1. Wypisz i opisz jakie mogą wystąpić problemy zinformatyzowaniu kadr
-bunt pracowników,
-brak umiejętności,
-pracownicy mogą mieć problemy z opanowaniem systemu,
-mogą nie widzieć celu wdrożenia - niechętnie nastawieni na zmiany,
-brak opisu nieformalnych elementów zarządzania kadrami
2. Wypisz etapy czy tam elementy MRP II
• Planowanie biznesowe (Business Planning) - tworzony jest tu ogólny plan działania
przedsiębiorstwa.
• Bilansowanie produkcji i sprzedaży (Sales and Operation Planning - SOP) - w
wyniku tych działań powstaje plan produkcji i sprzedaży mające na celu realizacji
planu biznesowego. Plany te określają wzajemne zbilansowane wielkości sprzedaży,
produkcji oraz poziomu zapasów magazynowych w poszczególnych okresach. Plany
te będą wyznaczać plany wszystkich innych planów operacyjnych w
przedsiębiorstwie.
• Zarządzanie popytem (Demand Management - DEM) - obejmuje prognozowanie i
planowanie sprzedaży oraz potwierdzanie zamówień klientów. Jej celem jest
określanie wielkości przyszłego popytu i ciągła aktualizacja tej wartości.
• Harmonogramowanie planu produkcji (Master Production Scheduling - MPS) -
funkcja ta służy do zbilansowania podaży w kategoriach materiałów, zdolności
produkcyjnych, minimalnych zapasów względem popytu wyrażonego prognozami,
zamówieniami odbiorców, promocjami.
• Planowanie potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning - MRP) -
dzięki tej funkcji określone są harmonogramy zakupów, produkcji oraz montażu
wszystkich części składowych wyrobu wraz z priorytetami dla zaopatrzenia i
produkcji.
• Wspomaganie zarządzania strukturami materiałowymi (Bill of Material
Subsystem) - dostarcza informacji koniecznych do obliczania wielkości zleceń
produkcyjnych i zaopatrzeniowych oraz ich priorytetów.
• Ewidencja magazynowa (Inventory Transaction Subsystem - INV) - wspiera
prowadzenie ewidencji gospodarki magazynowej, dostarcza do innych funkcji
informacji o dostępnych zapasach elementów.
• Sterowanie zleceniami (Schedule Receipts Subsystem - SRS) - kontroluje spływ
(przyjęcie na ewidencję) elementów zaopatrzeniowych i produkowanych, w tym
zaplanowanych przez MRP i MPS.
• Sterowanie produkcją (Shop Floor Control - SFC) - umożliwia przekazywanie
informacji o priorytetach między osobą planującą produkcję a stanowiskami
roboczymi.
• Planowanie zdolności produkcyjnych (Capacity Requirements Planning - CRP) -
służy do badania, czy opracowane plany produkcji i sprzedaży oraz harmonogramu są
osiągalne.
• Sterowanie stanowiskami roboczymi (Input/Output Control) - wspomaga kontrole
wykonania planu zdolności produkcyjnych. Służy do kontroli kolejek na
poszczególnych stanowiskach roboczych, wielkości prac na wejściu i wyjściu
stanowiska.
• Zaopatrzenie (Purchasing PUR) - funkcja ta wspomaga czynności związane z
nabywaniem towarów i usług od dostawców. Pozwala ona tworzyć zlecenie zakupu
czy harmonogram przyjęć dostaw.
• Planowanie zasobów dystrybucyjnych (Distribution Resource Planning - DRP) -
wspomaga czynności związane z harmonogramowaniem przesunięć wyrobów
pomiędzy punktami sieci dystrybucyjnej oraz planowaniem produkcji
międzyzakładowej.
• Narzędzia i pomoce warsztatowe (Tooling) - służy do planowania dostępności
właściwych narzędzi specjalnych, aby można było bez przeszkód wykonać plan
produkcji.
• Planowanie finansowe (Financial Planning Interface) - zadaniem jego jest
umożliwienie pobierania z systemu MRP II danych o charakterze finansowym, ich
przetworzenie i przekazywanie do osób odpowiedzialnych za planowanie finansowe.
• Symulacje (Simulation) - umożliwia ocenę wpływu wprowadzonych zmian do
poszczególnych elementów MRP II na plany finansowe, potrzeb materiałowych i
zdolności wykonawczych.
• Pomiar wyników (Performance Measurement) - jest to forma ciągłej kontroli
efektywności wykorzystania systemu MRP II. Związane jest to z ustalaniem celów,
które MRP II ma osiągnąć i sprawdzaniem, jak udaje się te cele osiągnąć.
3. Napisz na czym polega system RFID
RFID (Radio Frequency Identification) - jest to system kontroli przepływu towarów w
oparciu o zdalny, poprzez fale radiowe, odczyt i zapis danych.
Technika ta pozwala na odczyt zapisanej na identyfikatorach informacji w sposób
zdalny i bezkontaktowy. Pierwotnie rozwiązanie to wykorzystywane było w
systemach umożliwiających rejestrację czasu pracy. Coraz częściej jednak
stosowane jest przez sieci handlowe, zakłady produkcyjne i w logistycznym łańcuchu
dostaw.
