BOGDAN STEFANOWICZ

INFORMACYJNE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

PRZEWODNIK

WSTĘP

Informacje stanowią jeden z ważnych zasobów w kierowaniu organizacją gospodarczą (OG): przedsiębiorstwem, bankiem, placówką turystyczną, instytucją państwową. W związku z tym akcentuje się potrzebę racjonalnego zarządzania informacją. Wagę tego zasobu dostrzegają zarówno doświadczeni praktycy, jak i teoretycy.

Z tego względu w programach dydaktycznych każdej współczesnej uczelni ekonomicznej poczesne miejsce zajmują przedmioty odnoszące się do zagadnień związanych z gromadzeniem, przechowywaniem, opracowywaniem (przetwarzaniem), udostępnianiem i wykorzystywaniem informacji. Wśród nich na szczególną uwagę zasługuje przedmiot „informacyjne systemy zarządzania” (SI). Dowodem jego znaczenia są liczne podręczniki i skrypty z tego zakresu wydawane zarówno przez indywidualnych autorów, jak i zespoły autorskie wielu uczelni.

Cechą specyficzną proponowanego wykładu jest to, że SI są traktowane jako infrastruktura informacyjna OG, czyli jako układ trzech składników:

• zasobów informacyjnych,

• procesów informacyjnych,

• systemów jako struktur porządkujących owe zasoby i realizujących procesy.

W związku z tym wykład został podzielony na osiem tematów.

Temat 1 (organizacja gospodarcza - OG) i 2 (zarządzanie) budują kontekst wyznaczający rolę i miejsce infrastruktury informacyjnej w obiekcie gospodarczym.

Tematy 3 i 4 przedstawiają informację jako strategiczny zasób, wymagający zorganizowania warunków jego użyteczności.

Temat 5 obejmuje strumienie i procesy informacyjne, podkreślające dynamiczne aspekty informacji.

Tematy 6, 7 i 8 zostały poświęcone ogólnej charakterystyce systemów, systemom informacyjnym oraz zastosowaniom technologii informatycznych, czyli systemom informatycznym.

Tematyka systemów informacyjnych w zarządzaniu jest obszerna. Toteż żaden wykład nie może wyczerpać wszystkich zagadnień w tym zakresie. Wykład pt. „informacyjne systemy zarządzania” opisuje SI w ujęciu statycznym, tzn. przedstawia je jako pewien obiekt poznawczy: jego istotę, funkcje, własności, struktury, rozmaitości. Pominięto natomiast te aspekty SI, które odnoszą się do jego dynamiki: cykl życia SI, jego projektowanie, wdrażanie, doskonalenie. Tym zagadnieniom i obszarom problemowym zostały poświęcone inne wykłady.

Przewodnik ma na celu ułatwić słuchaczowi śledzenie wykładu i przygotowywanie stosownych notatek. Nie jest to skrypt w tradycyjnym znaczeniu. Przedstawia jedynie zarys materiału przewidzianego w programie wykładu. Ma charakter konspektu. Zawiera też wskazówki odnośnie do literatury uzupełniającej, którą słuchacz będzie mógł samodzielnie przestudiować.

Rozwinięcie tez oraz szereg komentarzy zawiera skrypt pt. „Systemy informacyjne zarządzania”, wydany przez Oficynę Wydawniczą SGH w 2007 roku.

Ważny wkład w tym zakresie mogą wnieść sami słuchacze przez zgłaszanie i referowanie własnych tematów zgodnie ze swoimi zainteresowaniami.

1. ORGANIZACJA GOSPODARCZA (OG)

1.1. Aksjomaty centralne

Analiza i zrozumienie istoty organizacji gospodarczych (OG) wymaga oparcia się na określonych trwałych założeniach. Takie założenia są często nazywane aksjomatami. Poniżej formułujemy trzy aksjomaty centralne, które pomogą zrozumieć rozwijane dalej koncepcje zarówno w odniesieniu do samej OG, jak i procesów zarządzania, a dalej - systemów informacyjnych i informatycznych.

Aksjomat Ashby'ego: Nadrzędne są prawa natury.

To natura wyznacza uwarunkowania, w których świat materialny funkcjonuje. Prawa te, z jednej strony, określają (czasem wręcz jednoznacznie wyznaczają) stany, które mogą wystąpić w razie pojawienia się okoliczności początkowych (przyczyn). Z drugiej zaś strony te same prawa określają stany, które na pewno zaistnieć nie mogą przy zaistnieniu tych samych okoliczności początkowych. Oznacza to, że na takie stany liczyć nie można, ani nie trzeba się ich obawiać.

Prawa natury to nie tylko prawa materii. To także prawa odnoszące się do człowieka jako istoty wolnej, rozumnej, nieobliczalnej.

Aksjomat Pogorzelskiego: „Najogólniejszą, najbardziej powszechną, głęboką i wyrazistą przyczyną wszystkiego jest optymalność. W niej zawiera się cały ogrom wiedzy o świecie”.

W. Pogorzelski, O filozofii badań systemowych, Wyd. Nauk. Scholar, Warszawa 2002, s. 47.

Optymalizacja wymieniana przez Pogorzelskiego w kontekście aksjomatu Ashby'ego oznacza minimalizację energii potrzebnej naturze do utrzymania swojego stanu w równowadze. W konsekwencji wzrasta entropia, czyli natura dąży do chaosu, czyli do swojego stanu pierwotnego.

Twierdzenie: Systemy sztuczne (tzn. budowane przez człowieka) w sposób naturalny zmierzają do rozpadu.

Wniosek: Nie można zbudować systemu - a w szczególności OG - na zasadzie perpetuum mobile,

Aksjomat rozwoju: Nie można zmienić ani zahamować rozwoju cywilizacji i rozwoju technicznego - nie można uciec przed rzeczywistością.

Wniosek: Można i trzeba badać kształtujące się tendencje i obserwować skutki tego rozwoju. Skutki te można podzielić na dwa rodzaje: korzystne z punktu widzenia obserwatora i niekorzystne. Te pierwsze będą stanowić szansę, zaś drugie - zagrożenia i przeszkody w osiąganiu celów. Ponieważ nie da się uniknąć (na mocy aksjomatu Ashby'ego) ani pierwszych, ani drugich, to pozostaje jedynie podejmować starania, aby łagodzić skutki negatywne na tyle, na ile może to uczynić obserwator.

Prawo Ashby'ego (Ashby's law): każda różnorodność może być zrównoważona tylko przez inną różnorodność (only variety can destroy variety).

W.R. Ashby, An Introduction to Cybernetics. Methuen, London 1956.

1.2. Cechy OG

OG - otwarty (powiązany z otoczeniem) i dynamiczny (zmieniający się w czasie) układ społeczno-techniczny urzeczywistniający określone cele gospodarcze lub społeczne. Cechy OG:

(1) Konkretny, tzn. istnieje w rzeczywistości.

(2) Celowy: długookresowe przetrwanie, zapewniające osiągnięcie sformułowanych celów.

(3) Sztuczny, powstały w wyniku świadomej i celowej działalności człowieka.

(4) Mieszany - złożony z ludzi, zasobów materialnych i informacji.

(5) Złożony, o niemożliwych do jednoznacznego ustalenia regułach zachowania.

(6) Zawodny: te same bodźce są transformowane na różne, niedające się przewidzieć reakcje.

(7) Stabilny: podejmujący arbitralne decyzje co do swego zachowania w ramach swej swobody

działania.

8. Informacyjny: informowany i informujący. Informacja staje się swoistym spoiwem, łączącym OG z jego otoczeniem.

9. Otwarty przez powiązania z otoczeniem. Żaden obiekt gospodarczy nie może zamknąć się sam w sobie i istnieć tylko dla siebie. Wynika to z jego istoty. Zdolność przetrwania OG zależy od zdolności wykrywania zmian w otoczeniu i adaptowania się do nich: musi systematycznie i stale obserwować, oceniać i monitorować środowisko i dopasowywać się doń z zachowaniem zasady wzajemnej spójności. Czas i skuteczność reakcji na bodźce napływające z otoczenia są ważnym czynnikiem przetrwania.

10. Sterowalny, pozwalający wymuszać określone typy swojego zachowania zgodnie z celem swojego istnienia.

W. Flakiewicz, Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa 1990, s. 23-24.

1.3. Funkcje OG

(1) Organizacyjna:

1. zapewnienie spójnej struktury,

2. określanie zadań,

3. opracowanie przepisów.

(2) Marketingowa: promocja własnego produktu (reklamy, pokazy, wystawy, badanie popytu,

analiza produktów konkurencyjnych itp.).

(3) Rozwojowa: poszukiwanie i wdrażanie nowych produktów.

(4) Handlowa: organizowanie kontaktu z klientem poprzez towar w celu sprzedaży produktu lub

usługi.(5) Produkcji - wytwarzanie produktu (towaru, usługi).(6) Zaopatrzenia (surowce i materiały, energia, urządzenia).

(7) Stosunków międzyludzkich: kierownik - pracownik, pracownik - pracownik.

Ch. Fournier, Techniki zarządzania, Poltex, Warszawa 1993.

1.4. Struktura OG

otoczenie WY/WE

(8) (6) (3) (2) (1) (7) (4) (9) (5) (10)

Legenda

- połączenia informacyjne,

- obustronne połączenia zasileniowe (materiałowe, energetyczne).

(1) Strumień informacyjny WE.

(2) Przetworzone informacje przesyłane przez system informacyjny do systemu zarządzania.

(3) Informacje decyzyjne kierowane przez SI do systemu wytwarzania.

(4) Informacje kierowane przez SI do systemu wytwarzania.

(5) Informacje kierowane przez system wytwarzania do SI.

(6) Przetworzone informacje kierowane do systemu zarządzania.

(7) Informacje wynikowe (WY) wysyłane do otoczenia.

(8) Informacje generowane i przetwarzane wewnątrz systemu zarządzania.

(9) Wewnętrzne informacje systemu informacyjnego.

(10) Wewnętrzne informacje systemu wytwarzania.

Podstawy Informatyki dla ekonomistów, red. A. Nowicki, Wyd. Nauk. PWN, Warszawa 1995, s. 12.

Do funkcjonowania obiektu gospodarczego nie wystarczy system informacyjny w formie przedstawionej na schemacie: potrzebne są na przykład kanały informacyjne służące do przekazywania informacji. Dlatego też zasadna staje się teza, że do zapewnienia sprawnego funkcjonowania OG niezbędna jest infrastruktura informacyjna:

(a) zasoby informacyjne (bazy danych, metainformacje, źródła informacji),

2. procesy informacyjne (zbieranie informacji, jej przechowywanie, przetwarzanie itd.) oraz

3. systemy informacyjne.

Tak więc system informacyjny jest jednym z elementów infrastruktury informacyjnej OG.

1.5. Otoczenie OG

1.5.1. Ogólna charakterystyka

S. Łobejko, Systemy informacyjne w zarządzaniu wiedzą i innowacją w przedsiębiorstwie, „Monografie i Opracowania” SGH nr 527, Warszawa 2004.

S. Sudoł, Przedsiębiorstwo - Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, Wyd.Dom Organizatora, Toruń 2002.

1. Otoczenie OG to strefa oddziaływania nań ze strony obiektów (czynników) nienależących do OG - pozostających poza jego granicami.

2. Analiza otoczenia pozwala dostrzec w nim otoczenie:

1. ekonomiczne: kondycja systemu gospodarczego (inflacja, bezrobocie, polityka fiskalna itp.),

2. ekologiczne (środowisko naturalne, zanieczyszczenia wód, gleby i powietrza, hałasy),

3. technologiczne (technika, technologie, metody),

4. społeczne (struktura demograficzna, rynek siły roboczej),

5. prawne (jednostki ustawodawcze, sądownicze, przepisy, regulacje, prawo pracy).

Poznanie uwarunkowań, w których OG funkcjonuje, wymaga rozpoznania nie tylko wewnętrznych procesów i zdarzeń występujących w OG, lecz także owych czynników zewnętrznych.

1.5.2. Otoczenie bliższe

Obejmuje wszystkie systemy, z którymi OG współdziała bezpośrednio. Należą doń:

1. Jednostki nadrzędne:

1. zakład - przedsiębiorstwo,

2. przedsiębiorstwo - koncern.

2. Jednostki kooperujące w sferze wytwórczej (dostawcy surowców, materiałów, maszyn i urządzeń; odbiorcy gotowych wyrobów itp.).

3. Jednostki wspierające sferę obrotu (biura handlowe, giełdy, firmy spedycyjne, instytucje kredytowe, instytucje ubezpieczeniowe).

4. Jednostki współpracujące w sferze informacyjnej (biura doradcze, biura marketingowe, instytucje naukowe, biura projektowo-badawcze).

(5) Jednostki administracji państwowej i terenowej, organizacje społeczne.

1.5.3. Otoczenie dalsze (makroekonomiczne)

1. Polityka, gospodarka krajowa i światowa.

2. Nauka i oświata.

3. Prawo i wymiar sprawiedliwości.

4. Opieka społeczna.

5. Ochrona środowiska.

6. Stosunki międzynarodowe.

7. System monetarny.

8. Polityka celna.

A. Nowicki, Strategie doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Wyd. AE im. O. Langego we Wrocławiu 1999, s. 45 i dalsze.

1.6. Klasy OG

(1) Gospodarka światowa.

(2) Gospodarka międzynarodowa.

(3) Gospodarka krajowa.

(4) Gospodarka regionalna.

(5) Koncerny międzynarodowe.

(6) Przedsiębiorstwa.

(7) Zrzeszenia przedsiębiorstw.

(8) Przedsiębiorstwa wielozakładowe.

(9) Spółki wieloosobowe i jednoosobowe.

(10) Gospodarstwa domowe.

(11) Spółdzielnie.

(12) Instytucje publiczne (poczta, bank, jednostki administracji państwowej i publicznej: urzędy

gminne, urzędy wojewódzkie itp.).

Ze względu na specyfikę systemów informacyjnych szczególnego znaczenia nabiera wyróżnienie małych i średnich OG (MSOG). Według ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo o działalności gospodarczej (Dz. U. RP nr 173, poz. 1807, rozdz. 7, art. 104 i dalsze) w Polsce stosuje się następującą klasyfikację:

1. Mikroprzedsiębiorstwa - „za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro”.

2. Małe OG - „za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro”.

3. Średnie OG - „za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro”.

(d) Duże OG to takie, które co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniały ponad 250 pracowników oraz

• osiągały przychód netto ze sprzedaży towarów, usług i wyrobów oraz operacji finansowych ponad 50 milionów euro.

„Nie uważa się odpowiednio za mikroprzedsiębiorcę, małego lub średniego, przedsiębiorcy, w którym inni przedsiębiorcy, Skarb Państwa oraz jednostki samorządu terytorialnego posiadają:

1. 25% i więcej wkładów, udziałów lub akcji,

2. prawa do 25% i więcej udziału w zysku,

3. 25% i więcej głosów w zgromadzeniu wspólników, walnym zgromadzeniu akcjonariuszy albo walnym zgromadzeniu spółdzielni”.

1.7. Przykłady niektórych klas OG

(1) Przedsiębiorstwa handlowe (hurtownie, magazyny, sieć handlowa).

1. Praktycznie nie występuje faza produkcji.

2. Zamiast systemu wytwarzania istnieje system obrotu towarowego.

3. System zarządzania i SI są zorientowane na wspieranie funkcji obrotu towarowego.

4. Duże znaczenie ma współdziałanie z otoczeniem - wagi nabierają informacyjne więzi z otoczeniem.

(2) Przedsiębiorstwa usługowe (biura projektowo-badawcze, biura doradczo-marketingowe, biura

turystyczne, zakłady remontowo-naprawcze, zakłady szewskie, hotele, zakłady krawieckie,

zakłady jubilerskie, restauracje, kina, teatry itp.).

1. Zamiast systemu wytwarzania istnieje system działalności usługowej.

2. SI jest nastawiony na obsługę klientów.

(3) Instytucje publiczne (poczta, banki, firmy ubezpieczeniowe).

1. Zamiast systemu wytwarzania występuje działalność podstawowa.

2. Podstawowe znaczenie ma sprawna obsługa klienta - sprawne funkcjonowanie okienek i stanowisk obsługi klienta.

3. SI musi sprzyjać sprawnej obsłudze klienta oraz realizacji wewnętrznych procesów.

(4) Banki

1. Funkcje:

• tworzenie pieniądza jako środka płatniczego,

• zaspokojenie zapotrzebowania na pieniądz za pomocą kredytów,

• pośredniczenie między posiadaczami środków pieniężnych i ich użytkownikami.

2. Zakres działalności banku:

• gromadzenie środków pieniężnych (lokaty),

• udzielanie kredytów,

• prowadzenie rozliczeń finansowych.

3. Wymagania dotyczące SI:

• zapewnienie wysokiej jakości obsługi klientów,

• elastyczność, tzn. nadążność za zmieniającymi się potrzebami klientów,

• wszechstronność: oferowanie szerokiej gamy usług,

• informatywność: zapewnienie informacji dla klientów i pracowników.

• ochrona przed nadużyciami.

5. Jednostki administracji państwowej i publicznej (urzędy, biura).

1. System obsługi klientów jest zbliżony do systemu działalności usługowej.

2. Większość zadań jest realizowana przez kontakty z otoczeniem.

3. Istotnego znaczenia nabierają informacje o otoczeniu.

6. Organizacje publiczne, będące podmiotami pozarządowymi, na przykład stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe, komitety społeczne i inne.

7. Wywiadownie gospodarcze

1. Zajmują się zbieraniem informacji o podmiotach gospodarczych w zakresie:

• ich sytuacji gospodarczej,

• sytuacji organizacyjnej,

• kondycji finansowej,

• powiązań kapitałowych,

• płynności płatniczej.

2. Analizują te informacje.

3. Udostępniają informacje na zasadach komercyjnych.

4. Sprawdzają wiarygodność firm.

1.9. Pytania kontrolne

1. Proszę wymienić i skomentować aksjomaty centralne.

2. Jak należy interpretować aksjomat Ashby'ego w odniesieniu do OG?

3. Jak brzmi prawo Ashby'ego?

4. Jak należy interpretować aksjomat Pogorzelskiego w odniesieniu do OG?

5. Jaką tezę formułuje aksjomat rozwoju?

6. Proszę zinterpretować pojęcie obiektu gospodarczego.

7. Jakie cechy można przypisać obiektom gospodarczym? Jak interpretuje się każdą z tych

cech?

8. Proszę wymienić ważniejsze funkcje obiektu gospodarczego.

9. Proszę scharakteryzować ogólną strukturę obiektu gospodarczego.

10. Co oznacza termin infrastruktura ?

11. Co to jest infrastruktura informacyjna OG?

12. Proszę scharakteryzować ważniejsze strumienie informacyjne w obiekcie gospodarczym.

13. Proszę scharakteryzować otoczenie obiektu gospodarczego - otoczenie bliższe i dalsze. Jaki wpływ na funkcjonowanie OG ma każda z wymienionych jednostek należących do jego otoczenia?

14. Proszę wymienić rodzaje otoczenia OG.

15. Czym różni się dalsze otoczenie OG od bliższego?

16. Proszę scharakteryzować kryteria podziału obiektów gospodarczych na klasy.

17. Jak OG dzieli się na klasy pod względem ich wielkości?

18. Proszę scharakteryzować poszczególne klasy obiektów gospodarczych.

2. ZARZĄDZANIE

2.1. Zarządzanie

1. Ujęcie statyczne: zarządzanie to zespół działań związanych z zapewnieniem osiągnięcia celów (strategicznych).

Ujęcie dynamiczne: zarządzanie to proces, w którego wyniku następuje osiągnięcie celów poprzez zorganizowanie działań, ich wdrożenie i nadzorowanie.

2.2. Zadania

Zadania w zakresie zarządzania OG wynikają z aksjomatów centralnych, głównie zaś z aksjomatu Ashby'ego oraz aksjomatu Pogorzelskiego. Pierwszy podkreśla konieczność uwzględnienia dynamiki otoczenia, drugi zaś przestrzega przed biernością: grozi ona utratą przez OG zdolności przetrwania.

1. Wytyczanie celów i zadań: prognozowanie i przewidywanie, programowanie, planowanie. Szczególne znaczenie ma planowanie strategiczne.

2. Organizowanie i przekazywanie zadań do wykonania.

3. Stymulowanie (motywowanie).

4. Tworzenie warunków techniczno-organizacyjnych i społecznych.

5. Analiza, kontrola i korekta celów i poziomu wykonania zadań.

2.3. Zadania szefa

1. Planowanie - wyznaczanie czynności do wykonania oraz ustalenie uwarunkowań czasowych i technicznych.

2. Szacowanie złożoności i pracochłonności.

3. Opracowanie harmonogramu prac.

4. Rozdzielanie zadań.

5. Kontrola stopnia wykonania zadań.

6. Interwencja w przypadku zagrożenia niewykonania planu.

7. Analiza i wnioskowanie w celu zwiększenia efektywności.

2.4. Zasoby

1. Ludzkie (kadra pracownicza):

1. rekrutacja,

2. przydział zadań oraz określenie praw i obowiązków,

3. nadzór i kontrola,

4. podnoszenie kwalifikacji.

2. Finansowe:

1. polityka gospodarowania finansami: podział na zasoby inwestycyjne, zysk i dywidendę,

2. poszukiwanie źródeł (kredyty, sprzedaż akcji).

3. Techniczne:

1. zakup nowych technologii,

2. konserwacja.

4. Czas.

5. Informacyjne:

1. analiza rzeczywistych potrzeb informacyjnych,

2. polityka udostępniania informacji,

3. organizacja obiegu informacji.

