Rozdział 17.

Zarządzanie wieloma projektami

W tym rozdziale:

Konsolidacja projektów

Projekty główne i współzależności

Przeglądanie wielu projektów

Korzystanie z wielu ścieżek krytycznych

Współużytkowanie zasobów przez różne projekty

Duże projekty sprawiają największe trudności w zarządzaniu. Dobra organizacja jest podstawą odpowiedniego zarządzania projektem, a w dużych projektach sama ilość zadań stwarza problemy. W programie Microsoft Project można skorzystać z możliwości konsolidacji projektów w celu rozłożenia ich na mniejsze części, a następnie połączenia ich dla otrzymania pełnego wglądu w całość projektu.

Ostrzeżenie

W momencie druku tej książki konsolidowanie projektów na komputerze z zainstalowanymi obydwoma programami: Microsoft Project 98 i Microsoft Project 2000, mogło dawać niepożądane rezultaty.

Konsolidacja projektów

Jeżeli stajemy przed jakimś problemem, zazwyczaj łatwiej znaleźć jego rozwiązanie, gdy uda nam się go uprościć. Podobnie jest w przypadku zarządzania złożonym projektem — łatwiej jest pracować jednocześnie nad ograniczoną liczbą zadań.

Program Microsoft Project ułatwia takie podejście do planowania dużych i złożonych projektów. Korzystając z właściwości konsolidacji w programie, możemy tworzyć podprojekty, które będziemy traktować jak zadania stanowiące pojedyncze części dużego projektu. Gdy tworzymy podprojekt, musimy zapisać go jako odrębny plik projektu. Możemy przydzielać zasoby, tworzyć łącza i ograniczenia, tak jak gdyby był to kompletny projekt. W momencie, gdy chcemy spojrzeć na całość, łączymy podprojekty w jeden duży projekt. Podczas konsolidacji umieszczamy jeden projekt wewnątrz drugiego, stąd podprojekty nazywane są też projektami wstawionymi.

Koncepcje konsolidacji

Kwestia konsolidacji inaczej była traktowana w programie Microsoft Project 95, a inaczej w programie Microsoft Project 98. W Microsoft Project 95 wiele narzędzi, np. kopiowanie i wklejanie, nie działało w przypadku projektów konsolidowanych. Microsoft Project 95 korzystał z dwóch technik — pierwsza to konsolidacja, a druga to projekt główny i podprojekty. Korzystając z drugiej techniki, można było tworzyć łącza pomiędzy symbolem miejsca na zadanie, oznaczającym podprojekt w projekcie głównym, i podprojektem.

W programie Microsoft Project 98 nie trzeba już było traktować projektu głównego i podprojektu jako sprzecznych. Podprojekty wciąż funkcjonowały osobno, ale były włączane do projektu skonsolidowanego. Dodatkowo, Microsoft Project 98 zapewniał większą elastyczność w projekcie skonsolidowanym. Podobnie jest w przypadku programu Microsoft Project 2000. Projekt skonsolidowany to rodzaj projektu macierzystego, w którym umieszczamy podprojekty.

Pracując nad projektem skonsolidowanym, możemy skupić się na ważnej w danym momencie jego części. W projekcie skonsolidowanym podzadania pojawiają się jako zadania sumaryczne i można korzystać z narzędzi programu w celu ukrycia zadań związanych z podprojektem.

Uwaga

W rozdziale 3. znajduje się więcej informacji o ukrywaniu i pokazywaniu zadań.

Korzystając z projektu skonsolidowanego, możemy przeglądać, drukować i zmieniać informacje w podprojekcie, tak jak w dowolnym projekcie samodzielnym.

Przygotowanie do konsolidowania

Konsolidacja może nam pomóc w różnych sytuacjach, na przykład:

• Zadania zarządzane przez różne osoby mogą być zależne od siebie. Po skonsolidowaniu można stworzyć współzależności, aby dokładnie przedstawić harmonogram projektu i niezbędne zasoby.

• Projekt może być na tyle duży, że podzielenie go na mniejsze części ułatwi jego organizację. Przez konsolidację projektu łączymy ze sobą mniejsze elementy i uzyskujemy pełny obraz całości.

• Po stworzeniu puli zasobów dla kilku projektów może wystąpić potrzeba zbilansowania ich — konsolidacja pozwala na łączenie ze sobą projektów współużytkujących zasoby w sposób umożliwiający bilansowanie.

