WYŻSZA SZKOŁA
ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

W OSTROŁĘCE

Przedmiot : ORGANIZACJA PRACY BIUROWEJ

Wykładowca:

Temat pracy:

FUNKCJE I ZADANIA SEKRETARIATU

Autorzy:

LITERATURA

• „Praca biurowa, część 2” Eugeniusz J. Witek

• „Organizacja pracy w urzędzie” Adam Grypner

• „Praca z klientem w urzędzie” Jacek Sobek

• „Technika biurowa” pod red. Elżbiety Mitury

• „Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych” Joanna Ryba

• „Praca biurowa” Teresa Bogusławska

• „Praca biurowa” Ewa Stefaniak - Piasek

• www.wiadomości.inf.pl - artykuły - sekretariat

• www.bryk.pl - praca w sekretariacie

• www.savoir-vivre.com.pl

SPIS TREŚCI

1. Strona tytułowa - autorzy…………………….……..…….……...….....…........….1

2. Literatura……………………………………...…………….………........…….…..2

3. Spis treści……………………………………………….....................................….3

4. I. Pojęcie - sekretariat…………...…………………………….…………..............4

5. Rodzaje sekretariatu……...……………………………......................................….4

6. II. Zadania sekretariatu…………………………….............……………….......…4

1. zadania asystenckie………………………………………..……....……………5

A. współpraca z przełożonym……………………….………..........…..6

2. zadania recepcyjne……………………………………………….……..............8

a) przyjmowanie interesantów………………………………............….9

b) rozmowy telefoniczne…………………………………...……….....10

7. III. Materialne środowisko pracy ……………………………….………..…......11

8. IV. Etykieta spotkania biznesowego……………………………..….……......….12

9. V. Ubiór pracownika biurowego……………………..……………………...…..14

10. VI. Ubiór biznesmena………………………………………..……………..……15

11. VII. Bezpieczeństwo i higiena pracy przy obsłudze sekretariatu……………..…16

ILONA

I. SEKRETARIAT

Sekretariat - jest zwykle pierwszą komórką organizacyjną, jaką odwiedza się w firmie
lub do której się dzwoni, dlatego wyobrażenie o każdej firmie kształtuje się najczęściej
na podstawie kontaktu z sekretariatem i sekretarką, przez to miejsce przechodzi większość informacji i które stanowią o pierwszym wrażeniu, jakie klient, interesant, wynosi
z obcowania z daną organizacją. Sekretariat to najczęściej jednoosobowe stanowisko pracy.
W dużych firmach może się jednak składać z kilku pracowników, tworząc odrębną komórkę organizacyjną powołaną do obsługi osoby pełniącej kierowniczą funkcję w zakresie realizacji jej poleceń oraz wykonywania czynności techniczno - biurowych.

Rodzaje sekretariatu

Najczęściej występującymi w praktyce typami sekretariatów są:

• sekretariat osobisty powołany do obsługi administracyjno - technicznej kierownika lub jego zastępcy, występuje tylko
  w bardzo dużych przedsiębiorstwach, mających wydzielone kancelarie ogólne;

• sekretariat uniwersalny funkcjonuje w małych
  i średnich firmach i zajmuje się zadaniami kancelaryjnymi
  i sekretarskimi, podobnie jak sekretariat działowy obsługujący działy lub wydziały firmy ;

• sekretariat imprezy powoływany doraźnie do obsługi danej imprezy (konferencja, targi, wystawa, itp.). Sekretariat taki wykonuje czynności związane
  z przygotowaniem imprezy, jej obsługą oraz czynności związane z zakończeniem
  i rozliczeniem imprezy.

II. Zadania sekretariatu

Poprawna organizacja pracy szefa jest możliwa tylko wtedy, gdy ma on dobra sekretarkę, która jest jego najbliższym współpracownikiem. To właśnie sekretarka planuje i organizuje pracę szefa, a od jego pracy zależy praca całej jednostki organizacyjnej. Można zaryzykować stwierdzenie, że tak jak pracuje sekretariat, pracuje cała firma. Niezwykle ważne jest, więc, aby sekretariat właściwie wykonywał swoje zadania.

Zadania sekretariatów można podzielić na dwie główne grupy:

• Zadania asystenckie - wykonywane w stosunku do szefa, dla niego i nieraz za niego,

• Zadania recepcyjne - wykonywane w stosunku do interesantów i pracowników firmy.

1. Zadania asystenckie

Kierownik każdego szczebla załatwia tylko te sprawy, których nie może załatwić inny, podporządkowany mu pracownik, jednocześnie szef nie powinien wykonywać prostych czynności administracyjno-biurowych, jak np. odbieranie lub łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, przepisywanie pism. Takie prace powinna wykonywać sekretarka. Oprócz tego sekretarka powinna wykonywać niektóre czynności wchodzące
w zakres obowiązków kierownika. Bardzo często drobniejsze sprawy ze swego zakresu działania szef przekazuje do realizacji sekretarce. Sekretarka załatwia wtedy takie sprawy samodzielnie, bez udziału szefa. Sekretarka pełni więc w tym zakresie funkcję asystentki szefa i dlatego ta grupa zadań nosi nazwę zadań asystenckich.

Praca sekretarek/sekretarzy/asystentów

Dzięki swoim kompetencjom i umiejętnościom dobra sekretarka lub sekretarz przyczynia
się do rozwoju placówki, w której pracuje. Dobra sekretarka potrafi z natłoku zadań wybrać te, które w danej chwili są najważniejsze do wykonania, chroni czas pracy szefa, załatwia sprawy z klientami tak, aby byli oni zadowoleni z jej pracy. Osoba pracująca na danym stanowisku powinna umieć tak zorganizować czas pracy, aby wszystkie sprawy były wykonane we właściwym terminie i aby pamiętała o nowych zadaniach do wykonania. Kompetentna sekretarka (lub sekretarz) jest miła, potrafi utrzymać dobre relacje
z koleżankami i kolegami, nie łamiąc jednocześnie tajemnicy służbowej.

