Podstawy zarzÄ…dzania projektami. Zdobywanie kwalifikacji pozwalajÄ…cych wyprzedzić konkurencjÄ™ Autor: James P. Lewis TÅ‚umaczenie: PaweÅ‚ DÄ…browski ISBN: 83-7361-943-7 TytuÅ‚ oryginaÅ‚u: Fundamentals of Project Management: Developing Core Competencies to Help Outperform the Competition Format: A5, stron: 200 Tak bÄ™dÄ… dziaÅ‚ać organizacje w nastÄ™pnych latach. A gdzie Ty wtedy bÄ™dziesz: razem z nimi czy za nimi? JeSli chcesz być z nimi, to przeczytaj tÄ™ książkÄ™ i opanuj podstawy zarzÄ…dzania projektami dyscypliny o sprawnym prowadzeniu dziaÅ‚aÅ„ o kluczowym znaczeniu dla rozwoju organizacji. JeSli chcesz przetrwać, naucz siÄ™ pracować mÄ…drzej i niekoniecznie ciężej naucz siÄ™ dobrze zarzÄ…dzać projektami. Opanuj wszystkie najważniejsze czynnoSci potrzebne w zarzÄ…dzaniu projektem: od okreSlania celów projektu do zarzÄ…dzania zespoÅ‚em projektowym, monitorowania prac projektowych i mierzenia rezultatów tych dziaÅ‚aÅ„. Skorzystaj z wiedzy i doSwiadczenia autora uznanego eksperta w dziedzinie zarzÄ…dzania projektami. Poznaj podstawowe narzÄ™dzia, które pomogÄ… Ci zarzÄ…dzać projektami: od oprogramowania do tworzenia harmonogramu projektu do narzÄ™dzi monitorowania i mierzenia odchyleÅ„ od przyjÄ™tego planu. W tej książce znajdziesz praktycznÄ… wiedzÄ™ podanÄ… w przystÄ™pny i przejrzysty sposób, a także wiele ćwiczeÅ„, które pomogÄ… Ci tÄ™ wiedzÄ™ utrwalić i zastosować w Twojej organizacji. Dowiesz siÄ™: " jak unikać puÅ‚apek czyhajÄ…cych na niedoSwiadczonych kierowników projektów; " co zrobić przed rozpoczÄ™ciem projektu: wÅ‚aSciwe okreSlenie problemu, przygotowanie użytecznego planu i harmonogramu; " jak wprowadzać do projektu zmiany w trakcie jego realizacji; " jak zarzÄ…dzać zespoÅ‚em projektowym: od rekrutacji i przydzielania zadaÅ„ do kontrolowania prac zespoÅ‚u; " jak korzystać z narzÄ™dzi informatycznych: co robić i czego nie robić z oprogramowaniem do zarzÄ…dzania projektami; " jak mierzyć i oceniać efektywnoSć i wydajnoSć realizacji projektu; " jak uzyskać certyfikat Project Management Professional (PMP®) oferowany przez Project Management Institute. Podstawy zarzÄ…dzania projektami to niezastÄ…pione, Å‚atwe w wykorzystaniu xródÅ‚o informacji o zarzÄ…dzaniu projektami w każdej organizacji. Pomoże Ci podnieSć efektywnoSć i obniżyć koszty na każdym etapie prac. SPIS TREÅš CI Informacja o autorze ......................................7 Przedmowa ....................................................9 RozdziaÅ‚ 1. Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami ..............13 RozdziaÅ‚ 2. Planowanie projektu ....................................37 RozdziaÅ‚ 3. OkreÅ›lanie misji, wizji i celów projektu .....53 RozdziaÅ‚ 4. Wykorzystanie struktury podziaÅ‚u pracy do planowania projektu .................................67 RozdziaÅ‚ 5. Harmonogramowanie prac w projekcie ......83 RozdziaÅ‚ 6. Tworzenie użytecznego harmonogramu ....99 RozdziaÅ‚ 7. Kontrola i ocena projektu ..........................123 RozdziaÅ‚ 8. Wykorzystanie analizy wartoÅ›ci wypracowanej w kontroli projektu ...........141 RozdziaÅ‚ 9. Kierowanie zespoÅ‚em projektu ..................161 RozdziaÅ‚ 10. Sprawne zarzÄ…dzanie projektami w naszej firmie ...........................................177 Dodatek A Odpowiedzi do ćwiczeÅ„ ............................185 Dodatek B yródÅ‚a i literatura uzupeÅ‚niajÄ…ca ..............189 Skorowidz ..................................................191 ROZDZIAA 1. Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami czym wÅ‚aÅ›ciwie bÄ™dziemy tu mówić? Od czasu pierwszego wydania tej książki w 1995 roku, Project Management Institute (PMI®), organizacja O zawodowa skupiajÄ…ca osoby zajmujÄ…ce siÄ™ zarzÄ…- dzaniem projektami, rozrosÅ‚a siÄ™ z kilku tysiÄ™cy do ponad 75 tysiÄ™cy czÅ‚onków. Tylko w roku 2000 jej stan posiada- nia zwiÄ™kszyÅ‚ siÄ™ o okoÅ‚o 30 procent1. Organizacja zawodowa? ZajmujÄ…ca siÄ™ wyÅ‚Ä…cznie zarzÄ…- dzaniem projektami? Czyż zarzÄ…dzanie projektami nie jest po prostu jednÄ… z odmian zarzÄ…- dzania? Projekt to wielozadaniowe I tak, i nie. Jest wprawdzie wiele zlecenie, dla którego okreÅ›la podobieÅ„stw, ale też i wystarcza- siÄ™ wymagania dotyczÄ…ce jÄ…co wiele różnic uzasadniajÄ…cych wydajnoÅ›ci, kosztów, czasu potraktowanie zarzÄ…dzania projek- i zakresu oraz które wykonuje tami jako dziedzinÄ™ odrÄ™bnÄ… od siÄ™ tylko jednorazowo. ogólnie pojÄ™tego zarzÄ…dzania. Po 1 WedÅ‚ug najbardziej aktualnych danych (czerwiec 2005) PMI skupia ponad 170 tysiÄ™cy czÅ‚onków w ponad 150 krajach przyp. tÅ‚um. 14 Podstawy zarzÄ…dzania projektami pierwsze, projekty podlegajÄ… w znacznie wiÄ™kszym stopniu ograniczeniom czasowym aniżeli wiÄ™kszość innych dziaÅ‚aÅ„ podejmowanych w ramach zarzÄ…dzania. Po drugie, pracow- nicy przydzielani do projektów czÄ™sto nie sÄ… bezpoÅ›rednimi podwÅ‚adnymi kierownika projektu, ale rozmaitych innych osób zajmujÄ…cych stanowiska kierownicze. Na czym zatem polega zarzÄ…dzanie projektami i jeÅ›li już o tym mowa czym jest projekt? Zacznijmy od tego, że projekt to wielozadaniowe zlecenie, dla którego okreÅ›la siÄ™ wymagania dotyczÄ…ce wydajnoÅ›ci, kosztów, czasu i za- kresu oraz które wykonuje siÄ™ tylko jednorazowo. JeÅ›li ma- my do