OILTECH Sp.z.o.o	SEKTOR 2	P R O C E D U R A Nr Q 4 - 01.00.00
Wydanie a - 02/2009	Egzemplarz nr 1	Obowiązuje od: 01.02.2009	Ilość stron 15
PROCEDURA : Audit wewnętrzny

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 +

Zespół opracowujący
Lp.	Imię i nazwisko	Podpis
1	Alina Kujawa
2	Anna Kuźniewska
3	Lidia Malewska
4	Adam Kruszyński
5	Piotr Kruszyński
6	Dawid Wrzoskiewicz

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 2 +

	Przyjmujący do stosowania:
	Lp.	Symbol komórki organizacyjnej	Imię i Nazwisko		Data		Podpis
	1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 3 +

SPIS TREŚCI Strona 1. cel procedury 4 2. zakres procedury 5 3. odpowiedzialność 6 4. definicje 8 5. sposób postępowania 9 5.1. opis postępowania 9 5.2. schemat graficzny 12 6. dokumenty związane 13 6.1. powiązania z innymi Dokumentami 13 6.2. powiązania z innymi procedurami 13 6.3. Załączniki 13 6.4. Zapisy 14 7. informacje dodatkowe 15 7.1. instrukcja konsultująca opracowanie procedury 15 7.2. zmiany i poprawki 15 NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 4 +

1.CEL Procedura obejmuje postępowanie w zakresie wewnętrznych auditów jakości, które stanowi integralną część procesu „Doskonalenie systemu zarządzania jakością”. Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy przeprowadzaniu i dokumentowaniu wewnętrznych auditów jakości w firmie. Postępowanie opisane w niniejszej procedurze ma na celu utrzymanie i rozwój wdrożonego systemu zarządzania jakością, pozwalający na uzyskiwanie stałej poprawy jakości w obszarze wszystkich procesów objętych systemem zarządzania jakością. Cel ten osiągany jest przez ciągłe i planowe monitorowanie efektywności wprowadzonego systemu zarządzania jakością, wykonywane przez posiadających odpowiednie kwalifikacje auditorów wewnętrznych. Miarą realizacji postępowania opisanego w niniejszej procedurze jest liczba przeprowadzonych wewnętrznych auditów jakości. Wskaźnikami służącymi do monitorowania założonego celu są: średnia ocena punktowa z przeprowadzonych w wyznaczonych okresach czasu auditów, średnia liczba niezgodności drobnych, istotnych i poważnych stwierdzonych w trakcie przeprowadzonych auditów. Procedura realizuje wymogi wg normy PN-EN ISO 9001:2001.

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 5 +

2. ZAKRES PROCEDURY Niniejsza procedura odnosi się do wszystkich pracowników działów organizacji. Procedura określa odpowiedzialność, wymagania i sposób postępowania dotyczące planowania i przeprowadzania auditów oraz przedstawiania wyników i utrzymywania zapisów.

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 6 +

3.ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o		PROCEDURA Q 4 - 01.00.00	Wydanie a-02 /2009	Strona 7 +
NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 8 +

4. DEFINICJE Karta auditu - zawiadomienie o audicie wewnętrznym zawierające dane dotyczące miejsca, terminu i celu auditu Karta niezgodności - zapis sporządzany w celu zapewnienia identyfikowalności, ułatwienia przeglądów postępu oraz dostarczenia dowodu zakończenia działań korygujących. Auditor wiodący - osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje oraz doświadczenie, przewodząca zespołem auditującym. Auditor wewnętrzny - uczestnik zespołu auditującego, będący najczęsciej pracownikiem przedsiębiorstwa, który ukończył szkolenie w zakresie normy PN-EN serii 9000 oraz szkolenia wewnątrzzakładowe w zakresie prowadzenia auditów. NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO
OILTECH SP.z.o.o	PROCEDURA Q 4 - 01.00.00	Wydanie a-02 /2009	Strona 9 +

