14918

-naradę - zebranie pracowników zatrudnionych w wydziale, biurze, departamencie lub jakieś innej jednostce organizacyjnej; celem narady jest przedyskutowanie aktualnych problemów występujących w pracy oraz ustalenie trybu ich rozwiązania i środków realizacji;

-seminarium - forma szkolenia mająca na celu zapoznanie pracowników z nowymi technologiami, systemami pracy, przepisami; szkolenie to polega na dyskusji, której podstawą jest uprzednio przestudiowana lektura, kierowaną przez prelegenta;

-sympozjum - spotkanie specjalistów z określonej dziedziny, którego celem jest wymiana poglądów na wybrane problemy naukowe i zawodowe.

Oprócz powyższych można wymienić jeszcze: posiedzenia, konferencje, spotkania z indywidualnym interesantem, spotkania towarzyskie.

SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW I DOKUMENTACJI W ORGANIZACJI PRACY

DOKUMENTY I DOKUMENTACJĘ SPORZĄDZAMY

1. wg instrukcji - czyli przepisu na sporządzenie dokumentacji i dokumentów. Może to być instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów, archiwizacji itp. Najczęściej sporządzane są na drukach zawierających treść do uzupełnienia, ALE nie wszystkie.

2. wg regulaminów i zakresu współpracy stanowisk.

3. dokumenty wewnętrzne

informacyjne - są to takie dokumenty, które służą danej instytucji i nie wychodzą na zewnątrz ' sporządzane na wewnętrzne potrzeby. Służą do przekazywania różnego rodzaju informacji. Do informowania nie trzeba mieć uprawnień jeśli stanowisko nie jest utajnione. Służy także do przekazywania informacji między sobą,

• sprawozdawcze - np. sprawozdanie z kondycji finansowej,

• finansowe - to dokumenty dotyczące skutków finansowania, przychodów i rozchodów danej instytucji,

• zarządzenia - wydawany jest przez upoważnionego kierownika; np. zarządzenie, że takie i takie soboty są wolne od pracy lub zarządzenie mówiące o zakazie palenia papierosów w takich a takich miejscach. W dużych jednostkach administracyjnych - prawo do wydawania zarządzeń mają dyrektorzy pionów,...

• kadrowe - dotyczą decyzji kadrowych, listy płac, urlopów, zwolnień lekarskich n upakowane są w teczkach kadrowych.

4. dokumenty zewnętrzne

decyzje - np. przedłużenie badania technicznego w dowodzie rejestracyjnym, (decyzja) ponieważ wydawana jest w imieniu np. starosty; podstemplowanie legitymacji studenckiej, (decyzja) ponieważ daje nam uprawnienia do korzystania z ulg,

porozumienia - w wyniku porozumienia podpisywana jest umowa między stronami. Mogą dotyczyć np. pomocy

charytatywnej. Mogą skutkować przez kilka lat. Są podpisywane między organizacjami,

umowy

negocjacje - wszystkie przetargi to rodzaj negocjacji,

świadczenia - np. Powiatowy Urząd Pracy n świadczenia. Wszystkie świadczenia są obligatoryjne, zobowiązania - określone w czasie, wysokości zobowiązania, metodyką, informacje - np. komunikat - dokument zewnętrzny obligatoryjny,

wystąpienia - rzadkie. Występują jako dokument w sprawie, np. dyrektor występuje mówiąc pracownikom o podwyżkach.

5. dokumenty archiwalne - są szczegółowo określone przez instrukcję archiwalną.

Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego

Spośród wielu zadań wchodzących w zakres obowiązków sekretariatu ważne miejsce zajmuje prowadzenie korespondencji. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad savoir-vivre.