Podatkowa księga przychodów i rozchodów - forma, wzór i sposób wypełniania
Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie księgi podatkowej muszą ją prowadzić rzetelnie (tj. tak, aby zapisy w księdze odzwierciedlały stan rzeczywisty) i w sposób niewadliwy (czyli zgodny z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz objaśnieniami do wzoru księgi).
Zapisy w księdze przychodów i rozchodów powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Przepisy nakazują zbroszurowanie księgi i ponumerowanie jej kart.
Księgę podatkową można prowadzić metodą tradycyjną (w formie papierowej), jednak obecnie coraz częściej wykorzystuje się do tego celu techniki informatyczne. Księgę prowadzoną komputerowo można uznać za prawidłową pod warunkiem:
określenia na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
stosowania programu komputerowego, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść dokonanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;
przechowywania zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, aż do czasu wydrukowania zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
W przypadku księgi prowadzonej komputerowo podatnik musi sporządzić na koniec każdego miesiąca (w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni) wydruk zapisów dokonanych w danym miesiącu (zgodnie z obowiązującym wzorem księgi).
Wzór księgi
Wzór księgi podatkowej (obowiązujący podatników niebędących rolnikami) podano w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym wzorem księga zawiera 16 kolumn, które są przeznaczone do wpisywania różnorodnych przychodów i wydatków.
Wzór księgi przychodów i rozchodów (wg załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)
Lp. |
Data |
Nr dowodu |
Kontrahent |
Opis zdarzenia |
Przychód |
||||||
|
|
|
imię |
adres |
|
wartość |
pozostałe |
razem |
|||
|
|
|
|
|
|
zł |
gr |
zł |
gr |
zł |
gr |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|||
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Suma strony |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Przeniesienie |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Razem |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
...
Zakup towarów |
Koszty |
Wydatki (koszty) |
Uwagi |
|||||||||
|
|
wynagrodzenia |
pozostałe |
razem |
|
|
||||||
zł |
gr |
zł |
gr |
zł |
gr |
zł |
gr |
zł |
gr |
zł |
gr |
|
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
||||||
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Przeznaczenie poszczególnych kolumn księgi
Załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera - oprócz wzoru - instrukcję wypełniania księgi. Z tej instrukcji wynika, jakie przychody i koszty ujmuje się w poszczególnych kolumnach.
Kolumna 1. W tej kolumnie podaje się numer porządkowy wpisu. Tym samym numerem oznacza się dowód stanowiący podstawę dokonania tego wpisu.
Kolumna 2. Tu należy wpisać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).
Kolumna 3. Ta kolumna służy do wpisania numeru faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisać numer zestawienia faktur.
Kolumny 4 i 5. Te kolumny są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarto transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów) - gdy te transakcje są udokumentowane fakturami i paragonami. Kolumn 4 i 5 nie wypełnia się w przypadku dokonywania zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
Kolumna 6. W tej kolumnie należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Użyte określenia powinny w zwięzły sposób oddawać istotę zdarzenia gospodarczego, np.: zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres .......
Kolumna 7. Tu wpisuje się przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług.
Podatnicy prowadzący działalność kantorową wpisują w tej kolumnie miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych, a podatnicy prowadzący działalność polegającą na udzielaniu pożyczek pod zastaw (lombardy) - kwotę prowizji, stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek.
Kolumna 8. Ta kolumna służy do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika.
Kolumna 9. W tej kolumnie wpisuje się łączną kwotę przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.
Kolumna 10. Ta kolumna jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Podatnicy prowadzący działalność kantorową wpisują w tej kolumnie miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Kolumna 11. Tu wpisuje się koszty uboczne związanych z zakupem, np. koszty: transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
Kolumna 12. Ta kolumna jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych w gotówce lub w naturze, w tym również wynagrodzeń wypłacanych z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
Kolumna 13. Ta kolumna służy do rejestrowania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W tej kolumnie wpisuje się zwłaszcza takie wydatki, jak:
czynsz za lokal,
opłata za energię elektryczną, gaz, wodę, centralne ogrzewanie,
opłata za telefon,
zakup paliw,
wydatki dotyczące remontów,
amortyzacja środków trwałych,
składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę,
składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników,
wartość zakupionego wyposażenia.
Wydatki z tytułu używania na potrzeby działalności gospodarczej samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wpisuje się po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur (zawierających numer rejestracyjny pojazdu). W tym przypadku suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, tj. kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej (w tym diet właściciela i osób z nim współpracujących) dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki, a jeśli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Kolumna 14. W tej kolumnie wpisuje się łączną kwotę wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.
Kolumna 15. Ta kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13, a także wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).
Kolumna 16. Tu jest miejsce na wpisywanie uwag dotyczących treści zapisów w kolumnach 2-15. Tę kolumnę można także wykorzystać np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi czy ewidencjonowania przychodów faktycznie otrzymanych.
Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w tym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 - zsumować. Kwoty wynikłe z podsumowania należy podkreślić. Pod podsumowaniem danego miesiąca można wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. Jeśli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, wtedy po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu musi wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.
Po zakończeniu roku należy dokonać tzw. zamknięcia księgi (zestawienia rocznego) przez zsumowanie przychodów i kosztów za cały rok. Kolejnym krokiem jest sporządzenie i wpisanie do księgi spisu z natury.
Podstawa prawna
§ 9, § 11, § 31 oraz załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).