A. Współpraca z przełożonym

Dobra współpraca zależy od relacji, jakie panują pomiędzy dyrektorem a jego asystentką/asystentem. Już na początku współpracy powinny zostać ustalone zasady współpracy tak, aby wynikały one z zakresu zadań podwładnej/podwładnego. Przełożony swoje oczekiwania wobec pracownika na tym stanowisku buduje w oparciu o poziom jego zawodowej kompetencji, charakteru, wyglądu, podejścia do pracy oraz umiejętności organizowania sobie pracy i radzenia sobie z kilkoma zadaniami naraz. Sekretarka/sekretarz bierze udział w przygotowaniach do spotkań przełożonego z klientami
lub kontrahentami. Do zadań takiej osoby należy nie tylko umawianie szefa
na tego rodzaju spotkania, ale również pilnowanie ich terminów.

Sekretariat zajmuje się także takimi sprawami, których rezultat jest jedynie przekazywany dyrektorowi, sporo decyzji jest podejmowanych właśnie na poziomie tej komórki organizacyjnej.

Współpraca sekretarki/sekretarza zależy w dużej mierze od odpowiedniego ustalenia zakresu obowiązków, ale również od dyspozycyjności osoby pracującej w sekretariacie, od charakteru przełożonego i jego asystentki/asystenta. Tak więc nie wszystko zależy od kompetencji "prawej ręki" szefa.

EWA

Organizowanie pracy szefa

Jednym z podstawowych zadań sekretarki jest czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw, dlatego powinna ona prowadzić terminarz szefa. Rejestruje w nim terminy narad, spotkań lub konferencji, w których szef powinien uczestniczyć. Stosowanie terminarza odciąża pamięć sekretarki oraz ogranicza możliwość popełnienia pomyłki. Bardzo ważną zaletą terminarza, że umożliwia zastąpienie sekretarki przez innego pracownika. Aby zastępstwo było skuteczne terminarz musi być prowadzony w sposób staranny, przejrzysty
i wyczerpujący, czyli zapisy muszą być zrozumiałe również dla innych pracowników. Terminarz najczęściej ma postać kalendarza i zakładany jest oraz prowadzony zgodnie
z następującymi zasadami:

- każdy nowy okres należy zacząć od naniesienia dni wolnych od pracy,

- następnie należy wpisać stałe zajęcia, to znaczy takie, które powtarzają
się w ściśle określonych terminach ( np. odprawy, zabrania),

- potem wpisuje się znaczące daty, jak np.: dni imienin najbliższych współpracowników, kontrahentów, członków rodziny szefa,

- w tak przygotowanym terminarzu notuje się wszelkiego rodzaju spotkania, narady szkolenia, podróże służbowe szefa, a także zadania sekretarki, które muszą byś skorelowane
z czynnościami szefa.

Organizowanie zebrań

Zebranie to uporządkowany sposób wymiany informacji między większą liczbą osób jednocześnie. Duża liczba osób wymusza konieczność dobrego przygotowania zebrania, gdyż straty czasu wynikające ze złego przygotowania zebrania są tym większe, im więcej ludzi bierze w nim udział. Rozróżnia się wiele typów zebrań: odprawy, posiedzenia, zgromadzenia, zebrania, konferencje, narady, rady, zjazdy, kongresy, seminaria, sympozja.

Rodzaje zebrań

• odprawy, czyli spotkania przełożonego z podwładnymi, na których omawiane
  są sprawy bieżące oraz wydawane polecenia. Trwają krótko ( 15 - 20 min) i odbywają się często ( codziennie, raz lub dwa razy w tygodniu),

• posiedzenia, zebrania odbywają się rzadziej niż odprawy
  ( raz w miesiącu lub kwartale) i trwają dłużej ( 1 - 3 godz.). Porusza się na nich sprawy obejmujące większe działy czasowe, a po dyskusji podejmowane są decyzje dotyczące np. funkcjonowania firmy,

• zgromadzenia odbywają się jeszcze rzadziej ( 1 lub 2 razy
  w roku) i są dłuższe (kilka godzin). Zwołuje się je celem wspólnego omówienia ważnych spraw i podjęcia kolegialnych decyzji (np. walne zgromadzenie członków spółdzielni lub akcjonariuszy). Podejmuje się na nich najważniejsze decyzje,
  np. podział zysku, wybory organu.

Przygotowanie zebrania

Właściwe przygotowanie zebrania wymaga wykonania następujących czynności:

• ustalenie celu i tematu spotkań,

• ustalenie osoby, która poprowadzi spotkanie i liczby uczestników,

• ustalenia terminu i porządku obrad,

• przygotowanie materiałów,

• zarezerwowanie Sali,

• wysłanie do uczestników zaproszeń wraz z materiałami,

• przygotowanie listy obecności i wyznaczenie protokolantów,

• ewentualne przygotowanie dodatkowych materiałów, przygotowanie sali obrad.

Czynności te powinny być wykonane w ustalonej kolejności, gdyż np. zaproszenie
do uczestników można wysłać dopiero po wcześniejszym wykonaniu wszystkich poprzednich czynności. W przeciwnym wypadku w zaproszeniu nie będzie można podać miejsca zebrania, terminu, porządku obrad, gdyż tego jeszcze nie ustalono.

Porządek obrad

• otwarcie obrad i wybór przewodniczącego,

• przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania,

• sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień i wniosków,

• wypowiedzi wprowadzające do dyskusji,

• dyskusja,

• podsumowanie dyskusji i ewentualne podjecie uchwał,

• wolne wnioski,

• zamknięcie obrad.

Nie wszystkie elementy typowego porządku obrad musza zawsze wystąpić.

Niezwykle ważnymi punktami porządku obrad są:

• przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania - każdy uczestnik zebrania ma prawo znać protokół z niego, dlatego też na każdym następnym zebraniu uczestnicy powinni mieć prawo wnoszenia do niego uwag i poprawek. Po uwzględnieniu zgłoszonych uwag i poprawek zebrani przyjmują protokół w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów,

• sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień i wniosków - celem każdego zabrania jest wypracowanie uchwał i wniosków. Jednak tak samo ważne jak ich uchwalenie, jest ich wykonanie, dlatego tez każde następne zebranie powinno rozpoczynać się od rozliczenia wykonania uchwał
  i wniosków z poprzedniego zebrania. Pominięcie tego punktu w porządku obrad zachęcało do lekceważenia podjętych uchwał o wniosków.

