dla rozwoju Mazowsza

Plan komunikacji

Regionalnego

Programu Operacyjnego

Województwa Mazowieckiego

2007-2013

wrzesień 2008

Spis treści

I. Wstęp

Plan komunikacji RPO WM jest dokumentem podstawowym, określającym zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych podejmowanych w latach 2007-2013. Wyznacza on kierunki komunikacji, zadania i zakres odpowiedzialności dla wszystkich instytucji i podmiotów, które z racji pełnionych funkcji lub realizowanych zadań mają obowiązek prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych.

Zgodnie z uregulowaniami prawnymi i przyjętymi rozwiązaniami systemowymi w zakresie wdrażania Funduszy Europejskich zawartymi w:

• Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 r. z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999,

• Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

• Ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,

• Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji,

• Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013.

Zarządy Województw - Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi przygotowują Plany komunikacji, które są podstawą prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych. W Województwie Mazowieckim, na mocy Porozumienia dotyczącego powierzenia części zadań związanych z realizacją RPO WM, przyjętego uchwałą nr 1475/64/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 20 lipca 2007 r., IZ delegowała prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). Zgodnie z Porozumieniem obowiązek przygotowania Planu komunikacji spoczywa na MJWPU. W stosunku do Planu Komunikacji IZ pełni funkcję doradczą, korygującą, aktualizującą i ewaluacyjną.

Plan komunikacji jest dokumentem ramowym. Uszczegółowienie znajdujących się w nich zapisów ma miejsce w Rocznych Planach Działań Informacyjno-Promocyjnych, które przygotowywane są z uwzględnieniem stopnia zaawansowania realizacji Programu Regionalnego, wyników jego monitorowania, a także stopnia realizacji Planu komunikacji RPO WM.

Plan komunikacji RPO WM stanowi podstawę prowadzenia działań informacyjnych
i promocyjnych przez instytucje biorące udział w procesie zarządzania i wdrażania RPO WM.

Cele i narzędzia ich realizacji, jakie opisano w Planie komunikacji RPO WM, współbrzmią z celami i narzędziami określonymi w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Mazowieckiego 2007-2013 i służą realizacji celu Programu wyrażonego w haśle „dla rozwoju Mazowsza”. Ponadto wpisują się w Strategię Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku 2020, która jest podstawowym dokumentem opisującym drogi rozwoju Województwa Mazowieckiego na najbliższe lata.

II. Wykorzystanie doświadczeń w zakresie informacji i promocji z poprzedniej perspektywy finansowej

Doświadczenia z poprzedniego okresu programowania stanowią cenne źródło informacji na temat określania narzędzi, kanałów docierania do odbiorcy i planów działań informacyjno - promocyjnych w latach 2007-2013, szczególnie dla instytucji odpowiedzialnych za promocję Programu na poziomie regionu.

Z analizy doświadczeń z wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego wynikają następujące postulaty:

- istnieje konieczność współpracy między wszystkimi podmiotami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszy Europejskich na poziomie regionalnym, celem osiągnięcia efektu synergii i komplementarności wsparcia,

- niezbędna jest współpraca pomiędzy regionami i wymiana pomiędzy nimi doświadczeń, tak aby zminimalizować liczbę nieprawidłowości w procesie wdrażania,

- istnieje stała potrzeba udoskonalania systemu informacji i promocji Funduszy Europejskich tak, aby zostały one w pełni wykorzystane,

- niezbędna jest koordynacja działań informacyjno-promocyjnych na poziomie horyzontalnym, aby zachować spójny wizerunek instrumentów strukturalnych,

Na poziomie Województwa Mazowieckiego, w odniesieniu do RPO WM, powyższe postulaty zostaną uwzględnione w następujący sposób:

- nacisk położony zostanie na wypracowanie wizerunku funduszy europejskich jako marki,

- wprowadzona zostanie jednolita wizualizacja w odniesieniu do RPO WM,

- wzmocniona zostanie koordynacja działań promocyjnych i informacyjnych poprzez udział w pracach Grupy sterującej ds. informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013,

- prowadzona będzie jednolita i spójna polityka informacyjna, promująca fundusze europejskie w Polsce,

- zwiększony zostanie potencjał administracyjny (osobowy i materiałowy) na rzecz sprawnego zarządzania funduszami w regionie,

- zapewnione zostanie dostarczanie kompleksowych informacji o dostępnych środkach oraz zagwarantowane wsparcie beneficjentom w zakresie przygotowywania wniosków i procedur aplikacyjnych,

- podjęta zostanie współpraca z organizacjami pozarządowymi, mediami, jak również partnerami społeczno - gospodarczymi, w celu zwiększenia skuteczności działań informacyjno-promocyjnych,

- organizowane będą bezpośrednie spotkania z potencjalnymi beneficjentami RPO WM w formie konferencji, spotkań i seminariów.

III. Cele działań komunikacyjnych

Cele działań komunikacyjnym określone w niniejszym Planie komunikacji, mają wspierać realizację celów zdefiniowanych w RPO WM, zorientowanych na rozwój regionu, takich, jak:

• rozwój gospodarki regionu, w tym gospodarki opartej na wiedzy (Priorytet I: Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu oraz Priorytet II: Przyspieszenie e-Rozwoju Mazowsza);

• poprawa i uzupełnienie istniejącej infrastruktury technicznej (Priorytet III: Regionalny system transportowy, Priorytet IV: Środowisko, zapobieganie zagrożeniom i energetyka);

• aktywizacja miast oraz obszarów atrakcyjnych turystycznie (Priorytet V: Wzmacnianie roli miast w rozwoju regionu oraz Priorytet VI: Wykorzystanie walorów naturalnych i kulturowych dla rozwoju turystyki i rekreacji);

• poprawa infrastruktury społecznej warunkującej rozwój (Priorytet VII: Tworzenie i poprawa warunków dla rozwoju kapitału ludzkiego).

Cele te w sposób lapidarny wyraża hasło Programu: „dla rozwoju Mazowsza”.

Cele działań komunikacyjnych są następujące:

CEL STRATEGICZNY	CEL OGÓLNY	CELE SZCZEGÓŁOWE
Zapewnienie maksymalnego oraz efektywnego wykorzystania środków EFRR w latach 2007-2013 (w ramach RPO WM) poprzez m.in. budowanie spójnego i pozytywnego wizerunku Funduszy Europejskich na Mazowszu, jako funduszu dostępnego i przejrzystego, służącego rozwojowi i podnoszącego jakość życia. Działania komunikacyjne mają służyć propagowaniu korzyści płynących z członkowstwa Polski we Wspólnocie oraz możliwości skorzystania z unijnego wsparcia. Działania mają także na celu podniesienie świadomości społecznej nt. Narodowej Strategii Spójności	Informowanie o Programie oraz Funduszach Unijnych jak najszerszą grupę odbiorców mogących korzystać bezpośrednio lub pośrednio ze wsparcia w ramach RPO WM	Informowanie i pobudzanie aktywności wśród beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków unijnych z Funduszy Europejskich Wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami procesu wdrażania Funduszy Europejskich Usprawnienie procesu związanego z realizacją projektów i rozliczaniem ich, tak aby wykorzystanie środków było pełne i jak najbardziej efektywne Stałe podnoszenie wiedzy i kompetencji osób zaangażowanych w proces zarządzania i wdrażania RPO WM Podnoszenie świadomości społecznej nt. Narodowej Strategii Spójności, promocja jej marki oraz kształtowanie wizerunku

Tabela nr 1. Cele działań komunikacyjnych. Źródło: Opracowanie własne.

1.Cel strategiczny

Celem długofalowym sensu stricte jest zapewnienie maksymalnego i efektywnego wykorzystania środków pochodzących z Unii Europejskiej w Województwie Mazowieckim,
w okresie programowania 2007-2013. Działania komunikacyjne mają służyć także promowaniu obszarów interwencji Unii Europejskiej, a tym samym propagowaniu korzyści płynących
z członkowstwa Polski we Wspólnocie.

Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest budowanie spójnego i pozytywnego wizerunku Funduszy Europejskich na Mazowszu, jako dostępnych i przejrzystych, służących rozwojowi i podnoszących jakość życia. Pełne wykorzystanie środków jest jednym z warunków urzeczywistnienia wizji rozwoju Mazowsza przyjętej w Strategii Rozwoju Województwa Mazowieckiego oraz służy realizacji celu generalnego RPO WM, jakim jest poprawa konkurencyjności regionu i zwiększenie spójności społecznej, gospodarczej i przestrzennej Województwa. Powyższe działania będą również miały na celu podnoszenie świadomości społecznej nt. Narodowej Strategii Spójności oraz promocja jej marki.

Działania podejmowane w celu realizacji powyższych założeń będą dotyczyły:

• promocji Funduszy Europejskich i polityki rozwoju regionalnego Unii Europejskiej w Województwie Mazowieckim;

• współdziałania z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programów operacyjnych
  w ramach NSRO, w celu spójnego promowania Funduszy Europejskich;

• współdziałania z Komitetem Monitorującym RPO WM;

• współpracy z partnerami społeczno-gospodarczymi, samorządami gminnymi
  i powiatowymi, instytucjami, organizacjami i innymi podmiotami;

• informowania potencjalnych beneficjentów o możliwościach pozyskiwania Funduszy
  Europejskich oraz dostarczanie informacji nt. sposobu ich pozyskania;

• prowadzenia szkoleń dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów unijnych programów.

Efektem działań podejmowanych w ramach celu długofalowego będzie:

• zwiększanie świadomości społeczeństwa na temat polityki spójności prowadzonej przez UE;

• wyrabianie wśród potencjalnych beneficjentów, a także w całym społeczeństwie, świadomości udziału Funduszy Europejskich (i podkreślenie ich roli) w finansowaniu przedsięwzięć realizowanych za pomocą tych funduszy;

• powszechne przekonanie o transparentności w wykorzystywaniu Funduszy Europejskich;

• zapewnienie, by grupy docelowe były poinformowane, że korzystają z projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;

• promocja marki i kształtowanie wizerunku Funduszy Europejskich.