Podstawowymi elementami rozwiązania RFID są:
• Tagi - etykiety wykonane z samoprzylepnego cienkiego papieru lub tworzywa
sztucznego. Na ich powierzchni naniesiona jest ścieżka anteny nadawczo-odbiorczej
i cieniutki układ elektroniczny,
• Anteny - które emitują sygnały radiowe w celu odczytania i zapisania na tagach
danych. Jeśli ciągła emisja nie jest wymagana, pole może być włączane przez
czujnik. Czujnik może emitować fale radiowe o zasięgu od kilku centymetrów do 30
metrów i więcej w zależności od mocy wyjściowej i użytej częstotliwości fal
radiowych.
Gdzie można zastosować RFID?
• w handlu detalicznym,
• podczas kontroli produktów, zarówno w trakcie produkcji, jak i podczas napraw
serwisowych,
• w trakcie zarządzania surowcami w magazynie - zapewnienia dostępności
najbardziej poszukiwanych towarów, unikania braków w magazynach,
• podczas obsługi zleceń magazynowych - przyjęcia i wydania towaru, przesunięcia
Wewnątrz-magazynowego, inwentaryzacji,
• podczas śledzenie obiektów w łańcuchu dostaw - do oznaczania przesyłek,
• jako identyfikacja pojazdów na parkingach i płatnych autostradach,
• w trakcie kontroli wejść/wyjść pracowników (gości) na teren zakładu pracy,
• w trakcie kontroli czasu pracy,
• jako identyfikacja bagażu na lotniskach,
• jako karty wstępu np. do klubów czy obiektów sportowych
4. Napisz na czym polega konwersja równoległa i kiedy można ją stosować
Konwersja równoległa polega na równoległej pracy starego i nowego systemu
aż do momentu osiągnięcia pełnej niezawodności i stabilności nowego
systemu. Procedura jest bezpieczna, ale kosztowna i uciążliwa - możliwa do stosowania w krótkim okresie; Niewskazane jest stosowanie w banku konwersji równoległej, wymagającej wprowadzania danych do dwóch jednocześnie działających systemów, wydłużyłoby bowiem czas obsługi transakcji.
5. Zalety i wady dla systemów gotowych i na zamówienie
SYSTEM GOTOWY:
+ tworzą je osoby, które dokładnie znają ich przeznaczenie
+ tańszy koszt poprawek, które mogą być wprowadzane na bierząco
+ na początku powstaną najważniejsze i najczęściej używane moduly
+wysoki koszt budowy SI
+wysokie koszty zatrudnienia pracowników na budowę SI
+częste modyfikacje pakietów,
+systemy standardowe są funkcjonalne
+ są niezależne od branży i spełniają międzynarodowe standardy
+dostawca odpowiedzialny za jakość
+możliwość korzystanie ze wsparacia doświadczonych konsultantów ( wg wykładów)
+ szybkość
- czas na decyzje, który system vybrać
- zaniedbanie tworzenia dokumentacji (wiedza w głowach programistów)
SYSTEMY NA ZAMÓWIENIE
+ dokładna dokumentacja
+ zoptymalizowane rozwiązania inf oraz biznesowe
+ szybkość pracy (większe moce przerobowe)
+ doświadczenie w tworzeniu systemów
+ klient jest określony od samego początku i nie ma niebezpieczeństwa, że produkt nie zostanie sprzedany
- konieczność związania się z dostawcą na dłużej
- długi proces selekcji kontrahenta
- większy koszt (płacimy nawet za moduły, które mogą się do niczego nie przydać)
6. System EDI - opisać
Elektroniczna wymiana danych (EDI, ang. Electronic Data Interchange) - transfer
biznesowej informacji transakcyjnej od komputera do komputera z wykorzystaniem
standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatu.
• wymiana danych w formatach opisanych międzynarodowymi standardami, między
systemami informatycznymi partnerów handlowych, przy minimalnej interwencji
człowieka.
• EDI łączy możliwości informatyki i telekomunikacji. Umożliwia eliminację
dokumentów papierowych zwiększając efektywność wszystkich działań związanych z
handlem. EDI jest najprostszym sposobem realizacji transakcji handlowych z
pominięciem żmudnej pracy przy tworzeniu, kopiowaniu i przesyłaniu dokumentów
papierowych. EDI łączy bezpośrednio systemy informatyczne współpracujących ze
sobą firm.
• EDI umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji, które są zawarte w
typowych dokumentach handlowych. Zastosowanie standardowych i akceptowanych
na całym świecie formatów danych zapewnia, że wszyscy uczestnicy wymiany
używają tego samego języka. Dokument EDI jest odpowiednikiem papierowego
dokumentu handlowego o ustalonej międzynarodowej postaci, który został
przystosowany do celów elektronicznej transmisji danych.
• EDI nie jest rodzajem poczty elektronicznej. EDI polega na wymianie danych w
ustalonym formacie, pomiędzy systemami informatycznymi, nie pomiędzy ludźmi.
Dane te mogą być automatycznie przetwarzane przez komputer.
7. Największe błędy analizy wymagań
Brak zaangażowania użytkowników
Błędna identyfikacja użytkowników
Oddanie decyzji w ręce użytkowników
Oddanie decyzji w ręce deweloperów
Brak jasnych celów projektu
Brak pisemnej wizji projektu
Akceptacja wszystkich życzeń
Brak priorytetów
Dominacja papierów
Grupowe podejmowanie decyzji
Brak use-case'ów i prototypów
Brak narzędzi do zarządzania wymaganiami
Pominięcie oczywistych wymagań
Pominięcie wymagań niefunkcjonalnych
Zbytnia oszczędność na analizie wymagań
Zbytnie wpływy polityki
Brak formalnego zatwierdzenia ustalonego zakresu
8. Podpis elektroniczny - i wszystko na ten temat
Zgodnie z polską ustawą przez podpis elektroniczny należy rozumieć dane w postaci
elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są
logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Klucz zarówno prywatny jak i publiczny to nic innego jak ciąg bitów, którego postać zależy
jednak od podpisywanej wiadomości i oczywiście od osoby, która go podpisuje. Może on
przybrać postać ciągu tekstowego
Funkcje e-podpisu
• funkcja uwierzytelniająca - pozwala stwierdzić czy podpis został utworzony z
użyciem klucza prywatnego odpowiadającego kluczowi publicznemu.
