Księgi pomocnicze - to zbiór kont analitycznych (pomocniczych). Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych są prowadzone w szczegółowości do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków, materiałów i produktów, operacji gotówkowych, zakupów i sprzedaży. Kierownik jednostki podejmuje decyzje co do prowadzenia analityki do zapasów:

• ewidencji ilościowej;

• ewidencji ilościowo-wartościowej;

• ewidencji wartościowej;

Zestawienie obrotów i sald - zawiera obroty i salda poszczególnych kont, na których były dokonywane księgowania oraz obroty i salda łącznie narastająco od początku roku. Obroty winny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji grupy aktywów.

Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) potwierdzonych ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednie nie prowadziły ksiąg rachunkowych wg UOR. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald. Składniki inwentarza winny zostać wycenione zgodnie z zasadami UOR, gdyż stanowią podstawę sporządzania bilansu otwarcia.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:

• w języku polskim i w walucie polskiej;

• w siedzibie zarządu jednostki, bądź poza siedzibą jednostki, w razie powierzenia ich prowadzenia jednostce w tym celu uprawnionej, jednocześnie w ciągu 15 dni należy o tym powiadomić Urząd Skarbowy;

• księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, na początek każdego następnego roku obrachunkowego oraz na dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostek, a także na dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego (upadłościowego w ciągu 15 dni od dnia tych zdarzeń);

• księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności, na dzień zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego oraz na dzień poprzedzający zmiany formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości (nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia tych zdarzeń);

• ostateczne zamknięcie i otwarcie księgi rachunkowej jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrachunkowy;

• zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego;

• zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób trwały bez przestawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany;

• zapis operacji gospodarczej powinien zawierać: datę dokonania operacji gospodarczej, określenia rodzaju i numeru identyfikacji dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, kod lub skrót (z zachowaniem objaśnień);

• podstawą zapisu są dowody;

• księgi rachunkowe, aby zostały uznane za prawidłowe, powinny być:

• rzetelne - zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

• bezbłędne - kompletne i ciągłe operacje;

• sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonywanych w nich zapisów, stanów sald kont oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych;

• bieżące - terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych;

Dokumentacja operacji gospodarczych.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dokument stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Każdy dokument księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonywanych operacji gospodarczych;

• opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określenie również ilości;

• datę dokonania operacji gospodarczej, a także datę dowodu;

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe;

• zakwalifikowanie dowodu i dekretację (korespondencja kont);

• dokument winien być sprawdzony pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym;

Rachunkowość - wykłady - 12

3

www.wkuwanko.pl