Bardzo ważną rolę w sprawnym przebiegu zebrania odgrywa jego przewodniczący,
do którego obowiązków należy czuwanie nad sprawnym przebiegiem obrad zgodnie
z ustalonym porządkiem i osiągnięcie celu zebrania. Przewodniczącym zebrania powinna być osoba dobrze orientująca się w zagadnieniach, które będą omawiane na zabraniu, oraz posiadająca umiejętności kierowania obradami

PATRYCJA

2. Zadania recepcyjne

W każdej jednostce organizacyjnej sekretariat jest tym miejscem, gdzie przyjmuje
się i załatwia interesantów. Tu załatwia się ich sprawy lub kieruje
do kompetentnych pracowników firmy. Również tutaj interesanci umawiani są na rozmowy
z szefem oraz oczekują na przyjęcie przez niego. W sekretariacie przyjmuje się i łączy telefony od interesantów. Sekretariat działa w tym zakresie jak recepcja, dlatego ta grupa zadań nosi nazwę zadań recepcyjnych. Sposób wykonywania przez sekretariat zadań recepcyjnych ma więc bardzo duże znaczenie przy tworzeniu odpowiedniego wizerunku firmy.

a) Przyjmowanie interesantów

Przyjmowanie klientów jest jednym z zadań recepcyjnych. Osoba odpowiedzialna za kontakt z kontrahentami powinna wykazać się wysoką kulturą osobistą, powinna być uprzejma, taktowna, miła, grzeczna. Powinna być życzliwa dla petenta i sprawiać wrażenie, że jest zainteresowana sprawami, z którymi przychodzą do sekretariatu klienci.

Niektóre sprawy załatwiane są poprzez sekretariat, jednak tymi ważniejszymi kwestiami zajmuje się szef. W takim wypadku petenci umawiani są z przełożonym na określony dzień
i godzinę. Można co prawda natychmiast spotkać się z dyrektorem, jednak dzieje się tak tylko w przypadku naprawdę ważnych spraw.

Po przyjściu do sekretariatu, klient witany jest przez sekretarkę/sekretarza. Pracownik powinien poprosić gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeśli petent musi poczekać trochę na spotkanie, sekretarka/sekretarz powinna zaproponować mu coś do picia, do poczytania (na przykład świeża prasa lub czasopisma branżowe). Do obowiązków osoby pracującej
na stanowisku sekretarki/sekretarza należy wprowadzenie gościa do gabinetu przełożonego
i przedstawienie go szefowi.

Savoir - vivre przy przyjmowaniu interesantów

Przy przyjmowaniu interesantów sekretarka/sekretarz musi kierować się zasadami savoir-vivre'u, a więc:

• natychmiast po wejściu interesanta powinna przerwać czynności, którymi jest zajęta,
  a jeśli to niemożliwe, maksymalnie przyspieszyć ich zakończenie (np. rozmowy telefonicznej),

• następny etap to powitanie interesanta przez sekretarkę oraz przedstawienie
  się imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem,

• poproszenie o zdjęcie wierzchniego okrycia i zajęcie miejsca,

• ustalenie imienia i nazwiska oraz celu wizyty gościa,

• po ustaleniu danych interesanta sekretarka sprawdza w terminarzu czy gość był umówiony i czy przybył w umówionym czasie,

• jeśli okaże się, że interesant był umówiony, informuje szefa o jego przybyciu
  i wprowadza go do gabinetu,

• w sytuacji, gdy gość nie był umówiony, na podstawie celu wizyty sekretarka powinna zdecydować, czy rozmowę musi przeprowadzić szef, czy też powinien to zrobić inny pracownik przedsiębiorstwa,

• jeśli gościa musi przyjąć szef, sekretarka udaje się do niego z pytaniem, czy i kiedy będzie mógł przyjąć interesanta, jednak przed wejściem do gabinetu powinna uprzedzić interesanta, że szef jest dziś bardzo zajęty i nie wie czy będzie mógł go przyjąć; takie postępowanie sekretarki spowoduje, że gość nie będzie czuł się urażony ewentualną odmową,

• oczekujących gości sekretarka powinna zająć rozmową, a pod ręką mieć czasopisma
  i materiały reklamowe firmy, aby zaproponować je czekającym gościom,

• przyjmowanych gości podejmuje się czasem poczęstunkiem. Sekretarka przed spotkaniem powinna ustalić z szefem, czy i co podać, a w przypadku, kiedy nie zna gości, w jakiej kolejności powinna podać kawę czy inne napoje.

Aby sprawnie obsłużyć zgłaszających się w sekretariacie pracowników firmy i rozstrzygać, których i w jakich sprawach kierować do szefa, sekretarka powinna ustalić z nim listę współpracowników, z którymi szef będzie rozmawiać natychmiast, jeśli tylko o to poproszą.
W tym zakresie sekretarka powinna kierować się też własnym doświadczeniem. Dopiero
po ustaleniu, że sprawy, z którą przychodzi dany pracownik, nie może załatwić nikt inny poza szefem, sekretarka powinna wyznaczyć mu godzinę spotkania z szefem.

b) Łączenie rozmów telefonicznych

Jednym z wielu zadań sekretarki/sekretarza jest odbieranie i wykonywanie telefonów. Istnieje szereg zasad, które należy znać by sprawnie obsługiwać centralę telefoniczną w firmie.
Są to m.in..:

• odbierając telefon asystentka/asystent zaczyna rozmowę od przedstawienia swojego stanowiska oraz podaje nazwę instytucji, w której pracuje, może też podać swoje imię
  i nazwisko oraz nazwę firmy,

• mówić ciepłym i przyjaznym głosem, aby w ten sposób pozytywnie nastawić
  do siebie rozmówcę, a następnie poczekać na to, co powie telefonujący,

• nie należy przerywać rozmówcy, a po każdej własnej wypowiedzi pozostawić czas
  na jego ewentualną odpowiedź,

