Cel systemu

„Autos” jest warsztatem samochodowym, który chce polepszyć jakość swoich usług, przyspieszyć ich realizowanie i zapewnić jak największy komfort obsługi. Warsztat ten stawia na nowoczesność i otwartość w stosunku do klienta.

1.Zdobywanie informacji o klientach

*posiadanie jak największej liczby informacji dotyczących bezpośrednich a także potencjalnych klientów.

*podtrzymywanie kontaktów z konkurencyjnymi warsztatami samochodowymi aby zdobywać informacje na temat potrzeb, nowości dotyczących napraw samochodu.

*wykorzystywanie posiadanych informacji w celu nawiązywania oraz utrzymywania posiadanych relacji z klientami.

*wykorzystywanie danych do tworzenia technologii ułatwiających i usprawniających obsługę klienta.

2.Dobry i częsty kontakt z klientem

*stworzenie możliwości kontaktu z warsztatem w wielu różnych firmach.

*łatwy kontakt przez Internet. Celem jest utworzenie strony internetowej poprzez która klienci będą mogli w sposób łatwy i szybki uzyskać niezbędne informacje.

*poprzez stronę internetowa klienci będą mogli bezpośrednio skierować swoje uwagi, komentarze bądź pytania dotyczące funkcjonowania, obsługi klientów.

*na stronie znajdować się również będą aktualne promocje, usługi dodane bądź atrakcje związane z funkcjonowaniem i korzystanie z usług warsztatu Autos.

*dzięki zapisywaniu i gromadzeniu danych o kliencie, w tym adresu e-mail, będzie możliwy kontakt za pomocą poczty elektronicznej.

*kontakt z klientem będzie również utrzymywany za pomocą standardowych sposobów. Droga listowną a także telefoniczną.

*w warsztacie powinna być zatrudniona osoba, która będzie sprawnie koordynowała przepływ informacji między warsztatem a klientem.

3.Pełna kontrola nad przebiegiem obsługi klienta a także przebiegu napraw.

*monitorowanie każdego ze stanowisk naprawczych, które posiada warsztat.

*pełna dokumentacja sporządzana bezpośrednio podczas lub w możliwie najkrótszym czasie po zakończeniu jakiegokolwiek działania związanego ze zrealizowaniem zamówienia na naprawę.

*posiadanie magazynów danych, dzięki którym będzie można usprawnić obsługę bieżącego klienta.

4.Warsztat powinien pezde wszystkim stawiać na łatwośc,kompetentność i klimat obsługi a także możliwości jakie daje warsztat klientom.

*wprowadzenie usługi jazy próbnej ma na celu zmniejszenie ewentualnego niezadowolenia z usług warsztatu a także szybkie wykrycie nieprawidłowości związanych z naprawą pojazdu.

*klient po przetestowaniu samochodu jest obowiązany wydać opinie na temat wyników naprawy.

*recenzja klienta ma istotny wpływ na relacje z nim.

*wprowadzona do bazy danych negatywna opinia pozwoli uniknąć w przyszłości podobnych pomyłek, pozwoli stwierdzić na co należy zwracać większą uwagę. W przypadku powtarzających się złych opinii na pewien element, warsztat będzie mógł zauważyć faktyczny błąd.

Istnieją jednak ograniczenia związane z wprowadzeniem pewnych elementów.

1.Zbyt słaby komputer.

*wprowadzenia danych w takiej ilości, jak jest to planowane będą wymagały zakupu komputera adekwatnej jakości.

*osoba zajmująca się kontrolowaniem i koordynowaniem rozmów z klientami będzie musiała posiadać dodatkowy komputer aby mieć ciągły dostęp do danych związanych z klientami.

2.Aby w pełni mógł funkcjonować system jazy próbnej trzeba będzie powiększyć plac poświęcony testowaniu naprawionych samochodów.

3.W celu sprawnej i szybkiej obsługi klienta należałoby zatrudnić osobę, której zadaniem będzie szybka obsługa klienta w zakresie spraw formalnych.

4.Trzeba będzie też ponieść koszty związane z pozyskiwaniem informacji na temat klientów, nowościach i usługach dostępnych na rynku. Warunkiem współpracy z prasą która dostarczać będzie ważnych informacji, jest promowanie informatora, co wiąże się z kosztami.

Projekt zamierzam wprowadzić w życie w przeciągu miesiąca, oczywiście pod warunkiem zaangażowania Pańskiej osoby w tworzeniu systemu. Niezbędnym jest aby udzielał Pan potrzebnych informacji. Usprawni to proces tworzenia.