Wykorzystanie środków w ramach RPO WM na lata 2007-2013 jest uzależnione od poziomu świadomości w zakresie pozyskania funduszy w ramach Programu, jak również od wiedzy
na temat tego którzy adresaci i na jakich zasadach mogą być objęci wsparciem. Dla osiągnięcia tego celu niezbędne są intensywne działania o charakterze informacyjno-promocyjnym, także
w aspekcie kształtowania pozytywnego wizerunku Funduszy Europejskich i ich marki, szczególnie poprzez opracowanie i konsekwentne stosowanie jednolitego systemu wizualizacji.

2. Cel ogólny

Realizacja celu ogólnego działań komunikacyjnych wiąże się z dotarciem z informacją nt. Funduszy Europejskich do jak najszerszej grupy odbiorców mogących korzystać pośrednio lub bezpośrednio ze środków Programu.

Cele te zostaną osiągnięte poprzez:

• ukazywanie przejrzystości procedur wdrażania Funduszy Europejskich w tym przede wszystkim w zakresie czytelności kryteriów oceny i wyboru projektów;

• umożliwienie dostępu do niezbędnych dokumentów programowych, podręczników, poradników, itp. nt. Funduszy Europejskich;

• bieżące informowanie społeczności Mazowsza na temat rezultatów wdrażania Funduszy Europejskich;

• wydawanie publikacji, broszur informacyjnych, wytycznych, promocję „najlepszych projektów” i „najlepszych praktyk”.

Efektem działań podejmowanych w tym zakresie będzie wzrost świadomości istnienia Funduszy Europejskich wśród ogółu społeczeństwa, skutkujący rosnącym zainteresowaniem środkami unijnymi, a tym samym pozyskiwaniem nowych beneficjentów, zwiększeniem ilości oraz podniesieniem jakości składanych wniosków, a także pobudzanie nowych inicjatyw.

3. Cele szczegółowe

Realizacja celów szczegółowych służyć ma zarówno podnoszeniu jakości realizowanych projektów, jak również jakości procesu wdrażania Programu przez IP II.

Osiągnięcie celów szczegółowych nastąpi poprzez:

• stworzenie i stałe podnoszenie jakości działania punktów informacyjnych ukierunkowanych na potrzeby beneficjentów;

• usprawnienie procesu wdrażania i rozliczania projektów;

• stworzenie odpowiedniego zaplecza technicznego umożliwiającego skuteczną, jednolitą i spójną komunikację z otoczeniem;

• opracowanie i utrzymywanie strony internetowej www.mazowia.eu, stanowiącej pierwsze źródło informacji dla beneficjentów lub potencjalnych beneficjentów;

• uproszczenie języka wszystkich komunikatów i ujednolicenie ich formy poprzez stworzenie tabel nomenklaturowych i konsekwentne stosowanie przyjętej terminologii we wszystkich wydawanych materiałach adresowanych do beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów Programu;

• przygotowywanie i dystrybucję materiałów informacyjnych i promocyjnych, dostosowanych do potrzeb poszczególnych grup beneficjentów;

• prowadzenie działań informacyjnych o charakterze szkoleniowym skierowanych do poszczególnych grup beneficjentów RPO WM;

• zapewnienie beneficjentom oraz potencjalnym beneficjentom spójnej i kompleksowej informacji o możliwościach pozyskania wsparcia w ramach poszczególnych priorytetów RPO WM;

• identyfikowanie kanałów przekazu informacji i dotarcie ze szczegółową informacją
  o środkach dostępnych w ramach Funduszy Europejskich do wszystkich grup potencjalnych beneficjentów, np. za pośrednictwem organizacji zrzeszających poszczególne rodzaje beneficjentów;

• promowanie najlepszych praktyk;

• upowszechnianie mechanizmów współpracy z partnerami społecznymi i gospodarczymi oraz środowiskami opiniotwórczymi na rzecz przejrzystego i efektywnego wykorzystania pomocy w ramach europejskiej polityki spójności.

IV. Warunki skutecznej komunikacji

Skuteczność działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych zależy od warunków sine qua non, które uwzględnione zostaną na każdym etapie realizacji Planu komunikacji. Do warunków tych należą:

1. Podstawowe komunikaty

Sformułowanie i konsekwentne stosowanie trafnych komunikatów podstawowych (key messages), zarówno w odniesieniu do Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 jaki i Planu komunikacji zapewni spójność przesłania i tożsamość informacji przez cały okres finansowania. Do podstawowych komunikatów, uwzględniających specyfikę województwa mazowieckiego, należą:

1. Fundusze Europejskie, dostępne w ramach RPO WM, są szansą na rozwój Mazowsza.

2. Fundusze Europejskie, dostępne w ramach RPO WM, są nową szansą na aktywizację regionu.

3. Okres finansowania 2007-2013 to nowy bodziec do inwestowania w naszą przyszłość.

4. Środki finansowe z Funduszy Europejskich to szansa na nową jakość działań społecznych, gospodarczych i ekologicznych.

2. Właściwa konstrukcja przekazu

- nadanie przekazowi informacyjnemu cech, które powodują, iż jest on łatwy do identyfikacji, wiarygodny, przystępny oraz praktyczny.

3. Stałe aktualizowanie informacji.

4. Dobór właściwych narzędzi i elastyczność w ich stosowaniu

- zależnie od grupy odbiorców i realizowanego celu. Narzędzia komunikacji będą dobierane w taki sposób, by w pierwszym rzędzie informować o możliwości ubiegania się o dofinansowanie projektu w ramach Programu i zachęcać potencjalnych beneficjentów do składania wniosków. W dalszym rzędzie będą zachęcać zainteresowanych do zdobycia bardziej szczegółowych informacji na temat wymogów formalnych, zasad dofinansowania, niezbędnych dokumentów itp. w celu złożenia wniosku.

5. Maksymalne wykorzystanie mediów

w realizowaniu działań skierowanych zwłaszcza do ogółu społeczeństwa.

V. Grupy docelowe

Zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 działania informacyjne i promocyjne, dotyczące polityki spójności UE, będą kierowane przede wszystkim do ogółu społeczeństwa oraz beneficjentów funduszy europejskich. W RPO WM wyróżnionych zostało kilka grup docelowych, które podzielono ze względu na rodzaj i zakres ich aktywności w trakcie realizacji Programu:

1. Ogół społeczeństwa

- grupa docelowa oznacza społeczeństwo w ujęciu lokalnym (społeczność lokalną/regionalną) - mieszkańców województwa mazowieckiego. Kluczową rolę we wdrażaniu funduszy europejskich pełni skuteczne informowanie ogółu społeczeństwa o dostępności, wymiarze i przeznaczeniu pomocy ze strony UE oraz uświadomienie roli UE, instytucji regionalnych i lokalnych w jej wykorzystaniu. Powszechna wiedza na temat działań związanych z wdrażaniem i wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WM służyć będzie prezentacji korzyści płynących z członkostwa we Wspólnocie, budowaniu pozytywnego wizerunku podmiotów zaangażowanych w proces wdrażania pomocy, jak również przyczyni się do propagowania inwestycji, których bezpośrednim odbiorcą będą mieszkańcy regionu.

Z ogółu społeczeństwa w sposób szczególny zostaną uwzględnione dwie grupy:

Młodzież - stanowi grupę przyszłych projektodawców, pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów unijnych, partnerów społecznych. Obecnie grupa ta jest odbiorcą rezultatów. Ma jednak ogromny wpływ na pozytywne postrzeganie roli funduszy europejskich przez ogół społeczeństwa.

Odbiorcy rezultatów - lokalne społeczności, grupy zawodowe, osoby skupione wokół realizowanych projektów oraz inne osoby i podmioty, których bezpośrednio lub pośrednio dotyczyć będą działania informacyjno-promocyjne.

2. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci

W Uszczegółowieniu wskazano między innymi następujące grupy beneficjentów i potencjalnych beneficjentów.:

• jednostki samorządu terytorialnego (jst), ich związki i stowarzyszenia;

• jednostki organizacyjne jst posiadające osobowość prawną;

• zakłady opieki zdrowotnej działające w publicznym systemie ochrony zdrowia;

• jednostki naukowe;

• instytucje otoczenia biznesu;

• parki narodowe i krajobrazowe;

• Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne;

• instytucje kultury;

• organizacje pozarządowe;

• kościoły i związki wyznaniowe oraz osoby prawne kościołów i związków wyznaniowych;

• jednostki sektora finansów publicznych posiadające osobowość prawną;

• spółki wodne;

• przedsiębiorcy, w tym MSP;

• inni beneficjenci.

3. Inne grupy

- wymagają szczególnego uwzględnienia w działaniach informacyjno-promocyjnych ze względu na ich silne oddziaływanie na ogół społeczeństwa. Do grup tych zaliczamy:

• instytucje uczestniczące w realizacji RPO WM, ze szczególnym uwzględnieniem pracowników punktów informacyjnych. Pracownicy tychże instytucji, jako bezpośredni przedstawiciele instytucji wdrażających RPO WM, mają bezpośredni wpływ na postawy, zachowania i opinie projektodawców.

