• Składowe każdego przedsiębiorstwa:

• procesy realizowane w ramach przydzielonych zadań, a wsparte odpowiednimi umiejętnościami,

• motywowani pracownicy dysponujący koniecznymi kwalifikacjami,

• racjonalnie zaprojektowane i sprawne funkcjonowanie struktury organizacyjne,

• technologie produkcyjne ( wynikające ze specyfiki techniczno-organizacyjnej firmy ) i informacyjne ( obsługujące wszystkie procesy realizowane w ramach całego łańcucha logistycznego ).

Podstawowym zadaniem rozwiązań informatycznych w zakresie wspomagania zarządzania w przedsiębiorstwie jest zapewnienie wysokiej jakości informacji wykorzystywanych w procesach decyzyjnych.

Informacja to treść ( wiadomość ) prezentowana w określonej postaci jako dane.

Informacja powinna być:

• wiarygodna- musi zawierać określony stopień pewności, ze jest ona prawdziwa,

• relewantna- musi wychodzić naprzeciw potrzebom użytkownika,

• przyswajalna- nie powinna wymagać dodatkowych przekształceń,

• dostępna w odpowiednio krótkim czasie,

• poufna- dostępna przez odpowiednie kodowanie, tworzenie grup użytkowników o ograniczonym dostępie i autoryzację dostępu,

• gwarantująca pełne bezpieczeństwo w przypadku awarii systemu np. poprzez dublowanie newralgicznych elementów rozwiązania.

Modele rozwoju zastosowań informatyki w przedsiębiorstwie, wyjaśniające rolę informatycznego wspomagania procesów zarządzania:

• model faz rozwojowych,

• model informacji jako zasób organizacyjny,

• model organizacyjnego otoczenia,

• model MIT`90- opiera się na założeniu, że technologia informatyczna stanowi infrastrukturę, która nie tylko rozszerza możliwości wspomagania istniejącej organizacji, ale również przyczynia się do kształtowania strategii konkurencyjności obiektu; w modelu tym wyróżnia się trzy typy organizacji infrastruktury technologii informatycznej:

niezależny- występuje tradycyjna rola informatycznego wspomagania ( tzn. brak kontekstu strategicznego; konieczne nakłady uważane są za bieżące koszty administracyjne ); reaktywny- docenia się wagę informatycznego wspomagania, czego wyrazem jest zwiększona świadomość możliwości i potrzeb wykorzystywania technologii informatycznej w ustalaniu i realizacji strategii działalności obiektu ( długofalowe plany rozwoju zastosowań informatyki są pochodną planów działalności przedsiębiorstwa; konieczne nakłady na funkcjonowanie i rozwój rozwiązań informatycznych są traktowane jako koszty działalności ); współzależny- wyodrębnione funkcje ( moduły ) rozwiązań informatycznych są postrzegane jako krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa ( konieczne nakłady na rozwój infrastruktury traktowane są jako inwestycje gospodarcze );

Wg tego modelu powodzenie pełnego wykorzystania technologii informatycznej wspomagającej zarządzanie w przedsiębiorstwie jest skutkiem integracji długofalowych planów strategicznych z planami rozwoju rozwiązań informatycznych.

Główne bariery rozwoju zastosowań informatyki w Polsce:

• nie potwierdzone korzyści,

• koszty wdrożenia,

• niedojrzałość technologiczna,

• brak przygotowania partnerów,

• brak odpowiednich standardów,

• brak uświadomionych potrzeb.

Wprowadzenie i wdrożenie rozwiązań informatycznych do polskich przedsiębiorstw jest determinowane jednak przez obowiązujące standardy systemów informatycznych [ np. Baan ( Baan ); IFS Applications ( IFS ); mySAP i R/3 ( SAP ); ], które w spolonizowanej wersji i z pełnym dostosowaniem do warunków krajowych są oferowane polskim użytkownikom. Warunki konieczne do wdrożenia rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwach:

• kierownictwo przedsiębiorstwa musi być świadome potrzeb informacyjnych swojej działalności, jak również orientować się w możliwościach i ograniczeniach technologii informatycznej,

• uczestnictwo wyższego kierownictwa i bezpośrednich użytkowników jest nieodzowne do rozpoznania potrzeb rozwiązania informatycznego,

• otoczenie organizacyjne musi stwarzać warunki do identyfikacji i oceny szans strategicznych zastosowań informatyki,

• szeroko rozumiany kontekst organizacyjny musi uznać i akceptować kluczową rolę informatycznego wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie, przy jednoczesnym przyzwoleniu na podejmowanie ryzyka z tym się wiążącego.

Zadaniem systemów informatycznych zarządzania ( SIZ ), stanowiących w swej istocie rozwiązanie organizacyjno-sprzętowo-programowe, jest wspomaganie procesów zarządzania przedsiębiorstwem, rozumianego jako wieloetapowy sekwencyjny proces podejmowania decyzji. Szybki rozwój ich właściwości strukturalnych i funkcjonalnych stymulowany rozwojem metod i środków technicznych informatyki oraz potrzebami jego użytkowników pozwala wyróżnić systemy wg:

• problemów zastosowania- człowiek, jego otoczenie społeczne, polityczne, przyrodnicze;

• rodzaju użytkowników- rozróżnia się ich wg szczebli ( poziomów ) zarządzania w hierarchii możliwych instytucji ( np. centrali, terenowi itp. );

• zakresu realizowanych funkcji zarządzania ( np. planistyczne, ewidencyjne );

• zakresu realizowanych funkcji zarządzania ( np. planistyczne, ewidencyjne );

• rodzaju i przestrzennie rozmieszczonego sprzętu komputerowego ( np. lokalna sieć mikrokomputerowa );

• technologii przetwarzania danych ( np. z klasycznymi zbiorami danych, bazami danych );

• sposobu tworzenia systemu ( np. indywidualne );

• innych atrybutów, wynikających z celu badania;

Dwa generalne kryteria wydzielania ( podziału typologicznego ) SIZ:

1. podstawowe cechy oraz właściwości struktury i funkcjonowania przedsiębiorstwa, dla którego procesy zarządzania będą wspomagane przez SIZ; subkryteria szczegółowe:

złożoność organizacyjna obiektu gospodarczego, obszar działalności, różnorodność i intensywność interakcji z otoczeniem, rozproszenie terytorialne, złożoność informacyjna przedsiębiorstwa, przyjęty model zarządzania;

2) zakres i formy wspomagania procesu zarządzania w ramach SIZ; subkryteria szczegółowe:

zakres merytoryczny SIZ ( np. systemy cząstkowe, dziedzinowe ), zakres funkcjonalny ( np. system analizy ekonomicznej ), forma komunikacji użytkownika z systemem ( np. systemy pośrednie i bezpośrednie ), konstrukcja systemu, lokalizacja SIZ w strukturze organizacyjnej ( np. systemy centrali, zarządu ), technologia przetwarzania danych ( np. systemy z bazą danych, bazą wiedzy ).

W dotychczasowym rozwoju zastosowań systemów informatycznych wspomagających procesy zarządzania w przedsiębiorstwie daje się wyodrębnić podstawowe generacje SIZ, ukazujące ich ewolucyjny charakter:

• systemy ewidencyjno-transakcyjne: SET;

• systemy informacyjno-decyzyjne: SID;

• systemy wspomagania decyzji: SWD;

• systemy eksperckie: SE;

• systemy informowania kierownictwa: SIK;

• systemy sztucznej inteligencji: SSI;

• zintegrowane systemy informatyczne: ZSI- stanowi najbardziej zaawansowaną pod względem merytorycznym i technologicznym generację SIZ.

Zintegrowany system informatyczny ( ZSI ) przedsiębiorstwa to modułowo zorganizowany system informatyczny, obsługujący wszystkie sfery jego działalności, począwszy od marketingu i planowania oraz zaopatrzenia, poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucję, sprzedaż, gospodarkę remontową do prac finansowo-księgowych i gospodarki zasobami ludzkimi. Modułowa budowa systemu umożliwia etapowe wdrażanie
tych składowych, które z uwagi na charakter obiektu i specyfikę jego działalności są niezbędne. Systemy te pozwalają urzeczywistniać ideę integracji kompleksowych systemów informatycznego wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie z kompleksowymi systemami komputerowego wytwarzania ( CIM ).

Ze względu na różnorodność poszczególnych składników SIZ należy rozpatrywać system jako strukturę zbudowaną z podstruktur, z których każda jest charakteryzowana jednorodnością wchodzących w jej skład elementów. Wg zdefiniowanych kryteriów wyodrębniamy takie podstruktury:

• cele, funkcje i zadania systemu;

• dane i algorytmy ich przekształcania;

• techniczne środki przetwarzania danych;

• przestrzenne rozmieszczenie wymienionych składników.

Uwzględniając powyższe kryteria, można wyodrębnić w SIZ następujące podstruktury:

- funkcjonalną;
- informacyjną;	 Struktura realizacyjna SIZ 
- organizacyjno-przestrzenną;
- techniczną.

Powyższy podział pozwala uporządkować i sprowadzić proces realizacji SIZ do problemu modelowania poszczególnych podstruktur.

• Struktura funkcjonalna SIZ- to zbiór celów i funkcji systemu oraz wzajemnych ich współzależności; wiąże SIZ z systemem zarządzania w układzie pionowym tzn. struktura funkcjonalna jest zbiorem elementarnych zadań wykonywanych przez SIZ na rzecz systemu zarządzania. Struktura ta ma postać dendrytu, którego węzły oznaczają składniki, a krawędzie- relacje występujące między nimi; liczba szczebli zależy od stopnia złożoności systemu i może się zmieniać w różnych systemach;

• Struktura informacyjna SIZ- polega na tym, że informacje w postaci danych są przedmiotem przetwarzania, przy czym muszą one być odpowiednio ustrukturalizowane i uporządkowane, stosownie do funkcji i zadań systemu, charakteru podejmowanych decyzji, struktury procesów technologicznych itd.; muszą one tworzyć odpowiednią strukturę, której podstawowymi składnikami są jednostki informacji i występujące między nimi relacje oraz procedury ich przekształcania. Na strukturę informacyjna SIZ składają się:

zbiory danych wejściowych, zbiory danych wyjściowych, zbiory danych stałych ( przechowywanych ), algorytm przekształcania danych.

Powiązania między strukturą funkcjonalną i informacyjną- na ogół występują na identycznych poziomach hierarchii tych struktur i mają charakter zasileń informacyjnych.

• Struktura organizacyjno-przestrzenna SIZ- charakteryzuje terytorialne rozmieszczenie następujących składników systemu:

struktury funkcjonalnej ( podsystemów, modułów, funkcji elementarnych ), której składniki rozproszone są ze względu na:
	potrzebę przybliżenia miejsca realizacji funkcji SIZ do miejsca realizacji funkcji systemu zarządzania; rozmieszczenie składników struktury informacyjnej; wymagania zastosowanej technologii przetwarzania danych;
struktury informacyjnej ( zbiorów danych wejściowych, zbiorów danych wyjściowych, zbiorów danych stałych oraz procedur przetwarzania, czyli oprogramowania ); przesłankami rozproszenia składników są zazwyczaj:
	potrzeba lokalizacji zbiorów danych wejściowych w pobliżu źródeł powstania informacji, konieczność lokalizacji zbiorów danych wejściowych w miejscu ich użytkowania, a wiec realizacji funkcji systemu zarządzania, potrzeba lokalizacji zbiorów danych stałych w pobliżu powstawania zbiorów danych wejściowych aktualizujących oraz w pobliżu wspomagania przez nie składników struktury funkcjonalnej ( podsystemów );
struktury technicznej ( środków technicznych do zbierania danych, ich przechowywania, przetwarzania i udostępniania ); przesłankami rozproszenia składników są:
	przestrzenne rozmieszczenie składników struktury informacyjnej; właściwości środków telekomunikacji.

Ważnym elementem struktury przestrzennej SIZ są sposoby i zasady powiązania miedzy sobą składników tej struktury; o strukturze przestrzennej mówi się wówczas, gdy powiązania miedzy różnymi składnikami struktury informacyjnej systemu są realizowane za pomocą rozwiązań sieciowych.

• Struktura techniczna SIZ- składnikami są środki techniczne i oprogramowanie systemowe ( systemy operacyjne, diagnostyczne, komunikacyjne itp. ); strukturę środków technicznych należy rozważać na tle struktury procesu przetwarzania danych, z tego pkt. widzenia strukturę techniczna tworzy zestaw środków technicznych, realizujących następujące działania:

zbieranie i kompletowanie danych, zapisywanie danych na nośnikach danych, przechowywanie zbiorów danych, prezentowanie danych, przekształcanie danych, udostępnianie danych, przesyłanie danych.

Kwestie związane ze strukturami SIZ maja decydujące znaczenie na etapie praktycznej realizacji systemu- zwłaszcza w odniesieniu do specyfikowania realizowanych funkcji, określania elementów składowych, ustalania wykonawców za nich odpowiedzialnych i bieżące nadzorowanie wykonywanych prac implementacyjnych.

Integracja systemu SIZ- właściwość systemu, która w bezpośredni sposób zwiększa zorganizowanie SIZ, przyczyniając się do jego spójności i w efekcie- do większej użyteczności końcowej. Istotą integrowania ( łączenia w całość ) jest utworzenie nowej jakościowo całości, której elementy będą połączone określonymi relacjami
i powiązane odpowiednim stopniem zależności od całości. Cel integracji ( określany jako skorygowanie elementów SIZ dla zracjonalizowania jego funkcjonowania ), determinowany jest przez:

• relacje strukturalne- tj. równorzędność, nadrzędność i podrzędność, wzajemność i współrzędność- służą do przedstawienia wewnętrznej struktury;

• relacje funkcjonalne- tj. przekształcenia logiczne, arytmetyczne, organizacyjne- służą do realizacji celów SIZ.

Ze względu na elementy składowe integracji SIZ można wyróżnić trzy typy integracji:

• projektową- oznacza przejecie ujednoliconych np. kodów, haseł, klasyfikacji w celu pełnej unifikacji założeń analitycznych i projektowych SIZ;

• organizacyjną- sprowadzającą się do restrukturyzacji przedsiębiorstwa pod katem optymalizacji przetwarzania danych wewnętrznych i zewnętrznych tzn. koordynację funkcji i celów poszczególnych poziomów systemu, kanałów przesyłania oraz identyfikowania źródeł informacji;

• techniczną- polega na stosowaniu dla potrzeb systemu komputerowego współpracujących ze sobą elementów sprzętu i oprogramowania.

Integracja w SIZ może przebiegać na dwóch płaszczyznach:

• funkcjonalnej- w której różne funkcje realizowane są w taki sposób, jak gdyby wykonywane były w jednym, pojedynczym systemie; możliwość korzystania przez uprawnionego użytkownika z dostępu do wszystkich funkcji realizowanych w SIZ poprzez jeden spójny interfejs wraz z przełączaniem się pomiędzy różnymi zadaniami;

• fizycznej- polega na kompleksowym połączeniu elementów systemu na płaszczyźnie sprzętowo-programowej;

Procesy integracyjne występują w dwóch wymiarach realizacyjnych:

1. systemowy- dotyczy struktury technicznej rozwiązania informatycznego ( sprzęt komputerowy, sieci, okablowanie strukturalne oraz usługi z tym związane );

2. aplikacyjny:

na poziomie baz danych- różne aplikacje korzystają z jednej logicznej bazy mimo że fizycznie może być ich więcej; na poziomie funkcji- może przybrać formę nowej aplikacji, którą będzie łączyła zadania realizowane przez kilka aplikacji; na poziomie interfejsu użytkownika- umożliwia jednoczesną pracę na kilku aplikacjach z poziomu ( np. portalu korporacyjnego- przeglądarki internetowej );

Na sukces rynkowy nowocześnie zarządzającego przedsiębiorstwa składa się:

• klient jako siła sprawcza funkcjonowania firmy;

• kwalifikacje odpowiednio motywowanego personelu osadzonego w racjonalnych strukturach organizacyjnych;

• procesowa orientacja w miejsce tradycyjnych struktur funkcjonalnych;

• zintegrowane systemy informatyczne stanowiące podstawę współdziałania firm w ramach całego łańcucha logistycznego z pełnym wykorzystaniem metod i nowoczesnej technologii informatyki;

Zintegrowany system informatyczny klasy ERP- system optymalizujący procesy biznesowe zarówno wewnątrz, jak i zachodzące w najbliższym otoczeniu przedsiębiorstwa poprzez oferowanie gotowych narzędzi pozwalających automatyzować wymianę danych z komputerami w całym łańcuchu logistycznym. Główne jego cechy to:

• kompleksowość funkcjonalna- obejmuje swym zakresem wszystkie sfery działalności techniczno-ekonomicznej przedsiębiorstwa ( realizowana w ramach struktury funkcjonalnej );

• integracja danych i procesów- dotyczy wymiany danych, zarówno wewnątrz obiektu ( miedzy modułami ),jak i z jego otoczeniem, np. poprzez elektroniczna wymianę danych- EDI ( realizowana w ramach struktury informacyjnej );

• elastyczność strukturalna ( skalowalność ) i funkcjonalna- zapewnia maksymalne dostosowanie rozwiązań sprzętowo-programowych do potrzeb obiektu w chwili instalowania i uruchamiania systemu, jak również umożliwia dynamiczne jego dopasowanie przy zmiennych wymaganiach i potrzebach generowanych przez otoczenie;

• otwartość- gwarantuje zdolność rozszerzania systemu o nowe moduły, skalowalna architektura oraz tworzenie połączeń z systemami zewnętrznymi, np. z systemami partnerów rynkowych;

• zaawansowanie merytoryczne- zapewnia pełne informatyczne wspomaganie procesów informacyjno-decyzyjnych, z wykorzystaniem mechanizmów swobodnej ekstrakcji i agregacji danych, wariantowania, optymalizacji, prognozowania itp., a także praktyczne oparcie systemu m.in. na koncepcjach zarządzania logistycznego z dostawami dokładnie na czas, sterowanie produkcją zg. ze standardami MRP II, MRP II Plus oraz standardami norm ISO 9000;

• zaawansowanie technologiczne- gwarantuje zgodność z aktualnymi standardami sprzętowo-programowymi z możliwością migracji na nowe platformy sprzętu komputerowego, systemów operacyjnych, mediów i protokołów komunikacyjnych; oferuje interfejs graficzny i wykorzystanie relacyjnej bazy danych z zastosowaniem narzędzi programistycznych czwartej generacji itp.