Kiedy należy skorzystać z konsolidacji? Można to zrobić w dowolnym momencie. Możemy od razu mieć świadomość, że projekt jest zbyt duży, lub możemy stwierdzić, że projekt jest większy niż zakładaliśmy dopiero w trakcie jego realizacji. Załóżmy przykładowo, że dział marketingu w firmie komputerowej zasugeruje w połowie prac projektowych, że należy połączyć różne projektowane produkty. Powoduje to powstanie nieistniejących wcześniej współzależności i stwarza sposobność do wykorzystania konsolidacji.

Jeżeli postanowimy korzystać z konsolidacji, zanim rozpoczniemy realizowanie projektu, wystarczy stworzyć oddzielne pliki w programie Microsoft Project dla różnych jego części. Pliki takie po konsolidacji funkcjonują jak podprojekty. Każdy z podprojektów powinien stanowić zamkniętą całość, a wewnątrz każdego pliku podprojektu należy stworzyć odpowiednie łącza. W niniejszym rozdziale znajduje się opis metod używanych do konsolidacji podprojektów i łączenia ich.

Jeżeli na skorzystanie z konsolidacji zdecydujemy się po rozpoczęciu projektu, podprojekty możemy stworzyć w następujący sposób:

1. Zapisać plik całego projektu.

2. Wybrać wszystkie zadania, które chcemy zapisać w pierwszym pliku podprojektu, i kliknąć przycisk Kopiuj.

3. Kliknąć przycisk Nowy, aby otworzyć nowy projekt i, korzystając z okna dialogowego Informacje o projekcie (rys. 17.1), wprowadzić podstawowe informacje o projekcie, jak data rozpoczęcia projektu czy metoda tworzenia harmonogramu.

Rysunek 17.1. W oknie dialogowym Informacje o projekcie wprowadzamy podstawowe dane, jak data rozpoczęcia projektu

4. Kliknąć przycisk Wklej.

5. Zapisać i zamknąć podprojekt.

6. Wybrać wszystkie zadania, które mają zostać zapisane w drugim pliku podprojektu, i kliknąć przycisk Kopiuj.

7. Powtarzać kroki od 3. do 7., aż zapisanych zostanie kilka oddzielnych plików zawierających części większego projektu.

Teraz możemy przekształcać każdy ze stworzonych podprojektów tak, aby stanowił projekt pełny. Poniżej opisane są metody konsolidowania i łączenia tak stworzonych podprojektów.

Wstawianie projektu

W trakcie konsolidowania umieszczamy poszczególne projekty w projekcie macierzystym, nazywanym projektem głównym. Każdy projekt wstawiony pojawia się jako zadanie sumaryczne w projekcie głównym, a program oblicza projekty wstawione jak zadania sumaryczne. Jak widać na rys. 17.2, w kolumnie Wskaźniki pojawia się ikona informująca o tym, że projekt został wstawiony.

Rysunek 17.2. Specjalna ikona w kolumnie Wskaźniki określa projekty wstawione

Projekt można wstawiać na dowolnym poziomie konspektu. Poziom, na którym pojawi się projekt wstawiony, zależy od poziomu konspektu jaki jest przedstawiony w miejscu, w którym planujemy wstawienie projektu. W celu wstawienia projektu należy wybrać zadanie, które ma znajdować się poniżej projektu wstawionego — program umieszcza projekt wstawiony nad wybranym zadaniem. Zazwyczaj projekt wstawiony pojawia się na tym samym poziomie co wybrane zadanie. Jednak, jeżeli zadanie, znajdujące się nad zadaniem wybranym, jest oznaczone głębszym wcięciem niż zadanie wybrane, projekt wstawiony będzie na tym samym poziomie co zadanie oznaczone wcięciem. Jeżeli z kolei zadanie znajdujące się nad zadaniem wybranym jest na tym samym poziomie lub ma mniejsze wcięcie niż zadanie wybrane, projekt wstawiony pojawi się w konspekcie na tym samym poziomie co zadanie wybrane. Poniżej, na rysunkach 17.3, 17.4 i 17.5, przedstawiono porównanie różnych możliwości.