• partnerzy społeczni i instytucjonalni, do których należą: władze samorządowe na poziomie regionalnym i lokalnym, związki komunalne, związki zawodowe, organizacje reprezentujące przedsiębiorców, organizacje pozarządowe, podmioty edukacyjne, w tym zwłaszcza środowiska akademickie. W grupie tej znajdują się zarówno niezaangażowani liderzy opinii publicznej, jak i potencjalni wnioskodawcy. Ze względu na rolę, jaką pełnią w społeczeństwie, mają na to społeczeństwo duży wpływ,

• media i inni multiplikatorzy informacji, lokalni i regionalni liderzy, w tym m.in. banki i służby mundurowe - mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wszystkie pozostałe grupy docelowe,

• decydenci i liderzy - osoby podejmujące decyzje a tym samym mające wpływ na sposób i poziom wykorzystania środków,

• środowiska opiniotwórcze - artyści, sportowcy, pracownicy branży reklamowej. Ze względu na wyjątkowo silny wpływ na świadomość społeczeństwa i na kształtowanie poglądów poszczególnych osób mogą być sprzymierzeńcem w tworzeniu pozytywnego wizerunku UE.

Narzędzia i metody działań informacyjnych i promocyjnych zostaną precyzyjnie dobrane do potrzeb i możliwości percepcji danej grupy docelowej. Przykładowy dobór narzędzi i rodzaju komunikatu, skierowanego do poszczególnych grup, obrazuje poniższa tabela:

Rodzaj beneficjenta	Język	Zakres informacji	Narzędzia	Oczekiwane efekty	Forma
Opinia publiczna - ogół społeczeństwa	Jasny, zrozumiały	Informacje o dużym stopniu ogólności, dot. możliwości, sposobów aplikowania o środki oraz korzyści mogących płynąć lub uzyskanych z EFRR	Materiały informacyjno - promocyjne prezentowane w środkach masowego przekazu	Zwiększenie świadomości istnienia RPO WM, możliwości aplikowania o środki i korzyści płynących z realizacji projektów, korzyści dla projektodawców oraz rozwoju regionu wśród ogółu mieszkańców Województwa Mazowieckiego	Telewizyjne spoty reklamowe, audycje radiowe, ogłoszenia w telewizji, radio i w prasie; wystąpienia w programach telewizyjnych (formy płatne jak i bezpłatne)
				Festyny i targi		Organizacja własnych festynów i uczestnictwo w wystawach i targach organizowanych przez inne podmioty, poprzez organizacje własnego stoiska promocyjnego.
				Prezentacje podczas konferencji i seminariów		Prelekcja lub rozstawienie własnego stoiska z materiałami informacyjnymi i promocyjnymi wraz z osobą, która będzie mogła udzielić informacji dot. RPO WM.
				Publikacje		Publikacje książkowe, multimedialne, na stronach internetowych (własnych i nie tylko)
	Instytucje uczestniczące w realizacji programu IZ, IW	Urzędowy, oficjalny, prawniczy		Wytyczne, dokumenty programowe, akty prawne	Sprawny system wymiany informacji, dokumentów	Kontakt bezpośredni, np. szkolenia, seminaria oraz kontakt pośredni, np. e-mail, faks, telefon.
				Interpretacje	Jasność w interpretacji przepisów	Formułowanie opinii, opracowanie wytycznych i kierowanie ich na kolejne poziomy wdrażania
				Wytyczne, dokumenty programowe, akty prawne	Dostępność informacji-wytycznych	Umieszczanie dokumentów, wytycznych na portalach internetowych
				Zapytania dot. zagadnień wątpliwych	Szybkie rozwiązywanie problemów - Szybkie przekazywanie „nowości” programowych	Komunikowanie się za pomocą e-maila, faksu i poczty tradycyjnej (uznanie e-maila jako dokumentu, który umożliwi sprawne wdrażanie, dzięki szybkim interpretacjom instytucji nadrzędnych zagadnień wątpliwych
					Sprawny system wdrażania RPO WM oraz zwiększenie absorpcji środków	Posiedzenia komitetów i grup roboczych
				Raporty ewaluacyjne	Spójna polityka na rzecz rozwoju Mazowsza	Opracowania nt. dalszych kierunków działań przygotowane przez komitety i grupy robocze
	Beneficjenci i potencjalni beneficjenci	Konkretny, jasny, zrozumiały, bez skrótów, dostosowany do konkretnej grupy odbiorców	Tematyczny, dostosowany do charakteru spotkania	Seminaria, konferencje i spotkania	Podniesienie świadomości istnienia funduszu na Mazowszu wśród potencjalnych beneficjentów. Wskazanie możliwości, kierunków działań, możliwości aplikowania o środki w zakresie określonym w RPO WM; Zwiększenie ilości składanych projektów	Spotkania poświęcone RPO WM organizowane cyklicznie przez IZ/IW lub inne podmioty. Omówienie priorytetów w ramach RPO WM oraz zapoznanie z ogólnymi zasadami aplikowania o środki (warunki jakie musi spełniać beneficjent, dokumenty jakie musi przedłożyć)
				Szkolenia	Zwiększenie ilości projektów składanych do IW. Wyższa jakość realizowanych projektów. Sprawny system zarządzania projektami. Zmniejszenie ryzyka błędu podczas realizacji projektu z funduszu PRO WM	Przedsięwzięcie tematyczne organizowane przez IW skierowane do konkretnej grupy odbiorców - najczęściej grupy potencjalnych beneficjentów lub beneficjentów przyporządkowanych do określonego działania - mogą być prowadzone przez pracowników IW lub zlecane na zewnątrz w zależności od zagadnień i potrzeb.
			Ogólne zasady aplikowania o środki RPO WM: terminy i tryby składania wniosków, kryteria formalne i merytoryczne, typy projektów w ramach, których można	Punkty informacyjne i infolinie	Wysoka jakość projektów składanych i realizowanych w ramach RPO WM. Wysoka liczba projektów składanych do IW.	Pracownicy punktów informacyjnych udzielają informacji oraz pomagają w interpretacji zapisów poprzez kontakt e-mailowy, telefoniczny, pocztą tradycyjną. Pracownicy przekazują materiały informacyjne i promocyjne podczas pracy na miejscu oraz w terenie (np. własne stoisku na festynie)
				Poradniki i podręczniki	Wysoka liczba projektów składanych do IW i wysoka jakość realizowanych projektów	Publikacje papierowe lub multimedialne dystrybuowane na miejscu lub w terenie oraz zamieszczanie na stronach internetowych
				Broszury/ulotki dotyczące programu oraz dokumenty programowe	Zwiększenie świadomości istnienie funduszu RPO WM oraz informacje o warunkach i możliwościach aplikowania o środki	dystrybucja na miejscu lub w terenie
	Partnerzy społeczni i instytucjo-nalni	Jasny	W zależności od partnera i celu współpracy	Spotkania na konferencjach, targach; korespondencja e-mailowa, oficjalna	Dotarcie do szerokiej grupy odbiorców na Mazowszu. Zwiększenie absorpcji środków	Spotkania w celu ustalenia zasad współpracy oraz kooperacja mająca na celu absorpcję środków. Spotkania o charakterze szkoleniowym w celu przekazywania wiedzy wertykalnie do członków grup, które reprezentują
			W zależności od sytuacji - celu, w jakim kontaktujemy się z mediami; rodzaju czytelników. Dane osób kontaktowych, od których można uzyskać dalsze informacje	Lista dziennikarzy zajmujących się podobną tematyką, zapraszanie dziennikarzy na konkretne przedsięwzięcie (konferencję prasową, briefing, śniadania prasowe celem zapoznania się z zagadnieniem	Utrzymywanie dobrych, a przede wszystkim stałych kontaktów z dziennikarzami; Publikacje nowych informacji w środkach masowego przekazu	Organizacja konferencji prasowych, zapraszanie dziennikarzy „przy okazji” ważnego wydarzenia.
				Przesyłanie materiałów prasowych, konkretnych newsów dostosowany do tematyki medium i jego odbiorców		Informacje w formie artykułów przesyłane do prasy. Utworzenie na portalu internetowym okna, w którym zamieszczane były by materiały dla prasy (teksty i zdjęcia do wykorzystania).

Tabela nr 2. Narzędzia i rodzaje komunikatu w odniesieniu do poszczególnych grup. Źródło: Opracowanie własne.

VI. Opis systemu komunikacji

1.Koordynacja i wdrażanie działań informacyjno-promocyjnych

Za wdrażanie funduszy europejskich w ramach RPO WM odpowiedzialne są bezpośrednio
IZ RPO WM oraz IP II, a pośrednio również Komisja Europejska oraz IK NSRO.

Współpraca wymienionych instytucji zapewni poprawne i skuteczne zrealizowanie działań informacyjnych i promocyjnych przewidzianych dla RPO WM. Na jakość i skuteczność współpracy wpływ ma przede wszystkim wyraźnie określony podział zadań pomiędzy instytucje zaangażowane w działania informacyjno-promocyjne.

Na poziomie krajowym za koordynację działań informacyjno-promocyjnych odpowiada minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego. Za koordynację na poziomie NSRO oraz przesyłanie informacji do Komisji Europejskiej odpowiada Instytucja Koordynująca NSRO.

W celu zapewnienia koordynacji działań informacyjno-promocyjnych oraz ich monitorowania minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego powołał Grupę sterującą ds. informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013. Jej głównym celem działania jest wymiana doświadczeń i informacji na temat prowadzonych działań oraz uzgadnianie kierunków działań w zakresie informacji i promocji. Członkowie Grupy spotykają się przynajmniej raz na 6 miesięcy w celu omówienia bieżących planów i problemów związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych. Raz w roku Grupa spotyka się w celu podsumowania działań zrealizowanych w danym roku oraz prezentacji i aktualizacji Planów Komunikacji. W pracach grupy bierze udział jeden przedstawiciel IZ RPO WM i jeden przedstawiciel IP II (Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych). Ich obecność w Grupie daje możliwość z jednej strony zapoznania się z problematyką z zakresu informacji i promocji ważną na poziomie krajowym i aktualną dla poszczególnych regionów w Polsce, a z drugiej strony przeniesienie spraw bieżących, doświadczeń i dobrych praktyk na poziom RPO WM.