• gwarancja niezaprzeczalności - umożliwia stwierdzenie na zasadzie domniemania, że
pod danym dokumentem podpisała się osoba, na która wystawiono klucz prywatny.
• gwarancja integralności danych - polega ona na ochronie wiadomości przed
wprowadzeniem do niej zmian przez osoby do tego nieupoważnione.
• funkcja identyfikacyjna - polega na potwierdzeniu tożsamości nadawcy wiadomości.
Pozwala stwierdzić kto jest zarejestrowany jako właściciel danego klucza prywatnego.
• gwarancja poufności - ma ona zapewnić ochronę danych przed ingerencją osób
trzecich.
Rodzaje podpisu elektronicznego wyróżniane przez UE
• podpis elektroniczny, czyli deklaracja tożsamości autora złożona w formie
elektronicznej pod dokumentem. Może to być na przykład podpis pod emailem lub
zeskanowany podpis odręczny wklejony w dokument PDF.
• zaawansowany (bezpieczny) podpis elektroniczny, czyli podpis, który za pomocą
odpowiednich środków technicznych (kryptograficznych) jest jednoznacznie i w
sposób trudny do sfałszowania związany z dokumentem oraz autorem. Kategoria ta
odnosi się do większości systemów tradycyjnie nazywanych podpisem elektronicznym
i wykorzystujących różne algorytmy kryptograficzne dla zapewnienia bezpieczeństwa.
• kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli taki podpis zaawansowany, który został
złożony przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego oraz przy użyciu bezpiecznego
urządzenia do składania podpisu.
Dokument opatrzony podpisem elektronicznym może być - przy spełnieniu dodatkowych
przesłanek - równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu
podpisem własnoręcznym. Podpis elektroniczny będzie mógł być uznany za równoważny
podpisowi własnoręcznemu jeśli spełnia warunki umożliwiające uznanie go za podpis
elektroniczny bezpieczny.
Zgodnie z ustawą bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:
· jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
· jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej
podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu
elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
· jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że
jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Funkcja „skrótu”, funkcja mieszająca lub funkcja haszująca - funkcja, która
przyporządkowuje dowolnie dużej liczbie (wiadomości) krótką, zwykle posiadającą stały
rozmiar, quasi-losową wartość (tzw. „skrót” nieodwracalny wiadomości). W informatyce
funkcje skrótu pozwalają na ustalenie krótkich i łatwych do weryfikacji sygnatur dla dowolnie
dużych zbiorów danych. Takie sygnatury mogą chronić m.in. przed przypadkowymi lub
celowo wprowadzonymi modyfikacjami danych (sumy kontrolne).
Zastosowanie podpisu elektronicznego
• handel elektroniczny
• zdalna praca
• transport
• sektor finansowy
• sektor publiczny
• administracja rządowa i samorządowa
• księgi notarialne i księgi wieczyste
• rejestry znaków towarowych i patentów
• usługi pocztowe
• sądownictwo
• publiczna opieka zdrowotna
Jak powstaje i działa podpis elektroniczny?
• Nadawca tworzy dokument elektroniczny, dla którego odpowiednim programem
tworzony jest skrót gwarantujący integralność danych.
• Podpis cyfrowy generowany jest w procesie szyfrowania skrótu wiadomości przy
wykorzystaniu klucza prywatnego zapisanego na karcie.
• Odbiorca przesyłki deszyfruje podpis za pomocą klucza publicznego nadawcy i
uzyskuje skrót wiadomości wygenerowany przez nadawcę.
• Wiadomość wraz z podpisem można przesłać przez Internet.
9. Wymień i krótko opisz znane Ci moduły MRP I, CL-MRP, MRP IIm, MRP IIo.
Standardy APICS (American Production & Inventory Control Society)
Podstawowe wyróżnione standardy, w ujęciu chronologicznym to:
• planowanie potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning ) oznaczone
jako MRP,
• planowanie potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnej w zamkniętej pętli
(Cloosed-Loop MRP) oznaczone jako CL-MRP,
• planowanie zasobów produkcyjnych (Manufacturing Resources Planning) oznaczone
jako MRP II (wersja minimalna i opcjonalna)
11. Na czym polega wprowadzanie kompleksowe systemu.
Strategia kompleksowa wdrażania SI: Jednoczesne wdrażanie wszystkich modułów
systemu.
„CIM obejmuje zintegrowane zastosowanie komputerów we wszystkich związanych z
produkcją obszarach działania przedsiębiorstwa. Obejmuje techniczno-informacyjne
współdziałanie między CAD, CAP, CAM, CAQ i PPS. W wyniku wdrożenia CIM powinna
być osiągnięta integracja funkcji, mających na celu wytworzenie produktu.
Warunkiem udanego zastosowania idei CIM jest wykorzystanie wspólnej bazy danych.”
