Policealne Studium Zawodowe „Studium Europejskie”

w Katowicach

ZNACZENIE POSTĘPU W

PRACY BIUROWEJ - TYPOWE

ŚRODKI TECHNICZNE

Kierunek: Technik Administracji Słuchacz Anna Soja

Jakie znaczenie ma postęp w pracy biurowej? Co daje unowocześnienie biura? Jak wpływa to na jakość i szybkość pracy? Czy ulepsza, usprawnia pracę czy nie? Zanim zajmę się wyjaśnianiem tych kwestii czyli „znaczeniem postępu w pracy biurowej” należałoby nadmienić wpierw jakie są dziś znane i dostępne typowe środki techniczne wykorzystywane w biurach, sekretariatach itp.

Środki techniczne używane w pracy biurowej to wszelkie urządzenia techniczne wspomagające prace biurową.

Według zastosowania można podzielić je na:

• środki łączności: telefony, centrale telefoniczne, teleksy, telefaksy, wideofony, systemy przywoławcze

• środki do liczenia:maszyny do liczenia, maszyny analityczne, komputery,

• środki ewidencyjne: kartoteki, tablice informacyjne, notesy komputerowe, laptopy,

• środki do reprografii (produkcji i reprodukcji tekstów, materiałów ilustracyjnych): powielacze, kopiarki, drukarki,

• środki do pisania: maszyny do pisania, komputery,

• środki do mierzenia: zegary, środki optyczne i dźwiękowe, miary i wagi.

Środki techniczne pomocne w gromadzeniu, selekcjonowaniu i przechowywaniu informacji w postaci dokumentów to: kserokopiarki, laminatory, bindownice, gilotyny-obcinarki, niszczarki.

Środki Łączności

Telefon - jest urządzeniem służącym do przekazywania informacji głosowej na odległość za pomocą sieci telekomunikacyjnej. Warunkiem użytkowania każdego rodzaju telefonu jest świadectwo homologacji. Homologacja to badania prowadzone przez Państwową Agencję Radiową, mające na celu zatwierdzenie i wydanie zgody na produkcję i użytkowanie aparatu telefonicznego. Na podstawie tych badań Ministerstwo Komunikacji i Łączności wydaje świadectwo homologacji, pozwalające na użytkowanie tego aparatu telefonicznego.

Podział telefonów:
- Telefony komórkowe cyfrowe
- Telefony bezprzewodowe (tzw. konferencyjne)
- Telefony przewodowe

Telefony przewodowe telefon bezprzewodowy

Telefax- to urządzenie dzięki, któremu można przesyłać wszystko, co można nanieść na papier i co zmieści się na formacie A4.Wykorzystują one sieć telefoniczną do przekazywania wiadomości w formie obrazów nieruchomych, np. rysunków, nut, zdjęć, maszynopisów, rękopisów i innych dokumentów.

Obraz jest przesuwany przed skanerem przetwarzającym go na sygnały elektryczne przesyłane linią telefoniczną do odbiornika, który przetwarza je ponownie w obraz.

Zasadę działania możemy podzielić na trzy fazy:

• Odczytywanie przesłanej informacji,

• Modulacja,

• Odbiór- drukowanie informacji.

Wideofon - telefon połączony z monitorem, aby osoby prowadzące rozmowę telefoniczną mogły się nawzajem widzieć (urządzenie to, mimo że inwestowano w nie miliony dolarów, nie miało powodzenia).

Radiowe systemy przywoławcze- - to urządzenia służące do jednostronnego komunikowania się, w przypadku, gdy osoba, która powinna otrzymać wiadomość nie znajduje się w zasięgu telefonu.

System przywoławczy składa się z centralnych nadajników i niewielkich odbiorników osobistych tzw. Pagerów. Do przesyłania informacji wykorzystywane są fale radiowe. Informacja przekazywana jest telefonicznie poprzez centralny nadajnik do posiadacza pagera.

