Negocjacje w biznesie. Prof. J. Misztal.

(WYKŁADY)

Determinanty skutecznego przekazu słownego jako jednego z podstawowych narzędzi komunikowania się:

1.Co należy robić, żeby dobrze mówić?

- mówiąc do ludzi należy sprawiać wrażenie, że jest się pełnym entuzjazmu,

- należy mówić w sposób przekonywający, ukazać, że stoi się za wygłaszanymi treściami,

- żywy głos ma bardzo istotne znaczenie.

2.Sposoby (technologia) mówienia:

- styl swobodnej rozmowy (nawet przy wygłaszaniu trudnych treści),

- wzmacnianie przekazu,

- bez pouczania,

- mówić w sposób interesujący, aby słuchający zapamiętał,

- mówić w sposób przekonywujący.

Wzór dobrego mówienia (lord Cuerson). Podczas rozmowy należy pamiętać o:

1. Kim jesteś - oznacza to, osobowość osoby mówiącej, jej wiedzę na dany temat, doświadczenie. Do mówienia należy się całkowicie zaangażować, mówić całą powierzchnią ciała. Nieśmiałość nie powinna ograniczać siły i żywotności głosu. Nie można być przesadnie skromnym. Podczas mowy należy dać ludziom słuchającym odpocząć i odprężyć się poprzez przykłady ilustrujące dany temat, anegdoty, dowcipy.

2. Jak mówisz - najlepszy sposób wykorzystania głosu, możliwie najlepsze przedstawienie swojej osoby i wygłaszanego materiału. Należy stworzyć miłą atmosferę. Używany język musi być zrozumiały. Wykorzystać głos, twarz, ręce, siła żywotności twojego głosu. Nie można być zbyt skromnym.

3. Co mówisz - wymaga starannego doboru i uporządkowania materiału, wszystko musi mieć związek z danym tematem.

(Ad. 2 c.d.)

Osobowość osoby mówiącej.

Warunkiem koniecznym dobrego mówienia jest odsłonięcie swojej osobowości. Należy być sobą, nie grać innej osoby niż się jest w rzeczywistości. Podczas mówienia należy wkalkulować ryzyko narażenia się ludziom poprzez wygłaszanie swoich tez i poglądów. Podczas mowy należy odprężyć się, bez tego nie zdołasz dać z siebie wszystkiego.

Model mówienia.

Mówienie do ludzi powinno sprawiać przyjemność, wtedy jest się na drodze do dobrego mówienia.

Nerwy i napięcia.

Nerwy są niezbędne do spowodowania przepływu adrenaliny, która to powoduje lepsze zaangażowanie się w mówienie (to co robisz, robisz dobrze). Nad nerwami trzeba zapanować. Nie należy ulegać napięciu, bo może mieć to katastrofalne skutki. Napięcie dławi głos, powoduje westchnienia, utrudnia panowanie nad oddechem, unika się wtedy patrzenia na ludzi.

Kontakt wzrokowy.

Właściwa pozycja stojąca / siedząca ma pomóc w utrzymaniu kontaktu wzrokowego z ludźmi na sali. Na małej sali należy patrzeć na wszystkich, natomiast na dużej utrzymujemy wzrok na 2/3 długości, przenosimy na pierwsze rzędy, na moment koncentrujemy się na jednej osobie.

Gestykulacja.

Odpowiednia gestykulacja służy temu, co jest do powiedzenia. Dłoniom nadaje się znaczenie mocy, władzy i spokoju. Odpowiedni ubiór podkreśla sytuację.

Korzystanie z mikrofonu.

Korzystanie z mikrofonu jest niezbędne na dużej sali ze złą akustyką. Najlepsze mikrofony są wieszane lub przypinane. Podczas bycia na sali, gdzie są już słuchacze nie można robić prób sprzętu, mikrofonu. Mówiąc przez mikrofon należy koncentrować się na treści, nie na swoim głosie.

Wystąpienie powinno być tak skonstruowane, by było ożywienie.

Przygotowanie wystąpienia:

Przy każdym wygłaszaniu przemówienia należy zadać sobie 5 pytań i odpowiedzieć na nie; ułatwi to skupienie się na treści oraz zapewni ustawienie wystąpienia na odpowiednim poziomie; zapobiegnie przerażeniu, że przygotowano to na ostatnią chwilę.