Za koordynację działań informacyjno-promocyjnych RPO WM na poziomie Województwa Mazowieckiego odpowiada Instytucja Zarządzająca. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 (rozdział 3, 3.2, punkt 13) Instytucja Zarządzająca RPO WM, na mocy Porozumienia dotyczącego powierzenia części zadań związanych z realizacją RPO WM przyjętego uchwałą nr 1475/64/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 20 lipca 2007 r., delegowała prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych IP II. Powierzenie funkcji w zakresie informacji i promocji nie oznacza delegowania odpowiedzialności za wypełnianie obowiązków z zakresu informacji i promocji RPO WM. Instytucją Pośredniczącą II jest Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych. Na mocy tego Porozumienia obydwie instytucje prowadzą ścisłą współpracę w celu realizacji zadań z zakresu informacji i promocji RPO WM.

W celu zapewnienia odpowiedniej koordynacji działań informacyjno-promocyjnych Instytucja Zarządzająca RPO WM prowadzić będzie - w miarę potrzeb - współpracę również z innymi podmiotami zaangażowanymi w proces informowania o funduszach europejskich, takimi jak: media (zwłaszcza regionalne i lokalne), partnerzy społeczni i gospodarczy, środowiska opiniotwórcze.

Koordynacja współpracy i wymiany informacji z innymi programami współfinansowanymi z funduszy europejskich odbywać się będzie głównie poprzez wspólny punkt informacyjny, a także poprzez funkcjonowanie w strukturach IP II jednego wydziału zajmującego się informacją i promocją funduszy europejskich. W celu usprawnienia koordynacji IZ może powołać specjalną Grupę Roboczą ds. koordynacji działań informacyjno-promocyjnych pomiędzy różnymi programami współfinansowanymi z FE.

2. Główne zadania IZ RPO WM

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 do zadań IZ należy:

1. Przeprowadzenie kampanii informacyjnej poświęconej uruchomieniu nowego programu operacyjnego.

2. Przeprowadzenie przynajmniej raz w roku kampanii informacyjnej o szerokim zasięgu, poświęconej efektom jednego lub kilku programów operacyjnych, w tym - w stosownych przypadkach - dużych projektów.

3.Ogłoszenie w formie elektronicznej, lub innej, wykazu beneficjentów, tytułów operacji i przyznanych im kwot finansowania publicznego.

4.Umieszczenia przed siedzibą flagi Unii Europejskiej na okres jednego tygodnia od dnia 9 maja.

Zgodnie z Porozumieniem dotyczącym powierzenia części zadań związanych z realizacją RPO WM, przyjętym uchwałą nr 1475/64/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 20 lipca 2007 r., IZ delegowała prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU), w tym zadań wymienionych w punktach 1-3. Wobec powyższego IZ nadzoruje wykonywanie zadań wynikających z rozporządzenia, a realizowanych przez IP II.

Podstawowym zadaniem IZ RPO WM jest koordynacja działań informacyjno-promocyjnych RPO WM na poziomie Województwa Mazowieckiego oraz:

- współpraca z IP II w zakresie realizacji działań informacyjnych i promocyjnych,

- współpraca w przygotowaniu, weryfikacja, aktualizacja i nadzór nad realizacją Planu komunikacji RPO WM,

- ewaluacja Planu komunikacji RPO WM,

- współpraca w przygotowaniu rocznych planów działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych na dany rok oraz nadzór nad ich realizacją,

- organizacja systemu szkoleń ukierunkowanych na podnoszenie zdolności administracyjnych i merytorycznych pracowników IZ i IP II odpowiedzialnych za wdrażanie RPO WM, organizacja seminariów dla pracowników IZ i IPII mających na celu aktualizację wiedzy na temat elementów i procesów wdrażania RPO WM,

- przekazanie właściwym instytucjom zaangażowanym w prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych szczegółowych zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,

- nadzór nad wypełnianiem obowiązków informacyjnych i promocyjnych przez instytucje zaangażowane we wdrażanie RPO WM oraz kontrola w tym zakresie,

- przekazywanie sprawozdań z wykonania Planu komunikacji do IK NSRO,

W celu zapewnienia skutecznego przepływu informacji, warunkującego realizację celów ujętych w niniejszym Planie, IZ może powołać Grupę Roboczą ds. informacji i promocji RPO WM.

3. Główne zadania IP II

IP II realizuje na rzecz IZ działania wynikające z rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 art. 7, określającego obowiązki instytucji zarządzającej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej. Do obowiązków tych należy:

1. Przeprowadzenie kampanii informacyjnej poświęconej uruchomieniu nowego programu operacyjnego.

2. Przeprowadzenie przynajmniej raz w roku kampanii informacyjnej o szerokim zasięgu, poświeconej efektom jednego lub kilku programów operacyjnych, w tym - w stosownych przypadkach - dużych projektów.

3. Ogłoszenie w formie elektronicznej, lub innej, wykazu beneficjentów, tytułów operacji i przyznanych im kwot finansowania publicznego. Wykaz beneficjentów zostanie umieszczony na stronie www.mazowia.eu, podstronie RPO WM.

Ponadto do zadań IP II należy:

- przygotowanie, monitoring i realizacja Planu komunikacji,

- sporządzanie i realizacja rocznych planów działań,

- przekazanie beneficjentom i wykonawcom szczegółowych zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,

- monitoring i kontrola wypełniania przez beneficjentów i wykonawców obowiązków informacyjno-promocyjnych oraz informowanie IZ o wynikach,

- prowadzenie badań opinii publicznej lub poszczególnych grup beneficjentów w zakresie świadomości istnienia Programu, a także skuteczności prowadzonych kampanii o charakterze informacyjnym i promocyjnym w celu ewaluacji przyjętych metod, narzędzi oraz środków przekazu. Badania opinii publicznej będą realizowane raz do roku. Dodatkowo przewidziano badania w okresie inauguracji wdrażania Programu, badania ewaluacyjne oraz na zakończenie okresu programowania.

- przygotowywanie sprawozdań rocznych i okresowych i przekazywanie ich do IZ,

- kompleksowa obsługa szkoleniowa beneficjentów, jak również potencjalnych projektodawców

- ogłoszenie wykazu beneficjentów, tytułów projektów i przyznanych kwot dofinansowania,

- umieszczenie przed swoją siedzibą flagi Unii Europejskiej na okres jednego tygodnia od dnia 9 maja każdego roku.

IP II realizując Plan komunikacji współpracuje ponadto - w miarę potrzeb - z podmiotami istotnymi ze względu na proces informowania. Należą do nich:

- władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju,

- organizacje pozarządowe,

- partnerzy społeczni i gospodarczy,

- organizacje przedsiębiorców,

- stowarzyszenia handlowe i zawodowe,

- centra informacji europejskiej oraz przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Polsce,

- instytucje oświatowe.

4.Komunikacja wewnętrzna

Właściwa realizacja Planu komunikacji, spoczywająca na IZ i IP II, wymaga od obydwu instytucji podjęcia ścisłej współpracy. Niezbędny jest sprawny system wymiany informacji na poziomie IPII-IZ i odwrotnie. Komunikacja powinna być częsta i intensywna, przy wykorzystywaniu struktur formalnych oraz komunikacji nieformalnej między osobami zaangażowanymi we wdrażanie Programu w zakresie informacji i promocji RPO WM.

W związku z powyższym, w ramach IZ działa stanowisko/komórka odpowiedzialna za koordynację działań informacyjno-promocyjnych. W celu zapewnienia sprawnej komunikacji pomiędzy IZ a IP II wprowadza się możliwość, szczególnie w sprawach pilnych i budzących wątpliwości, zastosowania narzędzi komunikacji bezpośredniej, np. e-mail, odpowiedzi na zapytanie/wątpliwość drogą telefoniczną, spotkania robocze i doraźne konsultacje.

Szczegółowe rozwiązania w zakresie komunikacji wewnętrznej opisane są w dokumentach wewnętrznych obydwu instytucji, przygotowanych na potrzeby realizacji działań związanych z wdrażaniem RPO WM.

System komunikacji wewnętrznej może ulec zmianie ze względu na zmieniające się warunki funkcjonowania IZ i IP II spowodowane wzrostem liczby zadań związanych z zarządzaniem RPO WM, wzrostem liczby pracowników zatrudnionych do zarządzania RPO WM, a także wzrostem ilości informacji przekazywanych pomiędzy obydwoma instytucjami.

5. Obowiązki beneficjentów w zakresie informacji i promocji

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 oraz Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii spójności na lata 2007-2013 na beneficjentach spoczywa obowiązek prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. Wszelkie działania podejmowane w ramach projektów realizowanych przez beneficjentów muszą zawierać obowiązkowe elementy wizualizacji Funduszy Europejskich. Zakres i rodzaj działań informacyjno-promocyjnych obowiązujących beneficjentów regulują „Zasady dotyczące informacji i promocji dla beneficjentów projektów realizowanych w ramach RPO WM 2007-2013”.

VII. Opis planowanych działań

Skuteczną realizację celów komunikacyjnych, określonych w niniejszym Planie komunikacji, zapewni dostosowywanie formy przekazu do fazy wdrażania Programu oraz rodzaju beneficjentów.

Działania o charakterze wizerunkowym oraz działania o charakterze praktycznym będą każdorazowo dostosowywane do rodzaju podejmowanych działań. Zasada ta pozwoli na zachowanie równowagi przy wykorzystywaniu narzędzi skierowanych do ogółu społeczeństwa takich jak np. kampanie medialne, bilboardowe, a wykorzystaniem pozostałych narzędzi ukierunkowanych na konkretne grupy docelowe, takich jak np. spotkania informacyjne, szkolenia, warsztaty.

Działania o charakterze informacyjno-promocyjnym będą nawiązywać do celu strategicznego oraz celów szczegółowych RPO WM, spójnych ze Strategią Rozwoju Województwa Mazowieckiego, co przyczyni się do większego zrozumienia w społeczeństwie zależności pomiędzy Funduszami Europejskimi, a rozwojem społeczno-gospodarczym Mazowsza.

Cele, określone w Planie komunikacji, zostaną osiągnięte poprzez podjęcie działań, które w niniejszym dokumencie ujęte zostały w grupy tematyczne:

1. Organizacja punktów informacyjnych oraz konferencji, seminariów, imprez masowych

Realizacja zadań z tej grupy będzie polegała głównie na:

- upowszechnianiu informacji na temat celów RPO WM oraz zasad jego wdrażania,

- informowaniu o możliwościach uzyskania dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WM, procedurach składania wniosków, zasadach realizacji projektów,

- informowaniu o kryteriach oceny i wyboru projektów, a także obowiązujących procedurach,

- informowaniu o postępach we wdrażaniu RPO WM,

- przekazywaniu materiałów informacyjnych i dokumentów związanych z aplikowaniem o środki.

W tej grupie działań znajdują się:

a. Organizacja punktów informacyjnych

IP II, zgodnie z kompetencjami, zorganizuje punkty informacyjne na potrzeby beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. Punkty informacyjne umiejscowione zostaną:

- w siedzibie MJWPU (Główny Punkt Informacyjny);

- w Oddziałach Zamiejscowych z siedzibami w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu
i Siedlcach.

Punkty informacyjne zapewnią wszystkim zainteresowanym pełną informację na temat środków z EFRR w ramach RPO WM. Materiały informacyjne będą dystrybuowane bezpłatnie. Informacje oraz porady udzielane będą również bezpłatnie przez odpowiednio przeszkolonych pracowników.

b. Udostępnienie infolinii oraz adresu mailowego pod którymi pracownicy będą na bieżąco udzielać informacji na temat środków dostępnych z EFRR w ramach RPO WM oraz możliwości uzyskania dofinansowania.

c. Organizacji konferencji, briefingów, kampanii informacyjnych

Konferencje i briefingi, zorganizowane na początku i na końcu realizacji programu, służyć będą przedstawieniu ogólnej tematyki dotyczącej RPO WM i jego realizacji, a także pokazaniu efektów i promowaniu dobrych praktyk. Konferencje bądź kampanie informacyjne, organizowane cyklicznie, poświęcone będą głównie efektom realizacji RPO WM. Kampanie informacyjne prowadzone będą również podczas imprez masowych, przy wykorzystaniu Eurobusu, który pełnić będzie funkcję mobilnego centrum informacji. Kampanii informacyjna, zaplanowana na inaugurację Programu Regionalnego na Mazowszu przeprowadzona zostanie z wykorzystaniem różnych narzędzi
i kanałów komunikacji: konferencji inaugurującej, kampanii w terenie (mobilne centrum informacji Eurobus), kampanii billboardowej, dystrybucji bezpośredniej materiałów informacyjno-promocyjnych, kampanii w środkach masowego przekazu.

d. Seminaria - służyć będą aktualizowaniu wiedzy na temat procesów wdrażania Programu oraz zarządzania programem. Będą miały charakter warsztatowy. Ich tematyka będzie zależała od potrzeb potencjalnych beneficjentów.

e. Spotkania informacyjne dla ogółu społeczeństwa - organizowane będą głównie podczas większych imprez masowych. Ich celem będzie popularyzacja idei funduszy europejskich oraz rozwoju Mazowsza przy wykorzystaniu tych funduszy. Spotkania będą skierowane przede wszystkim do tych osób, które dalej będą rozpowszechniały informacje na temat FE, a tym samym kształtowały świadomość społeczną.

d. Spotkania robocze - organizowane będą na bieżąco dla poszczególnych grup beneficjentów (np. dla zarządów gmin, organizacji pozarządowych), zależnie od potrzeb. Służyć będą przede wszystkim wyjaśnieniu i rozwiązaniu konkretnych problemów.

e. Konsultacje (bezpośrednie, telefoniczne, za pomocą poczty elektronicznej),

2.Publikacja materiałów informacyjnych i promocyjnych

Materiały informacyjne i promocyjne służyć będą przekazywaniu informacji na temat dostępnych środków w ramach RPO WM oraz zwiększać skuteczność aplikowania o te środki. Nacisk położony zostanie na spójność systemu wizualizacji, który zgodny będzie z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności.

IP II zapewni dystrybucję materiałów informacyjnych i promocyjnych w szczególności poprzez zagwarantowanie ich dostępności w punktach informacyjnych oraz podczas organizowanych szkoleń, konferencji itp. Materiały bezpośrednio skierowane do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów publikowane będą co najmniej w wersji elektronicznej. Publikacje wydawane drukiem będą również dostępne w formacie PDF na stronach internetowych instytucji publikującej.

W tej grupie działań znajdują się:

a. Publikacje informacyjne

- publikacja dokumentów programowych, takich jak RPO WM, Szczegółowy opis priorytetów RPO WM 2007-2013 (Uszczegółowienie RPO WM), Zasady dotyczące informacji i promocji dla beneficjentów projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013.

- publikacje multimedialne na nośnikach elektronicznych - wykorzystywane będą głównie podczas spotkań informacyjnych i szkoleniowych,

- publikacje w postaci broszur, folderów, ulotek, plakatów, które służyć będą przede wszystkim przekazywaniu informacji w formie skróconej bądź skondensowanej.

b. Publikacja periodyków

IP II wydawać będzie cyklicznie Biuletyn, poświęcony wdrażanym Programom Operacyjnym
z wyodrębnioną częścią dotyczącą RPO WM. Na łamach Biuletynu zamieszczane będą informacje dotyczące aktualnych naborów, wskazówki dla potencjalnych beneficjentów, źródeł finansowania Programu, jak również przykłady inwestycji zrealizowanych dzięki wsparciu w ramach RPO WM. Biuletyn będzie zamieszczany na stronie internetowej www.mazowia.eu w formacie pdf, jak również dystrybuowany w formie drukowanej do jednostek samorządu terytorialnego, zrzeszeń poszczególnych grup beneficjentów, instytucji zaangażowanych w proces zarządzania i wdrażania Programów Operacyjnych, podczas organizowanych imprez (targi, konferencje, briefingi itp.) Biuletyn będzie dostępny także w siedzibie MJWPU (Centralnym Punkcie Informacyjnym) oraz punktach informacyjnych w terenie (Oddziałach Zamiejscowych).

c. Nośniki informacji i publikacje promocyjne

Podczas imprez masowych, konferencji i spotkań szkoleniowych wykorzystane zostaną tzw. standy i ścianki reklamowe, które w krótkiej i atrakcyjnej formie upowszechniać będą informacje o EFRR i dostępnych środkach w ramach RPO WM. Podobnym celom służyć będą publikacje promocyjne, takie jak np. ulotki i foldery, promujące instytucję zarządzającą i wdrażającą oraz prezentujące dobre praktyki.

d. Gadżety promocyjne

Materiały promocyjne stanowią popularny kanał promocyjny, ze względu na pozytywne skojarzenia oraz utrwalanie elementów graficznych w pamięci odbiorcy. Wśród gadżetów znajdą się przede wszystkim te, które potencjalni beneficjenci będą chętnie używać na co dzień, np. kalendarze, notesy, długopisy, pendrive, kubki, torby.

3. Organizacja szkoleń i spotkań informacyjnych

Szkolenia i spotkania informacyjne, a także wszelkiego typu oddziaływania na podażową stronę projektów, jak również działania mające na celu podniesienie jakości składanych
i realizowanych projektów są jednym z podstawowych celów działań komunikacyjnych. Informacja przekazywana za ich pośrednictwem charakteryzować się będzie aktualnością oraz dostosowaniem językowym i treściowym do grupy docelowej.

Szkolenia służyć będą:

- zwiększeniu ilości oraz podniesieniu jakości składanych i realizowanych projektów,

- dostarczeniu specjalistycznej wiedzy, niezbędnej do prawidłowej realizacji projektów,

- dotarciu do jak najszerszej grupy potencjalnych beneficjentów, którzy z uwagi na brak doświadczenia projektowego i innych występujących barier mogą nie skorzystać ze wsparcia, przewidzianego dla nich w ramach Programu.

MODUŁY SZKOLEŃ

SZKOLENIE PODSTAWOWE	SZKOLENIE CELOWE	SZKOLENIE SPECJALISTYCZNE
RPO WM (dokumenty programowe, wytyczne)	Wdrażanie projektów (aneksy, umowy)	Zarządzanie projektami
Dokumentacja konkursowa, określająca zasady aplikowania o środki w ramach ogłoszonych konkursów przez MJWPU	Rozliczanie i wniosek o płatność	Zarządzanie finansowe
Szkolenia wprowadzające do aplikowania o środki w ramach RPO WM ( wypełnianie wniosku o dofinansowanie w ramach RPO WM)	Sprawozdawczość	Zamówienia publiczne
	Informacja i promocja projektów	Pomoc publiczna
				Partnerstwo publiczno-prywatne
				Finanse publiczne

Tabela nr 3. Moduły szkoleniowe w ramach RPO WM. Źródło: Opracowanie własne.

Potencjalni beneficjenci, a następnie beneficjenci realizujący projekty w zależności od etapu wdrażania, będą kierowani na poszczególne moduły szkoleniowe:

Szkolenia podstawowe będą szkoleniami otwartymi, na które będą zapraszani wszyscy potencjalni beneficjenci, zamierzający aplikować o środki w ramach RPO WM. Szkolenia te będą miały charakter informacyjny i wprowadzający do procesu projektowania. Założeniem szkoleń podstawowych jest dotarcie do jak najszerszej grupy potencjalnych beneficjentów tak, aby jakość i liczba składanych projektów gwarantowała pełne wykorzystanie środków przeznaczonych do finansowania projektów w województwie mazowieckim. Szkolenia będą prowadzone przez najbardziej doświadczonych pracowników IP II w grupach.