Sposób przekazywania informacji poprzez pager może być:

• świetlany - zapalenie lampki sygnalizacyjnej

• Numeryczny- wyświetlanie cyfr na ekranie aparatu (najczęściej jest to nr telefonu kontaktowego)

• Tekstowy - wyświetlanie tekstu na osiemdziesięcioznakowym ekranie LCD

Pagery świetlne i numeryczne - służą do alarmowania i przywoływania osób (informują o potrzebie kontaktu z umówionym numerem telefonu). Szczególnie przydatny dla pracowników służb specjalnych, lekarzy, prokuratorów, służb utrzymania ruchu w zakładach pracy itp.

Pagery tekstowe mogą być wykorzystane do przywoływania, niemniej jednak za ich pomocą możliwe jest jednostronne przesłanie informacji tekstowych. W zależności od typu urządzenia, mogą one przechować w swojej pamięci do 40 informacji o łącznej długości 6400 znaków (około 3 stron maszynopisu). Informacje w pamięci sortowane są na trzy grupy: 20 informacji przyjętych przez odbiornik najwcześniej, druga grupa - 10 informacji - w tzw. „koszu” oraz trzecia grupa - 10 informacji w tzw. „pamiętniku” - z nieokreśloną „datą ważności”.

Wiele urządzeń posiada tzw. Komórki serwisowe, które codziennie przyjmują informacje, p. o pogodzie, notowaniach giełdowych, walutowych oraz serwis ekonomiczny. Mogą być również podłączone do drukarki czy komputera.

Wiadomości do pagera możemy przekazywać również bezpośrednio z aparatu telefonicznego z wybieraniem tonowym (cyfrowym) DTMF lub z komputera poprzez modem (informacje tekstowe). Eksploatacja pagera jest znacznie tańsza niż telefonu komórkowego i wydaje się ona w wielu wypadkach wystarczająca oraz ekonomiczne uzasadniona.

Środki Do Liczenia

Obok środków łączności w biurach stosowane są urządzenia liczące.

Mała mechanizacja obejmuje maszyny do liczenia wykonujące podstawowe działania rachunkowe. Najpopularniejsze urządzenia liczące stosowane w biurach to elektroniczne maszyny kalkulacyjne.

Średnia mechanizacja obejmuje maszyny do wykonywania prac związanych z księgowaniem oraz sporządzaniem list płac i rachunków.

Elektroniczne maszyny cyfrowe służą do automatycznego przetwarzania danych.

Podstawowe znaczenie w nowoczesnym biurze mają komputery - wykonują one
w biurze wielorakie funkcje. W zależności od używanego oprogramowania komputer może mieć zastosowanie: do obliczeń, do księgowania, do opracowywania tekstów, do sporządzania kalkulacji i kosztorysów, do gromadzenia danych. Komputery w zależności od ich mocy obliczeniowej można podzielić na komputery duże, mikrokomputery i minikomputery.

Środki Ewidencyjne

Do środków tych zalicza się kartoteki, tablice informacyjne, notesy komputerowe, laptopy zwane tez notebookami..

Do najważniejszych rodzajów kartotek zalicza się kartoteki pionowe, poziome, wiszące.

W kartotece pionowej karty ułożone są w specjalnym pudełku lub w skrzynce w pozycji pionowej, lekko pochylonej.

Kartoteki poziome - w nich karty ułożone są na sztywnych podkładkach metodą łuskowatą, tzn. w ten sposób, że spod każdej karty wystaje brzeg następnej karty o szerokości od kilku do kilkunastu milimetrów.

Kartoteki wiszące charakteryzują się tym, że teczki z dokumentami umieszczonymi w specjalnych pojemnikach zawieszone są na szynach w szafie kartotekowej lub w szufladzie biurka.