• sekretarka powinna znać nazwiska i imiona pracowników firmy, aby bezbłędnie
  i szybko łączyć telefony z odpowiednimi pracownikami,

• znać zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych, aby właściwie łączyć telefony, jeśli rozmówca określi tylko sprawę, którą ma do załatwienia,

• szef powinien przekazać sekretarce listę osób, z którymi ma łączyć go zawsze wtedy,
  gdy telefonują,

• jeśli sekretarka łączy rozmowę do szefa, powinna na początki poinformować go, kto telefonuje i w jakiej sprawie, po telefonie do nieobecnego w danym momencie szefa sporządzić notatkę i przekazać mu ją zaraz po powrocie,

• podczas trwania narad i spotkań sekretarka nie powinna łączyć rozmów telefonicznych do szefa,

• jeśli nie można od razu wyjaśnić jakiejś sprawy, należy poinformować rozmówcę,
  że za 10 - 15 minut zatelefonujemy do niego z gotową informacja,

• rozmowę telefoniczną powinna kończyć ta osoba, która ją rozpoczynała.

Łączenie rozmów szefa

Łączenie szefa ze wskazanymi przez niego rozmówcami jest jednym z ważniejszych zadań asystenckich sekretarki, dlatego też sekretarka powinna prowadzić własny skorowidz telefoniczno - adresowy z jasnymi i jednoznacznie sprecyzowanymi kryteriami zapisywania
i wyszukiwania osób, instytucji i numerów telefonów. Kryteria te powinny być zapisane
w podręcznym miejscu i znajomym dla innych osób, które
w niektórych sytuacjach mogłyby z nich korzystać, np. wtedy gdy zastępują nieobecną sekretarkę.

Sekretarka zawsze przed wybraniem numeru ma za zadanie przygotować się do rozmowy poprzez opracowanie planu rozmowy oraz przygotowanie ewentualnych materiałów, które mogą być potrzebne. Po połączeniu się z rozmówcą musi przedstawić firmę oraz poprosić
w imieniu szefa o rozmowę z daną osobą.

BASIA

III. Materialne środowisko pracy

Miejscem pracy asystentki/asystenta szefa jest sekretariat. Znajduje się on bezpośrednio przed gabinetem szefa. Powinien być przestrzenny, w jasnych pastelowych barwach - przede wszystkim jeśli chodzi o ściany. Natomiast powierzchnia podłogi powinna być łatwa do odświeżenia, zmycia (np.panele, płytki) gdyż sekretariat jest najczęściej odwiedzanym miejscem i ważne jest by podłoga zawsze była czyta i przyjemna dla klientów.
W sekretariacie powinno się znajdować miejsce dla interesantów ze stolikiem z biblioteczką oraz prasą przy którym oczekujący na spotkanie z szefem klient, mógłby napić się wody, kawą czy herbaty.

Sekretariat musi być wyposażony w urządzenia zapewniające doskonałą łączność w firmie, takie jak wielofunkcyjny aparat telefoniczny z automatyczną sekretarką, faks. Do niezbędnych środków technicznych występujących w biurze należy komputer z dostępem do Internetu, notebook, drukarka, skaner, kserokopiarka lub urządzenie wielofunkcyjne, dyktafon, niszczarka, laminator, bindownica, gilotyna, frankownica.

Pokój - sekretariat powinien być tak urządzony i oświetlony aby dobrze się tam czuł zarówno pracownik, jak i oczekujący na rozmowę z szefem gość. Powinny być spełnione wszystkie przepisy BHP i ochrony przeciwpożarowej.

Powinien być przestrzenny, w jasnych pastelowych barwach - przede wszystkim jeśli chodzi o ściany. Natomiast powierzchnia podłogi powinna być łatwa do odświeżenia, zmycia (np.panele, płytki) gdyż sekretariat jest najczęściej odwiedzanym miejscem i ważne jest by podłoga zawsze była czyta i przyjemna dla klientów. W sekretariacie powinno się znajdować miejsce dla interesantów ze stolikiem z biblioteczką oraz prasą przy którym oczekujący na spotkanie z szefem klient, mógłby napić się wody, kawy czy herbaty.

Wyposażenie sekretariatu

• biurko z dużym blatem tak ustawione, aby światło dzienne docierało przez okno
  z lewej strony sekretarki, (jeśli jest praworęczne), ale jednocześnie tak, aby drzwi wejściowe i drzwi do gabinetu szefa pozostawały w zasięgu wzroku sekretarki.
  To właśnie od ustawienia biurka należy rozpoczynać meblowanie sekretariatu. Biurko sekretarki powinno mieć duży blat z uwagi na to, że muszą na nim znaleźć miejsce: dokumenty, nad którymi sekretarka aktualnie pracuje, dokumenty oczekujące
  na załatwienie, korespondencja przychodząca i wychodząca, dzienniki podawcze, telefony i centrala

• komputer z drukarka - powinien być ustawiony z lewej strony sekretarki
  na specjalnym stoliku,

• aparaty telefoniczne i centrala telefoniczna powinny również znajdować
  się po lewej stronie, ale na biurku sekretarki, (jeśli jest praworęczna). Takie
  ich ustawienie ułatwi podnoszenie i trzymanie słuchawki lewą ręka i jednoczesne robienie notatek prawą,

• krzesło obrotowe na kółkach - sekretarka powinna obowiązkowo je posiadać,
  aby swobodnie zmieniać pozycje, pracując zarówno przy biurku, jak i przy stoliku komputerowym,

• biblioteczka - powinny znajdować się w niej minimum następujące pozycje: słownik poprawnej polszczyzny, słownik ortograficzny, słownik wyrazów obcych, słownik ekonomiczny, książki telefoniczne, książka kodów pocztowych, mapa Polski i plan danego miasta, zbiór przepisów prawnych (dzienniki ustaw, monitory polskie, dzienniki urzędowi ministrów itp.), aktualne rozkłady jazdy, podręczna biblioteczka szefa,

• szafy - w każdym sekretariacie powinny znajdować się trzy rodzaje szaf:

