Zarządzanie-czasem-najnowsze, studia


Zarządzanie czasem - 
konkurencyjnym
potencjałem

0x01 graphic

Aneta Jordan

Klaudia Koch

gr. 201 ELR

Spis treści

Wprowadzenie

Wprowadzenie


„Nie mamy za mało czasu, lecz mamy za dużo czasu, którego nie wykorzystujemy”

- Seneca „Rozprawy”


Dla wielu ludzi problem czasu wydaje się być bardzo aktualny. Począwszy od fizyki, poprzez chemię, biologię, aż po socjologię, filozofię i zarządzanie cała nauka zajmuje się dziś najróżniejszymi aspektami czasu.


Czas to towar deficytowy. Każdy dzień ma dwadzieścia cztery godziny - nie mniej, nie więcej. I niezależnie od tego jak bardzo go cenimy, w żaden sposób nie możemy go zaoszczędzić, zwolnić, odzyskać, ani niczym zastąpić. Porównać go można także do środków zużywalnych. Nieustannie go ubywa i nie ma żadnej możliwości uzupełnienia zapasów. Tempus fugit - czas ucieka. Jedyne co można zrobić,
to wykorzystać go jak najlepiej.

Niewiele rzeczy liczy się bardziej niż nauka oszczędnego i rozsądnego gospodarowania czasem. Zasada ta dotyczy wszystkich ludzi i większości dziedzin życia. Zwłaszcza świata pracy, ponieważ tam czas nas goni szczególnie,
a zapotrzebowanie przewyższa możliwości. Musimy rozsądnie dobierać sobie cele
i aby je osiągnąć, mądrze organizować czas oraz gospodarować swoim potencjałem.

Dzięki temu:


0x01 graphic

1. Istota czasu - ujęcie historyczne

Już w epoce brązu, przed trzema tysiącami lat, ludzie bardzo lubili mierzyć czas. Dzięki pomiarom nieba mistycy i przywódcy religijni mogli ustalać terminy ceremonii i przewidywać, kiedy dojdzie do zaćmienia Słońca czy Księżyca.

Aż do wczesnego średniowiecza rozumienie czasu było napiętnowane związkiem
z życiem duchowym, a pomiary czasu były niedokładne i nieprecyzyjne. Wszystko,
co nie mogło być wyjaśnione przez obserwację, znajdowało rozwiązanie w wierze.

W zorganizowanym świecie czas jest jego nieodłącznym elementem. Ponieważ naturalne zjawiska, takie jak odpływy i pory roku stanowią jednocześnie przypływy
i odpływy życia, czas nie jest odbierany jako coś zewnętrznego. Jest natomiast częścią całości - faktem naturalnym. Dopiero po 1500 roku pogląd ten zaczął się chwiać
w posadach. Stało się to za sprawą Mikołaja Kopernika. W jego ślady poszedł Galileusz, Bacon i Kartezjusz - wszyscy oni zadawali kolejne pytania do naturalnego porządku świata. Gdy nauka poddała w wątpliwość to, co było powszechne akceptowanym punktem widzenia, obraz ograniczonego świata nieco się zachwiał.
Od tej pory czas nie jest już traktowany jako naturalny składnik wszechświata.
Staje się raczej siłą zewnętrzną, obcą potęgą, wypływającą na nasze życie.

Na podstawie obserwacji Kartezjusza Izaak Newton opisał wszechświat jako trójwymiarową przestrzeń, posłuszną określonym prawom. Newton powiązał czas
z przestrzenią. Był on chyba najznakomitszym przedstawicielem poglądu, że czas stanowi obiektywny fakt naturalnego stworzenia.

To absolutne wyobrażenie czasu zostało zrelatywizowane przez Einsteina, który udowodnił, że czas nie jest zależny od obserwatora. Fizykalne pojmowanie czasu krytykował również Kant, który reprezentował pogląd, że czas, obok przestrzeni,
jest wrodzoną formą przeżyć.


Pogląd Kanta został skrytykowany przez Durkheima, który jako pierwszy rozumiał czas jako zjawisko społeczne.

Soroki i Merton rozwinęli tę tezę i uważali, że czas nie jest ani wielkością fizykalną, ani astronomiczną, ani wrodzonym instrumentem człowieka, ale społeczną konwencją.

Elias podkreśla jeszcze dobitniej aspekt społecznie uwarunkowanego wykształcenia struktur czasowych. Rozumienie czasu to coś wyuczonego, w co wplecione są doświadczenia danej kultury. Czas jest według niego aspektem konstrukcji społecznej.

Takie rozumienie czasu jako zjawiska społecznego podlega nieustannym zmianom
i określane jest przez stosunki społeczne, a nawet i gospodarcze.


Wraz z industrializacją czas został odkryty jako wielkość ekonomiczna. Bezpośrednim tego następstwem było zagospodarowanie czasu według ekonomicznego kryterium wydajności.