6. Wiedza (informacje + doświadczenia + kontekst):

1. identyfikacja istniejących zasobów wiedzy,

2. pozyskiwanie nowej wiedzy,

3. rozwój wiedzy,

4. upowszechnianie wiedzy,

5. wykorzystanie wiedzy,

6. zachowanie wiedzy, w szczególności w postaci baz wiedzy i innych metod sztucznej inteligencji,

7. podnoszenie kwalifikacji pracowników.

7. Kwestie socjalne: tworzenie warunków sprzyjających osiągnięciu celów.

8. Zasoby związane z otoczeniem:

1. klienci,

2. kontrahenci,

3. podmioty kooperujące,

4. inne.

2.5. Cechy zarządzania

1. Duża różnorodność wariantów do wyboru.

2. Wysokie koszty popełnionych błędów.

3. Niepewność w sprawie przyszłości.

4. Procesy zarządzania OG nie poddają się formalizacji i algorytmizacji - nie ma skutecznej recepty na efektywne zarządzanie firmą.

2.6. Czynniki determinujące sprawność zarządzania

1. Sprawność systemu zarządzania:

1. poziom motywacji,

2. poziom kompetencji.

2. Sprawność systemu informacyjnego:

1. dostępność zasobów informacyjnych,

2. sprawność kanałów informacyjnych.

3. Jakość instrumentalizacji:

1. technika i technologia,

2. know-how - wiedza proceduralna (metody, algorytmy, technologie).

2.7. Metody zarządzania

1. Metoda autorytarna.

1. Przeciętna istota ludzka posiada nieprzezwyciężoną niechęć do pracy i pragnie uniknięcia jej, jeśli tylko może.

2. Z powodu tej cechy człowieka, jaką jest niechęć do pracy, większość ludzi trzeba przymuszać, kontrolować, kierować i karać po to, aby skłonić ich do wysiłku dostatecznego do osiągnięcia celów organizacyjnych.

3. Przeciętna istota ludzka woli być kierowana, pragnie uniknąć odpowiedzialności, posiada minimalne ambicje, pragnie przede wszystkim bezpieczeństwa.

D. McGregor, The Human Side of Enterprise, McGraw-Hill, New York 1960, s. 33 - 34.

2. Metoda oparta na stosunkach międzyludzkich.

1. Fizyczny i umysłowy wysiłek przy pracy jest rzeczą równie naturalną, jak zabawa i wypoczynek.

2. Zewnętrzna kontrola i kary nie są jedynymi sposobami skierowania wysiłku pracowników na osiągnięcie celów organizacyjnych. Człowiek zdolny jest do samokierowania.

3. Uznanie celów za własne jest funkcją nagród związanych z ich osiągnięciem.

4. Przeciętna jednostka ludzka uczy się w pewnych warunkach nie tylko akceptować odpowiedzialność, ale i szukać jej.

5. Zdolność przejawiania [...] dobrej woli i twórczej inicjatywy [...] jest szeroko rozpowszechniona w społeczeństwie.

6. W warunkach współczesnego przemysłu intelektualne zdolności istoty ludzkiej wykorzystywane są jedynie częściowo.

D. McGregor, The Human Side of Enterprise, McGraw-Hill, New York 1960, s. 47.

3. Współcześnie podkreśla się wagę takich koncepcji, jak:

1. Business proces reengineering (BPR): analiza istniejących procesów w OG i ich przeprojektowanie w celu poprawy najważniejszych parametrów gospodarczych.

2. Kompleksowe zarządzanie jakością (total quality management - TQM): uwaga skupia się na szeroko rozumianej jakości.

3. „Na czas” (just in time): dążenie do produkcji określonych wyrobów na czas według zamówień określonych klientów oraz organizowania zaopatrzenia w sposób zapewniający ciągłość produkcji bez przestojów i bez zalegania zapasów w magazynach.

4. Wzorowanie się na najlepszych (benchmark).

5. Koncepcja organizacji (czyli OG) wiecznie uczącej się, w przekonaniu, że wiedza w firmie nie została jeszcze w pełni wykorzystana.

6. Zarządzanie wyszczuplające (lean management) - działanie kooperatywne, akcentowanie odpowiedzialności całej załogi, elastyczny czas pracy.

7. Business intelligence - BI (Stanisław Łobejko tłumaczy ten termin jako ­inteligencja biznesu; wydaje się, że bardziej adekwatny jest termin zwiad gospodarczy - trudności z polskim odpowiednikiem tego angielskiego terminu wynikają z dwuznaczności intelligence: termin ten oznacza zarówno inteligencję, jak i wywiad) - koncepcja polegająca na umiejętnym (inteligentnym) wykorzystaniu dwóch ważnych zasobów: wiedzy i informacji. W podejściu tym można wyróżnić dwie płaszczyzny:

• metodologiczną, związaną z organizacją i realizacją procedur zarządzania OG,

• technologiczną, rozpatrującą rolę środków informatycznych (toteż do BI jeszcze wrócimy w rozdziale poświęconym technologiom informatycznym).

8. Zarządzanie oparte na rozwiązaniach wirtualnych - wirtualne OG.

Zasada „pręta mierniczego” Konfucjusza: stosowanie siebie samego jako wzorca regulującego własne postępowanie.

2.8. Narzędzia zarządzania

1. Metody matematyczne: modelowanie (na przykład ekonometryczne), badania operacyjne, symulację, prognozowanie i inne,

2. Technologie informatyczne.

Pierwsze przypominamy z dwóch powodów: z racji ich ważnej roli w praktyce gospodarczej oraz w celu wykazania ich użyteczności, co - mamy nadzieję - przekona opornych do wyrobienia sobie o nich bardziej przychylnej opinii.

Drugie natomiast wymieniamy ze względu na ich bezpośredni związek z głównym tematem wykładu. Technologiom tym zostanie poświęcona druga część wykładu, poczynając od systemów.

2.9. Horyzont czasowy

1. Zarządzanie operacyjne - sterowanie pracą bieżącą (formułowanie zadań, korekta działań, likwidacja lub minimalizacja odchyleń od ustalonych wytycznych).

2. Zarządzanie taktyczne - ustalanie planów na okres pozwalający z wyprzedzeniem podejmować decyzje co do polityki w najbliższym czasie.

3. Zarządzanie strategiczne - podejmowanie decyzji w sprawie globalnej polityki OG w długim okresie czasowym.

2.10. Przestrzeń problemowa zarządzania

Przedstawiona charakterystyka zarządzania obiektem gospodarczym ukazuje złożoność tej dziedziny. Jej ogarnięcie wymaga zbudowania uogólnionego modelu, swoistej mapy problemowej zarządzania. Mapę tę nazwiemy przestrzenią problemową zarządzania i zdefiniujemy jako iloczyn kartezjański:

P := X(F, M, Z, T, N ... )

gdzie:

P - przestrzeń problemowa zarządzania,

X - znak iloczynu kartezjańskiego,

F - funkcje i zadania zarządzania (prognozowanie, planowanie, programowanie,

organizowanie, kontrolowanie, korygowanie),

M - metody zarządzania (autorytarna, oparta na stosunkach międzyludzkich, poprzez cele, na

podstawie wyjątków; zarządzanie strukturami, zarządzanie procesami - restrukturyzacja),

Z - zasoby (ludzkie, informacyjne, materiałowe, finansowe, energetyczne, techniczne, czas),

T - horyzont czasowy (operacyjny, taktyczny, strategiczny),

N - narzędzia zarządzania,

… - inne osie przestrzeni P: inne rodzaje elementów, które decydent (np. właściciel

przedsiębiorstwa lub zarządca) powinien brać pod uwagę w procesie zarządzania

Cechy przestrzeni:

1. P jest przestrzenią wielowymiarową: w procesach zarządzania trzeba uwzględniać wielowątkowość działania.

2. Przestrzeń P ukazuje rozległość i złożoność problematyki zarządzania. Można ją też traktować jako swoistą mapę zagadnień, z jakimi student powinien się zapoznać, poszukując wiedzy w zakresie zarządzania.

3. Każdy punkt przestrzeni P określa jedną konkretną decyzję związaną z podjęciem działania w zakresie określonej funkcji zarządzania, przy zastosowaniu określonej metody, w odniesieniu do określonego zasobu i w określonym horyzoncie czasowym.

4. Zarządzanie tworzy przestrzeń ciągłą: między punktami należącymi do P zachodzą rozmaite zależności. Interpretowanie zarządzania jako dyskretnego zbioru punktów tej przestrzeni może przypominać postawę studenta traktującego każdy przedmiot wykładany na studiach jako wyizolowany obraz złożonej rzeczywistości gospodarczej. To jak świat widziany przez sito.

5. Ciągłość przestrzeni problemowej zarządzania podkreśla konieczność zbilansowanego, zrównoważonego, systemowego zespołu działań, podporządkowanych celowi ogólnemu firmy, a nie wyizolowanym akcjom z wyselekcjonowanej podprzestrzeni należącej do P.

6. Przestrzeń P wskazuje rozległość infrastruktury informacyjnej, jaką trzeba zbudować i utrzymać jako nieodzowne wsparcie w procesach zarządzania OG.

1. Pytania kontrolne

1. Co oznacza termin zarządzanie?

2. Proszę wymienić funkcje zarządzania. Proszę zinterpretować każdą z tych funkcji.

3. Jak można interpretować aksjomaty centralne w kontekście zarządzania?

4. Jak brzmi prawo Ashby'ego?

5. Proszę scharakteryzować cechy procesów zarządzania.

6. Proszę wymienić i zinterpretować zadania szefa firmy.

7. Proszę scharakteryzować ważniejsze zasoby, którymi trzeba zarządzać w OG.

8. Na czym polega specyfika zarządzania czasem?

9. Proszę scharakteryzować metody zarządzania.

10. Co oznacza termin zwiad gospodarczy (business intelligence)?

11. Co to jest kultura OG? Jak jej kształtowanie w procesach zarządzania wpływa na sytuację firmy na rynku?

12. Co to jest model wartości konkurujących? Jak się go buduje?

13. Proszę scharakteryzować problemy zarządzania z uwzględnieniem horyzontu zarządzania.

14. Proszę scharakteryzować narzędzia zarządzania: metody matematyczne oraz technologie informatyczne.

15. Co to jest przestrzeń problemowa zarządzania? Jak się ją definiuje?

16. Jak należy odczytywać tę przestrzeń w kontekście systemów informacyjnych zarządzania?

3. INFORMACJA

3.1. Definicje i interpretacje

1. Informacja jest różnorodnością, jaką jeden obiekt zawiera o innym obiekcie.

Arkadij D. Ursuł - filozof.

2. Informacja nie jest ani energią, ani materią. Jest to treść zaczerpnięta ze świata zewnętrznego w procesie naszego dostosowywania się do niego i przystosowywania do niego naszych zmysłów.

Norbert Wiener - cybernetyk.

3. Informacja to metaenergia, impuls energetyczny, który reguluje większe ilości energii w różnych rodzajach systemów biologicznych lub fizycznych oraz pomiędzy tymi systemami.

Glynn Harmon - interpretacja fizyczna.

4. Informacja jest specyficznym dobrem niematerialnym, które w miarę postępu gospodarczego oraz rozwoju środków i form komunikowania się społecznego nabiera coraz większego znaczenia, przeobrażając oblicze wielu tradycyjnie zorganizowanych gospodarek świata.

Elżbieta Niedzielska - ekonomista.

5. Informacja to treść komunikatu:

K := <O, X, x, t>

gdzie

K - komunikat infologiczny,

O - opisywany obiekt,

X - cecha (atrybut) obiektu,

x - wartość cechy X,

t - czas, w którym cecha X obiektu O ma wartość x.

B. Sundgren, An infological approach to data bases, Skriftserie Statistika Centralbyran, Stockholm 1973. Pracę można znaleźć w bibliotece Głównego Urzędu Statystycznego.

1. Elementy O, x, X, t komunikatu K, zapisane za pomocą odpowiednich znaków przy uwzględnieniu zasad obowiązujących w warunkach stosowania urządzeń technicznych służących do przetwarzania informacji, noszą nazwę danych. W informatyce przez dane rozumie się „liczby, pojęcia lub rozkazy przedstawione w sposób wygodny do przesyłania, interpretacji lub przetwarzania metodami ręcznymi lub automatycznymi" (Polska Norma 1971). W interpretacji infologicznej dane są to elementy komunikatu K. Sundgren określa je jako „wycinek rzeczywistości przystosowany do reprezentowania innego wycinka rzeczywistości". Takie określenie obejmuje różnego rodzaju dane: zapisy znakowe, reprezentację analogową, mowę, obrazy, dźwięki, wykresy, schematy itd. Zatem forma prezentowania różnych treści (informacji) może być zróżnicowana. Każda taka forma to jawnie występujący lub ukryty zbiór danych.

2. Dane nie są informacjami: są to elementy, z których można złożyć informację. Dane stanowią niższy poziom. Poziom wyższy stanowią informacje. Jeszcze wyższy stopień uogólnienia - to wiedza.

3. Układ elementów w komunikacie K można odczytać jako pewnego rodzaju zależność między nimi. Zależność ta - to relacja zachodząca między elementami komunikatu. Każdą relację można nazwać - przypisać jej określoną nazwę; relację wiążącą elementy komunikatu K nazwiemy informacją. Informacja jest więc swoistą relacją wiążącą dane włączone do komunikatu.

3.2. Rodzaje informacji

Infologiczna interpretacja informacji, oparta na pojęciu komunikatu K, pozwala dostrzec szereg różnych rodzajów informacji:

1. Faktograficzne, opisujące stan obiektu O przez wskazanie cechy X i jej wartości x.

2. Semantyczne, określające znaczenie (semantykę) przypisywane obiektowi O.

3. Proceduralne, opisujące sposób działania.

4. Normatywne. Informacje tego rodzaju określają normy nakładane na O lub wyznaczające warunki jego funkcjonowania.

5. Klasyfikacyjne (taksonomiczne), stanowiące kryteria rozpoznawania klasy, do której należy O, lub rozpoznawania O wśród innych obiektów w zadanym zbiorze. Informacje klasyfikacyjne są niezbędne przy porządkowaniu, grupowaniu i podziale złożonych zbiorowości na podzbiory.

6. Strukturalne, opisujące budowę (strukturę) obiektu O. Informacje tego rodzaju są miarą zorganizowania (uporządkowania) układu - obiektu O.

7. Przestrzenne, odpowiadające na pytania gdzie, skąd, dokąd.

8. Komparatywne, opisujące rozpatrywane stany (normy, założenia) w porównaniu z innym stanem (normą, założeniem). Odpowiadają na pytania czego jest więcej (mniej), co jest dalej (bliżej) i in.

3.3. Przestrzeń informacyjna

Infologiczna definicja informacji oparta została na założeniu, że jest to treść komunikatu K zbudowanego z kilku elementów składowych (danych): O, X, x oraz t. Każda z tych danych należy do odpowiedniego zbioru: O należy zbioru obiektów (zbiór ten oznaczymy O), X - do zbioru cech (zbiór X), x do zbioru {x} wartości cechy X oraz t jest punktem na osi czasu T. Pozwala to zbudować iloczyn kartezjański PI według wzoru:

PI := x (O, X, {x}, T)

gdzie:

x - znak iloczynu kartezjańskiego,

PI - iloczyn kartezjański,

O - zbiór obiektów O,

X - zbiór cech X (atrybutów),

{x} - zbiór wartości atrybutu X,

T - przedział czasu.

Iloczyn PI wyznacza przestrzeń informacyjną obejmującą wszystkie obiekty należące do zbioru O, wszystkie cechy ze zbioru X, wszystkie wartości x wszystkich cech oraz ustalone punkty czasu w przedziale T.

Cechy przestrzeni PI:

1. Każdy jej punkt jest pewnym komunikatem K := <O, X, x, t>, którego elementy należą do O, X, {x} i T.

2. PI jest przestrzenią nieciągłą, ziarnistą, składającą się z punktów (komunikatów) K. Wynika to z faktu, że w PI tylko oś czasu (T) jest osią ciągłą. Natomiast oś O, tzn. zbiór obiektów, oraz X (zbiór atrybutów) składają się z elementów wzajemnie niezależnych i dających się porządkować według różnych kryteriów. Oznacza to, że osie te nie są ciągłe.

3. Przy znanej liczbie obiektów O w zbiorze O, znanej liczbie atrybutów X w zbiorze X, liczbie wartości każdego atrybutu X oraz liczbie punktów na osi czasu T można ustalić liczbę N informacji elementarnych należących do PI. Liczba ta może służyć jako miara pojemności informacyjnej przestrzeni PI.

3.4. Funkcje informacji

1. Informacyjna.

2. Pomiarowa: miara złożoności i różnorodności rzeczywistości.

3. Sterująca: zmniejsza niepewność skutków podejmowanych decyzji.

4. Informacja jako zasób - niewyczerpywalny, strategiczny.

5. Kapitałotwórcza.

6. Demokratyzująca.

7. „Łagodna siła”, przejawiająca się w szczególności w informacji przekazywanej w słowach: słowa mogą wesprzeć, ale też mogą zniszczyć człowieka. Stąd odpowiedzialność za wypowiadane słowa!

8. Informacja jako towar.

9. Informacja jako składnik wiedzy.

(10) Kulturotwórcza.

(11) Informacja jako czynnik demokratyzujący.

3.5. Własności informacji

1. Informacji można przypisać dwojakiego rodzaju atrybuty (cechy):

1. Niezależne od obserwatora, takie, które informacja ma. Cechy te nie zmieniają swoich wartości, ponieważ są to cechy stałe. Będziemy je nazywać własnościami informacji.

2. Zależne od interpretacji obserwatora (użytkownika). Są to cechy zmienne, mogące przyjmować różne wartości. Będziemy je nazywać cechami pożądanymi.

2. Poznanie własności dowolnego badanego wycinka rzeczywistości (w naszym przypadku - informacji) pozwala na:

1. Uniknięcie porażek, czasami dotkliwych katastrof, wynikających z próby podjęcia działań, które z założenia nie liczą się z określonymi właściwościami danego wycinka rzeczywistości R, wbrew temu, co istnieje. Przykładów dostarczają doświadczenia z fizyki (na przykład próba opierania się prawu ciążenia), ekonomii (na przykład próba budowania „realnego socjalizmu”) itp. Trzeba pamiętać o centralnym aksjomacie Ashby'ego: nadrzędne są prawa natury, czyli własności rzeczywistości R.

2. Podjęcie działań racjonalnych, ekonomicznych, zasadnych dzięki uwzględnieniu własności rzeczywistości R.

3. Do własności informacji można zaliczyć:

1. Informacja jest niezależna od obserwatora - jest obiektywna.

2. Te same informacje mają różne znaczenie dla różnych użytkowników (subiektywność ocen i interpretacji). Zatem informacja ma dwoisty charakter: istnieje obiektywnie, lecz przez człowieka jest interpretowana subiektywnie.

3. Każda jednostkowa informacja I(K) opisuje obiekt O tylko ze względu na jedną jego cechę X.

4. Informacja przejawia cechę synergii.

5. Informacja jest różnorodna.

6. Informacja jest zasobem niewyczerpywalnym.

7. Informacja może być powielana i przenoszona w czasie i przestrzeni.

8. Informację można przetwarzać. Przy tym nie musi ulegać zniszczeniu (zużyciu).

4. Wymienione własności informacji mają charakter aksjomatyczny. W związku z tym nazwiemy je aksjomatami infologicznymi.

3.6. Informacje ekonomiczne

3.6.1. Definicje i interpretacje

1. „Treść charakteryzująca zjawiska gospodarcze, zawarta w danych na nośnikach technicznych".

E. Terebucha, System informacji ekonomicznej w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa 1970, s. 26.

2. „Przez informację ekonomiczną należy rozumieć wiadomości stanowiące agregatowe wielkości o faktach i zjawiskach ekonomicznych, które występują w gospodarce światowej i krajowej (makroinformacja) oraz [...] przedsiębiorstwach (mikroinformacja)".

Z. Messner, Informacja ekonomiczna a zarządzanie przedsiębiorstwem, PWN, Warszawa 1971, s. 26.

3. „Informacja ekonomiczna jest to każdy czynnik, na przykład automatyczne zestawienie statystyki ekonomicznej, który obiekt odbierający, na przykład człowiek, przedsiębiorstwo lub urządzenie automatyczne, może wykorzystać do polepszenia swojej znajomości otoczenia i w sprawny sposób przeprowadzić określone celowe działanie ekonomiczne lub zaniechać działania ekonomicznie niecelowego".

T. Bednarek, Jeszcze raz o istocie informacji ekonomicznej w przedsiębiorstwie, „Informatyka” 1972, nr 1, s. 24 - 25.

(4) „Treść wiadomości o stanach, zdarzeniach i procesach gospodarczych".

T. Wierzbicki, System informacji gospodarczej, PWN, Warszawa 1981.

5. „Informacja ekonomiczna to opis stosunków międzyludzkich poprzez rzeczy".

K. G. Szymański, Problemy metodologiczne nauki rachunkowości, „Monografie i Opracowania” nr 260, SGPiS, Warszawa 1989, s. 38.

Myśl tę można przedstawić następująco:

R(P, T) R(T, O)

P --------------- T ---------------- O

gdzie:

P - producent (usługodawca, przedsiębiorstwo),

T - „rzecz" (towar, produkt, usługa),

O - odbiorca (otoczenie),

R(P, T) - relacja między P i T (np. koszty i/lub wielkość produkcji),

R(T, O) - relacja między T i O (np. cena towaru lub usługi, ilość kupowanego towaru).

Informacja ekonomiczna nie opisuje relacji R(P, O), tzn. relacji ponad rzeczami, jak np. uwarunkowania socjopsychologiczne. Są to relacje zachodzące na płaszczyźnie psychologicznej, politycznej, społecznej.