• zgodność z polskimi przepisami- np. z ustawą o rachunkowości, a w szczególności: zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu technologii informatycznej, zasad ustalania i raportowania wyników finansowych obiektu gospodarczego, zasad sporządzania sprawozdań finansowych itp.

System zintegrowany ( realizujący ideę systemu CIM w przedsiębiorstwie produkcyjnym ), stanowi istotne połączenie zautomatyzowanego systemu produkcji z ogólnymi funkcjami planowania, finansowania, zaopatrzenia, zbytu, zarządzania zasobami ludzkimi itp., przy czym jego składowe obejmują następujące obszary:

• gospodarczy system informacyjny ( BIS )- realizowany przy wykorzystaniu systemu MRP II/ERP i zawiera następujące elementy:

planowanie i zarządzanie produkcją, planowanie i zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi, zarządzanie zaopatrzeniem, zapasami i dostawami, zarządzanie zasobami finansowymi i ludzkimi,

• komputerowe wspomaganie projektowania ( CAD ),

• komputerowe wspomaganie produkcji ( CAM )- łączy planowanie wykonania produkcji, projektowanie procesów produkcyjnych, oprogramowanie obrabiarek sterowanych numerycznie, robotów i innych urządzeń i maszyn produkcyjnych oraz pomocniczych,

• elastyczne systemy produkcyjne ( FMSs )-obejmuje obróbkę mechaniczną, montaż, magazynowanie, transport, podawanie materiałów i prefabrykatów, procesy sterowania produkcją, określenie kolejności obróbki, harmonogramowanie, planowanie i bilansowanie zdolności produkcyjnych, sterowanie jakością w czasie rzeczywistym, kontrolę jakości metodami stykowymi i bezstykowymi;

Koncepcja MRP II- polega na logicznej procedurze określenia na podstawie oszacowania przyszłych potrzeb rynku planów produkcji wyrobów oraz obliczania w oparciu o strukturę wyrobu zapotrzebowania na składniki i zdolności produkcyjne do wytworzenia tych wyrobów; ma w założeniu umożliwić kierownictwu obiektu gospodarczego sprawne i szybkie reagowanie na potrzeby klientów przy jednoczesnej redukcji zapasów dzięki planowaniu produkcji określonych wyrobów i ich składników dokładnie w wymaganej ilości oraz na czas ich zapotrzebowania.

Podstawowe poziomy planowania w systemie MRP II można określić jako:

• planowanie działalności gospodarczej, przychodów i sprzedaży;

• planowanie produkcji i sprzedaży ( SOP );

• planowanie podstawowych wyrobów lub zespołów- główny harmonogram produkcji ( MPS );

• planowanie potrzeb materiałowych;

• planowanie i sterowanie produkcją.

Warunkiem determinującym wdrożenie systemu MRP II jest możliwie pełne pokrycie procedurami logistycznymi, czyli przepływu materiałów i surowców, oraz odpowiednich danych przez obiekt gospodarczy od fazy dostaw surowców do dystrybucji wyrobów gotowych. Dopóki rozwiązanie informatyczne nie obejmuje wszystkich wymaganych faz i nie zamknie pętli sprzężeń zwrotnych sterujących wszystkimi procesami nie można mówić o systemie MRP II. Jego potencjał opiera się na:

• wewnętrznej integracji wokół standardów struktur produktów, operacji technologicznych i logistycznych oraz przydziału odpowiednich zasobów do operacji;

• funkcjach sterujących sprzężeniem zwrotnym dla planowania potrzeb materiałowych, planowania zdolności produkcyjnych oraz planowania innych koniecznych zasobów;

Spełnione wymogi dla MRP II to:

• wariant minimalny- planowanie sprzedaży, zarządzanie popytem, planowanie potrzebnych zasobów, wstępne planowanie zdolności produkcyjnych, połączenia ( interface )do modułów finansowych;

• wariant rozwinięty- dochodzą dodatkowo: moduły harmonogramowania, spływu produkcji, zarządzanie stanowiskiem roboczym, planowanie zasobów dystrybucyjnych, zarządzanie pomocami warsztatowymi, moduły pomiaru i symulacji;

• wariant zaawansowany- dochodzą dodatkowo: zarządzanie zmianami konstrukcyjnymi i technologicznymi, integracja z systemem CAD/CAM, zarządzanie remontami, jakością, serwisem, dystrybucją, rachunkowość zarządcza, kontroling, generowanie raportów, zarządzanie strumieniami środków płatniczych, multimedia, przeglądarki baz danych itp.

Standard MRP II jest ekonomicznie uzasadniony przy produkcji wyrobów powtarzalnych o wysokim stopniu złożoności, wytwarzanych w wielu odmianach na bazie wspólnego zbioru surowców i półfabrykatów; zakłada także ekonomiczne efekty jego wdrożenia przejawiają się w wyniku redukcji zapasów.

Ewolucja rozwiązań systemu MRP:

• MRP- planowanie potrzeb materiałowych,

• MRP II- planowanie zasobów produkcyjnych;

• ERP- planowanie zasobów przedsiębiorstwa ( określany niekiedy jako MRP III lub MRP II Plus ); stanowi rozwiniecie systemu MRP II o procedury finansowe;

• ERP II- rozwinięta wersja systemu ERP z pełnym wykorzystaniem technologii internetowych i standardu języka XML oraz rozwiązań mobilnych;

Ogólny model ZSI określa trzy typy integracji:

1. działalności produkcyjnej połączonej fizycznie poprzez system komputerowy ( sieć komputerowa);

2. informacyjnej, polegającej na wykorzystaniu wspólnej bazy danych;

3. funkcjonalnej, bazującej na powyższych dwóch rodzajach integracji i dotyczącej spójnego podejścia do koordynacji całości działań;

Koncepcje realizacyjne idei systemu CIM ujmują w sposób modelowy m.in.:

• funkcje hierarchicznego planowania i sterowania produkcją, przepływ informacji, materiałów, prefabrykatów, półfabrykatów i produktów w obiekcie gospodarczym;

• strukturę techniczną rozwiązania informatycznego ( sprzętu, protokołów itp.);

• strukturę oprogramowania oraz charakterystykę baz danych w zakresie zarządzania i produkcji.

Praktyczne rozwiązania klasy ZSI charakteryzują cię bogatym zestawem modułów, obejmujących pełen zakres funkcjonowania obiektu gospodarczego, które dla typowego przedsiębiorstwa produkcyjnego mogą wyglądać następująco:

• rejestr główny- utrzymuje dane finansowe przedsiębiorstwa;

• rejestr sprzedaży ( należności )- obejmuje rejestr odbiorców, dane o wystawianych dokumentach sprzedaży i związanych z nimi płatnościami;

• rejestr zakupów ( zobowiązania )- umożliwia zarządzanie zobowiązaniami, wynikającymi z zakupów towarów i usług;

• środki trwałe- obejmują zarządzanie procesami związanymi z finansową obsługą środków trwałych;

• gospodarka mieszkaniowa- obejmuje dane o każdym materiale, surowcu, produkcie, towarze, umożliwiając zarządzanie zasobami magazynowymi;

• obsługa zakupów- wspomaga cykl zakupów od zamawiania, przez przejście do magazynu, po rozliczenie dostawy z fakturą;

• obsługa sprzedaży oznacza wsparcie od rejestracji zamówień przez klienta, przez dokumentację magazynową po wystawienie faktury oraz obsługę zwrotów i reklamacji z wystawieniem faktury korygującej;

• planowanie ogólne działalności włącznie z planowaniem planów produkcji, zakupów, transportu, potrzeb dystrybucyjnych i kontrolą sieci dystrybucyjnej;

• zarządzanie bazą danych produkcyjnych;

• wspomaganie produkcji- zawiera analizy zarządzania stanowiskami roboczymi, strumieniami ich zadań oraz zapasami w toku produkcji, łącznie z kontrola produkcji o stanie realizacji zleceń, wydanych materiałach
  i obciążeniu stanowisk roboczych obejmującą system jakości;

• planowanie zdolności produkcyjnych;

• zarządzanie zasobami ludzkimi;

• elektroniczna wymiana danych- dotyczy wymiany danych również z systemami parametrów rynkowych;

• analizy i raporty informacji.

W miarę upowszechniania się systemów ERP rosną jednocześnie pod ich adresem wymagania użytkowników; tendencje w tym zakresie można ująć następująco:

• zaawansowane planowanie i prognozowanie umożliwia optymalizację produkcji w ramach całego łańcucha logistycznego, a w efekcie znaczne skrócenie procesów podejmowania decyzji;

• obsługa zleceń- za pomocą tzw. konfiguratora następuje zdalnie przetwarzane zlecenie, skracając tym samym czas realizacji dostawy;

• efektywne zarządzanie magazynami, co pozwala na optymalny przepływ składowanych materiałów i produktów;

• obsługa transportu- oznacza automatyzację wszystkich etapów procesu transportu i dostaw, włączając w to odbiór, wysyłkę, składowanie, planowanie i raportowanie ( integracja z systemem GPS );

• kontrola kosztów, obejmująca rachunkowość zarządczą i zarządzanie operatywne;

• pełna obsługa klienta poprzez zaawansowane monitorowanie zleceń zgodnie z indywidualnymi wymogami;

• funkcjonowanie firm na zasadach przedsiębiorstwa czasu rzeczywistego ( RTE ), czyli w pełni urzeczywistniających ideę e-biznesu poprzez pełne wykorzystanie technologii internetowych i rozwiązań mobilnych; ( w związku z tą tendencją, używa się określenie ERP II na podkreślenie znaczenia wykorzystywania sieci globalnej, jaka jest Internet; oznacza to otwarcie się na otoczenie nie poprzez eksport / import danych, lecz prawdziwą wymianę danych w trybie on- line za pośrednictwem zrozumiałego przez wszystkich systemu standardu języka XML ).

Spośród głównych korzyści, wynikających ze stosowania systemów zintegrowanych wymienia się najczęściej wyższe jakościowo wspomaganie procesów decyzyjnych poprzez:

• wieloprzekrojowe i na różnych poziomach zarządzania informowanie kierownictwa przedsiębiorstwa;

• objęcie kanałami informacyjnymi wszystkich kluczowych agend przedsiębiorstwa;

• podniesienie wiarygodności informacji dzięki wprowadzaniu do systemu w miejscu ich powstania;

• kontrolowanie kosztów w oparciu o ich pomiar w miejscu powstania

• symulowanie budżetowe i analizy finansowe, będące podstawą prognoz zarówno krótko- , jak i długoterminowych;

• zarządzanie strumieniem materiałów, surowców, półproduktów i usług w ramach całego łańcucha logistycznego;

• mechanizmy zapewniające bezpieczeństwo zasobów danych.

Orientacyjne wskaźniki korzyści:

• spadek kosztów projektowania wyrobów;

• skrócenie cyklu produkcyjnego;

• wzrost wydajności;

• podniesienie jakości produkcji;

• spadek zapasów produkcji w toku;

• spadek kosztów osobowych.

Systemy zintegrowane wymagają następujących zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie:

• dopasowania wspólnym dla całego przedsiębiorstwa zasobem danych; oznacza to, ze dane o dowolnym zdarzeniu wprowadzane są do systemu tylko jeden raz i udostępniane wszystkim procesom, które ich wymagają i są uprawnione do ich wykorzystania;

• określenia jednolitego sposobu pozyskiwania, gromadzenia, wyszukiwania, przetwarzania i udostępniania gromadzonych danych;

• opracowania jednolitego sposobu prowadzenia przez użytkownika dialogu z systemem;

• zapewnienia funkcjonowania systemu w trybie bezpośredniego dostępu, co jest warunkiem uzyskania należytego stopnia aktualizacji danych; integracja wszystkich procesów w trybie bezpośrednim pozwala na udostępnienie w odpowiednim czasie danych niezbędnych do ich realizacji i obsługi;

• zastosowania jednolitej dla całego przedsiębiorstwa metodyki i narzędzi wdrażania, konserwacji i rozwoju systemu.

Wśród procesów biznesowych, które są obsługiwane na gruncie poszczególnych modułów funkcjonalnych tego systemu, można wyróżnić:

1. gospodarka materiałowa ( MM ): zakup materiałów, wycena towarów, przetwarzanie zamówień, sprawdzanie faktur, kontrolowanie płatności, ocena dostawców, kontrola jakości;

2. sprzedaż i dystrybucja ( SD ): przetwarzanie zapytań ofertowych i zapytań klientów, przetwarzanie ofert, wprowadzanie zleceń sprzedaży, planowanie dostaw, kontrolowanie dostępności, ustalanie cen, kontrolowanie kredytów, fakturowanie, pakowanie i wysyłka, płatności klientów itp.;

3. planowanie produkcji ( PP ): planowanie sprzedaży, planowanie zdolności produkcyjnych, zarządzanie popytem, harmonogramowanie produkcji, planowanie potrzeb materiałowych, planowanie długoterminowe, planowanie zdolności produkcyjnych, zarządzanie produkcją;

4. gospodarka remontowa ( PM ): planowanie obsługi remontowej, zarządzanie zleceniami remontowymi, raportowanie w zakresie gospodarki remontowej;

5. zarządzanie zasobami ludzkimi ( HR ): zarządzanie danymi osobowymi, wyliczanie płac, planowanie kosztów osobowych, planowanie potencjału kadrowego, planowanie karier, zarządzanie rozwojem kadr, zarządzanie czasem pracy, zarządzanie podróżami służbowymi;

6. księgowość finansowa ( FI ): księgowanie w księdze głównej, rozrachunki z dostawcami, rozrachunki z odbiorcami, zarządzanie majątkiem trwałym, konsolidacja;

7. kontroling ( CO ): księgowość rodzajów kosztów, księgowość miejsc powstawania kosztów, księgowość centrów zysku, planowanie kosztów produktów, rachunek nośników kosztów, rachunek wyników, rachunek kosztów ABC;

8. rozwiązania ( systemy ) branżowe ( IS ): ze względu na specyficzne wymagania poszczególnych branż oferowanych jest ponad 20 rozwiązań m.in. dla gałęzi samochodowej, petrochemicznej, farmaceutycznej itp.