Rysunek 17.3. Zadanie „Określenie planu” zostało rozwinięte, a następnie, podczas wstawiania „podprojektu2”, zostało wybrane zadanie „Wybór” — „podprojekt2” pojawia się na tym samym poziomie co umieszczone nad nim zadanie „Lista gości”

Rysunek 17.4. Zadanie „Określenie planu” jest zwinięte, a podczas wstawiania „podprojektu2” zostało wybrane zadanie „Wybór” — „podprojekt2” pojawia się na tym samym poziomie co zadanie „Określenie planu”

Rysunek 17.5. Wybrane zostało zadanie „Określenie budżetu”, a następnie wstawiony „podprojekt2”; pojawia się on na tym samym poziomie konspektu co „Określenie budżetu”, ponieważ zadanie znajdujące się powyżej — „Określenie planu” — ma mniejsze wcięcie niż „Określenie budżetu” (zadanie wybrane)

W celu stworzenia projektu skonsolidowanego, w którym wszystkie projekty wstawione będą na tym samym najwyższym poziomie, jak na rys. 17.6, należy upewnić się, że zwinięte zostały projekty wstawione uprzednio, tak aby nie były widoczne ich zadania podczas wstawiania następnego podprojektu.

Rysunek 17.6. Podczas wstawiania „podprojektu2” wybrany był „podprojekt3” i widoczne były jego podzadania, ale nie były widoczne podzadania „podprojektu1”

Wskazówka

Po wstawieniu projektu można ukrywać lub pokazywać zadania, klikając symbol konspektu zadania sumarycznego — znak plus lub minus obok nazwy zadania.

Aby wstawić projekt, należy wykonać następujące czynności:

1. Otworzyć projekt, w którym chcemy przechowywać projekt skonsolidowany.

2. Kliknąć ikonę Wykres Gantta na pasku widoków.

3. W kolumnie Nazwa zadania kliknąć rząd, w którym ma się zaczynać projekt wstawiony.

Uwaga

Podczas wstawiania projektu program umieszcza go bezpośrednio nad wybranym rzędem. W związku z tym, jeżeli projekt wstawiany zawiera zadania, w kolumnie Nazwa zadania należy kliknąć zadanie, które ma znaleźć się bezpośrednio pod naszym podprojektem.

4. Z menu Wstaw wybrać Projekt, aby otworzyć okno dialogowe przedstawione na rys. 17.7.

Pole wyboru Połącz z projektem

Rysunek 17.7. Okno dialogowe Wstawianie projektu funkcjonuje jak okno dialogowe Otwieranie

5. Korzystając z listy Szukaj w, wyszukać folder zawierający projekt, który chcemy wstawić.

6. Wyróżnić plik do wstawienia.

7. Wprowadzić zmiany w opcjach wstawiania projektu:

• Jeżeli wyczyścimy pole wyboru Połącz z projektem, projekt wstawiony nie będzie miał połączenia ze swoim projektem źródłowym

• Jeżeli z listy rozwijanej Wstaw wybierzemy Wstaw w trybie tylko do odczytu, program nie zmienia projektu źródłowego po zmianie projektu wstawionego.

8. Kliknąć Wstaw (lub Wstaw w trybie tylko do odczytu). Program umieszcza wybrany plik w otwartym projekcie. Wstawiony plik pojawia się jako zadanie sumaryczne, a jego podzadania są ukryte.

Korzystanie z projektów wstawionych i z ich plików źródłowych

Jak było widać na rys. 17.7, projekt wstawiony można połączyć z jego plikiem źródłowym. Jeżeli nie połączymy projektu wstawionego z jego plikiem źródłowy, zmiany wprowadzone w projekcie wstawionym do projektu głównego nie wpływają na wygląd pliku źródłowego. I analogicznie, zmiany w pliku źródłowym nie wpływają na plik programu głównego, w którym jest umieszczony nasz podprojekt. Dlaczego mielibyśmy nie korzystać z łączenia plików? Można na przykład stworzyć plik skonsolidowany wyłącznie po to, aby szybko przygotować raport.

W wielu wypadkach łączenie plików ułatwia aktualizację. Łączenie gwarantuje, że wprowadzane w zmiany w projekcie głównym lub w pliku podprojektu będą widoczne w innym pliku. Po wstawieniu projektu i połączeniu go z jego plikiem źródłowym tworzymy łącze pomiędzy dwoma plikami; działa ono jak każde łącze między dwoma plikami w środowisku Windows. Jeżeli na przykład zmienimy nazwę pliku podprojektu lub przeniesiemy go do innego folderu niż ten, w którym był pierwotnie zapisany, należy uaktualnić łącze z projektem głównym, gdyż w innym przypadku nie będzie ono działać.

Jeżeli przeniesiemy plik połączony, łącze można uaktualnić na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Informacje o wstawionym projekcie (patrz rys. 17.8).

Rysunek 17.8. Zakładka Zaawansowane w oknie dialogowym Informacje o wstawionym projekcie

Wskazówka

Korzystając z zakładki Zaawansowane w oknie dialogowym Informacje o wstawionym projekcie, można również usunąć połączenie podprojektu z jego plikiem źródłowym. W tym celu należy wyczyścić pole wyboru Łącze do projektu.

