Systemy pracy grupowej

Czym będziemy się zajmować ?

• Systemy pracy grupowej (SPG):

• czym są i czym powinny być,

• jaka jest ich rola,

• obszar działania SPG

• Funkcjonowanie i możliwości dostępnych obecnie SPG :

• Lotus Notes / Lotus Notes Domino Serwer

• Novell GroupWise

• MS Exchange

• Systemy wspomagające pracę programistów: (Borland TeamSource, MS Visual Source Safe)

Systemy pracy grupowej (ang. Workgroup system) -

systemy (nie tylko informatyczne czy komputerowe), których celem jest usprawnienie (zwiększenie wydajności, jakości, szybkości, itp. .) wykonywanej pracy grupy osób (pracowników).

Praca grupowa - to w największym skrócie wspólna praca nad dokumentami, wymiana wiadomości elektronicznych, udział w wymianie informacji i dyskusjach, wypełnianie elektronicznych formularzy, wspólny dostęp do zbiorów informacji, planowanie czasu i terminarze zespołowe oraz komputerowe konferencje, z przekazem audio i wideo przez sieci komputerowe.

Pojęcia :

Workgroup - grupa robocza; grupa osób wykonująca określone zadanie.

Workgroup manager - osoba nadzorująca pracę grupy roboczej.

Workflow - ”przepływ pracy / czynności”;

Workflow management -

• Dawniej: systemy zarządzania obiegiem dokumentów.

• Dziś: systemy zarządzania przepływem prac.

Groupware -

• Oprogramowanie sieciowe współdzielone przez wielu użytkowników.

• Aplikacje kooperacyjne, które organizują współpracę między wieloma grupami kooperantów;

Przesłanki do wprowadzenia automatyzacji (informatyzacji) pracy grupowej:

• Wzrost złożoności procesów gospodarczych.

• Rozwój konkurencji na rynku.

• Próby implementacji procesowego podejścia do zarządzania firmą.

• Szybki rozwój systemów informatycznych.

Korzyści płynące z zastosowania systemów pracy grupowej w firmie:

• Usprawnienie pracy w firmie (zwiększenie efektywności) - szybkość przekazu i przetwarzania, eliminacja błędów, eliminacja bariery językowej, kompetencja, automatyzacja procesów;

• Lepsza kontrola wykonawstwa procesów - standaryzacja procesów;

• Poprawa poziomu obsługi klientów - automatyzacja procesów;

• Duża elastyczność w modyfikacji procesów - programowa kontrola i zarządzanie realizacją procesów;

• Ogólna poprawa realizacji i jakości procesów;

• Obniżenie kosztów wykonywanych zadań.

• Poprawa terminowości i sprawności wykonywania zadań;

Stosując systemy zarządzania dokumentami możemy również w naturalny sposób zapewnić:

• poprawę bezpieczeństwa przechowywania dokumentów,

• możliwość tworzenia kopii zapasowych,

• zapobieganie gubieniu dokumentów,

• szybkie wyszukiwanie odpowiednich dokumentów, poprzez mechanizm indeksowania dokumentów, a w niektórych przypadkach wyszukiwanie pełnotekstowe,

• łatwe dostarczenie dokumentów ich odbiorcom (np. pocztą elektroniczną).

Reorganizacja procesów biznesowych:

Jest to filozofia, mająca na celu dążenie do ustawicznego doskonalenia i usprawniania organizacji przedsiębiorstwa, czyli:

• usprawnienia zarządzania zasobami ludzkimi,

• wdrożeniu systemu wspomagania decyzji (DSS),

• zarządzania przez jakość (TQM).

Dzięki reorganizacji procesów biznesowych możemy osiągnąć następujące korzyści:

• eliminacja procesów, które są wykonywane wielokrotnie,

• usuwanie niepotrzebnych czynności (nie wnoszących nic nowego),

• krótszy czas załatwiania spraw,

• usuwanie “wąskich gardeł” (zwiększenie przepustowości),

• zrównoleglenie niektórych czynności dla zmniejszenia czasu realizacji całego zadania

Cele i kierunki rozwoju SPG:

1. Biuro bez papierów :

• EDI (Electronic Document Interchange) - elektroniczna wymiana danych,

• DIP (Document Image Processing), document imaging - „obrazowanie dokumentu”,

PC DOCS Open; Fileflo (Newport Canyon Assoc.); File Magic Plus (Westbrook Technologies); ImageFast (Image Fast Software); PageKeeper (Caere Corp.); Siemens Nixdorf - system Arcis; DECimage Personal Edition