3.6.2. Cechy informacji ekonomicznej

1. Ma wszystkie własności informacji.

2. Jest wyrażana w postaci wielkości mierzalnych, uzupełnianych (subiektywną) oceną jakościową (np. subiektywna ocena jakości towaru lub usługi). „Każdy skomplikowany rachunek [...] prowokuje interpretację zawsze i niezawodnie naiwną - i domaga się jej wyrażenia nie matematyczną formułą czy logicznym wywodem, lecz tym oto naszym językiem”.

W. Pogorzelski, Pitagorejskie życie badaczy systemowych - Operacyjny wyraz filozofii nowej ery, Wyd. Nauk. Scholar, Warszawa 2004, s. 25.

3. Jest informacją złożoną, składającą się z szeregu jednostek elementarnych.

4. Jest szczególnie narażona na błędy z powodu:

1. subiektywnych ocen,

2. opisywania cech często niemierzalnych lub z trudem poddających się mierzeniu (np. ubóstwo),

3. szybkiej dezaktualizacji ze względu na zmiany zachodzące w opisywanych obiektach, procesach i zdarzeniach gospodarczych (np. szybka dezaktualizacja cen w warunkach dużej inflacji).

3.6.3. Rodzaje informacji ekonomicznej

1. W ogólnym ujęciu, występuje w postaci, w jakiej może wystąpić informacja (faktograficzna, proceduralna, normatywna itp.).

2. Makroekonomiczna i mikroekonomiczna.

3. W ujęciu wartościowym i ilościowym.

4. Zewnętrzna i wewnętrzna.

5. Prospektywna (planistyczna, prognostyczna).

6. Retrospektywna (statystyczna, sprawozdawcza, ewidencyjna).

7. Periodyczna, ciągła.

3.6.4. Funkcje informacji ekonomicznej

1. Informacyjna - informowanie o zachodzących zdarzeniach, zjawiskach, procesach.

2. Decyzyjna - stanowi podstawę do podjęcia uzasadnionej decyzji.

3. Sterująca - stanowi podstawę do sterowania ludźmi i ogniwami wykonawczymi OG.

4. Oceniająca - służy za podstawę do oceny działalności OG, rozliczeń finansowych.

5. Optymalizacyjna - służy za podstawę do podejmowania działań racjonalnych (finansowych, kadrowych).

6. Modelowania - stanowi „tworzywo" do budowania modeli w procesach planowania, symulacji.

7. Analityczna - stanowi podstawę do okresowej analizy ekonomicznej OG.

W. Flakiewicz, Cybernetyka ekonomiczna, PWE, Warszawa 1989, s. 51.

E. Terebucha, System informacji ekonomicznej w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa 1982, s. 22, 53 - 58.

3.7. Informacja statystyczna

1. Informacja statystyczna opisuje zbiorowość statystyczną: zbiór jednostek zróżnicowanych ze względu na badaną cechę.

2. Cechy informacji statystycznej:

1. dziedziczy wszystkie ogólne własności informacji,

2. jest informacją liczbową,

3. opisuje obiekty złożone (zbiorowości statystyczne),

4. jest informacją pochodną (agregatem),

5. opisuje rzeczywistość w przybliżeniu,

6. jest informacją retrospektywną.

3. Funkcje informacji statystycznej:

1. źródło wiedzy o otaczającej rzeczywistości,

2. podstawa do oceny zaistniałego stanu,

3. podstawa do ustalenia relacji i współzależności między zjawiskami,

4. podstawa do uogólnionych porównań,

5. podstawa do opracowania prognoz,

6. podstawa do formułowania opinii w sprawie częstości występowania badanego zjawiska, na przykład w sprawie najczęściej popełnianych błędów.

Statystyczna analiza własnych błędów (ortograficznych, życiowych itd.) może ustrzec niejedną osobę przed kolejnymi wpadkami.

3.8. Informacja zarządcza

1. Informacja zarządcza - informacja wykorzystywana w procesie zarządzania firmą.

2. Poziomy informacji zarządczej:

1. Informacje o sytuacji międzynarodowej (światowe zasoby naturalne, światowe prognozy, kursy walut, światowa statystyka demograficzna, zasoby energetyczne i zapotrzebowanie na energię).

2. Informacje o sytuacji w kraju (bilans handlu zagranicznego, stan rolnictwa, statystyka zatrudnienia i bezrobocia, trendy demograficzne).

3. Informacje o firmie (bilans finansowy, analiza płac, stan magazynu, stan firmy na rynku, źródła zaopatrzenia, kooperanci).

4. Informacja wewnętrzna (według działów: analiza wydatków, analiza wyników handlowych).

5. Informacje indywidualne (informacje o pracy wykonanej przez poszczególnych pracowników, zarobki pracowników, świadczenia socjalne).

3. Kategorie informacji zarządczej:

1. Informacje strategiczne (analizy demograficzne i tendencje w zatrudnieniu, inwestycje zagraniczne, koszty surowców, zmiany technologiczne, dostępność surowców).

2. Informacje taktyczne (agregaty informacji operacyjnej: zestawienia porównawcze, bilanse za ostatni okres).

3. Informacje operacyjne (opis wyników bieżącej działalności: stan magazynu, stan zapasów, awarie, przestoje).

H. D. Clifton, A. G. Sutcliffe, Business Information Systems, Prentice Hall, New York 1994, s. 13 - 22.

3.9. Metainformacje

1. Metainformacje - informacje opisujące system informacyjny i jego zasoby informacyjne.

2. Rodzaje metainformacji:

1. opisy zasobów informacyjnych systemu,

2. normy, klasyfikacje, kody,

3. opisy dostępnych środków sprzętowo-programowych,

4. opisy zasad funkcjonowania systemu,

5. opisy użytkowników systemu,

6. opis standardowego serwisu informacyjnego.

3. Funkcje metainformacji:

1. informacyjna,

2. koordynacyjna,

3. instrument ochrony (jakości, spójności),

4. instrument obsługi użytkowników,

5. instrument przyjazności systemu.

4. Przykłady pytań do metabazy:

1. Jakie informacje są dostępne w systemie?

2. Czy można uzyskać informację X?

3. Ile razy była wykorzystana informacja X?

4. Czy miały miejsce próby złamania środków ochrony danych?

5. Użytkownicy metainformacji:

1. użytkownicy systemu informacyjnego,

2. obsługa informatyczna systemu (administrator, operatorzy).

3.11. Pytania kontrolne

1. Co to jest informacja?

2. Proszę scharakteryzować pojęcie informacji w ujęciu filozoficznym, cybernetycznym, eko- nomicznym i infologicznym.

3. Czym różni się pojęcie informacji od pojęcia danej?

4. Proszę scharakteryzować własności informacji. Co oznacza termin własność informacji?

5. Proszę scharakteryzować ważniejsze rodzaje informacji. Na jakie pytania udziela odpowiedzi każdy z rodzajów?

6. Co to jest przestrzeń informacyjna? Co można odczytać z tej przestrzeni?

7. Proszę scharakteryzować funkcje informacji. Która z tych funkcji jest najważniejsza?

8. Proszę uzasadnić twierdzenie, że te same informacje mają różne znaczenie dla różnych użytkowników.

9. Proszę scharakteryzować informacje ekonomiczne.

10. Proszę scharakteryzować rodzaje i funkcje informacji ekonomicznych.

11. Proszę scharakteryzować informacje statystyczne: zdefiniować to pojęcie, podać cechy i funkcje informacji statystycznych.

12. Czym różni się informacja ekonomiczna od informacji statystycznej?

13. Czy informacja ekonomiczna może być informacją statystyczną?

14. Proszę scharakteryzować informacje zarządcze.

15. Co to są metainformacje? Jakie mają znaczenie dla OG?

16. Proszę wymienić i zdefiniować elementy metabazy.

4. ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ

4.1. Specyfika zarządzania informacją

Każdy zasób podlegający zarządzaniu ma swoje specyficzne cechy, wymuszające podejmowanie stosownych działań:

1. Środki finansowe są zasobem przychodzącym z zewnątrz.

2. Czas jest zasobem danym w określonym wymiarze. Nie da się go w żaden sposób kupić ani wydłużyć.

3. Zasobem jest kultura organizacyjna - cele, zwyczaje, preferowane wartości i inne fakty kulturowe danej OG. Tak interpretowana kultura organizacyjna ma wpływ na wyniki funkcjonowania OG. Jest to zasób częściowo wewnętrzny, częściowo zaś kształtowany przez otoczenie.

4. Zarządzenie informacją polega na realizacji zadań, o których była mowa w rozdziale 2:

1. prognozowania,

2. planowania,

3. organizowania,

4. nadzorowania i kontrolowania.

5. Marek Mazur uszczegóławia tę listę i wymienia następujące zadania w zakresie zarządzania informacją:

1. opracowanie i wdrażanie strategii informacyjnych jako wyrazu określonej polityki informacyjnej przedsiębiorstwa,

2. sterowanie przepływami informacji w sieci komunikacyjnej,

3. zapewnienie efektywności eksploatacji systemów informatycznych,

4. zarządzanie jakością informacji,

5. stworzenie bezpieczeństwa informacyjnego firmy,

6. konserwacja systemów informacyjnych, czyli utrzymanie ich w gotowości do efektywnej eksploatacji,

7. rozwój systemów informacyjnych, czyli racjonalne planowanie środków inwestycyjnych na projektowanie i wdrażanie środków informatyki,

8. zapewnienie pożądanego rozwoju kadr informacyjnych przez organizowanie efektywnych form kształcenia,

9. tworzenie efektywnych związków firmy z rynkiem informacyjnym,

10. zapewnienie integracji systemów wykorzystywanych na różnych szczeblach zarządzania i w różnych podsystemach funkcjonalnych,

11. organizowanie kadr potrzebnych do eksploatacji i rozwoju systemu informacyjnego odpowiadającego bieżącym i przyszłym potrzebom,

12. kontrola funkcjonowania i procesu rozwoju systemu informacyjnego,

13. rozdział kompetencji i przydział środków między poszczególne jednostki organizacyjne i stanowiska pracy realizujące zadania na rzecz systemu informacyjnego,

14. przygotowanie, wdrożenie i rozwój systemu motywacyjnego potrzebnego do realizacji celów systemu informacyjnego,

15. opracowanie systemu mierników do sprawowania funkcji zarządczych w sferze informacyjnej.

M. Mazur, Koncepcje wartości i ich przydatność do pomiaru wartości na potrzeby zarządzania informacją, w: Informacja w społeczeństwie XXI wieku, red. A. Łapińska, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, Olsztyn 2003, s. 175-186.

W zarządzaniu informacją konieczne jest uwzględnienie specyficznych cech tego zasobu - jej własności i cech pożądanych. W związku z tym sformułujemy następujące tezy:

1. Informacja to zasób strategiczny ⇒ Konieczna jest szczególna dbałość o ten zasób.

2. Informacja ma rozkład asymetryczny ⇒ Wnioski:

1. Część posiadanych informacji może stanowić „łakomy kąsek” dla niepowołanych osób.

2. Niektórych informacji może brakować.

3. Konieczna jest racjonalna polityka informacyjna.

3. Informacje mogą ulegać obciążeniu błędami ⇒ Konieczna jest organizacja systemu ochrony jakości informacji.

4. Informacje mogą pochodzić z różnych źródeł ⇒ Trzeba zadbać o ich spójność: własność synergii sprawia, że połączenie dwóch wzajemnie spójnych jednostkowych informacji stanowi lepszą podstawę do podejmowania decyzji niż wiele informacji niespójnych.

4.2. Potrzeby informacyjne

4.2.1. Źródła potrzeb informacyjnych

Źródłem potrzeb informacyjnych mogą być:

1. Wrodzona potrzeba posiadania informacji jako wiedzy o otaczającym świecie.

2. Ciekawość.

3. Chęć dorównania innym.

4. Chęć dominacji nad innymi.

5. Potrzeby bytowe.

6. Potrzeby wynikające z działalności zawodowej.

4.2.2. Ogólny model luki informacyjnej

(1) Potrzeby informacyjne i związaną z nimi lukę informacyjną ilustruje poniższy schemat:

Q -------- <U, M, I>

I_U I_L

gdzie:

Q - rozwiązywane zadanie (kontekst),

U - użytkownik,

M - metody stosowane przez użytkownika do rozwiązania Q,

I - informacje potrzebne do rozwiązania Q przy zastosowaniu metod M,

I_U - informacje posiadane przez użytkownika,

I_L - informacje potrzebne do rozwiązania Q, których nie ma użytkownik - luka informacyjna.

(2) Potrzeby informacyjne I są uwarunkowane trzema kontekstami:

1. Przez kontekst wynikający z treści rozwiązywanego zadania Q.

2. Przez osobowość U poszukującej tego rozwiązania (jej ogólnej wiedzy, doświadczeń, zdolności i predyspozycji itp.).

3. Stosowanych metod M.

4.2.3. Cechy luki informacyjnej

1. Jest zawsze czyjąś luką.

2. Jest luką ze względu na zadanie Q.

3. Ma rozmyte granice: trudno jest ustalić stopień niezbędności (przydatności) każdej konkretnej jednostkowej informacji I(K).

4. Jest zmienna w czasie - ze względu na zmieniające się warunki rozwiązywania Q, rozwijającą się wiedzę użytkownika oraz rozwijające się metody rozwiązywania Q.

5. Wymaga różnorodnych informacji: faktograficznych, proceduralnych, normatywnych itp.

6. Zawsze występuje ze względu na niemożność zebrania wszystkich informacji na zadany temat: informacja jest niewyczerpywalna.

4.2.4. Badanie potrzeb informacyjnych

Badanie potrzeb informacyjnych to ustalenie:

1. rodzaju potrzebnych informacji,

2. sposobu wykorzystania informacji przez użytkownika, w szczególności przewidywanych grupowań wyników (przekrojów),

3. cykliczności pojawiania się potrzeb informacyjnych,

4. cech pożądanych (jakościowych) informacji,

5. stopnia niezbędności informacji (informacje bezwzględnie potrzebne, informacje przydatne - pomocnicze),

6. dających się przewidzieć zmian,

7. źródeł, skąd potrzebną informację można uzyskać oraz

8. metod pozyskiwania informacji.

4.2.5. Metody badania potrzeb informacyjnych

1. Metoda inwentaryzacyjna.

1. Założenia: bada się istniejące zasoby i strumienie informacyjne w OG i ocenia się ich przydatność.

2. Cechy metody:

• pozwala uzyskać obraz aktualnego stanu OG w przybliżeniu,

• nie stanowi dobrej podstawy do podejmowania decyzji w sprawie nowych rozwiązań.

2. Metoda ankietowa.

1. Założenia: użytkownicy opisują swoje potrzeby informacyjne, odpowiadając na pytania zawarte w ankiecie.

2. Cechy metody: pozwala poznać poglądy użytkownika.

3. Metoda wstępnej oferty.

1. Założenia: projektodawca przedstawia propozycję w sprawie zasobów informacyjnych z prośbą o ustosunkowanie się do niej użytkowników - skreślenie zbędnych informacji i dopisanie brakujących.

2. Cechy metody:

• zakłada aktywność projektodawcy oraz użytkowników,

• może nie doprowadzić do uwzględnienia rzeczywistych ważnych potrzeb użytkowników, szczególnie w razie ich biernej postawy lub braku znajomości obszaru problemowego ze strony projektodawcy.

(4) Metody administracyjne.

1. Założenia: potrzeby informacyjne mogą być wyznaczone drogą służbową stosowanie do zadań i obowiązków na każdym stanowisku pracy.

2. Cechy metody: pozwala określić minimalny zakres potrzeb informacyjnych zgodnie z zadaniami Q wyznaczanymi przez szczebel nadrzędny. „Z góry”, czyli z pozycji kierownictwa, nie zawsze jednak są widoczne wszystkie szczegóły towarzyszące rozwiązywaniu Q na poziomie wykonawczym, czyli na stanowiskach wykonawczych.

(5) Metody rozwiązań modelowych:

1. Badanie przypadków.

2. Analiza systemowa.

3. odelowanie analityczne.

4. Metoda czynników kluczowych.

5. Przyjmowanie założeń strategicznych.

(6) Metoda obserwacji zadań rozwiązywanych na danym stanowisku i analizy funkcji:

• Określenie celu i zakresu obserwacji.

• Specyfikacja stanowisk i przypisanych do nich funkcji.

• Analiza cech funkcji (rodzaj, zakres, zmienność w czasie, horyzont czasowy).

• Dobór źródeł (wywiady i rozmowy, dokumentacja formalna, analiza funkcji rzeczywiście realizowanych na danym stanowisku).

1. Zasady badania potrzeb informacyjnych

1. Jednoznaczne określenie potrzeb informacyjnych jest możliwe tylko w odniesieniu do zadań Q rozwiązywanych metodami algorytmicznymi: algorytmy jednoznacznie wyznaczają nie tylko rodzaj i kolejność działań, lecz także rodzaj niezbędnych argumentów (informacji), jaki muszą być podane jako „dane wejściowe”. Wszystkie inne metody, oparte na postępowaniu heurystycznym, jedynie w przybliżeniu wskazują rodzaj potrzebnych informacji.

2. Informacje dotyczące potrzeb powinny być zbierane z różnych źródeł i na podstawie różnych metod.

3. Każda postulowana informacja jako potrzeba powinna być oceniona ze względu na stopień jej konieczności lub przydatności w opinii użytkownika.

4. Należy odróżniać rzeczywiste potrzeby od szumów informacyjnych - unikać dążenia do zebrania „wszystkich informacji”, „kompletu informacji”.

1. Jakie informacje będą potrzebne?

2. Czy w ogóle będą potrzebne? Pamiętajmy, że - przynajmniej teoretycznie - można zebrać wiele różnych informacji, tylko zawsze to kosztuje: pieniędzy i czasu.

3. Gdzie można takie informacje zdobyć?

4. Kto te informacje opracuje i ile to będzie kosztować?

J. Penc, Decyzje w zarządzaniu, Wyd. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1995, s. 183.

(7) Racjonalizacja procesu badania potrzeb informacyjnych wymaga opracowania scenariusza:

1. określenia rodzaju i kolejności prowadzonych analiz,

2. określenia źródeł informacji i sposobów jej zebrania,

3. ustalenia czasu, miejsca i sposobu prowadzenia rozmów na temat potrzeb informacyjnych,

4. przygotowania listy pytań, które będą zadawane badanym użytkownikom.

6. Zakres badania potrzeb informacyjnych

1. Zakres tematyczny potrzeb: podzbiór obiektów wchodzących w orbitę zainteresowań użytkownika i ich cech (obiekty, procesy, zdarzenia wewnętrzne OG i zewnętrzne).

2. Ilościowa charakterystyka potrzeb: jak duży (liczny) jest zbiór danych wynikający z zakresu tematycznego potrzeb.

3. Źródła informacji, w szczególności rodzaj i umiejscowienie dokumentów źródłowych niosących potrzebne informacje.

4. Sposób przekazywania informacji użytkownikom.

5. Stopień tolerancji w zakresie opóźnień w dostarczaniu informacji.

6. Każdy OG musi mieć swoją „mapę potrzeb informacyjnych” (katalog potrzeb).

Józef Oleński twierdzi, że w gospodarce zawsze zachodzi potrzeba posiadania pewnego minimalnego zasobu informacyjnego i dodaje, że wraz z rozwojem społecznym i postępem technicznym owo minimum rośnie.

J. Oleński, Ekonomika informacji, PWE, Warszawa 2001.

6. Przykładowe (niezbędne) zasoby informacyjne

1. Informacje opisujące tendencje społeczno-demograficzne.

2. Charakterystyka różnych gałęzi przemysłu i branży, do której należy OG.

3. Informacje dotyczące OG:

1. zamierzenia strategiczne OG,

2. zadania priorytetowe w zakresie wprowadzania nowych technologii, wyrobów i usług.

4. Informacje opisujące potencjał kadrowy (zasoby ludzkie):

1. struktura zatrudnienia, w tym charakterystyka poziomu wykształcenia w porównaniu z potrzebami,

2. predyspozycje kadry kierowniczej,

3. potrzeby, aspiracje, kreatywność i preferencje pracowników.

5. Opis posiadanych (niezbędnych) zasobów:

1. finansowych i ich źródeł,

2. rzeczowych i źródeł zaopatrzenia,

3. energetycznych ich źródeł.

6. Informacje opisujące partnerów i kooperantów (pośredników).

7. Informacje opisujące konkurencję, na przykład ich obroty, rodzaj i sposób prowadzenia reklamy, zakres oddziaływania na rynku.

8. Informacje opisujące klientów (zwłaszcza przy stosowaniu strategii CRM):

1. ich preferencje i upodobania,

2. przydatność różnych form reklamy,

3. oferty firm konkurencyjnych,

4. liczba i rodzaj pośredników,

5. stan zapasów na rynku,

6. warunki płatności,

7. sposoby zbytu.

9. Informacje opisujące rynki zbytu (w ujęciu dynamicznym).

4.3. Jakość informacji - cechy pożądane

4.3.1. Jakość

Jest to cecha złożona, opisująca uogólniony stopień usatysfakcjonowania ze względu na rozpatrywany obiekt. Cząstkowe cechy jakości:

1. Przydatność - zbiorczy stopień spełnienia wymagań dotyczących przeznaczenia danego obiektu.

2. Poprawność - stopień spełnienia wymagań dotyczących sposobu wytworzenia obiektu.

3. Użyteczność (operatywność, skuteczność) - stopień spełnienia wymagań dotyczących użyteczności.

4. Doznaniowość - stopień spełnienia wymagań doznaniowych.

5. Opłacalność (oszczędność, efektywność) - stopień spełnienia wymagań ekonomicznych.

J. Markowski, Ocena jakości wykonania systemów informatycznych zarządzania, Wyd. SGPiS, Warszawa 1984, maszynopis.

4.3.2. Cząstkowe cechy jakości informacji

1. Dokładność.

2. Aktualność.

3. Terminowość.

4. Szczegółowość.

5. Jednoznaczność.

6. Zrozumiałość.

7. Kompletność (wystarczalność).

8. Selektywność.

9. Istotność (znaczenie użytkowe, waga).

(10) Wiarygodność.

