W toku całego postępowania administracyjnego organ stosuje zasady ogólne. Zasady ogólne są przepisami wspólnymi dla całości postępowania administracyjnego. Obowiązują we wszystkich stadiach postępowania i znajdują zastosowanie wraz z każdym przepisem kodeksu.
W rozdziale 2 Działu I k.p.a. sformułowano następujące zasady ogólne:
• zasada praworządności, która stanowi, że organy prowadzące postępowanie działają na podstawie przepisów prawa i stoją na straży praworządności (art. 6 i 7 k.p.a.),
• zasada uwzględniania z urzędu interesu społecznego i słusznego interesu obywateli zobowiązująca do „wyważenia” tych interesów (art. 7 k.p.a. in fine),
• zasada prawdy obiektywnej, która nakłada na organ obowiązek podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, z urzędu lub na wniosek stron (art. 7 k.p.a.),
• zasada pogłębiania zaufania uczestników postępowania do władzy publicznej, która wymaga, aby organ prowadził postępowanie zgodnie z przepisami prawa materialnego i procesowego oraz kulturą administrowania, w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli (art. 8 k.p.a.),
• zasada udzielania informacji, która nakłada na organ obowiązek informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, a także obowiązek udzielania informacji o okolicznościach prawnych w stosunku do uczestników postępowania ogólnego (art. 9 k.p.a.),
• zasada czynnego udziału stron w postępowaniu - 10 k.p.a. - strona ma prawo (nie obowiązek) brać udział w każdym stadium postępowania (zgłaszać żądania, wnioski, być zawiadomiona o rozprawie, żądać przeprowadzenia dowodu, przeglądać akta sprawy), a przed wydaniem decyzji organ powinien umożliwić stronie wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
• zasada przekonywania stron — 11 k.p.a. - organ powinien wyjaśniać stronom przesłanki, którymi kierował się przy załatwieniu sprawy.
• zasada szybkości i prostoty postępowania, która nakazuje organom administracji publicznej działać wnikliwie i szybko (bez zbędnej zwłoki), posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy (art. 12 k.p.a.),
• zasada ugodowego załatwiania spraw spornych -13 k.p.a.- organ ma obowiązek nakłaniać strony do ugody w sprawie, jeżeli jest to możliwe,
• zasada pisemności postępowania, która wymaga aby sprawy (wydanie decyzji) były załatwiane w formie pisemnej (art. 14k.p.a.).
• zasada dwuinstancyjności postępowania - 15 k.p.a. - każdy ma prawo do dwukrotnego merytorycznego rozpatrzenia i rozstrzygnięcia sprawy przez różne organy.
• zasada trwałości decyzji - 16 § 1 - decyzje ostateczne są trwałe, tzn. można je uchylić lub zmienić albo stwierdzić ich nieważność tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa (tzn. w kodeksie lub ustawach szczególnych).
• zasada sądowej kontroli aktów administracyjnych- 16 § 2 k.p.a. - decyzje mogą być zaskarżane do sądu administracyjnego z powodu ich niezgodności z prawem.
Przez tok postępowania należy rozumieć ciąg działań organu administracji publicznej przy załatwianiu sprawy administracyjnej. W toku postępowania ustala się prawa i obowiązki podmiotów tego postępowania.
Postępowanie w sprawie wydawania decyzji administracyjnych dzieli się na trzy stadia:
1) wszczęcie postępowania,
2) postępowanie wyjaśniające (dowodowe),
3