Oferty - wariant I - klient znany, materiał znany

Ok, wiemy już jak dodawać transakcje do ulubionych najwyższa więc pora aby poznać klika transakcji. Zaczynamy od oferty, bo jak zrobimy ofertę to później już z góry do zamówienia, dostawy i fakturowania.

Przypadek I: Klient znany, materiał znany

Jest to najprostszy typ ofert: mamy wszystkie dane w SAP, teraz wystarczy tylko oferta i sprawa załatwiona.

Transakcja VA21 - tworzenie oferty.

Rodzaj oferty: w 99,9% będziecie używać OF, wybieracie więc OF. Dział sprzedaży: wasz dział sprzedaży, podobnie kanał dystrybucji i dziedzina. Możliwe, że w zależności od konfiguracji waszego systemu będziecie musieli wybrać jeszcze jakiś element - teraz  jednakże mówimy o podstawach.

Po wybraniu rodzaju dokumentu dostajemy piękny ekran na którym możemy już działać:

Fajnie wygląda, trzeba to uzupełnić:

Zleceniodawca: nasz zleceniodawca, klikamy na “bombel” i mamy wyszukiwanie:

Jak widzicie można wpisać szukany ciąg znaków (kiedy jest możliwość, że kilka firm ma podobny to na końcu wrzucać *) oraz wybrać kilka wariantów wyszukiwania przemieszczając się po zakładkach lub klikając boczne menu :

Oczywiście jeśli znamy numer klienta w naszym systemie wpisujemy go po prostu w ekranie głównym tworzenia ofert i po sprawie.

Kolejno możemy uzupełnić również numer “zamówienia” czyli np. numer zapytania klienta jakieś ewentualnie inne numery na które mamy się powołać:

Dobra, teraz wypełniamy ofertę treścią:

Wypełniamy:

Żądana data dostawy - na kiedy możemy dać klientowi towar

Oferta ważna od do - wiadomo

Warunki płatności - SAP dostarcza chyba swoje własne warunki płatności (nie wiem na pewno) natomiast z reguły firmy mają swoje. Zobaczcie jak macie u siebie i wybierzcie najlepszy wariant.

Incoterms - warto uzupełnić, niech klient wie na jakich warunkach dostanie towar

Dobra, teraz uzupełniamy materiały (najważniejsze pozycje zaznaczone na czerwone, resztę sobie darujcie):

Materiał: jak znamy numer to dajemy numer, jak nie to podobnie jak w wyszukiwaniu klienta: bombel -> wybieramy wariant po jakim przeszukujemy bazę danych i wybieramy produkt. Oczywiście teraz zakładamy, że produkt istnieje i mamy go w systemie.

Ilość zlecenia: wiadomo

Zakład: powinien ma wskoczyć sam (z danych podstawowych materiału), jak nie to wpisujemy swój zakład z palca.

Po uzupełnieniu danych materiały pobawimy się ikonkami na dole ekranu:

pierwsze 3 dotyczą naszego dokumentu: lupa wyświetla szczegóły pozycji, + dodaje pozycję, - odejmuje

kolejne 3 pozwalają nam zaznaczyć pozycję lub masowo odznaczyć, wybrać kilka do odznaczenia itp… Pobawcie się

3 kolejne są już ciekawsze:

kontrola pozycji dostępności: jak macie dobrze zrobione dane podstawowe materiału to automatycznie będziecie wiedzieli czy dany produkt jest dostępny w tym momencie (lub na określony termin) czy nie

wyświetlanie dostępności - czyli ile macie teraz w magazynie (UWAGA ! nie uwzględnia stanów zarezerwowanych=ograniczone zaufanie)

linie harmonogramu - jak chcecie powiedzieć, że 2 sztuki będą na sierpień a kolejne dwie na 9 września

ikonka z monetą to ustalanie warunków dla pozycji czyli: za ile to oferujemy:

to tylko przykładowy ekran - u was może wyglądać zupełnie inaczej. Wszystko zależy od konfiguracji systemu więc niestety w kwestii ustalania cen dla materiałów musicie pytać waszych “wdrożeniowców” i mieć nadzieje…

Jak widzicie oprócz warunków dla każdego materiału istnieje jeszcze szereg zakładek:

Zapoznajcie się z nimi, ale w praktyce: będziecie korzystać z “warunków” i ewentualnie z tekstów sprzedaży dla materiału.

Wracamy do dokumentu głównego naciskając:

i wybieramy:

szczegóły nagłówka formularza

Przejdźcie przez wszystkie zakładki (w praktyce później w ogóle nie będziecie tu zaglądać albo co najwyżej do “tekstów” nagłówka). Dane do nagłówka kopiują się z danych podstawowych klienta.

Powrót zieloną strzałką, ostatni rzut okiem na dokument i menu Edycja-> protokół niekompletności.

Jeśli wszystko gra dostaniemy info: dokument jest kompletny

Jeśli jeszcze czegoś brakuje system poda nam informacje czego i poprosi o uzupełnienie (czyli w sumie coś tam sobie monitoruje).

Po uzupełnieniu danych możemy dokument zapamiętać klikając na dyskietkę. Na dole ekranu pojawia się nam numer naszej oferty.

Drukowanie

Na pewno chcielibyście wydrukować taką ofertę? Cóż wydruki w SAP to jedna wielka tajemnica którą znają tylko wdrożeniowcy (po trzech na sporządzenie jednego wydruku). Tak więc jeśli macie przygotowane wydruki ofert (a mogą być nie przygotowane) to po zapisaniu dokumentu dajecie:

Dokument sprzedaży->zmiana->(na dole wskakuje ostatni numer sporządzanej oferty) -> wyprowadzanie.

Jeśli nie macie takich wydruków to niestety zgłaszacie to “wdrożeniowcom” ciężko bulicie i macie nadzieje, że będzie działało.

Do druków potrzebne są też ustawienia parametrów i drukarek, ale zakładamy, że “wdrożeniowcy” pomyśleli o stworzeniu przynajmniej wydruków faktur (a bywało, że nie pomyśleli) więc powinniście mieć to skonfigurowane.

To tyle, najprostszy wariant oferty za nami.

---