Uwagi:

1. Nie ma cech „najważniejszych", waga każdej cechy pożądanej zależy od konkretnego użytkownika. Jakość informacji jest więc pojęciem subiektywnym.

2. Lista cech jakościowych jest nieograniczona: każdy użytkownik może dopisać do niej własne wymagania.

3. Każda cecha jakościowa musi być traktowana jako kryterium przydatności informacji.

4. Każda cecha jakościowa:

• to cecha pożądana - użytkownik żąda, aby pozyskiwana informacja spełniała kryterium jakościowe opisywane przez daną cechę w najwyższym stopniu, a przynajmniej w stopniu, który go satysfakcjonuje;

• cecha pożądana może przyjmować różne wartości (być spełniona w różnym stopniu): konkretna informacja może być mniej lub bardziej aktualna, mniej lub bardziej szczegółowa, dokładna, jednoznaczna itp.;

• zasadnicza różnica między cechami pożądanymi a cechami-własnościami informacji polega na tym, że własności nie są stopniowalne, natomiast cechom pożądanym można przyporządkować różne wartości - stopnie ich spełnienia przez daną informację.

4.3.3. Ilościowa ocena jakości informacji

1. Przyjmujemy, że informacja jest treścią komunikatu K. A więc jej jakość może być oceniana na podstawie oceny, na ile komunikat ten spełnia wymagania jakościowe informacji, formułowane przez użytkownika.

2. W takim razie ogólną formułę jakości informacji można zdefiniować jako wartość pewnej funkcji f(n,m) określona wzorem:

n - m

f(n, m) = ---------

n

gdzie:

n - liczba komunikatów w zbiorze,

m - liczba komunikatów niespełniających przynajmniej jednego kryterium jakościowego.

B. Stefanowicz, Informacja, SGH, Warszawa 2004.

4.3.4. Szumy informacyjne

Zgodnie z centralnym aksjomatem Pogorzelskiego natura dąży do minimalizacji energii potrzebnej do utrzymania swojej równowagi. To sprzyja zwiększeniu entropii, czyli chaosu. W odniesieniu do jakości informacji zasada ta objawia się w tendencji do obniżania się poziomu tej jakości w procesach zbierania informacji, jej gromadzenia, przetwarzania, udostępniania z powodu pojawiania się szeregu przyczyn niekorzystnie oddziaływujących na jej poziom. Te przyczyny określa się mianem szumów.

1. Rodzaje szumów:

1. semantyczne (zniekształcenie treści),

2. semiotyczne (zniekształcenie formy),

3. pragmatyczne (zniekształcenia przydatności).

2. Przyczyny powstawania szumów:

1. błędy metodologiczne w zbieraniu, przetwarzaniu, udostępnianiu i wykorzystywaniu informacji,

2. błędy techniczne (awaria urządzeń, błędy w oprogramowaniu),

3. błędy organizacyjne.

3. Metody i sposoby eliminacji szumów:

1. kontrola pracy wykonywanej przez człowieka,

2. konserwacja urządzeń i oprogramowania,

3. kompetencje obsługi,

4. audyt systemu informacyjnego.

4.3.5. Cechy niepożądane informacji

1. Nadmiar informacji: „nawał informacji - zawał mózgu" (Stefan Garczyński).

2. Rozwlekłość (powtarzanie się tych samych danych, nadmierna liczba przykładów).

3. Ogólnikowość.

4. Inne - zaprzeczenie cech pożądanych.

4.3.6. Systemy ochrony jakości informacji

Do zadań takich systemów należy:

1. weryfikacja gromadzonych informacji w celu identyfikacji ewentualnych nieścisłości i błędów oraz ich eliminacja,

2. ustalenie rodzaju i rozkładu błędów,

3. ustalenie najpoważniejszych źródeł i przyczyn ich zaistnienia,

4. ustalenie stopnia obciążenia zgromadzonego materiału błędami: jeżeli poziom obciążenia będzie duży, to mogą powstać uzasadnione wątpliwości co do celowości korzystania z takiego materiału.

4.4. Spójność informacji

4.4.1. Spójność

Spójność dwóch obiektów to cecha podkreślająca istnienie w obu jakiegoś identycznego elementu. Ów wspólny obiekt jest traktowany jako warunek ich spójności. W odniesieniu do informacji I₁ oraz I₂ spójność S(I₁, I₂) jest definiowana w sposób następujący:

S(I₁, I₂) := I₁ ! I₂ / W, α

S(I₁, I₂) - spójność informacji I₁ oraz I₂,

I₁, I₂ - rozpatrywane informacje,

W - warunek spójności,

α - stopień (poziom) spójności,

! - znak spójności.

Spójność informacji I₁ oraz I₂ zakłada istnienie w odpowiednich komunikatach K₁(I₁) i K₂(I₂) „takiego samego” elementu (danej) w kontekście warunku W: wspólnej danej, pozwalającej traktować I₁ oraz I₂ jako „takie same” ze względu na W.

4.4.2. Warunki spójności

1. Podstawą spójności są elementy komunikatu infologicznego.

2. Spójność językowa - spójność merytoryczna: wspólne kody, klasyfikacje, nazewnictwo.

3. Spójność techniczna (sprzęt, nośnik informacji).

4. Spójność technologiczna.

5. Spójność czasowa.

4.4.3. Potrzeba zapewnienia spójności

Spójność informacji ma duże znaczenie dla OG:

1. Jest warunkiem wzajemnego porozumiewania się wszystkich uczestników przedsiębiorstwa.

2. Jest warunkiem współdziałania (harmonizacji) systemów występujących w OG.

3. Jest warunkiem wykorzystania informacji z różnych źródeł.

4. Jest warunkiem formułowania poprawnych wniosków.

5. Jest warunkiem wzbogacenia wiedzy.

4.4.4. Własności spójności

1. Spójność jest cechą odnoszącą się do podzbiorów informacji cząstkowych. W takim podzbiorze muszą wystąpić przynajmniej dwie informacje cząstkowe I₁ oraz I₂. Nie można badać spójności pojedynczych informacji.

2. Spójność jest uzależniona od warunku W.

3. Spójność jest cechą rozmytą (mierzoną stopniem α) - nie może być rozpatrywana w kategoriach tak/nie.

4. Jest zmienna w czasie: na mocy aksjomatu Pogorzelskiego spójność na ogół słabnie pod wpływem różnorodnych czynników.

4.4.5. Instrumenty spójności

1. Metabaza informacyjna (język, nomenklatury, klasyfikacje).

2. Rozwiązania metodologiczne.

3. Rozwiązania organizacyjne.

4. Rozwiązania technologiczne.

5. Wspólna baza sprzętowa.

4.4.6. Przykłady instrumentów spójności

1. REGON - rejestr jednostek organizacyjnych: osób prawnych i fizycznych (OG).

2. PESEL - Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności.

3. SWW - Systematyczny Wykaz Wyrobów.

4. KTM - Kod Towarowo-Materiałowy.

5. Klasyfikacje międzynarodowe:

1. EKD: Europejska Klasyfikacja Działalności;

2. ISCO: klasyfikacja zawodów;

3. ICD: międzynarodowa klasyfikacja chorób, urazów i przyczyn zgonów;

4. NCS (NATO Codification System) - Natowski System Kodyfikacyjny, obejmujący identyfikację, klasyfikację oraz procedury zarządzania pozycjami zaopatrzenia obiektów i/lub grup obiektów wojskowych, straży pożarnej, policji itp.

4.5. Ochrona informacji

4.5.1. Polityka bezpieczeństwa systemu

1. Zestaw reguł określających wykorzystanie informacji, łącznie z jej przetwarzaniem, przechowywaniem, dystrybucją i prezentacją niezależnie od wymagań dotyczących bezpieczeństwa i celów bezpieczeństwa.

2. Plan lub sposób postępowania przyjęty w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego.

4.5.2. Polityka bezpieczeństwa informacji

1. Zestaw praw, reguł i wskazówek praktycznych, które ustalają sposób zarządzania zasobami informacyjnymi, ochrony i rozpowszechniania informacji.

4.5.3. Potrzeba ochrony

1. Trzeba zapewnić płynność procesów informacyjnych.

2. Informacje należą do cennych zasobów - trzeba je szanować i chronić.

3. Trzeba zapewnić poufność informacji.

4. Trzeba chronić SI przed nadużyciami.

5. W razie konieczności - trzeba udowodnić winę lub uwolnić od podejrzeń.

4.5.4. Zagrożenia

1. Przypadkowe:

1. awarie sprzętu,

2. pożar, powodzie itp.

2. Nieprzypadkowe:

1. nieuczciwość człowieka,

2. kradzież informacji,

3. fałszowanie informacji,

4. sabotaż,

5. wirusy programowe.

4.5.5. Zagrożenia według częstości występowania

1. Błędy i przeoczenia personelu.

2. Nieuczciwość personelu - nieuczciwe wykorzystanie informacji przy autoryzowanym dostępie.

3. Pożar.

4. Rozgoryczenie pracowników.

5. Szkody wodne (powódź, zalanie wodą).

Kevin Mitnick - najsłynniejszy haker świata drugiej połowy XX wieku, w swoim czasie osoba najpilniej poszukiwana przez FBI - dowodzi, że największym zagrożeniem jest naiwność ludzi.

4.5.6. Rodzaje chronionych zasobów

1. Zasoby informacyjne.

2. Zasoby metabazy informacyjnej.

3. Sprzęt.

4. Oprogramowanie.

5. Urządzenia do transmisji danych.

4.5.7. Zasady ochrony

1. Każda szkoda powinna być zauważona jak najszybciej.

2. Za ochronę informacji odpowiada jej posiadacz: najlepiej zabezpieczy każde dobro jej właściciel. Zabezpieczenie będzie tym efektywniejsze, im bardziej właściciel ceni dane dobro.

3. Środki ochrony powinny być proporcjonalne do zagrożenia: nie ma sensu chronić rzeczy, której nic nie zagraża.

4. Skupienie ryzyka w jednym miejscu zwiększa zagrożenie, ale też zmniejsza koszty ochrony.

5. Dostęp do informacji musi być ograniczony rzeczywistymi potrzebami.

6. Jedno zabezpieczenie nie stanowi ochrony (ochrona „cebulowa"). Trzeba jednak pamiętać, że zwykłe nagromadzenie środków ochrony nie gwarantuje podniesienia bezpieczeństwa systemu: może powstać sprzeczność w działaniu między użytymi środkami. Trzeba pamiętać o prawie Ashby'ego: tylko jedna różnorodność (rozmaitość metod i środków ochronnych) jest w stanie przeciwstawić się innej różnorodności (rozmaitości niekorzystnych bodźców z otoczenia, które - zgodnie z aksjomatem Ashby'ego - jest nadrzędne).

7. Każdy środek ochronny wymaga także ochrony.

8. System zabezpieczeń jest tak pewny w takim stopniu, jak jego najsłabsze ogniwo.

9. System chroniący przed rozmyślnym naruszeniem powinien cechować się elementem zaskoczenia intruza.

10. Znajomość tajemnicy powinna być podzielona - jedna osoba zna jedną jej część, zaś druga - resztę.

11. Skuteczność barier ochronnych można mierzyć czasem potrzebnym na ich przełamanie.

4.5.8. Środki i sposoby ochrony

Z prawa Ashby'ego wynika, że różnorodność zagrożeń wymaga zorganizowania spójnego systemu ochrony informacji, wyposażonego w różnorodne metody i narzędzia ochronne.

1. Środki fizyczne: służą zapobieganiu powstawania zagrożeń, a czasem także likwidacji skutków pożaru, kradzieży, włamania. Przykłady środków fizycznych:

1. zamki (magnetyczne),

2. szafy, drzwi pancerne i przeciwpożarowe,

3. detektory dymu.

2. Środki organizacyjne: procedury postępowania z zasobami, zasady związane z przygotowaniem, obsługą i użytkowaniem systemu (kopiowanie, kontrola) - jednoznaczny podział praw i obowiązków, kompetencji, odpowiedzialności; kontrola, nadzór.

3. Środki komputerowo-programowe: hasła, kontrola przed nieupoważnionym dostępem, dublowanie sprzętu.

4. Ochrona prawna: informacji jako własności oraz oprogramowania.

Wierzcie, rycerze: na nic pancerze, na nic się tarcze zdały.

Przez stal, żelazo w serce się wrażą Kupida ostre strzały.

4.6. Organizacja zarządzania zasobami informacyjnymi

Sprawność zarządzania zasobami informacjami wymaga:

1. Uświadomienia wśród członków załogi wagi zasobów informacyjnych i ich znaczenia dla OG.

2. Włączenia problematyki zarządzania tym zasobem do planów (strategicznych) OG.

3. Powołania głównego specjalisty (w randze odpowiadającej roli głównego księgowego), wyposażonego w odpowiednie uprawnienia, którego zadaniem będzie organizowanie procesów zarządzania zasobami informacyjnymi:

1. planowania niezbędnych zasobów,

2. podejmowania działań zwiększających poziom jakości, spójności i stopnia zabezpieczenia,

3. organizowania szkoleń,

4. prowadzenia kontroli,

5. organizowania audytu.

4.7. Zarządzanie zasobami informacyjnymi w małych i średnich OG

W pracach poświęcanych zagadnieniom zarządzania zasobami informacyjnymi na ogół milcząco zakłada się, że zagadnienie to dotyczy dużych organizacji gospodarczych - dużych OG. Tymczasem na uwagę zasługują także małe i średnie podmioty gospodarcze, które na całym świecie oraz w Polsce tworzą liczebnie dominującą większość. Badania tej kwestii przeprowadziła Agnieszka Tokaj-Krzewska:

1. W wielu firmach informacja nie jest jeszcze istotnym elementem strategii działania.

2. Nie ma osób czy zespołów odpowiedzialnych za zbieranie informacji (z wyjątkiem firm handlowych, które i tak powierzają to zadanie wszystkim swoim akwizytorom).

3. Pozyskane informacje mają charakter przypadkowy, a samo ich zbieranie nosi znamiona działania przypadkowego.

4. Najczęściej poszukiwane są dane związane z bieżącą sytuacją branży/rynku, przy czym służą one jednorazowym celom i nie składają się na spójny obraz środowiska, w którym dana firma funkcjonuje.

5. Pozyskanych informacji nie gromadzi się, nie kataloguje, a podstawową formą ich przechowywania są nośniki elektroniczne typu dyskietka, płyta CD.

6. Informacje chroni się w takim zakresie, w jakim jest to wymagane przepisami prawa.

7. Trudno jest mówić o jakiejkolwiek polityce informacyjnej czy strategii ochrony informacji.

8. W wielu przypadkach dystrybucja informacji odbywa się w sposób dość liberalny (poczta elektroniczna z szerokim dostępem pracowników, spotkania zespołowe), a ograniczenia w tym zakresie sprowadzają się w istocie do nadania przez zarząd niektórym informacjom klauzuli poufności (czego konsekwencją jest zawężenie kręgu osób poinformowanych).

9. Stosowanie bardziej sformalizowanych i jednorodnych zasad obiegu informacji należy do wyjątków i deklarowane było jedynie przez firmy działające na rzecz wojska lub stanowiące filie firmy zagranicznej.

10. Ochrona informacji realizowana jest doraźnie jako ograniczony dostęp związany z zajmowanym stanowiskiem lub rodzajem wykonywanej pracy; są to działania wymuszone (nakaz prawny, wymagania partnera/konkurenta), a nieuświadamiane przez badanych.

11. Firmy przywiązują niewielką wagę do znaczenia informacji w prowadzonej działalności gospodarczej.

12. Respondenci traktują informację w sposób instrumentalny, jako narzędzie służące podejmowaniu decyzji związanych z bieżącym funkcjonowaniem.

13. Najistotniejsze są dla nich dane na temat polityki handlowej czy strategii marketingowych realizowanych przez ich konkurentów.

14. Tego typu informacje wpływają bezpośrednio na ich sytuację rynkową, modyfikując przyjęte wcześniej założenia.

15. Respondenci nie traktują informacji w kategoriach zasobów niematerialnych i nie wiążą ich ze zdobywaniem czy powiększaniem przewagi konkurencyjnej.

16. Poszukiwanie informacji nie jest dla nich elementem świadomej strategii działania.

17. Z tego względu nie są skłonni inwestować środków w działania podnoszące wartość informacji czy odpowiednie systemy jej gromadzenia, katalogowania i ochrony.

18. Brak ochrony informacji nie jest pochodną złej kondycji finansowej firm, ale mentalności właścicieli i kadry zarządczej.

A. Tokaj-Krzewska, Ochrona informacji w przedsiębiorstwie - aspekty ekonomiczne i prawne,SGH, Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie, Warszawa 2003, niepublikowana praca badawcza.

4.9. Pytania kontrolne

1. Proszę scharakteryzować pojęcie potrzeb informacyjnych użytkownika.

2. Proszę scharakteryzować ważniejsze cechy luki informacyjnej.

3. Co oznacza termin badanie potrzeb informacyjnych użytkownika?

4. Proszę scharakteryzować metody badania potrzeb informacyjnych użytkownika.

5. Proszę scharakteryzować zakres badania potrzeb informacyjnych użytkownika.

6. Proszę scharakteryzować zasady badania potrzeb informacyjnych użytkownika.

7. Co oznacza pojęcie mapa potrzeb informacyjnych OG?

8. Proszę uzasadnić twierdzenie, że badanie potrzeb informacyjnych OG należy do ważnych zadań zarządzania.

9. Proszę scharakteryzować pojęcie jakości informacji.

10. Proszę wymienić listę cech jakościowych (pożądanych) informacji.

11. Która z cech jakościowych informacji jest najważniejsza? Proszę uzasadnić swój pogląd.

12. Czy cechy pożądane można uznać za własności informacji?

13. Co to szumy informacyjne? Proszę scharakteryzować ważniejsze rodzaje szumów infor-macyjnych i przyczyny ich powstawania.

14. Który z aksjomatów centralnych może uzasadnić tezę o naturalnej tendencji do obniżania się jakości informacji?

15. Proszę wymienić kilka cech niepożądanych informacji i uzasadnić swoją opinię, że są to cechy niepożądane.

16. Jaką rolę może odegrać raport wykrytych błędów, sporządzony w procesie weryfikacji jakości danych?

17. Co to są błędy pozorne w zasobach informacyjnych?

18. Jaka jest różnica w organizacji weryfikacji jakości informacji w jednorazowych procesach przetwarzania i systemach pracujących cyklicznie?

19. Co oznacza pojęcie spójności informacji? Dlaczego informacje powinny być wzajemnie spójne?

20. Proszę scharakteryzować cztery wybrane kryteria spójności informacji.

21. Proszę uzasadnić twierdzenie, że całokształt zabiegów w zakresie ochrony jakości informacji należy do ważnych zadań w zakresie zarządzania.

22. Proszę scharakteryzować środki i instrumenty ochrony spójności informacji.

23. Co oznacza pojęcie poufności informacji?

24. Dlaczego informacje trzeba chronić?

25. Proszę scharakteryzować ważniejsze niebezpieczeństwa grożące informacji.

26. Proszę scharakteryzować ważniejsze sposoby ochrony informacji.

27. Dlaczego zaleca się jednoczesne stosowanie kilku sposobów ochrony informacji?

28. Proszę scharakteryzować zasady ochrony informacji.

29. Proszę uzasadnić twierdzenie, że ochrona informacji należy do zadań zarządzania zasobami informacyjnymi.

30. Jak kształtują się działania w zakresie zarządzania zasobami informacyjnymi w małych i średnich OG?

5. STRUMIENIE i PROCESY INFORMACYJNE

Procesy informacyjne stanowią drugi - obok zasobów informacyjnych - kluczowy element infrastruktury informacyjnej OG. W tym rozdziale przedstawimy ogólną charakterystykę tych procesów. Zaczniemy jednak od strumieni informacyjnych, ukazujących informację w ujęciu dynamicznym.

5.1. Strumień informacyjny

Jest to systematycznie (cyklicznie) powtarzający się przepływ informacji.

5.2. Cechy strumienia

1. Ukazują informację w ujęciu dynamicznym.

2. Towarzyszą strumieniom realnym, czyli zdarzeniom i procesom związanym z realizacją zadań gospodarczych OG.

3. Opisują strumienie realne.

4. Ułatwiają oddziaływanie na strumienie realne.

5.3. Struktura strumienia

1. Nadawca (źródło informacji).

2. Odbiorca (użytkownik).

3. Kanał: układ organizacyjno-techniczny komórek i urządzeń służących do przekazywania informacji.

4. Pętla zwrotna, pozwalająca na kierowanie zapytań przez odbiorcę informacji do źródła - na przykład w celu upewnienia się, czy odebrane dane niosą treść przekazywaną przez źródło (czy nie nastąpiło przekłamanie).

5.4. Atrybuty strumienia

Atrybut strumienia - parametr opisujący określony aspekt:

1. Treść informacyjna (rodzaj przekazywanych informacji).

2. Intensywność strumienia (ilość informacji, na przykład liczba dokumentów przekazywanych w określonej jednostce czasu: w ciągu godziny, dnia lub tygodnia).

3. Szybkość przepływu informacji: czas potrzebny na przesłanie informacji od źródła do odbiorcy.

4. Zmienność (intensywności, treści, szybkości) w czasie.

5. Występowanie szumów:

1. podczas nadawania,

2. podczas odbioru,

3. w kanale.

6. Różnorodność form informacji:

1. dokumenty,

2. nośniki maszynowe,

3. środki multimedialne.