1. mySAP Business Suite- środowisko czasu rzeczywistego wspomagające współpracę kontrahentów i powiązania biznesowe; składa się ze zbioru rozwiązań informatycznych oraz platformy integracji i aplikacji oprogramowania; aplikacje te umożliwiają użytkownikom osiąganie spójnych rezultatów w ramach całej sieci powiązań biznesowych, gwarantują przy tym elastyczność konieczną do sprostania stałym zmianom w ramach środowiska biznesowego; elementy kluczowe mySAP Business Suite:

• mySAP Customer Relationship Management- zestaw aplikacji wspierający firmę w efektywnych działaniach zorientowanych na jej klientów; zasadniczym celem jest długofalowe utrzymanie kontaktów z klientami;

• mySAP ERP ze składowymi:

mySAP ERP Financials- zestaw rozwiązań finansowych opartych o najnowocześniejsze technologie informatyczne, przez co zwiększa się wartość firmy z jednoczesnym podniesieniem jej efektywności; mySAP ERP Human Capital Management- zestaw zaawansowanych metod optymalizacji kosztów i procesów zarządzania kadrami; mySAP ERP Operations- zestaw aplikacji wspomagających działalność operacyjną przedsiębiorstwa; mySAP ERP Corporate Services- zestaw rozwiązań usprawniających obsługę organizacyjną przedsiębiorstwa;

• mySAP Mobile Business- rozszerza zasięg mySAP Business Siute poprzez przełamanie dotychczasowej bariery dostępu do aplikacji i danych jedynie za pomocą komputerów typu desktop i tradycyjnych kanałów przesyłania danych; w efekcie użytkownicy maja dostęp do niezbędnych informacji w dowolnym czasie i miejscu;

• mySAP Produkt Lifecycle Management- rozwiązanie e-biznesowe umożliwiające zaangażowanie partnerów we współpracę przy zarządzaniu projektem, rozwoju produktu oraz zarządzanie majątkiem trwałym i jakością;

• mySAP Supplier Relationship Management- umożliwia redukcję kosztów sprzedanych materiałów i racjonalizację bazy dostaw oraz zapewnia szybki zwrot z inwestycji; rozwiązanie, które integruje operacje w ramach całego przedsiębiorstwa, stymulując współpracę pomiędzy dostawcami poprzez automatyzację procesów realizowanych przy współudziale wszystkich dostawców w ramach zakupu towarów i usług oraz w obrębie całego przedsiębiorstwa;

• mySAP Supply Chain Management- zintegrowane rozwiązanie służące do zarządzania nowoczesnym łańcuchem dostaw- począwszy od fazy projektowania wyrobu do wyboru źródeł zaopatrzenia, od planowania popytu na wyroby do sterowania ich fizyczna dystrybucją;

2. System Buisness One ( produkt firmy SAP )- adresowany jest dla sektora firm małych i średnich ( MSP ) jako uniwersalny pakiet obsługujący podstawowe procesy biznesowe typowe dla tego sektora; obejmuje następujące moduły:

• księga- obsługuje wszystkie transakcje finansowe, m.in. prowadzenie księgi głównej, tworzenie i obsługę kont, wprowadzanie pozycji księgowych oraz budżetowanie;

• zakup- wspiera zarządzanie i obsługę dostawców oraz transakcji składania zamówień, aktualizacji poziomów zapasów oraz przetwarzanie płatności;

• sprzedaż- wspomaga tworzenie ofert cenowych, wprowadzanie zleceń klientów, aktualizację sald zapasów oraz zarządzanie fakturami i rozrachunkami z odbiorcami;

• produkcja- wspomaga definiowanie wielopoziomowych specyfikacji materiałowych i tworzenie zleceń produkcyjnych, kontrolowanie dostępności produktów i materiałów;

• kalkulacja- wspomaga definiowanie centrów zysku i czynników kosztów oraz generowanie rachunków zysków i strat dla każdego centrum;

• partnerzy handlowi- umożliwia zarządzanie wszystkimi informacjami o klientach, pośrednikach i dostawcach, obejmującymi ich profile, ocenę kontaktów, stany kont i analizę marketingową;

• magazyn- wspomaga obsługę poziomów zapasów, pozycji, cenników i operacji magazynowych;

• banki- obsługuje wszystkie transakcje finansowe, np. wpływy gotówkowe, czeki, płatności zaliczkowe;

• administracja- obejmuje narzędzia w zakresie konfigurowania systemu i współpracy z innymi systemami;

3. mySAP All-in-One- system adresowany dla sektora firm małych i średnich ( MSP ), dla których kluczem do sukcesu nie jest ich wielkość, lecz wizja i realizacja wspomagane skalowaną platformą e-biznesu; umożliwia korzystanie z funkcjonalności mySAP Business Suite firmom każdej wielkości; zalety systemu:

• prekonfigurowalność- wstępnie skonfigurowana funkcjonalność umożliwia sprawne zarządzanie finansami, kadrami, łańcuchem dostaw, relacjami z klientem i innymi kluczowymi procesami biznesowymi firmy;

• funkcjonalność e-biznesowa- wykorzystane są wcześniejsze doświadczenia producenta w zakresie stosowania technologii internetowych;

• branżowość- SAP wykorzystuje doświadczenia ponad 50 rozwiązań branżowych swoich produktów;

• przewidywalność kosztów i czasu sdrozenia;

4. System Oracle Applications- jego popularność rośnie od momentu wprowadzenia internetowych wersji wszystkich modułów oraz połączenia ich w jeden zestaw E-Business Suite, oparty na wspólnej technologii i jednolitej architekturze ( aplikacje są wygodne w obsłudze i administrowaniu, albowiem użytkownik posługuje się tylko przeglądarką stron WWW ); zintegrowany zestaw aplikacji biznesowych Oracle E-Business obejmuje 55 modułów szczegółowych, zawierających wszystkie składniki, potrzebne do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem łącznie z modułem do obsługi zaopatrzenia przez Internet oraz rozwiązania analityczne; najważniejszymi modułami są:

• zarządzanie finansami,

• zarządzanie zasobami ludzkimi,

• zarządzanie produkcją ciągłą, dyskretną i projektową,

• zarządzanie łańcuchem dostaw ( SCM ),

• zarządzanie projektami,

• analizator finansowy,

• analizator sprzedaży,

• CRM- zawiera wspomaganie marketingu, sprzedaży, usług, call center oraz e-commmerce,

• Daily Business Inteligence ( DBI )- udostępnia portal kierowniczy, zawierający najważniejsze dane biznesowe, wskaźniki finansowe, zestawienie zysków i strat, wskaźniki wydajności;

5. System Baan- obejmuje swoim zakresem całość procesów przedsiębiorstwa; składa się z 5 elementów głównych: BAAn Orgware, środowiska obliczeniowego, oprogramowania internetowego, aplikacji i technologii; możliwość konfigurowania i implementacji poszczególnych modułów pozwala na wdrożenie tego systemu w dowolnym przedsiębiorstwie o produkcji seryjnej, dyskretnej, procesowej bądź na zamówienie;

• Baan Orgware- zestaw narzędzi wspomagających i usprawniających procedury modelowania struktur przedsiębiorstwa i wdrożenia systemu; w działaniach tych wykorzystywane są standardowe modele referencyjne; na pakiet ten składają się następujące moduły:

narzędzie modelowania przedsiębiorstwa; modele referencyjne przedsiębiorstwa; narzędzia wspomagające wdrożenie systemu; system kontroli wskaźników ekonomicznych;

• Baan Manufacturing- pakiet obsługujący wiele strategii zarządzania produkcją, takich jak opracowywanie produktu na zlecenie, produkcja na zlecenie, montaż na zlecenie i produkcja na magazyn; zawiera następujące moduły:

plan główny produkcji; planowanie wymagań materiałowych; planowanie zdolności produkcyjnej; zarządzanie zmianami technologicznymi; zarządzanie produkcją; planowanie produkcji; definiowanie budżetu przedsięwzięcia; zarządzanie projektem; konfigurowanie produktów; klasyfikacja produktów; planowanie sieciowego przedsięwzięcia; produkcja powtarzalna;

• Baan Finance- obejmuje pełny zakres funkcji zwiazanych z transakcjami finansowymi zarządzanych w sposób scentralizowany lub zdecentralizowany ( bez ograniczenia możliwości konsolidowania danych finansowych ); modułami szczegółowymi są:

księga główna; płatności; należności; rachunek kosztów; sprawozdania finansowe; rachunek kosztów; zarządzanie środkami pieniężnymi; budżetowanie; środki trwałe;

• Baan Project- zadaniem modułu jest efektywne zarządzanie każdym przedsięwzięciem zgodnie z harmonogramem i zachowaniem wymogów jakościowych; pozwala m.in. szacować koszty, przygotowywać ofertę, planować i ustalać budżet. Daje możliwość integracji z operacjami finansowymi, produkcyjnymi i dystrybucyjnymi, a w efekcie- przewidywanie wpływu danego przedsięwzięcia na zdolność produkcyjną i przepływy gotówki w przedsiębiorstwie; zawiera następujące moduły:

definiowanie przedsięwzięcia; budżetowanie przedsięwzięcia; szacowanie przedsięwzięcia; fakturowanie przedsięwzięcia; planowanie przedsięwzięcia; monitorowanie przedsięwzięcia; planowanie wymagań przedsięwzięcia; monitorowanie przedsięwzięcia;

• Baan Transpostation oraz Baan Distribution- stanowią zintegrowane rozwiązanie, które umożliwia efektywne zarządzanie systemem logistycznym przedsiębiorstwa; zawarte mechanizmy elektronicznej wymiany danych ( EDI ) ułatwiają współdziałanie miedzy firmami;

• Baan Service- usprawnia zarządzanie serwisem u klientów; zawiera następujące moduły:

zarządzanie umowami; zarządzanie instalacjami; zarządzanie zleceniami serwisowymi; analizowanie zleceń serwisowych;

• Baan Tools- pozwala na dostosowanie stosowanych przez przedsiębiorstwo aplikacji do zmieniających się potrzeb, np. w zakresie wyglądu ekranu, raportów i funkcji przetwarzania; zawiera następujące moduły:

narzędzia systemu otwartego; narzędzia architektury klient-serwer; narzędzia użytkownika końcowego; administrowanie systemem; narzędzia modyfikacji oprogramowania; narzędzia dokumentacji systemu; narzędzia dystrybucji i wdrażania;

Firma Baan odchodzi od monolitycznych aplikacji na rzecz pakietów wyposażonych w standardowe interfejsy wymiany danych; dostępne są specjalizowane rozwiązania, które w zdecydowany sposób poszerzają funkcjonalność systemu Baan:

• iBaan Portal- zapewnia spersonalizowany dostęp użytkownika do danych w systemie, aplikacji i procesów biznesowych przez co możliwe jest tworzenie środowiska współpracy sieciowej partnerów rynkowych;

• iBaan Webtop- zapewnia korzystanie z aplikacji w obrębie standardowej przeglądarki internetowej;

• iBaan Business Inteligence- pakiet o architekturze otwartej, ułatwiający zaspokajanie strategicznych, taktycznych i operacyjnych potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa; rozwiązanie to zawiera wszystkie funkcje wykorzystywane przez użytkownika, mechanizmy analizy danych oraz gotowe szablony biznesowe potrzebne dla kompleksowego wspierania systemu podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie;

• iBaan OpenWorld- umożliwia integrowanie z sieciami zewnętrznymi lub wcześniejszymi aplikacjami przy użyciu graficznego mapowania obiektów biznesowych i technologii XML;

• iBaan Collaboration- zezwala na szybką rekonfigurację aplikacji z uwagi na zmiany powiązań biznesowych;

• iBaan Solutions- zawiera pakiet aplikacji i usług obejmujących współpracę z klientami, sieciową sprzedaż B2B i procedury zamówień realizowanych poprzez sieć Internet;

6. Polski system Implus rozwijany i upowszechniany przez spółkę BPSC, składa się z następujących modułów:

• Finanse- Księgowość- Koszty- zawiera pełną obsługę księgowości z równoległą rejestracją dokumentów bieżącego i przyszłego miesiąca rachunkowego; możliwe jest budowanie dowolnie wielu wersji planów kont ( deklarację można uzupełnić klasyfikatorami, będącymi forma analityki konta );

• Kadry-Płace- obsługuje wszystkie istotne zagadnienia związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi; dane gromadzone w systemie ułatwiają podejmowanie decyzji z zakresu polityki personalnej i kontrolę efektów podjętych działań;

• Środki trwałe- usprawnia zarządzanie majątkiem trwałym przedsiębiorstwa; w kartotekach dokumentów bieżących i zaksięgowanych znajdują się dane o środkach trwałych firmy i o dokonanych na nich operacjach;

• Sprzedaż i Dystrybucja- usprawnia politykę zaopatrzeniem i sprzedaży przedsiębiorstwa; proces sprzedaży jest obsługiwany od momentu przygotowania oferty, poprzez przyjęcie zamówienia, wystawienie dokumentu WZ i wycenę, aż po fakturowanie- aplikacja korzysta ze wspólnej dla całego systemu kartoteki kontrahentów oraz kartoteki towarów i wyrobów gotowych;

• Produkcja- sprawia, że planowanie produkcji odbywa się z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb rynku
  ( zamówienia, prognozy ), możliwości zaopatrzenia i zdolności produkcyjnych; można rozliczyć każdy etap procesu produkcyjnego; wymiana danych z modułami kadrowo-płacowymi i finansowo-księgowymi pozwala powiązać działalność produkcyjną ze skutkami finansowymi, jakie ona przynosi;

• Gospodarka materiałowa- moduł dostarcza informacji o aktualnym stanie wartości i lokalizacji zapasów i towarów, rejestrując transakcje magazynowe i emisje związanych z nimi dokumentów; na podstawie dokumentów tworzonych w innych modułach generowane są dokumenty obrotowe;

• Gospodarka remontowa- nadzoruje stan techniczny urządzeń, wyposażania oraz dokumentacji; zapewnia pełną kontrolę kosztów utrzymania majątku trwałego łącznie z tworzeniem budżetu planowanych działań remontowych;

• CRM- wspomaga procesy sprzedaży, marketingu i serwisu; rejestruje przebieg wszystkich kontaktów z klientami i przechowuje dokumenty związane z ich obsługą;

7. Pakiet Oracle Collaboration Suite- zasadnicze składowe pakietu:

poczta elektroniczna; poczta głosowa; terminarz; system współużytkowania plików; wyszukiwarka; dostęp za pośrednictwem urządzeń bezprzewodowych oraz obsługiwanych głosem;

Główne walory rozwiązań zastosowanych w pakiecie:

• nowatorskie technologie zwiększające możliwości systemów komunikacji i zapewniające użytkownikom jeszcze wyższą wydajność w ich stosowaniu;

• zestaw zintegrowanych aplikacji ułatwiających komunikację i zarządzanie treścią z możliwością skalowania rozwiązania i gwarantujący najwyższy poziom niezawodności i bezpieczeństwa;

• sprawdzona jakość infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa, oprogramowania, doradztwa i pomocy technicznej;

Realizacja ZSI w przedsiębiorstwie rozumiana jako całokształt działań, mających na celu zdefiniowanie potrzeb i ograniczeń względem systemu, prace projektowo-wdrożeniowe i rozwojowe, jest procesem funkcjonalnie złożonym oraz podmiotowo i przedmiotowo zróżnicowanym. Istotny wpływ na jego sprawność ma odpowiednia organizacja tych prac, które powinny obejmować następujące fazy:

• rozpoznanie celów działania i ogólnych zasad ich realizacji;

• planowanie działalności;

• realizacja i jej kontrola;

Cykl życia ZSI- to proces złożony z ciągu wzajemnie spójnych etapów, pozwalających na pełne i skuteczne przygotowanie, a następnie użytkowanie ZSI; zazwyczaj obejmuje okres od momentu uświadomienia ( zgłoszenia przez użytkownika ) potrzeby zainstalowania ZSI, aż po jego wycofanie z eksploatacji. Zakres prac obejmujących ten okres obejmuje następujące etapy:

• definiowanie zadania projektowego;

• analiza funkcjonalności i specyfikacji wymagań;

• analiza otoczenia systemu;

• projektowanie ogólne systemu;

• projektowanie szczegółowe;

• testowanie;

• instalowanie, eksploatacja i rozwijanie systemu;

Liniowy ( kaskadowy ) cykl życia systemu- model ten odpowiada w sposób naturalny działaniom projektowo-wdrożeniowym; w modelu tym wyróżnia się następujące fazy:

• analiza potrzeb;

• specyfikowanie systemu;

• projektowanie;

• programowanie;

• testowanie;

• integrowanie;

• modyfikowanie;

• eksploatowanie;

• zaniechanie eksploatacji;

Podstawowymi założeniami tego modelu są:

• stabilność zestawu potrzeb względem przygotowanego ZSI w początkowej fazie prac- nie sprawdza się w większości przypadków, gdyż przyszli użytkownicy ZSI nie maja na wstępie prac sprecyzowanych potrzeb, a ich specyfikacje nie są stabilne; w związku z tym występują częste nieporozumienia między użytkownikami a zespołem projektowo wdrożeniowym, czego konsekwencją jest rozminięcie się realizowanych funkcji ZSI z oczekiwaniami użytkownika;

• niezmienność tych potrzeb w trakcie ciągu życia systemu;

Model prototypowania- stosowany w realizacji ZSI, jego istota sprowadza się to tego, że zamiast przygotowywać model systemu w postaci opisów, schematów czy formatek ekranów, prezentowany jest przyszłym użytkownikom system prototypowy, a następnie dokonuje się jego literacyjnej modyfikacji; Celem takiego działania jest:

• redukcja czasu oczekiwania na konkretne rezultaty prac projektowych;

• zapewnienie efektywnego sprzężenia zwrotnego miedzy użytkownikami a realizatorami ZSI;

• wspomaganie opisu potrzeb i ograniczenie liczby błędów dzięki lepszemu zrozumieniu potrzeb użytkownika;

• zwiększenie zaangażowania użytkownika w proces potrzeb i projektowania systemu;

Istnieją dwa podejścia w ramach modelu prototypowania:

1. tzw. wariant prototypu specyfikacji wymagań- prototyp służy tylko do zdefiniowania wymagań użytkownika wobec przygotowanego ZSI;

2. tzw. wariant prototypu rozwojowego- przygotowany system zostaje przekształcony w docelowy ZSI, spełniający wszelkie wymagania użytkownika;

Model spiralny- stanowi pewna odmianę modelu prototypowania; pojawia się w nim faza nie spotykana w innych modelach- analiza ryzyka realizacji systemu; cykl spiralny rozpoczyna się od planowania, obejmującego analizę wstępnych wymagań użytkownika, a następnie wchodzi w fazę analizy ryzyka- następuje tu określenie stopnia zagrożenia dla realizacji oczekiwań użytkownika w odniesieniu do proponowanego ZSI. Faza 3- przygotowywana jest wersja prototypu systemu, po czym poddawany jest on weryfikacji w ramach fazy 4. Następnie prototyp systemu wraz z uwagami powraca do fazy pierwszej i rozpoczyna się następny przebieg; po kilku przebiegach cyklu system osiąga postać docelową;

W praktyce realizacji ZSI rzadko która metodyka wywodzi się w czystej postaci z jednego z przywołanych modeli, zazwyczaj stanowi mieszany wariant trzech głównych modeli ( akcenty rozkładając się w zależności od założeń metodologicznych przyjętych przez autorów metodyki ).

