1241628876

projektu wskazane jest natychmiastowe aktualizowanie planów i podejmowanie działań zaradczych. W razie konieczności wprowadzane są niezbędne korekty.

Ważnym zadaniem dla kadry kierowniczej jest określenie sposobów monitoringu, kontroli i audytu projektu. Proces ten powinien być działaniem planowym, realizowanym poprzez systematyczne zbieranie informacji i ich analizę z punktu widzenia prawidłowości wykonania założeń projektu. Podstawą formułowania ocen jest zestaw wskaźników zdefiniowany w matrycy logicznej. Skuteczność i użyteczność procesu monitorowania w znacznym stopniu uzależniona jest od przyjęcia właściwej formy prezentacji wniosków. Zazwyczaj wykorzystuje się w tym celu formularze planów i ich wykonania wraz z wyjaśnieniami dotyczącymi powodów wystąpienia rozbieżności między nimi oraz rodzajów działań podjętych przez osoby zarządzające w celu powrotu do realizacji założonych planów. Raporty z monitorowania są tworzone i upowszechniane zazwyczaj w cyklach kwartalnych, w razie potrzeb zaleca się częstsze monitorowanie procesu zarządzania.

Monitorowanie to jeden z elementów prawidłowego zarządzania interesariuszami. Analizie podlegają ich zachowania się oraz wpływ na projekt. W ramach kontaktów z interesariuszami przekazywane są im raporty monitorujące.

Ważnym elementem tego etapu prac jest monitorowanie budżetu. Obejmuje ono przede wszystkim kontrolę poniesionych wydatków (w stosunku do ich wartości planowanych). Sprawdzeniu podlega także, czy odpowiednie zadania zostały uwzględnione w harmonogramie działań i czy na ich wykonanie zostały zabezpieczone wystarczające środki finansowe.

Monitoring jest nie tylko podstawą realizacji funkcji kontrolnych, stanowi również punkt wyjścia do uruchomienia procedury ewaluacji.

Dla zapewnienia skuteczności procesu monitorowania powinno się:

-    dokonać przeglądu celów projektu, aby upewnić się, że zostały one wyraźnie określone i że nadal są realne, konkretne i wymierne;

-    zapoznać się z procedurami wdrażania na różnych poziomach struktury zarządzania projektem;

-    monitorować wskaźniki wykorzystywane przy dokonywaniu pomiaru osiągnięcia celów projektu (wśród często występujących problemów przy wyborze wskaźników wymienia się: wybór zbyt wielu wskaźników, ich kompleksowy charakter, zbyt duże koncentrowanie się na jednej grupie wskaźników);

14