Można również otworzyć konspekt projektu, aby pokazać podzadania projektu wstawionego — po kliknięciu znaku plus obok podprojektu program automatycznie przedstawia okno dialogowe podobne do okna dialogowego Otwieranie. Korzystając z niego, można wyszukać nową lokalizację pliku i po zakończeniu kliknąć OK.

Konsolidowanie wszystkich otwartych projektów — skrót

Aby skonsolidować kilka projektów naraz, należy wykonać poniższe czynności:

1. Otworzyć wszystkie projekty, które chcemy skonsolidować.

2. Z menu Okno wybrać Nowe okno, aby otworzyć okno dialogowe Nowe okno, przedstawione na rys. 17.9.

Rysunek 17.9. Okno dialogowe Nowe okno umożliwia szybką konsolidację otwartych projektów

3. Przytrzymać klawisz Ctrl i kliknąć projekty, które chcemy skonsolidować.

4. Kliknąć przycisk OK.

Program tworzy nowy projekt główny, zawierający projekty wybrane w oknie dialogowym Nowe okno. Program umieszcza podprojekty w projekcie zgodnie z kolejnością, w jakiej pojawiają się w oknie dialogowym Nowe okno.

Przesuwanie podprojektów w obrębie projektu głównego

Podprojekty można przesuwać wewnątrz projektu głównego, wycinając rząd zawierający podprojekt i następnie wklejając ten rząd w żądanym miejscu. Po wybraniu rzędu sumarycznego przedstawiającego podprojekt i kliknięciu przycisku Wytnij na standardowym pasku narzędzi, program otwiera okno dialogowe Kreator planowania, jak na rys. 17.10.

Rysunek 17.10. Kreator planowania pojawia się przy próbie usunięcia zadania sumarycznego

Należy wybrać przycisk opcji Kontynuuj i kliknąć OK. Zniknie zadanie sumaryczne reprezentujące podprojekt wraz z jego podzadaniami. Podczas wklejania podprojektu program umieszcza go nad wybranym rzędem, a zatem należy w kolumnie Nazwa zadania wybrać zadanie, które ma się znaleźć pod wstawianym podprojektem. Następnie należy kliknąć przycisk Wklej na standardowym pasku narzędzi. Program umieści podprojekt w jego nowym miejscu.

Wskazówka

Jeśli chcemy przemieszczać dużą ilość zadań, można zaznaczyć pole Nie mów mi o tym ponownie, aby okno nie pojawiało się za każdym razem.

Projekty główne i współzależności

W projekcie skonsolidowanym zazwyczaj występują zadania — w projekcie głównym lub w jego podprojekcie — które są zależne od zadań w innym podprojekcie. Możemy tworzyć łącza pomiędzy projektami w pliku skonsolidowanym i, jeżeli taka potrzeba wystąpi, możemy zmieniać stworzone łącza.

Łączenie zadań pomiędzy projektami

Można stworzyć cztery rodzaje współzależności: zakończenie-rozpoczęcie, rozpoczęcie-rozpoczęcie, zakończenie-zakończenie i rozpoczęcie-zakończenie. Te współzależności dodatkowo umożliwiają korzystanie z wyprzedzenia i czasu zwłoki. Proces łączenia zadań współzależnych pomiędzy projektami jest podobny do procesu tworzenia zależności zadań w jednym projekcie, gdyż tworzymy współzależności w projekcie głównym. Po otwarciu pliku projektu głównego należy:

1. Kliknąć Wykres Gantta na pasku widoków.

2. Wybrać zadania, które chcemy połączyć.

Wskazówka

Żeby wybrać zadania, które nie sąsiadują ze sobą, należy przytrzymać wciśnięty przycisk Ctrl, klikając każde z wybranych zadań.

3. Na standardowym pasku narzędzi kliknąć przycisk Połącz zadania. Program tworzy łącze zakończenie-rozpoczęcie.

Wskazówka

Łącze w projekcie głównym możemy stworzyć, przeciągając wskaźnik myszki od paska wykresu Gantta poprzednika do paska wybranego następnika.

Można również łączyć zadania, wpisując do pola Poprzedniki nazwę formatu projektu i numer Id. zadania. Nazwa projektu powinna zawierać ścieżkę dostępu do pliku oraz nazwę tego pliku, a numer Id. powinien być numerem identyfikacyjnym wybranego zadania w tym pliku. Na rys. 17.11 zadanie „Restauracja” jest połączone z zadaniem „Miejsce”, które jest zadaniem nr 6 w pliku projektu o nazwie podprojekt1.mpp. Po wyróżnieniu zadania na pasku wprowadzania (tuż poniżej pasków narzędzi) pojawia się pełna nazwa ścieżki dostępu zadania połączonego.