Szkolenia celowe zostaną zorganizowane dla wszystkich beneficjentów realizujących projekty a także dla tych, którzy podpisali tzw. „preumowy” i są w fazie przygotowywania dokumentacji projektowej. Założeniem jest prawidłowe oraz rzetelne wydatkowanie środków przez beneficjentów w ramach projektów, jak również osiągnięcie zakładanych rezultatów. Szkolenia celowe będą miały charakter roboczy, na których będzie możliwość wymiany doświadczeń, podejmowanie tematów problemowych, pojawiających się w projektach zarówno ze strony beneficjentów jak i pracowników IP II, nadzorujących realizację projektów. Szkolenia te będą organizowane cyklicznie. W celu dotarcia do wszystkich potencjalnie zainteresowanych grup odbiorców przeprowadzona zostanie analiza możliwości dotarcia z informacją o szkoleniach do środowisk i obszarów Województwa charakteryzujących się niskim poziomem informatyzacji.

Harmonogram szkoleń, uwzględniający terminarz naboru wniosków na dany rok kalendarzowy, zostanie umieszczony na stronie internetowej, jak również udostępniony na potrzeby punktów informacyjnych. Będzie on zawierać oprócz terminu i zakresu tematycznego szkolenia również listę podmiotów, do których dane szkolenie jest skierowane.

Wszystkie szkolenia zakończą się ankietą, przeprowadzoną wśród uczestników szkolenia w celu wypracowania modelowych rozwiązań, jak również profesjonalizacji trenerów. Materiały szkoleniowe będą udostępniane bezpłatnie i archiwizowane.

Szkolenia specjalistyczne zlecane do realizacji firmom zewnętrznym, działającym na rynku, posiadającym wysokiej klasy specjalistów będą dostępne dla wszystkich beneficjentów, realizujących projekty zgodnie z wcześniej przeprowadzoną diagnozą potrzeb. Diagnoza ta, prowadzona przez IP II, ma na celu określenie obszarów, w których niezbędna jest wiedza z danego tematu, tak, aby prawidłowość i jakość realizowanych projektów była wysoka. Działania szkoleniowe będą także dostosowywane do bieżących potrzeb beneficjentów. Szkolenia będą 1- lub 2-dniowe.

Wybór wykonawcy nastąpi zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Zadania z zakresu polityki szkoleniowej zostaną sprecyzowane i określone w Rocznym Planie Szkoleń.

4. Komunikacja poprzez środki masowego przekazu

Ze względu na zasięg oddziaływania i skuteczność przekazu środki masowego przekazu odgrywać będą bardzo ważną rolę w działaniach informacyjno-promocyjnych RPOWM.

a. współpraca z mediami (prasa, radio, telewizja). Badania opinii publicznej, wykonywane na potrzeby instytucji zarządzających i wdrażających programy operacyjne pokazują, że nie słabnie wpływ mediów na poziom świadomości i wiedzy społeczeństwa na temat funduszy europejskich. Różnorodne media są wciąż najskuteczniejszym kanałem docierania do ogółu społeczeństwa. W związku z tym również w ramach działań informacyjno-promocyjnych nacisk położony zostanie na współpracę z prasą, radiem i telewizją, zwłaszcza o zasięgu regionalnym. Planowane są różnorodne działania w tym obszarze:

- programy edukacyjne na temat RPO WM (skierowane do ogółu społeczeństwa na Mazowszu oraz do potencjalnych beneficjentów),

- spoty reklamowe w radiu,

- spoty reklamowe w telewizji,

- utrzymywanie dobrych, stałych kontaktów z mediami regionalnymi i lokalnymi, opracowanie i uaktualnianie listy dziennikarzy zajmujących się tematyką Funduszy Europejskich, zapraszanie dziennikarzy na organizowane konferencje i przesyłanie im informacji dostosowanych do tematyki i charakteru danego medium. W kontaktach z dziennikarzami stosowane będą także takie metody, służące zainteresowaniu środowiska dziennikarskiego problematyką RPO WM, jak np. briefing, śniadanie prasowe,

- stworzenie w ramach portalu internetowego (www.mazowia.eu) wydzielonej części dla prasy zawierającej m.in. bazę tekstów i zbiór zdjęć dotyczących RPO WM, możliwych do wykorzystania przez dziennikarzy bez dodatkowej obróbki,

- przygotowywanie na potrzeby mediów materiałów zawierających przykłady tzw. „dobrych praktyk”, w celu ukazania konkretnych przykładów beneficjentów, którzy odnieśli sukces, dzięki skorzystaniu z możliwości stworzonych im przez RPO WM. W audycji radiowej, bądź programie telewizyjnym należy promować fundusze europejskie poprzez ukazywanie ludzkich historii, a nie koncentrowanie się wyłącznie na liczbach i statystykach, które nie przemawiają do masowego odbiorcy.

Współpraca z mediami o zasięgu krajowym prowadzona będzie w uzgodnieniu z IK NSRO.

b. strona internetowa. IP II, przy koordynacji IZ, prowadzi stronę internetową www.mazowia.eu, prezentującą informacje dotyczące EFRR, obszarów wsparcia RPO WM oraz aktualnych naborów pod kątem poszczególnych grup beneficjentów, określonych w Uszczegółowieniu oraz dokumentacji konkursowej. Strona ta zawiera elementy wynikające ze spójnego systemu identyfikacji wizualnej, linki do strony głównej IZ oraz adresy stron pozostałych instytucji zaangażowanych w realizację RPO WM. Na stronie głównej IP II wyraźnie zaznaczona jest w widocznym miejscu ścieżka dostępu lub odesłanie do informacji o RPO WM.

Strona RPO WM zawiera w szczególności:

• linki do portalu MRR oraz portalu Komisji Europejskiej,

• link do portalu www.funduszeeuropejskie.gov.pl,

• dokumenty programowe i akty prawne oraz rejestr i opis zmian tych dokumentów,

• informacje na temat EFRR jako źródła finansowania Programu ze środków europejskich,

• szczegółowe informacje na temat RPO (z uwzględnieniem listy typów beneficjentów, rodzajów projektów oraz kategorii działań, w ramach których beneficjenci mogą ubiegać się o dofinansowanie),

• informacje o planowanych konkursach,

• aktualne informacje o terminach naborów wniosków wraz z danymi teleadresowymi instytucji prowadzącej nabory,

• sprawozdania okresowe, roczne i końcowe z realizacji RPO WM,

• bieżące dane dotyczące wysokości dostępnych środków i stanu realizacji RPO WM,

• wykaz beneficjentów, zawierający co najmniej nazwę beneficjentów, tytuły operacji oraz wysokość wkładu publicznego, a także informacje na temat aktualnie realizowanych projektów,

• na bieżąco aktualizowane listy teleadresowe punktów udzielających informacji
  i porad,

• wymagania dotyczące informacji i promocji projektów przez beneficjentów,

• odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ).

Strona www, dotycząca RPO WM będzie umożliwiać generowanie statystyk, dotyczących nie tylko ilości wejść (visits) oraz ilości osób odwiedzających stronę (visitors) w ujęciu miesięcznym, lecz także ilości osób korzystających z poszczególnych podstron, ilości ściągnięć zamieszczonych dokumentów itp. Pozwoli to na zbadanie i określenie, na jakiego typu informacje i dokumenty jest największe zapotrzebowanie oraz określenie celów, jakimi kierują się osoby odwiedzające stronę. Zebrane w ten sposób informacje posłużą do ewentualnych modyfikacji strony oraz pozwolą na większe ukierunkowanie na beneficjentów i potencjalnych beneficjentów RPO WM.

5. Inne działania informacyjne i promocyjne

W zależności od specyfiki odbiorców oraz potrzeb, IZ oraz IP II podejmować będą inne działania informacyjne i promocyjne, np.:

• współpracę z organizacjami i instytucjami działającymi na rzecz poszczególnych grup potencjalnych beneficjentów (między innymi partnerzy społeczni, przedstawiciele grup beneficjentów), mogącymi występować w ich imieniu, a jednocześnie przekazywać informacje o RPO WM członkom grupy, którą reprezentują,

• udział w targach i wystawach, imprezach zewnętrznych związanych z obszarami wsparcia EFRR, RPO WM. Planuje się współpracę z WUP oraz Powiatowymi Urzędami Pracy, głównie w celu zorganizowania na Targach Pracy stoiska z materiałami promującymi działania RPO wśród pracodawców oraz osób poszukujących pracy,

• kampania outdoorowa, głównie w pierwszym etapie wdrażania RPO WM w celu zaistnienie Programu w świadomości społecznej. Kampania zostanie przeprowadzona ze szczególnym uwzględnieniem skuteczności tego narzędzia promocji (miejsca generujące duży ruch),

• wizytacje projektów i ich ekspozycje, zwłaszcza we właściwym etapie wdrażania Programu oraz w jego końcowej fazie w celu popularyzacji w społeczeństwie inicjatyw
  z wykorzystaniem Funduszy Europejskich,

• konkursy, mające na celu promowanie Funduszu oraz Programu wśród mieszkańców Województwa. Konkursy mogą być organizowane z myślą o konkretnych grupach społecznych (np. dzieci, młodzież) i zawodowych (np. dziennikarze, graficy).

VIII. Harmonogram działań

Działania informacyjno-promocyjne będą dostosowane do cyklu programowania, tj. etapów wdrażania Programu.