czynienia z czymÅ› powtarzalnym, nie jest to już projekt. Projekt powinien mieć sprecyzowany termin rozpo- czÄ™cia i zakoÅ„czenia (czas), budżet (koszt), jasno okreÅ›lony zakres czy też rozmiar wykonywanych w nim prac oraz konkretne wymagania dotyczÄ…ce wydajnoÅ›ci. NapisaÅ‚em powinien , ponieważ niewiele projektów speÅ‚nia tÄ™ pożąda- nÄ… definicjÄ™. Przy okazji wspo- mniane ograniczenia dotyczÄ…ce Projekt to problem projektu okreÅ›lać bÄ™dziemy w tej przeznaczony do rozwiÄ…zania. książce mianem celów wydajno- J.M. Juran Å›ciowych2. Dr J.M. Juran, autorytet w dziedzinie jakoÅ›ci, zdefiniowaÅ‚ projekt jako problem przeznaczony do rozwiÄ…zania. Podo- ba mi siÄ™ ta definicja, ponieważ przypomina mi, że każdy projekt podejmuje siÄ™ po to, by rozwiÄ…zać jakiÅ› problem, przed którym stanęła firma. MuszÄ™ jednak przestrzec, że pojÄ™cie problemu wywoÅ‚uje na ogół negatywne skojarzenia, 2 W oryginale autor okreÅ›liÅ‚ je mianem PCTS targets (PCTS to skrót od Performance (wydajność), Cost (koszt), Time (czas) i Scope (zakres)). Odpowiada to stosowanemu w kontekÅ›cie zarzÄ…dzania projektami po- jÄ™ciu celów wydajnoÅ›ciowych jednej z dwóch, obok celów ekono- miczno-finansowych, kategorii celów formuÅ‚owanych dla projektów przyp. tÅ‚um. 15 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami podczas gdy projekty zajmujÄ… siÄ™ zarówno problemami po- zytywnymi, jak i negatywnymi. Na przykÅ‚ad stworzenie no- wego wyrobu jest problemem o charakterze pozytywnym, a projekt rekultywacji ekosystemu ma rozwiÄ…zać problem negatywny. Niepowodzenia projektów Standish Group (www.standishgroup.com) stwierdziÅ‚a, że za- ledwie 17 procent wszystkich projektów dotyczÄ…cych opro- gramowania podejmowanych w Stanach Zjednoczonych osiÄ…ga zaÅ‚ożone cele wydajnoÅ›ciowe. PoÅ‚owa projektów wy- magaÅ‚a zmiany celów wydajnoÅ›ciowych co oznaczaÅ‚o, że zwykle opózniaÅ‚a siÄ™ ich realizacja, wydatki przerastaÅ‚y oczekiwania, a wymagania dotyczÄ…ce wydajnoÅ›ci trzeba byÅ‚o ograniczać. PozostaÅ‚e 33 procent projektów po prostu prze- rywano. W jednym z ostatnich lat w Stanach Zjednoczo- nych wydano Å‚Ä…cznie na rozwój oprogramowania ponad 250 miliardów dolarów, co oznacza, że 80 miliardów uto- piono bezpowrotnie w projektach, które trzeba byÅ‚o prze- rwać. NajwiÄ™ksze zdumienie budzi jednak fakt, że 83 procent wszystkich projektów dotyczÄ…cych oprogramowania boryka siÄ™ z rozmaitymi kÅ‚opotami. Wspomniane badania Standish Group przeprowadzono w 1994 roku. Natomiast zamieszczona w magazynie Software Development z lutego 2001 reklama konferencji poÅ›wiÄ™conej rozwojowi oprogramowania informuje, że firmy amerykaÅ„- skie wydajÄ… rocznie okoÅ‚o 140 miliardów dolarów na projek- ty, które siÄ™ przerywa lub w których dochodzi do przekro- czenia budżetu. JeÅ›li ktoÅ› pomyÅ›laÅ‚, że uwziÄ…Å‚em siÄ™ na firmy tworzÄ…ce oprogramowanie, spieszÄ™ poinformować, że podobne staty- styki dotyczÄ… wielu różnych rodzajów projektów. Równie 16 Podstawy zarzÄ…dzania projektami przygnÄ™biajÄ…ce dane dotyczÄ…ce niepowodzeÅ„, marnotra- wienia Å›rodków i przerywania projektów odnoszÄ… siÄ™ na przykÅ‚ad do tworzenia nowych wyrobów. SpecjaliÅ›ci w tej dziedzinie szacujÄ…, że okoÅ‚o 30 procent kosztów stworzenia nowego wyrobu stanowiÄ… przeróbki i poprawki. Oznacza to, że na każdych trzech inżynierów zaangażowanych w projek- cie jeden przeznacza caÅ‚y swój czas pracy wyÅ‚Ä…cznie na po- prawianie tego, co pozostaÅ‚ych dwóch wczeÅ›niej popsuÅ‚o. Jako przyczynÄ™ tych niepowodzeÅ„ konsekwentnie podaje siÄ™ niedostateczne planowanie projektu. StarajÄ…c siÄ™ jak naj- szybciej wykonać wszystkie prace, ludzie zaczynajÄ… strze- lać na oÅ›lep i w rezultacie ponoszÄ… znacznie wyższe koszty, niż trzeba, poprawiajÄ…c bÅ‚Ä™dy, wycofujÄ…c siÄ™ ze Å›lepych uliczek itd. CzÄ™sto zadaje mi siÄ™ pytanie, jak uzasadnić wyższemu kierownictwu korzyÅ›ci wynikajÄ…ce z formalnych metod za- rzÄ…dzania projektami i zawsze wówczas podajÄ™ te statysty- ki. Osoby zarzÄ…dzajÄ…ce firmami chciaÅ‚yby jednak wiedzieć, czy porzÄ…dne zarzÄ…dzanie projektami faktycznie zmniejsza liczbÄ™ niepowodzeÅ„ i poprawek. Można wówczas tylko od- powiedzieć, że każdy musi to sprawdzić i przekonać siÄ™ na wÅ‚asnej skórze. Wszak jeÅ›li udaje siÄ™ ograniczyć liczbÄ™ po- prawek do poziomu ledwie kilku procent prowadzÄ…c pro- jekty metodami intuicyjnymi, to pozostaje tylko pogratulo- wać! Tyle, że nie bardzo wierzÄ™, żeby byÅ‚o to możliwe. Warto by zastanowić siÄ™, do jakiego stopnia przydatne sÄ… tradycyjnie pojmowane metody kierowania. Czy gdyby wy- sÅ‚ać wszystkich kierowników w firmie na kilka miesiÄ™cy urlopu, jej wyniki pozostaÅ‚yby na niezmienionym poziomie, czy też pogorszyÅ‚yby siÄ™? Spadek wydajnoÅ›ci mógÅ‚by istot- nie potwierdzać, że kierownictwo speÅ‚nia jakÄ…Å› pozytywnÄ… rolÄ™, jednak gdyby wyniki siÄ™ poprawiÅ‚y, to należaÅ‚oby sÄ…- dzić, że raczej przeszkadza, niż pomaga. Nie sÄ…dzÄ™, by wiÄ™k- szość zarzÄ…dzajÄ…cych byÅ‚a skÅ‚onna przyznać, że ich dziaÅ‚ania 17 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami nie majÄ… wiÄ™kszego znaczenia. Jednakże wszyscy wiemy, że sÄ… wÅ›ród nich zarówno osoby skuteczne, jak i nieskutecz- ne, i że dotyczy to również kierowników projektu. Na