1. Cel i zakres procedury

1. Cel i zakres procedury

1. Cel i zakres merytoryczny

• Niniejsza procedura określa postępowanie w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, a w szczególności w procesie rekrutacji i selekcji kandydatów, motywowania oraz szkolenia i rozwoju zawodowego pracowników Organizacji.

• Celem opisanego w niniejszej procedurze postępowania jest zapewnienie właściwych kwalifikacji i kompetencji personelu do spełnienia wymagań Klientów we wszystkich działaniach mających wpływ na ZSZ w odniesieniu do wytwarzanych produktów oraz świadczonych usług przez Organizację.

• Powyższy cel osiągany jest poprzez:

• określanie wymagań kwalifikacyjnych dla personelu, zatrudnianie pracowników o kwalifikacjach spełniających wymagania Organizacji, oraz podnoszenie kwalifikacji pracowników poprzez system szkoleń prowadzący do rozwoju zawodowego.

• określenie metodyki prowadzenia szkoleń odniesionych do:

- polityki ZSZ,

- zidentyfikowanych aspektów środowiskowych,

- rzeczywistego wpływu funkcjonowania Organizacji na środowisko

naturalne,

- określenia zadań, sposobu postępowania w celu spełnienia założeń wdrożonego ZSZ, jak i sposobu postępowania w przypadku odstępstwa od założonych celów.

Szkolenia zgodne z powyższymi założeniami dotyczą wszystkich pracowników, których praca ma istotny wpływ na środowisko naturalne.

1. Zakres geograficzny

• Procedura obejmuje wszystkich pracowników Organizacji.

2. Definicje

Organizacja - HYTOS

ZA - Zarząd,

PZJ - Pełnomocnik Zarządu ds. Zarządzania Jakością,

DJ - Dział Jakości,

DPA - Dział Personelu i Administracji,

JO - Jednostka Organizacyjna.

3. Właściciel procesu

• Właścicielem procesu Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest DPA.

4. Odpowiedzialności

• ZA - odpowiada za zatwierdzenie ramowego planu szkoleń oraz „Wykazu minimalnych wymagań dla stanowisk pracy”

• DPA - odpowiada za przygotowanie ramowego planu szkoleń i jego realizację oraz „Wykazu minimalnych wymagań dla stanowisk pracy”

• Zarządzający JO - odpowiada za składanie zapotrzebowań na szkolenia do DPA oraz ocenę skuteczności szkoleń odbytych przez jego pracowników

• PZJ - odpowiada za zgłaszanie potrzeb szkoleń w zakresie Systemu Zarządzania Jakością i/lub ich realizację.

5. Realizacja

1. Ustalenie wymagań kwalifikacyjnych personelu

• Wymagania kwalifikacyjne dla poszczególnych stanowisk pracy w Organizacji są określone w „Wykazie wymagań minimalnych dla stanowisk pracy” opracowywanym przez DPA i zatwierdzanym przez ZA.

1. Zatrudnianie personelu

1. Rozpoczęcie rekrutacji

• Wniosek dotyczący zgłoszenia potrzeby rekrutacji zapotrzebowanie na pracownika osoba wnioskująca (Zarządzający JO) składa do DPA przed planowaną datą zatrudnienia nowego pracownika.

1. Określenie kryteriów niezbędnych przy rekrutacji dotyczącej nowego stanowisko

• W przypadku istniejącego stanowiska podstawą do oceny kandydatów są wymagania określone w „Wykazie wymagań minimalnych dla stanowisk pracy”.

• W przypadku utworzenia nowego stanowiska Zarządzający JO jest zobowiązany do opracowania minimalnych wymagań dla stanowiska.

1. Sposoby rekrutacji

• Na postawie złożonego wniosku DPA pozyskuje kandydatów poprzez:

• rekrutację wewnętrzną, umieszczając ogłoszenia o naborze na tablicy informacyjnej;

• rekrutację zewnętrzną, występującą w dwóch formach:

1. rekrutacja bezpośrednia - polega na opublikowaniu w prasie lub w innych mediach ogłoszenia o poszukiwaniu pracownika na określone stanowisko;

2. rekrutacja pośrednia - jest prowadzona za pośrednictwem podmiotów zajmujących się doradztwem personalnym.