W pracy biurowej do przedstawiania danych poza tablicami stosuje się tabele i wykresy. Do przedstawiania danych w sposób obrazowy służą wykresy. Każdy wykres składa się z tytułu, właściwego wykresu i legendy. Tabele wykorzystywane są do przedstawiania danych liczbowych, każda tabela składa się z tytułu i makiety. Schemat budowy tabeli składa się z: rubryk, główki, boczku, wierszy i pozycji zapisu. Formularze są to odpowiednio opracowane druki z wypisanym tekstem stałym, niezadrukowanymi polami przeznaczonymi do wypełnienia. Formularze dzielimy ze względu na: zastosowanie, upowszechnienie, technikę, rozliczanie.
Papier jest to materiał w postaci wstęgi lub arkuszy otrzymywany w wyniku procesu produkcyjnego z włókien, głównie roślinnych z odpowiednimi dodatkami. Rodzaj papieru określa ogólne przeznaczenie papieru. Gatunek papieru określa główne zastosowanie użytkowe papieru: papier do pisania, zwykły, powielaczowy, przebitkowy. Gramatura papieru określa ciężar jednego metra kwadratowego papieru, co również określa jego grubość. Barwa papieru może być zróżnicowana.
W biurze do przechowywania różnego rodzaju akt stosuje się: segregatory, skoroszyty, teczki, obwoluty. Poza papierami, innymi materiałami biurowymi powszechnie stosowanymi w pracy biurowej są koperty i kalki. Koperty dzieli się na: standardowe, okienkowe, gabinetowe, aktowe.

Laptop (ang. lap - kolana, top - na wierzchu), to mały komputer przenośny, ze zintegrowaną klawiaturą i monitorem tworzącymi jedną całość, który po zamknięciu ma rozmiary zbliżone do dużego notatnika (i dlatego zwany też notebookiem); można z nim podróżować i używać go bez zewnętrznego źródła energii (do wyczerpania akumulatorów umieszczonych w obudowie)

Palmtop (z ang. na dłoni) - komputer rozmiarami podobny do kalkulatora, używa się go trzymając w jednej dłoni, należy do kategorii urządzeń mobilnych

Notebook Laptop

Środki Do Reprografii

Reprografia - jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków komunikacji wizualnej, służącej głównie do czynności handlowych i administracyjnych. Reprografia obejmuje: powielanie dokumentów, kopiowanie dokumentów, reprodukowanie rysunków i planów technicznych, drukowanie metodami małej poligrafii, mikrofilmowanie, fotografowanie. Najstarszą techniką reprodukcji dokumentów było powielanie.

Urządzenia zaliczane do tej grupy to: powielacze, kserokopiarki, drukarki.

Kserokopiarki - urządzenia do kopiowania. Oryginał wykorzystywany jest do wytworzenia odpowiedniego rozkładu ładunków na światłoczułym bębnie, na który następnie nakładany jest toner. Z tego obrazu toner przyklejany jest na papier i utrwalany w wysokiej temperaturze.

Przystępując do wykonania kopii, należy umieścić oryginał na szybie, zgodnie z oznaczeniami, przycisnąć go klapą górną. Następnie ustawia się parametry reprodukcji tj. liczbę kopii, ilość dozowanego tonera, wielkość kopii oraz kasetę, z której ma być pobierany papier. W przypadku kopii dwustronnych należy zwrócić uwagę na pozycję papieru. Po naciśnięciu przycisku start otrzymujemy potrzebne kopie. Papier do kopiowania musi być odpowiedniej jakości, żeby nie dochodziło do zacinania się wewnątrz kopiarki.

Przy wyborze kserokopiarki do firmy należy się kierować następującymi czynnikami:

• Wielkość oryginałów i otrzymywanych kopii,

• Szybkością kopiowania,

• Czasem oczekiwania (nagrzewania się) na wykonanie pierwszej kopii,

• Liczbą maksymalną kopii wykonywanych w cyklu,

• Możliwością automatycznego dwustronnego kopiowania,

• Możliwością automatycznego podawania oryginałów (uwaga! nie mogą być wówczas zgniecione czy podarte),

• Możliwością ręcznego podawania papieru,

• Obciążeniem oraz okresem użytkowania,

• Wysokością kosztów eksploatacji,

• Oszczędnością energii - zmniejszony pobór w czasie spoczynku.

