Jak przeprowadzić audit wewnętrzny działań zapobiegawczych?

Zgodnie z normą ISO 9000:2005 działania zapobiegawcze to działania w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej. Podczas auditu musisz więc znaleźć dowody na to, że organizacja określa działania zapobiegawcze oraz że działania te są dostosowane do skutków potencjalnych problemów.

Czego wymaga norma?
Norma ISO 9001:2000 wymaga od organizacji:

• ustanowienia procedury działań zapobiegawczych,

• określenia potencjalnych niezgodności i ich przyczyn,

• oceny potrzeby działań zapobiegających wystąpieniu niezgodności,

• ustalania i wdrażania niezbędnych działań,

• zapisów wyników podjętych działań

• przeglądu podjętych działań zapobiegawczych.

Sprawdź, czy procedura zawiera wymagane elementy!
Twoim zadaniem jako auditora wewnętrznego jest ustalenie, czy procedura zawiera wszystkie obowiązkowe elementy i jest przestrzegana oraz skuteczna. Przede wszystkim musisz zidentyfikować, w jaki sposób organizacja określa potencjalne niezgodności. W tym celu przejrzyj:

• wyniki analizy wskaźników procesów i podejście kierownictwa do pogarszających się trendów

• analizę wyników jakościowych produktów i podejście kierownictwa do pogarszających się wyników jakościowych

• wykorzystywanie informacji od klienta

• wyniki analizy niezgodności i planowanie działań zapobiegających ich powstawaniu na innych obszarach

• planowanie działań dla przewidywalnych sytuacji zapobiegających stratom itp.

Przyglądając się tym analizom sprawdź, czy przeprowadzono ocenę potrzeby podjęcia działań zapobiegawczych oraz ustal, dlaczego w stosunku do niektórych wyników nie podjęto żadnych działań i czy ta decyzja była słuszna. Spośród uruchomionych działań zapobiegawczych wybierz kilka i przeanalizuj w nich dalszy tok postępowania.