5. SPOSÓB POSTĘPOWANIA 5.1. Opis postępowania 5.1.1. Planowanie i opracowanie „Programu auditu”: Pełnomocnik ds. SZJ opracowuje do końca roku poprzedzającego „Program auditów” (załącznik Q4-01.00.06 ) biorąc pod uwagę: status i ważność procesów oraz auditowanych obszarów ze szczególnym uwzględnieniem ich wpływu na satysfakcję klienta; wyniki wcześniejszych auditów; informacje o skuteczności podejmowanych działań korygujących. „Program auditów” zatwierdzany jest przez Prezesa Zarządu. Pełnomocnik ds. SZJ wyznacza zespół auditorów i auditora wiodącego do realizacji działań w ramach auditów wyszczególnionych w „Programie auditów” zgodnie z procedurą związaną Q5-04.00.00. Pełnomocnik ds. SZJ rozpatruje wnioski o przeprowadzenie auditu nieplanowanego. W przypadku zatwierdzenia wniosku postępowanie prowadzone jest tak jak ma to miejsce w przypadku auditu planowego. 5.1.2. Przygotowanie auditów wewnętrznych: Co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia auditu wewnętrznego Pełnomocnik ds. SZJ przesyła do komórki auditowanej zawiadomienie o audicie wewnętrznym - „Karta auditu” (załącznik Q4-01.00.05), zawierające dane dotyczące miejsca, terminu i celu auditu. Audytorzy wewnętrzni prowadzą przegląd dokumentacji dostarczonej przez komórkę będącą stroną auditowaną. Auditor wiodący, auditorzy wewnętrzni i reprezentant strony auditowanej sporządzają „Plan auditu” (załącznik Q4-01.00.07). Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia „Planu auditu”. W przypadku braku akceptacji Pełnomocnik ds. SZJ przekazuje „Plan auditu” do ponownego przygotowania auditorowi wiodącemu. W przypadku akceptacji „Planu auditu” przez Pełnomocnika ds. SZJ podejmowane są dalsze działania auditowe. NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 10+

Auditor wiodący przydziela obowiązki auditorom wewnętrznym i akceptuje przygotowane przez nich „Listy pytań” (załącznik Q4-01.00.02), przekazuje je kierownikowi komórki auditowanej oraz informuje go o szczegółowym planie auditu z zaznaczeniem, iż przekazana lista pytań nie jest zamknięta. 5.1.3. Przeprowadzenie auditów wewnętrznych Realizację auditu rozpoczyna spotkanie otwierające zespołu auditowego z kierownikiem komórki auditowanej i innymi wskazanymi przez niego osobami odpowiedzialnymi za funkcje lub procesy, które obejmuje zakres auditu. Auditor wiodący sporządza „Listę obecności” (załącznik Q4-01.00.04). Podczas prowadzenia działań auditowych auditorzy wewnętrzni zadają pytania pracownikom komórki auditowanej mając na uwadze głównie te wynikające z „Listy pytań” oraz badają zgodność postępowania z przyjętymi wymaganiami, a w szczególności procedurami, wytycznymi i innymi regulacjami związanymi z auditowanym obszarem. Auditorzy wewnętrzni podejmują działania ukierunkowane na odnalezienie obiektywnych dowodów potwierdzających prawidłowe funkcjonowanie SZJ. W przypadku stwierdzenia niezgodności funkcjonowania elementów SZJ auditor wypełnia „Kartę niezgodności” (załącznik Q4-01.00.03) i informuje kierownika komórki auditowanej o zaistniałej niezgodności. Po zakończeniu działań auditowych ma miejsce spotkanie zamykające zespołu auditorów wewnętrznych pod przewodnictwem auditora wiodącego z kierownikiem komórki auditowanej i innymi wskazanymi przez niego osobami, podczas którego zespół przedstawia wyniki auditu wewnętrznego oraz omawia stwierdzone niezgodności. Auditor wiodący sporządza „Listę obecności” (załącznik Q4-01.00.04). Kierownik przedstawia propozycje sposobu i terminu usunięcia niezgodności (do 30 dni od daty przeprowadzenia auditu), jeśli takie stwierdzono. NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 11 +

5.1.4. Działania po przeprowadzeniu auditu wewnętrznego: Auditor wiodący sporządza „Raportu z auditu” (załącznik Q4-01.00.08) i przekazuje go kierownikowi komórki auditowanej oraz Pełnomocnikowi ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ zleca kierownikowi komórki auditowanej przeprowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych. Kierownik komórki auditowanej, w której stwierdzono niezgodności podejmuje działania w celu usunięcia niezgodności i jej przyczyn zgodnie z procedurą związaną „Działania korygujące i zapobiegawcze” (procedura Q4-02.00.00). Osoba odpowiedzialna za auditowany obszar ma obowiązek potwierdzenia zapoznania się z „Raportem z auditu” (załącznik Q4-01.00.08) i „Kartą niezgodności” (załącznik Q4-01.00.03). We wszystkich wątpliwych kwestiach ostateczną decyzje podejmuje Pełnomocnik ds. SZJ. Na podstawie zapisów jakości powstałych w wyniku auditów wewnętrznych Pełnomocnik ds. SZJ w porozumieniu z kierownikami poszczególnych działów podejmuje działania mające na celu usprawnienie procesów i doskonalenie efektywności SZJ. Weryfikacja prawidłowości wykonania działań korygujących i zapobiegawczych następuje podczas kolejnych auditów wewnętrznych. Pełnomocnik ds. SZJ gromadzi i przechowuje wszystkie dokumenty i zapisy z przeprowadzonych działań auditowych zgodnie z procedurą związaną „Nadzór nad dokumentami i zapisami” (procedura Q4-03.00.00). NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 12 +