Aby te urządzenia dobrze pełniły swą funkcję należy w ich otoczeniu unikać:

• 
  Wysokiej temperatury i nasłonecznienia,

• Raptownych zmian temperatury,

• Dużej wilgotności,

• Zakurzonych, źle wentylowanych miejsc,

• 
  Oparów substancji chemicznych, rozcieńczalnika, itp.,

• miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn.

Drukarki komputerowe - przenoszą na papier dokumenty i grafikę przygotowane za pomocą komputera. W biurach używa się trzech typów drukarek.

Drukarki igłowe działają podobnie jak maszyny do pisania. Zamiast młoteczków mają jednak mikroskopijne igły uderzające w papier poprzez taśmę barwiącą. Ze względu na niską jakość wydruku, głośną pracę i wolne tempo drukowania ten typ drukarki spotyka się raczej tylko wtedy, gdy wymagane jest drukowanie w dwóch lub większej ilości egzemplarzach.

Drukarki atramentowe wyposażone są w pojemniki z atramentem, który jest „wypluwany” przez małe dysze w postaci kropelek trafiających na papier. Możemy na nich uzyskać dość wysoka jakość wydruku - zwłaszcza tekstów i nieskomplikowanych obrazów graficznych. Są dość popularne ze względu na niską cenę zakupu i dużą szybkość drukowania. Wadą są wysokie koszty eksploatacji (drogie atramenty i droższy specjalny papier).

Drukarki laserowe działają na podobnej zasadzie jak kserokopiarki, wykorzystując do tworzenia obrazu na papierze cienki strumień lasera. Są to najlepsze
i najdroższe spośród wszystkich drukarek komputerowych. Zapewniają najwyższą jakość wydruku i najlepiej ze wszystkich typów nadają się do drukowania grafiki. Ich bardzo drogie modele dają wydruki o fotograficznej jakości. Zaletą są stosunkowo niskie koszty eksploatacji i duża szybkość druku (ok. 8-12 stron /minutę).

Środki Do Pisania

Do nich zaliczmy urządzenia, których używamy w celu zapisywania i tworzenia przeróżnych dokumentów, pism itp. Są to m.in. wspomniany już wcześniej komputer (ma on, bowiem wszechstronne zastosowania) jak również maszyny do pisania.

Maszyny do pisania to mechaniczne, elektromechaniczne lub elektroniczne urządzenie posiadające klawisze, które naciskane powodują wydrukowanie określonych znaków (zwykle na papierze).

Inne Środki Techniczne Pomocne w Pracy Biurowej

Środki techniczne pomocne w gromadzeniu, selekcjonowaniu i przechowywaniu informacji w postaci dokumentów to: laminatory, bindownice, gilotyny-obcinarki, niszczarki.

Laminatory - urządzenia do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych w celu ochrony przed szybkim zniszczeniem. Można w ten sposób zabezpi
eczać identyfikatory, regulaminy, plakaty formatu A3, mapy, menu, harmonogramy, legitymacje, karty członkowskie. Laminowanie polega na umieszczeniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja się do dokumentu. Laminator powleka materiały we wszystkich popularnych wymiarach obwolut, aż do formatu A3, folią o grubości 75, 125, 175, 250 mikronów. Lampka stanu gotowości i płynna regulacja temperatury umożliwiają użytkownikowi dostosowywanie pracy urządzenia do masy folii i rodzaju produktu w celu uzyskania optymalnych wyników.