12. System zakupowy, wady, zalety i korzysci dla klienta
SYSTEM ZAKUPOWY (E-PROCUREMENT)
Sposób organizacji procesu zaopatrzeniowego w oparciu o rozwiązania systemowe.
Charakteryzuje się zautomatyzowanym obiegiem dokumentów pomiędzy kupującym a
dostawcami.
Pracownicy we wszystkich jednostkach organizacji mają dostęp do jednolitego systemu
obsługującego proces zakupów, który obejmuje cały proces od momentu zgłoszenia
zapotrzebowania aż do sprawdzenia płatności.
CECHY FIRM ODNOSZĄCYCH NAJWIĘKSZE KORZYŚCI Z ZASTOSOWANIE
SYSTEMU E-PROCUREMENT:
• rozbudowaną i rozproszoną geograficznie strukturą organizacyjną,
• wysokimi kosztami zakupów, które stanowią znaczącą pozycję w budżecie (np.
zakłady produkcyjne),
• dużą liczbą dostawców,
• różnorodnością zakupywanych produktów.
13. Narysować i opisać model MRP
MRP I - Material Requirements Planning - Planowanie Potrzeb Materiałowych
Ta metoda powstała pod koniec lat sześćdziesiątych i miała za zadanie obliczyć dokładną ilość materiałów i terminarz dostaw w taki sposób, by sprostać ciągle zmieniającemu się popytowi na poszczególne produkty, uwzględniając więcej niż jedną fabrykę. Główne cele MRP I to:
*Redukcja zapasów - chodzi tu o zapasy materiałowe i operacyjne, dzięki czemu zwiększa się płynność finansowa przedsiębiorstwa oraz czas rotacji kapitału
* Dokładne okrelenie czasów dostaw surowców i półproduktów
* Dokładne wyznaczenie kosztów produkcji
* Lepsze wykorzystanie posiadanej infrastruktury (magazyny, możliwoci wytwórcze)
* Szybsze reagowanie na zmiany zachodzšce w otoczeniu
* Kontrola poszczególnych etapów produkcji
Rozszerzeniem specyfikacji MRP I było uwzględnienie Closed Loop MRP (zamknięta pętla sterowania nadšżnego), czyli planowania materiałowego i zdolnoci produkcyjnych w zamkniętej pętli procesu produkcyjnego. Statyczny MRP nabrał przez to dynamiki. Dzięki sprzężeniu zwrotnemu można było na bieżšco reagować na zmieniajšce się parametry produkcji. Cloosed Loop MRP zostało w całoci wchłonięte przez MRP II.
MRP II- Material Resource Planning - Planowanie Zasobów Produkcyjnych
Zdefiniowany i opublikowany przez Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcjš i Zapasami - APICS (American Production and Inventory Control Society) w 1988 roku, który dzisiaj jest stosowany we wszystkich większych zintegrowanych systemach wspomagajšcych zarzšdzanie.
Szacuje się, że około 70% kompleksowych informatyzacji przedsiębiorstw przemysłowych w krajach najbardziej rozwiniętych, stanowiš systemy spełniajšce kryteria MRP II. Został on rozbudowany o dodatkowe elementy zwišzane z procesem sprzedaży i wspierajšce podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarzšdzania produkcjš.
Jest to kompleksowy system planowania procesu produkcyjnego, ułatwiajšcy koordynowanie pracy korporacji, ponieważ obejmuje on takie sfery przedsiębiorstwa jak:
* planowanie przedsięwzięć
* planowanie produkcji
* planowanie potrzeb materiałowych - MRP (Material Requirements Planning)
* planowanie zdolnoci produkcyjnych - CRP (Capacity Requirements Planning)
A oto szesnaście grup funkcji, które spełnia MRP II:
* Planowanie sprzedaży i produkcji
* Zarządzanie popytem
* Harmonogramowanie spływu produkcji finalnej
* Planowanie potrzeb materiałowych
* Wspomaganie zarządzania strukturami materiałowymi
* Transakcje strumienia materiałowego
* Sterowanie zleceniami
* Sterowanie warsztatem produkcyjnym
* Planowanie zdolnoci produkcyjnych
* Sterowanie stanowiskiem roboczym
* Zakupy materiałowe i kooperacja bierna
* Planowanie zasobów dystrybucyjnych
* Narzędzia i pomoce warsztatowe
* Interfejsy modułów finansowych
* Symulacje
* Pomiar Wyników
W kolejnych latach na podstawie specyfikacji MRP II opracowano wiele komplementarnych oraz pochodnych w stosunku do niej metod, m.in.:
* metoda ścieżki krytycznej CPM (Critical Path Method)
* dostawy Just-in-Time JIT i Kanban (dokładnie na czas)
* technologia optymalizacji produkcji OPT (Optimized Production Timetable) - tzw. koncepcja wąskich gardeł
* planowanie zasobów dystrybucyjnych DRP (Distribution Resource Planning)
* TQM - Total Quality Management
* Workflow - przepływy robocze
Metody te są stopniowo włączane lub adoptowane do samej specyfikacji MRP/ERP.
14. Opisać przygotowanie organizacyjne systemu (wdrażanie itp.)
Wdrażanie systemu informatycznego (wg. Niedzielskiej)
Wyróżnia się trzy podstawowe etapy wdrażania systemu informatycznego:
1. Przygotowanie przedsiębiorstwa
• przygotowanie organizacyjne,
• przygotowanie personelu,
• przygotowanie bazy technicznej.
2. Przygotowanie systemu
• instalacja systemu,
• parametryzacja systemu,
• modyfikacja systemu (adaptacja).