7. Intensywność strumienia nie może przekraczać zdolności percepcyjnych odbiorcy:

1. tezaurusa pojęciowego (infosfery) - zdolności zrozumienia informacji,

2. potrzeb informacyjnych,

3. „mocy przerobowej": możliwości wykorzystania informacji ze względu na czas i inne okoliczności ograniczające.

Bardzo głośna muzyka, zbliżająca się do granic percepcyjnych ucha ludzkiego, może spowodować zakłócenie jej odbioru (nie mówiąc już o urazach słuchu!).

Niejeden mały chłopiec chciałby zobaczyć jadące armaty, ale kiedy nadjeżdżają, to zamyka oczy z powodu hałasu i nic nie widzi.

5.5. Rodzaje strumieni

1. Ukierunkowane na:

1. obsługę problemów,

2. opis dziedziny,

3. obsługę określonych funkcji zarządczych.

2. Planowane lub nieplanowane.

3. Ciągłe (systematyczne) lub występujące sporadycznie, występujące w znacznych odstępach czasowych.

4. Strumienie informacji rozliczeniowej, ewidencyjno-kontrolne.

5. Strumienie informacji analitycznej, służące do oceny stanów i procesów oraz oceny czynników zewnętrznych.

6. Strumienie informacji zadaniowej (prognozy, programy, plany).

7. Strumienie regulujące, kierowane z systemu zarządzania do systemu wytwarzania.

8. Strumienie zwrotne, kierowane z systemu wytwarzania do systemu zarządzania.

9. Strumienie komunikacyjne, kierowane z/do otoczenia.

5.6. Analiza strumieni informacyjnych

1. Cele analizy:

1. określenie efektywności strumienia (przydatność informacji, intensywność strumienia, selektywność informacji w strumieniu);

2. ustalenie „wąskich gardeł" w strumieniu - barier zakłócających sprawny przepływ informacji;

3. określenie celowości i kierunku zmian dotyczących strumienia (na przykład celowości jego automatyzacji).

2. Kryteria oceny strumienia:

1. rodzaj i przeznaczenie informacji;

2. dokładność opisu (wystarczalność informacji dla kontroli wykonania zadania, wystarczalność informacji dla oceny stopnia i jakości realizacji zadań);

3. użyteczność informacji: dla odbiorcy, do realizacji zadań, potrzeba wszystkich kopii dokumentów, stopień szczegółowości informacji;

4. skuteczność strumienia: czy inny sposób nie jest skuteczniejszy (np. telefon), czy występują informacje rzadko wykorzystywane;

5. konieczność strumienia: czy strumień nie dubluje innych strumieni, czy można połączyć niektóre strumienie, czy występują dokumenty (np. sprawozdania) często sporządzane, lecz rzadko wykorzystywane;

6. niezawodność strumienia: stopień zaufania użytkowników do dostarczanej informacji;

7. stopień odpowiedzialności (rzetelności) za dostarczany materiał informacyjny.

U. Gros, System informacyjny w organizacji gospodarczej, PWN, Warszawa 1989, s. 94-95.

5.7. Procesy informacyjne

5.7.1. Ogólne założenia

1. Proces - przebieg powiązanych przyczynowo, następujących po sobie zmian stanowiących stadia rozwoju, przeobrażania się czegoś.

Słownik współczesnego języka polskiego. Wyd. Wilga, Warszawa 1996, s. 854.

2. Proces to uporządkowana sekwencja operacji realizowanych dla osiągnięcia określonego celu.

3. Proces informacyjny to uporządkowana sekwencja operacji związanych z budową i utrzymaniem zasobów i strumieni informacyjnych.

4. Do procesów informacyjnych zalicza się:

1. analizę potrzeb informacyjnych (patrz podrozdz. 4.2),

2. generowanie informacji,

3. gromadzenie informacji wraz analizą jej jakości i procesami związanymi z utrzymaniem tej jakości,

4. przechowywanie informacji,

5. przetwarzanie informacji,

6. przesyłanie informacji,

7. udostępnianie informacji,

8. interpretacja i wykorzystanie informacji.

J. Oleński, Ekonomika informacji - Metody, PWE, Warszawa 2003.

Przedstawiona lista procesów wyznacza cykl życia informacji. Cykl ten można przedstawić jako sekwencję procesów, poczynając od ustalania potrzeb informacyjnych i kończąc na wykorzystaniu informacji przez użytkownika.

5.7.2. Generowanie informacji

1. Jest to proces związany z realizacją planów opracowanych podczas analizy potrzeb informacyjnych.

2. Generowanie informacji „polega na wygenerowaniu informacji w określonym języku i nadaniu jej formy wiadomości” - pisze Józef Oleński.

3. Informacja jest modelem określonego wycinka rzeczywistości, oznaczonego jako obiekt O w komunikacie K. Wobec tego można założyć, że skoro istnieje ów obiekt O, to jak cień automatycznie pojawia się określona informacja I(K) na jego temat. Zatem informacja istnieje i nie zachodzi potrzeba jej „generowania”, a jedynie jej odszukania w przestrzeni informacyjnej PI, o której była mowa w podrozdziale 3.3. Zadanie polega więc na zidentyfikowaniu w tej przestrzeni potrzebnych informacji i ich „wyłuskaniu” stamtąd.

4. Owszem, niekiedy trudno liczyć na istnienie poszukiwanej informacji w przestrzeni PI i wtedy rzeczywiście trzeba ją wytworzyć - wygenerować. Patrz także komentarz 5.1: generowanie informacji.

5.7.3. Gromadzenie informacji

1. Proces ten to planowe zbieranie i przechowanie informacji w sposób zapewniający możność późniejszego wielokrotnego jej wykorzystania. W tym celu są budowane wyspecjalizowane służby informacyjne, których praca oparta jest na:

1. prowadzeniu ewidencji (systemy ewidencyjne),

2. prowadzeniu specjalistycznych badań (na przykład rynku, zwiad gospodarczy).

2. Gromadzeniu informacji musi towarzyszyć analiza jej jakości z uwzględnieniem kryteriów formułowanych w kontekście jej wykorzystania (patrz rozdz. 4).

3. Gromadzona informacja musi być przechowywana. Podstawą tych procesów są bazy danych.

5.7.4. Przetwarzanie informacji

Przetwarzanie informacji będziemy rozpatrywać w ujęciu infologicznym, czyli przy założeniu, że informacja jest treścią komunikatu składającego się z danych. A zatem przetwarzanie informacji jest ściśle związane z przetwarzaniem danych.

1. Przetwarzanie danych to proces generowania nowych informacji (informacji wynikowych I_wy) na podstawie informacji istniejących (informacji wejściowych I_we).

2. W interpretacji infologicznej istotę przetwarzania danych należy interpretować jako:

1. rozpakowanie wejściowego (zadanego) komunikatu K_we oraz

2. wygenerowanie innego komunikatu K_wy, zbudowanego z danych różniących się od danych zawartych w komunikacie K_we.

3. Każda operacja przetwarzania danych w powyższym sensie, jeżeli prowadzi do pojawienia się nowego komunikatu K_wy dostarczającego nowej informacji I_wy(K_wy), jest operacją przetwarzania informacji I_we(K_we) w informację I_wy(K_wy).

4. Specyficzną cechą przetwarzania danych jest to, że w tym procesie dane wejściowe nie ulegają zniszczeniu, natomiast pojawiają nowe informacje.

5.7.5. Interpretacja informacji

1. Informacja I(K) dostarczana przez komunikat K jest modelem (namiastką) określonego obiektu O.

2. Odbiorca U takiego komunikatu K otrzymuje pewien obraz owego obiektu i na podstawie tego obrazu usiłuje zrekonstruować (rozpoznać) ten obiekt.

3. Jeżeli sposób prezentacji danych w komunikacie K i wybrany język są jednoznaczne i zrozumiałe dla U, tzn. mieszczą się w jego tezaurusie pojęciowym (w zbiorze już znanych mu pojęć, terminów, reguł i zasad), wówczas interpretacja I(K) będzie jednoznaczna i poprawna w stosunku do założeń, jakie nadawca tej informacji zakładał. Oznacza to, że U zidentyfikował i rozpoznał opisywaną przez I(K) obiekt O.

4. Jeżeli jednak powyższe warunki nie zostały spełnione, to U zapewne odczyta w I(K) opis jakiegoś innego obiektu (obiektu O') różniącego się od O, który nie jest tożsamy z O.

5. W konsekwencji nastąpi mylna interpretacja otrzymanej informacji: użytkownik będzie zakładał, że ma opis obiektu O, chociaż w istocie ma opis obiektu O'.

6. Interpretacja informacji jest nierozłącznie związana z jej rozumieniem.

5.7.6. Wykorzystanie informacji

1. Wykorzystanie informacji to podejmowanie określonych bezpośrednich działań pod jej wpływem.

2. W tym procesie użytkownik popełnia wiele błędów:

1. Występuje nadreaktywność użytkownika, polegająca na formułowaniu nieracjonalnych oczekiwań w związku z błędną interpretacją pozyskanych informacji.

2. Występuje zjawisko inercji w zakresie podejmowania decyzji.

3. Do błędów popełnianych w procesie wykorzystania informacji należy zaliczyć:

• małą elastyczność w przyjmowaniu i interpretowaniu nowych informacji: kierowanie się przede wszystkim wcześniej przyjętymi subiektywnymi kryteriami bez względu na treść odbieranych informacji;

• zachowawczość i brak odwagi przy podejmowaniu decyzji;

• nadmierną pewność siebie w ocenie kształtujących się tendencji.

5.9. Pytania kontrolne

1. Co to jest strumień informacyjny?

2. Proszę scharakteryzować cechy strumienia informacyjnego.

3. Proszę scharakteryzować atrybuty strumienia informacyjnego. Który z tych atrybutów jest najważniejszy? Dlaczego?

4. Proszę scharakteryzować rodzaje strumieni informacyjnych. Jakie Pani/Pan przyjmuje kryteria podziału strumieni?

5. Na czym polega analiza strumieni informacyjnych?

6. Proszę opisać kryteria oceny strumienia informacyjnego.

7. Jak można interpretować konieczność strumienia?

8. Co znaczy pojęcie skuteczności strumienia informacyjnego?

9. Co oznacza pojęcie niezawodności strumienia informacyjnego?

10. Czy pojęcie rzetelności strumienia informacyjnego wiąże się z pojęciem spójności informacji, czy też z jej jakością lub poufnością?

11. Proszę scharakteryzować ważniejsze strumienie informacyjne w OG - strumienie wejściowe, wyjściowe oraz wewnętrzne.

12. Proszę wymienić i scharakteryzować ważniejsze procesy informacyjne.

13. Co to znaczy: przetwarzać informację?

14. Na czym polega interpretacja informacji?

15. Co to znaczy: wykorzystać informację? Proszę podać własne przykłady.

6. SYSTEM

6.1. Definicje

1. Ujęcie strukturalne

1. B. Langeforse: „zbiór obiektów, zwanych częściami, połączonych wzajemnie w określony sposób".

2. R.A. Johnson, F.E. Kast, J.E. Rosenweig: „System można określić jako zorganizowaną lub złożoną całość, jako zbiór lub kombinację rzeczy lub części tworzących złożoną lub jednostkową całość".

2. Ujęcie metodologiczne

I. Aleksander: „System - sposób podziału złożonych światów".

3. Uwagi

1. Ujęcie strukturalne podkreśla strukturę systemu: z czego się składa (elementy, powiązania między nimi). Przy tym owe obiekty i części mogą mieć różną naturę - nie muszą być jednorodne.

2. Ujęcie strukturalne kieruje uwagę na system jako układ rzeczy (rozumianych w szerokim znaczeniu). Jest to statyczne spojrzenie na system. Wśród tych „rzeczy” trzeba pamiętać o procesach zachodzących w systemie - o dynamice systemu.

3. W ujęciu strukturalnym system istnieje wówczas, gdy jego części są wzajemnie powiązane za pomocą określonej struktury sterującej - mechanizmu sterującego. Bez takiego mechanizmu system jako zorganizowana struktura nie będzie w stanie przetrwać na mocy centralnego aksjomatu Pogorzelskiego.

4. Ujęcie systemowe zjawisk i procesów gospodarczych to odejście od analizy łańcuchów przyczynowo-skutkowych i badanie wzajemnych relacji.

(4) Aby zdefiniować system w ujęciu strukturalnym, trzeba:

1. określić jego cele,

2. określić poziom abstrakcji, na którym będą rozpatrywane elementy systemu,

3. wyznaczyć granice systemu stosownie do wyznaczonego poziomu abstrakcji, tzn. zidentyfikować jego elementy składowe oraz elementy należące do jego otoczenia,

4. określić procesy, jakie system realizuje, oraz zdefiniować funkcję transformującą sygnały odbierane przez system z otoczenia na sygnały emitowane przezeń do otoczenia.

6.2. Aksjomaty systemowe

Nim przejdziemy do bliższej charakterystyki systemów, a w szczególności systemów informacyjnych, przedstawimy pewne ogólne stwierdzenia, które są na tyle oczywiste, że nie wymagają żadnych dowodów. Stwierdzenia te nazwiemy aksjomatami systemowymi. Będą one stanowić podstawę do uzasadnienia szeregu tez w sprawie systemów.

Aksjomat synergii: System przejawia cechę synergii.

Synergia - efekt współdziałania dwóch lub więcej czynników (elementów składowych, części) w jakimś procesie lub układzie. Przykładem efektu synergii jest praca zespołowa: w odróżnieniu od pracy grupowej, zespół wspólnie pracuje nad pewnym zagadnieniem, dążąc do wspólnego rezultatu, natomiast członkowie grupy pracują równolegle („współbieżnie”), ale każdy ma swój cel i zadanie.

1. Na miano systemu zasługuje tylko taki układ wzajemnie połączonych elementów, który zapewnia uzyskanie pożądanego efektu (właściwości, funkcji), jakiego nie mogą dostarczyć posiadane elementy poza układem tworzącym ów system.

2. Całość (system) jest najważniejsza: części systemu nie mogą być zrozumiałe (ich cechy i przeznaczenie), jeżeli nie są rozpatrywane na tle całości - systemu, mają znaczenie drugoplanowe i wynikają z koncepcji całości (w tym ujawnia się metodologiczna interpretacja pojęcia systemu).

3. Jeden z błędów popełnianych przy budowaniu systemów polega na niezbilansowaniu jego elementów: koncentrowaniu uwagi na jednym kosztem innych.

Aksjomat kontekstu: Na każdy system oddziałuje jego otoczenie.

Każdy system jest wyselekcjonowaną częścią rzeczywistości. Innymi słowy, zrozumienie systemu nie może ograniczać się wyłącznie do niego samego - jego elementów składowych i relacji między nimi. Otaczająca nas rzeczywistość jest ciągła. A zatem każdy system musi być traktowany jako element pewnej szerszej całości.

Aksjomat równoważności systemów: Różne systemy mogą prowadzić do tego

samego celu.

Oznacza to, że systemy mogą być równoważne pod względem osiąganych rezultatów (celów, funkcji, właściwości). Każdy z nich może jednak charakteryzować się inną miarą skuteczności i efektywności oraz innymi kosztami budowy i funkcjonowania.

Aksjomat sprawności systemu: Sprawność systemu pod względem kryterium K

zależy od sprawności jego najsłabszego elementu pod względem tegoż

kryterium K.

Kryterium K może oznaczać niezawodność systemu, jego dynamikę, odporność na zakłócenia ze strony otoczenia, elastyczność, o której wspomina aksjomat Ashby'ego, siłę oddziaływania na otoczenie i każdą inną cechę, jaką obserwator przypisuje danemu systemowi.

6.3. Cechy systemu

1. System składa się z elementów związanych zależnościami (relacjami). Części systemu można analizować i zrozumieć tylko wtedy, jeśli są rozpatrywane na tle całości. Zajmowanie się (analiza, modernizacja) pojedynczym elementem może prowadzić do naruszenia wewnętrznej spójności systemu, do jego wypaczenia. Stąd też podejście systemowe wyklucza redukcję systemu do jego pojedynczych elementów.

2. Żaden element systemu nie jest odizolowany od pozostałych elementów: wszystkie stanowią jedną spójną całość.

3. Każdy element systemu może być rozpatrywany jako samodzielny system.

4. Każdy system może być traktowany jako element systemu większego.

5. Z założenia, system przejawia cechę synergii. Synergia systemu pojawia się tylko wtedy, kiedy między jego elementami zachodzą określone związki - kiedy system jest wewnętrznie spójny.

6. System jest pojęciem sztucznym: to człowiek ukształtował to pojęcie i teraz dzieli świat na systemy według swoich celów.

7. System ma rozmyte granice: jest wyróżniany (analizowany, budowany) zgodnie z intencją konkretnego kreatora, a każdy człowiek (kreator) może mieć inne cele nawet w odniesieniu do tego samego wycinka rzeczywistości.

8. W systemie występują trojakiego rodzaju zasoby:

1. materialne, kształtujące materialne granice systemu,

2. energetyczne, determinujące intensywność funkcjonowania systemu,

3. informacyjne, określające relacje między różnymi częściami (elementami) systemu.

Naturalnym stanem przyrody jest chaos (centralny aksjomat Pogorzelskiego). Wymaga on najmniej energii do utrzymania tego stanu. System jako uporządkowany stan narusza ów stan naturalny - stan chaosu. Zatem aby system mógł przetrwać, muszą być uruchomione odpowiednie siły, które zneutralizują tendencję natury do osiągnięcia stanu naturalnego: chaosu.

Wniosek: Nie wystarczy zaprojektować i wdrożyć system - trzeba go potem utrzymać w zorganizowanym i uporządkowanym stanie. A to zawsze będzie wymagać odpowiedniego wysiłku i środków.

6.3. Struktura opisu systemu

1. Cele systemu.

2. Funkcje systemu.

3. Struktura według:

1. procesów,

2. zbioru obiektów,

3. ogniw funkcjonalnych,

4. rozwoju.

4. Rodzaje wejść (WE - bodźce odbierane przez system z otoczenia).

5. Rodzaje wyjść (WY - sygnały wysyłane przez system do otoczenia).

6. Procesy transformacji WE na WY - funkcja występująca w każdym systemie jako jego nieodłączny element składowy.

7. Otoczenie systemu.

8. Cechy specyficzne systemu.

6.6. Pytania kontrolne

1. Co to jest system?

2. Dlaczego są budowane systemy?

3. Kiedy zachodzi konieczność budowy systemu?

4. Proszę scharakteryzować pojęcie systemu według ujęcia strukturalnego metodo- logicznego.

5. Proszę wymienić aksjomaty systemowe i wyjaśnić ich sens.

6. Proszę scharakteryzować cechy systemu.

7. Co oznacza pojęcie synergii w odniesieniu do systemu?

8. Jakie zasoby można wyróżnić w każdym systemie? Jaką rolę odgrywa każdy z tych zasobów?

9. Proszę opisać strukturę systemu.

10. Proszę udowodnić tezę, że obiekt gospodarczy jest systemem. Jaki to system?

11. Jaka jest różnica między systemem i zbiorem? Kiedy zbiór staje się systemem i odwrotnie: kiedy system staje się zbiorem?

7. SYSTEM INFORMACYJNY (SI)

7.1. Interpretacje SI:

Termin system informacyjny jest używany w dwojakim znaczeniu: jako nazwa pewnej dziedziny działalności człowieka oraz, po wtóre, jako nazwa określonej klasy systemów.

1. SI jako dziedzina:

1. Obejmuje:

• komputery: podstawy wiedzy o komputerach;

• strategie: analiza wpływu informacji na strategie OG;

• psychologię: badania dotyczące dróg wykorzystania informacji przez człowieka oraz poszukiwanie sposobów wsparcia procesów decyzyjnych.

2. Zajmuje się:

• badaniami operacyjnymi w zakresie rozwoju technik i metod realizacji procesów informacyjnych oraz analizą podstaw budowy i eksploatacji SI w sensie narzędziowym;

• lingwistyką: analiza roli języka oraz poszukiwanie „przyjaznych” sposobów komunikowania się człowieka z komputerem;

• teorią organizacji: analiza wpływu organizacji (jako struktury) na człowieka;

• ergonomią: poszukiwanie efektywnych sposobów interakcji człowiek-komputer oraz sposobów uczynienia z komputera naturalnego narzędzia pracy.

2. SI jako narzędzie do realizacji procesów informacyjnych. Jest to główny temat tego rozdziału.

7.2. Definicje

1. „[...] wyodrębniony czasowo i przestrzennie układ przetwarzania informacji, będący zbiorem celowo ze sobą powiązanych elementów, w którym są:

1. źródła danych,

2. metody ich gromadzenia i przetwarzania,

3. kanały przepływu informacji,

4. środki materialne i ludzie,

5. miejsca przeznaczenia informacji”.

Elżbieta Niedzielska

2. „System informacji ekonomicznej jest językiem komunikowania się człowieka w sferze działalności gospodarczej”.

Wojciech Olejniczak

3. „System informacyjny - system złożony i celowy, operujący poprzez ludzi zasobami informacyjnymi wejściowymi, wewnętrznymi i wyjściowymi, aby realizować określone funkcje za pomocą posiadanych środków, metod i technik w określonym czasie i przestrzeni”.

Agnieszka Szewczyk

4. „System informacyjny - zbiór strumieni informacyjnych opisanych na strukturze sfery procesów realnych i sfery procesów zarządzania”.

E. Kolbusz, A. Nowakowski, Informatyka dla ekonomistów - Teoria. Systemy. Metody, Zachodniopomorska Szkoła Biznesu, Szczecin 1994, t. I, s, 22.

5. „Zbiór powiązanych procesów informacyjnych, to znaczy generowanie informacji, zbieranie, przechowywanie, przetwarzanie itd.”.