Bindownice - urządzenia do oprawy dokumentów. Najprostszy sposób na oprawienie luźnych kartek w zwarty dokument - to oprawa w okładki (z tworzy
wa) i grzbiet (zaciskowa listwa z tworzywa), dzięki czemu otrzymujemy formę książkową. Aby przedziurkować plik kartek, wystarczy opuścić dźwignię. Urządzenie dziurkuje i oprawia dokumenty do formatu A4. Można dokupić okładki o różnej oprawie i fakturze, a do tego dobrać odpowiednie kolory opraw grzebieniowych. Dzięki tego typu oprawie kartki po rozłożeniu układają się płasko, co ułatwia kopiowanie i umożliwia dodawanie lub usuwanie kartek. Dostępne są uniwersalne bindownice mechaniczne oraz termobindownice elektryczne.

Gilotyny - obcinarki. Przy oprawie dokumentów bardzo ważną funkcję spełniaj
ą obcinarki, które służą do równego, dokładnego i szybkiego wyrównania przez obcinanie dokumentów za pomocą noża introligatorskiego.

gilotyna gilotyna nożowa

Niszczarki - urządzenia, które tną na drobne paseczki kartki papieru (dokumenty przeznaczone do zniszczenia. W każdej firmie jest wiele dokum
entów - kalkulacji, sprawozdań finansowych, danych osobowych, które nie są aktualnie potrzebne do
pracy. Materiały te należy właściwie zarchiwizować, a niepotrzebne zniszczyć tak, aby nie dostały się w niepowołane ręce.

Skaner - wykorzystując skaner użytkownik może wprowadzić do komputera i zaprezentować innym, chociaż za pomocą Internetu swoje zdjęcia czy przedstaw
ić własne kompozycje i obrazy. Skaner umożliwia również szybką i prostą cyfrową archiwizacją dokumentów, gazet i wszelkiego innego tekstu zapisanego na papierze. Po zapisaniu na dysku komputera dokumenty można przechowywać w specjalnym archiwum lub specjalnie zhierarchizowanym katalogu. Przy zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania
OCR (Optical Charakter Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) możliwe jest odczytanie przez komputer treści ze skanowanych dokumentów.
Rodzaje skanerów
Wśród skanerów możemy dokonać podstawowego podziału na:
a) Skanery ręczne - obsługa polega na przeciąganiu czytnikiem nad wprowadzanym dokumentem. Szerokość skanowanego pola nie przekracza p. 10 cm., więc nadają się one do najprostszych amatorskich zastosowań. Ze względu na ręczne prowadzenie czytnika każde drgnięcie ręki bądź nieregularne przesuwanie urządzenia powoduje trudne do skorygowania skazy.
b) Skanery płaskie - skanowany dokument układa się tu w łożu urządzenia, po czym precyzyjny mechanizm przesuwa układ optyczny pod powierzchnią dokumentu. Obraz jest dzięki temu skanowany równomiernie na całej powierzchni, szybko i bez deformacji.

Dyktafony - niewielki przenośny magnetofon, mieszczący się w kieszeni, służący do szybkiego zapisu i odtwarzania informacji dźwiękowej. Nośnikiem dźwięku może być kaseta magnetofonowa o różnym czasie nagrania i wielkości lub układ elektroniczny zapisujący w formie cyfrowej skompresowany dźwięk.. Obecnie często zintegrowane z innymi urządzeniami, p. telefonem komórkowym

Wykorzystywany może być do:

• Przeprowadzania wywiadów

• Dyktowania zadań do wykonania współpracownikom

• Dyktowania tekstów do przepisania, korespondencji, rozmów,

• Nagrywania własnych przemyśleń, konferencji, przemówień

• Przygotowywaniu wystąpień czy protokołów

Nagrywany tekst powinien być poprzedzony wskazówkami dla osoby przepisującej. Wskazówka ta powinna zawierać: objaśnienia trudnych słów (przeliterowanie), zaznaczenie, czy pismo jest np. pilne, datę, którą należy opatrzyć pismo.

