DSC01331

6. Okres sprawozdawczy i rok obrotowy

Ewidencja księgowa powinna dostarczać materiału liczbowego, odzwierciedlającego rzeczywisty stan składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia oraz rzeczywiste przychody i koszty kształtujące wyniki działalności za pewien okres względnie na jego ostatni dzień. Dla realizacji tego postulatu zapisy księgowe powinny być zawsze grupowane według tych okresów kalendarzowych, których operacje dotyczą. W przeciwnym bowiem razie rachunkowość dostarczałaby nieprawda, wych danych, które mogłyby się stać przyczyną podejmowania niewłaściwych decyzji gospodarczych przez jednostkę gospodarczą^ a także powodować sankcje ze strony organów skarbowych za ustalenie błędnego wyniku działalności.

Powstaje jednak pytanie — jak długi czas powinien być przyjęty za okres sprawozdawczy: dzień, tydzień, dekada, miesiąc, rok? 1

Dla potrzeb zarządzania najdogodniejsze byłyby krótkie okresy sprawozdawcze, gdyż wówczas ewidencja dostarczałaby najaktualniejszych informacji. Jednak przyjęcie za okresy sprawozdawcze poszczególnych dni, tygodni lub dekad podwyższałoby znacznie koszty prowadzenia ewidencji księgowej ze względu na konieczność obliczania i udokumentowania, np. w przekroju poszczególnych dni: wynagrodzi pracowniczych, zużycia środków trwałych, zużycia materiałów ftp. jg

Z drugiej strony przyjęcie wyłącznie roku za okres sprawozdawczy j ograniczałoby przydatność wielu danych liczbowych jako podstawy podejmowania decyzji gospodarczych. Względy te zadecydowały^ w Polsce najkrótszym okresem sprawozdawczym dla danych ujmowanych przez ewidencję księgową jest miesiąc. Stąd wszystkie operacje gospodarcze powinny być gromadzone i zapisywane według poszczególnych miesięcy. Natomiast za krótsze okresy mogą być przygotowywane dla potrzeb kierownictwa jednostki operatywne sprawozdani# (informacje), niezbędne do oceny sytuacji i podejmowania decyzji, np. dekadowe, a nawet dzienne, informacje o wielkości sprzedaży według kierunków (kraj i eksport), zakupach materiałów, stanie należno® ! i zobowiązań, stanie środków pieniężnych na rachunkach banków* i w kasie itp.

Najdłuższym okresem sprawozdawczym jest rok. Aby jednała nic £ powstawały wątpliwości przy używaniu określenia „okres sprawozdaW-j czy”, co się ma na myśli — okres miesięczny czy roczny, ustalono w przepisach, że pod pojęciem okresu sprawozdawczego rozumifS okres miesięczny .Natomiast dla okresu rocznego przyjęto określenie roku obrotowego, zwanego też rokiem gospodarczym.

| Jak już o tym była mowa, przez rok obrotowy rozumie się 12 kolejnych ; miesięcy, z tym że najczęściej jest to rok kalendarzowy. W przypadku sezonowości produkcji lub sprzedaży rok obrotowy może się kończyć nie 31 grudnia lecz ostatniego dnia określonego miesiąca (tzw. rok gospodarczy); pod warunkiem, że obejmuje 12 kolejnych miesięcy. Wyjątkowo rok obrotowy może liczyć mniej lub więcej miesięcy niż 12. Jeżeli bowiem jednostka rozpoczęła swą działalność w I półroczu, później niż od pierwszego stycznia, to za rok obrotowy przyjmuje się okres od rozpoczęcia działalności do 31 grudnia. Natomiast gdy jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku kalendarzowego, za rok ; obrotowy można przyjąć okres od dnia rozpoczęcia działalności do 31 grudnia następnego roku. W każdej jednak sytuacji rok obrotowy nie | może być różny od roku podatkowego, to znaczy roku, za który jednostka [rozlicza się z organem skarbowym.

Dla odzwierciedlenia w sprawozdaniach finansowych rozmiarów działalności jednostki oraz wyników osiągniętych w danym okresie, wszystkie operacje gospodarcze powinny być ujmowane w ewidencji ■ księgowej według okresów sprawozdawczych (miesięcy), których do-; tyczą. Mimo starań „prawdziwym” okresem sprawozdawczym jest rok, zaś poszczególne miesiące to rozsądne (opłacalne) przybliżenie do rzeczywistości. Możliwe to jest dzięki stosowaniu tzw. zasady memoriału, która polega na tym, że rezultaty określonych transakcji i innych zdarzeń gospodarczych rejestrowane są w ewidencji księgowej w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie wypłacenia lub otrzymania gotówki.    <

Przykładowo transakcja zakupu określonego składnika majątkowego, roboty lub usługi składa się z następujących zdarzeń gospodarczych: zawarcia umowy (złożenia zamówienia), która—jak o tym była mowa — nie stanowi przedmiotu ewidencji księgowej, otrzymania faktury, przyjęcia dostawy będącej przedmiotem zakupu oraz uregulowania zobowiązania. Podobnie, transakcja sprzedaży składnika majątkowego, roboty lub usługi składa się z następujących zdarzeń gospodarczych: wysłania (wydania) przedmiotu sprzedaży, wystawienia i wysłania faktury oraz wpływu należności. W przypadku sprzedaży detalicznej transakcja upraszcza się, bowiem wydanie towaru następuje równocześnie z jego zapłatą. Nie jest to jednak regułą, bowiem nawet sprzedaż detaliczna może nastąpić na raty. Każde z tych zdarzeń gospodarczych

83