9588049224

bankowego i konta kosztowego założonych na potrzeby projektu (na wniosku stanowiącym załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia) oraz złożenia kopii rozliczenia projektu w Kwesturze i w COBiS.

XXVI. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektowej §32

1.    Pełna dokumentacja projektu wraz z potwierdzonymi za zgodność kserokopiami dokumentów księgowych i osobowych powinna znajdować się w jednostce organizacyjnej SGGW, w której realizowany jest projekt. Do kserokopii każdego dokumentu księgowego powinna być dołączona informacja przypisująca dany wydatek do określonego etapu realizacji projektu. Kopie dokumentów księgowych powinny być identyczne jak przekazane do organizacji rozliczającej projekty (odzwierciedlające pełną procedurę kontrolną, w tym dokonywaną przez Kwesturę, Sekcję Zamówień Publicznych i BSO). Należy sporządzać kopię zapasową dokumentacji z realizacji projektu i przechowywać ją w wersji papierowej i elektronicznej w sposób bezpieczny w innym pomieszczeniu niż dokumenty główne.

2.    Ewidencja dokumentacji projektowej powinna być prowadzona przez jednostkę realizującą projekt zgodnie z zasadami obowiązującymi w SGGW w Warszawie w zakresie archiwizacji i obiegu dokumentów.

3.    Za przechowywanie dokumentacji dotyczącej rozliczenia projektu odpowiada Kierownik jednostki organizacyjnej (lub Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej), w której jest realizowany projekt. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji księgowej odpowiada Kwestor. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji w zakresie umów o pracę - Kierownik BSO. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji postępowań przetargowych - Dziekan lub odpowiednio Dyrektor lub Kierownik jednostki realizującej projekt (dotyczy projektów prowadzonych przez jednostki organizacyjne SGGW nie będące podstawową jednostką organizacyjną).

4.    Dokumentację należy gromadzić odrębnie dla każdego projektu zachowując oznaczenia dokumentacji wynikające z umów.

5.    Pełna dokumentacja projektów współfinansowanych z funduszy unijnych, w tym oryginały dokumentów poświadczających wydatki, podlega archiwizowaniu zgodnie z zasadami przyjętymi w SGGW i powinna być przechowywana przez minimum 5 lat od dnia rozliczenia projektu lub na warunkach określonych w programach.

§33

Traci moc zarządzenie Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie Nr 26 z dnia 25.10.2005r. w sprawie zasad organizacyjnych obowiązujących przy wnioskowaniu i realizacji projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszy Strukturalnych oraz zarządzenie Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie Nr 42 z dnia 11.12.2007r. w sprawie zasad obowiązujących przy realizacji w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie projektów współfinansowanych z programów strukturalnych, nieobjętych programami wspólnotowymi.

§34

Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych.