1869685375

Sekretariaty: Rektora i Prorektorów

Do zadań sekretariatów Rektora i Prorektorów należy:

1)    prowadzenie czynności kancelaryjnych, a w szczególności:

a)    przyjmowanie przesyłek z Kancelarii Rektorat i merytoryczny podział korespondencji dla Rektora i Prorektorów;

b)    rejestrowanie i przekazywanie korespondencji Rektorowi /Prorektorom/ do dekretacji,

c)    rejestrowanie i przekazywanie przesyłek do wysiania do Kancelarii Rektorat.

d)    przyjmowanie przesyłek kurierskich imiennych,

2)    prowadzenie spraw bezpośrednio związanych z pracą Rektora /Prorektora/, a w szczególności:

a)    redagowanie krótkich pism w powierzonym zakresie, odpowiedzi na korespondencję przychodzącą.

b)    przygotowywanie materiałów, prezentacji,

c)    przygotowywanie i kontrola terminarza spotkań,

d)    obsługa organizacyjna spotkań w powierzonym zakresie, przygotowywanie poczęstunków.

e)    formalna kontrola dokumentów związanych z przebiegiem studiów /dyplomów, indeksów/ przedkładanych do podpisu Rektorowi oraz właściwe uży wanie pieczęci,

f)    udzielanie odpowiedzi na wpływające zaproszenia i inną pocztę okolicznościową w imieniu Rektora /Prorektora/,

g)    informowanie z wyprzedzeniem jednostek o planowanych spotkaniach, zebraniach, szkoleniach, naradach itp.,

h)    przygotowywanie spotkań i wizyt krajowych i zagranicznych Rektora /Prorektora/.

i)    przekazywanie ważnych informacji jednostkom organizacyjnym i poszczególnym pracownikom,

j)    przygotowywanie i organizacja wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych Rektora /Prorektora/ w powierzonym zakresie,

k)    przyjmowanie i ewidencja skarg oraz przygotowanie korespondencji z nimi związanej.

l)    prowadzenie centralnego rejestru skarg i w niosków,

m)    koordynowanie kierowania skarg i wniosków do odpowiednich organów⁷ rozstrzygających zgodnie z zarządzeniem Rektora;

3)    prowadzenie kalendarza rezerwacji sali Senatu oraz sali 102 oraz przekazywanie informacji o dokonanych rezerwacjach tych sal do Działu Fotomedycznego oraz Działu Eksploatacji Kampus Banacha i Bazy Pozostałej - Sekcja Rektorat i Centrum Dydaktyczne;

4)    gospodarowanie materiałami biurowymi sekretariatu;

5)    przygotowywanie wniosków o wszczęcie na realizację zakupów i usług, zgodnie z zapotrzebowaniem zaakceptowanym przez Kierownika w ramach otrzymanych przez jednostkę środków:

6)    zlecanie napraw sprzętu i wyposażenia jednostki:

7)    współuczestniczenie w przygotowaniu uroczystości ogólnouczelnianych z udziałem władz uczelni:

8)    prowadzenie księgi pamiątkowej Uczelni /Sekretariat Rektora/:

9)    prowadzenie rejestru nagrodzonych Medalem za zasługi dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego i przechowy wania związanej z nią dokumentacji /Sekretariat Rektora/:

10)    przygotowywanie i przekazywanie do archiwum dokumentacji zgodnie z obowiązującą instrukcją:

11)    udzielanie informacji niezbędnych do praw idłowego funkcjonowania jednostek organizacyjnych;

12)    wykonywanie innych poleceń przełożonych.

§46.

Rzecznik Prasowy WUM

Do zadań Rzecznika Prasowego WUM należy:

1)    kształtowanie pozytywnego wizerunku Uczelni, zwłaszcza jej prestiżu naukowego i dydaktycznego na zewnątrz uczelni:

2)    bieżąca współpraca z Rektorem. Prorektorami i Kanclerzem w zakresie przepływu informacji zewnętrznej między Władzami Uczelni, jednostkami Uczelni, a podmiotami zewnętrznymi:

3)    utrzymywanie kontaktów z mediami w zakresie uzgodnionym z Władzami Uczelni oraz/lub Władzami Wydziałów⁷;

4)    obsługa medialna wydarzeń i imprez uczelnianych;