożenie w kolejności wymaganej przez JRWA i takie wpisanie w spis zdawczo-odbiorczy.

• na wewn. stronie teczki lub na karcie dodanej - zapis liczby stron znajdujących się w teczce

• teczka musi być opisana

• tytuł musi być zgodny z zawartością i odpowiadać JRWA

• w teczce mogą być akta tylko jednej kategorii

• sporządzenie dodatkowej ewidencji dla dokumentacji osobowej i płacowej.

• W przypadku niektórch akt kat b50, ze względu na długi okres przechowywania, można stosować niektóre środki zabezpieczające stosowane przy kat. A

23. Gromadzenie akt w archiwum zakładowym i składnicy akt

• kilka sposobów układania dokumentacji w archiwum

• wg komórek organizacyjnych - trzeba jednak ocenić ilość dokumentacji, która zostanie przekazana w przyszłości, zajmuje dużo miejsca, pozwala zachować przejrzystość struktury organizacyjną.

• w miarę napływu do archiwum - pozwala na zaoszczędzenie miejsca, w momencie brakowania powstają luki, które można uzupełnić napływającą dokumentacją - efekt: przemieszanie i konieczna bardzo dokładna ewidencja i oraz oznaczanie regałów.

• oddzielać materiały archiwalne od dokumentacji niearchiwalnej

• układ dokumentacji na półce:

• luźny, z wykorzystaniem całej półki

• od lewej do prawej

• systemy układu na półce:

• 
  pionowy (biblioteczny) - tak jak książki na półkach, dokumentacja powinna mieć sztywne okładki

• 
  pionowo - płaski - polegający na ułożeniu teczek jedna obok drugiej na przemian grzbietami do góry i do dołu

• poziomy - jedne na drugich.

• układając - zwracać uwagę na kolejność ze spisu zdawczo-odbiorczego

• kat A zabezpieczać w sposób dodatkowy np. w pudłach

• praktycznie jedynym źródłem napływu akt są komórki organizacyjne co odróżnia archiwum zakładowe od państwowego, gdzie trafiają się także dary, zakupy, etc.

• dokumentację „obcą” (z zlikwidowanych zakładów pracy) - osobny regał jeśli jest ich mało, osobne pomieszczenie jeśli jest ich dużo; należy ją uporządkować i zaprowadzić ewidencję, poinformować Archiwum Państwowe (do ich ewidencji)

24. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• wydzielanie i przekazanie na makulaturę tej części dokumentacji nierachiwalnej, której okres przechowywanie zgodnie z przepisami minął.

• pozwala na wyselekcjonowanie kat A i zwolnienie miejsca na zasób narastający (+ oczywiście działanie proekologiczne)

• powinno być przeprowadzane systematycznie - raz w roku, najlepiej w styczniu przed przyjęciem nowych akt (styczeń - luty)

• przepisy: rozporządzenie Ministra Kultury z dn. 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją (…).

• brakowanie tylko za zezwoleniem dyrektora właściwego Archiwum Państwowego wydawanego na wniosek kierownika państwowej jedn. organizacyjnej z dołączonym protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisami dokumentacji niearchiwalenej wytypowanej do zniszczenia (spis dokumentacji technicznej)

• zezwolenie wydane po dokładnej analizie (ocena dokumentacji, kwalifikacja itp.)

• w 3 egzemplarzach (jedno zostaje w Archiwum Państwowym, jedno do teczki w archiwum zakładowym i jedno dla brakującego)

• osobne pismo o aktach wyłączonych z brakowania (w zależności od zaleceń przekwalifikowanie lub przechowywanie dłużej)

• protokół i spis sporządza komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej

• skład komisji: kierownik jednostki organizacyjnej, osoba nadzorująca lub prowadząca archiwum zakładowe przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu

• przy powołaniu przez kierownika zakładu pracy określenie czy komisja jest powołana dla 1 czy wielu brakowań

• w razie trudności - można się zwrócić do Archiwum Państwowego z prośbą o ekspertyzę

• protokół wypełniany albo wg JRWA albo wg komórek organizacyjnych

• w spisie akt brakowanych pod jedną pozycją może być kilka teczek, o ile wszystkie mają ten sam tytuł, trzeba podawać ilość teczek, poszytów itd.

• dokumentacja dot. brakowania musi być przechowywana w archiwum zakładowym w specjalnej teczce

• brakowanie w zasobie uporządkowanym:

• przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych i skonfrontowanie dat skrajnych z kategorią

• stworzenie spisu akt przeznaczonych do brakowanie i zatwierdzenie go w komórce skąd dok. pochodzi

• sporządzenie protokołu

• przygotowanie wniosku o brakowanie (podpisany przez dyrektora zakładu pracy)

• po uzyskaniu zgody - brakowanie

• brakowanie w zasobie nieuporządkowanym

• brakowanie wstępne (usunięcie oczywistej makulatury)

• segregacja pozostałych akt - najlepiej na podstawie JRWA (ew. na podstawie komórek organizacyjnych)

• reszta jak w zasobie uporządkowanym, z tymże dokumentację od razu oddzielamy i spisujemy wg określonego porządku

• zawsze należy sprawdzić czy zachowały się odpowiednie dokumenty kat. A (inaczej kat B zyskuje walor akt zastępczych)

• sprawdzić zawartość teczek (czy nie ma w nich nigdzie kat. A, jeśli są przekwalifikowanie całości na kat. A)

• po otrzymaniu zezwolenia - wyjęcie akt z teczek, skoroszytów i segregatorów, rozsyp, dokumentacje z inf. zastrzeżoną pociąć, NIE PALIĆ,

• ostatnia czynność - przekazanie do składnicy makulatury

• odnotowanie w spisie zdawczo-odbiorczym daty brakowania i numeru zezwolenia

25. Udostępnianie akt

• udostępnienie w lokalu

• na potrzeby służbowe własnej jednostki lub w celach naukowo-badawczych

• na podstawie karty udostępnienia akt (Pu-A-32) podpisaną przez kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą - dokumenty mogą opuścić archiwum i być wykorzystywane w pomieszczeniach zainteresowanej komórki (do 1 miesiąca)

• karta wypełniana oddzielnie dla każdej jednostki

• dla celów naukowo-badawczych - za zgodą kierownika danego urzędu bądź instytucji, w której funkcjonuje archiwum. Zgodę trzeba poprzedzić okazaniem zaświadczenia np. z uczelni, tylko w lokalu archiwum, pod opieką pracowników

• udostępniane tylko materiały niezastrzeżone klauzulą zastrzeżone

• nie wolno udostępniać materiałów w magazynach

• osobom nie będącymi pracownikami instytucji kartę wypełnia archiwista

• wydawanie akt na zewnątrz (dla sądu, prokuratury itp.)

