130859852

Rozmowa z Prorektorem ds. Organizacji prnf Ernestem Kubiną

Udoskonalanie struktury Uczelni

- Minęły wstępne tygodnie nowej kadencji. Czy można już mówić o efektach prac nad udoskonaleniem struktury organizacyjnej Uczelni?

Prace organizacyjne związane z rozpoczęciem kadencji to dosyć rozległy zakres działań. Trzeba wszystko rozpoznać, wyrobić sobie pogląd, stworzyć pewne komórki, zapoznać się z bazą materialną. Zajmowałem się procedurami formalnymi (obiegiem dokumentów), zamówieniami publicznymi, finansami, jednostkami powiązanymi z uczelnią. Przeglądamy też WSZYSTKIE zarządzenia pod kątem ich aktualności. Najważniejszą sprawą jest poznanie zasad obiegu dokumentów. Trzeba każdorazowo ustalić, czy obowiązująca procedura jest optymalna, czy można ją usprawnić.

Pilnym zadaniem było uporządkowanie sprawy spółek, w których Politechnika ma udział (Wrocławski Park Technologiczny S.A., Wrocławskie Zintegrowane Centrum Logistyczne S.A., ZANID) lub jest jedynym właścicielem - Hydromet Sp. z o.o. w

Kowarach. Uczelnia zapewnić sobie rzeczywisty udział w podejmowaniu decyzji o istotnych dla tych firm działaniach.. To zostało zrobione.

Wiele uwagi poświę-ciliśmy zamówieniom publicznym. Chcemy opracować jasny opis procedur, do jakich zastosować się pracownik Politechniki Wrocławskiej. Nie musi on znać wszystkich kulis proceduralnych, ale powinien wiedzieć, jakie wymogi musi spełnić, aby doprowadzić planowany zakup do finału. Przygotowujemy dokument wyjaśniający, jak iść prostą, gładką ścieżką i nie zboczyć na manowce.

Chcemy też, by dzia-łania Biura Zamówień Publicznych zostały wzmocnione dzięki pomocy specjalistów z różnych dziedzin, zwłaszcza budownictwa (przetargi budowlane dotyczą z reguły dużych kwot).

-    Istotną domeną Pana Prorektora są też finanse.

-    Jest przygotowywane nowe zarządzenie stanowiące, że kierownicy jednostek organizacyjnych wydziałów w pewnym przedziale finansowym będą podejmowali decyzje samodzielnie. Dopiero od określonej wysokości wydatków będzie trzeba uzyskać pozwolenie dziekana. Nie ma sensu, by władze rektorskie kontrolowały niewielkie wydatki. Muszą one zajmować się sprawami strategicznymi, a nie ustalaniem, dlaczego w jakiejś jednostce wydano kilkaset złotych. Najwyższe władze nie są w stanie czasowo ani merytorycznie w to wnikać. Trzeba też pamiętać, że zwykle nieco większe wydatki wynikają nie z nieuczciwości, ale z pewnej niefrasobliwości w dysponowaniu pieniędzmi. Jednak jeżeli kierownik przekroczy przyznane kwoty wydatków, straci dotychczasowe uprawnienia.

-    A jak wygląda sytuacja w skali wydziałów?

- Sprawdzamy konieczne koszty utrzymania wydziałów i jednostek pozawydziałowych. To powinno pomóc w racjonalizacji wydatków. Jeżeli np. dyrektor administracyjny jakiejś jednostki dowie się, że jeden z dużych wydziałów płaci znacznie mniej za sprzątanie i portierów niż inny, mniejszy, może zacząć analizować ten problem.

Można zastanawiać się wtedy, czy ważniejsze jest np. ocieplanie budynku, żeby zredukować koszty ogrzewania, czy może zmniejszenie nakładów na obsługę. Analizuje się w ten sposób wszystkie składniki kosztów wydziałowych.

Dalej pracujemy nad propozycją bardziej przejrzystego opisu podziału uczelnianych środków finansowych. Ta kwestia powracała wielokrotnie i właściwie nie można powiedzieć, że jest to zapis niejasny. Można go jednak przedstawić czytelniej. Np. często padają pytania: „Dlaczego 30% idzie na centralę, a 70% na wydziały?” Tak nie jest, pokazywał to już prof. Zdanowski. Mówił, że „centrala” zużywa nieco ponad 9%, a reszta to wydatki, które służą wszystkim. Wydziały mogą oczywiście twierdzić, że wolą wydzielić swój udział ze wspólnej puli i prowadzić księgowość lub realizować inne zadania samodzielnie. Trudno jednak spodziewać się, że będzie to dla nich opłacalne. Przedstawienie w czytelny sposób, na jakie cele przeznaczone są poszczególne porcje pieniędzy, to oczywiście niełatwe zadanie.

Chociaż uczelnia nie ma kłopotów finansowych, dzieje się to kosztem przejadania środków na badania własne i działalność statutową. Kolejny rok przeznaczamy znaczną część tych środków na płace zamiast na badania. Trwa to już za długo. Trzeba więc racjonalizować wydatki, ale po latach oszczędności nie jest łatwo je znaleźć. Nie należy się spodziewać, że nagle znajdziemy jakieś poważne rezerwy. Godzin nadliczbowych pracownicy mają za dużo. (Podniosła już ten problem Państwowa Inspekcja Pracy, ale wiadomo, że nie możemy zatrudnić nowych pracowników, więc nie mamy wyjścia.) Wszyscy patrzą zatem na administrację uczelnianą i obsługę z nadzieją, że tu da się przeprowadzić jakieś oszczędności. Być może, gdyby każdy sprzątał sam swoje pomieszczenie i sam rozliczał swoje koszty, wydziały nieco by zyskały - może 100 i więcej tysięcy złotych. Jednakże nie zapełni to deficytu środków na działalność statutową.

To, co możemy osiągnąć, to będzie wynik starannego przyglądania się, w jakich obszarach możemy nieco zaoszczędzić.

- Dziękuję Panu za rozmowę.

Rozmawiała Maria Kiszą