Administrator zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji wydatków, kosztów poszczególnych zabiegów i leczenia jednego pacjenta. Do tego są niezbędne niektóre dane z dokumentacji medycznej. Muszą one być dostarczone administracji, lednocześnie należy zapewnić tajemnicę lekarską zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawowe przepisy prawne dla gabinetów fizykoterapii zawarte są w Ustawie
0 zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. nr 104 z 1997 r.), w przepisach wykonawczych do tej ustawy, w Ustawie o zawodzie lekarza i w ustawach o zawodach medycznych. Ponadto publiczne zakłady opieki zdrowotnej podlegają odrębnym przepisom i zarządzeniom władz centralnych i samorządowych. Przepisy te będą się zmieniać w miarę prowadzonej reformy ochrony zdrowia w Polsce. W myśl istniejących uregulowań prawnych gabinety fizykoterapii mogą być częścią (komórką organizacyjną) zakładu opieki zdrowotnej, np. szpitala lub przychodni, albo samodzielnym zakładem opieki zdrowotnej, np. przychodnią. Zakład samodzielny, prowadzący leczenie, wymaga osobnej rejestracji w Wojewódzkim Wydziale Zdrowia
1 w Izbie Lekarskiej.
Rodzaj kontaktu z instytucją leczniczą ma znaczny wpływ na postępowanie pacjenta. Pierwsze spotkanie jest szczególnie ważne, zostawia często ślad emocjonalny na cały czas kuracji.
Pierwszym i koniecznym warunkiem nawiązania dobrego kontaktu jest informacja o pracy gabinetu. Na zewnątrz gabinetu, w miejscu widocznym przed wejściem, powinna być umieszczona informacja o dniach i godzinach przyjęć. Wewnątrz powinny być wyraźnie oznaczone (na drzwiach) funkcje poszczególnych pomieszczeń, umożliwiające łatwe odczytanie i orientację także ludziom o słabym wzroku i niskim wzroście.
Osoba, która pierwsza spotyka pacjentów, przy okienku rejestracji, w recepcji sanatorium lub na korytarzu, powinna być przygotowana do życzliwego udzielenia informacji. W dużych zakładach fizykoterapii jest to zwykle rejestratorka, w mniejszych aktualnie najmniej zajęty magister lub technik. Na każdym etapie pacjent powinien znać kompetencje kontaktującej się z nim osoby. Dlatego pracownicy powinni mieć identyfikatory.
Zgłaszającego się pacjenta należy zarejestrować i skierować na badanie lekarskie lub na stanowisko zabiegowe, ewentualnie wyznaczyć miejsce w kolejce ze wskazaniem dnia i godziny przyjęcia.
Osoba wykonująca zabieg powinna się przedstawić przy pierwszym spotkaniu
(pacjent również).
28