Wyk. Książek Anna gr. nr 19

Słownik przepływu danych-diagram hierarchii funkcji

ZGŁOSZENIE AWARII= nr zgłoszenia + opis awarii

ZAREJESTROWNIE KLIENTA= imię i nazwisko klienta + adres + nr dowodu +

NIP + nr telefonu/adres e-mail

SPRAWDZENIE AWARII I WYCENA= dowód rejestracyjny + dokument tożsamości

PRZYJĘCIE ZAMÓWIENIA= nr zamówienia + opis awarii + dane zleceniodawcy

WYDANIE POTWIERDZENIA= nr zamówienia + nr rejestracyjny samochodu + dane właściciela pojazdu/zleceniodawcy + data + termin odbioru samochodu + podpis

ODRZUCENIE ZGŁOSZENIA= nr zgłoszenia + przyczyna odrzucenia + podpis

SPORZĄDZENIE KOSZTORYSU= opis awarii + cennik usług + koszt robocizny

PRZYJĘCIE OFERTY NAPRAWY= nr zgłoszenia + wstępny koszt naprawy + termin naprawy + nr rejestracyjny pojazdu + podpis zleceniodawcy

ODRZUCENIE OFERT NAPRAWY= nr zgłoszenia + wstępny kosztorys + nr rejestracyjny pojazdu + termin naprawy + powód rezygnacji + podpis rezygnującego

NAPRAWIANIE SAMOCHODU= dowód rejestracyjny + opis awarii + wstępny kosztorys + potwierdzenie zlecenia

JAZDA TESTOWA= dokument tożsamości zleceniodawcy + potwierdzenie zlecenia

ZAAKCEPTOWANIE NAPRAWY= potwierdzenie zlecenia + opis naprawy + kosztorys

ZGŁOSZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI= opis naprawy + opis awarii + raport o błędach

POPRAWIENIE NIEDOCIĄGNIĘĆ= nr zamówienia + raport o błędach

ZAPŁATA= potwierdzenie zamówienia + dowód rejestracyjny samochodu + dowód tożsamości zleceniodawcy + kosztorys naprawy + podpis obu stron

POTWIERDZENIE ZAPŁATY= rodzaj naprawy + dane zleceniodawcy + NIP + kwota wpłaty + podpis

SPRAWOZDANIE Z NAPRAWY= opis naprawy + spis zużytych materiałów

WERYFIKACJA STANU MAGAZYNOWEGO= sprawozdanie z naprawy + raport obecnego stanu magazynowego

UZUPEŁNIANIE BRAKÓW= spis brakujących materiałów + raport ich rozchodu

SPORZĄDZENIE ZAMÓWNIENIA DO DOSTAWCY= spis brakujących materiałów + dane dostawcy + termin dostawy + koszt materiałów

Słownik przepływu danych-diagram kontekstowy

*MEDIA

PROMOWANIE WRSZTATU= nazwa firmy + dane właściciela + umowa określająca warunki współpracy + potwierdzenie zapłaty za usługę

PŁACENIE ABONAMENTU= dane kontrahenta + opis transakcji + okres opłaty

*PRASA

INFORMOWANIE O NOWOŚCIACH= potwierdzenie członkostwa w prenumeracie + umowa transakcji

UDZIELANIE INFORMACJI DO ARTYKUŁÓW= nazwa firmy udzielającej informacje + umowa + zlecenie na informacje od danej gazety

PRENUMEROWANIE CZASOPISMA= dane firmy prenumerującej + termin prenumerowania + potwierdzenie opłaty prenumerowania

*BIURA POŚREDNICZĄCE

WYSZUKIWANIE PRACOWNIKÓW= zamówienie + umowa + dane firmy +kryteria i warunki zatrudnienia pracowników + potwierdzenie opłaty usługi

PODPISANIE UMOWY I ZAPŁATA= umowa + kosztorys +nr konta biura pośredniczącego

*KONKURENCYJNE WARSZTATY SAMOCHODOWE

PODSYŁANIE KLIENTÓW= warunki współpracy w formie umowy + dane klientów + raport zdarzenia + przyczyna odmówienia naprawy

WYMIANA WAŻNYCH INFORMACJI= potwierdzenie współpracy + dane firmy + charakterystyka omawianego problemu

*URZĄD GMINY I MIASTA

ZEZWOLENIE NA PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI= wywiad środowiskowy na temat funkcjonowania firmy + potwierdzenie niezbędnych opłat + NIP firmy + REGON + nr ewidencyjny + warunki prowadzenia warsztatu + raport z prowadzenia działalności

DOKONANIE NIEZBĘDNYCH OPŁAT= okres opłaty + tytuł zapłaty + nr rachunku

ROZLICZENIE ROCZNYCH DOCHODÓW= sprawozdanie finansowe + potwierdzenie opłaty rzeczy oraz usług odliczanych od podatku + rozliczenia finansowe

ZEZWOLENIE NA DALSZE PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI= rozliczenie finansowe firmy + dowód zapłaty za rzeczy oraz usługi odliczane od podatku + potwierdzenie wysłania raportu w terminie

diagram logiczny poz. 0

Diagram zależności encji.