3. Próbna eksploatacja
15. Uniwersalne równanie produkcji
Uniwersalne Równanie Produkcji jest to zestaw następujących pytań:
1. Co ma zostać wyprodukowane i w jakim terminie, aby zaspokoić popyt niezależny?
2. Czym należy dysponować i w jakim czasie żeby wykonać tą produkcję?
3. Które z tych zasobów przedsiębiorstwo obecnie posiada?
4. Co musi zostać zakupione, aby możliwe było wykonanie takiej produkcji?
16.Ogólne informacje o systemach informacyjnych i informatycznych:
SYSTEM jest układem składającym się z części, gdzie:
• części lub składniki są połączone razem w zorganizowany sposób, a pomiędzy nimi
występują określone relacje,
• na części bądź składniki systemu mają wpływ różne oddziaływania spowodowane
występowaniem tych części w systemie. Te oddziaływania mogą się zmieniać,
• układ coś robi - jest celowo zorientowany,
• układ zostaje zidentyfikowany jako obiekt zainteresowania określonego środowiska
(otoczenia).
SYSTEM INFORMACYJNY to uporządkowany układ odpowiednich elementów,
charakteryzujących się pewnymi właściwościami i połączonych wzajemnie określonymi
relacjami.
ELEMENTY SYSTEMU INFORMACYJNEGO
a) wejście systemu - informacje o zasileniach otrzymywanych z otoczenia systemu lub
opisujące badane zdarzenia i zjawiska występujące w danym przedsiębiorstwie;
b) procesy przetwarzania - przekształcają dane wejściowe w informacje wyjściowe;
c) wyjście systemu - jest rezultatem zachowania się wejścia i przebiegu zachodzących
procesów przetwarzania;
d) informacyjne sprzężenie zwrotne - zapewnia osiągnięcie tzw. pożądanego stanu
systemu.
ZASOBY SYSTEMU INFORMACYJNEGO
Zasoby zapewniające funkcjonowanie systemu:
• ludzkie - potencjał wiedzy ukierunkowany na rozwiązywanie problemów systemu;
użytkownicy pełniący role nadawców i odbiorców oraz adresaci technologii
informacyjnych;
• informacyjne - zbiory danych przeznaczone do przetwarzania (bazy danych, metod,
modeli, wiedzy);
• proceduralne - algorytmy, procedury, oprogramowanie;
• techniczne - sprzęt komputerowy, sieci telekomunikacyjne, nośniki danych.
SYSTEM INFORMACYJNY
to system przeznaczony do:
• przetwarzania danych (pochodzących z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł) w
informację,
• przekazywania tej informacji menadżerom na wszystkich szczeblach zarządzania,
wszystkich obszarów funkcjonalnych, tak aby możliwe było podejmowanie przez nich
w odpowiednim czasie efektywnych decyzji dotyczących planowania, kierowania i
kontrolowania odpowiednio do zakresów ich odpowiedzialności.
SYSTEM INFORMATYCZNY
to system informacyjny, który wykorzystuje technologię informatyczną (komputerową) do
wykonywania niektórych lub wszystkich zamierzonych działań.
POZIOMY SYSTEMU INFORMACYJNEGO
W typowej organizacji na system informacyjny badany przez analityka składają się trzy
poziomy:
• nieformalny system informacyjny ,
• formalny system informacyjny,
• techniczny system informacyjny.
Nieformalny system informacyjny - zbiór wzorców i zachowań, które w procesie
socjalizacji poznają wszyscy pracownicy (tzw. kultura nieformalna).
Formalny system informacyjny - jawne nakazy dotyczące zachowania: zasady, regulaminy,
oficjalna struktura władzy.
Techniczny system informacyjny - opisujący organizację w kategoriach przepływu
komunikatów (np. o wykonanych planach, zrealizowanych transakcjach) oraz w kategoriach
działań związanych z przetwarzaniem danych niezbędnych do realizacji zadań organizacji.
Techniczny SI jest budowany zwykle jako wsparcie formalnego SI. Dawniej był to obieg
dokumentów, obecnie jest to system informatyczny.
SYSTEM INFORMATYCZNY to system informacyjny, który wykorzystuje technologię
informatyczną (komputerową) do wykonywania niektórych lub wszystkich
zamierzonych działań.
Wśród najważniejszych funkcji systemu informatycznego znajdują się: gromadzenie,
przetwarzanie, przechowywanie i prezentacja informacji.
Stopień i sposób, w jaki te funkcje są realizowane przez rozwiązania IT w danym
przedsiębiorstwie, zależy od prowadzonej działalności, stopnia świadomości kadr w
zakresie możliwości rozwoju systemów informatycznych, a także możliwości
finansowych konkretnej firmy.
PODZIAŁ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH
W celu opisu podstawowych własności użytkowych wprowadza się podział
systemów według:
a) zakresu organizacyjnego,
b) obszaru funkcjonalnego,
c) zasięgu działania,
d) rodzaju wykonywanych działań,
e) zakresu obsługiwania funkcji zarządzania.
Ad a) Systemy informatyczne mogą być zbudowane dla koncernu, jego oddziałów,
departamentów, jednostek organizacyjnych, a nawet dla indywidulanych osób.
Wyróżnia się tu:
• Informatyczne systemy działu,
• Informatyczne systemy przedsiębiorstwa,
• Systemy międzyorganizacyjne.
Ad b) Departamentowe systemy informatyczne odpowiadają zazwyczaj tradycyjnym
obszarom funkcjonalnym.