Czas stał się czynnikiem produkcyjnym, pociągał za sobą doświadczenie jego braku. Według Lärmanna czasu brakuje dopiero w tym momencie, kiedy spotka się
z pieniądzem. I dopiero wtedy gdy czas zamienia się w pieniądz, zaczyna go brakować. Dopiero wtedy zaczyna się gospodarować czasem.

2. Pośpiech - nowa choroba współczesnej cywilizacji

W dzisiejszych czasach ludzie są przewrażliwieni na punkcie czasu. Otaczają się więc urządzeniami tenże czas oszczędzającymi. Znaczna część ludzkich działań poświęcona jest znajdowaniu sposobów szybszego wykonywania różnych czynności. Na przykład: w pracy korzystamy z szybkich komputerów i oszałamiająco szybkich linii montażowych. Staramy się skracać czas wykonywania prawie wszystkiego, czym się zajmujemy. W domu używamy kuchenek mikrofalowych i gotowych dań do podgrzania, korzystamy z poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych. Mamy tylko tyle czasu na to, a tyle na tamto, i niewiele więcej w zapasie.

To radykalna różnica w porównaniu z życiem naszych przodków z XVIII
i XIX wieku, którzy posiadali niewiele urządzeń pracooszczędnych, a mimo to znajdowali czas, aby posłuchać dwugodzinnego kazania w kościele, pisać pamiętniki, budować własne domy i tworzyć piękne wyroby rzemieślnicze wymagające setek godzin wytężonego trudu.

W książce pt, „Szybciej: przyspieszenie niemal wszystkiego” Jamesa Gleick możemy przeczytać, że wyznacznikiem ówczesnej cywilizacji jest szybkość, a obsesją czas rzeczywisty, czas cyklu i technologie oszczędzające sekundy. Gleick opisuje także przemysł, jaki rozwinął się w związku z leczeniem „choroby pośpiechu”: warsztaty rozwoju duchowego i cielesnego, seminaria dotyczące radzenia sobie ze stresem oraz rosnącą popularność medytacji.



3. Zegarkowa rewolucja


W książce pt. „The Discoverers” jej autor - Daniel Boorstin, opisuje że to Rzymianie
w IV w. p.n.e. podzielili dzień na dwie części: przed południem i po południu. Ten prosty podział, który wykorzystujemy do dziś, najwyraźniej wystarczył przy ówczesnym tempie życia. Dopiero później zaczęli stosować zegary słoneczne i wodne do wyznaczania godzin.

Zegar słoneczny ma jednak poważne ograniczenia. Nie działa w okolicach, gdzie przez większą część roku słońce kryje się za chmurami. Pod koniec XIV wieku Europejczykom udało się skonstruować mechaniczny zegar, wyposażony w zębate koła napędzane odważnikami. Miał na tarczy tylko godzinową wskazówkę, brakowało mu dokładności, jednakże zarówno pokazywał czas, jak i wydzwaniał godziny na kościelnych wieżach i na miejskich rynkach. Znakomicie zachowanym przykładem tego typu urządzenia jest zegar znajdujące się w Wenecji w pobliżu katedry
św. Marka.

Stopniowo zegary stawały się coraz mniejsze, aż w końcu stosunkowo bogaci ludzie mogli kupować sobie na własność przenośne zegarki do użytku domowego. Kluczowy postęp technologiczny stanowiła spiralna sprężyna umożliwiająca dalsze redukowanie rozmiarów. Dopiero w latach sześćdziesiątych XIX wieku w Szwajcarii ruszyła masowa produkcja stosunkowo tanich czasomierzy dostępnych dla przeciętnego człowieka. Natomiast zegarki na rękę zdobyły sobie popularność dopiero po pierwszej wojnie światowej.


Wtedy też zegarki stawały się coraz dokładniejsze - zaczęły pokazywać minuty
i sekundy. Chronometr Harrisona śpieszył się lub późnił tylko jedną sekundę na dobę. Taki poziom dokładności w popularnych zegarach domowych i ręcznych osiągnięto dopiero po wprowadzeniu technologii kwarcowej. Dzięki temu obecnie można mierzyć czas z dokładnością do sekund.



4. Zarządzanie czasem - co to takiego?



Zarządzanie czasem - to świadoma próba kontroli i rozdysponowania ograniczonych zasobów czasu; skuteczne metody, techniki i systemy organizacji i zarządzania, dzięki którym czas będzie efektywniej wykorzystany. Dzięki tym sposobom zmierzamy do osiągnięcia wyznaczonych celów.


Mówiąc o zarządzaniu czasem tak naprawdę mówimy o zarządzaniu wydarzeniami
w naszym życiu, łącznie z namacalnymi i nienamacalnymi rzeczami i aspektami związanymi z tymi wydarzeniami.