Rysunek 17.11. Wpis w polu Poprzedniki pozwala na stworzenie łącza pomiędzy zadaniami w różnych plikach projektu

Jeżeli łączymy zadania pomiędzy projektami, łącza zadań w projekcie głównym wyglądają jak łącza standardowe. Jednak, jak widać na rys. 17.12, po otwarciu jednego z plików z podprojektem zobaczymy, że program umieścił w nim łącze zewnętrzne. Nazwa i pasek wykresu Gantta każdego zadania połączonego zewnętrznie są koloru szarego. Po wskazaniu paska wykresu Gantta program prezentuje informacje o zadaniu i informuje, że jest to zadanie zewnętrzne.

Po dwukrotnym kliknięciu nazwy zadania zewnętrznego program otwiera podprojekt zawierający zadanie, z którym połączone jest zadanie zewnętrzne.

Rysunek 17.12. Podczas łączenia zadań z różnych projektów program w pliku podprogramu umieszcza łącze zewnętrzne

Zmiana łączy pomiędzy projektami

Po połączeniu zadań z różnych projektów może wystąpić potrzeba dokonania zmiany informacji o łączach, np. zmiany typu współzależności z ustawionego domyślnie łącza zakończenie-rozpoczęcie, lub stworzenia czasu zwłoki.

Łącze pomiędzy zadaniami z różnych projektów możemy modyfikować w każdym z podprojektów lub w projekcie głównym. Modyfikując je w podprojekcie, należy kliknąć dwukrotnie linię łączącą zadanie wewnętrzne z zewnętrznym (patrz rys. 17.13). W wypadku modyfikacji w projekcie głównym należy dwukrotnie kliknąć linię łączącą dwa zadania (patrz rys. 17.14). Program otwiera okno dialogowe Współzależność zadań.

Rysunek 17.13. Po dwukrotnym kliknięciu linii łącza między zadaniem wewnętrznym i zewnętrznym w podprojekcie program otwiera okno dialogowe Współzależność zadań

Dwie wersje tego okna nieco różnią się od siebie. Jeżeli zaczynamy modyfikację w podprojekcie, możemy uaktualnić ścieżkę dostępu łącza i w polu Typ zmienić typ łącza, a w polu Zwłoka określić czas zwłoki pomiędzy zadaniami. Jeżeli korzystamy z projektu głównego, nie możemy zmienić ścieżki dostępu łącza, ale możemy zmienić typ łącza i wielkość czasu zwłoki.

Rysunek 17.14. Po dwukrotnym kliknięciu linii łącza między zadaniami w projekcie głównym program otwiera okno dialogowe Współzależność zadań, w którym można zmieniać informacje o współzależności zadań połączonych z różnych projektów

Double... - Kliknij dwukrotnie tę linię

Projekty skonsolidowane — zapisywać czy nie

Nie musimy zapisywać projektu skonsolidowanego, chyba że istnieje taka potrzeba. Plik projektu głównego możemy stworzyć, posługując się metodą wykorzystującą okno Nowe okno wybierane w menu Okno, lub opisaną w tym rozdziale metodą polegającą na wybraniu opcji Projekt w menu Wstaw. Projekt skonsolidowany może być przydatny do tworzenia połączeń lub raportów i można go potem zamknąć bez zapisywania. Załóżmy, że stworzyliśmy projekt główny, wstawiając do niego projekty, które nie są w tym momencie otwarte. Podczas zamykania projektu głównego program wyświetla najpierw pytanie, czy zapisać projekt główny —odpowiedź nie ma wpływu na zmiany wprowadzone w projektach wstawionych (patrz rys. 17.15).

Rysunek 17.15. Podczas zamykania projektu głównego, stworzonego przez wstawianie projektów, program wyświetla pytanie, czy chcemy zapisać zmiany, wraz z łączami, wprowadzone w poszczególnych podprojektach

Jeżeli projekt główny został stworzony przy użyciu okna Nowe okno wybranego z menu Okno, program wyświetla pytanie, czy zapisać zmiany w podprojektach podczas ich zamykania.

Jeżeli zostaną zapisane zmiany wprowadzone do podprojektów, nawet jeżeli nie zapisze się ich projektu głównego, po otworzeniu pliku podprojektu pojawią się w nim zadania zewnętrzne, jak było to przedstawione na rys. 17.12.