1. 
   Schemat blokowy

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 13 +

6. Dokumenty związane: 6.1. Powiązania z innymi dokumentami: PN-EN ISO 9001:2001 Księga jakości 6.2. Powiązania z innymi procedurami: Niniejsza procedura związana jest z: procedurą Q4-02.00.00 „Działania korygujące i zapobiegawcze” procedurą Q4-03.00.00 „Nadzór nad dokumentami i zapisami” procedurą Q4-04.00.00 „Zarządzanie personelem” 6.3 Załączniki: załącznik Q4-01.00.01 „Tabela zmian i poprawek” załącznik Q4-01.00.02 „Lista pytań” załącznik Q4-01.00.03 „Karta niezgodności” załącznik Q4-01.00.04 „Lista obecności” załącznik Q4-01.00.05 „Karta auditu” załącznik Q4-01.00.06 „Program auditów” załącznik Q4-01.00.07 „Plan auditu” załącznik Q4-01.00.08 „Raport z auditu” NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 14 +

6.4 Zapisy: Zapisami tworzonymi niniejsza procedurą są: wypełnione formularze załączników: Q4-05.00.01; Q4-05.00.02; Q4-05.00.03; Q4-05.00.04; Q4-05.00.05; Q4-05.00.06; Q4-05.00.07; Q4-05.00.08. NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

PROCEDURA Q 4 - 01.00.00

Wydanie a-02 /2009

Strona 15 -

Informacje dodatkowe: 7.1. Instytucja konsultująca opracowanie procedury: Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny. 7.2. Zmiany i poprawki Zmiany do niniejszej procedury ewidencjonowane są w „Tabeli zmian i poprawek” załącznik Q4-05.00.01. NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.01

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

TABELA ZMIAN I POPRAWEK

DO PROCEDURY Q4 - 01.00.01

Nr zmiany	Treść zmiany	Strona	Imię i nazwisko	Data	Podpis

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.02

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

WZÓR

	LISTA PYTAŃ	Nr dokumentu: .....................
				Obowiązuje od: ……………….

1. Komórka/proces auditowana(y): ………………………….

2. Data auditu ………………………….

3. Nazwisko, imię audytora: ……………………………… …....................................................

Kierownik zespołu auditorów podpis Auditor podpis

Lp.	Treść pytania/tematu	Dokument związany	UWAGI

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.03

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

WZÓR

KARTA NIEZGODNOŚCI

Karta niezgodności

Klient:

Nr

Funkcja/Obszar/Proces

Miejsce:

Norma i punkt (-y) normy

Część 1 - Szczegóły niezgodności

Opis

Auditor:

Potwierdzenie przedstawiciela auditowanego:

Kategoria:

Data:

Część 2 - Proponowany Plan Działań przez Auditowanego

Analiza źródłowej przyczyny (jak/dlaczego to się stało?):

Korekcja (działanie bezzwłoczne) z datami zakończenia:

Działania korygujące (aby zapobiec ponownemu wystąpieniu) z datami zakończenia:

Przegląd i akceptacja Planu Działań Korygujących przez „Audytora”:

Przedstawiciel auditowanego:

Data:

Część 3 - Szczegóły weryfikacji „Audytora” dotyczące wdrożenia planu działań auditowanego

Część 4 - zamknięta przez „Audytora”, data:

„Auditor wiodący”:

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.04

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

WZÓR

LISTA OBECNOŚCI

Nr dokumentu: .....................

Lista Obecności z dnia…………….		Rodzaj spotkania:
				Otwierające ð Zamykające ð
Lp.	Nazwisko i Imię		Podpis
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.05

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

WZÓR

KARTA AUDITU

Jednostka auditowana:...........................................................................................				Nr ...................
Cel auditu:....................................................................................		Termin auditu:...............................
Uwagi:.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Auditor wiodący:	Podpis:		Data:

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.06

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

WZÓR

PROGRAM AUDITU

Nr dokumentu: .....................