• za zgodą kierownika na podstawie pisemnego wniosku.

• wydając trzeba określić datę ich zwrotu do archiwum

• należy wypełnić kartę.

• należy uzupełnić rejestr wypożyczeń (osoba wypożyczająca musi ją potwierdzić podpisem), po zwrocie w analogiczny sposób potwierdza to kierownik lub archiwista

• użytkownicy ponoszą pełną odpowiedzialność za stan wypożyczonej dokumentacji

• dokumentacji do udostępnienia poszukuje TYLKO obsługa archiwum

• w miejsce udostępnianych dokumentów należy włożyć rewers

• karty udostępnienia otrzymują kolejne numery w obrębie roku kalendarzowego i są przechowywane przez 2 lata od daty udostępnienia

• po zwrocie archiwista musi sprawdzić ich stan i kompletność i ew. wypełnić w dwóch egzemplarzach protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt podpisany przez użytkownika i jego przełożonego. Oryginał wkładamy w miejsce akt uszkodzonych/zagubionych, drugi egzemplarz wkładamy do osobnej teczki.

26. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

• Materiały archiwalne po 25 latach do właściwych terytorialnie archiwów państwowych

• na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16.09.2002 r. w sprawie zasad postępowania (…).

• uporządkowanie - jak przy przekazaniu do archiwum zakładowego

• przekazanie na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (3 egzemplarze - 1 archiwum zakładowe, 2 archiwum państwowe)

• 1 pozycja w spisie - 1 teczka

• liczba porządkowa spisu powinna zostać naniesiona na teczkę (sygnatura wstępna)

• przekazywanie materiałów kompletnych (bez luk - zastąpić je np. dokumentacją niearchiwalną) z pewnych okresów czasowych: co 5 lub 10 lat z za 5-cio lub 10-cio letnie okresy

• spisy zdawczo-odbiorcze sporządzane wg wykazu akt, przekazane do archiwum państwowego na 2 tygodnie przed przekazaniem

• przekazanie na koszt archiwum zakładowego

• w razie uwag do spisów - wykonać zgodnie z zaleceniami (np. konserwacja dotycząca dezynfekcji i dezynsekcji; wykonanie dodatkowych pomocy ewidencyjnych: inwentarz kartkowy i skorowidz)

• jeśli przekazanie odbywa się po raz pierwszy do spisu trzeba dołączyć krótką notatkę z rysem historycznym i schematem struktury organizacyjnej (później zaznaczać zmiany strukturalne z datami ich wprowadzenia)

• najważniejsze akta powinny być oprawione sposobem introligatorskim ( akta metrykalne USC, plany i ważne sprawozdania itd.)

• zabezpieczenie w czasie przewozu (przewóz pojazdami krytymi) - opakowanie kilku jednostek w papier pakowy, umieszczenie z obu stron tektury o wymiarach większych od teczek i przewiązanie sznurkiem - paczki powinny być odpowiednio opisane. Czasami archiwum wymaga pudeł.

• Przekazywanie musi odbywać się w sposób uporządkowany (a nie że w jednym worku są różne materiały).

• Archiwum ma prawo nie przyjąć akt w razie nieprawidłowości, archiwum zakładowe musi wtedy wykonać wszystko jeszcze raz jak należy.

27. Profilaktyka i konserwacja właściwa akt w archiwum zakładowym i składnicy akt

Profilaktyka

• odpowiednie warunki lokalowe i sprzętowe

• odpowiednia temperatura +14 ºC do +18 ºC (w związku z tym regulatory)

• odpowiednia wilgotność: 50-65% wilgotności względnej (nawilżacze)

• higrometry i termometry - stała kontrola

• zabezpieczenie przed gazami spalinowymi (w tym dym papierosowy)

• sprzątanie i odkurzanie akt

• ochrona przed działaniem promieni słonecznych - okna zaopatrzone w żaluzje bądź zasłony minimalizujące nasłonecznienie

• ważne nawietrzenie pomieszczeń w czasie deszczu i upałów (regulacja wilgotności)

• zastosowanie pudeł archiwalnych

• użycie odpowiedniej jakości materiałów pisarskich

• pozostawianie pierwszych egzemplarzy maszynopisów

• usuwanie części metalowych przy porządkowaniu

• audiowizualne:

• jak najlepsze warunki przechowywania

• zadbanie o nieuszkodzenie nośnika

• ochrona przed kurzem i wahaniami temperatury (najlepiej w klimatyzowanych magazynach)

• taśmy magnetyczne

• na obojętnie magnetycznych regałach z tworzywa sztucznego

• temperatura 18 ºC - 20 ºC bez wahań

• 40 % (+- 5%) wilgotności względnej bez wahań

• taśmy filmowe czarno-białe - temperatura 12 ºC

• taśmy filmowe barwne - temperatura poniżej 0 ºC a wilgotność poniżej 35%

• zabezpieczenie przed działaniem promieni ultrafiloetowych

Konserwacja:

• podklejanie uszkodzonych lub przetartych kart poszytów i teczek aktowych (klej ze środkiem grzybobójczym)

• nie używać taśm klejących i tzw. gęsiej skórki (taśma do brzegowania matryc dokumentacji technicznej oraz podklejania dok. geodezyjno-kartograficznej)

• po zalaniu - zamrożenie i liofilizacja (sublimacja lodu w specjalnych urządzeniach)

• suszenie - przekładanie kart bibułą filtracyjną lub papierami dobrze wchłaniającymi wilgoć.

