Kardas rodzia�# stronyH2 483

482 CZĘŚĆ IV ZASOBY PRZEDSIĘBIORSTWA

Bardzo istotną cechą informacji jest jej jakość. Do najważniejszych cech jakościowych zaliczyć można¹²:

• dokładność, rzetelność (informacja dokładnie odzwierciedla rzeczywistość),

• kompletność (informacja dostarcza potrzebnych szczegółów - eliminuje niedomiar informacji),

• aktualność, terminowość (informacja dostępna w czasie umożliwiającym w|a ściwe działanie),

• istotność (otrzymywana jest tylko ta informacja, która jest potrzebna w danej chwili - eliminuje to nadmiar informacji),

• użyteczność (informacja jest niezbędna i przydatna do podejmowania decyzji),

• zwięzłość, treściwość (informacja przekazywana jest w zrozumiałej i możliwej do natychmiastowego użycia postaci).

23.2. Potrzeby informacyjne i procesy informacyjne

Zarządzanie informacjami w organizacji sprowadza się w istocie do spowodowania takiego stanu, w którym odbiorca otrzymuje informacje, na które zgłasza zapotrzebowanie w związku z realizacją określonych celów, przy czym informacje te muszą posiadać przedstawione powyżej cechy jakościowe.

Podstawą jakichkolwiek działań związanych z zarządzaniem informacją powinna być analiza potrzeb informacyjnych wszystkich odbiorców informacji. Badanie potrzeb informacyjnych to m.in. ustalenie¹³:

• rodzaju potrzebnych informacji,

• sposobu wykorzystania informacji przez użytkownika, w szczególności przewidywanego przekroju wyników,

• cykliczności pojawiania się potrzeb informacyjnych.

• cech pożądanych (jakościowych) informacji,

• stopnia niezbędności informacji (informacje bezwzględnie potrzebne, informacje przydatne - pomocnicze),

• dających się przewidzieć zmian.

Istnieje wiele metod badania potrzeb informacyjnych: od najprostszych (obserwacje, wywiady, kwestionariusze), po bardziej skomplikowane (analiza strumieni informacyjnych, analiza zadań na danym stanćtwisku), aż do podejść metodycznych (badanie przez produkt, badanie własności informacji, macierz działalności przedsiębiorstwa i inne). Bez względu na rodzaj wybranej metody, analiza potrzeb informacyjnych jest zawsze czynnością kosztowną i pracochłonną. Co więcej, ponieważ, potrzeby informacyjne zmieniają się w czasie, zależą od ^{1 2} rozwiązywanego zadania, oraz od osoby, klóra to zadanie rozwiązuje, należy ciągle badać, czy nie zachodzą zmiany w potrzebach informacyjnych odbiorców informacji.

Ponieważ w przedsiębiorstwie zapotrzebowanie na informacje oraz ich przepływ występuje nieustannie, zarządzanie informacją jest ciągłym procesem, który _svvoim zakresem oprócz analizy potrzeb informacyjnych obejmować musi: gromadzenie informacji, przetwarzanie i przechowywanie informacji, oraz przekazywanie informacji.

Przedstawione powyżej czynności w literaturze przedmiotu noszą nazwę funk-cj i bądź elementów procesu informacyjnego¹⁴.

Realizacja powyższych czynności wymaga z jednej strony zaangażowania ludzi, a z drugiej - wykorzystania technologii informatycznych. Zbiór powiązanych procesów informacyjnych nazywany jest często system informacyjnym.

Gromadzenie informacji polega na zbieraniu poszczególnych informacji, które zostały wygenerowane w określonym miejscu, czasie, technologii i języku. Obejmuje ono¹³:

• analizę potencjalnych źródeł informacji.

• techniczne zebranie i transfer materialnych nośników informacji,

• kontrolę kompletności i jakości nośników informacji oraz jakości danych zawartych na tych nośnikach,

• zorganizowanie zgromadzonych informacji w postaci zbiorów danych. Gromadzone informacje mogą pochodzić z samego przedsiębiorstwa (opisują

one głównie jego sytuację) lub spoza przedsiębiorstwa (dotyczą przede wszystkim otoczenia makroekonomicznego i otoczenia sektorowego). W zbieraniu informacji zewnętrznych wykorzystuje się zasadniczo dwa typy źródeł^{3 4}:

• formalne lub sformalizowane (prasa, publikacje książkowe, banki danych, prace naukowe, filmy, patenty),

• nieformalne, obejmujące pozostałe źródła informacji (dostawcy, klienci, konkurenci. fachowe salony, kongresy, konferencje).

Często przeświadczenie o prawdziwości samej informacji opiera się na zaufaniu do jej źródła. Z tego względu, przy gromadzeniu informacji bardzo ważne jest sprawdzenie wiarygodności źródła, z którego one pochodzą.

Inną istotną dla procesu gromadzenia informacji kwestią jest rodzaj nośników, na których zapisana jest informacja. Zupełnie inaczej wgląda zbieranie i transfer informacji, gdy jest ona zapisana na nośnikach papierowych, czy magnetycznych, niż w przypadku, gdy jej nośnikiem jest fala dźwiękowa lub świetlna. Oba przypadki wymagają innej organizacji, techniki, czy kwalifikacji ludzi zaangażowanych w proces gromadzenie informacji.

' Na podstawie: L. Kicltyka. Komunikacja w zarządzaniu. Techniki, narzędzia i formy przekazu informacji. Placet. Warszawa 2002. s. 371-372 oraz M, Pankowska, Zarządzanie zasobami informatycznymi. Difin. Warszawa 2001. s 15.

B. Stefanowicz. Informacyjne systemy. .. dz. cyt., s. 53

^M Por .1 Oleński. Ekonomika informacji -metody, PWE, Warszawa 2003, s. 39 i dalsze

Tamże. s. 71.

Z. Martyniak (rcd.|, Tarządzcutie informacją i komunikacją, Wyd. AP. w Krakowie. Kraków, s 99