• Dopuszczalne są inne formy poszukiwania kandydatów, takie jak: współpraca z uczelniami, szkołami oraz instytucjami organizującymi studia dzienne i podyplomowe, udział w targach pracy i imprezach nastawionych na pozyskiwanie nowych pracowników.

• Kandydat ubiegający się o pracę zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów:

• listu motywacyjnego ,i/lub curriculum vitae.

1. Dobór na stanowisko

• Osoba odpowiedzialna za rekrutację prowadzi wstępną ocenę dokumentów złożonych przez kandydatów, biorąc pod uwagę ich zgodność z  wymaganiami określonymi w „Wykazie wymagań minimalnych dla stanowisk pracy”. Następnie zaprasza wybranych kandydatów na wstępną rozmowę kwalifikacyjną, która powinna odbyć się w terminie umożliwiającym zatrudnienie w czasie przewidzianym we wniosku zapotrzebowanie na pracownika.

1. Zakończenie rekrutacji.

• Po zakończeniu wszystkich wstępnych rozmów kwalifikacyjnych osoba odpowiedzialna za rekrutację przedstawia Zarządzającemu JO kandydatury spełniające wymagania.

• Zarządzający JO poszukujący kandydata przeprowadza decydującą rozmowę kwalifikacyjną (dotyczącą merytorycznych aspektów zatrudnienia) z zaakceptowanymi przez siebie kandydatami i decyduje o wyborze najlepszego z nich.

• Zarządzający JO przekazuje informacje o wynikach rozmowy do DPA, ustalając ostateczne warunki zatrudnienia.

1. Zatrudnienie pracownika.

• Zasady postępowania przy zatrudnieniu nowego pracownika określa niniejsza procedura oraz przepisy prawa.

• Druki, formularze stosowane przy zatrudnieniu pracownika są zatwierdzane przez Zarządzającego DPA.

1. Motywowanie personelu.

• Motywowanie finansowe pracowników Organizacji jest realizowane zgodnie z Regulaminem Wynagradzania.

• Ponadto w Firmie stosowane są narzędzia pozafinsowe, takie jak:

• szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne pracowników,

• dofinsowanie nauki języków obcych,

• dofinansowanie studiów.

1. Szkolenie personelu.

1. Planowanie szkoleń.

• Plan szkoleń sporządzany jest przez DPA na podstawie wniosków złożonych przez Zarządzających poszczególnymi JO.

• Zarządzający poszczególnymi JO zobowiązani są do przeprowadzenia analizy potrzeb szkoleniowych w oparciu o wymagania kwalifikacyjne podległych stanowisk oraz potrzeby związane z rozwojem JO. Potrzeby szkoleniowe na rok następny powinny zostać zgłoszone w formie pisemnej do DPA najpóźniej do 15 listopada bieżącego roku. Wniosek powinien zawierać listę szkoleń z zaznaczeniem, które szkolenia są priorytetowe, przybliżoną liczbę uczestników szkolenia lub ich nazwiska, przybliżone terminy (miesiąc/kwartał), a także, jeżeli jest to możliwe przybliżony koszt szkolenia.

• DPA do 31 grudnia bieżącego roku sporządza ramowy plan szkoleń, który podlega zatwierdzeniu przez ZA.

• Propozycje zmian do zatwierdzonego ramowego planu szkoleń Zarządzający JO zgłaszają do DPA, który podejmuje decyzje o wprowadzeniu zmian lub ich odrzuceniu.

1. Podział szkoleń

• Szkolenia realizowane w Organizacji podlegają następującym podziałom:

1. Podział ze względu na sposób i zakres szkolenia:

• SZKOLENIA SPECJALISTYCZNE (BEZPOŚREDNIO ZWIĄZANE Z PRACĄ)

Szkolenia mające na celu dostarczenie wiedzy i rozwój umiejętności niezbędnych do wykonania zadań w ramach danej JO lub/i stanowiska (np. prawo podatkowe, wiedza z zakresu produktu, prawo pracy, prawo celne, oprogramowanie komputerowe specyficzne dla danej JO, szkolenie z zakresu obsługi wózków widłowych, szkolenia z zakresu uprawnień energetycznych itp.) oraz w przypadku nowej lub zmodyfikowanej pracy mającej wpływ na jakość wyrobu.

Za realizowanie szkoleń z tego zakresu są odpowiedzialni Zarządzający JO.