• dezynfekowanie za pomocą tlenku etylu w komorze próżniowej

• ponowna oprawa zniszczonych okładek (te oprawione w sposób introligatorski)

• w przypadku konieczności wykonania poważniejszych prac - zgłosić się do pracowni konserwatorskiej

• audiowizualne - konserwacja nie możliwa, ew. kopie

• ponieważ w zakładowym możliwości konserwacji są ograniczone, najważniejsza profilaktyka. W przypadku tragedii można wezwac na pomoc państwowe.

28. Dokumentacja i ewidencja archiwum zakładowego

Dokumentacja - kategoria A i B, szczególnie trzeba zwrócić uwagę na dokumentację osobową i płacową.

Ewidencja:

• pozwala na określenie ilości, stanu i kategorii przechowywanych akt

• umożliwia odszukanie, udostępnianie, wypożyczanie i/lub wybrakowanie

• prowadzona na bieżąco i uzupełniana

• może być w formie elektronicznej

• wszystkie (oprócz kartoteki i spisu teczek akt) to kat A, jednak nie należy ich przekazywać do Archiwum Państwowego

jest to spis, wykaz całej dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym. Składają się na nią:

• spisy zdawczo-odbiorcze: osobne dla kat. A i dla kat. B, przechowywane w osobnej teczce, stanowią równocześnie inwentarz akt, powinny być numerowane wg ich wpływu (nie w obrębie roku), kopie w osobnych teczkach (dla każdej komórki inna, porządek chronologiczny)

• wykazy spisów zdawczo-odbiorczych - służą rejestracji napływających do archiwum spisów zdawczo-odbiorczych, kolejność rejestracji decyduje o numerze, co ma wpływ na sygnaturę.

• spisy materiałów archiwalnych - oddzielna teczka, układ chronologiczny

• kartoteka udostępniania akt - karty ułożone chronologicznie/alfabetycznie. Można założyć dodatkową ewidencję wypożyczeń

• protokoły o braku lub zniszczeniu akt - oddzielna teczka, układ chronologiczny

• spisy akt wybrakowanych - oddzielna teczka, dołączone protokoły oceny dokumentacji nierachiwalnej i zezwolenia na wybrakowanie akt. Spisy akt wybrakowanych powinny odpowiadać właściwym spisom zdawczo-odbiorczym.

• Spis akt przekazanych do państwowego - razem ze spisem wybrakowanych może być wybrakowany po kilku latach.

• spisy teczek akt - zakładany zgodnie z wykazem akt w poszczególnych komórkach organizacyjnych, sporządzane corocznie, zadanie: bieżąca kontrola kompletności akt,

• Inwentarz kartkowy dla materiałów archiwalnych - sporządzany na kartkach inwentaryzacyjnych NDAP O-3.

29. „Idealny” gmach archiwalny - podstawowe zasady lokalizacji, budowy i wyposażenia archiwum definitywnego

• Polska norma: ISO 11-799

• Umiejscowiony po za centrum miasta

• powierzchnia działki 3 tys m² - gmach archiwalny na 20 tys mb akt

• trzeba przewidzieć możliwość rozbudowania (np. gmach archiwum w Lozannie)

• podział części użytkowej i magazynowej w proporcji 3:7

• na budowę archiwum wpływ powinni mieć projektanci, archiwiści i użytkownicy

• Typy budownictwa:

• rozproszone (magazyn, administracja, pracownia osobno)

• zwarte (magazyn, administracja, pracownia w jednym budynku)

• mieszane (magazyn, administracja, pracownia osobno, ale połączone łącznikiem)

• zabezpieczenia przeciw pożarowe (czujniki itd.)

• wymuszony obieg powietrza - wietrzenie, klimatyzacja

• komunikacja - poczta wewnętrzna, klatki schodowe, korytarze

• magazyn:

• wysokość 2.1 - 2.15 m

• mury - 2 godziny odporności ogniowej

• stropy: na 1 m² obciążenie 2 400 kg

• maksymalna powierzchnia magazynu 200 m²

• wejście zabezpieczone metalowymi drzwiami

• okna - najlepiej brak, ew. małe, na północnej ścianie, zmatowione, opatrzone w żaluzje i zasłony

• temperatura 16-18°C,

• wilgotność ok. 50-60%,

• metalowe /kompaktowe regały pokryte lakierem metodą proszkową ustawione prostopadle do ew. okien,

• półki o szerokości 30 cm

• z wentylacją i odpowiednio zabezpieczeniami

• brak przechodzących instalacji

• pomieszczenia użytkowe

• sala ekspozycyjna

• Sale ze środkami ewidencyjnymi

• pomieszczenia o wolnym dostępie - takie czytelnie, gdzie znajdują się dublety i nie ma oryginałów

• pracownia dla fotografii i fotokopii (zimne światło)

• sala edukacyjna, konferencyjna

• pracownia naukowa:

• od 30 km akt - czytelnia na 40 - 45 miejsc dla użytkowników

• 5 m² na jednego czytelnika

• osobne pomieszczenia dla osób korzystających z mikrofilmów i dyktafonu wyposażone w odpowiednie nośniki

• nadzór pracowników nad użytkownikami (wskazany monitoring)

• pracowania reprograficzna - miejsce digitalizacji (na dokumatorach)

• pracowania konserwatorska - oddzielona „śluzą”, gdzie określa się stan archiwaliów i dokonuje procesu gazowania i/lub odkurzania (specjalne odkurzacze przemysłowe)

• powierzchnie personalne - obok magazynów, ale oddzielnie, z zachowaniem zasad BHP

30. Metody kształtowanie zasobu archiwalnego archiwów państwowych (historycznych)

• przepisy i dekrety

• kontrole składnic makulatury (szczególnie w okresie powojennym)

• nadzór nad archiwami zakładowymi

• prowadzenie nadzoru nad brakowaniem

• współudział archiwów państwowych w opracowaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych

• działalność szkoleniowa archiwów

• możliwość selekcji instytucji tworzących zasób archiwalny:

1. rodzaj jedn. organizacyjnej, przedmiot jej działalności, wielkość

2. funkcja jedn. w strukturze administracyjnej i gospodarczej kraju

3. powtarzalność materiałów archiwalnych

4. treść dokumentacji

5. znaczenie historyczne i regionalne

6. konieczność zachowania ciągłości w kształtowaniu zasobu archiwalnego

8. kryteria dokumentacji:

1. dawności,

2. typowości,

3. unikatowości,

4. wartości informacyjnej,

5. stanu zachowania etc.