J. Oleński, Ekonomika informacji, PWE, Warszawa 2001.

6. System informacyjny OG to infrastruktura, której zadaniem jest logistyczne zapewnienie dostarczenia informacji według zapotrzebowania użytkownika we właściwym miejscu, czasie i formie oraz z uwzględnieniem wymagań jakościowych, jakie ów użytkownik stawia. W tym sensie SI to układ wielu podsystemów, z których każdy realizuje określone zadania.

Wnioski:

1. Różnorodność definicji podkreśla bogactwo treści, jakie wiążą się z pojęciem systemu.

2. Jeżeli może się wydawać, że niektóre definicje przeczą innym (co w niektórych przypadkach da się zauważyć), to na ogół różnice wynikają z uwzględnienia innego punktu widzenia: niektóre zwracają uwagę na strukturę systemu („układ”, „zbiór”), inne podkreślają dynamikę („procesy”, „strumienie informacyjne”), jeszcze inne odwołują się do SI jako narzędzia („język komunikowania się”).

3. Każdy podsystem trzeba rozpatrywać w ujęciu statycznym, to znaczy ze względu na jego strukturę (z czego się składa), oraz w ujęciu dynamicznym (jakie zachodzą w nim procesy informacyjne i jak te procesy są realizowane).

7.3. Struktura SI

W ogólnym ujęciu SI można przedstawić następująco:

SI := <T, I, C>

gdzie:

SI - system informacyjny;

T - technika i technologia;

I - zasoby informacyjne;

C - człowiek.

Rozwinięcie niektórych elementów SI pozwala wyróżnić:

1. Strukturę informacyjną: <ZW, IW, IO, MI>

1. ZW - zasoby wiedzy załogi,

2. IW - informacje wewnętrzne OG,

3. IO - informacje o otoczeniu OG,

4. MI - metabaza informacyjna.

Do zasobów informacyjnych OG zalicza się:

1. informacje w postaci „twardej”: dające się zapisać w bazach danych, dokumentacji itp.,

2. informacje w postaci „miękkiej”: doświadczenia zatrudnionych specjalistów, anegdoty na temat firmy, nieformalne wykazy i listy kontaktów itp.

A. Zaliwski, Korporacyjne bazy wiedzy, PWE, Warszawa 2000, s. 37.

2. Strukturę techniczną:

1. środki techniczne wraz z oprogramowaniem,

2. środki pomocnicze, na przykład nośniki danych, dokumenty,

3. środki łączności i sieć przekazywania danych.

3. Strukturę technologiczną <WE, WY, BD, P>

1. WE - moduł (procedury) wejścia,

2. WY - moduł (procedury) wyjścia,

3. BD - baza danych,

4. P - moduł (procedury) przetwarzania WE na WY.

4. Strukturę organizacyjną (komórki wyspecjalizowane):

1. ośrodek obliczeniowy,

2. sekretariat,

3. dział informacji (ekonomicznej, statystycznej, technicznej, patentowej),

4. dział prawny,

5. dział kadr,

6. dział księgowości.

5. Strukturę przestrzenną - przestrzenne rozmieszczenie elementów SI.

7.4. Aksjomaty SI

Aksjomat egzystencjalny: System informacyjny w OG powstaje wraz z kształtowa-

niem się obiektu gospodarczego.

Zasadność aksjomatu wynika z następujących przesłanek:

1. OG jest systemem.

2. W rozdziale 6 w każdym systemie wyróżniliśmy trzy rodzaje zasobów, w tym zasoby informacyjne. Zatem w OG jako systemie od początku istnieją pewne zasoby informacyjne.

3. Wszystkie elementy systemu muszą być odpowiednio uporządkowane. Zatem zasoby informacyjne także muszą być uporządkowane.

4. Uporządkowanie to polega na zorganizowaniu przepływu informacji od źródeł informacji do odbiorców tych informacji. W ten sposób w OG można wyróżnić określone strumienie informacyjne.

5. Z definicji E. Kolbusza i A. Nowakowskiego wynika, że układ strumieni informacyjnych można traktować jako system informacyjny.

Wniosek: Bezzasadna jest teza w sprawie konieczności projektowania i budowania systemu informacyjnego w OG: system taki istnieje od początku. Należy jednak dążyć do doskonalenia SI.

Aksjomat rozwoju: SI ma tendencję do rozrastania się.

Tendencja ta wynika zarówno z działań zamierzonych, jak i niezamierzonych. Podstawą działań zamierzonych są plany rozwoju SI w zakresie pozyskiwania nowych źródeł informacji, objęcia obserwacją nowych obszarów biznesowych.

Działania niezamierzone w zakresie rozwoju SI to działania związane z dynamiką OG:

1. wzrastające zapotrzebowanie na informację, wynikające z rozwoju OG,

2. konieczność realizacji nowych funkcji lub metod zarządzania, co pociąga za sobą konieczność poszerzenia serwisu informacyjnego i rozbudowy SI,

3. pojawienie się nowych obszarów gospodarczych i wynikające stąd nowe potrzeby informacyjne.

Aksjomat Flakiewicza: Złożoność SI w obiekcie gospodarczym rośnie szybciej niż

złożoność samego obiektu gospodarczego.

Złożoność OG można mierzyć liczbą komórek organizacyjnych wchodzących w skład tej organizacji. Niech liczba ta wynosi n. Zakładamy, że każda z tych n komórek musi w jakiś sposób komunikować się z pozostałymi. Jeżeli każda z owych n komórek będzie się kontaktować z każdą inną komórką, to pojawi się N = nx(n - 1) strumieni informacyjnych. Rozróżniamy przy tym strumień łączący komórkę A z komórką B od strumienia łączącego B z A, w ogólnym bowiem przypadku mogą to być różne strumienie. Na przykład komórki należące do zarządu (oznaczymy je A) mogą przesyłać informacje sterujące do komórek podległych (komórek B), zaś te ostatnie wysyłają do A informacje sprawozdawcze. Jeżeli teraz OG uzupełni swoją strukturę o jakąś nową komórkę organizacyjną, to nową liczbę N' strumieni trzeba wyliczyć ze wzoru:

N = (n + 1)xn.

Porównanie liczby N i N´ prowadzi do wyniku:

N´ - N = (n + 1)xn - nx(n - 1) = n² + n - n² + n = 2n

Zatem przyrost złożoności struktury OG o jedną komórkę organizacyjną spowoduje przyrost złożoności systemu informacyjnego - mierzonej liczbą strumieni informacyjnych - o 2n.

Liczba N tych strumieni będzie większa od n. Zatem istotnie złożoność SI mierzona liczbą N w danym OG będzie większa od złożoności obiektu, mierzonej liczbą n.

Trzeba też pamiętać o konieczności kontaktowania się OG z otoczeniem w celu pozyskiwania zasobów produkcyjnych, pracowników itp., a także w celu sprzedaży wyrobów lub usług. Te kontakty generują pewną liczbę M dodatkowych strumieni informacyjnych. Łącznie więc SI będzie się składać z N + M strumieni, co jeszcze bardziej przewyższa liczbę n.

Wnioski:

1. Plany rozwoju OG muszą także zakładać odpowiedni rozwój SI. Przy tym ze względu na aksjomat Flakiewicza rozwój systemu informacyjnego będzie wymagać odpowiednio określonych nakładów finansowych, rzeczowych, kadrowych, czasowych stosownie do zamierzonego rozwoju obiektu gospodarczego.

2. Analiza sprawności SI może dopomóc w analizie sprawności struktury organizacyjnej OG. Jeżeli przyjmiemy, że SI jest układem strumieni informacyjnych w obiekcie gospodarczym, to w konsekwencji musimy przyjąć, że SI jest modelem informacyjnym tego obiektu. Model taki może być przedstawiony w postaci tablicy przepływów informacji (układu strumieni informacyjnych) między komórkami organizacyjnymi i stanowiskami pracy w OG. Jeżeli pojawią się w niej „ślepe” strumienie, tzn. niosące informacje niewykorzystywane przez nikogo, to można założyć, że wadliwie zostały określone funkcje, kompetencje, prawa i obowiązki osób występujących bądź to w roli źródła informacji (strumienia informacyjnego), bądź w roli odbiorcy tych informacji. Zatem sprawność i efektywność procesów informacyjnych może być szacunkiem procesów zarządzania i - ogólniej - gospodarowania w OG. Wnioski w sprawie sprawności obiegu informacji mogą stanowić dobrą podstawę do oceny zasadności i racjonalności struktury organizacyjnej firmy.

7.5. Cechy (własności) SI

1. SI w obiekcie gospodarczym ma wszystkie cechy przypisywane systemom.

2. Elementy SI są zorganizowane, tzn. że ich liczba, rodzaj i własności są z góry określone.

3. Każdy SI musi opierać się na określonym modelu zarządzania obiektem gospodarczym. Model taki określa informacyjne powiązania wewnątrz systemu i powiązania systemu z otoczeniem oraz zawiera założenia dotyczące tego, które informacje są istotne, które cechy otoczenia są ważne itd. (mapa potrzeb informacyjnych). W konsekwencji SI może być traktowany jako informacyjny model obiektu, w którym występuje.

7.6. Rodzaje SI

Opis każdej zbiorowości dobrze jest oprzeć na pewnym uporządkowaniu należących do niej elementów - na ich podziale na rozłączne grupy. Przy tym do każdej wyróżnionej grupy powinny należeć elementy o dużym wzajemnym podobieństwie, natomiast między grupami powinna być jak największa różnica. Owe podobieństwo lub różnica wynikają z cechy przyjętej za podstwę grupowania. Cecha taka to kryterium grupowania. Kryteria są dobierane subiektywanie i muszą wynikać z określonych celów.

Odnosi się to w pełni do systemów informacyjnych. Systemy te są różnicowane według różnych kryteriów.

1. Według zasięgu:

1. systemy masowego komunikowania - obsługa potrzeb informacyjnych społeczeństwa,

2. systemy informacyjno-decyzyjne - obsługa systemu zarządzania,

3. systemy specjalistyczne - obsługa informacyjna w zakresie wybranego obszaru ludzkiej działalności, na przykład System Informacyjny Statystyki Publicznej.

2. Według zakresu:

1. obiektowe, czyli związane z konkretnym OG,

2. ponadobiektowe, obejmujące swym zasięgiem struktury i wzajemne powiązania szeregu obiektów gospodarczych.

3. Według dziedziny:

1. podsystem finansowo-księgowy,

2. podsystem planowania,

3. podsystem kadrowy,

4. podsystem informacyjny zaopatrzenia,

5. podsystem magazynowy,

6. podsystem analizy i ustalania cen,

7. podsystem informacyjny obsługi produkcji,

8. podsystem obserwacji środowiska,

9. inne podsystemy informacyjne.

4. Według realizowanych funkcji:

1. systemy ewidencyjno-transakcyjne (ST),

2. systemu informowania kierownictwa (SIK),

3. systemy wspomagania decyzji (SWD),

4. systemy eksperckie (SE),

5. systemy biurotyczne (SB).

7.7. Funkcje SI

Funkcje SI wynikają z założenia, że jest to system, który powinien służyć jako narzędzie wspomagające zarządzanie OG. Zatem SI powinien dostarczać:

1. informacji selektywnie i we właściwym czasie każdemu szczeblowi decyzyjnemu OG z uwzględnieniem zmieniających się kierunków i zakresu jego działania,

2. metod i narzędzi do analizy tych informacji,

3. technologii usprawniających procesy informacyjne - zbieranie danych, ich przechowywanie, przetwarzanie, przesyłanie, udostępnianie użytkownikom, analizowanie, wykorzystanie itp.

W związku z tym SI musi realizować następujące funkcje globalne:

(1) Funkcje ewidencyjne.

(2) Funkcje technicznego przygotowania produkcji.

(3) Funkcje planowania i regulacji.

I. Dziedziczak, A. Nowakowski, Organizacja przetwarzania danych, PWE, Warszawa 1991, s. 152-167.

(4) Umożliwienie komunikowania osobom pełniącym określone funkcje ich zadań, praw i obowiązków.

(5) Umożliwienie gromadzenia informacji z różnych źródeł (zewnętrznych i wewnę- trznych).

(6) Umożliwienie przekazywania pracownikom informacji o ich zadaniach.

(7) Sterowanie strumieniami sankcji i zasileń.

A także:

(8) Łączenie systemu zarządzania z obiektem zarządzanym.

(9) Wspomaganie kontroli procesów realnych.

(10) Wspomaganie komunikowania się ludzi w OG.

7.8. Cechy pożądane SI

1. SI musi obejmować swym zasięgiem zarówno procesy i zdarzenia zachodzące wewnątrz OG, jak i w jego otoczeniu w zakresie zainteresowań OG. „System informacji powinien być tak zorganizowany, żeby dostarczał informacji wspomagających sprawne zarządzanie […]. Powinien być użyteczny, niezbyt skomplikowany i na tyle sprawny, by na czas dostarczał niezbędnych wiadomości”.

L. R. Bittel, Krótki kurs zarządzania, Warszawa-Londyn 1994, s. 232.

2. Powinien być dostosowany do potrzeb OG i obejmować wszystkie obszary jego działalności. Pominięcie jakichś obszarów, procesów lub zdarzeń poza SI oznacza niemożność zebrania informacji potrzebnych do zarządzania nimi. W konsekwencji obszary te wymkną się spod kontroli. Na mocy zaś aksjomatu Pogorzelskiego przestaną funkcjonować zgodnie z ogólnymi celami OG.

3. Powinien terminowo i sprawnie dostarczać informacji kompleksowych i aktualnych - aby decydenci mogli szybko reagować na zmiany wewnętrzne i zewnętrzne.

4. Powinien dostarczać niezbędnych informacji tym, którzy ich potrzebują w formie nadającej się do bezpośredniego wykorzystania.

5. Powinien zapewniać przepływ informacji najkrótszą drogą, zgodnie ze strukturą organizacyjną OG. Wydłużanie się drogi obiegu informacji grozi pojawieniem się rozmaitych szumów obniżających jakość informacji.

6. Powinien dostarczać algorytmów przetwarzania informacji do ocen ekonomicznych, prognozowania, działalności marketingowej itp. Warto tu podkreślić rolę modeli ekonometrycznych.

7. Powinien być elastyczny i modyfikowalny. Trzeba pamiętać, że SI jest narzędziem wspomagającym zarządzanie. Zarządzanie zaś wymaga budowania planów strategicznych, wybiegających w przyszłość, antycypujących możliwe zdarzenia (korzystne i niekorzystne) w przyszłości. SI musi wyprzedzać wizję kierownictwa OG. Na mocy prawa Ashby'ego jego elastyczność musi być oparta na zasadach pozwalających na sprawne dostosowanie systemu do różnorodności bodźców, jakie napłyną do OG w przyszłości.

8. Powinien umożliwiać szybką reakcję na reklamacje klientów.

J. Penc, Decyzje w zarządzaniu, Wyd. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1995, s. 188-190.

7.9. Cechy niepożądane SI

1. Wysokie koszty eksploatacji.

2. Niewiarygodne lub mało wiarygodne źródła informacji.

3. Nadmiar informacji.

4. Brak nadzoru nad jakością informacji.

5. Złożoność procesów informacyjnych: skomplikowany obieg informacji.

6. Brak polityki informacyjnej.

7. Skostniałość i nadmierny formalizm funkcjonowania.

Zły system informacyjny jak złe prawo: przynosi więcej szkody niż pożytku.

7.10. Efekty

1. W OG możliwy staje się dokładny rachunek ekonomiczny.

2. Zwiększają się możliwości stosowania płaskich struktur organizacyjnych.

3. Uczestnicy nawiązują swobodnie kontakty w miarę potrzeb pełnionych funkcji, ograniczeni jedynie technicznymi możliwościami SI - sprzyja to rozwijaniu tzw. restrukturyzacji OG: odejście od struktur działowych do struktur zadaniowych.

4. Zwiększają się szanse całościowego, systemowego traktowania OG przez jej kierownictwo.

5. Bieżąca kontrola i zarządzanie mogą podlegać standaryzacji i przesunięciu na niższe szczeble. Pozwala to naczelnemu kierownictwu koncentrować się na problematyce planowania długofalowego i decyzjach strategicznych.

A. K. Koźmiński, Zarządzanie systemowe, PWE, Warszawa 1973.

7.12. Pytania kontrolne

1. Co to jest system informacyjny? Czy w każdym OG istnieje system informacyjny?

Proszę uzasadnić swoją wypowiedź.

2. Proszę sformułować aksjomat egzystencjalny w sprawie systemu informacyjnego.

3. Proszę opisać własności SI.

4. Proszę sformułować aksjomat Flakiewicza w sprawie systemów informacyjnych OG.

5. Proszę opisać funkcje SI w obiekcie gospodarczym.

6. Proszę scharakteryzować funkcje ewidencyjne SI.

7. Proszę scharakteryzować funkcje SI w zakresie technicznego przygotowania.

8. Proszę scharakteryzować funkcje SI w zakresie planowania regulacji.

9. Proszę scharakteryzować cechy pożądane SI.

10. Proszę kryteria podziału SI w OG.

11. Proszę podać przykłady informacyjnych systemów dziedzinowych i scharakteryzować te systemy.

12. Proszę opisać ważniejsze problemy związane z rozwojem i eksploatacją SI.

8. SYSTEMY INFORMATYCZNE

Zgodnie z aksjomatem egzystencjalnym przyjmujemy, że system informacyjny powstaje w OG spontanicznie wraz z powzięciem zamysłu w sprawie uruchomienia określonej działalności gospodarczej i - w konsekwencji - w sprawie zorganizowania firmy. Z drugiej zaś strony, zgodnie z aksjomatem równoważności, różne systemy mogą być równoważne pod względem ogólnych zadań, ale mogą różnić się między sobą kosztami funkcjonowania, satysfakcją użytkownika itd.

Fakt istnienia systemu informacyjnego w OG nie oznacza wcale tezy, że system taki od samego początku jest doskonały.

8.1. Definicje

1. System informatyczny w węższym sensie: system oprogramowania osadzony na pewnej konfiguracji sprzętowej i działający w określonym środowisku zgodnie z dobrze określonymi regułami.

M. Flasiński, Wstęp do analitycznych metod projektowania systemów informatycznych, WNT,

Warszawa 1997, s. 14.

2. System informatyczny w szerszym sensie: podsystem systemy informacyjnego, realizujący procesy informacyjne z wykorzystaniem technologii informatycznych.

8.2. Technologie informatyczne

1. Technologia: naukowo uzasadniony sposób korzystania ze środków technicznych.

2. Technologia informatyczna (TI): (naukowo uzasadniony) sposób posługiwania się (współczesnymi) środkami informatycznymi do realizacji procesów informacyjnych - zbierania informacji, jej przechowywania, przetwarzania, udostępniania, przesyłania.

3. Składniki TI:

1. sprzęt komputerowy z oprogramowaniem,

2. sprzęt teleinformatyczny (środki telekomunikacji),

3. wiedza na temat możliwości i sposobów wykorzystania środków informatycznych.

4. Współczesne technologie informatyczne:

1. technologie przetwarzania danych (informacji, wiedzy),

2. technologie przechowywania danych - bazy danych, hurtownie danych, rozproszone bazy danych,

3. technologie sieci komputerowych,

4. technologie środków multimedialnych,

5. sztuczna inteligencja wraz z sieciami neuronowymi, algorytmami genetycznymi, systemami eksperckimi itp.,

6. technologia przetwarzania informacji dźwiękowej,

7. technologie przetwarzania informacji graficznych (grafika komputerowa, fotografia, animacja).

5. Technologie informatyczne zmieniają się szybko. Podstawy nauki o obliczaniu - algorytmika - zmieniają się wolniej. Rozwój zastosowań informatyki zmienia się jeszcze wolniej: brakuje wiedzy, doświadczeń, odwagi, umiejętności w zakresie definiowania nowych zadań i formułowania procedur algorytmicznych w nowych warunkach.

8.3. Rozwój systemów informatycznych - rys historyczny

Analiza historii rozwoju systemów informatycznych pozwala wyróżnić dwa okresy:

1. Okres klasyczny. Obejmuje on początki rozwoju informatyki do rozwoju zastosowań informatyki do współczesnych technologii sieciowych w połączeniu z zastosowaniami środków multimedialnych oraz metod sztucznej inteligencji. Okres ten charakteryzował się:

1. Dopiero rozwijającą się techniką komputerową.

2. Brakiem doświadczeń nie tylko w budowaniu systemów informatycznych, lecz także w programowaniu.

3. Przetwarzaniem wsadowym, wymagającym udziału pośredników: operatorów systemu, przyjmujących zlecenie od użytkownika i organizujących cały zamknięty dla zleceniodawcy cykl prac na komputerze.

4. Pojawieniem się wielu samodzielnych systemów informatycznych, z których każdy realizował określone własne zadania bez oglądania się na inne systemy. Prowadziło to do dezintegracji tych systemów.

2. Okres współczesny. To okres rozwoju technologii telekomunikacyjnych, środków multimedialnych oraz metod sztucznej inteligencji. Do jego cech należy zaliczyć m.in.:

1. Wykorzystanie pozytywnych doświadczeń okresu klasycznego, w szczególności w zakresie wsadowego przetwarzania danych.

2. Rozwój przetwarzania danych, informacji i wiedzy w czasie rzeczywistym.

3. Pojawienie się szeregu gotowych pakietów programowych (czasami zwanych mylnie systemami informatycznymi, albo jeszcze gorzej: systemami informacyjnymi) realizujących wiele funkcji, które dotąd były realizowane przez odrębne systemy informatyczne.

4. Dążenie do integracji różnych klas systemów.

5. Budowanie systemów przetwarzania rozproszonego i współbieżnego (na przykład światowe systemy obsługi bankowej).

6. Rozwój systemów wspierających gospodarkę elektroniczną i przedsiębiorstwa wirtualne.

3. Rozwój systemów informatycznych następował wraz z rozwojem dwóch głównych filarów:

1. sprzętu informatycznego oraz

2. doświadczeń w zakresie umiejętności jego wykorzystania do usprawnienia procesów informacyjnych.