Lotus Notes, WordPerfect Office, Microsoft Office for Windows ,

Formaty przenośnych dokumentów: PDF, DOC,XML

2. Wspomaganie zarządzania i pracą :

• DSS (Decision Support Systems) - systemy wspomagające podejmowanie decyzji,

• MIS (Management Information Systems) - system informacyjny zarządzania,

• MRP/ERP (Manufacturing Resource Planning /Enterprise Resource Planning) - planowanie zasobów produkcyjnych / planowanie zasobów przesiębiorstwa;

• CIM (Computer Integrated Manufacturing) - wytwarzanie zintegrowane komputerowo;

• CAM (Computer Aided Manufacturing) - wytwarzanie wspomagane komputerowo;

• CAE (Computer Aided Engineering) - modelowanie wspomagane komputerowo;

• CASE (Computer Aided Software Engineering) - komputerowo wspomagane wytwarzanie oprogramowania;

• CAD (Computer Aided Design) - komputerowo wspomaganie projektowania;

3. Praca w zespole :

• workflow - przepływ czynności, Lotus Notes;

• groupware - Windows for Workgroups (WFW); Microsoft at Work; Lotus Notes; Novell GroupWise;

• Komunikacja: poczta elektroniczna i kalendarze grupowe - CaLANdar (Microsystems Software); Time and Place ; Microsoft Scheduler+; Network Scheduler 3; Lotus Organizer;

• Komputerowe konferencje - Major BBS (Galacticomm); Channels (TEAM Software); TeamSync (Global Stream Corp.); TeamTalk (Trax Softworks);

• Elektroniczny obieg dokumentów - OPEN/Workflow (Wang Laboratories) na stacje robocze IBM, HP i Wanga, Plexus FloWare (Recognition International) i WorkFlow (FileNET Co.) na różne typy stacji roboczych pracujących pod Unixem. Wśród wysokiej klasy rozwiązań dla komputerów osobistych wymienić warto Automated Process Manager (IBM), FlowMark (IBM), KI Shell (UES), OmniDesk (Sigma Imaging System), PowerFlow (Optika Imaging Systems), TASC-Flow (TASC) i ViewStar (ViewStar Corp.)

• Programy wspomagające zarządzanie dużych baz obrazów dokumentów : Document Imaging (Lotus), Watermark Discovery Edition (Watermark Software), WorkMAN for Lotus Notes, Flowmaker (WORKflow), Quality at Work (Quality Decision Management). ActionWorkflow Manager (Action Technologies); Archive Lite (JCST); Derlina FormFlow (Derlina Corp); IBM ImagePlus/2 (IBM); Keyfile Enterprise Edition (Keyfile Corporation); Microsoft Electronic Forms Designer; WordPerfect InFroms (WordPerfect Corp.);

• Zarządzanie projektami - CA-SuperProject , Microsoft Project , Sure Track Project Manager  PeopleScheduler (Adaptive Software)

• Systemy rezerwacji;

• Elektroniczne organizatory i bazy kontaktów - Lotus Organizer; CrossTies for Workgroups (Crossties Software Corp); GoldMine for Windows (Elan Software Corporation); ACT! for Windows (Symantec Corporation), Commence Personal Information Manager (Jensen-Jones Inc.), Janna Contact (Janna systems), TeleMagic Enterprise for Windows (TeleMagic Inc.); Tracker for Windows (Tracker Software Inc.).

4. Pakiety zintegrowane :

Weteranem pakietów zintegrowanych jest Framework (Ashton-Tate) i Symphony (Lotus); MS-Works - Microsoft; Wordperfect Works - Corel;

Microsoft Office PL; WordPerfect Suite; Lotus Smartsuite , SUN StarOfice;

Sprzedaż w 1996 roku = 3,8 mld USD.

UE i plan e-Europe

CELE :

• opracowanie kompleksowego planu realizacyjnego inicjatywy e-Europe;

• zapewnienie obywatelom UE taniego i powszechnego dostępu do Internetu i kwalifikacji niezbędnych w dobie rewolucji informacyjnej;

• przyspieszenie zmian legislacyjnych, niezbędnych do rozwoju handlu elektronicznego;

• pełna liberalizacja rynku usług telekomunikacyjnych;

• realizowanie przez sektor publiczny wszystkich usług dla obywateli za pośrednictwem Internetu do roku 2003.