Na potrzebę zarządzania czasem pracy wskazuje szalone tempo współczesnego życia kadry kierowniczej. Każda jednostka i twórczy zespół musi mieć czas, aby osiągnąć coś wartościowego. Ale ile czasu potrzeba? Czy presja czasu podsyca, czy też gasi kreatywność? To bardzo ważne pytania dla menedżerów próbujących sprostać celom organizacyjnym i dysponujących ograniczonymi środkami.
Badania pokazały, że menedżerowie pracują w bezlitosnym tempie, że ich działania charakteryzuje krótkotrwałość, różnorodność i brak ciągłości. Nie wpływa to pozytywnie na wykonywaną przez nich pracę. Udowodniono, że presja czasu zwykle zabija twórcze myślenie, tzn. im bardziej ludzie odczuwają w danym dniu presję czasu, tym mniejsza szansa, by myśleli twórczo.


5. Konkurencyjny potencjał w ujęciu czasu

Skupiając się na temacie tegoż referatu, pragniemy zacząć od wyjaśnienia kluczowych słów, które pomogą nam w zrozumieniu sensu referatu.

Czym jest tak właściwie konkurencyjny potencjał?

Potencjał konkurencyjny to inaczej zasoby, którymi przedsiębiorstwo dysponuje lub powinno dysponować, aby móc wykorzystywać je dla budowania, utrzymywania
i umacniania swojej konkurencyjności. Są to szeroko pojęte możliwości przedsiębiorstwa wynikający z posiadanego kapitału materialnego i niematerialnego. Potencjał konkurencyjny przedsiębiorstwa jest jednocześnie relatywnym pojęciem wielowymiarowym. 

Potencjał konkurencyjny w ujęciu czasu odnosi się do skutecznego zarządzania czasem dzięki któremu osiągniemy korzyści takie jak: ograniczenie marnowania czasu, zmniejszenie przeciążenia pracą, podwyższenie poziomu osobistej produktywności oraz realizacja większości ważnych zadań. Dzięki dobremu zorganizowaniu się oraz mądrego dysponowania czasem osiągniemy przewagę nad innymi, którą można powiązać z ww. potencjałem konkurencyjnym.


6. Procesy zarządzania czasem



Zarządzanie czasem obejmuje procesy wymagane dla zapewnienia osiągnięcia celów we właściwym czasie.

Obszar ten obejmuje:

0x01 graphic

6.1. Określenie celów

Cele to punkt wyjściowy efektywnego zarządzania czasem. Działają one jak kompas wskazując, na czym należy skoncentrować wysiłki i czemu poświęcić czas. Cele stanowią wskazówkę przy zarządzaniu czasem, pomagają nadać priorytet licznym zadaniom, które domagają się uwagi i wykonania.

Określenie celów to podstawa procesu definiowania pożądanych wyników. Wyznaczając cele angażujemy się w uzyskanie rezultatów bądź osobiście, bądź przy pomocy swojego zespołu. Określenie celów i ocena ich realizacji pozwala:

Cele różnią się pod względem ram czasowych i ważności. Niektóre są krótkoterminowe, inne można osiągnąć dopiero na przestrzeni miesięcy lub lat.
Co do ważności, cele na ogół należą do jednej z trzech kategorii, czy chodzi o jedną osobę, jednostkę operacyjną, czy całą firmę. Można je mianowicie podzielić na:


Aby powodować skuteczne działania, cele muszą być :

6.1.1. Macierz Eisenhowera

Eisenhowera zaproponował, aby podzielić zadania, które mamy wykonać na
4 kategorie, w tym celu należy wziąć kartkę papieru i podzielić ja na cztery części, odpowiednio wpisując, weń zadania, w odpowiednich kategoriach. Podział taki pozwala na odpowiednie, bardziej adekwatne planowanie swoich działań.

I - Rzeczy ważne i pilne, wymagają natychmiastowego działania lub wykonania
w najbliższej przyszłości np. przysłowiowy cieknący kaloryfer, w tej kategorii nie ma jak oszczędzić czasu.

II - Zadania ważne i mało pilne, zaliczamy tu działania istotne, ale takie które możemy odłożyć na potem, przeważnie są to nasze osobiste "chęci", np. nauka języka.

III - Rzeczy nieważne a pilne, zaliczymy tu czynności drugorzędne pod względem ważności, które w pewnym momencie stały się rzeczami pilnymi. Ze względu na swą pilność trzeba się nimi zająć kosztem działań ważnych, np. ostatni termin mało ważnego spotkania.

IV - Nieważne i mało pilne - rutynowe. Zaliczymy tu np. oglądanie telewizji, słuchanie muzyki nie jest to rzecz ani ważna, ani pilna. Lecz ze względu na charakter poświęcamy na te czynności swój czas.

0x01 graphic

6.2. Planowanie

Planowanie jest procesem podejmowania określonych, świadomych decyzji na podstawie aktualnej sytuacji w firmie. Zawiera w sobie także przewidywanie warunków, jakie nastąpią w przyszłości. Planowanie dotyczy kierunku rozwoju firmy, celów, programów działań i efektów, jakie mają przynieść.

W zarządzaniu wyróżnia się zwyczajowo 3 rodzaje planowania, w zależności przede wszystkim od poziomu ogólności i rozłożenia w czasie :


Dobre planowanie czasu jest możliwe dzięki wykorzystaniu narzędzi planowania.