• Systemy finansowo księgowe.
• Systemy finansowe.
• Systemy produkcyjne.
• System marketingowy.
• Systemy zarządzania zasobami ludzkimi.
Ad c) Zasięg działania systemów uwzględnia zakres obsługiwanych dziedzin
przedmiotowych przedsiębiorstwa, określanych też jako funkcje i subfunkcje
techniczne. Zasięg ten może być różny. Wedle tego kryterium wyróżnia się:
• systemy cząstkowe (odcinkowe),
• jednodziedzinowe,
• wielodziedzinowe.
Współcześnie opracowywane i eksploatowane systemy informatyczne zarządzania
są na ogół zintegrowanymi systemami wielodziedzinowymi.
Ad d) Ze względu na zakres wykonywanych działań wyróżnia się:
• systemy raportujące,
• systemy kalkulacyjne,
• systemy decyzyjne.
Ad e) Ze względu na zakres wspomagania realizacji funkcji zarządzania wyróżnia
się:
• systemy ewidencyjno-sprawozdawcze (SES),
• systemy informowania kierownictwa (SIK),
• systemy wspomagania decyzji (SWD)
17. Strategie wdrażania SI
1) Stopniowa (step by step) - Wdrażanie systemu moduł po module lub dziedzina
po dziedzinie. Zaczyna się od modułów / obszarów najmniej narażonych na
niepowodzenie.
2) Kompleksowa (big bang) - Jednoczesne wdrażanie wszystkich modułów
systemu.
3) Pośrednia (middle size big bang) - Podział całego wdrożenia na etapy, które
realizowane są mniej lub bardziej kompleksowo.
Wybór strategii wdrażania - czynniki
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze:
· czas,
· dostępne zasoby,
· rozmiar koniecznych zmian.
18. Konwersja
Konwersja oznacza przeniesienie informatyzowanych dziedzin do wdrażanego
systemu informatycznego.
O wyborze metody konwersji decydują cechy nowego systemu i informatyzowanego
przedsiębiorstwa.
Wyróżnia się cztery metody konwersji:
· konwersja bezpośrednia - polega na natychmiastowym wprowadzeniu nowego
systemu w miejsce dotychczas użytkowanego,
· konwersja równoległa polega na równoległej pracy starego i nowego systemu
aż do momentu osiągnięcia pełnej niezawodności i stabilności nowego
systemu,
· konwersja pilotowa polega na tym, że jedynie część użytkowników
wykorzystuje nowy system, testując jego działanie przed wprowadzeniem go
do ogólnego użytku,
· konwersja fazowa polega na etapowym wprowadzaniu nowego systemu
poprzez sukcesywne instalowanie nowych modułów zastępujących
dotychczasowe metody pracy.
19. 19 błędów wdrożeniowych
1. Brak wydzielenia poszczególnych faz projektu.
2. Złe określenie oczekiwań
3. Brak dokładnych analiz funkcjonalności systemu
4. Brak menedżera projektu
5. Za słabe umocowanie menedżera projektu
6. Brak odpowiedniej liczby osób zaangażowanych w projekt
8. Wybór złego dostawcy
9. Pozorne oszczędności
10. Wymuszenie na dostawcy prac, których nie chce się podjąć
11. Założenie, że czas jest z gumy
12. Złe zapisy w umowach wdrożeniowych
13. Złe zapisy w umowach serwisowych
14. Wewnętrzny bojkot nowego systemu
15. Zignorowanie znaczenie użytkowników kluczowych
16. Nieprzemyślany spsób wdrażania systemu szytego na miarę
17. Brak mierników postępu
18. Brak planu awaryjnego
19. Brak wniosków powdrożeniowych
SZCZEGÓŁOWO:
1. Brak wydzielenia poszczególnych faz projektu.
Wdrożenie, z punktu widzenia odbiorcy, powinno być podzielone na pięciu kroków:
a. Określenie oczekiwań związanych z nowym systemem
b. Wybór dostawcy
c. Doprecyzowanie modelu współpracy, podpisanie umów
d. Faktyczne wdrożenie (instalacja, szkolenia)
e. Podsumowanie i wnioski
Powinny to być niezależne procesy i rozpoczynanie następnego kroku powinno nastąpić
dopiero wtedy, gdy poprzedni jest w całości zakończony. Czasami łączy się dwa pierwsze
punkty procesu dopasowując zmiany w firmie do możliwości dostawcy. Sami dostawcy stają
się wtedy konsultantami, którzy poza dostawą systemu informatycznego zajmują się
optymalizacją procesów biznesowych. Takie połączenie nie wnosi wartości dodanej dla
klienta.
2. Złe określenie oczekiwań
Częstym błędem jest zakup systemu informatycznego nie w celu wyeliminowania problemów
czy podniesienia funkcjonalności, a tylko dlatego, żeby go mieć. Konieczne jest określenie
jakie działanie systemu uznamy za sukces. Najlepiej nadają się do tego miary ilościowe typu
zwiększymy rotację do wyznaczonego poziomu czy zmniejszymy liczbę reklamacji lub
zwrotów o określony procent.
3. Brak dokładnych analiz funkcjonalności systemu
System, który ma poprawić działanie przedsiębiorstwa musi być dokładnie przemyślany.