- na dokumenty szefa i sekretarki (pancerna na ważne dokumenty),

- na naczynia niezbędne do podejmowania gości lub podawania poczęstunku
na zebraniach i spotkaniach organizowanych u szefa,

- na odzież sekretarki, szefa oraz gości (stosowanie wieszaka bardzo psuje estetykę

sekretariatu),

• stolik i fotele dla oczekujących interesantów, które powinny być tak ustawione, aby sekretarka, nie wstając od biurka, mogła swobodnie rozmawiać z interesantami.
  Na stoliku powinny być ułożone aktualne czasopisma oraz foldery reklamowe firmy,

• telefax - mieszczenie telefaksu w sekretariacie umożliwia sekretarce natychmiastowe rozdzielenie nadchodzących wiadomości telefaksowych do odpowiednich komórek organizacyjnych i zapewnia jednocześnie szybkie wysłanie wiadomości przekazanych od szefa,

• kserokopiarka.

Normy jakie powinno spełniać biurko

• wysokość 650/750 mm, wymiary powierzchniowe blatu 1200/1600 na 800/900 mm, prześwit pionowy co najmniej 650 mm, poziomy co najmniej 480 mm,

• wysokość regulowanego blatu biurka powinna zależeć od wzrostu użytkownika, umożliwiać wygodną pracę z zachowaniem kąta minimum 90 stopni między przedramieniem a ramionami (68-76 cm),

• faktura blatu powinna być jasna, matowa lub półmatowa,

• blat biurka nie może wychodzić dalej od przodu szuflad niż 5 mm,

• narożniki blatu muszą być zaokrąglone,

• szuflady nie mogą być zamykane za pomocą drzwi, żaluzji,

• odległość między dolną krawędzią stołu a siedzeniem krzesła powinna wynosić około 25 cm.

• nad kolanami pracownika nie powinny znajdować się szuflady.

Ergonomiczne krzesło

składa się z zagłówka, oparcia, podłokietników, siedziska, kolumny fotela, podstawy, kółek. Podstawowy wymóg dla krzesła to stabilność oraz wysokość około 42-53 cm, zależna
od wzrostu użytkownika. Krzesło powinno mieć regulowane oparcie i podłokietniki. Przednia krawędź siedziska powinna znajdować się tuż poniżej kolan, między krawędzią siedziska
a kolanami powinien być odstęp 1-2 cm, siedzisko powinno być odpowiednio sprężyste
i miękkie, dostosowane do ciężaru osoby siedzącej na fotelu, o wymiarach 42 na 42 cm, przy podłokietnikach należy dążyć do uzyskania kąta 90 stopni między przedramieniem
a ramieniem, oparcie siedziska powinno przylegać do pleców. Zakres ruchomości oparcia może wahać się w granicach 5 stopni do przodu i 30 stopni do tyłu. Podłokietniki powinny mieć szerokość co najmniej 5 cm i nie mogą ograniczać ruchu. Kółka fotela powinny umożliwiać płynne przemieszczanie się wraz z fotelem. Typ kółek powinien być dostosowany do rodzaju podłoża: na wykładzinie kółka twarde, a do parkietów, płytek ceramicznych kółka miękkie. Krzesło musi zapewniać maksymalną swobodę ruchów.

Warunki w pomieszczeniu

• dopływ świeżego powietrza na jedną godzinę na jednego pracownika powinien wynosić w pomieszczeniu dla niepalących co najmniej 20 m3, a w pomieszczeniu dla palących 35 m3,

• temperatura - 19-22°C,

• stopień wilgotności od 40 do 60%,

• w pomieszczeniach musi być zapewniona wymiana powietrza wynikająca z potrzeb użytkowych, funkcji pomieszczeń, bilansu ciepła i wilgotności,

• oświetlenie musi być przystosowane do rodzaju wykonywanej pracy, najbardziej korzystny jest dla pracującego dopływ światła z lewej strony,

• dopuszczalny poziom dźwięku na stanowisku pracy biurowej do 55 decybeli.

PATRYCJA

IV. Etykieta spotkania biznesowego

Etykieta to jeden z elementów savoir vivre. Etykieta biznesu jest m.in. zbiorem zasad, właściwych zachowań w życiu zawodowym i społecznym, że jest to międzynarodowo uznany system kurtuazji i form, który służy tworzeniu, utrzymywaniu i normowaniu stosunków międzyludzkich w sytuacjach służbowych.

W literaturze fachowej uznaje się, że podczas spotkania biznesowego np. przy posiłku
w restauracji najłatwiej i najskuteczniej można załatwić wiele spraw. Wiele milionowych kontraktów zostało na świecie zawartych właśnie podczas takich nieoficjalnych obiadów czy kolacji. Olbrzymie znaczenie ma tu oczywiście dobór miejsca i jedzenia, zachowanie podczas posiłku, odpowiednio poprowadzona konwersacja, aby stworzyć niezobowiązującą
i przyjazną atmosferę.

Etykieta spotkania - główne wskazówki

• pozwólmy, by gość mówił odczuwalnie więcej niż my,

• gość czeka na wskazanie mu miejsca przez gospodarza,

• nie rozkładamy menu na czynniki pierwsze (biznesowy obiad, lunch, nie jest dobrą okazją na pogłębione dyskusje o kuchni),

• szczególnie uważajmy na przestrzeganie podstawowych zasad savoir-vivre (musimy wiedzieć co i jak jeść, jak rozmawiać, by pokazać szacunek i zainteresowanie rozmówcy),

• nie powinniśmy „drążyć” wyłącznie spraw „firmowych”, spotkanie, ma nas zbliżyć
  z biznesowym partnerem, wskazać nasze wspólne cechy, może nawet zainteresowania lub ogląd niektórych spraw,

• zakazane tematy: religia, polityka, sprawy osobiste,

• telefon należy wyciszyć lub ustawić dzwonek tak, by nasz gość nie poczuł,
  że rozmowa z kimś przez telefon w danym momencie jest dla nas ważniejsza.

