130859569

2.2.7.

2.2.8.

2.2.9.

2.2.10.

2.2.11.

2.2.12.

dokumentu (np. 3 egzemplarze tej samej umowy), rejestruje się je tylko raz - pod jednym numerem RPW.

Po naniesieniu na przesyłkę, w formie papierowej, identyfikatora RPW, dokonuje się jej pełnego odwzorowania cyfrowego, tj. wszystkich stron przesyłki wraz z załącznikami. Skanowaniu podlegają także zwrotne potwierdzenia odbioru. Nie nadaje się im numeru RPW.

Skanowaniu nie podlegają:

a)    przesyłki, które posiadają:

-    rozmiar strony większy niż A4;

-    liczbę stron większą niż 15;

-    nieczytelną treść;

-    postać inną niż papierowa;

-    postać lub formę niemożliwą do skanowania.

W takim przypadku wykonuje się, jeżeli jest to możliwe, odwzorowanie cyfrowe, co najmniej pierwszej strony przesyłki, wpisując w metadanych opisujących tę przesyłkę informację o objętości (rozmiarze) przesyłki.

b)    koperty.

Obsługa przesyłek nieotwieranych w Kancelarii polega na:

a)    wstępnej rejestracji w systemie EZD, na podstawie danych zawartych

na kopercie;

b)    nadaniu numeru RPW;

c)    umieszczeniu naklejki z numerem RPW na kopercie.

Odwzorowania cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

Pracownicy Kancelarii dokonują weryfikacji jakości odwzorowań cyfrowych w trakcie skanowania przesyłek lub uzupełniania metadanych.

Pracownicy Kancelarii uzupełniają następujące metadane:

a)    o nadawcy (nazwa urzędów, firm, instytucji lub imię i nazwisko osoby

fizycznej);

b)    o adresie nadawcy;

c)    o dacie nadania pisma w urzędzie pocztowym lub w firmie kurierskiej;

d)    o rodzaju przesyłki;

e)    o numerze listu przewozowego w przypadku przesyłki poleconej;

12