Większość funkcji da się zasymulować z użyciem środków zastępczych. Jeśli przewidujemy
zwiększenie szybkości pracy magazynu po wprowadzeniu jakiegoś ułatwienia przetestujmy
wcześniej to ułatwienie za pomocą żółtych karteczek, Excela i telefonów komórkowych. Nie
bójmy się pytać. Warto stracić dodatkowo kilka dni pytając o zdanie pracowników
fizycznych, niż kilkaset tysięcy na poprawki wdrożenia.
4. Brak menedżera projektu
Kolejną ważną sprawą jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie projektu.
Jeśli wybieramy do tego osobę, która ma również inne obowiązki, to od razu skazujemy
projekt na niepowodzenie. Sensowne wydaje się awansowanie wartościowego pracownika z
firmy, odcinając go od dotychczasowego zadania. Sprawdza się też zatrudnienie nowego
pracownika z zewnątrz, mającego odpowiednie doświadczenia w poprzedniej firmie lub
zatrudnienie zewnętrznej firmy lub niezależnego konsultanta.
5. Za słabe umocowanie menedżera projektu
Klasyczny problem zarówno nowych osób (nie znają struktury i nieformalnych zwyczajów w
firmie) jak i awansowanych (niedawno byłeś mało znaczący, a teraz chciałbyś wydawać
polecenia). Menedżer od początku musi mieć bardzo mocną pozycję i silne wsparcie sponsora
projektu (najczęściej zarządu). Brak takiej pozycji może spowodować ucieczkę ludzi do
innych prac poza wdrożeniem.
6. Brak odpowiedniej liczby osób zaangażowanych w projekt
Jeśli przy wdrożeniu mają pracować osoby, które jednocześnie muszą zająć się bieżącymi
sprawami, to na pewno najpierw będą wykonywać te bieżące sprawy, a później ... zabraknie
czasu na wdrożenie. Pod żadnym pozorem nie można na tym oszczędzać.
7. Zła komunikacja wewnętrzna
Informatycy i przedstawiciele biznesu często mówią innymi językami. Jeśli menedżer
projektu nie rozumie obu slangów należy zadbać o taką integrację przedstawicieli obu
pionów, aby po wdrożeniu nie okazało się, że tylko jeden z działów jest zadowolony
(najczęściej zupełnie nie ten, który miał w założeniu na tym zyskać).
8. Wybór złego dostawcy
Dostawcy chcą się nam zaprezentować z jak najlepszej strony, aby sprzedać swój system.
Większą wiedzę o dostawcach można zdobyć przez wizyty referencyjne u innych klientów i u
samego dostawcy. Należy ocenić sumienność, czyli wywiązywanie się dostawcy z
zobowiązań. Zewnętrzny konsultant może tu być pomocny, jeśli zna już część dostawców z
naszej branży. Osoba, która prowadziła już różne procesy wdrożenia lub pracowała wcześniej
u jakiegoś dostawcy wie natomiast, jak poprowadzić wizyty referencyjne, aby uniknąć,
nieświadomego czasami, wprowadzenia w błąd przez klientów dopieszczonych przez
dostawcę tuż przed wizytą.
9. Pozorne oszczędności
Często ze względów politycznych wybiera się opcję, która jest tańsza w chwili wdrożenia,
jednak łączne koszty są większe. Te dodatkowe koszty można jednak ukryć i określić jako
niezwiązane z wdrożeniem. Przykładem może być zakup tańszego oprogramowania na
końcówki zamiast terminalowego, który wymaga wymiany stacji roboczych. Oszczędności na
systemie nie rekompensują kosztów wymiany komputerów, jednak wykonuje się tą wymianę
pozornie bez związku z zakupem systemu.
10. Wymuszenie na dostawcy prac, których nie chce się podjąć
Przy wyborze dostawcy ważne jest dokładne słuchanie tego, co dostawca chce nam
zaoferować. Czasami propozycje dostawcy wynikają z większej niż nasza wiedzy o procesach
biznesowych, a czasami z braku możliwości zaimplementowania pewnej funkcjonalności w
swoim systemie. Generalnie największym błędem jest zmuszenie dostawcy (np. ceną) do
podjęcia się realizacji funkcjonalności lub terminu, który z góry uważają oni za zagrożony.
Niemal na pewno zaowocuje to błędami wdrożenia.
11. Założenie, że czas jest z gumy
Jeśli prowadzący lub sponsor projektu już przy jego starcie zakłada, że w razie opóźnień
pracownicy podgonią pracując po godzinach, czy w soboty to na pewno projekt się przedłuży.
Planując harmonogram należy zakładać ortodoksyjne podejście do czasu pracy.
Nieprzewidzianych wypadków będzie na tyle dużo, że i tak trzeba będzie zaangażować ludzi
ponad miarę.
12. Złe zapisy w umowach wdrożeniowych
W większości przypadków dostawcy starają się podpisywać umowy starannego wykonania, to
znaczy (w dużym uproszczeniu), gwarantują najlepsze możliwe podejście do pracy, lecz
wszędzie gdzie się da określają pracochłonność prac, a nie ich efekt. Dzięki temu dostawca
stawiany jest w lepszej pozycji, to znaczy po wykonaniu zakontraktowanej liczy
roboczogodzin może zażądać dodatkowych płatności za kontynuowanie prac. Wszędzie gdzie
się da należy więc zamienić zapisy typu szkolenie z modułu xxx dla 3 osób będzie trwało 3
dni i będzie kosztować yyy na za yyy zostaną przeszkolone 3 osoby z modułu xxx. Kryterium
ukończenia szkolenia będzie zzz. Dobre kryterium jest bardzo trudne do określenia, ale
gwarantuje w przyszłości oszczędność czasu i sporów z dostawcą. Koniecznie należy ustalić
wiarygodne kamienie milowe umożliwiające ocenę postępu prac wdrożeniowych Warto
określić kary umowne.