1. Co jest moim celem? - jeżeli mówca nie wie co mówi, to ludzie nie zrozumieją treści. Należy zrozumieć cel mówienia, podczas mowy dać ludziom odpocząć i odprężyć się.

2. Do kogo mówię? - należy dowiedzieć się jak najwięcej o słuchaczach, gdyż wystąpienie musi być dostosowane do ich poziomu (wykształcenia, intelektu).

3. Gdzie będę mówić? - należy zdobyć jak najwięcej informacji o sali i jej wyposażeniu, jakie jest wyposażenie, oświetlenie, czy będę używać mikrofonu, czy będę stać czy siedzieć, sprawdzenie potrzebnej aparatury.

4. O jakiej porze dnia będę mówić? - wpływa to na układ wystąpienia, najlepszymi porami do mówienia są od 9⁰⁰-10⁰⁰ oraz wieczór. Źle się mówi pomiędzy 13⁰⁰-15⁰⁰. Gdy mówi się wieczorem to dowiedzieć się co robili w ciągu dnia, mówić wtedy krótko i skupić się na najważniejszych rzeczach, na koniec wieczorem można wypić lampkę wina.

5. Jak mam zorganizować przeznaczony dla mnie czas? - max. to 45 min, zastanowić się jak go wykorzystać.

Czas przygotowania oraz kształt wystąpienia.

Najlepszy czas na przygotowanie dobrego wystąpienia to 3-2 tygodnie.

Każde wystąpienie powinno mieć:

- wprowadzenie,

- część główną,

- zakończenie.

Podstawowe fakty, argumenty powinny być w głównej części.

Przygotowanie rozpoczyna się od części głównej według klucza dla t=2-3 tyg.:

Zbieranie i wybór materiału do głównej części:

- na dużym arkuszu papieru wypisujemy nagłówki, złote myśli, kluczowe wyrazy, nie piszemy całymi zdaniami i nie martwimy się o kolejność,

- sprawdzamy daty, liczby, dane statystyczne, nazwiska,

- jak pracujemy? od 15-20 min i przerwa, zastanowić się co zostawić a co wyciąć; lepiej powiedzieć mniej, ze względu na to, że ludzie słuchając nie są w stanie wiele zapamiętać; wyrzucić należy wszystko, co nie ma bezpośredniego związku z tematem.

Technologia dla t=2-3 dni:

- skończyć pracę pierwszego dnia,

- drugiego dnia można jeszcze powycinać lub dołożyć coś,

- wycinamy wszystko to co nie ma związku z wystąpieniem.

Jeżeli mamy 2 godziny na przygotowanie:

- wypisujemy najważniejsze rzeczy, następnie robi się przerwę około 30 minut.

Technologia dla t=2 min (brak czasu): np. podczas czyjegoś wystąpienia:

- przychodzisz na “żywca”,

- nie mówisz dłużej niż 3 minuty,

- mówisz merytorycznie,

- słuchasz pytania i zapisujesz je.

Kolejność wystąpienia, zasady greckiej retoryki (ZGR).

1. Porządkowanie nagłówków od problemów mniej ważnych do problemów najistotniejszych.

2. Każdy z nagłówków opracowuje się osobno.

3.Prezentujemy od problemu na przedostatnim miejscu, w ten sposób skupiamy na sobie uwagę, następnie mówimy o problemie nr 1 i po kolei, a na końcu o najważniejszej sprawie.

Zakończenie:

1. Powtórzyć główne założenia.

2. Zebrać wszystkie wątki i zakończyć stosownie do celu wystąpienia.

3. Należy dać czas ludziom na zadanie pytań (2 min.).

Wprowadzenie:

1. Pisane jest na końcu.

2. Składa się z ogólnego wstępu i wprowadzenia do tematu.

3. Dostrojenie - przedstawienie (kim jesteś, wykształcenie, doświadczenie, skąd się wziąłeś), powiedzieć coś miłego, przeprosić za zdenerwowanie i tremę.

4. Ogólny występ - zaczyna się bez patrzenia w notatki, patrząc na salę. W dalszej części można zaglądać do konspektu od czasu do czasu.

