2982020514

Instrukcja Kancelaryjna Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach

I. Postanowienia ogólne §1

1. Instrukcja kancelaryjna określa organizację i metody pracy kancelaryjnej oraz tryb postępowania z aktami w Akademii Wychowania Fizycznego w Katowicach, zwanej dalej Uczelnią, zapewniający jednolity sposób ich tworzenia, ewidencjonowania, przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

2.    Czynności kancelaryjne obejmują: przyjmowanie i ewidencjonowanie wpływów, ich rozdział oraz sposób doręczania właściwym jednostkom organizacyjnym Uczelni, rejestrację i dekretowanie pism, a także tryb i sposób załatwiania spraw, przechowywania dokumentacji i przekazywania jej do Archiwum Uczelni lub na zniszczenie.

3. Instrukcja obowiązuje we wszystkich miejscowych i zamiejscowych jednostkach organizacyjnych Uczelni.

4.    Podstawowymi ogniwami aparatu kancelaryjnego Uczelni są : Dział Kancelaria Główna, Sekretariaty : Rektora, Prorektorów i Kanclerza oraz jego zastępców, sekretariaty jednostek organizacyjnych naukowo - dydaktycznych (wydziałów, instytutów, zakładów), sekretariaty jednostek administracji oraz registratury.

5.    Instrukcja nie obejmuje zasad obiegu dokumentacji niejawnej i finansowej, do których odnoszą się odrębne przepisy.

§2

1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

akta sprawy    - cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze,

plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy

aprobant    - urzędnik posiadający prawo podejmowania decyzji