Właściwy ubiór na spotkanie biznesowe

To, jak będziemy wyglądać może przesądzić na naszą korzyść (lub nie)
o wyniku spotkania. Nasz wygląd musi być adekwatny do stanowiska, które sprawujemy oraz do osób, z którymi się mamy zamiar spotkać. Czasem możemy ubrać po prostu dżinsy
i sweterek, innym razem powinniśmy założyć garnitur. Dlaczego właściwie jest to tak istotna sprawa? Jest tak, ponieważ wygląd mówi dużo naszemu rozmówcy o nas samych.
W kontaktach międzyludzkich dużą rolę odgrywa tzw. 'pierwsze wrażenie'. Sposób, w jaki się zaprezentujemy w ciągu kilku pierwszych sekund, może rzutować na opinie o nas,
a w konsekwencji na to, czy nasz kontrahent będzie chciał z nami współpracować czy też nie. Ważnym jest więc, by nasz wygląd wzbudzał zaufanie w ludziach, z którymi się spotykamy. Nie tylko ubiór, ale również fryzura może mieć znaczenie w odbiorze nas przez innych. Przykładowo, jeśli jesteśmy przedsiębiorcą, spotykającym się z ludźmi starszymi, nasze uczesanie nie powinno być zbyt ekstrawaganckie, gdyż takie mogłoby 'odstraszyć' potencjalnego kontrahenta. Jeśli natomiast jesteśmy przedsiębiorcą, którego odbiorcami produktu, są ludzie młodzi bądź artyści, nasza fryzura i ubiór powinny wręcz wskazywać
na naszą kreatywność, indywidualizm, niepowtarzalność.

Wybór restauracji na obiad, lunch czy kolację biznesową

Pierwszym jej zadaniem jest wybór restauracji, stolika i menu. Restauracja powinna być elegancka, cicha, posiadająca w ofercie klasyczne europejskie jedzenie i najlepiej pojedyncze stoliki znajdujące się w oddzielnych, odseparowanych od reszty pomieszczeniach. Należy ją odwiedzić co najmniej dzień wcześniej, wybrać i zarezerwować odpowiedni stolik, przygotować personel, poinstruować go odpowiednio, aby obsługa była sprawna, dokonywana zgodnie z etykietą.

Należy też wcześniej spróbować wybranych potraw, aby mieć gwarancję ich jakości
i orientację w ich wyglądzie i smaku. Już w tym momencie dobrze jest załatwić kwestię płatności ustalając, że zostawimy kartę płatniczą czy kredytową, a rachunek uregulujemy powracając do restauracji kilka godzin po zakończeniu spotkania. Unikniemy w ten sposób poważnych problemów, które mogą się pojawić, gdyby nasz gość się upierał,
że pokryje koszty posiłku.

Scenariusz spotkania

Warto wiedzieć, że spotkanie biznesowe podczas posiłku - jako spotkanie półoficjalne - jest również spotkaniem towarzyskim. Obowiązuje zatem na nim nie tylko etykieta biznesu,
ale również etykieta towarzyska. Sekretarka/asystentka powinna być traktowana jako osoba towarzysząca, a więc tak jak traktuje się kobietę według etykiety towarzyskiej.

Przebieg spotkania powinien wyglądać następująco:

• Bardzo ważna jest kolejność wchodzenia do restauracji. Drzwi otwiera szef, najpierw przechodzą kobiety i goście.

• Kelner prowadzi gości do wyznaczonego miejsca.

• Szef wskazuje gościowi takie miejsce, aby gość miał po lewej stronie kobietę,
  a naprzeciwko szefa (sekretarka/asystentka będzie w ten sposób siedzieć po prawej stronie szefa). Sekretarka/asystentka nie może w żadnym wypadku powiesić torebki na oparciu krzesła. Torebka powinna być na tyle mała i płaska, aby mogła ją położyć
  na kolanach.

• Wszyscy siedzą w sposób klasyczny nie dotykamy plecami oparcia krzesła, kolana zsunięte, stopy całą powierzchnią dotykają podłogi, lewa stopa lekko wysunięta, nadgarstki na krawędzi stołu, dłonie nie mogą być zwinięte w pięści). Niczego
  nie kładziemy na stole (kluczyków do samochodu, papierosów czy telefonu komórkowego - trzeba go bezwzględnie wyłączyć przed wejściem do restauracji).

• Kelner przynosi karty. Sekretarka/asystentka oznajmia, że dobrze zna tę restaurację
  i proponuje, że doradzi potrawy. Należy zadbać nie tylko o to, aby posiłek smakował gościowi, ale również o to, aby jedzenie poszczególnych potraw nie sprawiło
  mu trudności, które mogłyby wprawić go w zakłopotanie

• Gdy kelner zabierając karty odchodzi, wszyscy kładą na kolanach serwetki

• Kelner przynosi butelkę wina i pokazuje ją szefowi. Szef czyta dokładnie napisy
  na etykiecie i aprobuje wino skinieniem głowy. Kelner stojąc z jego prawej strony nalewa mu odrobinę wina do kieliszka. Szef ogląda je pod światło delikatnie przelewając wino po ścianach kieliszka, wącha je i próbuje, aby następnie zaakceptować ponownie wybór skinieniem głowy. Wszyscy piją wino trzymając kieliszki za nóżki.

• Oprócz wina szef zamawia również wodę mineralną niegazowaną, która także zostanie podana w kieliszkach. Przed sięgnięciem po wino lub wodę należy osuszyć usta znajdującą się na kolanach serwetką (aby na brzegach kieliszka nie pozostały tłuste plamy; sekretarka/asystentka musi uważać na to, aby nie pobrudzić brzegu kieliszka szminką do ust),

• W trakcie posiłku prowadzona rozmowa powinna być towarzyska (najlepiej
  o sztuce, literaturze, architekturze, filmie kraju, z którego pochodzi gość),

• Szef i sekretarka/asystentka mają skupić się na aktywnym słuchaniu, tylko zadając pytanie wstępne i pomocnicze

• Rozmowę o interesach podejmiemy dopiero przy kawie,

• Jedząc poszczególne potrawy pamiętajmy o tym, że powinniśmy głównie posługiwać się widelcem, ograniczając użycie noża do niezbędnego minimum.

