DSCF0149

2)    sekretariat, który otrzymuje z kancelarii pisma przychodzące i przedkłada je szefowi (dyrektorowi, prezesowi),

3)    szef jednostki organizacyjnej, który zapoznaje się z treścią pism,

4)    kierownik komórki organizacyjnej, który dekretuje korespondencję,

5)    pracownik załatwiający sprawę,

6)    aprobant, który wyraża zgodę na sposób załatwienia sprawy,

7)    hala przepisywania pism, gdzie pisma przepisywane są na maszynach lub komputerach,

8)    sekretariat, który przedkłada korespondencję wychodzącą szefowi do podpisu,

9)    szef jednostki organizacyjnej lub inny pracownik upoważniony do podpisywania pism,

10)    kancelaria ogólna, która wysyła pismo.

Wszystkie wyżej wymienione punkty zatrzymania występują tylko w bardzo dużych jednostkach organizacyjnych. W małych i średnich nie ma np. kancelarii ogólnej, a przyjmowaniem i wysyłaniem pism zajmują się sekretariaty. Jednocześnie w zdecydowanej większości jednostek organizacyjnych nie występują też hale przepisywania pism, gdyż każdy z pracowników sam redaguje pisma na komputerze i nie ma potrzeby ich przepisywania.

W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwianiem danej sprawy i dlatego w poszczególnych punktach pismo oczekuje krócej lub dłużej. Zależne jest to od wielu czynników. Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

1)    przyjmowanie pism,

2)    rozdzielanie i rozpatrywanie pism,

3)    wysyłanie pism.

W poszczególnych fazach obiegu pisma i poszczególnych punktach Zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych. Aby obieg pism był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:

►    liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi w trakcie obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona do niezbędnych,

►    obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania spraw, a jego droga od momentu wpływu do wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza,

►    pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz,

►    aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych, należy stosować środki techniczne.

Organizacja obiegu pism powinna zapewniać kontrolę nad sprawą w każdej fazie obiegu pisma. Racjonalny obieg pism zależny jest też od: właściwego podziału zadań i obowiązków, doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach, właściwej współpracy pomiędzy osobami mającymi wpływ na rozpatrzenie sprawy, stosowania odpowiednich środków technicznych.

251