Metody i formy gromadzenia zasobu

Gromadzenie to nie tylko bierne przyjmowanie narosłego zasobu, ale wpływanie na procedury powstawania (Archiwa Państwowe nadzorują archiwa zakładowe) i selekcji (naukowo przeprowadzona ocena wartości dokumentacji wg określonych kryteriów - typowości akt, dawności, unikatowości, wartości historycznej, wartości informacyjnej, stanu zachowania). To uzupełnianie zasobu poprzez dopływy (trafiają jako uzupełnienie istniejących już zespołów) i nabytki (nowe zespoły) archiwalne.

Z tym zagadnieniem wiążą się pojęcia:

- rewindykacja (odbiór zagrabionych dokumentów na podstawie umów i prawa)

- reewakuacja (ubieganie się o dokumenty wiezione w momencie zagrożenia ich zniszczeniem np.: z powodu powodzi)

- windykacja (przejęcie przez jedno państwo mat. archiwalnych wytworzonych w innym państwie dotyczącym tego pierwotnego państwa)

Formy gromadzenia:

• przekształcanie archiwów bieżących w archiwa otwarte - kształtowanie archiwów nowego typu

• zmiany polityczne, ustrojowe, gospodarcze - natychmiastowa i masowa archiwizacja dokumentacji

• przyjmowanie depozytów

• spuścizny

• dary, donacje - Fundusz Daru Narodowego

• zakupy

• wymiana archiwaliów - oddajemy dublety

• zbieranie materiałów ulotnych (DGS) - np. ulotki

• fotokopie i kserokopie

• mikrofilmy i digitalizacja

• przejmowanie zasobu archiwalnego z zakładów pracy

32. Selekcja „pozytywna” i „negatywna” - ich wpływ na kształtowanie zasobu

Selekcja - ciągły, powtarzalny proces naukowej oceny wartości źródłowej dokumentacji. Jest to najskuteczniejsza forma ochrony archiwów przed zalewem dokumentacji. (inaczej ocena wartości + brakowanie)

Kryteria:

• znaczenia twórcy - im twórca znajduje się wyżej w hierarchii tym ważniejsza jest dokumentacja (nie zawsze to prawda)

• znaczenia historycznego twórcy - powstanie dokumentacji w określonym czasie i miejscu

• unikatowość - interesujące, niespotykane treści

• typowość (reprezentatywności) - reprezentant dokumentacji typowej

• dawności - chroni dokumentacją wytworzoną w jakimś czasie (w Polsce nie brakuje się dokumentacji wytworzonej przed 1945 r.)

• wartości informacyjnej

• niepowtarzalności informacji

• stopień zachowania

• niepowtarzalności tekstu - brakowanie gdy mamy wiele kopii

• roli zastępczej - gdy nie ma oryginałów

• tradycji - jeśli raz się zaczęło coś przejmować to trzeba to kontynuować

• wartości dowodowej - zabezpieczenie interesu prawnego.

Selekcja pozytywna - wybieramy najlepsze przykłady i te zostawiamy

Selekcja negatywna - wybieramy najgorsze do brakowania.

To jest w obowiązkowym artykule - możecie doczytać.

33. Zakupy archiwaliów - zasady

• kwota maksymalna - 10 tys. (kiedyś 1500 zł)

• zakup za zgodą dyrektora Archiwum Państwowego

• jeśli cena sugerowanego zakupu przekracza maksymalną kwotę przydatność akt ocenia Centralna Komisja Zakupu Archiwaliów

• niekiedy wypłaca się ekwiwalenty pieniężne za przechowywanie przez osoby trzecie materiałów (coś co należało do archiwum lub zostało „wyprodukowane” przez instytucje państwowe i w gruncie rzeczy było nielegalnie przechowywane przez osobę prywatną)

• niekiedy zakup możliwy dzięki sponsorom.

34. Formy ewidencji w archiwach państwowych

• spisy użytkowników

• spisy odwiedzin pracowni naukowej

• spisy realizacji zamówień z magazynu

• spisy zamówień do pracowni digitalizacji.

Lub/i:

• Spisy zdawczo - odbiorcze

• księgi nabytków i ubytków

• kartoteka

• spisy zespołów

• inwentarze zespołów akt i ich uzupełnienia

• kartoteki tematyczne

35. Scontrum - zasady przeprowadzania i dokumentacja

Skontrum to kontrola (w Archiwum Państwowym raz na 5 lat dla każdego zespołu) stanu liczbowego zasobu archiwum przez porównanie jego stanu faktycznego (jednostek archiwalnych przechowywanych na półkach magazynowych) z odpowiednimi zapisami we właściwych pomocach ewidencyjnych (w spisach zdawczo-odbiorczych, wykazach spisów, inwentarzach kartkowych, rejestrach itp.) W trakcie takiej kontroli należy uwiarygodnić środki ewidencyjne, również o te jednostki archiwalne, które zostały z archiwum zakładowego wypożyczone.W trakcie skontrum wyodrębnieniu podlegają akta „obce" (o ile takie występują), które były przejęte w drodze dziedziczenia lub w wyniku wcześniejszych reorganizacji. Wydzielić trzeba również akta wymagające przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej oraz te, dla których minął już okres obligatoryjnego przechowywania. Dokumentację składowaną bez środków ewidencyjnych należy poddać inwentaryzacji.

Skontrum całego zasobu, a w szczególności materiałów archiwalnych, powinno być połączone z kontrolą stanu fizycznego akt. W składnicach akt skontrum przeprowadza się tylko tam, gdzie prowadzono ewidencję zasobu.

W archiwum państwowym wyniki skontrum zapisywane są w 3 rodzajach formularzy, a następnie przesyłane do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w celu porównania sprawozdań z przechowywanym w NDAP centralnym wykazem jednostek i zespołów archiwalnych.