• przerywając jedzenie na chwilę lub podejmując rozmowę, sztućce kładziemy
  na talerzu w trójkąt, którego podstawa jest z naszej strony, a nadgarstki opieramy
  o krawędź stołu. Kończąc danie, sztućce kładziemy na godzinę piątą (widelec
  z lewej strony ząbkami do góry, nóź ostrzem zwrócony do widelca).

• Opuszczenie restauracji następuje w ten sposób, że pierwsza idzie sekretarka/asystentka, drugi gość, a na końcu szef.

ILONA

V. Ubiór pracownika biurowego

W większości spraw wygląd jest bardzo ważny bo znacznie ułatwia kontakty międzyludzkie, bo jak mówi stare polskie przysłowie : „Jak Cię widza tak Cię piszą”.
To przysłowie odzwierciedla to iż najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Przede wszystkim zgrabna sylwetka wpływa mocna n element wyglądu zewnętrznego. Czyste włosy, dbale ułożona fryzura oraz delikatny makijaż to kolejne elementy wizerunku urzędnika. Wśród składników określających image pracownika biurowego należy uwzględnić wygląd dłoni, które powinny być zadbane a paznokcie równe i delikatnie pomalowane na niezbyt wyzywający kolor. Głównym elementem otaczającym te wszystkie wyżej wymienione cechy jest dbałość o czystość i higienę osobistą. Istotną częścią wyglądu zewnętrznego pracownika biurowego jest ubiór, który odzwierciedla jego osobowość. Ubranie powinno być zawsze czyste, wyprasowane i odpowiednio dopasowane do sylwetki i wieku osoby uwzględniając przy tym kolorystykę. Do każdego ubioru należy dobrać obuwie i pamiętać o jego czystości gdyż jest to element ubrania, na który zwraca się dużą uwagę. Wszelkie elementy stroju powinny stanowić estetyczną całość. W kwestii ubioru mężczyzn najważniejszy jest garnitur o ciemnych odcieniach oraz właściwie dobrane dodatki: koszula, krawat, skarpety i buty. Panowie nie powinni nosić biżuterii. Wystarczającym elementem, który może zdobić mężczyznę jest zegarek i firmowe pióro, ewentualnie spinki do koszuli.
W ubiorze kobiet istotny jest kostium o odpowiednio dobranym kroju i kolorze. Bardzo często na stroju sekretarki/asystenta widnieje logo firmy, przeważnie na koszuli lub krawacie. Dodatkami do kostiumu są: torebka, buty, apaszka i biżuteria. Oprócz kostiumów panie stosują również zestawy: bluzka i spódnica lub bluzka i spodnie. Należy unikać bluzek
na ramiączkach i zbyt wydekoltowanych. Wspominając o biżuterii należy podkreślić,
iż nie można z nią przesadzać. Wystarczający jest zegarek, pierścionek oraz delikatne kolczyki i ozdoba na szyję.

Postawa i sposób poruszania się

Sposób poruszania się przez pracownika biurowego zauważalny jest we wielu sytuacjach np. stanie, siedzenie i chodzenie. Stojąc należy zwrócić uwagę na rozstaw nóg, aby ciężar ciała rozkładał się równomiernie. Plecy powinny być wyprostowane a ręce opuszczone do dołu. Nie należy trzymać rąk w kieszeniach. Ponadto nie wskazane jest gestykulowanie rękoma, wykonywanie nerwowych ruchów oraz splatanie rąk na piersi. Siedzimy oparci plecami o oparcie a ręce spoczywają na udach. Nogi są złączone lub jedna z nich może być wysunięta do przodu lub cofnięta. Sposób chodzenia mężczyzn jest odmienny od sposobu chodzenia kobiet. Kobiety stawiają kroki drobne i swobodne natomiast mężczyźni chodzą krokiem zdecydowanym i pewnym przy czym ich kroki są większe od kroków kobiet.

PATRYCA

VI. Ubiór biznesmena

Wygląd fizyczny to bardzo silny kanał komunikacyjny. Wszystkie cechy ludzkiego ciała takie jak m.in. wzrost, waga, a nawet płeć mówią coś o człowieku. W zależności jednak
od tego, jak te cechy są kreowane mogą przyczyniać się do sukcesu lub porażki. Strój jest wizytówką człowieka. Określa m.in. status zawodowy, pełnione funkcje społeczne, zajmowane stanowisko, przynależność do prestiżowych stowarzyszeń i organizacji. Elegancki i jednocześnie dobry gatunkowo garnitur pokazuje również nasze zaangażowanie w pracę, podkreśla profesjonalizm, przygotowanie zawodowe. Otoczenie zaczyna postrzegać człowieka jako autorytet i chętniej przyjmuje jego propozycje - ulega jego władzy. Istnieją pewne niezmienne od lat kanony elegancji. Panów obowiązują odpowiednio dobrane pod względem koloru i fasonu garnitury, koszule, krawaty, buty, skarpetki.
Im wyższe stanowisko w firmie tym bardziej klasyczne stroje. Prawdziwy biznesmen
musi zainwestować w garnitur szyty na miarę. Tylko wtedy krawiec
ma bezpośredni wpływ na idealne dopasowanie tkaniny, nadanie kształtu, kroju i proporcji.
A właśnie proporcje decydują o długowieczności każdego ubrania. Nie można zapomnieć
o odpowiedniej kolorystyce garnituru i dodatków. Biznesmen powinien mieć w szafie przynajmniej kilka garniturów. Do najbardziej eleganckich kolorów należą: czarny, granatowy i grafitowy. Od kilku sezonów modne są również materiały
w pasy, które dodatkowo podkreślają i wyszczuplają sylwetkę. Ciemne kolory i klasyczny krój to jedyne rozwiązanie dla mężczyzny udającego się, np. na wieczorne przyjęcie. Latem, w godzinach południowych, można pozwolić sobie również na garnitur w jasnych kolorach: kremowy lub beżowy. Jeśli chodzi o letnie garnitury, niezwykle modną tkaniną jest obecnie len.