Przeglądanie wielu projektów

Stworzenie projektu głównego ułatwia pracę, gdyż możemy przedstawiać i ukrywać wybrane części naszego projektu.

Projekt główny, przedstawiony na rys. 17.16, zawiera trzy projekty wstawione. Jak można się zorientować z symboli konspektu, na rysunku przedstawiającym projekt główny nie wszystkie zadania są widoczne — ukryte są zadania w „podprojekcie3”.

Rysunek 17.16. Projekt główny zawierający trzy projekty wstawione

Załóżmy, że musimy skupić się nad centralną częścią projektu. Jak widać z rys. 17.17, można z łatwością skoncentrować się na wybranej części projektu, klikając symbole konspektu po lewej stronie każdego zadania sumarycznego i rozwijając tylko potrzebną część projektu.

Rysunek 17.17. Po zamknięciu projektów wstawionych, co powoduje przedstawienie ich w postaci zadań sumarycznych, można skoncentrować się na wybranej części projektu głównego

Korzystanie z wielu ścieżek krytycznych

Podczas konsolidacji projektu przydatne może być wykorzystanie wielu ścieżek krytycznych. Dzięki temu możemy zobaczyć ścieżkę krytyczną każdego projektu wstawionego.

Zgodnie z ustawieniem domyślnym program przedstawia tylko jedną ścieżkę krytyczną, ale takie ustawienie można zmienić. Z menu Narzędzia należy wybrać Opcje i kliknąć zakładkę Obliczanie, aby otworzyć okno dialogowe przedstawione na rys. 17.18. Zaznaczyć opcję Oblicz wiele ścieżek krytycznych i kliknąć OK.

Rysunek 17.18. Zakładka Obliczanie w oknie dialogowym Opcje

Place... - Zaznaczyć pole wyboru

Przeglądając projekt w widoku przedstawiającym ścieżki krytyczne, jak np. widok Wykres Gantta — śledzenie, widzimy ścieżki krytyczne każdego niezależnego zestawu zadań. Program wprowadza opóźnioną datę zakończenia dla wszystkich zadań bez następnika tak, że odpowiada ona ich przyspieszonej dacie zakończenia, co powoduje, że zadanie jest pozbawione zapasu czasu i staje się krytyczne. Na rys. 17.19 przedstawiono Wykres Gantta — śledzenie w celu zaprezentowania dwóch ścieżek krytycznych; zadania krytyczne można odróżnić od niekrytycznych dzięki ich kreskowanemu deseniowi. Przedstawione w kolorze, zadania krytyczne byłyby jeszcze bardziej wyraźne, gdyż są prezentowane w kolorze czerwonym z kreskowaniem.

Rysunek 17.19. Można przedstawić wiele ścieżek krytycznych, co jest szczególnie przydatne przy pracy nad projektem głównym

Nowość

Dzięki programowi Microsoft Project 2000 można teraz przedstawiać jedną ścieżkę krytyczną dla całego projektu głównego, gdyż program traktuje projekty wstawione jak zadania sumaryczne i oblicza opóźnione daty zakończenia we wszystkich projektach wstawionych.

Przedstawianie wielu ścieżek krytycznych może być przydatne, ale dopiero spojrzenie na jedną ścieżkę krytyczną dla projektu głównego (jeśli nie zaznaczono pola wyboru na rys. 17.18) może być naprawdę pouczające. Przykładowo, drugi i trzeci projekt wstawiony w projekcie głównym, przedstawionym na rys. 17.19, nie odgrywa żadnej roli na ścieżce krytycznej. Do stworzenia widoku przedstawionego na rysunku 17.20 wykorzystany został Wykres Gantta — śledzenie, który dodaje pionowe kreski do pasków reprezentujących zadania na ścieżce krytycznej.

Rysunek 17.20. Ponieważ projekt główny oblicza opóźnione daty zakończenia we wszystkich projektach wstawionych, można przedstawić dla niego jedną ścieżkę krytyczną

Współużytkowanie zasobów przez różne projekty

W wypadku korzystania z tych samych zasobów przy pracy nad wieloma projektami warto stworzyć pulę zasobów. Jest to zestaw zasobów dostępnych dla każdego projektu. Z zasobów można korzystać przy pracy nad jednym projektem lub mogą być one współużytkowane przez kilka projektów.

Jeżeli w naszym otoczeniu kilku kierowników projektu korzysta z tych samych zasobów w pracy nad różnymi projektami, warto zastanowić się nad stworzeniem puli zasobów. Stworzenie puli zasobów w naszym programie umożliwi zbudowanie ich harmonogramu i rozwiązanie konfliktów w zasobach.