36. Pomoce ewidencyjne i pomoce informacyjne w archiwach państwowych

• inwentarze archiwalne sporządzane zawsze dla jednego zespołu lub zbioru archiwalnego,.

1. Inwentarz kartkowy składa się z uporządkowanych kart inwentarzowych, gdzie każda karta odpowiada jednej jednostce inwentarzowej.

2. Inwentarz książkowy poprzedzony jest wstępem, w którym zamieszcza się: dzieje ustrojowe twórcy zespołu archiwalnego, dzieje zespołu, jego charakterystykę archiwalną (np. granice chronologiczne, terytorialne, stan zachowania itp.), zawartość zespołu i analizę metod opracowania całości. Część właściwa inwentarza książkowego składa się z opisów uporządkowanych według zasad i metod przyjętych w archiwistyce jednostek archiwalnych. W skład opisu jednostki w inwentarzu książkowym wchodzą: sygnatura, tytuł oraz daty skrajne. Inwentarz książkowy przyjmuje często formę publikowaną.

3. inwentarz idealny, który uwzględnia całość materiałów zespołu, nawet jeżeli jego część uległa zniszczeniu, lub zaginęła. Scala on zespół (zbiór) pod względem informacyjnym;

4. inwentarz realny odnoszący się tylko do materiałów zachowanych w danym zespole (zbiorze);

5. inwentarz topograficzny (rozstawniczy) wskazuje dokładne miejsce przechowywania określonych materiałów archiwalnych w magazynach archiwalnych.

2. przewodniki najczęściej w formie publikacji, ujmujące archiwalia grupowo

1. Przewodnik po archiwum — opisuje zasób jednego archiwum charakteryzując w skrócie poszczególne zespoły, czy zbiory, zawiera historię danego archiwum, jego dane adresowe oraz warunki korzystania z materiałów archiwalnych.

2. Przewodnik po zespole (zbiorze) archiwalnym — pomoc zawierająca opis poszczególnych, wyodrębnionych tematycznie części zespołu, w których na opis składają się: numer kolejny, tytuł grupy rzeczowej, daty skrajne, opis treści grupy rzeczowej i sygnatura. Jeżeli dany zespół uległ rozproszeniu, zadaniem przewodnika jest jego scalenie w sposób idealny.

3. Przewodnik tematyczny — przewodnik ujmujący materiały archiwalne dotyczące wybranego zagadnienia, różniące się głębią informacyjną sięgającą od zasobów międzynarodowych po pojedynczy zespół.

4. Przewodnik historyczno-ustrojowy — przewodnik obejmujący materiały archiwalne wytworzone podczas funkcjonowania urzędów konkretnej władzy, bez względu na to, gdzie te archiwalia się znajdują i w jakim są stanie.

3. katalogi - gromadzą informacje o jednostkach archiwalnych dotyczących konkretnego zagadnienia, a wchodzących w skład zespołu, jego części, lub wielu zespołów

4. skorowidze- zawierają usystematyzowany (rzeczowo, chronologicznie lub alfabetycznie) wykaz haseł

1. Indeks archiwalny — skorowidz złożony z haseł i odsyłaczy, którymi są sygnatury jednostek zawierających informacje na podany w haśle temat. Wyróżnia się indeksy: rzeczowe, osobowe, geograficzne, przy czym wybór rodzaju indeksu uzależniony jest od treści archiwaliów. Indeks może obejmować część zespołu, cały zespół, bądź też kilka zespołów, zaś odnosić się może zarówno do poszczególnych dokumentów, jak i jednostek archiwalnych.

2. Repertorium archiwalne — forma skorowidza zawierająca charakterystykę treści poszczególnych archiwaliów wraz z podaniem wskaźników liczbowych (sygnatur, numerów stron) umożliwiających szybkie dotarcie do nich, najczęściej używany do opisu poszczególnych pism.

3. Sumariusz archiwalny — najdokładniejszy ze skorowidzów odnoszący się do treści poszczególnych dokumentów, zawierając ich regesty (ułożone najczęściej rzeczowo), daty oraz sygnatury dla dokumentów samodzielnych sygnatury i numery stron dla dokumentów wchodzących w skład jednostki archiwalnej.

5. bazy danych:

1. SEZAM - ogólna ewidencja

2. IZA - inwentarze zespołów archiwalnych

3. PRADZIAD - księgi metrykalne i stanu cywilnego

4. ELA - spisy ludności

37. Organizacja udostępniania akt w archiwach państwowych

• głownie do celów naukowych, urzędowych, prywatnych.

• osobiście

• regulamin udostępniania - 1952-3/1955:

• akta udostępniane jedynie w pracowni naukowej

• zezwolenia na udostępnienie wydaje dyrektor archiwum państwowego

• powstają formularze/druki do udostępniania materiałów archiwalnych

• akta zamawiane za pomocą rewersów

• określenie sposobu obsługi interesantów

• maksymalnie można otrzymać 5 jednostek

• regulacja sposobu postępowania z archiwaliami przez użytkowników:

• zakaz zmiany układu akt

• nie wolno dokonywać przeróbek w aktach

• zakaz zaznaczania

• zakaz korzystania z atramentu i kałamarzy

• zakaz palenia, jedzenia

• nie wolno wnosić okryć i pakunków

• w niektórych miejscach należy okazać notatki

• wskazówki dla kierowników i osób dyżurujących w pracowni naukowej:

• prowadzenie ścisłej ewidencji osób korzystających z zasobu

• ewidencjonowanie wypożyczeń

• zapoznanie z regulaminami korzystania z akt

• obowiązek wypełniania metryczek

• akta można było wypożyczyć do innych placówek archiwalnych, ale na koszt zamawiającego.

• 1957 - rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki:

• demokratyzacja dostępu do archiwów, zwiększenie ilości użytkowników (obcokrajowcy za zgodą NDAP i ministra spraw zagranicznych)

• ustalenie jakie materiały są udostępniane użytkownikowi

• wprowadzenie inwentarzy kartkowych i repetytoriów

• ustalenie przypadków, w których można odmówić udostępnienia:

• zły stan zachowania materiałów archiwalnych

• nieuporządkowanie zasobu

• nieprzestrzeganie regulaminu pracowni naukowej

• w przypadku podejrzenie, że udostępnienie zagrozi interesowi państwa i obywateli

• możliwość odwołania do NDAP

• w razie wątpliwości dot. udostępniania materiałów archiwalnych można powołać specjalne komisje

• udostępnianie - 30 lat od ich wytworzenia o ile nie narusza to interesów państwa i obywateli.

