ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT KSIGOWYCH Dr Ryszard Orliński ryszard_orlinski@poczta.onet.pl 1 Część I 2 Proces przetwarzania informacji w rachunkowości polega, przede wszystkim, na grupowaniu danych w różnych konfiguracjach w drodze zapisów na kontach 3 Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 4 Księga rachunkowa to zbiór kont dotyczących poszczególnych składników majątku i zródeł ich pochodzenia 5 Konto księgowe to podstawowe urządzenie księgowe służące do rejestrowania operacji gospodarczych. Konto księgowe to zbiór danych liczbowych o określonej treści ekonomicznej. 6 Konto księgowe - jest to urządzenie ewidencyjne, służące do grupowania jednorodnych operacji gospodarczych w celu odzwierciedlenia stanu i zmian określonego składnika aktywów, pasywów lub wyników działalności jednostki (kosztów, przychodów, strat i zysków nadzwyczajnych) 7 Elementy zapisu na koncie: 1. numer operacji 2. data dokonania operacji 3. rodzaj i numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu 4. krótka treść operacji 5. oznaczenie kont, których dotyczy operacja 6. kwota operacji 8 Dt Ct Wn Nazwa i symbol Ma 9 Wn (Dt) Ma (Ct) - Obciążenie konta - Uznanie konta - Zapisanie w ciężar konta - Zapisanie na dobro konta - Księgowanie po stronie Wn - Księgowanie po stronie Ma - Debetowanie konta - Kredytowanie konta 10 Wn KONTO AKTYWNE Ma Dt Ct Stan początkowy zmniejszenia zwiększenia Stan końcowy Suma obrotów Suma obrotów 11 Wn KONTO PASYWNE Ma Dt Ct Zmniejszenia Stan początkowy Zwiększenia Stan końcowy Suma obrotów Suma obrotów 12 Nazwa konta jest dostosowana do istoty ujmowanych na nim składników lub zjawisk gospodarczych np. środki trwałe, kasa, materiały itp. W praktyce każde konto jest opatrzone symbolem cyfrowym ułatwiającym jego identyfikację. Symbol konta wynika z planu kont 13 PLAN KONT O aktywa trwałe 1 środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe 2 rozrachunki i roszczenia 3 materiały i towary 4 koszty według rodzajów 5 koszty według typów działalności 6 produkty i rozliczenia międzyokresowe 7 przychody i koszty związane z ich osiąganiem 8 kapitały, rezerwy i wynik finansowy 14 BILANS OTWARCIA zestawienie aktywów i pasywów na dzień rozpoczęcia działalności ZAAOŻENIE KONTA - wpisanie jego nazwy, która określa jego treść ekonomiczną oraz symbolu cyfrowego nadanego w planie kont 15 OTWARCIE KONTA zaksięgowanie stanu początkowego z bilansu otwarcia, a jeżeli dany składnik nie występuje w bilansie otwarcia, to zaksięgowanie pierwszej związanej z nim operacji gospodarczej STAN POCZTKOWY (saldo początkowe) kwota przeniesiona z bilansu otwarcia 16 OBROTY KONTA zwiększenia lub zmniejszenia konta zapisane po jednej lub drugiej stronie konta STAN KOCCOWY (saldo końcowe) różnica zapisów na stronach konta 17 SUMA BILANSOWA to stan początkowy plus zwiększenia lub zmniejszenia i stan końcowy ZAMKNICIE KONTA jest to podsumowanie i uzgodnienie obrotów, stanu końcowego oraz sum bilansowych 18 BILANS ZAMKNICIA jest to zestawienie aktywów i pasywów na dzień zakończenia działalności ZASADA PODWÓJNEGO zapisu oznacza księgowanie na co najmniej dwóch kontach, po ich przeciwstawnych stronach i w tych samych kwotach 19 DEKRETACJA OPERACJI wskazanie kierunku księgowania operacji KORESPONDENCJA KONT współzależność zapisu księgowego 20 Część II 21 KONTA BILANSOWE tworzą zasadniczą grupę kont stosowanych w rachunkowości, salda tych kont umieszcza się w bilansie Dzielą się na konta: - aktywne, które występują wyłącznie w aktywach bilansu, - pasywne, które występują wyłącznie w pasywach bilansu, - aktywno pasywne, które mogą występować zarówno w aktywach, jak i pasywach bilansu (nawet jednocześnie po obu stronach, jeżeli występują dwa salda. 