604226145

Do zespołu archiwalnego wchodzą jedynie materiały archiwalne czyli dokumentacja uznana za godną wieczystego przechowywania, mająca walor historyczny, oznaczana symbolem A. Dokumentacja niearchiwalna nie wchodzi do zespołu archiwalnego, choć spotkać się można z tendencją do zaliczania jej do zespołów przez tych archiwistów, których zdaniem zespoły archiwalne istnieją także w archiwach bieżących, nie tylko w historycznych.

Co to jednak znaczy, że do zespołu wchodzą materiały archiwalne pochodzące od twórcy zespołu? Znaczy to tyle, że do zespołu zaliczamy materiały zgromadzone przez ustrojowo odrębnego twórcę w ramach wykonywania przez niego swoich naturalnych (statutowych) funkcji. Będą to zawsze produkty własnej kancelarii wymieszane i nierozerwalnie zrośnięte z produktami obcych kancelarii przysyłanymi do twórcy. Jest to skutek obiegu informacji i dokumentacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi. Jest to sytuacja tak naturalna, że nie wymaga szczegółowych wyjaśnień w definicji. Jeśli uznamy, że to nie dokument pojedynczy, ale dopiero dokumentacja, dla której najmniejszym poziomem grupowania jest jednostka kancelaryjna (teczka, poszyt), jest produktem kancelarii twórcy, wówczas dopiero można powiedzieć, że do zespołu archiwalnego wchodzi produkcja kancelarii twórcy zespołu. Ale i tu sprawa się komplikuje bo oto miewamy do czynienia z przekazywaniem sobie przez urzędy kompetencji rzeczowych i terytorialnych, a w ślad za tym idzie przekazywanie akt. Takie akta przekazane nazywamy sukcesjami. Będzie o tym mowa szerzej w rozdziale o zasadach archiwalnych. Tutaj wystarczy powiedzieć, że akta obce, jakimi są sukcesje, możemy w pewnych warunkach pozostawiać w zespole i będą to również materiały pochodzące od twórcy zespołu archiwalnego.

Co to wreszcie znaczy, że zespół jest zarchiwizowaną całością? Omawiając pojęcie archiwizacji zaznaczyłem, że termin ten pierwotnie odnosił się tylko do archiwizacji w archiwum historycznym, w archiwum o stałym zasobie. W takim też pojęciu słowo „zarchiwizowana" wciąż funkcjonuje w definicji zespołu archiwalnego. Ale ja sam zaproponowałem, żeby archiwizację odnosić także do archiwów bieżących. Czy w związku z tym zespoły archiwalne powstają już w archiwach bieżących? Istnieje taki pogląd reprezentowany przez archiwistów związanych z kształceniem pracowników archiwów bieżących. Póki co nie jest on uprawniony. Nie ma takie rozumienie zespołu zgody. Pozostajemy wciąż na stanowisku, że zespoły istnieją dopiero w archiwach historycznych, co nie znaczy, abyśmy nie mieli w archiwach bieżących oddzielać od siebie dokumentacji różnych twórców, jeśli taka sytuacja wspólnego przechowywania ma miejsce. Jest to oczywisty element sztuki archiwalnej wynikający z zasady proweniencji, o której będzie mowa w następnym rozdziale. Całość dokumentacji odrębnego twórcy przed archiwizacją ostateczną (czyli taką w archiwum historycznym) możemy jednak nazywać zespołem dokumentacyjnym, zgodnie z propozycją „Polskiego słownika archiwalnego" z roku 1974.

W niektórych definicjach zespołu archiwalnego podkreśla się jeszcze, że do zespołu wchodzi dokumentacja bez względu na formę czy sposób powstania. Chodzi tu jednak o zapobieżenie niebezpiecznym pokusom do oddzielania od dokumentacji aktowej (jakoby właściwego zespołu archiwalnego) dokumentacji nieaktowej (np. audiowizualnej) jako „niezespołowej". Takie rozdzielanie oczywiście jest nieuprawnione, poza względami praktycznymi nie ma jednak innego uzasadnienia dla umieszczania wskazanych wyżej zastrzeżeń w definicji zespołu archiwalnego.