15823

Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów:

•    Specific (dokładny).,

•    Measurale (mierzalny),

•    Achievale (osiągalny),

•    Realistic (realny),

•    Time oriented (zorientowany w czasie).

Kolejnym krokiem w zarządzaniu własnym czasem jest planowanie.

Planowanie to szkicowanie przebiegu pracy w przyszłości. Planujemy przy tym nie tylko nasze zawodowe i prywatne cele, lecz także bieżące obciążenie pracą, tak aby móc lepiej sobie radzić z akceptowaniem, odrzucaniem lub przesuwaniem w czasie obowiązków i zadań jakie niesie ze sobą każdy dzień. Im lepsza jest orientacja w czasie tym większa jest gotowość do np. delegowania mniej ważnych spraw, ich redukowania lub przesuwania w czasie, co dla menedżera jest bardzo ważne. Gdy kierownik nie zaplanuje swojego czasu, popełnia wiele błędów, nie jest w stanie wywiązać się ze wszystkich obowiązków, zabiera prace do domu, czuje się przeciążony a co za tym idzie mniej efektywny.

Znanych jest wiele sposobów planowania czasu, aby zbyt duża ilość reguł nie zniechęcała trzeba na początek zdać sobie sprawę, że nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia(pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego wolnego czasu. Jest to podstawowa „Reguła 60:40”, która mówi, że w rzeczywistości możemy zaplanować 60% czasu. Czas ten przeznaczamy na czynności zaplanowane, a pozostałe ok 40% na czynności nieoczekiwane(rezerwa czasu i czynności których nie sposób zaplanować), bądź spontaniczne (np. czas aktywności twórczej).

Ważne jest aby zajmować się w miarę możliwości sprawami rzeczywiście istotnymi. Mówi o tym zasada Pareto, w której zostało ujęte, że w 20% naszego czasu pracy osiągamy 80% wyników. Główny problem to ustalenie owych przynoszących sukces 20%.

Dlatego też, menedżer zdający sobie sprawę, jak bardzo czas jest cenny dla niego i przedsiębiorstwa powinien umieć rozróżnić czynności ważne, mniej ważne i pożeracze czasu. Wiedza ta jest niezbędna by ustalić kolejność i ważność zadań do wykonania. Trzeba także ustalić, rytm pracy, odpowiednie przerwy, w praktyce zaleca się wprowadzenia do codziennego programu cichej godziny albo godziny blokady przyjęć. Taki okres nieprzerwanej koncentracji podnosi wydajność pracy. Z punktu widzenia organizacji powinno się traktować godzinę spokoju jak każdą ważną sprawę, której załatwienie powoduje, że jesteśmy nieobecni albo nie można z nami rozmawiać. Jest to jedna z form pożeraczy czasu, do których w pracy zalicza się najczęściej: rozmowy telefoniczne - „zewnętrzne i wewnętrzne”, realizowane bądź to z własnej, bądź „cudzej” inicjatywy,

•    niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, a także zaproszeni goście,

•    zebrania, narady i spotkania,

•    nagłe wezwania do szefa,

•    przerwy wynikające z braku samodyscypliny menedżera ( czytanie gazet, nieumiarkowane korzystanie z używek, bezczynność i lenistwo)