czym polega zarzÄ…dzanie projektami? ZarzÄ…dzanie projektami uÅ‚atwia ZarzÄ…dzanie projektami planowanie, harmonogramowanie uÅ‚atwia planowanie, i kontrolÄ™ wszystkich dziaÅ‚aÅ„, które harmonogramowanie i kontrolÄ™ trzeba wykonać, aby osiÄ…gnąć cele wszystkich dziaÅ‚aÅ„, które projektu. SÄ… wÅ›ród nich również trzeba wykonać, aby osiÄ…gnąć wspomniane wczeÅ›niej cele wy- cele projektu. dajnoÅ›ciowe. Warto zauważyć, że mówimy o uÅ‚atwianiu planowania. Jednym z bÅ‚Ä™dów popeÅ‚nianych czÄ™sto przez niedoÅ›wiad- czonych kierowników projektu jest samodzielne wykony- wanie wszystkich dziaÅ‚aÅ„ zwiÄ…zanych z planowaniem pro- jektu. Jednakże powstajÄ…cy w ten sposób plan nie tylko nie zyskuje wsparcia zespoÅ‚u, ale peÅ‚en jest rozmaitych niedo- statków. Kierownik projektu nie jest w stanie uwzglÄ™dnić wszystkich okolicznoÅ›ci, co sprawia, że szacunki czasu trwa- nia zadaÅ„ sÄ… niepoprawne i caÅ‚y plan zaczyna siÄ™ rozcho- dzić w szwach, gdy tylko zacznie siÄ™ jego realizacjÄ™. Dlatego pierwsza zasada zarzÄ…dzania projektami nakazuje zaangażo- wanie do planowania ludzi, którzy Pierwsza zasada zarzÄ…dzania muszÄ… pózniej wykonywać danÄ… projektami nakazuje, by ludzie, pracÄ™. którzy muszÄ… wykonywać Kierownik projektu ma umoż- danÄ… pracÄ™, pomagali liwiać dziaÅ‚anie innym. Jego praca w jej planowaniu. polega na pomaganiu czÅ‚onkom zespoÅ‚u w skutecznym wykony- waniu zadaÅ„, przejmowaniu na siebie niekorzystnego wpÅ‚y- wu czynników zewnÄ™trznych, zdobywaniu deficytowych 18 Podstawy zarzÄ…dzania projektami zasobów potrzebnych im do pracy i oddzieleniu ich od ze- wnÄ™trznych siÅ‚, które mogÄ… zaburzyć ich pracÄ™. Kierownik projektu nie jest wÅ‚adcÄ… projektu. Powinien być nade wszystko liderem, w peÅ‚nym tego sÅ‚owa znaczeniu. NajlepszÄ… definicjÄ™ przywództwa, jakÄ… znam, sformuÅ‚o- waÅ‚ w 1962 roku Vance Packard. StwierdziÅ‚ on, że przy- wództwo jest sztukÄ… sprawiania, by inni chcieli zrobić coÅ›, co w naszym przekonaniu trzeba zrobić . Kluczowym ele- mentem tej definicji jest chęć. Dyktatorzy zmuszajÄ… innych do robienia rzeczy, które to oni chcÄ… robić. Podobnie po- stÄ™pujÄ… strażnicy pilnujÄ…cy pracujÄ…cych grup wiÄ™zniów. Na- tomiast lider sprawia, że ludzie sami chcÄ… wykonać jakÄ…Å› pracÄ™, a to jest zasadnicza różnica. Planowanie, harmonogramowanie i kontrola dziaÅ‚aÅ„ skÅ‚a- dajÄ… siÄ™ na kierowniczy czy też administracyjny aspekt pra- cy. JeÅ›li jednak brakuje przywództwa, projekty zazwyczaj speÅ‚niajÄ… zaledwie minimalne wymagania. Dopiero przy- wództwo pozwala wznieść siÄ™ ponad te minimalne poziomy. Nie tylko harmonogramowanie Panuje dość powszechne i bÅ‚Ä™d- Przywództwo jest sztukÄ… ne zarazem przekonanie, że sprawiania, by inni chcieli zarzÄ…dzanie projektami ogranicza zrobić coÅ›, co w naszym siÄ™ wyÅ‚Ä…cznie do harmonogramo- przekonaniu trzeba zrobić. wania. WedÅ‚ug ostatnich danych Microsoft sprzedaÅ‚ Å‚Ä…cznie po- Vance Packard. nad milion egzemplarzy programu Microsoft Project, a mimo to wskaznik nieudanych projek- tów pozostaje wysoki. Harmonogram to z pewnoÅ›ciÄ… jedno z podstawowych narzÄ™dzi zarzÄ…dzania projektami, ale nie jest ono bynajmniej ważniejsze aniżeli konieczność wypra- cowania wspólnego rozumienia tego, co chcemy osiÄ…gnąć w projekcie, czy też skonstruowania dobrej struktury po- dziaÅ‚u pracy okreÅ›lajÄ…cej wszystkie prace, które trzeba wy- konać (strukturÄ™ podziaÅ‚u pracy omówimy pózniej). W istocie 19 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami bez dobrego zarzÄ…dzania projektami, szczegółowy harmono- gram pomoże nam chyba tylko w dokÅ‚adnym udokumento- waniu naszych niepowodzeÅ„. PozwolÄ™ sobie tu na maÅ‚Ä… dygresjÄ™ dotyczÄ…cÄ… oprogra- mowania wspomagajÄ…cego harmonogramowanie. Nie ma wiÄ™kszego znaczenia, jaki pakiet wybierzemy, ponieważ każdy ma swoje mocne i sÅ‚abe strony. Można jednak zaob- serwować skÅ‚onność do tego, by zapewniać ludziom opro- gramowanie i oczekiwać od nich, że nauczÄ… siÄ™ z niego ko- rzystać bez żadnego formalnego przeszkolenia. Tyle, że takie podejÅ›cie po prostu nie jest skuteczne. Programy te majÄ… bowiem tak rozmaite możliwoÅ›ci, że wiÄ™kszość ludzi nie jest w stanie samodzielnie zgÅ‚Ä™bić ich tajników. Brakuje im cza- su, bo starajÄ… siÄ™ wypeÅ‚niać swoje regularne obowiÄ…zki, a nie każdy potrafi narzucić sobie odpowiedni rytm uczenia siÄ™. Nie zatrudnilibyÅ›my niedoÅ›wiadczonego pracownika do ob- sÅ‚ugi skomplikowanego urzÄ…dzenia w fabryce, nie zapew- niajÄ…c mu uprzednio odpowiedniego przeszkolenia, ponie- waż obawialibyÅ›my siÄ™, że mógÅ‚by coÅ› zniszczyć albo zrobić sobie krzywdÄ™. Dlaczego nie zachować podobnej ostrożno- Å›ci, jeÅ›li chodzi o oprogramowanie? Projekty jednoosobowe Kiedy z prowadzeniem projektu nie jest zwiÄ…zane zarzÄ…dza- nie projektami? JeÅ›li w projekt zaangażowana jest tylko jed- na osoba. Wiele ludzi przysyÅ‚a siÄ™ na moje seminaria, aby nauczyli siÄ™, jak zarzÄ…dzać projektami, pomimo że sÄ… jedynymi oso- bami pracujÄ…cymi w swych projektach. To prawda, że pracÄ™ jednej osoby można nazwać projektem, jeÅ›li ma ona spre- cyzowany termin rozpoczÄ™cia, docelowÄ… datÄ™ zakoÅ„czenia, konkretne wymagania dotyczÄ…ce wydajnoÅ›ci, okreÅ›lony za- kres prac i budżet. Jeżeli jednak w projekcie