• SZKOLENIA OGÓLNE (Z ZAKRESU UMIEJĘTNOŚCI „MIĘKKICH”)

Szkolenia mające na celu rozwój zachowań i zrozumienia wartości, które wspomagają wykonywanie zadań w bardziej efektywny sposób (np.: sztuka prezentacji, negocjacji, zarządzanie czasem, zarządzanie ludźmi, obsługa klienta, zarządzanie projektami, itp.). Za realizowanie szkoleń z tego zakresu jest odpowiedzialny DPA.

• SZKOLENIA Z ZAKRESU ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA.

Szkolenia w zakresie Zintegrowanego Systemu Zarządzania dotyczą wszystkich pracowników Organizacji oraz pracowników pracujących w imieniu Organizacji i są prowadzone w następujących formach:

• Szkolenia dla pracowników przyjmowanych do pracy w Organizacji; prowadzone przez bezpośredniego przełożonego. Rodzaj i zakres takiego szkolenia jest zależny od zakresu kompetencji i odpowiedzialności pracownika, wynikających z Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Szkolenie jest dokumentowane na podstawie karty szkolenia wstępnego.

• Szkolenia dla podwykonawców prowadzone są przez PZŚ lub osobę przez niego wyznaczoną. Rodzaj i zakres takiego szkolenia jest zależny od zakresu prowadzonych prac w imieniu Organizacji.

Szkolenia z zakresu ZSZ odnoszą się do:

• omówienia Polityki ZSZ, oraz zidentyfikowanych aspektów środowiskowych,

• znaczących, aktualnych, potencjalnych wpływów funkcjonowania firmy na środowisko, w bezpośrednim przełożeniu na pracę pracowników,

• zadań i odpowiedzialności w osiąganiu zgodności działania z założeniami ZSZ, ze szczególnym uwzględnieniem przyjętych rozwiązań gotowości na wypadek awarii i reagowania na awarie.

• wymagań prawnych i innych.

• szkolenia związane z doskonaleniem wiedzy o Zintegrowanym Systemem Zarządzania są realizowane przez Zarządzającego DJ i/lub PZJ i/lub PZŚ . W razie wystąpienia zapotrzebowania rodzaj, zakres oraz program tych szkoleń opracowuje PZJ i/lub PZŚ. Ocena skuteczności szkoleń będzie prowadzona podczas audytów wewnętrznych.

• szkolenia związane z wprowadzaniem zmian i aktualizacji w systemie; są realizowane na bieżąco przez PZJ lub/i PZŚ lub/i Zarządzających JO w zależności od potrzeb wynikających z wprowadzanych zmian w dokumentacji systemu,

• szkolenia specjalistyczne w zakresie Zintegrowanego Systemu Zarządzania (np. dla audytorów wewnętrznych, itp.) są organizowane w formie szkoleń wewnętrznych lub zewnętrznych, prowadzone są przez PZJ lub/i PZŚ lub specjalistyczne firmy szkoleniowe.

• SZKOLENIA OBOWIĄZKOWE

• szkolenia specjalistyczne z zakresu BHP i p.poż. (wstępne ogólne, wstępne stanowiskowe, okresowe) są organizowane w formie szkoleń wewnętrznych lub zewnętrznych.

B. Podział ze względu na sposób realizacji szkolenia:

• SZKOLENIA „WEWNĘTRZNE” - realizowane przez pracowników Organizacji, którzy posiadają doświadczenie i wiedzę w zakresie, którego dotyczy szkolenie. Szkolenie „wewnętrzne” może odbywać się w siedzibie Organizacji lub poza jej siedzibą.

• SZKOLENIA „ZEWNĘTRZNE” - realizowane przez firmy zewnętrzne lub zewnętrznych konsultantów. Szkolenie „zewnętrzne” może odbywać się w siedzibie Organizacji lub poza jej siedzibą.

1. Realizacja szkoleń:

• Szkolenia powinny być przeprowadzane w terminie i miejscu zapewniającym ich niezakłócony przebieg, a pracownicy podczas szkolenia nie powinni być absorbowani pracą zawodową lub innymi zajęciami, chyba, że chodzi o uzasadnione przypadki.