Do narzędzi planowania możemy zaliczyć:

Wiele organizacji korzysta z programów narzędziowych służących do planowania
i prowadzenia kalendarzy, takich jak Microsoft Outlook. Pozwalają one tworzyć własny harmonogram w komputerze osobistym, a jeśli komputery w firmie połączone są w sieć, umożliwiają także podgląd dyspozycyjności czasowej współpracowników. Sieciowe planowanie znacznie ułatwia znalezienie okresów, w których koledzy nie
są zaangażowani we własne zadania i mogą wziąć udział w zebraniu lub podjąć współpracę.

Proces planowania może mieć następujący przebieg:


0x01 graphic

6.3. Podejmowanie decyzji

Bardzo często ludzie szukają różnych magicznych sposobów związanych
z osiągnięciem sukcesu. Tymczasem najważniejsze jest przestrzeganie kilku zasad
i wykonywaniu kilku regularnych czynności. Jedną z najważniejszych umiejętności jest podejmowanie decyzji.  Ta umiejętność szczególnie ważna jest w dzisiejszych czasach. Ogrom możliwości sprawia, że często stajesz na rozdrożach i zastanawiasz się „którą możliwość wybrać”. 

Co wtedy zrobić?

Zastanawiasz się pewnie - jak podejmować decyzje? W końcu wszystkie możliwości wydają się kuszące. Tak naprawdę masz dwie opcje:

Korzystanie z drugiej opcji sprawi, że:

Prawda jest taka, że podejmowanie decyzji o odłożeniu podjęcia prawdziwej decyzji na później (bo prawda jest taka, ze odkładając, też podejmujesz decyzję), szkodzi Tobie i twojemu sukcesowi.

Jeżeli podejmowanie decyzji stanie się świadomym procesem, to przejmiesz kontrolę nad swoim życiem. Przestaniesz zwalać winę na innych i zrozumiesz, że sam jesteś odpowiedzialny za swoją obecną sytuację. Jeżeli chcesz przejąć stery swojego życia, to podejmowanie decyzji jest jedną z pierwszych rzeczy. Staniesz się kapitanem swojego statku, a to kapitan decyduje dokąd on płynie. 

„Ale co będzie, gdy podejmę złą decyzję?”

To pytanie samo ciśnie się na usta gdy trzeba podjąć jakąś ważną decyzje. Prawda jest taka, że nigdy nie masz pewności jaki będzie rezultat decyzji. Nawet jeżeli użyjesz najlepszych strategii, taktyk i sposobów to zawsze istnieje ryzyko, że coś pójdzie nie tak. To normalne - nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkiego.

Pamiętaj jednak, że każdy medal ma dwie strony. Dobra decyzja zbliży Ciebie do sukcesu a zła decyzja da Ci dużo informacji zwrotnych. I jeżeli wykorzystasz wiedzę którą niesie to unikniesz popełnienia tych samych błędów w przyszłości. Np. jeżeli raz wyszedłeś na deszcz bez kurtki i się rozchorowałeś, to drugi raz już tego nie zrobisz.  Jednak podejmowania decyzji można się nauczyć. Wystarczy, że poznasz strategie tego jak podejmować decyzje.

13 strategii opracowanych przez Tony'ego Stoltzfus'a. Do każdej strategii dodane zostały pytania doprowadzające do podjęcia decyzji.

1. Strategia racjonalna: Jakie są za i przeciw każdej opcji? Która jest najkorzystniejsza?

2. Strategia intuicyjna: Co Ci podpowiada Twoja intuicja?  Z czym czujesz się dobrze?

3. Strategia relacyjna: Jak to postępowanie wpłynie na ludzi wokół Ciebie?
Kto skorzysta, a kto ucierpi?

4. Strategia oparta na zasadach: Jak ta decyzja ma się do Twoich kluczowych zasad
i priorytetów?

5. Strategia nastawiona na dopasowanie: Na ile ta decyzja jest dopasowana do Twoich pasji, wartości i Twojej osobowości?

6. Strategia wyrażająca determinację: Jakie podejście najszybciej doprowadzi Cię do podjęcia decyzji?

7. Strategia adaptacyjna: Co można zostawić jako otwartą kwestię, żeby móc uwzględnić nowe informacje albo opcje, których dzisiaj nie widać? O czym trzeba zdecydować już teraz? Czego nie można odłożyć na później?

8. Strategia uwzględniająca rady: Co myśli Twój współmałżonek?  Twoi rodzice?
A najwięksi przyjaciele albo zaufani doradcy?

9. Strategia uwzględniająca zespół: Co myślą członkowie Twojego zespołu?
Co by się stało, gdybyście zdecydowali jako zespół?

10. Strategia duchowa: Jaka decyzja najbardziej pasowałaby do Twojej wiary?
Jaką decyzje byś podjął, aby być w zgodzie ze swoim sumieniem?

11. Strategia eliminująca negatywne motywacje: Jakie lęki albo inne negatywne motywacje wpływają na Twoją reakcję? Jak mógłbyś usunąć te rzeczy z równania,
aby podjąć lepszą decyzję?

