Nagrobex, firma kamieniarska, ul. Dobrego Pasterza 13, XYZ Tytuł: Procedura realizacji procesu zakupów Stron 5 Egzemplarz nr 1 Spis treści: Spis treści:................................................................................................................................................ 1 1. Cel procedury: ................................................................................................................................. 2 2. Przedmiot i zakres obowiązywania: ................................................................................................ 2 3. Terminy: .......................................................................................................................................... 2 4. Odpowiedzialność: .......................................................................................................................... 2 5. Schemat blokowy procesu .............................................................................................................. 2 6. Opis postępowania: ......................................................................................................................... 4 6.1. Identyfikacja potrzeb zakupów przeprowadzana w oparciu o: ............................................ 4 6.3. Umowy z dostawcami ............................................................................................................. 4 6.4. Opracowanie i realizacja zamówień. ....................................................................................... 4 6.5. Weryfikacji zakupionego towaru/usługi .................................................................................. 5 7. Zapisy: .............................................................................................................................................. 5 7.1. Listy zatwierdzonych dostawców. ........................................................................................... 5 7.2. Zapisy związane z weryfikacją dostawy. .................................................................................. 5 8. Postanowienia końcowe: ................................................................................................................ 5 9. Informacje dodatkowe .................................................................................................................... 5 Data zatwierdzenia:& & & & & & & & & & .. Imię i Nazwisko właściciela firmy (podpis):& ............................. Procedura zakupów, wyd. [data wydania] 1. Cel procedury: Celem procedury jest spełnienie określonych wymagań w zakresie nabywania surowców/wyrobów do pózniejszego wykorzystania oraz odpowiednie dokumentowanie wszelkich działań prowadzące do polepszania jakości i efektywności pracy firmy. 2. Przedmiot i zakres obowiązywania: Procedura swoim zakresem obejmuje zapewnienie prawidłowego trybu postępowania w zakresie zakupu towarów, dostaw z uwzględnieniem racjonalnego korzystania ze środków finansowych firmy. Ustala ona proces zakupów obejmujący identyfikację potrzeb zakupów, ocenę, wybór dostawców, opracowanie zamówień i umów na dostawy oraz weryfikację nabywanych materiałów/wyrobów. Obowiązuje ona na terenie zakładu kamieniarskiego Nagrobex . 3. Terminy: Dostawca termin odnosi się do dostawców, dystrybutorów handlowych oraz producentów towarów/usług. Towar/Wyrób/Usługa dobro nabywane od dostawców na mocy umów. 4. Odpowiedzialność: Dyrektor firmy / Dyrektor Techniczny właściciel firmy Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Jakością - zastępca dyrektora 5. Schemat blokowy procesu START Rozpoznanie potrzeby zakupu danego wyrobu/towaru Czy znany TAK rynek dostawców? NIE Strona 2 z 5 Procedura zakupów, wyd. [data wydania] Analiza rynku dostawców Utworzenie listy dostawców oraz wybór jednego/kilku z nich. Weryfikacja listy dostawców (ocena korzyści) Spisanie umów na dostawy Realizacja zamówień Odbiór dostaw Czy wyrób NIE jest zgodny ze Reklamacja specyfikacją? i ewentualnie zwrot TAK STOP Strona 3 z 5 Procedura zakupów, wyd. [data wydania] 6. Opis postępowania: 6.1. Identyfikacja potrzeb zakupów przeprowadzana w oparciu o: 6.1.1. Obowiązujący plan produkcji. 6.1.2. Bieżące potrzeby rzemieślników w konsultacji z dyrektorem. 6.1.3. Wewnętrzne prognozy sprzedaży. Identyfikacja oraz realizacja zakupu produktów jest przeprowadzana przez Dyrektora firmy. Odpowiada on również za ciągłe aktualizowanie listy zidentyfikowanych potrzeb w oparciu o zródła informacji o produktach (tj. katalogi, Internet, oferty firm). 6.2. Wybór dostawców (ocena i wybór, tworzenie listy dostawców, weryfikacja procesu wyboru i ponowna ocena) Oceny i wyboru dostawców dokonuje Dyrektor firmy w oparciu o ustalone zrównoważone kryteria. 6.2.1. Kryteria: 6.2.1.1. Dostawca musi oferować wyrób zgodny z prawem oraz określonymi w normach dotyczących jakości wymaganiami jakości. 6.2.1.2. Dostawca musi dysponować wyszkoloną kadrą pracowników oraz odpowiednimi zasobami (surowcami i sprzętem). 6.2.1.3. Dostawca musi sprostać terminom dostaw, ale również wyróżniać się na tle innych dostawców ceną i korzystnymi warunkami płatności. 6.2.1.4. W przypadku niestosowania się do terminów dostaw, Dyrektor powinien wstrzymać współpracę z określonym dostawcą. Nadal jednak powinien utrzymywać z nim kontakt w celu zaproponowania działań korygujących. 6.2.1.5. Ocena dostawcy powinna być dokonywana na podstawie ofert, opinii rynkowych, certyfikatów bezpieczeństwa oraz udostępnianych próbek wyrobów. Tworzeniem i uaktualnianiem i listy dostawców zajmuje się Dyrektor firmy. 6.3. Umowy z dostawcami 6.3.1.Decyzje w sprawie zawarcia umów z danym dostawcą podejmuje Dyrektor firmy w oparciu o zgromadzone o nim dane. 6.3.2.Przy sporządzaniu umów należy szczególną uwagę zwrócić na: 6.3.2.1. Terminy dostaw. 6.3.2.2. Świadectwa jakościowe. 6.3.2.3. Możliwość i szybkość realizacji reklamacji. 6.4. Opracowanie i realizacja zamówień. 6.4.1.Dokonywane przez Dyrektora firmy na podstawie zidentyfikowanych potrzeb i wybranej najlepszej oferty dostawcy/-ów. 6.4.2.Zamówienia muszą zawierać jednoznaczne informacje określające zamawiany wyrób, a w szczególności: Strona 4 z 5 Procedura zakupów, wyd. [data wydania] 6.4.2.1. Typ, klasę, kategorię oraz ilość. 6.4.2.2. Terminy i warunki dostawy. 6.4.2.3. Wymagania dotyczące świadectw jakości. 6.4.2.4. Sposób pakowania i znakowania. 6.5. Weryfikacji zakupionego towaru/usługi 6.5.1.Dokonywana jest przez osoby uprawnione, tj. Dyrektora firmy na podstawie dokumentów dotyczących zakupów (zamówień, potwierdzeń dostawy) w oparciu o istniejące instrukcje kontroli i badań. 6.5.2.W przypadku towaru spełniającego wymagania określone w zamówieniu, może on być dalej magazynowany lub wykorzystany sprzedaży lub zużycia. 6.5.3.Dowodem akceptacji kontroli dostawy jest podpis i pieczęć osoby sprawdzającej wyrób na karcie odbioru zamówienia. 6.5.4.Wyroby niezgodne z zamówieniem muszą być znakowane słowami: REKLAMACJA zamówienia nr & , (data i podpis osoby uprawnionej) . Postępowanie w sprawie reklamacji prowadzi dyrektor firmy. 6.5.5.Zapisy dotyczące kontroli dostaw muszą być systematycznie kompletowane. 7. Zapisy: 7.1. Listy zatwierdzonych dostawców. 7.2. Zapisy związane z weryfikacją dostawy. 8. Postanowienia końcowe: Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez osoby do tego powołane. & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .. (podpis dyrektora firmy, data) (podpis Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Jakością, data) 9. Informacje dodatkowe Autorzy procedury: ... Strona 5 z 5