• obcokrajowcom - po wypełnieniu formularza niektórzy dyrektorzy (w tym poznański) mogą wydać zgodę na udostępnienie.

• formą udostępniania są kwerendy i reprodukcje, które czynione są zazwyczaj odpłatnie

• jeśli pojawiły się publikacje oparte na materiałach udostępnionych autor ma obowiązek przekazania egzemplarza do biblioteki archiwalnej

• obowiązuje - ustawa z 14. 06. 1983r.

• Wypożyczanie możliwe jest tylko do innych archiwów lub bibliotek naukowych mających prawo gromadzenia archiwów.

• Formy udostępniania: kwerendy, kopie, mikrofilmy, mikrofisze

38. Organizacja służb archiwalnych - model scentralizowany i zdecentralizowany, przykłady

Model scentralizowany: Polska

• Jest jedna władza mająca nadzór nad zasobem,

• wszędzie obowiązują te same przepisy - m.in. ustawa archiwalna

• zasób narodowy i państwowa służba archiwalna

• hierarchiczność




Model zdecentralizowany: Niemcy ( i inne państwa federacyjne):

• autonomia archiwów

• niezależne części zasobu

• państwo nie ma kontroli nad zasobem

• o kształcie zasobu decydują służby autonomiczne

• każde archiwów może mieć własne zasady (np. dotyczące użytkowania)

• nie obowiązuje jedna ustawa archiwalna

• w każdym landzie archiwum centralne i krajowe

• archiwa krajowe nie poczuwają się do odpowiedzialności za zasób niepaństwowy

39. Organizacja wewnętrzna archiwów w Polsce (struktura funkcjonalna i struktura „aktowa”)

Wewnętrzna struktura - wypadkowa funkcji merytorycznych i zasad stosowanych w nauce o organizacji i zarządzaniu. Określona w statucie archiwum.

• Struktura „aktowa” związana jest z rodzajem przechowywanego zasobu.

• Ma ścisły związek ze strukturą zasobu.

• Wyodrębnia się 5-7 działów:

• staropolski

• okres zaborów

• akt najnowszych (tu włączony nadzór)

• oddziały akt gospodarczych

• oddziały akt samorządowych

• oddziały akt szkolnych

• oddziały akt podworskich

• zbiory i kolekcje

• W poszczególnych działach zatrudnieni archiwiści specjaliści w zakresie opracowania. Inne zadania (np. nadzór) mają mniejsze znaczenie.

• W związku ze zwiększeniem ilości zadań archiwistów tworzenie nowych działów: pracowni naukowych, działów ewidencji i udostępniania zasobu, ograniczając komórki zajmujące się samym zasobem.

• Opracowanie i przechowywanie - komórki merytoryczne dostosowane do struktury zasoby.

• Udostępnianie - komórka udostępniania i informacji (tu też pracownia naukowa).

• Czasami osobne pracownie konserwatorskie i reprograficzne.

• Struktura funkcjonalna:

• najszybciej wprowadzona w Poznaniu i AAN

• dobre dla archiwów o jednorodnym zasobie

• 
  
  

• Istnieje jeszcze struktura mieszana (jak ktoś chce może zobaczyć schemat u Robótki na 108 stronie - nie będę przerysowywać)

40. Archiwa przejściowe i ich rola w działalności archiwalnej

Archiwa przejściowe: archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie. Do jego zadań należy podzielenie dokumentacji na 2 rodzaje - dla przechowania czasowego (kat. B) i dla przechowywania wieczystego (kat. A). Obowiązuje m.in. w Wielkiej Brytanii.

41. Organizacja archiwów w Polsce (archiwa państwowe i inne sieci archiwalne)

Nie wiem czy o to chodzi, ale tak mi się wydaje.

• Sieć archiwalna:

• 3 archiwa centralne:

• Archiwum Główne Akt Dawnych - przechowujące wytworzone do 1918 r. akta władz centralnych i częściowo prowincjonalnych oraz archiwa rodzin o znaczeniu ogólnopolskim,

• Archiwum Akt Nowych - przechowujące wytworzone po 1918 r. akta władz centralnych, instytucji i stowarzyszeń o charakterze ogólnopolskim, spuścizny po wybitnych działaczach,

• Narodowe Archiwum Cyfrowe (daw. Archiwum Dokumentacji Mechanicznej) - przechowujące dokumentacje fotograficzną, fonograficzną i filmową powstałą od początków XX w.

• 30 archiwów państwowych z siedzibami w miastach wojewódzkich lub powiatowych (Poznań, Kalisz, Leszno; Konin, Piła, Gniezno)

• 
  
  48 oddziałów zamiejscowych

• 4 ekspozytur

• Archiwa wyodrębnione: nie wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej, nie podlegają NDAP; uprawnione do trwałego lub określonego czasowo przechowywania mat. archiwalnych np. MSZ, MON, MSWiA, CAW, Archiwum Prezydenta RP. Zazwyczaj mają charakter tajny, a dostęp do nich jest utrudniony.

• Archiwa z powierzonym zasobem: uprawnione do przechowywania materiałów archiwalnych na okres dłuższy niż przewidują przepisy, za zgodą właściwych władz. Dotyczy to placówek naukowych lub kulturalnych np.: biblioteki, szkoły wyższe, GUS, PAN, itp.

• Archiwa zakładowe - komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum państwowego. Sądy przekazują materiały po 50 latach, a urzędy stanu cywilnego i parafie przekazują akta metrykalne (w formie ksiąg) po upływie 100 lat, chyba, że są likwidowane wcześniej.