13. Złe zapisy w umowach serwisowych
Należy bardzo uważać, które prace wykonuje dostawca w ramach gwarancji, a które w
ramach płatnego serwisu. Dokładnie należy określić co jest błędem krytycznym, aby
uniemożliwić dostawcy zakwalifikowanie najbardziej uciążliwych awarii do klasy błędów,
które mogą być usuwane dużo dłużej.
14. Wewnętrzny bojkot nowego systemu
W trakcie wdrożenia równie silnie jak dostawcę należy kontrolować zachowanie we własnej
firmie. Nawet najlepsze podejście dostawcy może zostać rozłożone przez grupę niechętnych
zmianom pracowników. Pole do popisu będzie miał charyzmatyczny przywódca, który będzie
potrafił pokazać podwładnym, że to co dobre dla firmy może być też dobre dla pracowników.
15. Zignorowanie znaczenie użytkowników kluczowych
Najlepszą według mnie metodą nauki nowego systemu jest tzw. wdrożenie metodą
kluczowych użytkowników. Przez dostawcę szkolone są tylko niektóre osoby, które później
przekazują wiedzę dalej. Najczęściej osoby takie w przyszłości otrzymują wyższe
uprawnienia do systemu i spośród nich wyłaniani są administratorzy funkcjonalni mający np.
uprawnienia do anulowania dokumentów. W trakcie wdrożenia to użytkownicy kluczowi
powinni uczestniczyć w kontroli, czy funkcjonalność zamówiona u dostawcy jest realizowana
we wdrażanych modułach. Oznacza to, że powinni mieć świadomość idei działania nowego
systemu. Użytkowników tych warto wyłonić już na etapie określania oczekiwań w stosunku
do systemu, wtedy zapewne włączą się w tworzenie projektu i łatwiej będzie im dokonywać
tej kontroli, gdyż będą to ich oczekiwania.
16. Nieprzemyślany spsób wdrażania systemu szytego na miarę
Systemy, które są dopasowywane do naszych potrzeb przez parametryzację, modyfikację
skryptów bądź tworzenie nowych funkcjonalności mogą być wdrażane na dwa sposoby.
Pierwszy to wdrożenie typu „as is”, czyli dostawca wdraża u klienta system w wersji
standardowej, a następnie modyfikuje system w locie. Druga metoda to czekanie na
wykonanie wszystkich zmian i wdrażanie systemu dopasowanego. Oba rozwiązania mają
podobną siłę wad i zalet, więc decyzję o wyborze metody należy podejmować w kontekście
własnej sytuacji. Na pewno warto wdrażać część modułów metodą „as is” jak najszybciej, aby
umożliwić import danych masowych (indeksy towarowe, dostawcy itp.). Należy się raczej
wstrzymywać z wdrażaniem modułów, które po modyfikacji będą realizować całkowicie
odmienną funkcjonalność.
17. Brak mierników postępu
Należy dokładnie określić momenty przełomowe projektu. Jeśli dostawca miał wykonać 3
podobne moduły za pomocą tego samego zespołu w 3 miesiące i deklarował, że każdy z
modułów zajmie mu miesiąc to nie wolno w trakcie wdrożenia przyjąć do wiadomości
tłumaczenia, że pierwszy moduł jest najtrudniejszy, a później będzie się wykorzystywało
fragmenty napisane wcześniej. Gdyby tak było, dostawca powinien nam to powiedzieć zanim
zacznie pracę. Skoro tego nie zrobił to oznacza, że szuka na siłę usprawiedliwienia. Jest to
właściwy moment na natychmiastową próbę podjęcia działań restrukturyzacyjnych zamiast
czekać do końca wyznaczonego czasu.
18. Brak planu awaryjnego
Jeśli termin wdrożenia systemu informatycznego skorelowany jest z innymi działaniami
(budowa magazynu, otwarcie centrum handlowego, itp.) należy przewidzieć plan awaryjny na
wypadek, gdyby oprogramowanie nie było gotowe na czas. Plan awaryjny musi powstać
razem z planem głównym, gdyż przygotowanie do realizacji tego planu może przebiegać
niemal bezkosztowo razem z planem głównym i bardzo drogo w przypadku spóźnionej
realizacji. Przykładem może być niemożność skorzystania z sieci bezprzewodowej i
konieczność położenia dodatkowych kabli sieciowych. Przy pracach razem z innymi kablami
to tylko koszt kabla. Konieczność zrywania wykładzin, kucia ścian i podłóg aby doprowadzić
te kable w wykończonym, budynku to nie tylko pieniądze ale i czas.
19. Brak wniosków powdrożeniowych
Częstym błędem jest brak wniosków wyciąganych z wdrożenia. Jakkolwiek sytuacja, gdy
dana firma dokonuje wielu wdrożeń jedno po drugim jest bardzo rzadka, jednak wdrożenie
jest projektem jak każdy inny. Innym rodzajem wniosków mogą być podwyżki, awanse,
zatrudnienia nowych pracowników lub (przykre ale prawdziwe) zwolnienia. Częstym błędem
zarządu, który generalnie nie wymaga wielkich nakładów, jest brak gratulacji i publicznych
pochwał zarówno dla osób uczestnicz uczestniczących w projekcie jak i dla całej załogi, że przetrwała ten trudny okres.