Dopełnienie garnituru stanowią: koszula, krawat i oczywiście buty. Koszula powinna pasować kolorystycznie do garnituru. Neutralnym kolorem jest już od lat biały i błękitny.
Od dwóch sezonów królują pasy, zarówno na tkaninach, z których uszyte
są koszule, jak i krawaty. Biznesmen, nawet latem, musi zakładać koszulę z długimi rękawami najlepiej wykończonymi spinkami. Jeżeli chodzi o dobór krawata są dwie szkoły: według pierwszej, krawat powinien być utrzymany w kolorystyce całego stroju, natomiast według drugiej, powinien kontrastować z koszulą. Naganne jest jednak stosowanie dodatków
w bardzo jaskrawych kolorach, ponieważ nadmiernie przykuwają uwagę i ewentualny kontrahent, zamiast biznesmena zauważy, np. tylko jego krawat.

BASIA

VII. BHP przy obsłudze sekretariatu

Prowadzeniu wielu rodzajów działalności towarzyszą prace o charakterze administracyjno-biurowym, polegające na wykonywaniu rutynowych czynności biurowych oraz na częstym kontakcie z interesantami. Praca w biurze powoduje specyficzne reakcje organizmu ludzkiego. Może występować zmęczenie, przemęczenie organizmu, stres oraz osłabienie sprawności intelektualnej. Z punktu widzenia ergonomii praca w biurze
ma charakter m.in. niewielkiego obciążenia statycznego, polegającego na tym, że pracownik wykonuje wiele czynności w zmiennej pozycji ciała. Powszechnie przyjęto, iż praca przy biurku należy do lekkich o małym wydatku energetycznym. Ze względu na pozycję ciała, jaką przyjmuje człowiek w czasie wykonywania czynności, niektóre grupy mięśni
są nadmiernie obciążone, szybko powstaje zmęczenie, następuje wzrost ciśnienia krwi
i częściowe zatrzymanie niektórych procesów fizjologicznych. Obciążenie statyczne mięśni
i monotypia wykonywanych ruchów może powodować zmęczenie, które po wypoczynku zanika. Natomiast gdy narasta zmęczenie, ze względu na brak okresowego wypoczynku, może nastąpić zjawisko przemęczenia organizmu, które prowadzi do wyczerpania,
a więc do stanów chorobowych. Zmęczenie przy pracy biurowej może nastąpić także z tytułu niekorzystnych warunków środowiska pracy, takich jak: niewłaściwe oświetlenie, nadmierny hałas, niekorzystne parametry mikroklimatu.

Praca w biurze nie może być zaliczana pod względem obciążenia psychicznego do lekkiej. Różnego rodzaju choroby wśród pracowników biurowych na ogół występują nie rzadziej niż przy innych pracach związanych nawet z dużym wysiłkiem fizycznym. Choroby serca, nerwice, zniekształcenia kręgosłupa, wady wzroku to przykłady schorzeń, na które narażony
jest pracownik biurowy. Najnowsze badania wykazały, że coraz poważniejszy wpływ
na zdrowie mają czynniki psychiczne, takie jak: zadowolenie lub niezadowolenie z pracy, napięcie nerwowe wywołujące stres, stosunki międzyludzkie w pracy, sytuacje konfliktowe pracownika z jego otoczeniem lub odwrotnie. Czynniki te występują częściej niż gdzie indziej w czasie wykonywania prac biurowych. Narasta np. zmęczenie, przemęczenie, znużenie, następujące szybciej przy pracach monotonnych, powtarzających się, a w konsekwencji rodzą się stres i frustracja.

EWA

BHP przy obsłudze komputera i drukarki

- zabrania się:

• kobietom w ciąży pracować bezpośrednio przy monitorze ekranowym dłużej
  niż 4 godziny dziennie,

• spożywać posiłki na stanowisku pracy,

• palić tytoń,

• się przechowywania cieczy łatwopalnych,

• się samowolnego naprawiania sprzętów biurowych,

• się przebywania osobom nieupoważnionym;

- przed rozpoczęciem pracy:

• wywietrzyć pomieszczenie,

• sprawdzić kompletność narzędzi biurowych,

• przygotować komputer, drukarkę oraz sprzęt pomocniczy,

• przygotować do pracy programy użytkowe zgodnie z instrukcjami użytkowania,

• przygotować dokumenty zawierające dane, które będą wykorzystywane podczas pracy z komputerem,

• uruchomić program zgodnie z instrukcją;

- zadania wykonywane na stanowisku:

• nie wolno używać dyskietek i programów z nieznanych źródeł ze względu na możliwość wprowadzenia do komputera wirusa,

• nie wolno czyścić na mokro komputera i drukarki, będących pod napięciem,

• należy tworzyć kopie zapasowe danych,

• dostarczać papier do drukarki, wymieniać taśmę barwiącą,

• chronić dostęp do komputera i drukarki przed osobami nieupoważnionymi;

- przerwy na stanowisku pracy z komputerem:

Pracownicy zatrudnieni na stanowisku pracy z komputerem i drukarką korzystają z przerw:

• śniadaniowej - regulaminowej,

• fizjologicznych, odpoczynkowych - w czasie tych przerw wykonywać odpowiednie ćwiczenia regenerujące i korekcyjne lekki masaż karku i skroni, półobroty tułowia, swobodne ruchy gałek ocznych, skręty ciała, przysiady;

- czynności końcowe:

• wyłączyć, komputer, monitor, drukarkę i inne urządzenia oraz sprzęt zasilany energią elektryczną,

• schować dokumenty wykorzystywane podczas pracy,

• schować dyskietki, zamknąć szafy i biurko,

• wytrzeć kurz miękką szmatką z powierzchni biurka, urządzeń isprzętu.

2

redagowanie

pism

organizowanie

wyjazdów

służbowych

szefa

organizowanie

zebrań

organizowanie

pracy

szefa

współpraca

z szefem

Do

najważniejszych

zadań

asystenckich

sekretarki należą:

Do

najważniejszych

zadań

recepcyjnych

Należą:

przyjmowanie

interesantów

odbieranie

i łączenie

telefonów

przyjmowanie

i wysyłanie

korespondencji

---