SŁOWNIK PRZEPŁYWU ENCJI

ENCJA	NAZWA ATRYBUTU	TYP	ROZM	OPCJONALNOŚĆ
WARSZTAT	Nazwa Nr ewidencyjny NIP Regon Adres Dane właściciela	Logiczny Znakowy		Wymóg
KLIENT	Nazwisko Imię Adres Nr konta Nr telefonu	Logiczny Znakowy Słowny		Wymóg
FAKTURA	Nr faktury nazwa usługi/towaru podpis wydającego/odbiorcy nr rachunku	Znakowy		Opcja
ZLECENIE	Nr zlecenia Opis zlecenia Nadawca/adresat zlecenia	Znakowy Słowny		Wymóg
SAMOCHÓD	Nr rejestracyjny Typ Rok produkcji Rodzaj awarii	Znakowy		Wymóg
ZAPŁATA	Nr zlecenia Opis transakcji Ilość zakupionego towaru Należność Status płatności zamówienia	Logiczny Znakowy		Wymóg
KONTO	Dane posiadacza konta Dane banku w którym znajduje się konto Upoważnienie do rozporządzania środkami na koncie i dokonywania transakcji	Znakowy		Opcja
KSIĘGOWA	Dane personalne Uprawnienia Umowa o prace NIP	Logiczny znakowy		Opcja
MAGAZYN	Nr magazynu Liczba pracowników Dane kierownika Liczniki stanu magazynowego	Słowny Znakowy Logiczny		Opcja
MECHANIK	Dane personalne Uprawnienia Zakres obowiązków Umowa	Logiczny Znakowy		Wymóg
CENNIK	Nr wydania Okres obowiązujący Zakres usług Koszt usług Termin realizacji naprawy	Znakowy		Opcja
PROMOCJA	Nr promocji Okres objęty promocją Produkty/usługi promocyjne	Znakowy Słowny		Opcja
ZNIŻKA	Dane klienta posiadającego zniżkę Zakres usług obowiązujący przy zniżce Historię zakupów danego klienta	Znakowy Słowny		opcja

Historia życia encji

Test CRUD

1.Zgłoszenie awarii samochodu

2.Zarejestrowanie klienta w bazie danych

3.Sprawdzenie rodzaju awarii

4.Wstępna wycena

5.Odrzucenie awarii

6.Przyjęcie zamówienia

7.Utworzenie kartoteki klienta

8.Rejestracja awarii w bazie danych klientów

9.Sporządzenie kosztorysu

10.Zdefinoiwanie przyczyny awarii

11.Wystawienie potwierdzenia przyjęcia zamówienia

12.Wydanie kosztorysu.

13.Sprawdzenie stanu naprawionego samochodu

14.Zaakceptowanie naprawy.

15.Zgłoszenie niedociągnięć, bądź jakichkolwiek obiekcji co do wykonania naprawy

16.Rejestracja błędów podczas a także po naprawie

17.Weryfikacja stanu magazynowego cześci

18.Zamówienie brakujących części

19.Usuwanie danych klientów nie odwiedzających warsztatu dłużej niż dwa lata

20.Spisywanie stanu klientów w celu sporządzenia raportów

21.Ustalanie cen usług

22.Usuwanie danych wszystkich uregulowanych faktur,które terminem sa starsze niż dwa lata

23.Prowadzenie rejestracji i odświeżanie bazy danych klientów

24.Przyjęcie oferty przez klienta

25.Automatyczna likwidacja naprawy ze stanu „napraw trwających” po zakończeniu .

26.Wystawienie potwierdzenia odbioru naprawionego samochodu.

27.Zapłata za usługi

28.Potwierdzenie zapłaty

29.Wystawienie faktury

30.Wymiana ważnych informacji

31.Ksaowanie nieaktualnych informacji pochodzących z mediów,prasy itd.

32.Rozliczenie rocznych dochodów.

33.Płacenie abonamentu za reklame.

34.Prenumerowanie prasy wydanictw współpracujących z warsztatem

35.Zezwolenie na dalsze dzialanie firmy

36.Wprowadzenie niezbędnych opłat związanych z prowadzeniem i dobrym funkcjonowaniem warsztatu.