Definiowanie zadania projektowego dokonywane jest poprzez:

• kierownictwo przedsiębiorstwa ( zarząd, dyrekcję, powołany zespół wewnętrzny itp. );

• zewnętrzną firmę usługową, prowadzącą stosowne rozpoznanie ( firma konsultingowa, informatyczna itp. ).

Nie wolno podejmować żadnych dalszych działań przed osiągnięciem zgody, co do krytycznego znaczenia ZSI dla strategicznych celów przedsiębiorstwa oraz przed jednoznacznym zdefiniowaniem wymiernych i zrozumiałych wyników opisujących zakładanie korzyści ZSI, które należy osiągnąć ( np. zwiększony udział przedsiębiorstwa w rynku, skrócenie czasu odpowiedzi na zapytanie ofertowe itp. ).

W wyniku analizy wymagań przyszłych użytkowników ZSI można określić zadanie projektowe, na które złożą się:

• uzasadnienie podjęcia prac projektowych- opis potrzeb użytkowników, które spowodowały podjecie prac;

• zdefiniowanie zakresu przyszłego ZSI- opis funkcjonowania systemu jako odpowiedzi na potrzeby przyszłych jego użytkowników;

• ograniczenia systemu- opis czynników ograniczających proponowane rozwiązanie ( budżet, czas trwania, technologia itp. );

• ogólne założenia systemu- zestaw założeń w odniesieniu do struktury funkcjonalnej i realizacji ZSI, dostępności zasobów, stopnia zaangażowania kierownictwa naczelnego informatyzowanego przedsiębiorstwa;

Inżynieria wymagań użytkowników systemu- termin obejmujący całokształt działań zmierzających do wypracowania i przeprowadzenia racjonalnych i systematycznych procedur pozyskiwania, analizy, specyfikacji i weryfikacji wymagań; ogólny schemat postępowania w tym zakresie obejmuje:

• identyfikację źródeł wymagań;

• zbieranie danych ( np. poprzez analizę struktur i regulaminów organizacyjnych oraz dokumentów, obserwacje bezpośrednie, wywiady uzupełniające );

• analizę zebranych informacji wraz z weryfikacją właściwego ich rozumienia;

• ostateczne sformułowanie wymagań;

Specyfikacja wymagań jest procesem ich zapisywania w określonej formie językowej, symbolicznej lub graficznej, umożliwiającej możliwie najwierniejsze odwzorowanie oczekiwań przyszłych użytkowników realizowanego ZSI. Konieczna weryfikacja powinna zagwarantować poprawność merytoryczną i kompletność wymagań.

Cykl życia ZSI:

• definicja problemu ( zadania projektowego );

• analiza problemu;

• projekt systemu;

• wdrożenie systemu;

• eksploatacja systemu;

• konserwacja i rozwój;

Przyjęty cykl nie pretenduje do roli jedynego uniwersalnego, ale jest otwartym modelem realizacyjnym, dzięki czemu ma cechy standardu, a po odpowiednich modyfikacjach stwarza warunki do wykorzystania dowolnej metodyki projektowania ZSI.

Informatyzacja przedsiębiorstwa, która ma na celu wdrożenie ZSI, wymaga poprzedzenia tego procesu zmianami o charakterze organizacyjnym- restrukturyzacja.

Restrukturyzacja w tradycyjnym rozumieniu, to przemyślane od podstaw i radykalne przeprojektowanie procesów gospodarczych w celu osiągnięcia zdecydowanego polepszenia bieżących, zasadniczych miar wydajności, takich jak: koszty, jakość, szybkość działania i poziom obsługi klienta. Słowa kluczowe:

• podstawy- orientacja ta podważa wszystkie założenia, na których opiera się działalność gospodarcza, czyli dotychczasową strategię przedsiębiorstwa oraz jego procedury operacyjne;

• radykalny- w zależności od potrzeb tworzone ( definiowane ) są nowe procesy, a nie usprawnianie istniejące;

• istotny- wzrost efektywności ma na celu znaczne podniesienie sprawności funkcjonowania przedsiębiorstwa, a nie jedynie jej marginalny przyrost, podobny do uzyskania w wyniku technik ciągłego doskonalenia;

• procesy- przełamuje się dotychczasowe podziały funkcjonalne i likwiduje w ten sposób nieefektywność, będącą skutkiem przekazywania pracy między wyspecjalizowanymi jednostkami i pracownikami; działanie musi być zorganizowane wokół procesów, a nie wokół indywidualnych zadań;

Istota zatem tej nowatorskiej metody sprowadza się do przeprowadzenia modelowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie jako sposobu na osiągnięcie znacznej poprawy efektywności funkcjonowania.

Rodzaje procesów gospodarczych z uwagi na rolę w cyklu obiegu zasobów gospodarczych:

1. procesy podstawowe- bezpośrednio zwiększające wartość dodaną, np.:

prace rozwojowe- zaczyna się od momentu rozpoznania potrzeb rynkowych, a kończy z chwilą wprowadzenia produktu lub usługi na rynek; realizacja zamówienia, obsługa posprzedażowa;

2. procesy pomocnicze- pośrednio dodają wartość dodaną produktom lub usługom, poprzez wspomaganie procesów podstawowych, np. finanse, marketing.

Określenie procesów w przedsiębiorstwie zaczyna się od zdefiniowania początku i końca każdego procesu, przydzielenia odpowiedzialności oraz wytypowanie jego właściciela ( odpowiedzialnego ). Procesy, które są od siebie zależne ( stanowią dla siebie przyczynę lub konsekwencję ), powinny być podprocesami procesu wyższego poziomu.

W rozszerzonym rozumieniu restrukturyzacja obejmuje również zmiany sposobu zarządzania rozumiane jako dokonanie analiz i przeprowadzenie na ich podstawie zasadniczych zmian w czterech obszarach zarządzania w przedsiębiorstwie, tj.:

• określenie nowej ( lub poprawienie ) wizji oraz misji przedsiębiorstwa- definiowanie jego długofalowej przyszłości poprzez zdefiniowanie tego, czym ono ma się stać; konieczne jest też określenie jego misji, czyli celu istnienia;

• kultury wewnątrzorganizacyjnej- ukształtowanie przez odpowiednie działanie i wzorce postępowania;

• metod ( procesów ) kierowania- określenie uprawnień pracowników, wyznaczenie celów, mierzenie wyników, komunikowanie wewnątrzorganizacyjne;

• sposobu rekrutacji i motywowania personelu- pozyskiwanie personelu bardzo czynnie współdziałającego z kierownictwem i charakteryzującymi się postawą przywódczą, zdolnościami adaptacji do nowych warunków itp.;

Główne fazy postępowania procesu informatyzowania przedsiębiorstw:

• faza I- przeprowadzana jest analiza procesów gospodarczych, obejmująca identyfikacje celów, zdefiniowanie procesów podstawowych oraz struktur danych, funkcji, organizacji obiektu i sterowania; za sprawą graficznego modelowania wszystkich procesów i struktur oraz analiz czasu i kosztów realizacji tych procesów, można ujawnić słabe miejsca i wskazać, jakie procesy należy poddać zmianom wobec celów, do których osiągnięcia zmierza przedsiębiorstwo;

• faza II- modelowane są procesy gospodarcze obiektu dopasowane w możliwie największym stopniu do jego potrzeb; zostaje opracowana struktura organizacyjna i wygenerowany szczegółowy model systemu informacyjnego;

• faza III- przygotowane są rozwiązania docelowe w oparciu o moduły ( funkcje ) określonego ZSI, tj. Tworzone są szczegółowe specyfikacje procesów gospodarczych i dokonywana jest ich implementacja poprzez dopasowanie oprogramowania aplikacyjnego dla potrzeb użytkowników końcowych w danym przedsiębiorstwie;

Przytoczona procedura znalazła odzwierciedlenie w bardzo zaawansowanych technologicznie rozwiązaniach, jak np. na gruncie systemów zintegrowanych Baan IV ( Baan ), czy R/3 ( SAP ), oferując tzw. warsztat inżynierii gospodarczej; zawiera on zestaw metod i narzędzi umożliwiających jednoczesne modelowanie procesów gospodarczych i wdrażanie technologii informatycznej.

Z uwagi na wysoki poziom zaawansowania merytorycznego i technologicznego dostępnych rozwiązań klasy ZSI, przy docenianiu decydującego znaczenia organizacyjnych uwarunkowań ich wdrażania, nie sposób jest przecenić okoliczności i decyzje poprzedzające ten proces. Rozwiązanie informatyczne, nawet to najdoskonalsze, pozostaje tylko instrumentalizacją systemu zarządzania, który jest z kolei pochodną przyjętych misji i celów obiektu gospodarczego, wynikających z jego mocnych i słabych stron w kontekście warunków otoczenia.

Uwarunkowania realizacji ZSI:

• strategia rozwoju przedsiębiorstwa oraz strategia jego informatyzacji;

• restrukturyzacja przedsiębiorstwa;

• techniczna infrastruktura informatyki;

• oprogramowanie aplikacyjne oraz transfer wiedzy;

W ramach krajowych doświadczeń w zakresie realizacji ZSI daje się zaobserwować dwa generalne podejścia:

1. konwencjonalne- charakteryzuje je triada działań:

restrukturyzacja przedsiębiorstwa; przygotowanie infrastruktury informatycznej; wdrażanie ZSI

W podejściu tym zakłada się następujące po sobie działania w ramach restrukturyzacji przedsiębiorstwa, po zakończeniu której przygotowuje się infrastrukturę informatyczna pozwalającą na przystąpienie do właściwych prac wdrożeniowych ZSI. Taki scenariusz oznacza w praktyce realizację całości prac w okresie 12-24 m-c z uwzględnieniem konieczności powrotu do etapu modelowania procesów gospodarczych po zakończeniu przygotowania struktury technicznej przyszłego systemu z uwagi na czynnik czasu.

2. zalecane- charakteryzuje je triada działań:

restrukturyzacja przedsiębiorstwa; wdrażanie ZSI; uzyskanie kompletnej infrastruktury informatycznej;

Podejście to dopuszcza równoległe prowadzenie prac w ramach dwóch pierwszych prac, przy czym zakłada się literacyjne uszczegółowienia postępujących zakresów działań. Podobnie sytuacja wygląda w ramach dalszego postępu prac, czyli w trakcie zasadniczych działań wdrożeniowych i przygotowywania docelowej infrastruktury informatycznej realizowanego rozwiązania. Pozwala to na osiągnięcie wcześniejszych rezultatów wdrożeniowych w postaci oddania do eksploatacji jednego-dwóch modułów systemu po 4-6 m-c, przy czym należy być świadomym większego wysiłku zespołów wdrożeniowych i - łączących się zazwyczaj z tym- wyższych całkowitych kosztów realizacji ZSI.

Przeprowadzenie procesów restrukturyzacji przedsiębiorstwa przed realizacją ZSI jest konieczne, albowiem bez ich uwzględnienia instalacja systemu może być wykonana perfekcyjnie pod względem technicznym, a jednak może on wprowadzić chaos w funkcjonowaniu obiektu, wywołać negatywne reakcje i w efekcie- niewłaściwe wykorzystanie jego potencjalnej funkcjonalności.

Każde zastosowanie rozwiązania informatycznego wspomagającego procesy zarządzania w przedsiębiorstwie wymaga poprzedzenia go etapem ( fazą ) projektowania, stanowiącego wyodrębniony fragment ogólnej teorii projektowania. Podejścia teoretyczne z zakresu działań projektowych dotyczą:

• istoty i celu działania projektowego;

• metod, tj. usystematyzowanego, ogólnego toku postępowania w ramach rozwiązywania problemów projektowych, wynikającego z istoty podstawowych praw nauki i techniki;

• technik, tj. szczegółowych sposobów wykorzystania fizycznych i atrybutowych ( pojęciowych ) narzędzi w postępowaniu wzorcowym;

• narzędzi, tj. fizycznych i atrybutowych instrumentów projektowych stosowanych w odpowiedniej technice projektowania.

Prace projektowe w ramach realizacji ZSI stanowią sekwencję spójnych, o interdyscyplinarnym charakterze i wielokryterialne ocenianych działań, różnie ustrukturalizowanych.

Specyfikę prac realizacyjnych ZSI wyznaczają:

• zmienność potrzeb nadrzędnego systemu zarządzania przedsiębiorstwa i konieczność dostosowania się do tych potrzeb;

• przedmiot projektowania, którym jest ZSI przedsiębiorstwa;

• metody i technologia działania zespołów wykonawczych.

Złożone przedsięwzięcie informatyczne ( ZIP )- całokształt działań skierowanych na uzyskanie w założonym czasie określonych celów wynikających ze strategii informatyzacji przedsiębiorstwa, realizowanych przy wykorzystaniu określonych zasobów finansowych i ludzkich, przy czym:

• kierownictwo informatyzowanego przedsiębiorstwa przykłada wagę strategiczną do przyszłej eksploatacji ZSI;

• zadaniem zespołu wykonawczego jest wykonanie całości prac w określonym terminie w ramach ustalonego budżetu i zgodnie z zatwierdzoną specyfikacją szczegółową;

• działania składające się nań są realizowane w poszczególnych etapach ( fazach ) określanych przez punkty kontrolne ( tzw. kamienie milowe ), a dekomponowanych na pojedyncze zadania i czynności;

• z uwagi na stopień złożoności zagadnień organizacyjno-technicznych- i wynikające stąd ryzyko realizacji- wymagana jest współpraca z konsultantami zewnętrznymi np. z zakresu zarządzania, rachunkowości zarządczej, kontrolingu, informatyki itp. [ poprawna realizacja ZSI traktowana musi być jako warunek konieczny poprawy efektywności zarządzania przedsiębiorstwem, ale nie wystarczający; zawarta w systemie funkcjonalność powiązań między np. modułami sprzedaży, magazynów, nie oznacza, ze ten sposób funkcjonowania będzie w pełni realizowany w obiekcie po wdrożeniu ZSI; ]

Złożoność przedsiębiorstwa informatycznego wynika z kilku czynników:

• organizacyjnego: uwzględnia zmiany w otoczeniu przedsiębiorstwa i w nim samym, pracę zespołową, komunikację między zespołami wykonawczymi a przyszłymi użytkownikami ZSI, koordynację różnych działań itp.;

• technicznego: zapewnia zachowanie koniecznego współdziałania miedzy elementami struktury realizacyjnej ZSI przy uwzględnianiu dynamiki zmian w infrastrukturze informatycznej, będących pochodną rozwoju środków technicznych informatyki;

• technologicznego: uwzględnia zależności określonych etapów ( faz ) prowadzonych działań;

• socjopsychologicznego: obejmuje zachowanie ludzi ( użytkowników wdrażanego systemu i jego realizatorów ) w grupie i ich interakcje.

Złożoność realizacyjna ZSI uwidacznia się w najczęściej popełnianych błędach, które można ująć następująco:

• na poziomie definiowania przedsięwzięcia informatycznego ( np. brak jasno sformułowanych celów przedsiębiorstwa, niedocenianie barier we wprowadzaniu zmian );

• na poziomie planowania działań ( np. stosowanie nieefektywnych metod i narzędzi planowania, brak analizy różnych scenariuszy zdarzeń );

• na poziomie organizowania i koordynowania prac ( np. brak właściwych procedur organizacyjnych, wadliwe mechanizmy motywowania realizatorów systemu );

• na poziomie realizacji działań ( np. niekontrolowane zmiany w planie przedsięwzięcia, niedocenianie trudności w kierowaniu ludźmi );

• na poziomie kontroli prac ( np. brak działań korygujących, brak identyfikacji przyczyn odstępstw od planu );

• na poziomie organizacji pracy zespołowej ( np. niedocenianie trudności w organizowaniu pracy zespołowej, niedocenianie roli kierownika przedsięwzięcia ).