12. Strategia uwzględniająca koszt: Ile to będzie kosztowało czasu i środków? A jaki będzie koszt, jeśli tego nie zrobisz, jeśli nie podejmiesz decyzji albo pozwolisz, żeby przytłoczyły Cię okoliczności?

13. Strategia uwzględniająca ryzyko: Jaka jest korzyść z każdej opcji? A jakie ryzyko? Czy będziesz w stanie pogodzić się z najgorszym rezultatem? Jakie kroki mogłyby zmniejszyć ryzyko, jeśli zdecydujesz się na to rozwiązanie?

Odpowiadając sobie na te pytania, można spojrzeć na podejmowane decyzje z różnych punktów widzenia.

Podejmowanie decyzji jest istotą pracy menadżera. Skuteczne podejmowanie decyzji szkolenie pozwala menedżerowi na poprawę jakości podejmowanych decyzji
i wzrost skuteczności prowadzonych działań. Głównym czynnikiem, który na to wpływa jest zdobycie wiedzy na temat różnych metod i technik podejmowania decyzji, a tym samym wyższa świadomość czynników i praw towarzyszących dokonywaniu wyboru.

Ważne jest również uszeregowanie celów.

Menedżerowie powinni tworzyć kaskadę celów, poczynając od celów firmy następnie cele jednostki organizacyjnej powinny wspierać cele firmy, a cele poszczególnych pracowników - cele własnej jednostki. Te cele na trzech poziomach - firmy, jednostki i pracownika - powinny być uszeregowane i przekazane zatrudnionym na tyle skutecznie, aby każdy z nich potrafił określić cel firmy oraz własną rolę w działaniach.

6.4. Realizacja


Faza ta polega na wprowadzeniu w życie planu zmian. Istotną rolę odgrywają w niej szkolenia pozwalające radzić sobie z aktualnymi problemami oraz uczące stosowania nowych rozwiązań między innymi redukcji czasu przestawiania maszyn. W tej fazie rozwiązuje się forum planujące i zespoły zadaniowe, które wypełniły już swoją rolę. W miejsce zespołów zadaniowych powstają zespoły realizujące konkretne projekty. Praktycznie każdy pracownik staje się członkiem któregoś z takich zespołów.

6.5. Kontrola

Kontrola jako porównanie „powinno być - jest” stwierdza odchylenia od planu i ich możliwe przyczyny. Jej rezultaty mogą być uwzględnione w następnych procesach planowania. Obowiązuje to analogicznie i w zarządzaniu czasem.

Największym wyzwaniem dla menedżera delegującego zadania jest zapewnienie tego, by podwładny nie zawiódł. Najlepszym na to sposobem jest sprawowanie odpowiedniej kontroli poprzez wyznaczenie docelowych terminów realizacji oraz regularne monitorowanie postępów. Monitorowanie daje okazję, aby udzielić wskazówek i informacji, co stanowi kolejny kluczowy obowiązek każdego menedżera.

W zależności od ilości i złożoności zadań można prowadzić rejestr zleceń ułatwiający śledzenie wszystkich projektów, zadań lub funkcji w dziale. Niektórzy menedżerowie korzystają z dużych kalendarzy ściennych. Inny wymagają składania pisemnych raportów okresowych o stanie rzeczy, a to wszystko aby kontrolować delegowane zadania. Kontrolując można zauważyć wczesne oznaki kłopotów. Kiedy podwładny trafia na przeszkodę lub zaczyna się opóźniać, konieczna może okazać się interwencja. Oczywiście nie chodzi o to, aby rozwiązać każdy problem, który został delegowany na innych - i którego oni się podjęli. Takie postępowanie byłoby wbrew wcześniej wyznaczonych sobie celów. Stosownie do sytuacji należy udzielać osobistych wskazówek, tak aby podwładni mogli poradzić sobie sami. Zapewni to wsparcie bez narzucania się, zwłaszcza wtedy, gdy podwładni zaangażowali się w naukę samodzielności w rozwiązywaniu spraw.

W sensie managementu czasowego kontrola obejmuje trzy zadania:

Delegowanie to prawdopodobnie najbardziej efektywne narzędzie zarządzania czasem, z którego korzystać mogą kadry wyższego szczebla, menedżerowie
i nadzorujący. Wykonane prawidłowo pozwala oczyścić terminarz z prac, którymi mogą i powinni zająć się inni. Zyskany w ten sposób dodatkowy czas można wykorzystać na zajęcie się sprawami o potencjalnie większej wadze. Te zadania wielkiej wagi pozwolą z kolei przekroczyć próg wydajności i osiągnąć coś znacznie cenniejszego: efektywność.




7. Najdogodniejsza pora na odpowiednie wykorzystanie czasu


Czy jest taka pora? A jeśli tak, to nasuwa się pytanie - kiedy przypada?