8.4. Systemy informatyczne okresu klasycznego

1. Lata 50. - systemy ewidencyjno-transakcyjne (ST).

2. Lata 60. - systemy informowania kierownictwa (SIK).

3. Lata 70. - systemy wspomagania decyzji (SWD).

4. Lata 80. - systemy eksperckie (SE).

1. Systemy ewidencyjno-transakcyjne (ST)

(1) Definicja

1. Ewidencja - aktualizowany wykaz, spis osób, danych, rzeczy lub spraw; rejestr (patrz też komentarz 7.2).

2. ST (system transakcyjny) - system rejestracji, przechowywania i prostego przetwarzania danych.

(2) Cechy ST

1. Są to systemy zorientowane dziedzinowo, niekoniecznie zintegrowane.

2. Stanowią bazę informacyjną z określonej dziedziny.

3. Obsługują głównie najniższy szczebel zarządzania.

4. Zajmują się bieżącą ewidencją faktów gospodarczych w OG.

5. Realizują proste procedury przetwarzania danych - przygotowują raporty i sprawozdania z bieżącej działalności.

6. Pośrednio wspomagają podejmowanie decyzji.

8.4.2. Systemy informowania kierownictwa (SIK)

1. Początkowo SIK interpretowano jako odpowiednik angielskiego management information system (MIS). Obecnie MIS obecnie obejmuje różne systemy informatyczne wspierające procesy zarządzania - nie tylko systemy, realizujące funkcje dostarczania informacji kierownictwu według sztywnych, sformalizowanych reguł, lecz wszelkich systemów obsługi informacyjnej kierownictwa.

2. Definicja SIK

„System informowania kierownictwa (SIK) jest systemem formalnym, opartym na technice komputerowej, z zadaniem wyszukiwania, wybierania i integrowania danych z różnych źródeł w celu dostarczenia informacji terminowych służących podejmowaniu decyzji zarządczych".

E. Turban, Decision Support Systems, McMillan, New York 1990, s. 4.

3. Zadania SIK

1. Usprawnienie i racjonalizacja procesów informacyjno-decyzyjnych w sferze zarządzania przez nadążne dostarczanie niezbędnych informacji.

2. Agregowanie i łączenie informacji pobieranych z (różnych) systemów dziedzinowych.

3. Dostarczanie informacji syntetycznych, dotyczących stanu bieżącego OG: bieżącej działalności, stopnia realizacji planów, przyczyn niepowodzeń.

4. W szczególności SIK powinien:

• dostarczać danych na temat bieżącej działalności,

• dostarczać danych pozwalających prowadzić analizę działalności OG ze względu na przyjęte plany,

• przygotowywać dane do oceny działalności poszczególnych działów OG,

• dostarczać informacji potrzebnych do oceny kontrahentów,

• prowadzić ewidencję poleceń służbowych i informacji o ich wykonaniu.

3. Cechy SIK

1. Dostarcza informacji rutynowych, ustrukturalizowanych według schematu ustalonego w specyfikacji podczas projektowania systemu, o z góry zaplanowanej treści i formie.

2. Współdziała z dziedzinowymi systemami ewidencyjnymi, które stanowią dlań podstawowe źródło informacji.

3. Nie jest przeznaczony do opracowywania kompleksowych informacji decyzyjnych.

4. Rola SIK maleje wraz z uaktywnieniem się OG w kontaktach z otoczeniem.

5. Jest mało efektywny w dostarczaniu kompleksowych informacji decyzyjnych.

6. W większości przypadków obsługuje głównie wewnętrzne procesy informacyjne OG: służy pracownikom średniego szczebla zarządzania.

8.4.3. Systemy wspomagania decyzji (SWD)

Rozwój technologii komputerowych oraz zdobywane doświadczenia w zakresie programowania i budowania systemów przetwarzania danych skłoniły specjalistów do krytycznej oceny SIK. Okazało się, że systemy te są mało elastyczne. Przede wszystkim wymagają zaplanowania potrzeb informacyjnych i procedur przetwarzania z dużym wyprzedzeniem czasowym w stosunku do dynamicznie zmieniających się potrzeb informacyjnych kierownictwa. Ponadto procesy zarządzania często wymagają podjęcia określonej opartej decyzji na pogłębionych analizach numerycznych, odwołujących się do modeli formalnych proponowanych przez różne działy matematyki, ekonometrii, badań operacyjnych, statystykę.

Tak zrodził się pomysł budowy systemów wspomagania decyzji - SWD (ang. Decision Support Systems - DDS), czyli systemów wspomagających sformułowanie określonej koncepcji w sprawie znalezienia korzystnego rozwiązania w razie pojawiających się różnych możliwych wariantów.

1. Definicje

1. „SWD jest dialogowym, elastycznym i adaptacyjnym systemem informatycznym, który wykorzystuje reguły decyzyjne, modele, a także bazę modeli związaną z bazą danych oraz własne poglądy decydenta, prowadząc do specyficznych, dających się zastosować decyzji w procesie rozwiązywania problemu".

E. Turban, Decision Support Systems, McMillan, New York 1990, s. 109.

• (b) „SWD jest to zbiór procedur opartych na modelach, realizujący procesy przetwarzania danych oraz wnioskowania w celu wspomagania menedżera w podejmowaniu decyzji".

J. D. C. Litlle, Models and Managers: The Concept of a Decision Calculus, „Management Science" 1997, Vol. 16, No. 8.

(2) Struktura SWD

Ogólną strukturę SWD przedstawia poniższy schemat.

Użytkownik

1. Moduł komunikacyjny (język opisu danych, język opisu zadań, język opisu dodatkowych zapytań):

• przyjmuje zgłoszenie użytkownika,

• przyjmuje wstępną formułę zadania,

• przyjmuje warunki odnoszące się do treści zadania oraz procesu rozwiązywania zadania,

• przekazuje zadanie do wewnętrznych modułów „roboczych"

• odbiera wyniki oraz je redaguje stosownie do wymagań użytkownika,

• przekazuje wyniki użytkownikowi,

• przyjmuje ewentualne dodatkowe zapytania.

2. Baza danych:

• zbiory danych,

• system zarządzania bazą danych,

• katalogi i słowniki (metabaza),

• udostępnia dane stosownie do zapytań użytkownika i/lub potrzeb informacyjnych wynikających z algorytmu modelu wybranego z bazy modeli.

3. Baza modeli:

• zbiór modeli (ekonometrycznych, optymalizacyjnych, transportowych),

• system zarządzania bazą modeli,

• katalog modeli (metabaza modeli).

4. Cechy SWD

1. Dysponuje bazą danych i bazą modeli.

2. Wspomaga kierownictwo w procesach decyzyjnych, lecz nie zastępuje człowieka w podejmowaniu decyzji i ponoszeniu za nie odpowiedzialności.

3. Celem SWD jest wspomaganie w podjęciu decyzji efektywnych, a nie usprawnienie procesu decyzyjnego.

4. SWD powinien:

• mieć zdolność do wspomagania rozwiązania złożonych problemów,

• udzielać szybkich odpowiedzi na nieoczekiwane zapytania,

• mieć zdolność do rozpatrzenia różnych strategii decyzyjnych z uwzględnieniem różnych uwarunkowań,

• mieć zdolność do prowadzenia analizy „co, jeśli ... i dlaczego",

• przygotowywać informacje pozwalające na nowe, odmienne spojrzenie na tę samą sytuację,

• wykazywać „przyjazność" w stosunku do użytkownika, umożliwiającą posługiwanie się systemem przez kierownictwo OG bez pośrednictwa informatyków,

• prowadzić do redukcji kosztów związanych z podjęciem błędnych decyzji,

• zwiększać efektywność podejmowanych decyzji w porównaniu z decyzjami opartymi jedynie na intuicji,

• zwiększać efektywność pracy kierownictwa OG,

• wspierać pracę całych zespołów i/lub osób indywidualnych,

• wspomagać procesy decyzyjne, w których muszą być wykonane procesy obliczeniowe, lecz najważniejszy jest osąd (ocena) decydenta,

• podejmować próby rozwiązania zadań, które nie zostały wcześniej (tzn. podczas projektowania systemu) zdefiniowane.

E. Turban, Decision Support Systems, McMillan, New York 1990, s. 10-11, 21.

5. Rodzaje zadań rozwiązywanych przez SWD

1. „Co jest?" - dostarczanie selektywnych danych zgodnie z treścią zapytania sformułowanego przez użytkownika.

2. „Co będzie?" - udzielanie odpowiedzi wymagających prognozowania, modelowania, symulacji.

3. „Co będzie i dlaczego?" - rozwinięcie poprzedniego zadania o elementy wyjaśniające, analizę przyczynowo-skutkową, analizę współistnienia itp.

4. „Co jeśli?" - analiza wariantów decyzji z wykorzystaniem modelowania matematycznego i symulacji.

5. „Co jest najlepsze? Co jest wystarczająco dobre?" - wybór rozwiązania zgodnie z kryteriami sformułowanymi przez użytkownika.

6. Różnice między SWD i SIK

1. SIK wymaga uprzedniego określenia rodzaju realizowanych zadań (zestawień, grupowań, przekrojów); SWD pozwala analizować i rozwiązywać zadania na bieżąco, jak tylko użytkownik je sformułuje.

2. SIK ogranicza się do wycinkowego przetwarzania danych (głównie dotyczących wewnętrznych procesów OG); SWD może realizować procesy analizy obejmujące bardziej złożoną rzeczywistość.

3. SIK funkcjonuje według z góry ustalonych standardowych zasad i procedur przetwarzania danych; SWD zapewnia szybką pomoc w pozyskaniu informacji na zamówienie.

4. SIK z założenia nie ma możliwości adaptacyjnego współdziałania z użytkownikiem; SWD zmienia zakres i rodzaj pomocy w miarę poznawania przez użytkownika rozwiązywanego problemu (procesy przetwarzania przebiegają według technologii interakcyjnych).

5. SIK zazwyczaj funkcjonuje w trybie wsadowego przetwarzania danych, wymagającego pewnej znajomości obsługi komputera; SWD umożliwia bezpośrednie wykorzystanie systemu przez osoby niemające wiedzy informatycznej.

6. SIK zakłada bierne wykorzystanie systemu; SWD sprzyja aktywnemu współdziałaniu użytkownika w poszukiwaniu rozwiązania swojego problemu.

7. Użytkownikami SIK są pracownicy potrzebujący głównie stałego (standardowego) serwisu informacyjnego (na przykład urzędnicy operacyjni); użytkownikami SWD są członkowie kierownictwa liniowego i sztabowego.

8. Celem SIK jest zwiększenie technicznej efektywności procesów pozyskiwania danych; celem SWD jest zwiększenie efektywności podejmowanych decyzji.

9. SIK udostępnia głównie informacji o zaistniałych faktach (informacje retrospektywne); SWD zajmuje się analizą i przewidywaniami dotyczącymi przyszłości.

8.4.4. Systemy eksperckie (SE)

1. Definicja

„SE jest to system informatyczny zawierający wyspecjalizowaną wiedzę na temat specyficznego obszaru ludzkiej działalności. Wiedza jest zorganizowana w interakcyjny dialog z użytkownikiem, w wyniku czego system może oferować rozsądne rady lub proponować rozsądne decyzje oraz wyjaśniać sposób rozumowania leżący u podstaw tych rad i decyzji".

W. A. Freyenfeld, Decision Support Systems, NCC, 1984, s. 23.

2. Struktura SE

użytkownik

1. Moduł dialogowy:

• nawiązanie kontaktu z użytkownikiem,

• przyjęcie zadania,

• redagowanie komunikatów z prośbą o wyjaśnienia i podanie dodatkowych informacji dotyczących zadania,

• zmodyfikowanie opisu zadania sformułowanego przez użytkownika do wewnętrznego formatu,

• redagowanie wyjaśnień i odpowiedzi kierowanych do użytkownika,

• sterowanie dialogiem z użytkownikiem podczas rozwiązywania zadania.

2. Generator wnioskowania (maszyna wnioskująca):

• poszukiwanie rozwiązania z wykorzystaniem wiedzy zawartej w bazie wiedzy (BW),

• przesyłanie komunikatów dotyczących stanu zadania.

3. Moduł objaśniający:

• przyjmowanie zapytań użytkownika (za pośrednictwem modułu dialogowego),

• poszukiwanie odpowiedzi na zapytanie użytkownika,

• redagowanie odpowiedzi.

4. Baza wiedzy:

• wiedza stała (terminy, fakty stałe, definicje, interpretacje),

• wiedza zmienna, odnosząca się do bieżącego zadania,

• zbiór reguł wnioskowania.

5. Moduł aktualizacji bazy wiedzy: realizacja procesów automatycznego uczenia się w celu uzupełnienia bazy wiedzy z wykorzystaniem metod sztucznej inteligencji.

3. Cechy SE

1. Rozwiązuje zadania słabo ustrukturalizowane, zawierające w swym opisie określenia nieostre, rozmyte („dużo", „lepiej", „więcej").

2. Wykorzystuje wiedzę teoretyczną i empiryczną, doświadczalną, często opartą na działaniu heurystycznym.

3. Podejmuje próbę rozwiązania zadania w warunkach informacji niepełnej i/lub sprzecznej.

4. Może udzielać wyjaśnień znaczenia stosowanych pojęć i terminów i/lub podstaw podjęcia danej decyzji.

5. Może rozwiązywać zadania sprawniej niż człowiek niespecjalizujący się w danej dziedzinie.

6. Może współpracować z użytkownikiem w języku zbliżonym do naturalnego.

7. Rozwiązuje zadania wymagające wnioskowania symbolicznego.

8. Nie zajmuje się rozwiązywaniem zadań numerycznych (obliczeniowych).

9. Może być kopiowany w sposób nieograniczony - zarówno oprogramowanie, jak baza wiedzy.

SE przypomina człowieka-eksperta pod tym względem, że także może zawieść, zaś różni się od człowieka-eksperta tym, że nie ponosi żadnej odpowiedzialności za swoje porady.

4. Różnice strukturalne między SE, SWD i SIK

1. SIK := <I,P>

I - zasoby informacyjne,

P - procedury przetwarzania informacji I.

2. SWD := <I,M,P>

I - zasoby informacyjne,

M - modele decyzyjne,

P - procedury przetwarzania informacji I z wykorzystaniem modeli M.

3. SE := <W,A>

W - wiedza:

W := <I,R>

I - zasoby informacyjne (fakty),

R - reguły wnioskowania,

A - m algorytm wnioskowania (generator wnioskowania).

SWD i SE w wielu przypadkach pomogą w podjęciu decyzji, w znalezieniu najkorzystniejszej strategii. Zawiodą jednak w znalezieniu drogi do serca tej upatrzonej osoby, choćby była tak blisko ...

5. Rodzaje SE

SE są klasyfikowane według różnych kryteriów.

1. Według głównych funkcji:

• doradcze: podają propozycje, decyzje podejmuje człowiek;

• decyzyjne: formułują decyzje i realizują je, na przykład w systemach czasu rzeczywistego, w warunkach, w których udział człowieka ze względu na wrodzoną powolność działań w porównaniu z szybkością pracy komputera mógłby spowodować katastrofalne opóźnienie działań (na przykład w przypadku konieczności wyłączenia jakiegoś urządzenia z powodu zbliżającej się awarii);

• diagnostyczne, analizujące podane przez użytkownika fakty i formułujące ocenę stanu badanego obiektu (procesu);

• instruktażowe, służące w procesach szkolenia jako narzędzie treningowe.

2. Według zasobów wiedzy:

• asystenckie, dysponujące niewielkimi zasobami wiedzy, na przykład wykorzystujące zaledwie kilkadziesiąt reguł decyzyjnych;

• koleżeńskie, dysponujące wiedzą zapisaną w kilkuset regułach;

• specjalistyczne, których baza wiedzy składa się z kilku tysięcy reguł decyzyjnych.

3. Według sposobu reprezentacji wiedzy

Obecne SE są najczęściej budowane z założeniem gromadzenia wiedzy w tzw. regułowych bazach wiedzy, czyli w bazach analogicznych do podanego przykładu. Tymczasem rozwijane metody sztucznej inteligencji oferują także inne sposoby zapisania wiedzy w pamięci komputera na przykład sieci neuronowe. Sprawia to, że, SE można różnicować także pod tym względem, wyróżniając:

• systemy regułowe,

• systemy zbudowane na podstawie sieci neuronowych,

• systemy oparte na algorytmach genetycznych,

• systemy hybrydowe.

4. Według stopnia samodzielności:

• SE samodzielne, niezależne od innych systemów informatycznych;

• SE jako moduły innych systemów informatycznych, w szczególności systemów wspomagania decyzji.

W szczególności SE mogą stanowić doskonałe wsparcie dla SWD w zakresie poszukiwania rozwiązania zadań wymagających jakościowej, a nie ilościowej analizy faktów - zgodnie z przeznaczeniem SE.

8.4.5. Systemy biurotyczne

Biuro - instytucja, w której wykonywana jest zorganizowana praca urzędników o charakterze kancelaryjno-administracyjnym, koncepcyjnym, zajmująca się także załatwianiem spraw interesantów.

Słownik Współczesnego Języka Polskiego, Wilga, Warszawa 1996, s. 61.

1. Funkcje biura

1. Informacyjno-dokumentacyjna: generowanie, zbieranie, przechowywanie, udostępnianie informacji w postaci listów, wytycznych, protokołów, notatek, rachunków, formularzy itp.

2. Komunikacyjna: przekazywanie i przyjmowanie informacji od/do użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych; funkcja jest realizowana za pośrednictwem infrastruktury komunikacyjnej.

3. Sterująco-przetwarzająca: przygotowanie informacji na potrzeby planowania i podejmowania decyzji.

2. Cechy pracy biurowej

1. Dynamiczność: częste zmiany tematyczne na tym samym stanowisku.

2. Współbieżność: równoległa praca wielu osób; konieczna jest synchronizacja.

3. Otwartość: częste zmiany obszaru działalności biura.

4. Operowanie różnymi rodzajami nośników informacji (tradycyjne pisma, informacje telefoniczne, nośniki elektroniczne) z koniecznością konwersji różnych rodzajów danych między nośnikami.

5. Uzależnienie czasowe: praca w określonych terminach i uwarunkowaniach czasowych.

6. Konieczność obsługi różnych urządzeń technicznych w obrębie jednego stanowiska pracy.

3. Cechy systemu informacyjnego biura (SIB)

1. Orientacja na teraźniejszość.

2. Operowanie głównie informacjami tekstowymi.

3. Orientacja na najniższy szczebel zarządzania (sekretarki, referenci).

Szacuje się, że w latach 1969-1979 wydajność pracy w sferze produkcji wzrosła o 90%, natomiast wzrost wydajności pracy biurowej w tym samym czasie wyniósł jedynie około 4%.

K. Kurbel, H. Strunz, Handbuch Wirtschaftsinformatik, Poeschel, Stuttgart 1990.

4. Zadania SIB

1. Elektroniczne administrowanie dokumentami - „biuro bez papieru".

2. Prowadzenie baz danych (o klientach, danych alertowych itp.).

„Biuro przyszłości mieści się w aktówce, wystarczy tam włożyć mikrokomputer, ekranik i pamięć elektroniczną, wszystko połączone za pomocą zwykłego telefonu do centralnego komputera - i nie trzeba chodzić do biura".

M. Dyczkowski, Rola systemów automatycznego biura w doskonaleniu procesów informacyjnych

w przedsiębiorstwie, „Systemy Informatyczne", GUS - OBRS 1985, nr 1.

5. Pakiety narzędziowe SIB

1. Edytory tekstów.

2. Arkusze kalkulacyjne.

3. Systemy zarządzania bazą danych (np. dBASE).

4. Pakiety graficzne.

5. Pakiety zarządzania pracą w środowisku biurowym.

8.4.6. Inne systemy

1. Systemy logistyczne

1. Logistyka - dyscyplina wiedzy zajmująca się problematyką optymalnego kształtowania łańcuchów zaopatrzeniowych od momentu pozyskania surowców do dostarczenia produktu do odbiorcy - koordynacja w zakresie: właściwy produkt, we właściwym miejscu i we właściwym czasie.

2. Zadania:

• zredukowanie zapasów,

• zapewnienie ciągłości dostaw,

• zapewnienie zbytu, aby towar nie zalegał w magazynie.

3. Wielu specjalistów przez szereg lat upatrywało źródeł sukcesu gospodarczego w dokładnej kontroli zapasów i unikaniu nadprodukcji. Japończycy „odkryli”, że sukcesy kryją się w eliminacji opóźnień w procesach produkcyjnych i w sprawnym i płynnym współdziałaniu z zaufanymi dostawcami i kooperantami.

4. Przykłady:

• elektroniczne giełdy spedycyjne (koordynacja w sferze spedycji i transportu),

• systemy załadunkowe (optymalizacja wykorzystania przestrzeni załadunkowej w środkach transportu),

• systemy integracji i koordynacji w relacji producent-dostawca-odbiorca.

2. Systemy wczesnego informowania

1. Zadania:

• obserwacja wyspecyfikowanych obszarów (sfera ekonomiczna, technologiczna, rynkowa, społeczna, polityczna) oraz analiza symptomów (wskaźników) w zakresie sytuacji w całej branży, na rynkach zbytu, mocne i słabe strony własnej firmy, pojawianie się nowych metod zarządzania, nowych technologii, aktywności innych firm;

• ostrzeganie o niekorzystnych tendencjach na rynku zbytu, rynku pracy, rynku surowców, paliw itp., o możliwym niebezpieczeństwie,

• wskazywanie zarysowujących się nowych szans i możliwości: nowych tendencji w zakresie popytu, nowych preferencji.