Przesłanki oporu przyszłych użytkowników wobec ZSI:

• obawa przed nieznanym, co wynika z niepełnej informacji o dokonywanych zmianach;

• obawa przed niemożnością przyswojenia sobie nowych umiejętności, czy też zbyt wolnym tempie ich przyswajania;

• obawa przed obniżeniem się wynagrodzenia i utratą innych korzyści związanych z dotychczasowym statusem;

• ograniczenie i zmiany dotychczasowych więzi społecznych;

• brak współuczestnictwa w przeprowadzonym procesie zmian;

• wzrost lub zmniejszenie się współodpowiedzialności za wykonywana pracę.

Zarządzanie ZPI musi obejmować:

• zainicjowanie przedsięwzięcia- formalne zapoczątkowanie działań poprzez określenie celów do osiągnięcia

• planowanie i organizowanie- określenie działań, wyznaczenie terminów, harmonogramów, szacowanie zasobów sprzętowo-programowych i ludzkich, szacowanie kosztów;

• organizowanie zasobów i pracy zespołowej- zapewnienie środków finansowych, realizacja dostaw zaplanowanych zasobów sprzętowo-programowych, kompletowanie zespołów wykonawczych;

• realizowanie i kontrolowanie- prowadzenie właściwych prac realizacyjnych, porównywanie uzyskanych rezultatów z planami, identyfikacja ewentualnych zagrożeń, ich analiza i niwelowanie;

• zakończenie przedsięwzięcia- formalny odbiór produktu końcowego w postaci funkcjonującego ZSI i przekazanie go do eksploatacji użytkowej;

Kluczowe determinanty prowadzenia ZPI w zakresie wdrażania ZSI:

• jasno określone cele przedsięwzięcia, które w pełni uwzględniają wymagania użytkowników końcowych;

• odpowiednie zasoby rzeczowe- w tym także środkami finansowymi zgodnymi z zatwierdzonym budżetem całego przedsięwzięcia;

• kompetentne zespoły wykonawcze;

• właściwa organizacja prac projektowo-wdrożeniowych;

• sprawne procesy decyzyjne, tak w ramach komunikacji wewnątrz zespołów wykonawczych, jak i w kontaktach z użytkownikami i otoczeniem;

Hierarchia cech determinujących powodzenie realizacji ZSI:

1. cechy funkcjonalno-organizacyjne: celowość, odpowiedniość;

2. cechy techniczne: integralność, bezpieczeństwo, niezawodność;

Przebieg działań w ramach realizacji ZPI:

• inicjowanie:

początek ZPI; określenie celów;

• planowanie i organizowanie:

plan: nakładów, harmonogramu, zasobów, ryzyka; organizowanie zasobów i pracy zespołowej;

• realizowanie i kontrolowanie:

realizacja ZPI; kontrola: nakładów, harmonogramu, zasobów, ryzyka zapewnienie jakości; dokumentacja prac

• zakończenie:

odbiór prac / produktu; koniec ZPI;

Wyróżniki udanej realizacji ZSI jako kategorii ZPI:

• wdrażając system, nie ograniczono zakresu funkcjonalnego w stosunku do przyjętych założeń;

• parametry eksploatacyjne ZSI są zgodne z zakładanymi;

• rozwiązanie akceptują bezpośredni użytkownicy, wykorzystując je w pełni i zgodnie z wcześniejszymi założeniami;

• wdrożenie ZSI przyniosło zakładane korzyści;

• utrzymano się w przyjętym harmonogramie działań i budżecie przy dotrzymaniu zakładanego poziomu jakości wdrożonego systemu.

Wyróżniki te stanowią pewien wzorzec, który pozwala ocenić stopień realizacji ZSI względem przyjętych założeń definiowanych na etapie zadania projektowego i koncepcji rozwiązania.

Wśród scenariuszy realizacji ZSI w przedsiębiorstwie możliwe są trzy warianty postępowania:

1. tworzenie ZSI od podstaw poprzez służby informatyczne przedsiębiorstw:

sprowadza się ono do klasycznego indywidualnego rozwiązania informatycznego dla przedsiębiorstwa, bazującego na sekwencyjnym realizowaniu poszczególnych etapów cyklu życia systemu; zamiar jest mało realny w warstwie realizacyjnej dla przedsięwzięć średnich i dużych z uwagi na długi okres prac projektowo-wdrożeniowych i konieczność dysponowania rozbudowanym zespołem wysoko kwalifikowanych wykonawców; brak przeko0nywującego uzasadnienia ekonomicznego ze względu na bardzo duże nakłady czasowo-finansowe; wariant w warunkach krajowych realizowany sporadycznie przez przedsiębiorstwa dysponujące silną merytorycznie kadrą informatyczna, działającą zazwyczaj w postaci wydzielonych spółek prawa handlowego; uzyskany produkt informatyczny poddawany jest próbom nadania mu cech systemu uniwersalnego i rozpowszechniany na zasadach komercyjnych;

2. zlecenie przygotowania ZSI od podstaw zewnętrznej firmie informatycznej:

wynika z konieczności przygotowania indywidualnego systemu dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa; wymaga zazwyczaj zapytania ofertowego w celu wyłonienia potencjalnych wykonawców i dokonanie wyboru najlepszej z ofert; oznacza całkowite uzależnienie się od zewnętrznych wykonawców, co może grozić utratą koniecznej kontroli w zakresie prowadzenia przyszłościowych prac rozwojowych planowanego systemu; w przypadku braku należnej organizacji prac projektowo-wdrożeniowych efekt końcowy może być daleki od oczekiwanego- powstanie system nie odpowiadający kierownictwu informatyzowanego przedsiębiorstwa; konieczny jest zazwyczaj długi czas realizacji ( 18-36 m-c ), a z uwagi na nie kończące się testowanie poszczególnych modułów systemu i ich integracji, efekt pełnego wdrożenia będzie permanentnie odraczany; trudne są do oszacowania dokładniejsze nakłady czasowo-finansowe; bardzo niebezpieczne mogą być wszelkie wewnętrzne perturbacje w zespołach wykonawców; wariant zalecany dla przedsiębiorstw o wyraźnej specyfice organizacyjno-technicznej;

3. wybór, zakup i wdrożenie gotowego ZSI:

zakładana jest możliwość zaspokojenia potrzeb informatycznego wsparcia zarządzania w przedsiębiorstwie poprzez wybór jednego z dostępnych i sprawdzonych systemów zintegrowanych;
wybór, zakup i wdrożenie gotowego ZSI:
	zatrudnienie zewnętrznej firmy doradczej; powołanie wspólnego ( mieszanego ) zespołu złożonego z własnych pracowników przedsiębiorstwa oraz konsultantów zewnętrznych; utworzenie zespołu złożonego z własnych pracowników przedsiębiorstwa;
wariant najczęściej stosowany w warunkach polskich, w którym wyboru ZSI dokonuje się spośród stosunkowo szerokiej oferty systemów;

W ramach realizacji ZSI należy wyróżnić następujące kategorie działań:

• przedprojektowe- obejmują projektowanie techniczne systemu;

• projektowe- obejmują szczegółowe projektowanie techniczne systemu;

• wdrożeniowe- dotyczą prac wdrożeniowych, szkoleń i testów rozwiązania;

• eksploatacyjne- obejmują działanie kontrolne, modyfikacyjne i rozwojowe systemu;

Niezależnie od metodyki realizacji ZSI można określić pewna liczbę standardowych działań, będących przedmiotem poszczególnych etapów prac; są to:

• zdefiniowanie celów przedsięwzięcia;

• nakreślenie spodziewanych rezultatów;

• określenie koniecznych etapów prac;

• podział zadań na podzadania wraz z ustaleniem zależności poprzednik-następnik;

• ustalenie realizatorów oraz osób zaangażowanych wraz z ich odpowiedzialnością;

• określenie harmonogramu realizacji niezbędnych działań oraz całego przedsięwzięcia;

• ustalenie budżetu całego przedsięwzięcia;

• przygotowanie systemu szkoleń użytkowników;

[ pierwsze 3: opisujące „co”; kolejne „jak” ]

Proces zarządzania realizacja ZSI wymaga odpowiedniego zorganizowania całości działań; jego efektem musi być plan realizacji, stanowiący ramy dyscyplinujące przedsięwzięcie, a zawierający następujące elementy:

• identyfikacja problemu- opis celów przedsiębiorstwa, zestaw wymagań i ograniczeń, które maja wpływ
  na zarządzanie realizacja ZSI;

• określenie struktury funkcjonalnej i realizacji ZSI;

• organizacja przedsięwzięcia- sposób realizacji przedsięwzięcia ( scenariusze działań ), struktura zespołów wykonawczych, ich role i odpowiedzialność;

• organizacja działań- podział przedsięwzięcia na etapy ( fazy ), określenie punktów kontrolnych ( tzw. kamieni milowych );

• harmonogram przedsięwzięcia- opis zależności miedzy działaniami, oszacowanie czasu potrzebnego na dojście do punktów kontrolnych oraz przydzielenie wykonawców;

• analiza ryzyka- szacowanie koniecznych zasobów; identyfikacja zagrożeń, sposoby obniżania ryzyka;

• procedury monitorowania i raportowania- określenie działań kontrolnych i sposobu ich dokumentowania, zapewniające dotrzymania wymogów jakości prowadzonych prac;

Od efektywnego zarządzania przedsięwzięciem oczekuje się zapewnienia realizacji jego celów przy przyjętych założeniach. Organizacja prac realizacyjnych ZSI dotyczy:

• harmonogramu przedsięwzięcia;

• planu zasobów;

• planu i metod szkolenia;

Podstawowe zagrożenia związane z szacowaniem nakładów w ramach realizacji ZSI:

• różnice miedzy szacowaniem wielkości a negocjacjami kontraktowymi;

• konieczność uwzględnienia nie średnich, ale realnych zdolności realizacyjnych wykonawców przedsięwzięcia;

• duża niepewność samooceny realizatorów ZSI;

• brak adekwatnych i w pełni porównywalnych danych historycznych;

• nacisk zleceniodawcy na zbyt szczegółowe i przedwczesne szacowanie nakładów;

• obiektywne trudności w ustaleniu miar produktywności wykonawców prac projektowo-wdrożeniowych;

Istotnym momentem w ramach realizacji ZSI jest rozstrzygniecie sposobu przebiegu prac wdrożeniowych w przedsiębiorstwie. Najogólniej można wyróżnić 3 główne podejścia w tym zakresie:

1. krokowo moduł po module- polega na sekwencyjnym wdrażaniu modułów ZSI przy ustalonym ich priorytecie; najczęściej pkt. wyjścia są działy finansowo-księgowe, a całość implementacji kończy się w obszarze planowania i sterowania produkcja; wśród podstawowych korzyści tego podejścia należy wskazać na możliwość rozłożenia w czasie kosztów przedsięwzięcia; do podstawowych niedogodności trzeba zaliczyć wydłużony okres trwania wdrożenia oraz niepełne korzyści wynikające z postępującej stopniowo integracji oddawanych do eksploatacji modułów;

2. wszystkie moduły jednocześnie- wariant ten wprowadza się do wdrażania ZSI szerokim frontem i wymaga pełnego zaangażowania naczelnego kierownictwa przedsiębiorstwa oraz wszystkich użytkowników; główne korzyści m.in. krótszy okres wdrożenia przy gwarantowaniu efektów realizacyjnych dla wszystkich działów w tym samym czasie, wynikających z integracji funkcjonalnej ZSI; podstawowe niedogodności- wyższe wymagania względem zarządzania przedsięwzięciem, wynikających z szerokiego frontu prowadzonych prac wdrożeniowych;

3. główne moduły jednocześnie- oznacza wdrożenie wybranych modułów funkcjonalnych ZSI, którym przyznano najwyższe priorytety realizacyjne; podejście to zakłada uzyskanie stosunkowo szybkich efektów wdrożeniowych we wskazanych obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa za sprawą koncentracji nakładów materiałowych i ludzkich; gwarantuje uzyskanie tzw. podstawowej funkcjonalności systemu po wdrożeniu modułów z zakresu rachunkowości finansowej, środków trwałych, gospodarki materiałowej, sprzedaży i kontrlingu;

Realizacja ZSI następuje najczęściej jako modernizacja dotychczas eksploatowanych rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie, sprowadzając się praktycznie do ich wymiany; dokonuje się to w ramach przedsięwzięć kategorii ZPI-4 i ZPI-5; jedna z wymaganych operacji o charakterze technologiczno-sprzętowym jest dokonanie konwersji; w ramach metod przeprowadzania konwersji przyjmuje się 4 podstawowe schematy działania:

• konwersja bezpośrednia- polega na natychmiastowym wprowadzeniu nowego systemu w miejsce dotychczas użytkowanego; [ stosowana w obiektach, które muszą pracować w trybie ciągłym ]

• konwersja równoległa- dotychczasowy i nowy system funkcjonują równolegle, aż do momentu osiągnięcia stanu pełnej niezawodności i stabilności nowego systemu; [ gdy informatyzowane przedsiębiorstwo nie musi osiągać pełnej gotowości i unifikacji systemu w krótkim okresie ]- zalecana dla przedsiębiorstw o stosunkowo prostej strukturze organizacyjnej

• konwersja pilotowa- tylko część użytkowników wykorzystuje nowy system, testując jego działanie przed wprowadzeniem do ogólnego stosowania; [ gdy informatyzowane przedsiębiorstwo nie musi osiągać pełnej gotowości i unifikacji systemu w krótkim okresie ]- o wyborze metody zależy od strukturalnej złożoności przedsiębiorstwa i wdrożonego systemu;

• konwersja fazowa- polega na etapowym wprowadzeniu nowego systemu poprzez sukcesywne instalowanie poszczególnych modułów, zastępujących dotychczas użytkowane; [ zalecana dla przedsiębiorstw, w których nie zastosowano jeszcze ZSI ]

W praktyce o wyborze metody konwersji decydują cechy nowego systemu oraz cechy informatycznego przedsiębiorstwa.

Efektywna realizacja ZSI wymaga zastosowania formalnego procesu zarządzania wdrożeniem, aby:

• uzyskać pełne zaangażowanie naczelnego kierownictwa przedsiębiorstwa w przebieg prac projektowo-wdrożeniowy;

• ustalić, co i kiedy należy wykonać oraz kto powinien być za to odpowiedzialny;

• opracować możliwy do wykonania plan realizacji systemu;

• przydzielić wymagane wewnętrzne i zewnętrzne zasoby ludzkie;

• właściwie kierować realizacja przedsięwzięcia i ją kontrolować;

Dla proponowanej metodyki realizacji ZSI przyjęto następujące założenia:

• obejmuje cały cykl życia systemu, tj. od zdefiniowania problemu aż po konserwowanie eksploatowanego systemu i prace rozwojowe;

• bazuje na orientacji procesowej;

• przyjmuje za punkt wyjścia spiralny model prototypowania systemu, wykorzystując wariant prototypu rozwojowego;

• wspomaga proces tworzenia systemu różnymi technikami i narzędziami CASE;

• zapewnia sprawny mechanizm komunikowania się członków zespołu wykonawczego;

W ujęciu procesowym działania projektowo-wdrożeniowe ZSI można opisać jako procesy składające się z wielu powiązanych z sobą elementów, np. etapów cyklu życia systemu. Poszczególne procesy w ramach realizacji ZSI można opisywać na różnym poziomie szczegółowości, przy czym jego idea pozostaje uniwersalna. Na opis procesu składają się następujące elementy:

1. dane wejściowe- opis danych, z których proces korzysta;

2. proces:

metryka procesu- ogólny opis procesu, umożliwiający zarządzanie; właściciel procesu- ogólny opis procesu, umożliwiający zarządzanie; procedura procesu- opis działań wykonywanych w procesie; narzędzia ( metody )- opis narzędzi ( metod ) wykorzystywanych przez proces zasoby- opis zasobów, z których proces korzysta; komentarz- opis pozostałych danych o procesie, które są niezbędne do jego prawidłowej realizacji;

3. dane wyjściowe- opis danych, które proces generuje;

Szczegółowa specyfikacja procesów i ich wyczerpujące opisy są podstawą efektywnego zarządzania całym przedsięwzięciem. ( typu procesów: 1) procesy kierownicze- odpowiedzialne za organizowanie i monitorowanie działań; 2) procesy wykonawcze- związane z tworzeniem produktów )

Poziomy zarządzania realizacją ZSI:

• strategiczny: zdefiniowanie celów przedsięwzięcia, ustalenie zakresu koniecznej restrukturyzacji przedsiębiorstwa, określenie zapotrzebowania na niezbędne zasoby, ustalenie zasad planowania, organizacji i kontroli prac;

Cele przedsięwzięcia definiuje się na podstawie celów gospodarczych obiektu, które powinien charakteryzować zespół cech SMART: specyficzne- uwzględniają elementy specyficzne dla przedsiębiorstwa; mierzalne- pozwalają na jednoznaczne określenie jego osiągnięcia; akceptowalne- akceptowalne przez wszystkich zainteresowanych; realistyczne- osiągalne w rozsądnym czasie przy określonych nakładach; uwarunkowane czasowo- określać, co i kiedy ma być zrealizowane;

• taktyczny: zdefiniowanie punktów kontrolnych i ich wzajemnej zależności, ustalenie organizacji i przebiegu prac, określenie odpowiedzialności w osiąganiu punktów kontrolnych, ustalenie zasad obiegu informacji wśród realizatorów prac;

• operacyjny: zdefiniowanie działań szczegółowych dla osiągnięcia punktów kontrolnych, ustalenie zespołów wykonawczych, imienny przydział wykonawców do zadań, oszacowanie koniecznych zasobów, określenie czasu realizacji prac i ich ścieżki krytycznej;

Zdefiniowany plan przedsięwzięcia musi być realizowany w sposób gwarantujący jego pełną kontrole. Oznacza to, ze monitorowanie przebiegu działań odbywa się poprzez porównywanie planów z realnymi dokonaniami. Kontrola nie sprowadza się do oceniania tylko postępu prac, ale oznacza także identyfikowanie odchyleń od planu i podejmowanie działań korygujących.