Odpowiedzi na pytania:

1. Należy je zapisać.

2. Nie łączyć w grupy, tylko na każde odpowiadać osobno.

3. Odpowiadać na pytania tendencyjne (wrogie) - miło, przyjaźnie, zaoferować omówienie kwestii po spotkaniu, nie dać poznać, że nas zaskoczono, zdenerwowano.

4. Kiedy nie zna się odpowiedzi powiedzieć po prostu „nie wiem”.

5. Powiedzieć, że ma się czas na 2, 3 pytania.

6. Spotkanie zakończyć miło.

7. Ściąga do biurka.

Kluczowe sprawy wystąpienia:

1. Wykorzystać swoje możliwości:

- panować nad nerwami i eliminować napięcie,

- przekazać swoją osobowość,

- stój albo siedź we właściwiej pozycji,

- utrzymać wzrokowy kontakt ze słuchaczami.

2. Starannie się przygotować:

- zdać sobie sprawę ze swoich celów,

- poznaj swoje audytorium,

- wybierz i uporządkuj materiał,

- ukształtować swoje wystąpienie,

- mówić wyraźnie i modelować głos.

Umiejętność postępowania z ludźmi to:

zachowanie w bezpośrednich kontaktach, które pomaga w doprowadzeniu do pożytecznego skutku.

Wyróżnia się dwa rodzaje bezpośrednich kontaktów:

1. Zachowania wizualne (pozawerbalne) - obejmują szeroki wachlarz możliwości w tym:

- wyraz twarzy,

- oczy,

- ruchy rąk,

- gesty rąk i ramion,

- ruchy nóg,

- postawa,

- przestrzeń - ukierunkowanie i odległość.

Ponadto występują takie elementy uzupełniające jak:

- ubranie,

- budowa ciała,

- ogólny wygląd ciała.

Na podstawie zachowań wizualnych wyrabia się opinię / osąd. Jest to najjaskrawsze podczas pierwszego spotkania. Pierwsze wrażenie jest bardzo silne. Zaletą zastanowienia się nad swoimi zachowaniami wizualnymi - możemy wybierać te elementy, które ułatwiają osiągnięcie celów.

Tajemnica sukcesu polega na skoncentrowaniu się na 3 podstawach kombinacji wizualnych:

1. Wyrazów twarzy i ruchu głowy (twarz i głowa).

2. Gestów rąk i ramion (ręce ramiona).

3. Reszty ciała w tym nóg (ciało).

(Tego nie będzie na egzaminie)↓

Kombinacje, których należy się wystrzegać

Kombinacje, które należy stosować

Inni będą cię postrzegać jako nastawionego defensywnie, gdy: 1.Twarz i głowa: nie patrzysz na drugą osobę, unikasz kontaktu wzrokowego lub odwracasz wzrok kiedy on nastąpi. 2.Ręce i ramiona: zaciskasz pięści, zakładasz rękę na rękę, bez przerwy pocierasz nos, oko i ucho, manipulujesz palcami po twarzy. 3.Ciało: odchylasz się od drugiej osoby, zakładasz nogę na nogę. Inni będą cię postrzegać jako niespokojnego gdy: 1.Twarz i głowa: często mrugasz powiekami, oblizujesz wargi, często chrząkasz. 2.Ręce i ramiona: często zaciskasz i otwierasz dłonie, zasłaniasz usta dłonią podczas mówienia. 3.Ciało: wiercisz się na krześle, poruszasz stopami w górę i w dół. Inni będą cię postrzegać jako wyniosłego i agresywnego gdy: Twarz i głowa: wpatrujesz się w drugą osobę, ironiczne się uśmiechasz, podnosisz brwi w sposób wskazujący na przesadne zdziwienie lub niewiarę, patrzysz znad okularów. Ręce i ramiona: wskazujesz palcem na drugą osobę, uderzasz pięścią w stół, pocierasz kark dłonią. 3.Ciało: stoisz nad drugą osobą, która siedzi; siedząc przechylasz się do tyłu z rękami założonymi do tyłu i nogami do przodu.

