4823843307

WSTĘP

Tryb i zasady organizacji konferencji naukowych reguluje Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach numer 7/2014 z dnia 27 lutego 2014 r. (załącznik nr 1). Zgodnie z Zarządzeniem Rektora:

■    nadzór nad prawidłową organizacją i przebiegiem konferencji naukowej sprawuje organizator konferencji;

■    konferencje samofinansują się (dopuszcza się możliwość dofinansowania konferencji ze środków na działalność statutową będących w dyspozycji Dziekana Wydziału);

■    organizator konferencji odpowiedzialny jest za finansowanie i prawidłowe rozliczenie konferencji naukowej we współpracy z BBiPN w przypadku konferencji krajowych (w tym z udziałem gości zagranicznych) bądź BI, w przypadku konferencji międzynarodowych.

Zgodnie z zasadami oceny parametrycznej za konferencję międzynarodową uznaje się konferencję, w której co najmniej 1/3 czynnych uczestników prezentujących referaty reprezentuje zagraniczne ośrodki naukowe. Czynnym uczestnikiem konferencji jest osoba, która uczestniczy w konferencji, prezentuje swój referat oraz jest ujęta w programie konferencji.

Biuro Badań i Projektów Naukowych (BBiPN) oraz Biuro Internacjonalizacji (BI) jako jednostki realizujące wspierają Organizatorów konferencji w zakresie:

•    przygotowania wstępnego kosztorysu konferencji;

•    włączenia konferencji do planu rzeczowo-finansowego Uczelni;

•    włączenia konferencji do planu Biura Zamówień Publicznych;

•    wsparcia w zakresie przygotowywania umów zawieranych pomiędzy Uczelnią a podmiotami zewnętrznymi (np. firmą cateringową, hotelem, sponsorem itp.);

•    konsultacji z Działem Finansowo-Księgowym w kwestiach podatkowych oraz zebrania wymaganych podpisów;

•    przygotowania umów cywilno-prawnych związanych z organizacją konferencji;

•    kontroli zgodności dokumentów finansowych związanych z konferencją z jej kosztorysem;

•    opisu dokumentów finansowych;

•    kontroli merytorycznej dokumentów finansowych, dla których BBiPN/BI jest jednostką realizującą;

•    prowadzenia bieżącej ewidencji przychodów i wydatków konferencji;

•    uzgodnienia z Działem Finansowo-Księgowym zgodności księgowań przychodów i kosztów konferencji po jej zakończeniu;

•    pomocy w przygotowaniu końcowego rozliczenia konferencji.

3