Przed przystąpieniem do przepisywania tekstu taśmy, należy ją przesłuchać w całości. W ten sposób zorientujemy się, czy nie wprowadzono poprawek w trakcie dyktowania tekstu.

Nagrywając tekst na dyktafonie, zwracamy uwagę na wyraźną wymowę i jednostajne tempo - ułatwi to jego późniejsze przepisanie. Dodatkowe funkcje umieszczone na dyktafonach to:

• Automatyczne włączanie i wyłączanie nagrywania z chwilą rozpoczynania i kończenia rozmowy;

• Zmniejszanie lub zwiększanie prędkości nagrywania i odtwarzania;

• Odmierzanie przesuwu taśmy;

• Ostrzeganie o kończeniu się taśmy;

• Wyświetlanie daty i czasu.

Dyktafony współdziałają z urządzeniami sekretarskimi służącymi do odsłuchiwania przez kopistkę tekstów w dobranym tempie i przepisywania ich.

Inne środki to dziurkacze, zszywacze, rozszywacie itp.

Znaczenie postępu pracy biurowej

Obecnie rozwój tej techniki jest bardzo dynamiczny.
Dziś trudno sobie wyobrazić biura bez komputera, faksu, kserokopiarki, telefonu. Na rynku pojawiają się coraz to doskonalsze urządzenia tego typu.
Urządzenia znajdują w pracy biurowej pierwszoplanowe miejsce.
Pozwalają na:

• Zwiększenie wydajności pracy biurowej poprzez wyeliminowanie żmudnych i pracochłonnych czynności(zmniejszenie kosztów związanych z administracja);

• Zwiększenie precyzji i jakości pracy,

• Zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych,

• Usprawnienie procesu przechowywania i dostarczania informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji (informacje szybko przetwarzane, łatwo dostępne i dokładne);

• Podniesienie jakości pracy biurowej

Inaczej mówiąc postęp ma ogromne znaczenie, bowiem znacznie a nawet bardzo ułatwia pracę. Używanie skanerów telefonów komputerów czy nawet kopiarek pozwala na wykonywanie pewnych czynności szybciej, a ponieważ zajmują one mniej czasu można w tym czasie, który nam pozostał zająć się inną pracą, co jest w tym przypadku dużym plusem.

Nie dość ze podnosi się jakość pracy; nie trzeba bowiem niszczyć ręcznie dokumentów, przepisywać wszystkiego ręcznie; to na dodatek eliminujemy żmudne, pracochłonne i niejednokrotnie bardzo nudne i meczące czynności. Wpływa to na samopoczucie pracownika oraz zapewnia lepszą atmosferę i środowisko, gdzie wszystko dobrze, sprawnie funkcjonuje. Poza tym taka codzienna styczność ze sprzętem biurowym sprawia ze wyzbywamy się obaw co do ich używania i uczymy się je obsługiwać, co jest ważne ponieważ technika idzie naprzód.

Dobre, profesjonalne sprawne nie może funkcjonować bez jakichkolwiek środków i urządzeń technicznych. Są one bardzo potrzebne i nie można się bez nich „obejść”, zarówno w domu jak i w biurze. Podsumowaniem będą moje dopowiedzi na pytania zadane na początku. Postęp ma ogromne znaczenie w pracy biurowej, polepsza się jakość, szybkość pracy, i owszem znacznie usprawnia wykonywanie czynności, pozwala na ich efektywne i wydajne wykonanie (bez zbędnego zmęczenia i wysiłku ).

2

Kopiarka z faxem

Urządzenie

Wielofunkcyjne

- skaner

- drukarka

- fax.

Dziurkacz

Archiwizacyjny

Dziurkacz

Specjalistyczny

Dziurkacz z blokadą

i regulacją papieru

Zszywacz Archiwizacyjny

Zszywacz Profesjonalny

Niszczarka profesjonalna

---