63136 logistyka zaopatrzenia9

Kolejnym etapem jest przygotowanie zamówienia. W sferze przygoto. 1 wywania zamówień realizowane są zadania związane z kompletowaniem i p_a. | kowaniem wyspecyfikowanych w zamówieniu wyrobów. Powstają przy tym dalsze zadania związane z przetwarzaniem informacji dla potrzeb całej gospo-darki magazynowej (np. dla księgowości magazynowej, dla sterowania zauto- 1 matyzowanymi urządzeniami magazynowymi). System przygotowywania zamówień może się opierać na prostych lub wysoce zautomatyzowanych sposo- 1 bach wykonywania poszczególnych czynności. Sposób realizacji tych czynności \ ma konsekwencje w czasie trwania realizacji poszczególnych czynności \ i w ponoszonych kosztach. Po skompletowaniu przesyłki przygotowuje się dokumenty wysyłkowe oraz dodatkowe dokumenty zawierające dane o kosztach transportu, opakowaniu czy terminie dostawy.

Ostatnią fazą realizacji zamówienia jest wysyłka towaru do klienta. Obejmuje ona czas od załadunku towaru na określony środek transportu do jego wyładunku u odbiorcy. Wykonanie tej czynności transportowej jest warunkowane wcześniejszymi przepływami w sferze informacji.

Tak więc system sterowania i kontroli w procesie zaopatrzenia wymaga połączenia informacyjnego wszystkich obszarów działalności, czyli rynku zaopatrzeniowego, programowania produkcji, magazynowania, transportu zewnętrznego i wewnątrzzakładowego.

Różnorodność zadań przy realizacji zamówień sprawia, że konieczne staje się tworzenie połączeń elektronicznych pomiędzy podsystemami logistycznymi zarówno na płaszczyźnie wewnątrzorganizacyjnej, jak i pomiędzy dostawcą a odbiorcą. Informacje o zamówieniu są w takich systemach rejestrowane tylko jeden raz, po czym możliwe jest wielokrotne ich odtwarzanie i przetwarzanie. Pozwala to na szybszą realizację zamówienia, zmniejszenie liczby błędów powstających przy wprowadzaniu danych, a w związku z tym zapewnienie wyższych poziomów obsługi klienta.

O tym, że elektroniczna wymiana i przetwarzanie informacji dotyczących realizacji zamówień są korzystne przekonuje się coraz więcej przedsiębiorstw, także w naszym kraju. Z badań przeprowadzonych w polskich przedsiębiorstwach wynika, że optymalizację w zarządzaniu zaopatrzeniem opierającą się na wykorzystaniu elektronicznych systemów stosują częściej duże przedsiębiorstwa. 33% polskich przedsiębiorstw stosowało wspólne bazy danych (zwią-

zane z techniką GDI), a zaledwie 6% pakiety programowe typu MRP. Można oczekiwać, że w następnych latach liczba takich przedsiębiorstw będzie się szybko zwiększała⁶².

3.2. Przebieg procesu zakupów surowców i materiałów

Na podstawie ustalonego zapotrzebowania na surowce i materiały oraz badań rynku zaopatrzeniowego następują czynności związane z zakupem. Czynności te są podejmowane według ustalonej kolejności, która określa przebieg procesu zakupu, a mianowicie:

-    składanie zapotrzebowania,

-    zapytania odnośnie do możliwości dostawców i wyjście naprzeciw ich ofertom,

-    analiza i porównanie ofert dostawców,

-    wybór dostawców,

-    prowadzenie negocjacji,

-    realizacja zamówień⁶³.

O konieczności składania zapotrzebowania w obowiązującym czasie i kompletności zapotrzebowania dział zakupów powinien poinformować dział produkcji. Następnie powinno nastąpić sprawdzenie czy nadeszła dostateczna oferta od dostawcy na zgłoszone zapytania. W szczególności należy sprawdzić czy zgłaszane zapytania są zbieżne z nadesłanymi ofertami odnośnie do: ilości, jakości surowców i materiałów oraz czasu dostaw. W praktyce mogą wystąpić rozbieżności między zapytaniami a ofertami.

Uproszczony model procesu zakupów przedstawia rys. 11.

Etap składania zapotrzebowania sprowadza się w zasadzie do identyfikacji potrzeb zaopatrzeniowych. Dopiero otrzymanie przez służby zaopatrzeniowe sygnału o zaistniałej potrzebie uruchamia dalsze czynności związane z realizacją zakupu. W tej pierwszej fazie najważniejsze są zatem procesy informacyjne, czyli [...] wszelkie działania dotyczące pozyskiwania i gromadzenia informacji oraz jej transformacji prowadzącej do ustalenia potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa (asortyment materiałowy, ilość, wymogi jakościowe, terminy dostaw, itp.), a także wszelkie dane o źródłach zakupów .

^a G. Jokicl: Stosowanie metod optymalizacyjnych w zarządzaniu zaopatrzeniem. „Gospodarka Materiałowa i Logistyka" 1999, nr 1, s. 5.    •

⁶³    H. Amolds. F. Heege. W. Tussing: Op. cit.

⁶⁴    Por. Cz. Skowronek, Z. Sarjusz-Wolski: Op. cit., s. 172.

55