• Archiwa partii politycznych, związków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych, kościołów i związków wyznaniowych (szczególnie zasobne w dawne akta są katolickie archiwa diecezjalne i klasztorne). Archiwa Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej zostały w 1990 r., zgodnie z ustawą, włączone do zasobu archiwów państwowych. Archiwalia znajdują się również w zbiorach wielu bibliotek (głównie naukowych) oraz muzeów państwowych i samorządowych.

• Archiwalia dotyczące Polski i Polonii gromadzone są także przez archiwa, biblioteki, instytuty i muzea polonijne działające poza granicami kraju (m. in. we Francji, Stanach Zjednoczonych czy Wielkiej Brytanii).

42. Ustawa o ochronie danych osobowych i jej wpływ na działalność archiwalną

Ustawa z 29.08 1997 roku:

• uprawnia każdą osobę do ochrony dotyczących ją danych osobowych

• wprowadziła konieczność uzyskiwania zgody zainteresowanego na przetwarzanie danych jego dotyczących przez administratora lub właściciela zgromadzonych danych osobowych

• wprowadziła zakaz przetwarzania danych zawierających lub ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne i filozoficzne, przynależność partyjną lub związkową oraz dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu i preferencjach seksualnych przez nieuprawnionych

• wprowadzają obowiązek odmowy udostępniania danych przez jego administratora jeśli spowodowałoby to szkodę dla interesów państwa lub naruszyło dobra osobiste osób, których zbiory danych

• umożliwiła każdej osobie prawa do kontroli danych, które jej dotyczą.

• każdy może odwołać się do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

EFEKT: wszystkie akta i materiały występujące w innej formie, a zawierające dane osobowe powinny być szczególnie chronione przed dostępem do nich osób nieupoważnionych. Najczęstszymi takimi zbiorami jest dokumentacja osobowa i płacowa. Stąd też zwracać należy uwagę na ich udostępnianie i brakowanie po upływie wyznaczonego czasu (taka dokumentacja musi zostać pocięta - niszczarka - lub przekazana od razu do papierni, gdzie natychmiast zostanie przerobiona na masę papierową; inne formy dokumentacji niszczyć w sposób im właściwy).

43. Inne przepisy dotyczące ochrony informacji niejawnych (tajemnica lekarska, tajemnica bankowa itp.), ich znaczenie dla udostępniania dokumentacji i organizacji archiwów

• ochrona dokumentacji medycznej (ustawa o zakładach opieki zdrowotnej z 1991 i ustawa o zawodzie lekarza z 1996)- wszystkie wiadomości dot. stanu zdrowia - udostępnianie tylko pacjentowi i - w wypadku dzieci rodzicom bądź opiekunom; osobom upoważnionym i instytucjom uprawnionym (np. NFZ), które też są zobowiązane do zachowania tajemnicy.

• tajemnica bankowa (prawo bankowe 29.08. 1997 r.) - wszystkie wiadomości dotyczące czynności bankowych i osób będących stroną umowy, uzyskane w czasie negocjacji oraz związane z zawarciem umowy z bankiem i jej realizację, z wyjątkiem wiadomości, bez których ujawnienia niemożliwe jest należyte wykonanie umowy przez bank. Tajemnica ta obejmuje także żyrantów itp.

• Udostępnianie: osobom uprawnionych uchwałą Komisji Nadzoru Bankowego i inspektorów nadzoru bankowego, Prezesa Głównego Urzędu Ceł w związku z toczącą się sprawą karną lub karną skarbową, Prezesa NIK w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania kontrolnego, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, Prezesa Zarządu Bankowego Funduszu Gwarancyjnego, Urzędu Nadzoru nad Funduszami Emerytalnymi, NBP + właściwe jednostki służb ochrony państwa oraz policji, sądów i prokuratury i innym bankom. Bank ponosi odpowiedzialność za udostępnienie dokumentacji osobom niepowołanym.

• Założenia: specjalny nadzór, udostępnianie tylko osobom powołanym, specjalny i zabezpieczony proces brakowania (opisane przy ochronie danych osobowych)

• Inne tajemnice: skarbowa (zeznania podatkowe), dziennikarska (ujawnianie źrodeł), tajemnica adwokacka i radcowska.

44. Kancelaria tajna, rola w procesie zarządzania dokumentacją, organizacja i zasady funkcjonowania

• na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnej - 22.01.1999 r. (weszła w życie z rokiem 2000):

• organizacja ochrony informacji niejawnej

• klasyfikacja informacji niejawnych i ich podział według klauzuli tajności

• dostęp do informacji o charakterze niejawnym

• organizacja kancelarii tajnej i tryb postępowania z jej dokumentacją (kontrola obiegu dokumentacji)

• organizacja fizycznej ochrony dokumentacji niejawnej

• ochrona bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych.

• Organizacja:

• Rozporządzenie Rady Ministrów w 18.10.2005 r

• jeśli w jednostce organizacyjnej występują dokumenty z klauzulami musi zostać utworzona osobna kancelaria tajna (nawet dla 1 dokumentu; wyjątkiem zastrzeżone)

• kierownik kancelarii wyznaczony przez kierownika jedn. organizacyjnej na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnej (niekiedy może to być kierownik kancelarii). Obowiązki kierownika:

• bezpośredni nadzór nad obiegiem dok. niejawnych

• udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom posiadającym poświadczenie bezpieczeństwa

• egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne

• kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz zakładzie pracy

• wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony

• nadzór nad pracą oddziałów kancelarii

• prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentacjami niejawnymi

• zasady pracy:

• szczegóły - plan ochrony (sprawa przechowywania i wydawania kluczy, sprawy dot. hasła lub szyfrów)

• po zakończeniu pracy kierownik sprawdza zamknięcie szaf pancernych, potem zamknięcie i zaplombowanie kancelarii

• obowiązuje system dziennikowy - kancelaria tajna przejmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne oraz prowadzi rejestry dokumentów (wzory w załącznikach do rozporządzenia, ponumerowane i posznurowane w odpowiedni sposób):

• rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek

• dziennik korespondencyjny

• dziennik ewidencji wykonanych dokumentów

• karty zapoznania się z dokumentami zawierającymi tajemnicę państwową

• książkę doręczeń przesyłek miejscowych

• wykaz przesyłek nadanych

• + dopuszczalne inne

• przyjmowanie paczek za pokwitowaniem (pieczątka + data wpływu; uszkodzenia zaprotokołowane)

• przyjęte - od razu zarejestrowane w dziennikach

• przekazanie:

• poufne - za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym

• tajne - udostępniane upoważnionym osobom z jednoczesną adnotacją w dzienniku korespondencyjnym

• ściśle tajne i tajne - wydane po za jednostkę osobie z poświadczeniem bezpieczeństwa, wydanie przez kierownika na podstawie pisemnej zgody kierownika jedn. organizacyjnej

• wydanie - odpowiednia adnotacja w karcie zapoznania się z dokumentem i w dzienniku korespondencji.