Lp.	Nazwa komórki organizacyjnej / procesu	Obszar auditowany	Data wpisu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

......................................... .........................................

Sporządził Zatwierdził

Pełnomocnik ds. SZJ Prezes Zarządu

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.07

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 +

WZÓR

PLAN AUDITU

Nazwa i adres firmy:..................................................................................................					Nr ....................
Rodzaj auditu:............................................................				Termin auditu:...............................
Cel auditu
Podstawa auditu
Auditor
Ilość dni
Miejsce
PLAN AUDITU
Lp	Komórka organizacyjna/proces		Zakres			Początek	Koniec

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.07

Wydanie a-02 /2009

Strona 2 -

Informacje dodatkowe:
		Stanowisko		Podpis	Data
Opracował:		Auditor wiodący
Zatwierdził:		Pełnomocnik ds. SZJ

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

OILTECH SP.z.o.o

ZAŁĄCZNIK Q 4 - 01.00.08

Wydanie a-02 /2009

Strona 1 -

WZÓR

Raport z auditu

Rodzaj auditu:............................................................		Termin auditu: ....................	Nr raportu .................
Cel auditu
Podstawa auditu
Auditor wiodący
Zespół auditowy
Ilość dni
Miejsce

......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Auditor wiodący:	Podpis:	Data:
Kierownik komórki auditowanej:	Podpis:	Data:

NASZA JAKOŚĆ TO GWARANCJA DBAŁOŚCI O ŚRODOWISKO

Opracował: .................. (data) (podpis)

Zweryfikował na zgodność z SZJ: Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością .................. (data) (podpis)

Przyjął do realizacji : wg zestawienia na str. 3

Zatwierdził : Prezes Zarządu ................. (data) (podpis)

Stanowisko	Odpowiedzialność i uprawnienia
Prezes Zarządu	na wniosek Pełnomocnika ds. SZJ powołuje auditorów wewnętrznych uwzględniając ich kompetencje; akceptuje harmonogram auditów wewnętrznych; w ramach przeglądu zarządzania systematycznie ocenia skuteczność funkcjonowania SZJ w tym działalności auditu wewnętrznego.
Pełnomocnik ds. SZJ	koordynuje i nadzoruje realizacje działań opisanych w niniejszej procedurze; opracowuje „Program auditu”; podejmuje decyzje o przeprowadzeniu nieplanowanych auditów wewnętrznych; wyznacza auditora wiodącego i auditorów wewnętrznych do przeprowadzenia zaplanowanych i nieplanowanych auditów; sporządza i wysyła zawiadomienia o audicie wewnętrznym; zleca i monitoruje terminowe wdrażanie poauditowych działań korygujących i zapobiegawczych; przygotowuje raport na przegląd zarządzania zawierający informacje o wynikach auditów wewnętrznych; rozstrzyga spory pomiędzy auditorami wewnętrznymi i jednostkami auditowanymi; podejmuje decyzje dotyczące zakresu merytorycznego oraz harmonogramu szkoleń dla auditorów wewnętrznych; rozpatruje wnioski, ustala terminy i zakres auditów pozaplanowych;

	informuje kierowników komórek organizacyjnych o sprawach bieżących związanych z danym auditem prowadzi ewidencję i przechowuje dokumenty związane z wewnętrznymi auditami jakości
Auditor wiodący	sporządza „Plan auditu” i koordynuje prace zespołu auditorów; przydziela obowiązki auditorom; reprezentuje auditorów wewnętrznych wobec kierującego komórką auditowaną; sporządza zapisy jakości z auditu wewnętrznego, w szczególności „Raport z auditu” dla komórki auditowanej i Pełnomocnika ds. SZJ; przekazuje „Raport z auditu” komórce auditowanej oraz Pełnomocnikowi ds. SZJ.
Auditor wewnętrzny	wykonuje zadania określone przez Pełnomocnika ds. SZJ i auditora wiodącego; sporządza listę pytań; sporządza zapisy z auditów wewnętrznych w zakresie kompetencji przydzielonych mu przez Pełnomocnika ds. SZJ i auditora wiodącego.
Kierownicy wszystkich działów	ustalają wskaźniki i ich wielkości służące do monitorowania procesu „Doskonalenie systemu zarządzania jakością“ w części dotyczącej wewnętrznych auditów jakości.

---