Zasadniczo jest to ta część dnia , kiedy człowiek potrafi funkcjonować najsprawniej. Najlepiej ustalić ją drogą doświadczeń. Być może jest to wczesny poranek, popołudnie lub późny wieczór. Niektórzy ludzie najłatwiej koncentrują się w porze obiadowej lub wczesnym popołudniem, lecz ci którzy należą do wyjątków. Dwie główne grupy to nocne marki i poranne ptaszki. Z niektórych badań wynika, że do rannych ptaszków należą przeważnie introwertycy, a do nocnych marków ekstrawertycy. Dla większości ludzi najkorzystniejsza pora na wykonywanie zadań wymagających samotności, skupienia i kreatywnego myślenia przypada przez dziesiątą rano.
Jeżeli człowiek najważniejsze sprawy zaplanuje na najefektywniejszą porę, to osiągnie więcej i przy mniejszym wysiłku. W przypadku, gdy należy się do mniejszości najlepiej funkcjonującej po popołudniu i późnym wieczorem, należy opracować taką strategię, żeby ważną i wymagającą kreatywności pracę człowiek wykonywał właśnie w tych najdogodniejszych dla siebie porach.

Ludzkie życie płynie według naturalnego rytmu stawania nieco po świcie i zasypiania po zachodzie słońca. Nawet po pracy na nocnej zmianie i po odespaniu w dzień człowiek ma skłonności do odczuwania zmęczenia mniej więcej o tych samych porach co zwykle. Z drugiej strony, choćby człowiek nie spał całą noc, tuż przed świtem poczuje przypływ energii. Prawidłowość ta oraz intensywność tego rytmu zmieniają się w zależności od temperamentu człowieka, od jego nawyków, od klimatu. Jednak na większość ludzi, w normalnych warunkach oddziałują tak silne, że warto na wymagającą i twórczą pracę przeznaczyć czas, gdy poziom energii rośnie, czyli przed i po śniadaniu. Na czas poza szczytem, aby dodać sobie bodźców, należy zaplanować działania interesujące.

Ekonomiczniejsze jest przeciwdziałanie niewielkiemu zmęczeniu bez doprowadzania się do skrajności. Im mniejsze zmęczenie, tym krótszy jest czas potrzebny do odzyskania pełni sił. Oczywiście ważne jest zrobienie sobie godzinnej przerwy na obiad, zwłaszcza, że można wtedy wyjść na dwór. Krótsze przerwy najlepiej planować wkrótce po szczytach porannej i popołudniowej pracy . Tuż przed przerwą i zaraz po niej ludzie mają skłonności do intensyfikacji pracy. Dochodzi tu do głosu oczekiwanie. Liczy się również długość przerwy i sposób, w jaki się ją spędza. Jeżeli trwa zbyt długo, staje się stratą czasu lub powoduje utratę umysłowego rozbudzenia. Za krótka - odrywa człowieka od pracy, lecz nie redukuje zmęczenia.

Dlatego więc większość ludzi pracuje na godzinę lub dwie przed śniadaniem. Wykorzystuje się wtedy naturalny przypływ energii pojawiający się przed świtem. Poza tym istnieje perspektywa przerwy w pracy, czyli śniadania - ulubionego posiłku większości ludzi. Ponadto wydaje się, że reszta świata jeszcze nie śpi, więc człowiek ma spokój i ciszę. Istnieją również inne korzyści. Gdy już nasz psychiczny motor ulegnie rozgrzaniu, wówczas łatwiej także szybko i intensywnie pracować po śniadaniu, podczas najważniejszego okresu, czyli pomiędzy dziewiątą a dwunastą. Największym plusem porannego wstawania jest satysfakcja z tego, że udało się wcześnie wstać i dokonać już wiele, podczas gdy inni śpią.

Minusem nawyku wczesnego wstawania jest większe zmęczenie około piętnastej
i senność w porze kolacji. Podczas przerwy obiadowej można sobie pozwolić na drzemkę. Być może te z wraz ze starzeniem będziesz potrzebował mniej snu. Ale jeśli nie, to nie ma reguły zmuszającej Cię do wstawania codziennie o tej samej porze. Potrzeba tylko elastycznego umysłu i dobrego budzika.





Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić
w postaci krzywej REFA:


0x01 graphic



1 - Szczyt około południa: najlepszy czas na realizację zadań typu A

2 - Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C
3 - Szczyt późnym popołudniem: czas na zadania typu B

Zadania typu A - Najważniejsza grupa zadań, które możesz wykonać tylko przy odpowiednim skupieniu i nakładzie czasu. Tych zadań nie można delegować, należy wykonać je samodzielnie. W tej grupie znajdują się rzeczy najważniejsze
i najpilniejsze zarazem, czyli nasze priorytety. Jeśli zadania z tej grupy nie zostaną przez nas wykonane, nie możemy przejść do realizacji zadań z pozostałych grup.

Zadania typu B - Normalne zadania, które częściowo można zlecić komuś innemu. Zadania z grupy B mają dużo mniejsze znaczenie niż zadania typu A. W grupie tej nie znajdują się priorytety. Jeśli zadania z tej grupy nie zostaną przez nas wykonane, nie możemy przejść do realizacji zadań z grupy C.