• „do rąk własnych” - nie otwiera, do dziennika wpisuje rzeczy z koperty (z odnotowaniem „do rąk własnych”)

• przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy - dostarczenie bezzwłoczne

• wszystko rejestrowane w dziennikach - zmiany tylko na czerwono z datą i czytelnym podpisem

• dokumenty spraw ostatecznie załatwionych (te, z których klauzula została zdjęta) powinny być wszyte do teczki aktowej - miejsce wg JRWA

• kwalifikacja teczki - wg najwyższej klauzuli tajności

• w momencie likwidacji: uchylić lub zdjąć klauzulę „poufne”, resztę omówić z odpowiednimi służbami.

45. Zasady dotyczące przechowywania informacji niejawnych

• lokal

1. w strefie bezpieczeństwa

2. na piętrze (ale nie na strychu)

3. oddzielona trwałymi i niepalnymi ścianami i stropami

4. drzwi: metalowe, obite blachą o grubości 2 mm z zabezpieczeniami antywłamaniowyi oraz wyposażone w 2 zamki o skomplikowanym mechanizmie

5. okna: ze stalowymi kratami i zabezpieczone przed „podglądaniem”

2. wyposażenie:

1. szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie

2. monitoring

3. dopuszczalne wydzielenie miejsca, w którym osoby z poświadczeniem bezpieczeństwa mogą zapoznać się z dokumentacją - wynoszenie poza kancelarię tylko w wyjątkowych przypadkach

4. nie wolno przechowywać tam informacji o charakterze jawnym (wyjątkiem są załączniki)

5. różne klauzule przechowywane osobno (jeśli w różnych częściach szafy pancernej to muszą mieć osobne zamknięcia)

6. część dokumentów poufnych można przechowywać po za kancelarią tajną, ale z zachowaniem zasad bezpieczeństwa

46. Informacja niejawna - kwalifikacja informacji (ściśle tajne, tajne...) i zasady oznaczania

Klauzule i oznaczenia

- zastrzeżone - 2 lata „Z” jako jedyna może być przechowywana bezpośrednio w zakładowym i zwykłej kancelarii, pozostałe tylko w tajnej

- poufne - 5 lat „Pf”

- tajne - 50 lat „0”

- ściśle tajne - cały czas „00”

47. Mikrofilmowanie i digitalizacja archiwaliów - zasady wyboru dokumentacji i znaczenie

Mikrofilmowanie - wykorzystywanie na błonie fotograficznej pomniejszonych fotografii różnego rodzaju tekstów

Digitalizacja - utworzenie kopii dokumentu w postaci cyfrowej (np. skanu)

Wybór:

• wartość historyczna

• użytkowanie - im więcej osób korzysta, tym większe prawdopodobieństwo mikrofilmowania lub digitalizacji

• uzupełnianie (digitalizujemy coś czego brakuje)

Znaczenie:

• wierność reprodukcji,

• szybkość wykonania,

• niskie koszty,

• oszczędność miejsca,

• sposób na zabezpieczanie (głównie tych o najwyższej wartości historycznej i tych, które są często używane) - tylko zespoły opracowane

• forma popularyzacji,

• ułatwienie dostępu - udostępnianie

• może zastąpić oryginał (proces rewindykacji)

• uzupełnianie materiałów (uzupełnianie Państwowego zasobu archiwalnego)

48. Formy popularyzacji archiwów i archiwaliów

I tu można lać wodę

Popularyzacja zasobu archiwalnego - jedno z zadań archiwum państwowego polegające na upowszechnianiu i promowaniu zasobu i poszczególnych zbiorów. Realizacja tego zadania obejmuje:

- wystawy

- wykłady

- wydawnictwa

- materiały reklamowe

49. Międzynarodowa współpraca archiwalna - organizacja i przykłady działań

Międzynarodowa współpraca archiwalna (podstawa umowy bilateralne, Polska ma podpisane z 25 państwami) oparta jest głównie na wspólnych projektach naukowych, wymianie kadr i doświadczeń (staże, szkolenia, stypendia) i oczywiście na konferencjach, które odbywają się w różnych miejscach świata i, chociaż nie wprowadzają żadnych nowych przepisów, stają się miejscem wymiany uwag, spostrzeżeń i rozwiązań, które można potem wprowadzić na „własne podwórko”, ponieważ dotyczą aktualnych problemów. Są też formą poularyzacji zasobu polskiego Oczywiście konferencje odbywają się także na niższych szczeblach - na przykład w obrębie krajów sąsiedzkich (wspólne dziedzictwo w obrębie Europy Środkowowschodniej), krajów Unii lub posiadających podobny zasób - współpraca z Poloniami (ochrona polskiego dziedzictwa po za granicami kraju). Oczywiście, współpraca opiera się także na rewindykacjach, pozyskiwanie kopii itp., wymianie archiwistów

Przejawem współpracy mogą być międzynarodowe czasopisma archiwalne.

50. Archiwa a Internet - Internet w archiwach czy archiwa w Internecie?

• korzystanie z forów internetowych - „ifar” albo „archnet”: wymiana doświadczeń, wzajemna pomoc

• korzystanie ze stron internetowych np. NDAP, gdzie umieszczane są m.in. decyzje

• strony internetowe archiwów państwowych - popularyzacja zespołu, wyjście naprzeciw potrzebom użytkowników

• archiwa i biblioteki cyfrowe

• miejsce na publikacje

audiowizualna

Podlegają określonym archiwum państwowym

---