Całość prowadzonych prac realizacyjnych ZSI musi być skrupulatnie dokumentowana, efektem czego jest możliwość bieżącego monitorowania działań i podejmowania ewentualnych kroków profilaktycznych w przypadku stwierdzenia rysujących się zagrożeń. Dokumentacja taka musi obejmować m.in.:

• zatwierdzone wymagania i oczekiwania użytkowników względem realizowanego systemu;

• konieczne zmiany organizacyjne w ramach restrukturyzacji przedsiębiorstwa;

• przyjętą do realizacji koncepcję systemu;

• ewentualnie pojawiające się na bieżąco zmiany użytkowników w odniesieniu do wcześniej przyjętych ustaleń;

• plan prac projektowo-wdrożeniowych;

• dokumentację użytkową;

• dokumentację eksploatacyjna;

• materiały szkoleniowe;

Fazy wyboru gotowego systemu ZSI spośród oferowanych:

• faza I: ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie- obejmuje inwentaryzację i analizę funkcjonujących SIZ ( lub tradycyjnych procedur przetwarzania danych ); jej rezultatem jest decyzja o zakupie ZSI lub ( rzadziej ) o modyfikacji funkcjonującego systemu przetwarzania danych łącznie z usprawnieniami procedur wewnątrz obiektu;

• faza II: zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego- określane są tu wymagania funkcjonalno-techniczne przyszłego ZSI na wysokim stopniu uogólnienia; obejmują one ustalenia m.in. z funkcjonalnego zakresu przyszłego ZSI ( struktury funkcjonalnej ), organizacji i zbiorów danych ( struktury informacyjnej ), terytorialnego zorganizowania systemu ( struktura organizacyjno-przestrzenna ) oraz bazy sprzętowej ( struktury technicznej ); sprecyzowania wymaga także sposób przeprowadzenia przetargu ( przetarg ograniczony- zapytanie ofertowe wysyłane jest do ograniczonej liczby potencjalnych oferentów; przetarg nieograniczony- ograniczenie o organizowanym przetargu na realizacje ZSI dla konkretnego przedsiębiorstwa ukazuje się w mediach );

• faza III: opracowanie zapytania ofertowego, określenie postaci odpowiedzi ofertowej wraz z procedurą jej oceny- rozpoczyna się przygotowaniem zapytania ofertowego ( RFP ) lub zaproszenia do przetargu ( ITT ), sporządzonego na podstawie strategii rozwoju danego przedsiębiorstwa oraz strategii jego informatyzacji; stanowi ono zebranie i uszczegółowienie ustaleń faz poprzednich, wymagając przeprowadzenie wielu wywiadów z kluczowymi pracownikami informatyzowanego obiektu, uzupełnianych przeglądem funkcjonujących procedur przetwarzania danych, stosowanej dokumentacji itp. Rezultatem końcowym tej fazy procedury jest dokument zawierający specyfikację wymagań funkcjonalnych w odniesieniu do przygotowanego ZSI, obejmującą m.in.:

funkcje realizowane przez ZSI; główne wejścia i wyjścia systemu wraz ze specyfikacja obecnego zakresu operacji oraz ich przewidywanego wzrostu; organizację danych i ich zbiory wraz ze specyfikacją ich zawartości; wymagane sprzężenia ( interfejsy ) z innymi ( obecnymi lub przyszłościowymi ) SIZ; wymagania w zakresie zabezpieczeń i kontroli, tj. hasła, archiwizacja danych, procedury kontrolne wprowadzonych danych itp.;

• faza IV: ocena odpowiednich oferentów, ich klasyfikacja i utworzenie tzw. krótkiej listy- obejmuje szczegółową analizę złożonych ofert i ich ocenę zgodnie z wcześniej ustalona procedurą; przyjętą norma zwyczajową jest poinformowanie wszystkich oferentów o rozstrzygnięciach pierwszego etapu oceny, tj. utworzenia tzw. krótkiej listy

• faza V: prezentacje i wizyty referencyjne- faza ta odnosi się do ofert z tzw. krótkiej listy, czyli zakwalifikowanych do dalszej oceny i realizowana jest zazwyczaj w następujących krokach:

ustalenie kalendarza prezentacji systemów; szczegółowe przygotowanie programu prezentacji i przesłanie go oferentom; właściwe prezentacje systemów łącznie z weryfikacja przedłożonych dokumentacji ofertowych;

• faza VI: negocjacje, wybór ZSI i podpisanie umów realizacyjnych- działania w jej ramach obejmują następujące kroki:

weryfikacja ocen z uwzględnieniem zebranych informacji w trakcie prezentacji oraz wizyt referencyjnych; przegląd wszystkich wymagań względem ZSI uznanych za konieczne i opracowanie końcowego rankingu systemów z uwagi na stopień ich spełnienia; przegląd ocen oraz identyfikacja głównych różnic miedzy poszczególnymi systemami; wskazanie przez zespół oceniający preferowanego ZSI;

Omówiona procedura wyboru ZSI stanowi swego rodzaju wytyczne dla zespołu oceniającego, albowiem w konkretnych przypadkach liczba poszczególnych etapów, ich szczegółowość oraz czas realizacji mogą się różnić.

Gwarancją właściwego przebiegu prac realizacyjnych ZSI jest właściwa organizacja i funkcjonowanie zespołów wykonawców. Sugestie w zakresie struktury zespołu projektowo-wdrożeniowego ( ZPW ):

1. komitet sterujący- grmium strategicznego zarządzania całym przedsięwzięciem powoływane jest wkrótce po podpisaniu umów realizacyjnych ( kontraktu ), w jego skład wchodzą: tzw. sponsor przedsięwzięcia ( pełni role koordynatora, upoważniony do podejmowania decyzji dotyczących zmian organizacyjnych w obiekcie oraz kontroli terminowości przebiegu całości prac i ich zgodności z budżetem; główny kierownik przedsięwzięcia ze strony koordynatora / wykonawcy ZSI , kierownik przedsięwzięcia ze strony informatyzowanego obiektu, doświadczeni konsultanci zewnętrzni, przedstawiciel użytkowników kluczowych;

Główne zadania komitetu: podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących całego ZPI; zatwierdzanie zakresu i planu realizacji ZSI; monitorowanie realizacji ZSI poprzez analizę raportów komitetu wykonawczego; rozpatrywanie wniosków komitetu wykonawczego w zakresie działań wpływających na zakres, terminy i budżet przedsięwzięcia; dokonywanie okresowych ocen i zatwierdzania rezultatów prac projektowo-wdrożeniowych na podstawie otrzymanych raportów postępu prac; stymulowanie działań zapobiegawczych w przypadku sytuacji kryzysowych;

2. komitet wykonawczy- gremium taktycznego zarządzania całym przedsięwzięciem, w skład którego wchodzą: główny kierownik przedsięwzięcia ze strony integratorów / wykonawcy ZSI, kierownik przedsięwzięcia ze strony informatyzowanego obiektu, kierownik dziedzinowy, użytkownicy kluczowi;

Główne zadania komitetu: przygotowanie planu realizacji ZSI; ustalenia w zakresie podziału prac i odpowiedzialności; zarządzanie na bieżąco realizacja prac projektowo-wdrożeniowych; opracowywanie planu dokumentującego realizację ZSI; ustalenie procedury monitorowania wydajności i jakości prowadzonych prac; inicjowanie działań korygujących w przypadku wystąpienia zagrożeń realizacyjnych; powołanie i bieżące koordynowanie prac zespołów wykonawczych; opracowywanie okresowych raportów obrazujących stan zaawansowania działań w celu monitorowania postępu realizacji ZSI;

3. komitety wykonawcze- przypisane są do modułów funkcjonalnych ZSI i w jego skład wchodzą: analitycy, projektanci, konsultanci, szkoleniowcy, przyszli użytkownicy modułu;

Zadania komitetu: bieżące realizowanie przydzielonych zadań; dokumentowanie prowadzonych prac; okresowe przygotowywanie raportów z realizowanych działań;

Wśród podzespołów wykonawczych ZPW można wyróżnić:

1. grupy funkcjonalne- w ich obszar zainteresowania wchodzą: zagadnienia techniczne, szkolenie użytkowników, logistyka przedsięwzięcia, instalacja i testowanie poszczególnych modułów systemu, inżynieria systemowa, konserwacja systemu i infrastruktury technicznej itp.

2. grupy pomocnicze w zakresie: finansów, analizy ryzyka i zapewnienia jakości, zarządzania dokumentacja, zasobów ludzkich;

Na szczególne podkreślenie zasługuje funkcja kierownika przedsięwzięcia, którego kompetencje i doświadczenie determinują bieżące funkcjonowanie podległych mu wykonawców w zakresie:

• planowania zależności kolejności wykonywanych działań;

• ustalania zależności logistycznych, technicznych i czasowych pomiędzy koniecznymi zasobami;

• szacowania złożoności i pracochłonności poszczególnych zadań;

• monitorowania bieżąco wykonywanych zadań;

• kontroli przepływu „półproduktów” pomiędzy podzespołami wykonawczymi;

• szybkiego interweniowania w przypadku zagrożenia planowej realizacji ZSI.

Podstawowe przesłanki stosowania koncepcji pracy zespołowej w ramach zespołu projektowo-wdrożeniowego:

• skrócenie czasu realizacji przez zwielokrotnienie wydajności pracy,

• wzmocnienie indywidualnego potencjału twórczego;

• podniesienie jakości produktów zespołu na wyższy poziom;

Kompletne komputerowe wsparcie pracy zespołowej obejmuje co najmniej 5 podstawowych elementów:

• pocztę elektroniczna- pozwala nie tylko na przesłanie wiadomości, ale spełnia także funkcję medium przy wspólnym ustalaniu spotkań i działań ujętych w terminarzach zespołowych;

• terminarze zespołowe;

• grupy dyskusyjne ( konferencje );

• organizację składowania dokumentów;

• formularze elektroniczne;

Podstawą efektywnej pracy zespołowej są narzędzia zapewniające odpowiednia organizację składowania dokumentów; programy takie umożliwiają zapamiętywanie wielu użytecznych informacji o dokumencie; pozwalają ponadto utworzyć indeks obejmujący treść dokumentu, przyspieszający później wyszukiwanie pełnotekstowe.

Praktyka realizacji ZSI dostarcza wielu przykładów, w których niewłaściwa organizacja pracy zespołowej lub użycie nieadekwatnych narzędzi przyniosły efekty odmienne od zakładanych. Wśród głównych błędów popełnianych w pracy zespołowej wymienić należy:

• nieumiejętność ustalania celów dla zespołów;

• niewłaściwe dobranie członków zespołu;

• ograniczenie czasu na naukę pracy zespołowej;

• werbalne demonstrowanie poparcia dla idei zespołu, ale zaniedbywanie wyposażenia ich w niezbędne środki;

• nie dość drożne kanały komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;

• chęć konkurowania;

Praca zespołowa jest podstawową wartością wynikającą z zasad TQM. Efekt końcowy realizacji ZSI, czyli pełne dopasowanie systemu do potrzeb użytkownika, można bowiem jedynie uzyskać poprzez pełne skoordynowanie wszystkich działań projektowo-wdrożeniowych.

Bardzo istotne z punktu widzenia końcowych rezultatów realizacji ZSI jest zapewnienie odpowiedniego poziomu jakości prowadzonych prac projektowo-wdrożeniowych. Działania te muszą być traktowane jako integralny element metodyki realizacji ZSI i przebiegać zgodnie z cyklem życia systemu. W trakcie całości prac projektowo-wdrożeniowych odbywa się nadzorowanie poziomu jakości rozwiązania i podejmowane są odpowiednie działania dyscyplinujące zespoły wykonawcze.

Przygotowaniu i utrzymaniu odpowiedniego poziomu jakości realizacji ZSI służy tzw. plan zapewnienia jakości w zakresie oprogramowania aplikacyjnego ( SQAP ), który może obejmować następujące elementy:

• specyfikacje wymagań stawianych oprogramowaniu aplikacyjnemu ( SRS );

• przegląd specyfikacji wymagań ( SRR );

• projekt techniczny projektu technicznego ( PDR );

• krytyczny przegląd projektu technicznego ( CDR );

• plan weryfikacji i astestacji oprogramowania aplikacyjnego ( SVVP );

• raport z weryfikacji i astestacji oprogramowania aplikacyjnego ( SVVR );

Dokumentacja planu zapewnienia jakości w zakresie oprogramowania aplikacyjnego musi przyjąć następującą postać:

1. cel i zakres planu.

2. Zarządzanie przedsięwzięciem [ organizacja przedsięwzięcia; specyfikacja zadań, odpowiedzialność ]

3. Dokumentacja realizacji ZSI [ specyfikacja wymagań względem oprogramowania aplikacyjnego, przegląd specyfikacji wymagań, projekt techniczny oprogramowania użytkowego, wstępny przegląd projektu technicznego, krytyczny przegląd projektu technicznego, plan weryfikacji i astestacji oprogramowania aplikacyjnego, raport z weryfikacji i astestacji oprogramowania aplikacyjnego ]

4. Dokumentacja uzytkowa ZSI.

5. Pozostałe elementy dokumentacji [ plan zarządzania konfiguracja oprogramowania, plan rozwoju oprogramowania aplikacyjnego, raportowania problemów eksploatacji i podejmowanych działań, procedury wdrażania i szkolenia

W realizacji ZSI dla konkretnego przedsięwzięcia udział bierze wiele zewnętrznych podmiotów wykonawczych, spośród których można wymienić: firmy konsultingowe, dostawcy oprogramowania aplikacyjnego ZSI, dostawcy sprzętu komputerowego i oprogramowania systemowego, wykonawcy technicznej i programowej infrastruktury sieciowej. Wymienione podmioty wykonują zakres prac, które można podzielić na 2 podstawowe grupy działań:

• przygotowanie wybranego gotowego ZSI do wymagań i / lub ograniczeń informatyzowanego przedsiębiorstwa ( m.in. identyfikację i analizę potrzeb i wymagań przyszłych użytkowników systemu, weryfikację rozwiązań systemowych pod katem możliwości zaspokojenia rozpoznanych wymagań i / lub zminimalizowanie ewentualnych ograniczeń )

• przygotowanie informatyzowanego przedsiębiorstwa do wymagań realizowanego ZSI ( m.in. przygotowanie organizacyjne przedsiębiorstwa, przygotowanie kadrowe obejmujące m.in. zatrudnienie własnych informatyków, przygotowanie technicznej infrastruktury rozwiązania ).

Powyższe działania powinien wykonywać tzw. integrator wdrożenia, czyli firma biorąca odpowiedzialność za końcowy rezultat prac projektowo-wdrożeniowych, jakim jest efektywne funkcjonowanie ZSI w konkretnym przedsiębiorstwie.

Zakres działań integratora w realizacji ZSI:

• strategia rozwoju przedsiębiorstwa oraz strategia jego informatyzacji,

• techniczna infrastruktura informatyki,

• oprogramowanie oraz transfer wiedzy,

• restrukturyzacja obiektu gospodarczego.