Uwaga

W rozdziale 10. znajdują się informacje o innych metodach rozwiązywania konfliktów w zasobach.

Tworzenie puli zasobów i współużytkowanie zasobów

Stworzenie puli zasobów w programie może ułatwić zarządzanie nimi, szczególnie w wypadku zasobów współużytkowanych przez kilka projektów. W celu stworzenia puli zasobów wystarczy stworzyć plik projektu zawierający tylko informacje o zasobach.

Jeżeli już dysponujemy projektem, który zawiera wszystkie dostępne zasoby, możemy użyć go jako wzorca. Po stworzeniu takiego projektu można wyznaczyć go do tej funkcji w następujący sposób:

Uwaga

Nie trzeba usuwać wszystkich zadań z projektu, który posłuży za wzorzec puli zasobów. Z tego pliku potrzebne będą tylko informacje o zasobach.

1. Otworzyć projekt zawierający zasoby, który posłuży jako plik puli zasobów.

2. Otworzyć projekt, który ma korzystać z puli zasobów (tzn. projekt, nad którym chcemy pracować).

3. Z menu Narzędzia wybrać Zasoby, a następnie Współużytkuj zasoby. Program otworzy okno dialogowe Współużytkowanie zasobów (patrz rys. 17.21).

Rysunek 17.21. Okno dialogowe Współużytkowanie zasobów

4. Kliknąć przycisk Użyj zasobów, a następnie, korzystając z pola listy Z:, wybrać projekt zawierający pulę zasobów, aby wskazać, że chcemy korzystać z zasobów określonych w tym projekcie.

Uwaga

Jeżeli otworzymy tylko projekt, nad którym chcemy pracować, dostępny będzie wyłącznie przycisk opcji Użyj własnych zasobów, i nie będziemy mogli używać zasobów z puli zasobów. Gdy pierwszy raz chcemy udostępnić zasoby do współużytkowania, musimy otworzyć zarówno projekt, nad którym chcemy pracować, jak i projekt, który ma służyć jako pula zasobów. Dodatkowo, jeżeli będą w tym momencie otwarte jeszcze inne projekty, pojawią się one na liście wyświetlanej po otwarciu pola listy Z:, gdyż program pozwala na wybór z wszystkich projektów otwartych podczas wyznaczania puli zasobów.

5. Określić, w jaki sposób program ma rozwiązywać konflikty w kalendarzu. Jeżeli wybierzemy Pula ma pierwszeństwo, kalendarze zasobów w pliku puli zasobów będą miały pierwszeństwo w wypadku powstania konfliktów. Jeżeli wybierzemy Współużytkownik ma pierwszeństwo, w wypadku powstania konfliktu kalendarze zasobów w aktualizowanym pliku będą miały pierwszeństwo przed kalendarzami zasobów w pliku puli zasobów.

6. Kliknąć OK.

Po wprowadzeniu tych zmian program przedstawia wszystkie zasoby zawarte w pliku puli zasobów wraz z ewentualnymi zasobami wprowadzonymi do pliku naszego projektu.

Można teraz kontynuować pracę nad danym projektem lub zapisać go i zamknąć. Można również zamknąć plik puli zasobów.

Otwieranie projektu korzystającego z puli zasobów

W pewnym momencie plik, nad którym pracujemy, zostanie zapisany i zamknięty. Po powrocie do pracy nad nim nie musimy już otwierać pliku puli zasobów. Po otworzeniu naszego pliku, który ma współużytkować zasoby, zobaczymy okno dialogowe przedstawione na rys. 17.22.

Rysunek 17.22. Okno dialogowe Otwórz informacje o puli zasobów

Po wybraniu pierwszej opcji program otwiera nasz plik, pulę zasobów oraz inne pliki korzystające z tej puli zasobów. Jeżeli wybierzemy drugą opcję, program otworzy tylko nasz plik i nie będzie przesyłał do puli zasobów zmian, wprowadzanych przez nas w zasobach w naszym pliku, ponieważ plik puli nie jest otwarty.

Uwaga

Po wybraniu pierwszej opcji program otwiera plik puli zasobów w trybie tylko do odczytu. Pozwala to na wprowadzanie zmian w projekcie bez wiązania pliku puli zasobów, co z kolei umożliwia równoczesne wykorzystanie puli zasobów przez kilku użytkowników.

