7025752909

Zamówienie publicznym jest umowa zawierana odpłatnie miedzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Ustawa - Prawo zamówień publicznych szczegółowo określa, do jakich zamówień się ją stosuje, przypadki kiedy jej się nie stosuje, oraz obliguje do dokonywania zamówień w określony sposób. Stąd na dokumentach zamieszcza się informację o zastosowanym trybie ( przetarg, zapytanie o cenę, zamówienie z wolnej ręki itd.)

Informację o zastosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych zamieszcza się na dokumentach w formie pieczęci.

Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy musi zawierać stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja ), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dekretacja oznacza wskazanie, na jakich kontach, po których stronach i w jakich kwotach operacja podlega ujęciu na kontach księgowych. Oznacza to, że na dowodzie księgowym umieszcza się adnotacje o zakwalifikowaniu dokumentu do zaksięgowania na poszczególne konta oraz klasyfikację budżetową .

W przypadku zakupu przez jednostkę majątku stanowiącego środki trwałe, pozostałe środki trwałe ( np. pomoce dydaktyczne ), zbiory biblioteczne oraz wartości niematerialne muszą zostać wpisane do ksiąg inwentarzowych prowadzonych przy pomocy programu komputerowego. Na dowodzie księgowym stwierdzającym zakup takich składników majątku umieszcza się informacje o tym, w jakiej księdze i pod jaka pozycją wpisano dany składnik.

Kontrolę dowodów księgowych prowadzi się po to, aby możliwie najszybciej wychwycić błędy po wpływie dokumentu do jednostki, jeśli nie został on sporządzony prawidłowo. Po stwierdzeniu uchybień błąd należy skorygować. Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują sposób postępowania przy poprawie błędów i tylko taki jest prawidłowy i właściwy do zastosowania. Sposób poprawiania błędu zależy od tego, czy mamy do czynienia z dokumentem własnym (wystawionym w jednostce), czy też z dokumentem otrzymanym z zewnątrz a wystawionym przez inne podmioty. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

7. Obieg dokumentów

Oprócz tego, że dokumenty muszą być sporządzone prawidłowo, muszą również trafiać do jednostki, a potem we właściwej kolejności i odpowiednim czasie do poszczególnych osób i komórek. Droga dokumentu od momentu wpływu do zaksięgowania i zarchiwizowania nazywana jest obiegiem dokumentu.