INSTRUKCJA OBSŁUGI SPONSORA, Instrukcja obsługi sponsora

(czyli jak postępować, aby uniknąć problemów)

Zbliża się obóz. Każdego roku jego koszt jest coraz wyższy.
Aby ulżyć rodzicom wyciągamy ręce do sponsorów. Gdzie zaczyna się zaufanie do rzetelnego rozliczenia darowanych pieniędzy tam kończą się żarty i beztroska.

Po pierwsze: proponujemy, aby pieniądze przelał na konto, wtedy będzie mógł odliczyć sobie darowiznę od podatku w rocznym rozliczeniu (szczegółowa informacja znajduje się na odwrocie umowy darowizny). Robimy tak nawet, jeżeli jesteśmy przekonani, że będzie to gotówka. Wzbudzimy zaufanie, bo uwiarygodnimy w ten sposób, że stoi za nami Organizacja.
Niezależnie od wariantu cała kwota trafi do naszej Drużyny.

Wariant I - dostajemy gotówkę do ręki.
[ten wariant obciąża nas obowiązkiem szczególnego pilnowania „papierkowych” spraw]

1. Fakt przyjęcia gotówki potwierdzamy pokwitowaniem. Służą do tego druki o nazwie „KP” (Kasa Przyjmie). Bloczek takich druków musimy wcześniej zarejestrować w Hufcu (jeżeli jeszcze takowego bloczka nie mamy zarejestrowanego). Każda Drużyna powinna mieć zarejestrowany jeden taki bloczek.
2. Druk wypisujemy na miejscu, podczas spotkania, w czasie którego dostajemy gotówkę.
3. W treści tego „kwitu” wpisujemy np. „Dotacja na działalność STATUTOWĄ 5 Drużyny Harcerskiej LEŚNI”. W polu wpłacający wpisujemy to, dokładnie to, co życzy sobie osoba wpłacająca (imię i nazwisko lub nazwa firmy). Jeśli sponsor życzy sobie pozostać anonimowy, wtedy w tym miejscu wpisujemy imię i nazwisko drużynowego, a w treści „wpłata od sponsora drużyny na działalność STATUTOWĄ”.
4. Czytelnie podpisujemy się w polu „otrzymałem” i wręczamy oryginał „kwitu” osobie wpłacającej (nawet, jeśli sponsor chce pozostać anonimowy).
5. Od tego momentu pieniądze są w „kasie” Drużyny. Nie wypłacamy ich harcerzom. Harcerze wpłacą na obóz o tyle mniej, o ile udało nam się zdobyć od sponsorów.
6. Wszystkie te czynności wykonuje PEŁNOLETNI drużynowy, skarbnik lub opiekun Drużyny.

Wariant II - prosimy o dokonanie przelewu na konto.
[ten wariant zwalnia nas z obowiązku szczególnego pilnowania „papierkowych” spraw]

1. Zostawiamy sponsorowi numer konta bankowego Komendy Hufca. Numer znajduje się na umowie darowizny. W treści przelewu powinien być wpis np. „Dotacja na działalność STATUTOWĄ 5 Drużyny Harcerskiej LEŚNI”. Taki dopisek daje komendantowi hufca informację, że to są pieniądze tylko i wyłączenie dla naszej Drużyny.
2. Za kilka dni dzwonimy do sponsora i pytamy czy przelew został wykonany. Jeśli wcześniej tego nie ustaliliśmy to pytamy o kwotę (będzie łatwiej znaleźć).
3. Po potwierdzeniu informujemy Komendanta Hufca, że na konto Hufca powinny wpłynąć dla nas pieniądze.
4. Komendant pomniejsza koszt obozu naszej Drużyny o sumę z przelewów.

Każdego sponsora informujemy, że darowane nam pieniądze może sobie odliczyć od podatku. Przed przyjęciem pieniędzy od sponsora MUSIMY podpisać z nim Umowę Darowizny. Do jej podpisywania ze strony Komendy Hufca jest upoważniony tylko Komendant. Wzór i szczegółową instrukcję obsługi takiej umowy dostaniesz od Komendanta Hufca.

Każdemu sponsorowi wysyłamy kartkę z obozu. Np. z tekstem „Jesteśmy właśnie na rajdzie dookoła jeziora. Jeszcze raz dziękujemy za dotację” czy coś w tym guście. Taka kartka zwiększa prawdopodobieństwo, że sponsor da nam pieniądze za rok.

UWAGA - Przypominam:
1. Nigdy nie bierzemy gotówki bez pokwitowania.
2. Nigdy nie wypłacamy otrzymanej gotówki harcerzom.