Aktualizowanie informacji w puli zasobów

Jeżeli podczas pracy nad naszym projektem wprowadzamy zmiany do informacji o zasobach, powinniśmy aktualizować plik puli zasobów, aby inne osoby korzystające z niej dysponowały aktualnymi danymi. Aby uaktualnić pulę zasobów, należy sprawdzić, czy jej plik jest otwarty, nawet w trybie tylko do odczytu. Następnie z menu Narzędzia należy wybrać Zasoby i później Aktualizuj pulę zasobów (patrz rys. 17.23).

Rysunek 17.23. Polecenie Aktualizuj pulę zasobów jest dostępne po ustawieniu współużytkowania zasobów i po wprowadzeniu zmian do projektu przy otwartym pliku puli zasobów

Jeżeli otworzymy tylko nasz projekt i wprowadzimy zmiany w zasobach, polecenie to nie będzie dostępne podczas naszej pracy nad projektem. Co więcej, nie będzie ono dostępne również, gdy otworzymy tylko nasz projekt, następnie zapiszemy i zamkniemy go, a później otworzymy plik puli zasobów. Aby zagwarantować, że program umieści w puli zasobów wprowadzone przez nas zmiany, należy upewnić się, że otwarty jest plik puli zasobów, gdy otwieramy nasz plik projektu.

Wskazówka

W celu zapewnienia spójności i uniknięcia zbędnych dyskusji w pracy najlepiej wyznaczyć jedną grupę lub osobę odpowiedzialną za aktualizowanie puli zasobów.

Jeżeli nie zaktualizujemy puli zasobów po wprowadzeniu w naszym projekcie zmian w zakresie zasobów, program w trakcie zamykania i zapisywania projektu wyświetli wiadomość przedstawioną na rys. 17.24.

Rysunek 17.24. Ostrzeżenie pojawiające się podczas zamykania i zapisywania projektu bez aktualizacji puli zasobów

Nowość

Program Microsoft Project 2000 przechowuje ścieżkę względną do projektów połączonych z pulami zasobów; jeżeli przemieścimy jedną z nich, program nadal będzie mógł otwierać pliki.

Zakończenie współużytkowania zasobów

Aby uniemożliwić korzystanie z puli zasobów dla określonego projektu, należy wykonać poniższe czynności:

1. Otworzyć projekt.

2. Z menu Narzędzia wybrać Zasoby, a następnie Współużytkuj zasoby.

3. W oknie dialogowym Współużytkowanie zasobów (patrz rys. 17.21) zaznaczyć opcję Użyj własnych zasobów.

Rysunek 17.25. W tym oknie dialogowym określamy, czy otwieramy plik tylko do odczytu, czy do odczytu i zapisu

Co powinniśmy zrobić, aby uniemożliwić w ogóle korzystanie z puli zasobów wszystkim plikom współużytkującym zasoby z tej puli? Czy należy to robić w każdym pliku po kolei? Nie — wystarczy skorzystać z przedstawionej poniżej procedury:

1. Otworzyć plik puli zasobów w trybie do odczytu i zapisu, korzystając z okna dialogowego Otwieranie — tak jak otwieramy dowolny plik. Program przedstawi okno dialogowe pokazane na rys. 17.25. Wybrać należy opcję środkową lub ostatnią — każda z nich pozwoli na zamknięcie dostępu do puli, gdyż obie powodują otwarcie pliku jako pliku do odczytu i zapisu.

2. Z menu Narzędzia wybrać Zasoby, a następnie Współużytkuj zasoby. Program przedstawi okno dialogowe Współużytkowanie zasobów, pokazane na rys. 17.26.

Rysunek 17.26. Okno dialogowe Współużytkowanie zasobów

3. Wybrać projekty, które chcemy wyłączyć z korzystania z puli zasobów. Można wybrać projekty, które nie sąsiadują ze sobą, przytrzymując wciśnięty przycisk Ctr, podczas klikania wybranych projektów, lub projekty sąsiadujące ze sobą, przytrzymując wciśnięty przycisk Shift podczas wybierania projektów.

4. Kliknąć Przerwij łącze

Podsumowanie

W tym rozdziale opisano, w jaki sposób konsolidować projekty i jak tworzyć pulę zasobów. Omówiono następujące zagadnienia:

• wstawianie projektów,

• praca z projektami skonsolidowanymi i ustalanie współzależności,

• zarządzanie widokiem projektu głównego,

• przedstawianie wiele ścieżek krytycznych,

• współużytkowanie zasobów.

W rozdziale 18. omówione zostaną sposoby dostosowywania programu Microsoft Project do indywidualnych metod pracy.