	C	R	U	D
KLIENT	1,2,7,8,27,	2,7,13,15,	1,7,14,15,26	25,
KSIĘGOWA	20,32	29,	28,	22,
URZĄD SKARBOWY	35,
ZLECENIE	1,4,6,9		6,	5,19,
WARSZTAT	1,2,3,5,16,21, 27,33,	4,12,17,	1,6,11,13,18, 32,	31,
FAKTURA	33,34,	7,	21,
KONTO	33,	27,	28,
MAGAZYN	17,
MECHANIK	4,5.6,8,10,13, 14,1	15,17,	9,16,21,25,	25
CENNIK	4,9,		4,12,
PROMOCJA	4,9,	21,	4,12,21,
MEDIA	27,30,			22,31
PRASA	27,30,			22,31
DUŻE FIRMY	27,			22,
SEKRETARKA	2,7,11,12,18, 34,	2,16,28,	8,9,20,33,	19,22,25,

WNIOSKI:

1.Niektóre z procesów nie spełniają swojej pierwotnej funkcji

2.Występują encje niedostatecznie wykorzystane.

3.Występuja wszystkie procesy niezbędne do funkcjonowania systemu.

4.Zbyt mało procesów niszczących dane.

5.wszystkie wiersze wykorzystane.

Przyjęcie

Zamówienia

Odrzucenie

zamówienia

Zgłoszenie przez klienta

Awarii samochodu

Zarejestrowanie klienta w bazie danych

Sprawdzeni rodzaju

awarii i wstępne

wycenienie

kosztów naprawy

Zdefiniowanie

przyczyny

awarii samochodu

Sporządzenie

kosztorysu

Odrzucenie

oferty

Przyjęcie oferty

Naprawianie

samochodu

zapłata

Jazda testowa

Zaakceptowanie naprawy

Zgłoszenie nieprawidłowości

Poprawienie niedociągnięć

Zreperowanie samochodu

Weryfikacja stanu magazynowego części

Zamówienie brakującego towaru

Uzupełnienie

braków

Poprawienie niedociągnięć

Zgłoszenie nieprawidłowości

Weryfikacja stanu magazynowego

Zaakceptowanie stanu po naprawie

Zapłata

Jazda testowa

Naprawianie samochodu

Odrzucenie oferty

naprawy

Przyjęcie naprawy

Sporządzenie kosztorysu

Zapoznanie z przyczyną awarii

Przyjęcie zgłoszenia

Odrzucenie zgłoszenia

Sprawdzenie awarii i wstępna wycena naprawy

Zarejestrowanie klienta

Zgłoszenie awarii

Zreperowanie samochodu

Media

Prasa

Prenumerowanie czasopism

Udzielanie informacji do artykułów

Informowanie o nowościach

Konkurencyjne

warsztaty samochodowe

Podsyłanie klientów

Wymiana ważnych informacji

Podsyłanie klientów

Urząd Gminy i Miasta

Zezwolenie na prowadzenie działalności

Wprowadzanie niezbędnych opłat związanych z prowadzeniem działalności

Urząd Skarbowy

Rozliczenie rocznych dochodów

Zezwolenie na dalsze działanie firmy

Promowanie

warsztatu

Płacenie abonamentu za reklamę

Duże firmy

Zniżki na usługi

Zapewnienie dużej ilości samochodów do naprawy

Biura pośredniczące

Wyszukiwanie pracowników

Podpisanie umowy i

Zapłacenie należności

DUŻE FIRMY

Konkurencyjne warsztaty samochodowe

Zgłoszenie

awarii

OBSŁUGA

KLIENTA

Baza danych o klientach

Zarejestrowanie

klienta

PRASA

Sprawdzenie awarii wstępna wycena naprawy

Naprawienie samochodu

Weryfikacja stanu magazynowego

URZĄD SKARBOWY

Zapłata

Sporządzenie kosztorysu

JEDEN DO WIELE

FAKTURA

KLIENT

WIELE DO WIELE

WIELE DO WIELE

JEDEN DO WIELE

JEDEN DO WIELE

JEDEN DO JEDEN

JEDEN DO WIELE

JEDEN DO WIELE

JEDEN DO WIELE

WIELE DO WIELE

JEDEN DO WIELE

JEDEN DO JEDEN

JEDEN DO JEDEN

JEDEN DO WIELE

JEDEN DO WIELE

ZAMÓWIENIE

DOKUMENT

KONTO

MECHANIK

KONTO

PROMOCJA

KLIENT

ZLECENIE

ZNIŻKA

MAGAZYN

KSIĘGOWA

ZAPŁATA

WARSZTAT

WARSZTAT

WARSZTAT

WARSZTAT

WARSZTAT

KLIENT

AWARIA

KLIENT

CENNIK

KLIENT

KOSZTORYS

KLIENT

REJESTRACJA

KLIENT

ZAMÓWIENIE

KLIENT

Dodanie klienta do bazy danych

Wystawienie zaświadczenia

Raport błędów

Wystawienie raportu błędów

wystawienie

faktury

Dodanie klienta do bazy danych

faktura

Wystawienie raportu błędów

Wystawienie zaświadzczenia

Wydanie sprawozdania z naprawy

Odbiór naprawionego auta

Złożenie zlecenia

Zgłoszenie

awarii

Zapłata

KLIENT

---