Zadania typu C - Zadania o najmniejszym znaczeniu, pochłaniające większość czasu (administracja, telefony, dokumenty i wszelkie inne prace rutynowe). W tej grupie znajdują się najczęściej rutynowe zadania oraz zadania z dnia poprzedniego. Należy na nie poświęcać dziennie jak najmniej czasu. Można je delegować. Często nawet są one na tyle mało ważne, że gdy nie zostaną zrealizowane, to nie będzie to miało żadnych konsekwencji. Zadania typu C mogą być zrobione, jeśli zadania A i B są już wykonane.

8. Przyczyny tracenia czasu


Czas jest zasobem ograniczonym w formacie ilościowym, który co więcej nie daje się cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie daje się niczym zastąpić
i nieustannie upływa. Największym problemem ludzi jest marnowanie czasu. Istnieją dwie podstawowe grupy uwarunkowań marnotrawstwa czasu:


Pierwsza grupa to uwarunkowania wewnętrzne, czyli czynniki uzależnione od człowieka w tym trzy najważniejsze: brak przemyśleń nad sobą oraz brak uzmysłowienia sobie przemijania czasu; brak wiedzy na temat zarządzania czasem; cechy osobowościowe człowieka.

Do cech sprzyjających marnowaniu czasu zaliczyć można: brak wiedzy, brak doświadczenia, brak motywacji, brak asertywności, niezdyscyplinowanie, niepunktualność, brak porządku, niesystematyczność, brak talentów organizacyjnych, niedbalstwo, flegmatyczność, słaba komunikatywność, gadatliwość, brak ambicji.

Większość to cechy ściśle związane z osobowością człowieka, a więc bardzo odporna na zmiany. Można temu przeciwdziałać przez eliminację lub przekształcenia poprzez przyjęcie innego modelu psychicznego lub też odpowiednio zaprogramowane szkolenia.

Daje się zauważyć, że marnotrawstwo czasu w większości przypadków wynika
z faktu, iż człowiek nie działa świadomie, a jego postępowanie jest przypadkowe lub kieruje nim w stopniu niedostatecznym. Ogólnie rzecz biorąc większość ludzi nie potrafi racjonalnie gospodarować czasem własnym.



Do czynników wewnętrznych zaliczamy:




Druga grupa to czynniki zewnętrzne, zależące od innych ludzi i otoczenia. Wśród nich wymienić można: drogę do pracy, różnego typu zebrania, kolejki w sklepach
i urzędach, telefony i wizyty akwizytorów czy niespodziewanych petentów, przeszkody w pracy płynące z otoczenia (zgiełk, gwar), potrzeba czytania prasy codziennej i fachowej, konieczność oglądania audycji telewizyjnych, awarie urządzeń, instalacji, zasilania, niepunktualność interesantów czy znajomych, tłok uliczny itd.

Do czynników zewnętrznych zaliczamy:



9. Szef - „złodziej czasu”


Każdy członek wyższego kierownictwa, menedżer czy nadzorujący odpowiada za to, by podwładni działali wydajnie i efektywnie, pracując nad realizację przydzielonych im celów. To podstawowy obowiązek kierownictwa - uzyskiwanie wyników poprzez pracowników. Niestety wielu szefów nieświadomie rzuca swoim podwładnym czasochłonne „kłody” pod nogi. Dzieje się tak, gdy nie potrafią osiągnąć z nimi porozumienia co do celów, gdy nie potrafią dawać jasnych wytycznych i gdy angażują podwładnych w bezowocne lub niepotrzebne spotkania.





10. Pomysły na poprawę zarządzania czasem pracowników


Odpowiedzialność za efektywne zarządzanie czasem spoczywa w równej mierze na barkach poszczególnych pracowników, kierowników i kadry zarządzającej.
To przecież ich czas - „produkt”, który sprzedają pracodawcy w zamian za pensje
i dodatkowe świadczenia. Im bardziej jest produktywny i efektywny, tym więcej mogą za niego żądać.

Chociaż zarządzanie czasem należy ostatecznie do obowiązków pracowników, jednak w interesie każdej firmy leży to, by wykorzystali go efektywnie. Przedsiębiorstwa mogą pomóc w tej kwestii na kilka sposobów. Oto kilka z nich:

Stosując w firmie podane powyżej przykłady, stajemy się bardziej konkurencyjni wobec innych. Zwłaszcza wykorzystywanie nowych technologii sprawia, że w oczach innych firm stajemy się podmiotem nadążającym za zmianami oraz rozwojem w zakresie informatyki.

11. Jak być bardziej kreatywnym?


Kreatywnego myślenia nie da się wymusić. Jeżeli przez dłuższy okres człowiek bezowocnie pracuje nad jakimś problemem, często najlepiej odłożyć go na jakiś czas
i pozwolić, aby zajęła się nim podświadomość. Umysł ludzi, chociaż lubi wyznaczone terminu, nie kieruje się zegarkiem. Czasami pomysł pojawia się w środku nocy.