nie pracuje nikt inny (w tym również zewnÄ™trzni dostawcy), konstruowanie 20 Podstawy zarzÄ…dzania projektami harmonogramu Å›cieżki krytycznej mija siÄ™ z celem. Jest to bowiem taki harmonogram, w którym wystÄ™puje kilka rów- nolegÅ‚ych Å›cieżek, a jedna z nich jest dÅ‚uższa niż pozostaÅ‚e i w zwiÄ…zku z tym wyznacza czas trwania caÅ‚ego zlecenia i pozwala koniec koÅ„ców stwierdzić, czy można za- koÅ„czyć projekt przed ustalonym terminem. W sytuacji, gdy zleceniem zajmuje siÄ™ jedna osoba, nie możemy planować kilku równolegÅ‚ych Å›cieżek nie można siÄ™ przecież rozdwoić. Projekty jednoosobowe wymagajÄ… dobrej samokontroli lub dobrej organizacji czasu, ale do tego wystarczy nam upo- rzÄ…dkowanie zadaÅ„ w postaci listy kolejnych czynnoÅ›ci. Do- póki jednak nie koordynuje siÄ™ dziaÅ‚aÅ„ innych osób, dopó- ty nie praktykuje siÄ™ prawdziwego zarzÄ…dzania projektami. Wielka puÅ‚apka pracujÄ…cy kierownicy projektu CzÄ™sto siÄ™ zdarza, że od osób majÄ…cych peÅ‚nić funkcjÄ™ kie- rownika projektu wymaga siÄ™, aby wykonywali część fak- tycznych prac w projekcie. To pewna recepta na problemy. JeÅ›li mamy do czynienia z prawdziwym zespoÅ‚em skÅ‚ada- jÄ…cym siÄ™ z kilku osób, kierownik projektu nieuchronnie stanie przed dylematem, czy kierować tym zespoÅ‚em, czy też zająć siÄ™ swojÄ… częściÄ… prac. Naturalnie bardziej priory- tetowe okazujÄ… siÄ™ prace, w przeciwnym razie można nie dotrzymać terminów, i to na nie decyduje siÄ™ kierownik pro- jektu. SiÅ‚Ä… rzeczy jednak zaniedbuje kierowanie zespoÅ‚em, majÄ…c nadziejÄ™, że zespół da sobie jakoÅ› radÄ™ sam, ale nie- stety to tylko zÅ‚udzenia. W koÅ„cu gdyby zespół mógÅ‚ sobie radzić sam, od poczÄ…tku zrezygnowanoby z kierownika pro- jektu (pamiÄ™tamy nasze rozważania o znaczeniu zarzÄ…dza- nia projektami). Niestety, kiedy przychodzi do oceny wyników kierow- nika projektu, sÅ‚yszy on, że powinien poprawić swoje umie- jÄ™tnoÅ›ci kierownicze. A najczęściej wystarczy po prostu nie 21 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami przeszkadzać mu w zajÄ™ciu siÄ™ przede wszystkim kiero- waniem. Kierownik projektu może wykonywać pewne prace, jeÅ›li ma do czynienia z bardzo maÅ‚ym zespoÅ‚em takim, który skÅ‚ada siÄ™ z nie wiÄ™cej niż trzech, czterech osób. Ale jeÅ›li zespół jest wiÄ™kszy, zajmowanie siÄ™ pracÄ… i kierowaniem jednoczeÅ›nie staje siÄ™ niemożliwe, ponieważ rozmaite po- trzeby naszych czÅ‚onków zespoÅ‚u bÄ™dÄ… nas stale od tej pracy odrywać. JednÄ… z przyczyn takiej sytuacji jest to, że zarzÄ…dzajÄ…cy organizacjami nie zdajÄ… sobie w peÅ‚ni sprawy z tego, na czym polega zarzÄ…dzanie projektami wydaje im siÄ™, że można pogodzić prowadzenie projektu z innymi pracami. W rezul- tacie prawie każdy w firmie stara siÄ™ zarzÄ…dzać projektami. I jak to w każdej dziedzinie bywa, okazuje siÄ™, że niektó- rym siÄ™ to udaje, a inni nie majÄ… do tego żadnych predys- pozycji. PrzekonaÅ‚em siÄ™, że znacznie skuteczniejszym po- dejÅ›ciem jest wybór kilku osób, którym nie brakuje ani predyspozycji, ani chÄ™ci do tego, by zostać kierownikami projektu, i powierzenie im kilku niedużych projektów. W ten sposób umożliwia siÄ™ ludziom zajmujÄ…cym siÄ™ pracami tech- nicznymi (w szerokim rozumienia tego sÅ‚owa) skupienie siÄ™ tylko na tych pracach i niezaprzÄ…tanie sobie gÅ‚owy kwe- stiami administracyjnymi. Z drugiej strony zaÅ› kierownicy projektu majÄ… wiÄ™cej okazji do doskonalenia swoich umie- jÄ™tnoÅ›ci zawodowych. Sposoby wyboru odpowiednich ludzi na stanowiska kie- rowników projektu wykraczajÄ… poza zakres tej książki, ale zachÄ™cam do lektury książki The World-Class Project Mana- ger (Wysocki i Lewis, 2001), gdzie zajmujemy siÄ™ tymi za- gadnieniami. 22 Podstawy zarzÄ…dzania projektami Nie można mieć wszystkiego naraz JednÄ… z najczÄ™stszych przyczyn niepowodzeÅ„ w projektach jest to, że sponsorzy projektu wymagajÄ… od kierownika pro- jektu zrealizowania danego zakresu (czyli rozmiaru prac) w wyznaczonym terminie, w ramach konkretnego budżetu i przy zachowaniu okreÅ›lonego poziomu wydajnoÅ›ci. Inny- mi sÅ‚owy, sponsor narzuca wszystkie cztery ograniczenia projektu, co w praktyce siÄ™ nigdy nie sprawdza. RelacjÄ™ pomiÄ™dzy poszczególnymi celami wydajnoÅ›cio- wymi można zapisać w nastÄ™pujÄ…cy sposób: K= f(W, C, Z) SÅ‚ownie można by tÄ™ zależność wyrazić tak: koszt jest uzależniony od wydajnoÅ›ci, czasu i zakresu , a graficznie przedstawia jÄ… trójkÄ…t, którego bokami sÄ… W, K i C, zaÅ› pole wewnÄ…trz trójkÄ…ta to Z. Przedstawia to rysunek 1.1. Rysunek 1.1. TrójkÄ…ty przedstawiajÄ…ce relacjÄ™ miÄ™dzy wydajnoÅ›ciÄ… (W), kosztem (K), czasem (C) oraz zakresem (Z) Z reguÅ‚ geometrii wiemy, że jeÅ›li mamy dane dÅ‚ugoÅ›ci boków trójkÄ…ta, to możemy obliczyć jego pole, zaÅ› znajo- mość pola i dwóch z jego boków pozwala nam obliczyć dÅ‚ugość trzeciego boku. Pozwala to sformuÅ‚ować bardzo praktycznÄ… zasadÄ™ zarzÄ…dzania projektami sponsor może narzucać wartoÅ›ci dowolnych trzech zmiennych, ale musi pozostawić kierownikowi projektu możliwość samodzielne- go okreÅ›lenia czwartej z nich. 23 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami JeÅ›li zatem sponsor okreÅ›li nam oczekiwanÄ… wydajność, terminy i zakres projektu, wówczas kierownik projektu musi