Całość musi dopełniać wiedza teoretyczna i doświadczenie praktyczne w realizacji ZSI, które mogą być odwzorowane w postaci własnego modelu integracji działań w tym zakresie. Przykładowo taki model może przedstawiać się następująco:

• faza I- analiza przedsiębiorstwa, obejmująca m.in.: określenie celów strategicznych przedsiębiorstwa, zdefiniowanie problemów, wymagań i kryteriów wyboru ZSI, udokumentowanie istniejących procedur działania, przygotowanie koniecznej restrukturyzacji przedsiębiorstwa; podsumowanie tej fazy staje się raport ujmujący potrzeby i wymagania przyszłych użytkowników, opis procesów gospodarczych, zakres koniecznej restrukturyzacji oraz ocenę ryzyka, kosztów i terminów realizacyjnych, który po formalnym zatwierdzeniu staje się podstawą dalszych działań;

• faza II- opracowanie koncepcji informatyzacji przedsiębiorstwa, obejmuje m.in. selekcje i wybór gotowego ZSI, zestawienie oprogramowania aplikacyjnego wg modelu prototypowania, modelowanie konfiguracji oprogramowania narzędziowego, systemowego i sieciowego oraz opracowanie projektu infrastruktury technicznej; efektem tej fazy jest przygotowanie i złożenie pełnej oferty na realizację ZSI, która prezentuje sposób rozwiązania zdefiniowanych i zatwierdzonych działań wraz z harmonogramem i ich budżetem;

• faza III- realizacja systemu, obejmuje m.in.: przeprowadzenie koniecznej restrukturyzacji przedsiębiorstwa, instalowanie i uruchomienie systemu, szkolenie użytkowników; finalnym rezultatem tej fazy jest przekazanie ZSI użytkownikom wg zatwierdzonych wcześniej procedur odbioru prac wdrożeniowych, z pełnym rozliczeniem harmonogramu i budżetu zakończonego przedsięwzięcia;

• faza IV- konserwacja i bieżący rozwój systemu, obejmuje m.in.: umowy na długoterminową współpracę w ramach nadzoru autorskiego, konieczne modyfikacje ZSI, wynikające ze zmian obowiązujących przepisów, rozbudowę oprogramowania i sprzętu, stały rozwój dostarczanych rozwiązań w miarę pojawiania się nowych technologii.

Działania integrujące w ramach realizacji ZSI muszą uwzględniać ponadto tendencję rozwoju outsourcingu- rozwiązanie to znajduje coraz szersze zastosowanie w nowocześnie funkcjonujących przedsiębiorstwach, pozwala na zlecenie m.in. obsługi informatycznej firmom zewnętrznym;

Ewolucja outsourcingu informatycznego:

• zlecanie pojedynczych usług projektowo-programistycznych i / lub systemowo-technicznych,

• stałe usługi konserwatorów w zakresie infrastruktury i / lub oprogramowania,

• stałe usługi monitorowania działania SIZ ( na miejscu u zleceniodawcy lub zdalnie )

• stała bieżąca obsługa SIZ na miejscu u zleceniodawcy,

• pełne oddanie świadczonych usług informatycznych na zewnątrz przedsiębiorstwa lub wydzielenie specjalistycznej firmy zależnej;

Model ASP- model, w którym dostawca usług aplikacyjnych dzierżawi lub wynajmuje oprogramowanie użytkownikom, wykorzystując do tego np. sieć Internet; cechy charakterystyczne modelu:

• centralne udostępnienie oprogramowania aplikacyjnego,

• „sprzedaż” dostępu do aplikacji ( użytkownik nie musi inwestować w licencje oprogramowania, serwery i personel; oprogramowanie jest dzierżawione użytkownikom oprogramowania, a dostęp do aplikacji ma wielu użytkowników w tym samym czasie );

• centralne zarządzanie ( użytkownik uzyskuje dostęp do usług świadczonych przez firmę ASP poprzez sieć Internet lub inne dzierżawienie );

• usługa „jeden do wielu” ( firma ASP świadczy usługi wielu użytkownikom, w przeciwieństwie do outsourcingu nie ma możliwości dostosowania swojego oprogramowania na zasadzie „jeden dla jednego” ).

Główne zalety modelu ASP:

• dostęp do najnowszych wersji oprogramowania,

• brak interwencji związanych z zakupem oprogramowania,

• stała, wcześniej wynegocjowana opłata za zdefiniowanie zakresu usług;

• zmniejszenie kosztów na sprzęt i personel informatyczny,

• wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywania danych;

• zdalny dostęp do danych i oprogramowania z dowolnego miejsca;

• skupienie się na podstawowych kompetencjach działania przedsiębiorstwa, co w efekcie oznacza zwiększenie efektywności pracy;

Przykłady doświadczenia w zakresie wdrażania ZSI w polskich firmach:

• polscy użytkownicy znacznie różnią się od zagranicznych głównie poziomem świadomości zadań, jakie powinien obsługiwać ZSI;

• zachodni użytkownicy ZSI większą wagę przywiązują do zapewnienia odpowiedniego poziomu współpracy z firma wdrożeniową ( w polskich realiach kontrakty maja charakter bardziej jednostronny );

• największe wyzwanie związane z obsługą polskiego użytkownik ZSI polega na tym, ze z reguły jest on przekonany o takiej wyjątkowości swojego biznesu, ze w znacznym stopniu utrudnia mu to znalezienie systemu, który odpowiadałby jego potrzebom;

• specyfika polskiego użytkownika ZSI polega również na tym, ze najchętniej chciałby on wdrożyć system bez konieczności wprowadzania zmian w strukturze organizacyjnej

Systemy ERP stanowią z natury rozwiązania dedykowane wewnętrznemu zarządzaniu przedsiębiorstwem. W miarę rosnącym wymaganiom konkurencji konieczne stało się doskonalenie relacji przedsiębiorstwa z otoczeniem- zwłaszcza z jego kontrahentami. W związku z powyższym narodziła się idea rozwiązań określanych mianem CRM, czyli zarządzanie kontraktami z klientem. CRM umożliwia nadać osobisty charakter relacjom w biznesie i uruchomić mechanizmy kontrolujące ich wartość poprzez identyfikowanie potrzeb klienta i utrzymywanie jego lojalności.

Początek dały proste, jednostanowiskowe aplikacje typu CM, które łącząc funkcje kalendarza i prostej bazy danych, pozwalały użytkownikowi na przetwarzanie i analizę danych dotyczących klientów i kolejnych z nimi kontraktów.

Z systemów klasy CM wyrosły produkty CRS, SMS, STA. Ich wspólna cecha była realizowana funkcja elektronicznej wymiany danych miedzy zarządzającymi sprzedażą i pracownikami sprzedaży. Systemy te odpowiadały przede wszystkim na potrzebę kontroli pracy przedstawicieli w terenie i koncentrowały się na wymianie informacji o klientach i raportowaniu ich kontaktów. Z punktu widzenia technologii nowością było zastosowanie rozwiązań sieciowych i telekomunikacyjnych, które wprowadziły do systemu tzw. mobile users. W ten sposób przedstawiciele terenowi poza poczuciem pełnej kontroli zyskali dostęp do centralnej bazy danych klientów.

Obecnie oferowane rozwiązania CRM charakteryzuje zintegrowany i kompleksowy charakter rozwiązań, które od prostego narzędzia CM wyróżnia technologiczne zaawansowanie. CRM jako produkt typu front office dopełnia funkcjonalności back office oferowana przez system klasy ERP.

Cele wdrożenia systemu CRM, jako element strategii przedsiębiorstwa:

• pozyskiwanie nowych klientów i wzmocnienie więzi z już zdobytymi,

• wzrost efektywności sprzedaży,

• skrócenie czasu reakcji na zapytanie klienta,

• pełniejsza systematyzacja opracowań rynkowych,

• integracja danych o kontaktach z klientami z systemem klasy ERP;

Do klasy CRM zaliczamy systemy, zawierające większość z następujących funkcji ( modułów ):

• sprzedaż- zarządzanie kontraktami, zarządzanie kontem klienta, całokształt analiz w ramach cyklu sprzedaży, monitorowanie statusu klienta i potencjalnych kontaktów handlowych,

• zarządzanie terminarzem i korespondencja- kalendarz i baza danych pojedynczego użytkownika lub całej grupy, obsługa poczty tradycyjnej i elektronicznej, faksy;

• marketing- zarządzanie kampania, katalog produktów, konfigurator produktu, cenniki, oferty, analiza efektywności kampanii, dystrybucja informacji o klientach zgłaszających zainteresowanie ofertą i odpowiadających
  na kampanie;

• telemarketing- układanie list telefonicznych według definicji grup docelowych, automatyczne wybieranie numeru, generowanie list potencjalnych klientów, zbieranie zamówień;

• serwis i wsparcie klienta po sprzedaży- przydzielenie, śledzenie i raportowanie zadań, zarządzanie zgłaszanymi problemami serwisowymi, kontrola zamówienia, obsługa gwarancyjna i pogwarancyjna;

• integracja z systemami ERP- zarządzanie finansami, księgowość, produkcja, dystrybucja, zarządzanie zasobami ludzkimi;

• E-commerce- realizowanie handlu elektronicznego,

• Call center- realizowanie handlu elektronicznego;

Z systemów CRM korzystają na całym świecie firmy handlowe, banki, towarzystwa emerytalne i ubezpieczeniowe, sektor business to business ( B2B ), branża komputerowa oraz instytucje publiczne- szpitale, uniwersytety, urzędy. Dla określenia specyfiki przedsiębiorstwa z punktu widzenia wdrożenia systemu CRM zasadnicze znaczenie nie ma produkt finalny lecz metodologia sprzedaży. Metodologia sprzedaży zależy od parametrów takich jak:

• długość cyklu życia produktu i tempo rotacji,

• kategoria produktów i usług ( np. dobra konsumpcyjne czy inwestycyjne ),

• kanały dystrybucji produktu,

• typ odbiorcy,

• wielkość i struktura bazy odbiorców,

• długość cyklu sprzedaży, etapy kontaktu handlowego, metody kwalifikacji transakcji sprzedaży, współczynnik kontaktów zakończonych zamknięciem sprzedaży,

• techniczne zaawansowanie produktu, niezbędne uzgodnienia i serwis,

• struktura domen produktowych i terytorialnych w działach marketingu, sprzedaży, serwisu i obsługa klienta.

Powyższa lista to jednocześnie przedmiot analizy procesów biznesowych, którą wykonuje się przed wdrożeniem CRM. Wybrany system CRM powinien funkcjonalnie odpowiadać potrzebom specyficznego modelu i realizować strategiczne zadania firmy w zakresie sprzedaży i obsługi klientów.

Zaletą systemów CRM jest ich przydatność w zakresie generowania ofert. System pozwala automatycznie przygotować dokładna, zgodna z oczekiwaniami klienta ofertę cenową, dokładnie konfigurować produkt, szybciej przygotowywać dokładna informację. Wszystko to daje w efekcie krótszy czas, jaki mija od nawiązania pierwszego kontaktu do sfinansowania sprzedaży.

System CRM wymaga integracji szerokiego spektrum aplikacji. Dzieje się tak dlatego, gdyż w systemach tych zaczynają zacierać się różnice miedzy aplikacjami typu back-ffice ( np. do kontroli produkcji, dystrybucji i księgowości ) i front-office ( np. do przetwarzania danych związanych z produktami i klientami z wykorzystaniem technologii internetowej ).

Dostępne na rynku produkty CRM należą obecnie do 3 kategorii:

• wspierania klienta ( call center ),

• automatyzacji marketingu,

• automatyzacji sprzedaży.

Wszystkie one wymagają interfejsów do aplikacji takich, jak przetwarzanie zamówień, oraz dostępu do danych związanych z produktami i klientami z wykorzystaniem technologii internetowej.

System mySAP CRM umożliwia użytkownikom tworzenie bardziej efektywnych i osobistych więzi z klientami oraz monitorowanie, kontrole i zarządzanie tymi relacjami we wszystkich punktach kontaktowych. Zintegrowane planowanie i zarządzanie pozwala dokładniej i bardziej skutecznie realizować działania marketingowe, dzięki czemu oferty są kierowane do właściwych odbiorców poprzez najbardziej efektywne kanały marketingowe, przez co wzrasta ogólna rentowność i produktywność firmy oraz zadowolenie klientów. Składa się ono z 4 elementów:

1. mySAP Marketplace- pełniący funkcję centralnego ośrodka umożliwiającego zarówno dwu- jak i wielostronną współpracę miedzy i ponad przedsiębiorstwami;

2. mySAP Workplace- moduł zapewnia użytkownikom dostęp do wszystkich funkcji i danych jakich potrzebują oni w codziennej pracy;

3. mySAP E-commerce- umożliwia pełna kooperacje wraz z dostosowaniem do pełnionych ról w przedsiębiorstwie przez użytkowników i wspomaganiem analiz informacji gospodarczych;

4. mySAP Application Hosting- zapewnia dostęp do aplikacji poprzez sieć lokalna, co oznacza powszechną dostępność rozwiązania mySAP Business Suite.

Rozwiązanie to można dostosować do indywidualnych wymagań przedsiębiorstw i konkretnych użytkowników oraz specyficznych potrzeb branżowych, które wpływają na sposób kontaktowania się z klientami.

Rozwiązania SAP oferują wbudowana integrację, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą lepiej realizować cele gospodarcze. Aby zapewnić bezproblemową integrację produktów SAP z aplikacjami innych producentów, a także poszerzyć ofertę mySAP CRM i umożliwić przedsiębiorstwom optymalizację sprzedaży, marketingu i działalności usługowej, SAP współpracuje z twórcami oprogramowania uzupełniającego. Dzięki temu oferowane jest rozwiązanie światowej klasy, które zapewnia każdemu klientowi obsługę na najwyższym poziomie, a przedsiębiorstwom dostarcza najbardziej skuteczne środki wpływania na klientów, takie jak ośrodki obsługi telefonicznej i serwis WWW.

Funkcje oferowane przez system mySAP CRM:

1. operacyjna - wspiera działania w ramach marketingu, sprzedaży i serwisu; pozwala na integrację w czasie rzeczywistym procesów front-office i back-office wraz z synchronizacja oddziaływania na klienta poprzez wszystkie kanały komunikacji;

2. analityczna- dotyczy przygotowania, wsparcia i optymalizacji wewnętrznych i zewnętrznych procesów decyzyjnych zorientowanych na klienta;

3. kooperacyjna- wspiera działania prowadzące do ściślejszych relacji z klientami, dostawcami i pozostałymi kontrahentami; celem jest przekształcenie kontraktów z klientem, ograniczających się tylko do sprzedaży i zakupów, w długofalowe partnerstwo bazujące na pełnej współpracy;

Do wyróżniających cech systemu zaliczyć należy ścisłą integracje z pozostałymi składnikami zestawu Oracle E-Business Suite, czyli modułami ERP i Business Intelligence. Równie ważna jest modułowość rozwiązania, która oznacza dopasowanie rozwiązania dla konkretnego odbiorcy, bez konieczności wdrażania całego pakietu.

Architektura aplikacji oparta jest na trójwarstwowym modelu przetwarzania. Model ten charakteryzuje rozdzielenie poszczególnych zadań pomiędzy kilka warstw architektonicznych: warstwę bazy danych, warstwę aplikacji i warstwę klienta.

Moduł Oracle Sales Online- praca handlowa w systemie polega na wywołaniu własnej strony internetowej i potraktowaniu jej jak wirtualnego biura; informacje wprowadzone przez sprzedawcę są przetwarzane i udostępniane w trybie on-line jego przełożonym oraz działom współpracującym; handlowiec może przeglądać swoje zadania, prowadzić harmonogram spotkań i wydarzeń pomocowych, generować prognozy sprzedaży oraz szybko otrzymać informację o zarobkach i prowizjach;

Moduł Oracle Marketing Online- umożliwia łatwe zarządzanie kampaniami marketingowymi, zapewniając możliwość dopasowania internetowej strony każdego użytkownika systemu do jego potrzeb; moduł ten współpracuje z aplikacją do prowadzenia marketingu w sieci Internet i sprzedaży on-line-iStore;

System recentCRM- to rozwiązanie automatyzujące zarządzanie kontaktami oraz przyczyniające się do wzrostu zadowolenia i profesjonalnej obsługi klientów; jest w pełni skalowalnym systemem zarządzania relacjami z klientem przeznaczonym dla małych i średnich firm; system wspomaga i synchronizuje pracę działów handlowych
i marketingowych; umożliwia sprawne zarządzanie pracą działu handlowego na każdym etapie sprzedaży, delegację zadań oraz bieżącą kontrolę realizacji założonych planów; jest systemem zaprojektowanym w najnowszej technologii, wspierającym wielowątkowe zadania oraz posiadającym rozbudowane mechanizmy administracji i kontroli dostępu; w systemie jest przewidziana możliwość indywidualnego dostosowania produktu do jego ewentualnej modyfikacji pod katem konkretnego użytkownika tzn. implemetacji dodatkowych funkcji czy procesów charakterystycznych dla danej firmy;

System CRM9000 ( polskiej firmy Logotec Ingineering )- cechuje się otwartością poprzez integrowanie go z innymi aplikacjami za pomocą standardu XML; pozwala na jednoczesną pracę użytkowników w trybie klient-serwer i poprzez przeglądarkę WWW lub WAP; najważniejszą jego częścią jest moduł Standard, zawierający kartoteki obiektów: firm, osób, dokumentów i produktów; system przechowuje każdą korespondencję powiązaną z dana osobą oraz skanowane dokumenty papierowe, wiadomości e-mail, faksy, notatki z rozmów i pliku dowolnego typu; system pozwala na zarządzanie tzw. terytoriami, które definiowane są nie tylko geograficznie, ale także w kategoriach sprzedawców ( hurtowi i detaliczni )czy grup produktów; udostępnia zaawansowane graficzne narzędzia opisu procesów, a także narzędzia słuąące do zarządzania regułami przydzielania i kolejkowania zadań; wielkim atutem tego systemu są możliwości w ramach rozwiązań mobilnych;