Zrozumienia zasad 'głębi umysłu' - często otwiera przed człowiekiem drzwi do najlepszego spożytkowania najkorzystniejszych okresów. Większość ludzi nie zdaje sobie nawet sprawy , że głębia ich umysłu potrafi sprostać wielu rzeczom - na przykład przeprowadzić syntezę części składowych w nową całość albo wyłaniać nowe związki - podczas gdy oni zajmują się czymś zupełnie innym.

Całość procesu kreatywnego myślenia można podzielić na etapy:

12. Czas to pieniądz



0x08 graphic
Zdyscyplinowanie może prowadzić do dowolnych celów.
To uniwersalna umiejętność.
W historii nastąpił odwrót od celów religijnych w strona bardziej świeckich - zwłaszcza ku zarabianiu pieniędzy. Nie jest to zmiana nieodwracalna. Nie ma powodów, dla których zasad organizacji czasu nauczanych obecnie w kontekście biznesu nie można by zastosować
w życiu duchowym lub intelektualnym. Powiedzenie biznesmenów „czas to pieniądz” każdy może przystosować do własnej filozofii czasu.


Dzięki analogiom ludzie potrafią więcej zrozumieć. Zasada ta znajduje zastosowanie zwłaszcza wówczas, gdy mówimy o rzeczach tak abstrakcyjnych jak czas. Nie Franklin pierwszy porównał czas do pieniędzy, ale od jego czasów ta analogia stała się najbardziej popularna.

Zarówno czas, jak i pieniądze, to zasoby ograniczone. Na tym polega istota tej analogii. A zatem czas (jak i pieniądze) jest cenny towarem. Można go pożyczać, oszczędzać i marnotrawić - wszystkie te słowa wynikają z analogii.

Powstanie banków, praktycznie nie znanych w czasach purytanów, dodaje tej analogii jeszcze jeden wymiar. Nasi przodkowie wyobrażali sobie czas jako łysego starca
z wianuszkiem włosów, dzierżącego kosą i klepsydrę. Możliwe, że dzisiaj przedstawilibyśmy czas jako dyrektora banku, wygrażającego nam wekslem mogącym nas doprowadzić do bankructwa i odwracającego w naszą stronę stojący na stole kwarcowy zegarek.

Jednak wszystkie tego typu analogie w jednym punkcie pękają. Czas ewidentnie nie jest pieniądzem. Dopiero gdy przestaniemy utożsamiać czas z pieniędzmi, odzyskamy możliwość poznanie jego rzeczywistego charakteru. Pieniądze można zarobić -
a czasu nie. Pieniądze nie są czymś, co się może skończyć. Piasek w klepsydrze to nie pieniądze w banku. Jak mówi chińskie przysłowie „Za kawałek złota nie kupisz kawałka czasu”. Czas naprawdę jest nieskończenie cenniejszy od pieniędzy.

Powiedzenie „czas to pieniądz” przydaje się w praktyce, nie można jednak traktować tego porównania dosłownie. Traktowanie czasu jak pieniędzy jest pomocne, ponieważ pieniądze powszechnie uważa się za miernik wartości. Nie pomylimy się jednak, jeżeli uznamy czas za rzecz cenniejszą niż pieniądze. Większość z nas stara się oszczędzać pieniądze i mądrze je inwestować. O ile powiększylibyśmy zyski, gdybyśmy się starali unikać marnowania czasu i inwestowali go - wraz z energią - w realizację pożytecznych zamiarów?












Zakończenie

Jednym z warunków uzyskania przewagi konkurencyjnej przez współczesne przedsiębiorstwo jest zatem nie tylko posiadanie odpowiednich zasobów intelektualnych, zwłaszcza wiedzy, ale przede wszystkim umiejętność odpowiedniego wykorzystania czasu i zarządzania nim.

Zarządzanie czasem to z pewnością proces bardzo trudny, ale jak widać można się tego nauczyć. Najważniejsze, żeby uświadomić sobie wszystkie czynniki, które składają się na efektywne oraz konkurencyjne zarządzanie czasem. Potem pozostają już tylko ćwiczenia. Strata czasu to cena zbyt wysoka w dzisiejszych czasach, warto więc ćwiczyć tę umiejętność. Czasami na efekty trzeba długo czekać, ale w dłuższej perspektywie możemy zapewnić sobie sukces.

Ostatecznie zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie samym sobą. Aby odnieść sukces, należy zająć wyraźne stanowisko - określić, co jest najważniejsze
i adekwatnie do tego zdążać, a nie tylko o tym marzyć.


„Wiele osób ponosi w życiu porażkę, nie z braku zdolności lub głowy na karku, czy nawet odwagi, ale po prostu dlatego, że nigdy nie zebrali energii, by dążyć do celu”


- Elbert Hubbard

0x01 graphic

Bibliografia

i efektywność - Richard Luecke, przeł. Dorota Strumińska. Wyd. MT Biznes, Warszawa 2006

Aleksandra Laskowska. Wyd. Difin, Warszawa 2001

3


Wyszukiwarka