okreÅ›lić, jaki bÄ™dzie koszt zwiÄ…zany z osiÄ…gniÄ™ciem tych rezultatów. Zawsze tylko przestrzegam kierowników pro- jektu, żeby zadbali o obecność kogoÅ›, kto potrafi udzielać pierwszej pomocy, w chwili, gdy bÄ™dÄ… informowali spon- sora o tych kosztach. Ten bowiem, kiedy dowie siÄ™ o pozio- mie szacowanych przez nas kosztów, dostanie prawdopo- dobnie zawaÅ‚u i ktoÅ› bÄ™dzie go musiaÅ‚ reanimować. Nie ma najmniejszych wÄ…tpliwoÅ›ci, że pierwszÄ… reakcjÄ… sponsora bÄ™dzie zdumienie. Ma on okreÅ›lone oczekiwania dotyczÄ…ce poziomu kosztów i nasze szacunki zawsze ten poziom przekraczajÄ…. Czasem wyrwie mu siÄ™: przy takich kosztach, nie da siÄ™ uzasadnić podjÄ™cia tych prac . W rzeczy samej! WÅ‚aÅ›nie takÄ… decyzjÄ™ powinien podjąć, ale bÄ™dzie siÄ™ raczej staraÅ‚ przekonać potencjalnego kierownika projektu do próby realizacji projektu przy niższym budżecie. A ten, zgadzajÄ…c siÄ™ na takie rozwiÄ…zanie, naraża tylko siebie i sponsora na wielkÄ… klapÄ™. Kierownik projektu ma obowiÄ…zek podania sponsorowi racjonalnego szacunku kosztów pozwalajÄ…cego mu podjąć sÅ‚usznÄ… decyzjÄ™ o tym, czy projekt powinno siÄ™ realizować. JeÅ›li kierownik projektu ulegnie presji sponsora i zgodzi siÄ™ na zaniżenie budżetu, nieszczęście jest pewne, wiÄ™c do- prawdy lepiej dostać ciÄ™gi teraz, niż stracić życie pózniej. Naturalnie istnieje pewna alternatywa. JeÅ›li sponsor stwierdzi, że stać go na ponie- Istnieje wiÄ™ksze sienie tylko części oszacowanych prawdopodobieÅ„stwo, przez nas kosztów, możemy za- że zupeÅ‚nie przypadkowo sugerować zmniejszenie zakresu sprawy potoczÄ… siÄ™ nie projektu, co jest jak najbardziej po naszej myÅ›li, niż że równie dopuszczalne, pod warunkiem, że przypadkowo stanie siÄ™ coÅ› nadal otrzymamy funkcjonalny produkt. W przeciwnym razie roz- dla nas korzystnego. tropność nakazywaÅ‚aby rezygnacjÄ™ 24 Podstawy zarzÄ…dzania projektami z projektu i zajÄ™cie siÄ™ czymÅ› innym, co może przynieść firmie zysk. Jak mówiÄ… istnieje wiÄ™ksze prawdopodo- bieÅ„stwo, że zupeÅ‚nie przypadkowo sprawy potoczÄ… siÄ™ nie po naszej myÅ›li, niż że równie przypadkowo stanie siÄ™ coÅ› dla nas korzystnego. W wypadku kosztów oznacza to, że prawdopodobieÅ„stwo przekroczenia budżetu jest wiÄ™k- sze niż szans, że uda siÄ™ zakoÅ„czyć projekt poniżej budże- tu. To zresztÄ… nic innego, jak tylko kolejna postać prawa Murphy ego, wedÅ‚ug którego to, co może siÄ™ nie udać, na pewno siÄ™ nie uda. Etapy projektu IstniejÄ… najrozmaitsze modele okreÅ›lajÄ…ce ukÅ‚ad etapów pro- jektu w ramach jego cyklu życia. Jeden z nich oddaje spe- cyfikÄ™ zle zarzÄ…dzanych projektów jakże czÄ™sto wystÄ™pu- jÄ…cych wokół nas (rysunek 1.2). Rysunek 1.2. Cykl życia zle zarzÄ…dzanego projektu 25 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami PokazywaÅ‚em ten diagram ludziom na caÅ‚ym Å›wiecie. Z rozbawieniem przyznawali, że wÅ‚aÅ›nie tak to wyglÄ…da na- prawdÄ™. Jak sÄ…dzÄ™, mogÄ™ wiÄ™c pocieszać siÄ™, że my, Ame- rykanie, nie jesteÅ›my jedynymi, którzy muszÄ… zmagać siÄ™ z tym problemem. Smutne tylko, że skoro wszyscy rozpo- znajÄ… ten model, to musi być bardzo wiele takich zle za- rzÄ…dzanych projektów. Model cyklu życia prawidÅ‚owo realizowanego projektu pokazuje rysunek 1.3. Warto zauważyć, że każdy projekt roz- poczyna siÄ™ od etapu koncepcyjnego i że przed rozpoczÄ™- ciem realizacji zespół projektu musi formalnie doprecyzować zlecenie. Niestety, skÅ‚onność do podejmowania nieprzemy- Å›lanych dziaÅ‚aÅ„ jest silniejsza i czÄ™sto zaczynamy pracÄ™ w danym zleceniu, nie zadbawszy uprzednio o prawidÅ‚owe jej doprecyzowanie ani nie upewniwszy siÄ™, że wszystkich Å‚Ä…czy wspólna misja i wizja sformuÅ‚owana dla tego zlecenia. Rysunek 1.3. Cykl życia prawidÅ‚owo realizowanego projektu Etap doprecyzowania Kilka lat temu zadzwoniÅ‚ do mnie pewien kierownik pro- jektu z firmy należącej do grona moich klientów i stwier- dziÅ‚, że wÅ‚aÅ›nie zakoÅ„czyÅ‚ telekonferencjÄ™ z najważniejszymi 26 Podstawy zarzÄ…dzania projektami czÅ‚onkami swojego zespoÅ‚u, w czasie której zdaÅ‚ sobie spra- wÄ™, że jego ludzie majÄ… odmienne spojrzenie na to, co ma być osiÄ…gniÄ™te w projekcie. ZapewniÅ‚em go, że to powszechne zjawisko, a kiedy spy- taÅ‚, co powinien zrobić, odparÅ‚em, że jedynym rozwiÄ…za- niem tego problemu jest nastawienie wszystkich czÅ‚onków zespoÅ‚u na realizacjÄ™ tego samego celu przez wyjaÅ›nienie im misji projektu. Wówczas poprosiÅ‚ mnie o poprowadzenie spotkania, które miaÅ‚o temu sÅ‚użyć. Na spotkaniu stanÄ…Å‚em obok tablicy i zaproponowaÅ‚em wspólne sformuÅ‚owanie i za- pisanie deklaracji problemu. KtoÅ› natychmiast zaoponowaÅ‚ stwierdzajÄ…c, że to niepotrzebne, bo i tak wszyscy wiedzÄ…, na czym polega problem. Niezrażony stwierdziÅ‚em, że jeÅ›li to prawda, to zapisanie deklaracji problemu bÄ™dzie zwykÅ‚Ä… formalnoÅ›ciÄ…, która za- bierze ledwie kilka minut, a mnie bardzo pomoże w dalszym prowadzeniu spotkania. I nie czekajÄ…c na odzew poprosiÅ‚em, by ktoÅ› pomógÅ‚ mi zacząć. To, co siÄ™ wydarzyÅ‚o pózniej, może zabrzmieć jak żart ktoÅ› powiedziaÅ‚ to& , ale nim zdążyÅ‚em zapisać to sÅ‚o- wo na tablicy, ktoÅ› inny zawoÅ‚aÅ‚ Nie zgadzam siÄ™ z tym! . FormuÅ‚owanie deklaracji problemu zabraÅ‚o nam trzy godziny. Kierownik projektu