Rodzaje działań informacyjnych w poszczególnych fazach wdrażania RPO WM 2007-2013 przedstawia poniższa tabela:

Etap	Rodzaj działań	Spodziewane korzyści
I ETAP początkowy do końca 2008 r.	Działania zewnętrzne (właściwe działania informacyjno-promocyjne): - promocja marki Funduszy Europejskich, logotypów, MJWPU, IZ; - informowanie o nowych możliwościach finansowania oraz o aktualnych naborach; - informowanie o ilości dostępnych środków; - informowanie o aktualnych naborach ze szczególnym naciskiem na grupy beneficjentów, będące adresatami poszczególnych priorytetów (działań); - wskazywanie usprawnień w procedurach wdrażania i rozliczania projektów; - wskazywanie podobieństw i różnic w obu okresach programowania; - docieranie z informacją nt. RPO WM do możliwie szerokiej grupy beneficjentów i potencjalnych beneficjentów; - informowanie o korzyściach płynących z członkostwa Polski w UE w wyniku wdrażania europejskiej polityki spójności. Działania wewnętrzne (organizacyjne): - zapoznanie się z dokonaniami poprzedniego okresu programowania jako wskazania dotyczącego działań na nowy okres; - dobór odpowiednich zasobów ludzkich oraz zabezpieczenie środków materialnych, które zagwarantują skuteczność wdrażania Programu; - określenie grup docelowych, stworzenie bazy kontaktowej potencjalnych beneficjentów.	- świadomość istnienia Programu; - znajomość nowych możliwości finansowania działań oraz instytucji wdrażającej Program; - wiedza na temat przewidzianych obszarów wsparcia; - świadomość korzyści płynących z członkostwa Polski w UE.
II ETAP zasadniczy 2009-2012	Działania zewnętrzne (właściwe działania informacyjno-promocyjne): - ukazywanie zaangażowania we wdrażanie Programu poprzez informowanie o ilości zaaplikowanych środków, ilości beneficjentów, którzy podpisali umowy i realizują projekty; - popularyzacja realizowanych projektów; - informowanie o aktualnych naborach - informowanie o stopniu wykorzystania alokacji w ramach poszczególnych Priorytetów RPO WM oraz w ramach całego Programu; - informowanie o korzyściach płynących z członkostwa Polski w UE w wyniku wdrażania europejskiej polityki spójności. Działania wewnętrzne (organizacyjne): - analiza dotychczasowych doświadczeń w celu weryfikacji form działań informacyjno-promocyjnych oraz ich natężenia w miarę wzrostu społecznej świadomości nt. Programu, w tym także postępów w jego wdrażaniu; - implementacja usprawnień w procesie wdrażania.	- świadomość pozytywnego wpływu realizacji RPO WM na rozwój regionu; - świadomość osiągniętych sukcesów i trudności we wdrażaniu Programu; - mierzalność wskaźników reultatu; - usprawnienie procedur związanych z wdrażaniem Programu; - sprawny system wymiany informacji pomiędzy instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie i zarządzanie Programem; - świadomość korzyści płynących z członkostwa Polski w UE.
III ETAP końcowy 2013 - 2015 (Zakończenie etapu wdrażania)	Działania zewnętrzne (właściwe działania informacyjno-promocyjne): - popularyzacja najlepszych praktyk oraz projektów zrealizowanych w ramach Programu; - ukazywanie przeobrażeń oraz wzrostu innowacyjności, spójności i konkurencyjności regionu na skutek wdrożonego Programu; - informowanie o ilości wykorzystanych środków oraz skuteczności w ich pozyskiwaniu w poszczególnych podregionach Województwa Mazowieckiego; - informowanie o korzyściach płynących z członkostwa Polski w UE w wyniku wdrażania europejskiej polityki spójności. Działania wewnętrzne (organizacyjne): - podsumowanie podjętych działań oraz analiza skuteczności zastosowanych narzędzi i form przekazu; - podsumowanie kosztów Instytucji Wdrażającej zaangażowanej w informację i promocję RPO WM w odniesieniu do uzyskanych efektów.	- świadomość stopnia wykorzystania środków oraz wpływu zrealizowanych projektów na wzrost innowacyjności, konkurencyjności i spójności regionu; - znajomość najlepszych praktyk; - znajomość osiągnięć wynikających z wdrożenia Programu w skali mikro (gmina, powiat) oraz makro (podregion, województwo); - pozytywna ocena EFRR jako źródła finansowania Programu z UE; - świadomość korzyści płynących z członkostwa Polski w UE.

Tabela nr 4. Rodzaje działań informacyjnych w poszczególnych fazach wdrażania. Źródło: Opracowanie własne.

W początkowym etapie (do 2008 r.) przy realizacji działań informacyjno-promocyjnych będą stosowane te formy przekazu, które poprzez swój masowy i ogólny wydźwięk przyczynią się do zaistnienia Programu w świadomości społecznej. Na tym etapie będzie również promowana instytucja odpowiadająca za wdrażanie Programu, tj. MJWPU, a opinia publiczna informowana o obszarach wsparcia przewidzianych w ramach realizacji RPO WM.

W etapie zasadniczym wdrażania Programu, przewidzianym na lata 2009-2012, działania
o charakterze informacyjnym i promocyjnym będą komplementarne z celami szczegółowymi, określonymi w niniejszym Planie. Inicjatywy podejmowane w tym zakresie będą uwzględniały takie formy przekazu, które przyczynią się do wykształcenia w opinii publicznej przekonania o pozytywnym wpływie realizacji projektów w ramach RPO WM na rozwój regionu, jak również do popularyzacji osiągniętych sukcesów.

Końcowy etap działań, przewidziany na lata 2013-2015, będzie skoncentrowany na całościowym poinformowaniu społeczeństwa o stopniu wykorzystania środków, z podkreśleniem wpływu realizacji Programu na wzrost innowacyjności, konkurencyjności
i spójności Województwa Mazowieckiego oraz jego poszczególnych podregionów. Istotnym elementem zamykającym działania informacyjno-promocyjne RPO WM będzie również popularyzacja osiągnięć oraz najlepszych praktyk.

Ramowy harmonogram działań przedstawia poniższa tabela:

Nazwa działania	2007/08	2009	2010	2011	2012	2013
Organizacja i prowadzenie punktów informacyjnych	x	x	x	x	x	x
Udostępnienie infolinii oraz adresu mailowego	x	x	x	x	x	x
Organizacji konferencji, briefingów, kampanii informacyjnych	x	x	x	x	x	x
Spotkania informacyjne dla ogółu społeczeństwa	x	x	x	x	x	x
Spotkania robocze	x	x	x	x	x	x
Publikacja materiałów informacyjnych i promocyjnych	x	x	x	x	x	x
Publikacja periodyków	x	x	x	x	x	x
Gadżety promocyjne	x	x	x	x	x	x
Organizacja szkoleń i spotkań informacyjnych	x	x	x	x	x	x
Współpraca z mediami (kampanie promocyjne i informacyjne, programy edukacyjne, itp.	x	x	x	x	x	x
Strona internetowa	x	x	x	x	x	x
Inne działania informacyjne i promocyjne (targi, konkursy)	x	x	x	x	x	x

Tabela nr 5. Ramowy harmonogram działań. Źródło: Opracowanie własne

IX. Wskaźniki realizacji celów i działań

Wskaźniki realizacji celów i działań Planu komunikacji RPO WM przedstawia poniższa tabela:

Cel	Nazwa działania	Wskaźniki	Źródło informacji	Wartość docelowa
Usprawnienie procesu związanego z realizacją projektów i rozliczaniem ich, tak, aby wykorzystanie środków było pełne i jak najbardziej efektywne	Organizacja i prowadzenie punktów informacyjnych	liczba zorganizowanych centrów informacji,	dokumenty potwierdzające zorganizowanie centrów	6
				liczba konsultacji udzielonych w Punktach Kontaktowych	dokumenty potwierdzające konsultacje (np. ankiety, wywiady)	33 600
			Udzielanie informacji drogą telefoniczną i mailową	liczba odbytych rozmów telefonicznych,	biling	105 000
				- liczba udzielonych odpowiedzi drogą mailową,		10 500
Wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami procesu wdrażania Funduszy Europejskich	Spotkania robocze	liczba zorganizowanych spotkań roboczych	dokumenty potwierdzające zorganizowanie spotkań	6
Informowanie i pobudzanie aktywności wśród beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków unijnych z RPO WM	Publikacja materiałów informacyjnych	liczba egzemplarzy wydrukowanych publikacji informacyjnych	dokumenty potwierdzające wydanie i dystrybucję materiałów informacyjnych	50000
				liczba wydanych publikacji informacyjnych (rodzaje, tytuły)	dokumenty potwierdzające wydanie materiałów informacyjnych	40
			Publikacja periodyków	liczba egzemplarzy wydrukowanych periodyków	dokumenty potwierdzające wydanie i dystrybucję periodyków	70 000
				liczba wydanych publikacji informacyjnych (rodzaje, tytuły)	dokumenty potwierdzające wydanie periodyków	35
			Gadżety i materiały promocyjne	liczba egzemplarzy zakupionych i rozdanych gadżetów	dokumenty potwierdzające zakup i dystrybucję gadżetów	50000
				liczba zakupionych i rozdanych gadżetów (pod względem rodzaju)	dokumenty potwierdzające zakup gadżetów	20
			Organizacja szkoleń i spotkań informacyjnych	liczba zorganizowanych szkoleń, warsztatów, seminariów	dokumenty potwierdzające zorganizowanie szkolenia	1100
				liczba uczestników szkoleń, warsztatów, seminariów	dokumenty potwierdzające zorganizowanie szkolenia	22 000
				procent uczestników zadowolonych ze szkolenia, badany za pomocą ankiet	ankieta przeprowadzana w czasie szkolenia	60
			Współpraca z mediami (kampanie promocyjne, informacyjne i programy edukacyjne)	liczba kampanii	dokumenty potwierdzające zorganizowanie kampanii	7
				liczba emisji spotów	umowy z poszczególnymi mediami	4 000
				liczba programów edukacyjnych (liczba audycji)	umowy z poszczególnymi mediami	30
			Strona internetowa	liczba wejść na stronę	wskaźnik licznika wejść na stronę	400 000
				liczba osób odwiedzających stronę	wskaźnik licznika osób odwiedzających stronę (według IP)	200 000
			Organizacja konferencji	liczba zorganizowanych konferencji	dokumenty potwierdzające zorganizowanie konferencji	12
				liczba uczestników konferencji	dokumenty potwierdzające zorganizowanie konferencji	1000
			Spotkania informacyjne dla ogółu społeczeństwa	liczba zorganizowanych spotkań	dokumenty potwierdzające zorganizowanie spotkania	6
				liczba uczestników spotkań	dokumenty potwierdzające zorganizowanie spotkania	480

Tabela nr 6. Wskaźniki realizacji celów i działań. Źródło: Opracowanie własne.