• W przypadku szkoleń „wewnętrznych” za przygotowanie od strony merytorycznej oraz organizację szkolenia odpowiada pracownik prowadzący szkolenie. W uzasadnionych przypadkach (np. opracowanie dużej ilości materiałów szkoleniowych) może on skorzystać z pomocy innych pracowników Organizacji za zgodą ich przełożonego.

• W przypadku szkoleń „zewnętrznych” za przygotowanie szkoleń od strony merytorycznej odpowiada firma lub konsultant zewnętrzny. W przypadku szkoleń w siedzibie Organizacji za organizację szkoleń odpowiada wyznaczony przez Zarządzającego JO pracownik. W przypadku szkoleń poza siedzibą Organizacji odpowiedzialność za organizację szkolenia ponosi firma lub konsultant zewnętrzny, natomiast wyznaczony przez Zarządzającego JO pracownik koordynuje współpracę z konsultantem lub firmą zewnętrzna oraz dba o udokumentowanie szkolenia zgodnie z wymogami Procedury.

1. Dokumentowanie realizacji szkoleń

• Uczestnictwo w szkoleniu jest dokumentowane na podstawie przedłożonych przez pracowników dyplomów i zaświadczeń, względnie ustnego sprawozdania,

• Na podstawie zgromadzonych powyższych dokumentów - DPA sporządza i przechowuje zapisy przeprowadzonych szkoleń, zawierające: tytuł szkolenia, firma / trener, rodzaj szkolenia, data, miejsce, lista uczestników , koszt szkolenia.

1. Ocena szkoleń zewnętrznych.

• Ocena szkolenia odbywa się w Organizacji dwuetapowo:

• Ocena uczestnika szkolenia

• Ocena skuteczności szkolenia przez przełożonego

1. Ocena uczestnika szkolenia:

• Niezwłocznie po każdym szkoleniu zewnętrznym pracownik przeprowadza ocenę wyników szkolenia na formularzu arkuszu oceny szkoelń ,który zawiera ocenę: realizacji szkolenia oraz przydatności szkolenia w związku z wykonywaną pracą. Pracownik ma obowiązek przekazać w/w dokument do DPA.

1. Ocena skuteczności szkolenia przez przełożonego

• Zarządzający JO przeprowadza ocenę skuteczności szkolenia zewnętrznego na arkusz oceny szkoleń w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od daty zakończenia szkolenia, co umożliwi weryfikację stopnia poprawy realizacji zadań przez pracownika.

• Terminowość oceny dokonywanej przez Zarządzających jest nadzorowana przez DPA na podstawie terminów oceny zadeklarowanych w Arkuszu oceny szkoleń

• Arkusze oceny szkoleń przechowywane są przez DPA w ramach dokumentacji szkoleń oraz służą do okresowej oceny szkoleń, (co pół roku).

• Jeżeli na podstawie półrocznej oceny szkoleń zostały zidentyfikowane szkolenia ocenione negatywnie DPA w konsultacji z Zarządzającymi JO analizuje przyczyny tego faktu i podejmuje odpowiednie działania (np. doszkolenie pracownika, zmiana firmy szkolącej)

6. Zapisy

NAZWA / WYSZCZEGÓLNIENIE DOKUMENTU	MIEJSCE PRZECHOWYWANIA/ ARCHIWIZACJI	OKRES ARCHIWIZACJI
Zapotrzebowanie na pracownika	DPA	2 lat
Wymagania minimalnie dla stanowiska pracy	DPA	5 lat
Ramowy plan szkoleń	DPA	5 lat
Lista obecności na szkoleniu	DPA JO	3 lat
Arkusz oceny szkolenia	DPA JO	3 lat
Karta szkolenia wstepnego	DPA	bezterminowo
Wniosek o zatrudnienie	DPA	bezterminowo
Wniosek o zmianę warunków umowy o pracę	DPA	bezterminowo
Wykaz minimalnych wymagań dla stanowisk pracy	DPA	bezterminowo

7. Algorytm




Dokument aktualny w dniu wydruku: 2014-02-13. Wydrukowany dokument podlega nadzorowi wg procedury PQ.1

PQ.6	HYTOS	Data wydania	15.01.2013
				Nr wydania	F
				Strona/Stron	12/16
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI

	Imię i Nazwisko	Data	Podpis
Opracował	Agata Brandyk
Sprawdził	Kamil Mól
Zatwierdził	Szymon Partyka

---