miaÅ‚ racjÄ™. Jego ludzi znacznie bar- dziej dzieliÅ‚y różnice w rozumieniu samego problemu niż sposobu jego rozwiÄ…zania. Rozbieżność jakże zasadnicza i tak czÄ™sto wystÄ™pujÄ…ca, że zaczynam wierzyć, iż wszyscy je- steÅ›my wyposażeni w jakiÅ› wadliwy gen, który nie pozwala nam skupić siÄ™ na porzÄ…dnym doprecyzowaniu problemu, zanim zaczniemy szukać sposobu jego rozwiÄ…zania. PamiÄ™- tajmy, że zarzÄ…dzanie projektami to rozwiÄ…zywanie proble- mów o wielkiej skali, a postać, do jakiej doprecyzujemy pro- blem, wyznaczy metody, za pomocÄ… których bÄ™dziemy go 27 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami rozwiÄ…zywać. JeÅ›li ta postać bÄ™dzie nieprawdziwa, może- my owszem znalezć prawidÅ‚owe rozwiÄ…zanie, ale dla niewÅ‚aÅ›ciwego problemu. PrzekonaÅ‚em siÄ™, że niepowodzenia projektów rzadko wiążą siÄ™ z ich zakoÅ„czeniem, a częściej z etapem doprecy- zowania. Nazywam takie projekty bezgÅ‚owymi kurczakami, ponieważ przypominajÄ… kurczaka, któremu obciÄ™to gÅ‚owÄ™, a który biega wokół broczÄ…c krwiÄ…, zanim w koÅ„cu padnie i oficjalnie zakoÅ„czy swój żywot. To samo dzieje siÄ™ w projektach, które krwawiÄ… na lewo i prawo, zanim ktoÅ› w koÅ„cu stwierdzi formalnie, że projekt jest martwy. I rze- czywiÅ›cie jest martwy, tyle że byÅ‚ taki już na poczÄ…tku, kiedy obciÄ™to mu gÅ‚owÄ™ trochÄ™ tylko trwaÅ‚o, zanim wszy- scy to zauważyli. Kiedy projekt jest już doprecyzowany, można zaplanować, jak wykonamy prace. Planowanie skÅ‚ada siÄ™ z trzech elemen- tów: strategii, taktyk i logistyki. Strategia to ogólne podejÅ›cie, czyli plan gry , który bÄ™dzie przestrzegany, aby wykonać pracÄ™. PrzykÅ‚ad strategii podaÅ‚ mi mój przyjaciel, który jest historykiem wojskowym. Strategia W czasie drugiej wojny Å›wiatowej podwykonawców w bran- ży obronnej poddawano silnej presji, oczekujÄ…c od nich możliwie najszybszej i najbardziej intensywnej produkcji uzbrojenia. Szczególnie wytwórcy okrÄ™tów i samolotów pró- bowali stosować rozmaite nowe metody montażu majÄ…ce przyspieszyć proces produkcji. Stocznie Avondale na przy- kÅ‚ad dążyÅ‚y do usprawnienia technik budowy okrÄ™tów wo- jennych. Do tej pory okrÄ™ty budowano zawsze ustawiajÄ…c je w normalnej pozycji stÄ™pka na dole, pokÅ‚ad na górze. W okrÄ™tach konstruowanych z elementów stalowych trze- ba byÅ‚o jednak zespawać ze sobÄ… poszczególne części stÄ™p- ki, co byÅ‚o dość utrudnione przy takim ustawieniu okrÄ™tu. 28 Podstawy zarzÄ…dzania projektami ChcÄ… uÅ‚atwić proces spawania, stocznie Avondale postano- wiÅ‚y budować okrÄ™ty do góry nogami i odwracać je do wÅ‚a- Å›ciwej pozycji dopiero kiedy trzeba byÅ‚o wykonać elementy konstrukcyjne znajdujÄ…ce siÄ™ ponad górnym pokÅ‚adem. Stra- tegia ta okazaÅ‚a siÄ™ na tyle skuteczna, że pozwoliÅ‚a kon- struować okrÄ™ty szybciej, taniej i w lepszej jakoÅ›ci niż kon- kurenci. Stosuje siÄ™ jÄ… zresztÄ… do dziÅ›, mimo że minęło już ponad sześćdziesiÄ…t lat. Planowanie realizacji Ten etap obejmuje taktykÄ™ i logistykÄ™. JeÅ›li zamierzamy bu- dować okrÄ™ty do góry nogami, musimy to szczegółowo za- planować. Trzeba zaprojektować i skonstruować instalacjÄ™ pozwalajÄ…cÄ… utrzymać i obrócić okrÄ™t, nie uszkadzajÄ…c go przy tym. Etap ten nazywa siÄ™ wypracowaniem taktyk i obejmuje również okreÅ›lenie kolejnoÅ›ci, w jakiej bÄ™dzie siÄ™ wykonywać prace, kto je bÄ™dzie wykonywać i jak dÅ‚ugo potrwa każdy krok. Logistyka dotyczy upewnienia siÄ™, że zespół ma materiaÅ‚y i inne artykuÅ‚y potrzebne do danego zlecenia. Zazwyczaj pamiÄ™tamy o zapewnieniu zespoÅ‚owi potrzebnych surow- ców, ale na przykÅ‚ad, jeÅ›li projekt prowadzi siÄ™ w miejscu, w którym nie można zdobyć żywnoÅ›ci, prace szybko utknÄ… w martwym punkcie. Trzeba zatem zapewnić zespoÅ‚owi wy- żywienie, a być może również zakwaterowanie. Realizacja i kontrola Po opracowaniu i zatwierdzeniu planu zespół może rozpo- cząć pracÄ™, czyli etap realizacji. Etap ten obejmuje również kontrolÄ™ kiedy realizuje siÄ™ jakiÅ› plan, ktoÅ› musi pilno- wać, żeby od tego planu nie odejść. JeÅ›li wystÄ™pujÄ… odchy- lenia od planu, trzeba podjąć dziaÅ‚ania korygujÄ…ce, które przywrócÄ… projekt na wÅ‚aÅ›ciwe tory. JeÅ›li nie jest to możliwe, 29 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami plan trzeba zmienić i w nowej postaci zatwierdzić. Skory- gowany plan staje siÄ™ wówczas nowym planem bazowym, wzglÄ™dem którego monitoruje siÄ™ wykonanie projektu. ZakoÅ„czenie Jednym z elementów zamkniÄ™cia projektu, przeprowadza- nego po zakoÅ„czeniu wszystkich prac, jest przeglÄ…d projek- tu. Ma on na celu zestawienie zgromadzonego w projekcie doÅ›wiadczenia, które bÄ™dzie można pózniej wykorzystać w przyszÅ‚ych projektach. Zadaje siÄ™ w tym kontekÅ›cie dwa pytania co zrobiliÅ›my dobrze i co chcielibyÅ›my poprawić nastÄ™pnym razem. Warto zauważyć, że nie pytamy o to, co poszÅ‚o zle. Tak postawione pytanie mogÅ‚oby bowiem zniechÄ™cić ludzi do ujawniania faktów, które mogÅ‚yby doprowadzić do tego, że zostanÄ… ukarani. W istocie, przeglÄ…du zgromadzonego do- Å›wiadczenia nigdy nie powinno siÄ™ prowadzić w trybie prze- sÅ‚uchania Å›ledczego. Co innego, gdy chcemy zorganizować dochodzenie, w ramach którego chodzi zwykle o ustalenie, kto odpowiada za poważnÄ… katastrofÄ™, i ukaranie go. PrzeglÄ…d zgromadzonego doÅ›wiadczenia ma przede wszystkim uczyć. W ostatnich kilku latach przekonaÅ‚em siÄ™, że bardzo nie- wiele organizacji przeprowadza regularny przeglÄ…d zgroma- dzonego doÅ›wiadczenia w swoich projektach. Panuje nie- chęć do otwierania tej puszki Pandory oraz dążenie do jak najszybszego zajÄ™cia siÄ™ nastÄ™pnym zadaniem. KÅ‚opot w tym, że w ten sposób możemy być niemal pewni powtórzenia bÅ‚Ä™dów popeÅ‚nionych w poprzednich projektach, bowiem albo sobie ich nie uÅ›wiadamiamy, albo nie rozumiemy, jak je popeÅ‚niliÅ›my, co być może pomogÅ‚oby nam uniknąć ich w przyszÅ‚oÅ›ci. Co gorsza, nie jesteÅ›my również w stanie po- wtórzyć wszystkich korzystnych dziaÅ‚aÅ„, jeÅ›li sobie ich nie uÅ›wiadomimy. 