• CRM9000 Standard zawiera także podstawowe narzędzia do budowy i modyfikacji list produktów wraz z cennikami i opisami, potrafi rejestrować przychodzące i wychodzące faktury oraz powiązane z nimi płatności, kontrolując jednocześnie wynikające z nich terminy; integralna jego częścią są narzędzia do analizy i raportowania; możliwe jest szczegółowe monitorowanie stanu dokumentów i statusu spraw znajdujących się w realizacji;

• CRM9000 Sprzedaż- poszerza funkcje modułu Standard w zakresie prognozowania i bieżącego monitorowania procesu sprzedaży; można zdefiniować w nim dodatkowo plan sprzedaży w rozbiciu na poszczególne produkty, obszary i osoby kontaktowe; złożenie oferty może automatycznie aktualizować prognozy; dzięki niemu handlowiec może szybko ocenić znaczenie klienta dla firmy i zaproponować mu odpowiednie warunki oferty;

O funkcjonalności systemu CRM w duzym stopniu decyduje sprzęt i zastosowana technologia; mobilny CRM pozwala oderwać się handlowcowi, agentowi, serwisantowi od stacjonarnych stanowisk komputerowych, bazuje na sprzęcie klasy PDA; w kwocie kilkuset Euro dostępne są palmptopy, pozwalające sprostać najbardziej wyrafinowanym potrzebom w tym zakresie; mobilny CRM wykazuje swoje atuty w obszarze komunikowania i raportowania w terenowych strukturach sprzedaży; tak jak tradycyjny CRM zdobywał obywatelstwo poczynając od wspomagania sprzedaży, tak rozwiązania mobilne stanowią istotne wyposażenie prawdziwego handlowca; rysujący się trend rozwojowy skłaniać będzie ku tzw. portalom marketingowym, które jako naturalne rozwiniecie portalu korporacyjnego będą stanowiły platformę zintegrowanej komunikacji z klientem za pomocą wszystkich dostępnych mediów i urządzeń;

Efektywność wdrożonych systemów CRM:

1. korzyści wskazane przez bezpośrednich użytkowników:

skrócenie czasu sporządzania ofert, odciążenie z rutynowej pracy administracyjnej, zwiększenie efektywności przygotowanych ofert, oszczędność czasu przy planowaniu wizyt u klienta; szybsza wymiana informacji, większa wartość sprzedaży;

2. korzyści wskazane przez kierownictwo przedsiębiorstw i działów sprzedaży:

wzrost dostępności wymaganych informacji, zwiększony zakres dostępnej wiedzy o kliencie, wzrost stopnia zadowolenia klientów;

Zakres światowego upowszechnienia się ZSI w zakresie informatycznego wspomagania przedsiębiorstw i instytucji upoważnia do stwierdzenia, ze w niedalekiej przyszłości klasyczna aplikacja ERP będzie postrzegana jako element infrastruktury informatycznej, tak jak dziś sieci komputerowe, które praktycznie stanowią warunek ich funkcjonowania. Wnioski uogólniające doświadczenia w zakresie eksploatacji ZSI w Polsce:

• kluczowe znaczenie dla użytkownika ma funkcjonalność systemu w kontekście jego ceny

• z punktu widzenia kierownictwa firmy funkcjonalność ZSI jest zawsze najważniejsza, ale na drugim miejscu powinna stać nie łatwość obsługi czy szybkość wdrożenia, ale platforma technologiczna, na której działa;

• z dwóch aspektów technologicznych- sprzętu komputerowego, na którym ma działać system oraz architektury samego rozwiązania, kluczowym jest architektura rozwiązania ( nabiera ona szczególnego znaczenia, gdy firma przestaje usprawniać procesy biznesowe wyłącznie wewnątrz swoich struktur organizacyjnych i otworzy się na zewnątrz );

• przywiązanie przez polskich użytkowników ZSI większego znaczenia do technologii sprzętu, a zagranicznych do technologii aplikacji może oznaczać, że tym ostatnim zależy na wdrażaniu pojedynczego rozwiązania, ale także na zintegrowaniu go z innymi systemami, a nie każda architektura na to pozwala;

• polskie przedsiębiorstwa szukają przede wszystkim rozwiązań sprawdzonych, kierując się w pierwszej kolejności referencjami ( firmy zachodnie- opierając się na własnych doświadczeniach, poszukują często unikatowych systemów, bo tylko takie mogą zapewnić przewagę konkurencyjna na rynku );

• w Polsce im większa konkurencyjność sektora i im większe jego powiązanie ze strukturami firm zachodnich, tym większe nasycenie systemami ERP;

• integrację funkcjonalności pochodzących z wielu aplikacji można uzyskać również poprzez budowę portalu korporacyjnego, co staje się ostatnio swoistym standardem;

Systemy ERP charakteryzuje silna orientacja na budowanie związków z klientami i partnerami biznesowymi oraz tzw. inteligencje systemową. Oznacza to, ze moduły Sprzedaż i Dystrybucja rozbudowane są do poziomu zarządzania relacjami z klientem ( CRM ), a logistyka produkcyjno-zaopatrzeniowa zintegrowana zostaje w ramach zarządzania łańcuchem dostaw ( SCM ), który obejmuje m.in.:

• planowanie łańcucha dostaw;

• planowanie popytu;

• koordynowanie zamówień;

• planowanie wytwarzania;

• dystrybucję.

Ze względu na kluczowa role produktu we współczesnej gospodarce oraz konieczność śledzenia i szybkiej zmiany asortymentu wyrobów wydzielony zostaje nowy podsystem zarządzania cyklem życia produktu ( PLM ), w ramach którego zgrupowane zostają i realizowane są funkcje szczegółowe:

• projektowanie produktu,

• wytwarzanie,

• zarządzanie jakością,

• rynkowa ocena produktu.

W obszarze inteligencji systemowej wyróżnia się - wykorzystujący bogate zasoby zgromadzone w hurtowni danych ( BW )- podsystem strategicznego zarządzania firma ( SEM ), do zadań którego należą:

• konsolidacja finansowa;

• planowanie strategiczne i symulacje;

• pozyskiwanie informacji;

• kokpit zarządzania,

• inwestycje kapitałowe.

Kluczową role w definiowaniu i realizacji nowych rozwiązań biznesowych odgrywa rynek elektroniczny- Marketplace- stanowi on niezależny portal internetowy, w ramach którego moduł Sprzedaż oferuje swoje wyroby, a moduł Zaopatrzenie pozyskuje materiały niezbędne dla produkcji. Usługi oferowane przez portal pozwalają w efektywny sposób kojarzyć partnerów biznesowych, obniżając przy tym istotne koszty takich działań.

Systemy ERP II cechuje orientacja na integrację zewnętrzną i poszukiwanie rozwiązań problemów wspólnie z partnerami biznesowymi; wykorzystywane w tym są najnowsze rozwiązania technologii informatycznej, w tym wielowymiarowe analizy danych w hurtowniach danych, zrównoważone karty wyników oraz mechanizmy rynków elektronicznych.

Porównanie systemów ERP i ERP II

System ERP		System ERP II
-orientacja na procesy i integrację wewnętrzną ( logistyczna i finansowa ); -nastawiony na rozwiązanie problemów wewnątrz przedsiębiorstwa; -dane generowane i wykorzystywane wewnątrz firmy; -maksymalne wspomaganie potrzeb użytkowników; -wyznacza tradycyjne miary efektywności oparte na obniżce kosztów i wzroście wydajności; -sztywny zakres funkcjonalny oparty na centralnej bazie danych; -projektowany, wdrażany i rozwijany całościowo ( architektura modułowa ); oparty na architekturze klient-serwer i umożliwiający korzystanie z sieci Internet;		-orientacja na procesy i integracje zewnętrzną ( partnerzy biznesowi, łańcuchy dostaw ); -zorientowany na kooperację i rozwiązywanie wspólnych problemów z partnerami biznesowymi; -dane upubliczniane również na zewnątrz firmy; -wspomaga mechanizmy oparte na podziale korzyści miedzy firmą a partnerami biznesowymi; -wyznacza miary efektywności oparte na wartości dodanej całego łańcucha procesów; -wykorzystuje hurtownie danych ( analizy OLAP ) i wiedze dla rozwoju firmy; -projektowany, wdrażany i rozwijany ewolucyjnie ( architektura komponentowa oraz integracja EAI ); -zorientowany na rynki elektroniczne i oparty na usługach sieci Internet;

Podstawowej zmianie ulega przede wszystkim rola systemu ERP II; optymalizacja zasobów i przetwarzanie procesowe, które obsługiwał tradycyjny system ERP, zostaje znacznie wzbogacone informacjami dotyczącymi zaangażowania zasobów w zakresie współpracy z kontrahentami rynkowymi.

Przesłanki dalszego rozwoju systemów ERP w świetle dotychczasowych doświadczeń:

• system ERP jest kośćcem IT w nowoczesnym przedsiębiorstwie i instytucji ( stanowi szkielet wielu korporacyjnych środowisk, pozwalając na integrację z nimi innych aplikacji i systemów );

• ulepszone technologie integracji ( upraszczają one integracje systemów ERP z innymi aplikacjami np. CRM, SCM );

• nowe sektory rynku ( wzrost zainteresowania przez sektory administracji publicznej, opieki zdrowotnej, sektora finansoweg );

• ciągły rozwój oprogramowania aplikacyjnego ( producenci systemów oraz niezależni dostawcy aplikacji starają się zaproponować rozszerzenia funkcjonalności systemu ERP );

• nowe architektury oprogramowania ( rozwiązania klient-serwer z końca lat 80 ewoluują w stronę oprogramowania sieciowego );

• ochrona inwestycji ( przyjmuje się okres 7-10 lat na amortyzację systemu, stąd użytkownicy są zainteresowani aktualizacjami, poszerzaniem funkcjonalności i serwisowaniem );

• konsolidacja dostawców ( dostrzegalna jest konsolidacja producentów poprzez fuzje, co w prostej linii prowadzi do poszerzenia oferty i wzrostu sprzedaży tych systemów );

• outsourcing ( wzrastające zainteresowanie usługami zewnętrznymi dostawcy systemów wzmacniają coraz szerszą ofertą w tym zakresie ).

W ramach ewolucji ZSI pojawia się koncepcja określana jako systemy zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa ( ECM )- stanowi ona wynik integracji funkcjonalnej i technologicznej takich rozwiązań jak:

• systemy integracji aplikacji i wymiany danych ( EAI );

• systemy zarządzania procesami oraz obiegiem dokumentów ( WM ) i informacjami pozbawionymi zdefiniowanej struktury formalnej;

• systemy zarządzania danymi elektronicznymi ( IDM ) i zawartościami stron internetowych ( WCM ).

Każdy z tych elementów stosowany osobno daje wiele korzyści, ale wykazuje jednocześnie sporo ograniczeń wynikających z rosnących wymagań funkcjonalnych.

Rosnące wymagania pod adresem ZSI wynikają generalnie z funkcjonowania przedsiębiorstwa czasu rzeczywistego ( RTE ),co najpełniej realizowane jest na gruncie rozwiązań e-biznesu. Główne tendencje rozwojowe ZSI ( rysujące się na tle tej klasy rozwiązań ) można ująć następująco:

• coraz szerszy zakres usług biznesowych,

• pełne informatyczne wspomaganie struktur wirtualnych;

• upowszechnianie się technologii internetowych;

• pełniejsze wykorzystywanie rozwiązań mobilnych, które umożliwiają uprawnionym użytkownikom dostęp
  do zasobów informatycznych przedsiębiorstwa lub instytucji poprzez dowolne medium;

• przechodzenie na architekturę komputerową;

• pogłębiająca się integracja funkcjonalna i technologiczna;

• automatyczne konfigurowanie systemu przy dużej jego parametryzacji, co wpływa na skrócenie procesu jego wdrażania;

• szersze stosowanie hurtowni danych niezbędnych do szybkiego pozyskiwania informacji zarządczych i systemów zarządzania wiedzą;

• pełna otwartość na inne rozwiązania segmentowe poprzez integrację z systemami CAD/CAM, automatyki przemysłowej, GIS, GPS itp.

• pełniejszy outsourcing informatyczny.

Uwarunkowania realizacji efektywnego stosowania zintegrowanych systemów informatycznych, jako najbardziej technologicznie zaawansowanej formy wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie lub instytucji z wykorzystaniem technologii komputerowej:

• realizacja ZSI musi być rozpatrywana w kategorii złożonego przedsięwzięcia informatycznego, traktowanego jako inwestycja strategiczna przedsiębiorstwa;

• cel wdrożenia systemu i jego zakres funkcjonalny muszą jednoznacznie wynikać ze strategii informatyzacji przedsiębiorstwa, jako dokumentu pochodnego względem misji i strategii jego funkcjonowania;

• wdrożenie ZSI wymaga pełnego zaangażowania najwyższego kierownictwa informatyzowanego przedsiębiorstwa i zagwarantowania odpowiednich zasobów ludzkich, finansowych i materiałowych wykorzystywanych zgodnie z najnowszymi zdobyczami wiedzy i doświadczeń w tym zakresie;

Złożoność realizacji ZSI wynika z kilku podstawowych czynników:

• organizacyjnego- uwzględnia zmiany w otoczeniu przedsiębiorstwa i w nim samym, pracę zespołową, komunikację miedzy zespołami wykonawczymi a przyszłymi użytkownikami ZSI itp.;

• technicznego- zapewnia zachowanie koniecznego współdziałania między elementami struktury realizacyjnej ZSI przy uwzględnianiu dynamiki zmian w infrastrukturze informatycznej, będących pochodna rozwoju środków technicznych informatyki;

• technologicznego- uwzględnia zależności określonych etapów i faz prowadzonych działań;

• socjopsychologicznego- obejmuje postawy i zachowania ludzi w grupie i ich interakcje.

Do kluczowych uwarunkowań organizacyjnych w realizacji ZSI zależy zaliczyć:

• prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie prac w zakresie zdefiniowania zadania projektowego, inicjującego właściwe działania projektowo-wdrożeniowe;

• dokonanie wyboru systemu spośród oferowanych gotowych standardów światowych;

• formalne powołanie zespołu projektowo-wdrożeniowego o strukturze i składzie osobowym uwzględniającym specyfikę operacyjno-techniczną informatyzowanego przedsiębiorstwa i wdrażany system;

• konsekwentne realizowanie przyjętych ustaleń wykonawczych zgodnie z przyjętą metodyką prac przy zachowaniu wymogów jakościowych całego przedsięwzięcia;

Wśród praktycznych rad dla przyszłych użytkowników ZSI należy wymienić następujące:

• realizowana strategia informatyzacji przedsiębiorstwa musi służyć ogólnej strategii rozwoju przedsiębiorstwa, a wiec być tworem wtórnym;

• całość prac projektowo-wdrożeniowych powinna przebiegać zgodnie z przyjętą metodyką postępowania;

• wdrożenie ZSI musi zazwyczaj poprzedzać restrukturyzacja informatyzowanego przedsiębiorstwa, obejmująca identyfikację i modelowanie jego głównych i pomocniczych procesów gospodarczych wraz z dostosowaniem całej infrastruktury obiektu do wymagań proponowanych rozwiązań;

• na etapie wyboru systemu spośród gotowych standardów światowych konieczne jest takie określenie zadania projektowego, aby realizowany ZSI spełniał oczekiwania jego użytkowników końcowych, a nie tylko zaspokajał wizje inżynierskie realizatorów wdrożenia;

• prowadzenie realizacji ZSI zależy od struktury, składu osobowego i organizacji prac zespołu projektowo-wdrożeniowego, którego powołanie i określenie jego kompetencji oraz odpowiedzialności powinno
  być usankcjonowane formalnym dokumentem kierownictwa informatyzowanego obiektu;

• należy sprawnie i kompleksowo przeprowadzić szkolenia kierownictwa i wszystkich przyszłych użytkowników oraz traktować je jako element pełnego cyklu życia rozwiązania informatycznego, co ma szczególne znaczenie na etapie bieżących modyfikacji i rozwoju systemu;

• monitorowanie postępu działań projektowo-wdrożeniowych, harmonogramu i budżetu całego przedsięwzięcia powinno uwzględniać wymogi systemu jakości prowadzonych prac;

• rezultaty końcowe realizacji ZSI uzyskuje się na zasadzie efektu synergii, co oznacza, ze zadowolenie użytkowników systemu nie będzie tylko prostą suma użyteczności zastosowanych komponentów; wdrażane elementy e-biznesu musza mieć wymiar gospodarczy, nie zaś technologiczny i nie mogą zastąpić myślenia;

• z uwagi na duży ciężar finansowy całego przedsięwzięcia należy pamiętać, ze istnieje ścisły związek miedzy kondycja finansową informatyzowanego przedsiębiorstwa a powodzeniem w realizacji;

6

---