3. Systemy CAD (Computer Aided Designing)

1. Zadania: wspomaganie procesu przygotowania produkcji:

• modelowanie wyrobu,

• analiza inżynierska (obliczenia, symulacja, analiza zachowania się wyrobu - rozwiązywanie równań),

• cena rozwiązań oraz symulacja w przestrzeni 3-wymiarowej,

• automatyczne kreślenie,

• budowa i obsługa repozytoriów i BD nt. projektowanych wyrobów i gotowych elementów.

(4) CAM (Computer Aided Manufacturing)

• (a) Zadania:

• planowanie i przygotowanie produkcji,

• opracowanie planów operacyjnych obróbki i montażu,

• ustalanie harmonogramów dostaw materiałów, spływu gotowych wyrobów,

• opracowanie marszruty oraz harmonogramów przebiegu i realizacji produkcji,

• optymalizacja sterowania procesem wytwarzania,

• wspomaganie zarządzania w zakresie jakości produkcji.

8.5. Współczesne systemy informatyczne

(1) Współczesne systemy informatyczne popierają się na dwóch filarach:

1. na systemach okresu klasycznego oraz

2. na współczesnych technologiach informatycznych.

W rozwoju systemów informatycznych obserwuje się tendencje w zakresie:

• szerokiego wykorzystania technologii komputerowych i telekomunikacyjnych;

• dążenia do budowy kompleksowych pakietów programowych stanowiących podstawę do scalonej (zintegrowanej) komputeryzacji systemu informatycznego OG; pakiety takie mogą być są nazywane systemami informatycznymi tylko w węższym znaczeniu;

• coraz śmielszego wykorzystania metod sztucznej inteligencji.

2. W konsekwencji następuje rozwój systemów wspierających e-gospodarkę i działalność wirtualną (e-systemy).

3. e-Gospodarka: gospodarcza struktura organizacyjna oparta na współczesnych technologiach informatycznych obejmujących technologie komputerowe i telekomunikacyjne. Łączy i koordynuje przepływ materiałów, procesów i siły roboczej w celu zorganizowania wymiany handlowej na bazie technologii sieciowej. W skład e-gospodarki wchodzą:

1. elektroniczna wymiana dokumentów (EDI - Electronic Document Interchange),

2. elektroniczny transfer środków pieniężnych (EFT - Electronic Funds Transfer),

3. systemy informacji głosowej (IVR - Interactive Voice Response),

4. bankowość elektroniczna (EB - Electronic Banking),

5. elektroniczna bankowość domowa (­Home - Banking),

6. zakupy elektroniczne (ESh - Electronic Shopping),

7. systemy rezerwacji (RS - Reservation Systems),

8. handel elektroniczny (EC - Electronic Commers).

8.5.1. Systemy elektronicznej wymiany dokumentów (EDI)

1. EDI - elektroniczna wymiana standardowo sformatowanych danych przy minimalnym udziale ludzi.

2. Zastosowania: w handlu, transporcie przemyśle, administracji do przesyłania formularzy zamówień, potwierdzeń, zleceń wysyłkowych itp.

4. Przykłady:

1. SWIFT - światowy system telekomunikacyjny dla operacji bankowych,

2. ASSURENT - system w sferze ubezpieczeń w Belgii,

3. ACS - system transportowo-celny w USA.

5. Problemy:

1. uszkodzeniu może ulec nośnik, w konsekwencji nastąpi strata informacji;

2. może się zmienić standard zapisu (format, oprogramowanie), w konsekwencji stanie się niemożliwe lub przynajmniej bardzo utrudnione odczytanie danych.

J. Rothenberg, Jak zapewnić trwałość dokumentów cyfrowych, „Świat Nauki" 1995, nr 3,

s. 24-30.

6. RE mogą przyczynić się do osłabienia rynków o charakterze monopolistycznym: pojawia się większa liczba podmiotów, łatwiej znaleźć towar po niższej cenie.

8.5.2. Rynki elektroniczne (RE)

1. RE - system informacyjno-telekomunikacyjny, w którego bazie danych zgromadzono informacje na temat różnych przedsiębiorstw danej branży oraz ich wyrobach na określonym rynku.

A. Himberger, M. Schmidt, Empirische Untersuchung zum Themengebiet, „Elektronische

Maerkte", Hochschule, St. Gallen 1991.

2. Cechy: o RE można mówić wówczas, gdy zastosowanie technologii informatyczno- -telekomunikacyjnych ma ważny lub decydujący wpływ na strukturę rynku i zachodzące w nim procesy.

3. Funkcje:

1. dynamizacja i globalizacja rynków,

2. przyspieszenie reagowania na zmiany zachodzące na rynku,

3. przyspieszenie obiegu informacji handlowych,

4. skrócenie terminów zawierania transakcji rynkowych,

5. zwiększenie konkurencyjności,

6. likwidowanie zatorów płatniczych,

7. oprawa obsługi klientów.

8.5.3. Handel elektroniczny (HE)

1. Zalety: klient nie musi wychodzić z domu, stać w kolejce, dźwigać ciężkiej torby z zakupami, stać korkach ulicznych.

2. Wady:

• brak możliwości bezpośredniego obejrzenia (i przymiarki) towaru,

• termin dostarczenia towaru może nie satysfakcjonować nabywcę: za długo musi czekać na dostawę,

• klient może przepłacić za towar,

• trzeba się obawiać nadużyć przy realizowaniu zapłaty w formie elektronicznej.

8.5.4. Przedsiębiorstwa wirtualne

1. Wirtualny:

1. (łac. virtus): oddziałujący na otoczenie, choć trudno rozpoznawalny, istnieje poza możliwością rozpoznania zmysłowego; słowo pochodne: wirtuoz;

2. teoretycznie możliwy, mogący zaistnieć, wywodzący się ze średniowiecznej łaciny: virtualis - skuteczny.

W. Kopaliński, Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych, PWN, Warszawa 1967.

• (c) Wirtualny:

• istniejący w umyśle, szczególnie jako wynik imaginacji,

• wykreowany i symulowany za pomocą komputera, abstrakcyjny byt funkcjonujący w przestrzeni wirtualnej,

• wywołujący wrażenie czegoś, co faktycznie nie istnieje, symulujący niby- -rzeczywistość, która nie istnieje,

• postulowany.

2. OG wirtualny:

1. „Czasowa sieć niezależnych przedsiębiorstw - dostawców, klientów, a nawet wcześniejszych konkurentów - połączonych technologią informatyczno-komunikacyjną w celu współdzielenia umiejętności i kosztów dostępu do nowych rynków”. Wirtualizacja dotyczy sposobu organizacji funkcjonowania OG.

J. A. Byrne, R. Brandt, The Virtual Corporation, „Business Week” of February 1993.

3. Wirtualizacja OG poszerza procesy wytwórcze, zakres świadczonych usług, wymiany doświadczeń i zdobycia nowych rynków i klientów.

4. Wirtualizacja OG to proces identyfikacji i przedstawienia przedsiębiorstwa w całości lub w części w terminach informacji i procesów jej przetwarzania oraz usunięcie wszystkich elementów fizycznych (materialnych). To, co pozostaje, to informacja i procesy jej wymiany. Niezbędne przy tym pozostają środki techniczne związane ze współcześnie interpretowanymi procesami informacyjnymi, a zwłaszcza sieć komputerowa. Pozostaje też realny klient, którego trzeba obsłużyć analogicznie, jak jest obsługiwany w tradycyjnym (całkowicie „materialnym”) OG. Rodzi się więc konieczność uruchomienia w OG wirtualnym odpowiedników wszystkich tych procesów i stanowisk, które występują w realnych OG: stanowisk sprzedawców, doradców, pośredników, nauczycieli, brokerów itd.

5. Cechy przedsiębiorstw wirtualnych:

1. cztery wymiary: informacyjny (działania marketingowe przez Internet), komunikacyjny (łączność z klientami przez Internet), dystrybucyjny (dystrybucja przez Internet), transakcyjny (transakcje przez Internet),

2. czasowe powiązania między partnerami,

3. sieciowa struktura, brak hierarchii,

4. malejące znaczenie kierownictwa (władza specjalistów),

5. nastawienie na zadania i dynamiczna rekonfiguracja,

6. wspólny cel i współudział na zasadzie dobrowolności,

7. szerokie wykorzystanie outsourcingu,

8. intensywne wykorzystanie współczesnych TI,

9. partnerzy są rozproszeni geograficznie - nastawienie na telepracę i pracę zespołową,

10. mniejsza kontrola - większe zaufanie do partnerów,

11. dominacja kultury zadaniowej,

12. działanie w cyberprzestrzeni,

13. wewnętrzna struktura organizacyjna partnerów może być niejednolita.

M. Hoffmann, Istota przedsiębiorstw wirtualnych, w: Nowoczesne technologie informacyjne w zarządzaniu, AE im. O. Langego we Wrocławiu 2002, s. 26-35.

(6) Zalety organizacji wirtualnych można rozpatrywać w trzech wymiarach:

• (a) Korzyści dla OG:

• efektywniejsze wykorzystanie zasobów organizacji,

• efektywniejsze działanie: szybsze podejmowanie decyzji, szybsza obsługa klienta itp.,

• większa elastyczność w działaniu,

• szybsza reakcja na zmiany zachodzące w otoczeniu,

• efektywniejsze wykorzystanie kapitału ludzkiego: eliminacja zbędnego przemieszczania się ludzi, niższe koszty transportu,

• możliwość wykorzystania nowych form pracy, jak na przykład telepraca lub wideokonferencje.

2. Korzyści dla pracowników:

• redukcja czasu spędzanego w środkach transportu, a w konsekwencji zmniejszenie stresu związanego z podróżowaniem w korkach,

• wybór czasu wykonania swojego zadania,

• lepsze wykorzystanie swojej wiedzy, umiejętności i doświadczeń,

• wybór formy pracy stosowanie do swoich predyspozycji,

• większa satysfakcja z wykonywanej pracy.

3. Korzyści ogólnospołeczne:

• włączenie się do pracy zawodowej ludzi, którzy mają ograniczone możliwości poruszania się, na przykład osób niepełnosprawnych lub związanych z opieką nad dziećmi,

• możliwość włączenia się do pracy na odległość osób z regionów o wysokim bezrobociu bez konieczności dalekich dojazdów do pracy lub wręcz wyemigrowania z dotychczasowego miejsca zamieszkania,

• możliwość zdalnego kształcenia się.

H. Mazur, Z. Mazur, Wirtualne organizacje - Szansa czy zagrożenie, Wyd. AE im. O. Langego we Wrocławiu 2002, s. 36-47.

(7) Problemy organizacji wirtualnych:

• (a) Prawne trudności w ustaleniu przynależności państwowej organizacji wirtualnej: jej członkowie mogą pochodzić z różnych krajów.

(b) Trudności w ustaleniu miejsca zawarcia transakcji.

3. Trudności w ustaleniu obszaru, na którym dana organizacja funkcjonuje.

4. Różnice kulturowe i organizacyjne partnerów.

5. Praca na odległość (na przykład w domu) osłabia kontrolę pracowników.

6. Trudniejsza staje się koordynacja pracy.

7. Pojawiają się problemy przywódcze: zacierają się role partnerów.

8. Nasilający się brak zaufania do partnerów wirtualnych.

9. W kontekście zaufania Grudzewski i Hejduk piszą:

• Zaufanie nie jest ślepe: nie należy ufać wszystkim, zwłaszcza tym, których się nie zna.

• Zaufanie nie jest nieograniczone: należy organizacje poddawać kontroli (audyt).

• Zaufanie jest ścisłe: kto nadużyje zaufania, ten musi być usunięty z organizacji.

• Zaufanie wymaga kontaktów: członkowie organizacji powinni się osobiście kontaktować, nawet na gruncie prywatnym.

• Zaufanie do lidera: w organizacji potrzebny jest lider budzący zaufanie.

W. M. Grudzewski, I. K. Hejduk, Przedsiębiorstwo wirtualne, Diffin, Warszawa 2002, s. 61-62.

Pełniejszą analizę problemów podają Hanna Mazur i Zygmunt Mazura w cytowanej pracy: H. Mazur, Z. Mazur, Wirtualne organizacje - Szansa czy zagrożenie, Wyd. AE im. O. Langego we Wrocławiu 2002, s. 36-47.

8.4. Zintegrowane pakiety programowe

W zakresie gotowych pakietów programowych, czasami nazywanych systemami informatycznymi, wymienia się:

1. IC (Inventory Control) - oprogramowanie wspomagające sterowanie zapasami i kontrolę stanu magazynów.

2. MRP (Manufacturing Resource Planning) - rozwinięcie IC o procedury wspomagające procesy planowania potrzeb materiałowych (prognozowanie potrzeb, analiza stanu zapasów, rozliczenie ilościowe produkcji).

3. MRP-II - rozwinięta wersja MRP, uzupełniona m.in. takiimi funkcjami, jak wspieranie sprzedaży, planowanie zasobów i zdolności produkcyjnych.

4. ERP (Enterprise Resource Panning) - rozszerzenie MRP-II dodatkowymi funkcjami z zakresu informacyjnej obsługi procedur finansowych, rachunkowości zarządczej.

5. ERP-Extended - rozszerzona wersja ERP uzupełniona o procedurami planowania.

6. ERP-II - rozszerzenie funkcji ERP, m.in. przez dodanie elektronicznej wymiany dokumentów.

7. SCM (Strategic Enterprise Management) - wspomaganie w zakresie zarządzania strategicznego firmą.

8. CRM (Customer Relationship Management) - wspomaganie informatyczne w zakresie informacyjnej obsługi procesów organizowania i utrzymania właściwych relacji z klientami.

9. Business intelligence - zintegrowane środowisko informatyczne wspomagania procesów wykorzystania informacji i wiedzy w analizach gospodarczych i budowaniu strategii gospodarczych. Składa się z baz i hurtowni danych, oprogramowania umożliwiającego gromadzenie i analizę danych w kontekście problemów z zakresu zarządzania OG oraz różnorodnych programów wspierających procesy podejmowania decyzji: SWD, SE, metody z zakresu sztucznej inteligencji i inne

Uwagi:

• Wymienione pakiety programowe rozwijały się stopniowo, poczynając od lat 60. ubiegłego wieku. Pierwszym takim pakietem był IC.

• Obecnie oferowane przez producentów systemy nie ograniczają się wyłącznie do procedur programowych, lecz często oferują przynajmniej niektóre ważne podzbiory metainformacji: standardowe klasyfikacje, nomenklatury, kody. Sprawia to, że wdrożenie takiego pakietu przyczynia się nie tylko do integracji systemu informacyjnego wewnątrz OG, lecz także do spójności systemów informacyjnych różnych OG.

• Każdy program komputerowy, a tym bardziej każdy rozwinięty pakiet programowy, jak na przykład wymienione wyżej pakiety z zakresu informatycznej obsługi procesów zarządzania, opiera się na określonych założeniach metodologicznych przyjętych przez ich autorów. Założenia te obejmują w szczególności ustalenia i rozwiązania organizacyjne, które muszą być uwzględnione w każdej konkretnej aplikacji. Sprawia to, że zakup i wdrożenie takiego pakietu automatycznie nakłada określony reżim i rozwiązania organizacyjne.

• Rodzi się pytanie: dlaczego pojawiło się aż tyle programów i tyle systemów? Wynika to z dwóch faktów:

• Zarządzanie to wielowymiarowa przestrzeń problemowa, gdzie każdy „punkt” to określone zadanie, które musi być zrealizowane w określonych warunkach (patrz rozdział 2).

• Prawo Ashby'ego głosi: tylko jedna różnorodność może przeciwstawić się innej różnorodności. Różnorodnością pierwotną jest tu przestrzeń problemowa zarządzania, czyli złożoność problematyki zarządzania obiektem gospodarczym, zaś różnorodnością wtórną jest różnorodność oferowanych rozwiązań informatycznych.

8.7. Tendencje rozwojowe systemów informatycznych

1. Rozwój systemów standardowych. Istnienie na rynku wysoko wyspecjalizowanego oprogramowania w różnym zakresie zachęca użytkownika do kupowania gotowych programów jako podstawy do budowy własnych, konkretnych systemów. Przykładem mogą być tzw. programy szkieletowe do budowy systemów eksperckich. Zakup i wdrożenie takiego oprogramowania przez różnych użytkowników sprawia, że ich systemy są spójne z analogicznymi systemami innych użytkowników.

2. Rozwój systemów zintegrowanych stawia nowe problemy w zakresie narzędzi wspierających prace projektowo-wdrożeniowe w tym zakresie. Do narzędzi takich należy zaliczyć:

1. Metainformacje. Ich definicje i charakterystykę przedstawiliśmy w rozdziale 3. Przypomnijmy wszakże, że ich główna rola w kontekście budowy systemów zintegrowanych polega na dostarczaniu wspólnych definicji, klasyfikacji, norm i innych uregulowań jako instrumentów sprzyjających spójności systemów w płaszczyźnie językowej, stanowiącej najważniejszą płaszczyznę spójności. Jest to warunek konieczny spójności każdego systemu.

2. Modele referencyjne.. Model referencyjny - standardowy opis węzła systemu.

• Treść:

• opis funkcji węzła,

• opis wzorcowego sposobu działania węzła,

• wykaz potrzebnych informacji,

• wykaz potrzebnych środków (programy, sprzęt, obsada personalna, inne).

• Cechy:

• zmniejsza koszty budowy węzła,

• przyspiesza budowę węzła,

• optymalizuje SI: jest oparty na dobrych wzorcach oraz wiedzy teoretycznej i praktycznej,

• eliminuje błędy w projektowaniu,

• przyczynia się do unifikacji (spójności) rozwiązań,

• ułatwia tworzenie wspólnej bazy (technicznej, informacyjnej, programowej).

• ułatwia ocenę stopnia zbieżności nowych rozwiązań z istniejącymi („może nie trzeba wiele zmieniać?").

Pełniejszy opis modeli referencyjnych zawiera praca: T. Kasprzak, Modele referencyjne w zarządzaniu procesami biznesu, Difin, Warszawa 2005.

3. Ontologie. Ontologia - standardowy opis pojęcia i jego relacji z innymi pojęciami. Stanowią one standardowy wzorzec semantyczny owych pojęć.

4. Baza wspólnych usług (shared services). Jest to bank usług, którego zadaniem jest świadczenie usług w zakresie realizacji operacji i procesów informacyjnych niezależnie od komórki organizacyjnej OG. Rozwiązanie takie ma wiele zalet. Z punktu widzenia procesów integracyjnych systemów informatycznych baza wspólnych usług ma tę istotną zaletę, że staje się podstawą do osiągnięcia wspólnych (a więc spójnych) rozwiązań w zakresie procedur nią objętych.

J. Goliński, Wspólne wykorzystanie usługi - nowe rozwiązanie informatyczne. „Problemy Zarządzania - Informatyka w zarządzaniu” kwartalnik Wydziału Zarządzania UW 2005, nr 1, s. 89-94.

8.9. Pytania kontrolne

1. Co oznacza termin system informatyczny w szerszym i węższym sensie?

2. Proszę scharakteryzować ważniejsze współczesne technologie informatyczne (konie-czne jest odwołanie się do literatury uzupełniającej).

3. Proszę scharakteryzować systemy ewidencyjne (transakcyjne): podać ich definicję, opisać funkcje i rolę w OG.

4. Proszę opisać systemy informowania kierownictwa (SIK): podać ich definicję oraz scharakteryzować cechy i funkcje.

5. Proszę scharakteryzować systemy wspomagania decyzji (SWD): podać ich definicję oraz opisać strukturę i funkcje.

6. Co to jest baza modeli w SWD? Jakie modele są tam przechowywane? Proszę przytoczyć przykłady trzech takich modeli.

7. Czym różni się SWD od SIK?

8. Proszę scharakteryzować systemy eksperckie (SE): podać ich definicję oraz opisać strukturę i funkcje.

9. Co to jest baza wiedzy w SE? Proszę przytoczyć kilka przykładów reguł wniosko-wania.

10. Proszę opisać specyficzne cechy SE.

11. Proszę podać własne trzy przykłady systemów eksperckich w zarządzaniu. Proszę podać literaturę, na podstawie której Pani/Pan te przykłady opisuje.

12. Proszę opisać warunki budowy SE.

13. Proszę opisać problemy budowy SE.

14. Jakie są ważniejsze różnice między SIK, SWD i SE?

15. Co to są systemy biurotyczne? Jakie znaczenie mają one w procesach zarządzania OG?

16. Proszę scharakteryzować funkcje biura i warunki jego pracy w OG.

17. Proszę wymienić i scharakteryzować ważniejsze informatyczne pakiety narzędziowe wspomagające pracę biura.

18. Co to są systemy logistyczne? Jaką rolę pełnią one w zarządzaniu OG? Jak technologie informatyczne mogą usprawnić funkcjonowania systemów logistycznych?

19. Co to jest e-gospodarka?

20. Co to są systemy elektronicznej wymiany dokumentów? Jakie są ich cechy i zadania? Jakie problemy występują w zakresie elektronicznej wymiany dokumentów?

21. Co to są rynki elektroniczne? Jaka jest różnica między rynkiem elektronicznym a systemem elektronicznej wymiany dokumentów?

22. Proszę scharakteryzować tendencje rozwojowe systemów informatycznych.

23. Dlaczego na rynku pojawiły się różne pakiety programowe z zakresu zarządzania OG?

24. Proszę wymienić i scharakteryzować narzędzia wspierające procesy integracyjne systemów informatycznych.

Synonimem organizacji gospodarczej jest obiekt gospodarczy. W Przewodniku oba terminy będą stosowane zamiennie.

1

54

baza modeli

baza danych

moduł komunikacyjny

moduł objaśniający

moduł dialogowy

moduł

uzupełniania

wiedzy

system informacyjny

system wytwarzania

system zarządzania Zarządzania

generator wnioskowania

baza wiedzy

---