Jeśli chcesz sprawiać wrażenie nastawionego przyjaźnie i chętnego do współpracy: 1.Twarz i głowa: patrz na twarz drugiej osoby, uśmiechaj się, kiwaj głową, gdy druga osoba mówi. 2.Ręce i ramiona: miej dłonie otwarte, od czasu do czasu dotknij ręką twarzy, nie zakładaj rąk. 3.Ciało: nie zakładaj nogi na nogę, przybliż się do drugiej osoby. Jeśli chcesz sprawiać wrażenie pewnego siebie stosuj kombinację: Twarz i głowa: patrz w oczy drugiej osoby, nie mrugaj, wysuwaj brodę do przodu. Ręce i ramiona: nie dotykaj twarzy ręką, od czasu do czasu stykaj końce palców, jeżeli stoisz swobodnie trzymaj ręce z tyłu. Ciało: gdy siedzisz odchyl się trochę do tyłu, trzymaj nogi prosto przed sobą, unikaj nagłych ruchów i nie wierć się. Jeśli chcesz sprawiać wrażenie uważnego stosuj następującą kombinację: Twarz i głowa: gdy słuchasz drugiej osoby patrz na nią przez ¾ czasu, pochyl głowę lekko w bok. Ręce i ramiona: przyłóż dłoń do policzka, powoli pogładź się po brodzie, uszczypnij lekko nos między oczami, zdejmij okulary i weź ich koniec do ust. Ciało: gdy mówisz pochyl się nieco do przodu, gdy słuchasz do tyłu, nie ruszaj nogami.

2.Zachowania werbalne:

W bezpośrednim kontakcie możesz:

- szukać pomysłów lub przedstawiać pomysły,

- rozbudowywać cudzy pomysł lub sprzeciwiać się,

- popierać cudze zdanie lub wykazywać trudności,

- szukać wyjaśnień lub informacji lub udzielać wyjaśnień i informacji.

Recepta po lub z lewej strony: jak zachowywać się w stosunku do innych w sposób uczestniczący i popierający.

Po prawej w tych przypadkach po lub znajduje się recepta: jak zachowywać się w sposób bardziej dyrektywny i stawiający innym wyzwanie.

Jak wpływać na zachowanie innych:

- szukanie pomysłów - jest zachowaniem o dużej sile oddziaływania, w 9 przypadkach na 10 skutecznie pobudza do wysuwania propozycji, jest to zachowanie właściwe wtedy gdy chcemy skorzystać z czyjegoś dorobku myślowego,

- zgłaszanie pomysłu - często wywołuje sprzeciwy czy wykazywanie trudności niż poparcie,

- jeśli masz pomysł i zależy ci na uzyskaniu jego akceptacji w przyszłości realizacji to będziesz miał większe szanse wskazując na możliwości;

wskazywanie możliwości - to skuteczniejszy sposób niż zgłaszanie propozycji czy pomysłów w 4 przypadkach na 10 wskazuje akceptację i jest to dobry wynik,

- skutecznym sposobem uzyskania pełniejszego poparcia jest rozbudowa cudzego pomysłu - choć jest on rzadko stosowanym sposobem postępowania, bo ludziom wydaje się, że lepiej wykazywać błędy w cudzych pomysłach niż przekształcać je w coś lepszego. Jeśli chcesz rozbudować cudzy pomysł to należy to na początku zasygnalizować, w ten sposób zwiększa się prawdopodobieństwo reakcji popierającej i dalszej rozbudowy, bo wtedy myślący ludzie na sali dochodzą do wniosku, że nieobecni nie mają racji; w 7 przypadkach na 10 wyrażenie sprzeciwu wywołuje reakcję obronną,

- popieranie cudzego zdania - to skuteczny sposób zachęcania danej osoby do dalszej rozmowy, 8 przypadków na 10; jest to zachowanie bardzo pożyteczne, (nie?) i jest właściwe, gdy chcemy skończyć spotkanie w krótkim czasie,

- wskazywanie trudności - bardzo częste, ale ryzykowne, bo nie jesteśmy w stanie przewidzieć reakcji,

- szukanie wyjaśnień - w 9 przypadkach na 10, wywiera duży wpływ na zachowanie drugiej osoby.

Jak sprawdzać zachowania własne i cudze:

Jest to wyłącznie sprawą praktyki, bo zachowania werbalne i wizualne dadzą się bezpośrednio obserwować. Trzeba zatem każdego dnia to doskonalić; umiejętność obserwacji i wnikliwe obserwowanie powinno być nasza drugą naturą.

---