X . Monitoring, ewaluacja, dokumentowanie i raportowanie działań o charakterze informacyjno-promocyjnym

1. Monitoring

IP II prowadzi stały monitoring działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych.

Monitoring jest narzędziem wspomagającym wdrażanie Planu komunikacji i prowadzony jest w celu śledzenia aktualnych postępów w realizacji Planu komunikacji, oraz w celu badania czy zakładane rezultaty są prowadzone zgodnie z harmonogramem i czy faktycznie umożliwiają zrealizowanie celów określonych w Planie komunikacji.

Monitoring realizacji Planu komunikacji stanowi ciągły i systematyczny proces polegający na zbieraniu, analizie danych, raportowaniu wyników w ściśle określonych przedziałach czasowych oraz ocenie wyników (porównaniu z normami) po to, by ewentualnie podjąć działania korygujące. Monitoring prowadzony jest w aspekcie finansowym, rzeczowym i czasowym, z uwzględnieniem informacji o charakterze ilościowym i jakościowym.

Monitoring zbudowany jest wokół celów Planu komunikacji. Do każdego celu przypisane są wskaźniki obrazujące wyniki działania w określonym przedziale czasowym w odniesieniu do wyników docelowych. Oznacza to, że monitoring pozwala na zmierzenie różnicy pomiędzy tym, co zostało zaplanowane, a tym co zostało zrobione. Monitoring uwzględnia wskaźniki produktu i rezultatu, takie jak np.:

1. liczba odwiedzin strony internetowej www.mazowia.eu,

2. liczba zorganizowanych konferencji,

3. liczba uczestników konferencji w sumie,

4. liczba zorganizowanych szkoleń,

5. liczba przeszkolonych osób,

6. stopień zadowolenia ze szkolenia badany za pomocą ankiet,

7. liczba udzielonych konsultacji telefonicznych w Centralnym Punkcie Informacyjnym w siedzibie MJWPU i Oddziałach Zamiejscowych,

8. liczba konsultacji za pomocą maili udzielonych w Punkcie Informacyjnym,

9. ilość rozdanych materiałów,

10. liczba beneficjentów aplikujących o środki,

11. procent wniosków , które pozytywnie przeszły ocenę formalną w stosunku do wszystkich składanych wniosków,

12. ankiety ex post, w tym pytanie o źródła pozyskania informacji o możliwościach wykorzystania wsparcia finansowanie w ramach RPO WM.

Podstawowe narzędzia monitorowania:

- ankiety (np. oceny szkoleń, seminariów, spotkań),

- dane na temat realizacji budżetu,

- raporty na temat zrealizowanych działań informacyjno-promocyjnych i szkoleniowych,

- analiza realizacji harmonogramu.

2. Ewaluacja

IZ RPO WM, we współpracy z IP II, prowadzi ewaluację realizacji Planu komunikacji. W dziedzinie najistotniejszych badań podejmuje współpracę z IK NSRO.

Ewaluacja polega na systematycznej i obiektywnej ocenie realizacji Planu komunikacji, jego założeń, procesu realizacji i rezultatów pod względem takich czynników jak efektywność, skuteczność, adekwatność i trwałość podjętych działań.

IZ przeprowadzi ewaluację o charakterze strategicznym co najmniej dwukrotnie w obecnym okresie programowania: w roku 2010 i 2013. Celem takiej ewaluacji będzie badanie efektywności całości działań, skuteczności dotarcia do adresatów, adekwatności i trwałości podjętych działań. W razie potrzeby przeprowadzi również ewaluacje operacyjne, doraźne, które dotyczyć będą poszczególnych działań.

W zależności od celu ewaluacji, okresu w którym zostanie przeprowadzona, a także badanego obszaru wykorzystane zostaną najbardziej adekwatne narzędzia, takie, jak: badania ankietowe, wywiady indywidualne i grupowe, sondaże, obserwacje, studia przypadków i inne.

3. Dokumentowanie przeprowadzonych działań

Dokumentowanie przeprowadzonych działań dokonywać się będzie przy wykorzystaniu:

• fotografii (bazy zdjęć);

• materiałów na nośnikach elektronicznych;

• list obecności sporządzanych podczas szkoleń, konferencji, seminariów itp.;

• wycinków prasowych;

• bazy danych w formie zestawień tabelarycznych i ankiet;

• list dystrybucyjnych i mailingowych;

• archiwizacja wydanych publikacji, broszur, ulotek i innych materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym.

4. Raportowanie

IP II jest zobowiązana do regularnego przekazywania IZ informacji o podejmowanych działaniach w formie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych oraz zestawienia końcowego po zakończeniu wdrażania Programu. Sprawozdania z realizacji podjętych działań będą przekazywane do IZ w następujących terminach:

- zestawienie miesięczne - do 10 dnia następnego miesiąca;

- zestawienie kwartalne - do 14 dni po zakończenia kwartału;

- zestawienie roczne - do 21 stycznia następnego roku.

IZ przekazuje sprawozdania okresowe, roczne i końcowe do IK NSRO zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r.

XI. Aktualizacja Planu komunikacji

Aktualizacja Planu komunikacji odbywać się będzie zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Według Wytycznych „IZ, we współpracy z IP i IW(IP2), co najmniej raz w roku dokonują weryfikacji Planu komunikacji i w razie potrzeby dokonują stosownej aktualizacji”. Wymagane zmiany w Planie komunikacji zostaną uzgodnione z IK NSRO w zakresie ich zgodności ze Strategią komunikacji, zaś w przypadku znaczących zmian, a w szczególności zmian pociągających za sobą zmiany budżetowe, zostaną poddane akceptacji Komitetu Monitorującego. Za aktualizację Planu komunikacji odpowiada IZ RPO WM.

XII. Indykatywny Budżet

Działania informacyjno-promocyjne i szkoleniowe są finansowane z Priorytetu VIII Pomoc Techniczna RPO WM. Na powyższe działania zostało przewidziane do 16 250 000 EURO - z czego 13 812 500 (85%) stanowi wkład wspólnotowy i 2 437 500 (15%) wkład własny. Dniem rozpoczęcia kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2007 r. Kryteria kwalifikowalności wydatków są zgodne z Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków
w ramach Funduszy Europejskich i Funduszu Spójności w okresie 2007-2013 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach RPO WM.

2007-2008	2009	2010	2011	2012	2013	SUMA
1733117,58 EURO	2726027,00 EURO	3603194,00 EURO	2630590,00 EURO	2575797,00 EURO	2981274,42 EURO	16 250 000

Tabela 7 Indykatywny budżet z podziałem na lata 2007-2013

Obliczono wg kursu 1 EURO = 3,65PLN

Beneficjentami środków w ramach Działania 8.2 Priorytetu VIII RPO WM są:

• Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego;

• Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych.

XIII. Komórki odpowiedzialne za prowadzenie działań komunikacyjnych

IZ

Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie

Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego

Wydział Rozwoju Regionalnego

03-718 Warszawa

ul. Kłopotowskiego 5

tel. [phone]

fax [phone]

IP II

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

ul. Jagiellońska 74

03-301 Warszawa

tel. [phone]

fax [phone]

WYKAZ SKRÓTÓW I SŁOWNICZEK

EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego

IK NSRO - Instytucja Koordynująca NSRO, właściwa do spraw informacji i promocji

IZ - Instytucja Zarządzająca RPO WM

IP II (IW) - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Wdrażająca) RPO WM

MJWPU - Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

MRR - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

NSRO - Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia

NSS - Narodowa Strategia Spójności

POPT - Program Operacyjny Pomoc Techniczna

PO KL - Program Operacyjny Kapitał Ludzki

RPO WM - Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego 2007-2013

SRWM - Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku 2020

WUP - Wojewódzki Urząd Pracy

SŁOWNICZEK
Fundusz	Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR)
Księga	Księga Identyfikacji Wizualnej NSS
Plan	Plan komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 (RPO WM)
Porozumienie	Uchwała nr 1475/64/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 20 lipca 2007 r. dotycząca powierzenia części zadań związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych
Program	Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego (RPO WM)
Uszczegółowienie	Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 (Uszczegółowienie RPO WM)
Rozporządzenie implementacyjne	Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Spis tabel:

Tabela nr 1. Cele działań komunikacyjnych, s.6

Tabela nr 2. Narzędzia i rodzaje komunikatu w odniesieniu do poszczególnych grup, s.12

Tabela nr 3. Moduły szkoleniowe w ramach RPO WM, s.22

Tabela nr 4. Rodzaje działań informacyjnych w poszczególnych fazach wdrażania, s.25

Tabela nr 5. Ramowy harmonogram działań, s.28.

Tabela nr 6. Wskaźniki realizacji celów i działań, s.29.

Tabela nr 7. Indykatywny budżet z podziałem na lata 2007-2013

Wytyczne w zakresie informacji i promocji, Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa, 13. 08.2007, pkt.3.2, ust.10.

określeni w Szczegółowym Opisie Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 - 2013.

35

PLAN KOMUNIKACJI RPO WM

---