30 Podstawy zarzÄ…dzania projektami Kolejne dziaÅ‚ania w kierowaniu projektem Wprawdzie okreÅ›lenie kolejnych dziaÅ‚aÅ„ skÅ‚adajÄ…cych siÄ™ na prowadzenie projektu jest Å‚atwe, ale realizacja tych dziaÅ‚aÅ„ wcale nie musi być taka prosta. DziaÅ‚ania te przedstawia mo- del pokazany na rysunku 1.4. Rysunek 1.4. Kolejne dziaÅ‚ania w kierowaniu projektem 31 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami Kolejne rozdziaÅ‚y tej książki bardziej szczegółowo oma- wiajÄ… realizacjÄ™ każdego z tych dziaÅ‚aÅ„. Póki co, ograniczy- my siÄ™ tylko do zwiÄ™zÅ‚ej ich charakterystyki. OKREÅšLENIE PROBLEMU Jak wspominaliÅ›my wczeÅ›niej, trzeba okreÅ›lić problem, któ- ry chcemy rozwiÄ…zać realizujÄ…c projekt. Przydatne okazuje siÄ™ tu wyobrażenie sobie koÅ„cowego rezultatu. Na czym bÄ™- dzie polegać jego niepowtarzalność? Co zobaczymy, usÅ‚y- szymy, posmakujemy, dotkniemy i powÄ…chamy? (JeÅ›li mamy do czynienia z czymÅ› niewymiernym, wykorzystajmy zmy- sÅ‚y). JakÄ… potrzebÄ™ klienta zaspokajamy za pomocÄ… projektu? WYPRACOWANIE OPCJI ROZWIZANIA Jak wiele jest różnych sposobów rozwiÄ…zania danego pro- blemu? Spróbujmy okreÅ›lić (samodzielnie lub wspólnie z ze- spoÅ‚em) rozmaite możliwoÅ›ci rozwiÄ…zania. Która z tych al- ternatyw naszym zdaniem najlepiej rozwiąże problem? Czy jest ona bardziej, czy mniej kosztowna niż inne możliwe do zrealizowania opcje? Czy doprowadzi ona do caÅ‚kowitego, czy tylko częściowego rozwiÄ…zania? ZAPLANOWANIE PROJEKTU Planowanie to odpowiadanie na pytania co trzeba zrobić, kto ma to zrobić, za ile, jak, kiedy itd. Naturalnie odpowia- danie na te pytania czÄ™sto wymaga daru przewidywania przyszÅ‚oÅ›ci. Bardziej szczegółowo omówimy te kroki w roz- dziaÅ‚ach od drugiego do czwartego. REALIZACJA PLANU To oczywiste. Kiedy naszkicujemy plan, trzeba go zrealizo- wać. Co ciekawe, czasem okazuje siÄ™, że ludzie wkÅ‚adajÄ… mnóstwo pracy w opracowanie planu, a pózniej go nie prze- strzegajÄ…. JeÅ›li nie przestrzega siÄ™ planu, to czy jest w ogóle sens planować? 32 Podstawy zarzÄ…dzania projektami MONITOROWANIE I KONTROLA WYKONANIA Plany opracowuje siÄ™ po to, by skutecznie osiÄ…gać koÅ„cowy rezultat. JeÅ›li nie monitoruje siÄ™ wykonania planu, nie moż- na być pewnym, czy nam siÄ™ uda. To tak, jakby mieć mapÄ™ drogowÄ… dojazdu do miejsca przeznaczenia i nie uważać w czasie jazdy na znaki drogowe. Naturalnie, jeÅ›li odkryje siÄ™ odchylenia od planu, trzeba zadać sobie pytanie, co trzeba zrobić, żeby przywrócić pro- jekt na wÅ‚aÅ›ciwe tory, albo jeÅ›li wydaje siÄ™ to niemożliwe jak zmodyfikować plan, żeby odzwierciedlaÅ‚ nowe oko- licznoÅ›ci. ZAKOCCZENIE PROJEKTU Kiedy dotrzemy do celu, projekt jest zakoÅ„czony, ale pozo- staje nam jeszcze jedno, ostatnie dziaÅ‚anie. Niektórzy nazy- wajÄ… je audytem, inni przeglÄ…dem powykonawczym. Jak zwaÅ‚, tak zwaÅ‚, chodzi o to, by wyciÄ…gnąć pewne nauki z tego, co wÅ‚aÅ›nie zrobiliÅ›my. Warto zwrócić uwagÄ™ na spo- sób formuÅ‚owania pytaÅ„. Co zrobiliÅ›my dobrze? Co powin- no siÄ™ poprawić? Czego jeszcze siÄ™ nauczyliÅ›my? Zawsze można poprawić to, co zrobiliÅ›my. Jednakże pytanie o to, co zrobiliÅ›my zle, może sprawić, że ludzie zamknÄ… siÄ™ w sobie i mniej chÄ™tnie podzielÄ… siÄ™ swoimi spostrzeżeniami. Dla- tego powinniÅ›my skupiać siÄ™ raczej na ulepszeniach niż na szukaniu winnych. Wrócimy jeszcze do tej kwestii. The Project Management Body of Knowlegde (PMBOK®) Project Management Institute stara siÄ™ okreÅ›lić minimalny zakres wiedzy potrzebnej do skutecznego dziaÅ‚ania kierow- nika projektu. Obecnie PMI wskazuje dziewięć obszarów 33 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami wiedzy, które krótko podsumowujÄ™ poniżej. PeÅ‚nÄ… wersjÄ™ publikacji PMI można nabyć na stronie internetowej www. pmi.org3. A oto dziewięć obszarów wiedzy: 1. ZarzÄ…dzanie integracjÄ… projektu. Ten obszar wiedzy pozwala zadbać o prawidÅ‚owe zaplanowanie, realizacjÄ™ i kon- trolÄ™ projektu. Jego częściÄ… jest również zastosowanie formal- nej kontroli zmian projektu. 2. ZarzÄ…dzanie zakresem projektu. Zmiany zakresu pro- jektu sÄ… czÄ™sto czynnikami, które mogÄ… spowodować prze- rwanie projektu. ZarzÄ…dzanie zakresem obejmuje autoryzacjÄ™ prac4, opracowywanie deklaracji zakresu, która wyznacza granice projektu, podziaÅ‚ prac na Å‚atwiejsze w zarzÄ…dzaniu elementy, do których przypisane sÄ… produkty czÄ…stkowe, we- ryfikacjÄ™, czy zaplanowany zakres zostaÅ‚ zrealizowany, oraz wdrażanie procedur kontroli zmian zakresu. 