22 KONTA WYNIKOWE służą do ewidencji operacji związanych z kategoriami kosztów/strat nadzwyczajnych, przychodów/zysków nadzwyczajnych oraz wyniku finansowego. Konta wynikowe nie wykazują salda początkowego ani końcowego (oprócz wyniku finansowego, który jest również bilansowy) 23 KONTA POZABILANSOWE służą do ewidencji składników nie będących naszą własnością np. zapasy obce, środki trwałe dzierżawione, depozyty, środki trwałe w likwidacji itp., zapis na kontach ma charakter pojedynczy 24 KONTA KORYGUJCE służą do ewidencji informacji wydzielonych z konta zasadniczego, istnieją tylko w obecności kont zasadniczych, mają charakter niebilansowy np. umorzenie środków trwałych, odchylenia od cen itp. 25 KONTA ANALITYCZNE służą do ewidencji szczegółowej składników, stopień rozwinięcia analityki zależy od potrzeb informacyjnych użytkownika, zapis na kontach ma charakter powtórzony, przyjmuje się zasadę księgowania od syntetyki do najgłębszej analityki a zamykanie kont od najgłębszej analityki do syntetyki, suma sald kont analitycznych daje saldo konta syntetycznego 26 KONTA ROZLICZENIOWE służą do ewidencji operacji rozciągniętych w czasie, mogą być bilansowe lub niebilansowe, np. rozliczenie zakupu, rozliczenie kosztów rodzajowych, rozliczenia międzyokresowe kosztów, rozliczenie wyniku finansowego 27 Zestawienie obrotów i sald, jest to uporządkowany wykaz kont wraz z ich stanami początkowymi, obrotami oraz stanami końcowymi. 28 Zestawienie zawiera wykaz wszystkich kont syntetycznych, a w szczególności: " nazwę i symbol konta, " saldo początkowe, " obroty debetowe i kredytowe, " saldo końcowe. 29 Sporządzając zestawienie obrotów i sald należy: " wpisać nazwy i symbole kont oraz ich salda początkowe, " ustalić obroty na kontach i wpisać je do zestawienia obrotów i sald, " zsumować i uzgodnić łączne sumy sald debetowych i kredytowych, " obliczyć i wpisać salda końcowe poszczególnych kont, " zsumować i uzgodnić łączne sumy sald debetowych i kredytowych. 30 Jeżeli suma obrotów debetowych równa się sumie obrotów kredytowych oraz suma sald debetowych równa się sumie sald kredytowych to oznacza, że: " wszystkie księgowania zostały dokonane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, " księgowania są kompletne 31 Błędy księgowe mogą powstawać z następujących powodów: - niewłaściwie dokonanego zapisu księgowego, - pominięcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych - opóznienia zapisu księgowego 32 Zestawienie obrotów i sald ujawnia następujące błędy księgowe: - zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie - zaksięgowanie operacji na dwóch kontach lecz po tych samych stronach - zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, po przeciwstawnych stronach lecz w różnych kwotach 33 Zestawienie obrotów i sald nie ujawnia następujących błędów księgowych: - pominięcia operacji gospodarczej - dwukrotnego zaksięgowanie tej samej operacji - zaksięgowania operacji w kwocie innej niż w dokumencie - zaksięgowania operacji na dwóch kontach, w poprawnej kwocie lecz dokładnie odwrotnych stronach 34 Usunięcie błędu musi być dokonane bez naruszenia mocy dowodowej ksiąg rachunkowych. Niedopuszczalne jest wymazywanie, wyskrobywanie czy wywabianie błędów księgowych lub dokonywanie przeróbek. Podczas usuwania błędów księgowych należy przestrzegać obowiązujących zasad ich poprawiania 35 Błędy ujawnione przed zamknięciem miesiąca poprawia się poprzez skreślenie błędnego zapisu, zamieszczenie zapisu prawidłowego, opatrując go podpisem osoby upoważnionej oraz datą dokonania poprawki. Błędy księgowe ujawnione po sporządzeniu zestawie kontrolnych poprawiane są za pomocą storna 36 Pod pojęcie storna rozumie się sposób poprawiania błędów księgowych polegający na usunięciu ich wpływu na saldo końcowe konta, a w niektórych przypadkach także na obroty konta 37 Storno czarne jest to korekta błędu księgowego kwotą dodatnią zapisaną po przeciwnych stronach konta w stosunku do zapisu błędnego Storno czarne sztucznie zwiększa obroty na koncie i nie powinno być stosowane dla kont na których obowiązuje zasada czystości obrotów 38 Storno czerwone jest to korekta błędnego zapisu kwotą ujemną zapisaną po tych samych stronach co i zapis błędny. Nie wolno mieszać storn 39 Literatura " Gierusz B., Podręcznik samodzielnej nauki księgowania; Gdańsk 2005 r. ODDK. " Kołaczyk Z., Rachunkowość finansowa; Poznań 2003 r., Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. " Podstawy rachunkowości, pod red. S.Sojak, J.Stankiewicz, TNOIK, Toruń 2003 " Rachunkowość finansowa. Praca zbiorowa pod redakcją K. Sawickiego, Warszawa 2006 r. ,PWE. " Rachunkowość - zasady prowadzenia po wejściu do Unii Europejskiej Cz. I, praca zbiorowa pod redakcją T. Kiziukiewicz, Wrocław 2005 r., Wydawnictwo Ekspert. " Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa w małych firmach. Praca zbiorowa pod redakcją T.Kiziukiewicz, Wrocław 2003 r., Wydawnictwo Ekspert. 40 DZIKUJ ZA UWAG ! 41