3. ZarzÄ…dzanie czasem w projekcie. Moim zdaniem ta na- zwa jest odrobinÄ™ niefortunna, ponieważ może sugerować, że chodzi o wysiÅ‚ki poszczególnych osób dotyczÄ…ce zarzÄ…- dzania wÅ‚asnym czasem. W projektach dotyczy to opraco- wywania harmonogramu, który można zrealizować, a na- stÄ™pnie kontrolowania prac, by zapewnić, że tak faktycznie jest. Tak po prostu! 4. ZarzÄ…dzanie kosztami projektu. Tu z kolei chodzi do- kÅ‚adnie o to, czego można by siÄ™ spodziewać. Obszar wiedzy obejmuje szacowanie kosztu zasobów, w tym zasobów ludz- kich, sprzÄ™tu, materiałów oraz takich pozycji jak delegacje 3 WersjÄ™ polskÄ… PMBOK® Guide Kompendium wiedzy o zarzÄ…dzaniu projektami można nabyć na stronie internetowej wydawcy www. mtdc.pl przyp. tÅ‚um. 4 Mowa tu o systemie zatwierdzania rozpoczÄ™cia poszczególnych prac przyp. tÅ‚um. 34 Podstawy zarzÄ…dzania projektami i inne czynniki wspomagajÄ…ce. Po zakoÅ„czeniu procesu szacowania koszty sÄ… budżetowane i monitorowane tak, by utrzymywać projekt w ramach budżetu. 5. ZarzÄ…dzanie jakoÅ›ciÄ… w projekcie. Jak wspominaliÅ›my wczeÅ›niej, jednÄ… z przyczyn niepowodzeÅ„ w projektach jest tendencja do zaniedbywania lub rezygnowania z jakoÅ›ci w celu dotrzymania napiÄ™tych terminów realizacji. Nie na wiele siÄ™ zda, jeÅ›li zakoÅ„czymy projekt na czas tylko po to, by odkryć, że gotowy produkt nie dziaÅ‚a prawidÅ‚owo. Za- rzÄ…dzanie jakoÅ›ciÄ… w projekcie obejmuje zarówno zapewnia- nie jakoÅ›ci (planowanie pod kÄ…tem speÅ‚nienia wymagaÅ„), jak i kontrolÄ™ jakoÅ›ci (dziaÅ‚ania podejmowane w celu monitoro- wania wyników, by upewnić siÄ™, czy speÅ‚niajÄ… wymagania). 6. ZarzÄ…dzanie zasobami ludzkimi w projekcie. Bardzo czÄ™sto zaniedbuje siÄ™ zarzÄ…dzanie zasobami ludzkimi w projektach. Ten obszar wiedzy obejmuje ustalenie osób potrzebnych do wykonania zlecenia, okreÅ›lenie ich ról i obowiÄ…zków oraz struktury hierarchicznej, w jakiej bÄ™dÄ… funkcjonowali, pozyskanie tych ludzi, a nastÄ™pnie kiero- wanie nimi w trakcie realizacji projektu. 7. ZarzÄ…dzanie komunikacjÄ… w projekcie. Jak sugeruje nazwa tego obszaru wiedzy, zarzÄ…dzanie komunikacjÄ… obej- muje planowanie, realizacjÄ™ i kontrolÄ™ pozyskiwania i roz- prowadzania wszystkich informacji odpowiadajÄ…cych na po- trzeby wszystkich interesariuszy projektu. Informacje te obej- mujÄ… stan wykonania projektu, osiÄ…gniÄ™cia, zdarzenia, które mogÄ… wpÅ‚ynąć na innych interesariuszy lub projekty, itd. 8. ZarzÄ…dzanie ryzykiem w projekcie. ZarzÄ…dzanie ryzy- kiem to systematyczny proces identyfikacji, analizy i reago- wania na ryzyka w projekcie. Proces obejmuje zwiÄ™kszanie prawdopodobieÅ„stwa i skutków zdarzeÅ„ korzystnych oraz zmniejszanie prawdopodobieÅ„stwa i skutków zdarzeÅ„ nie- korzystnych dla celów projektu. 35 Ogólnie o zarzÄ…dzaniu projektami 9. ZarzÄ…dzanie zamówieniami w projekcie. Zamawianie potrzebnych w projekcie wyrobów i usÅ‚ug to logistyczny aspekt kierowania zleceniem. Obejmuje podejmowanie de- cyzji o tym, co trzeba zamówić, przygotowywanie zapytaÅ„ ofertowych lub cenowych, wybór dostawców, administro- wanie kontraktami i zamkniÄ™cie ich, kiedy prace zostanÄ… zakoÅ„czone. Co trzeba zapamiÄ™tać Projekt to jednorazowe, wielozadaniowe zlecenie o okreÅ›lo- nych terminach rozpoczÄ™cia i zakoÅ„czenia, dobrze sprecyzo- wanym zakresie prac, budżecie oraz tymczasowym zespole, który rozwiÄ…zuje siÄ™ po zakoÅ„czeniu zlecenia. Projekt to również problem przeznaczony do rozwiÄ…zania. ZarzÄ…dzanie projektami uÅ‚atwia planowanie, harmonogramo- wanie i kontrolÄ™ wszystkich dziaÅ‚aÅ„, które trzeba wykonać, aby osiÄ…gnąć cele projektu. Wszystkie projekty sÄ… ograniczone przez wymagania dotyczÄ…ce wydajnoÅ›ci, czasu, kosztów i zakresu. Tylko trzy z tych warto- Å›ci mogÄ… być narzucone zespół projektu musi mieć możli- wość okreÅ›lenia czwartej z nich. Projekty koÅ„czÄ… siÄ™ niepowodzeniem, ponieważ zespoÅ‚y zanie- dbujÄ… prawidÅ‚owe okreÅ›lenie rozwiÄ…zywanego problemu. Najważniejsze etapy projektu to: koncepcja, doprecyzowanie, planowanie, realizacja i kontrola oraz zakoÅ„czenie. 36 Podstawy zarzÄ…dzania projektami Pytania sprawdzajÄ…ce............................................ 1. ZarzÄ…dzanie projektami to nie tylko: a. Planowanie. b. Poprawki. c. Harmonogramowanie. d. Kontrola. 2. Problem zwiÄ…zany z pracujÄ…cym kierownikiem projektu polega na tym, że konflikt miÄ™dzy koniecznoÅ›ciÄ… wykonywania prac a kierowaniem zespoÅ‚em: a. Utrudnia wyznaczanie priorytetów. b. Sprawia, że przeÅ‚ożony kierownika projektu może uznać, iż celowo spowalnia on tempo pracy. c. Powoduje, że nigdy nie bÄ™dzie wystarczajÄ…co dużo czasu, by porzÄ…dnie wykonać oba dziaÅ‚ania. d. Zmusza do postawienia pracy na pierwszym miejscu, przez co może ucierpieć kierowanie zespoÅ‚em. 3. PMBOK to: a. OkreÅ›lony przez PMI kanon wiedzy, którÄ… powinni skutecznie stosować kierownicy projektu. b. Test administrowany przez PMI w ramach procesu certyfikacji kierowników projektu. c. Skrót szczególnego typu analizy ryzyka, podobnej do FMEA. d. Å»adne z powyższych. 4. Zakres projektu okreÅ›la: a. PoglÄ…d kierownika projektu na datÄ™ zakoÅ„czenia projektu. b. SkalÄ™ lub wielkość zlecenia. c. Jak czÄ™sto zmieniaÅ‚ siÄ™ projekt. d. Ograniczenia uprawnieÅ„ kierownika projektu.