10 Rachunkowość dla każdego www.gazetapodatkowa.pl
Jak sprawdzać dowody księgowe?
O tym, jakie warunki powinny spełniać dowody księgowe kwalifikowane do ujęcia Przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa
w księgach rachunkowych, mówi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów
nr 76, poz. 694 ze zm.). Dowody księgowe powinny być: księgowych. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
- rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem
- kompletne, tj. zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, zastępczym, podpisy osób, o których mowa w pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapew-
- wolne od błędów rachunkowych. niającymi ustalenie tych osób.
Przepis ten wyznacza trzy kierunki kontroli dowodów księgowych  pod względem mery- Kontrola formalno-prawna obejmuje też sprawdzenie, czy dokument jest czytelny
torycznym, formalnym i rachunkowym. Zatem aby mieć pewność, że księgowany dokument i staranny oraz czy nie wykazuje śladów poprawek. Pamiętajmy, że niedopuszczalne jest
jest niewadliwy, należy przeprowadzić kontrolę w tym zakresie przed wprowadzeniem go dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach
do ksiąg. z
ródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować generalnie jedynie przez
Kontrola merytoryczna (rzeczowa) polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy do- wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze sto-
kumentuje faktyczny obraz operacji gospodarczej. Dokument, który ma stanowić podstawę sownym uzasadnieniem. Przykładowo, w sytuacji stwierdzenia błędu w fakturze otrzymanej
zapisu w księgach, należy więc sprawdzić pod względem poprawności określenia stron, od kontrahenta dotyczącego stawki podatku VAT, podstawą korekty jest faktura korygująca
przedmiotu i nazwy operacji gospodarczej oraz ich symboliki klasyfikacyjnej (np. staty- wystawiona przez kontrahenta zawierająca sprostowanie tego błędu. Natomiast błędy w do-
stycznej czy wewnątrzzakładowej). Zazwyczaj na okoliczność przeprowadzenia kontroli wodach wewnętrznych poprawia się co do zasady przez skreślenie błędnej treści lub kwoty,
merytorycznej na sprawdzanym dokumencie zamieszcza się opis zdarzenia gospodarczego z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty
 na tyle wyczerpujący, by umożliwić póz
niejsze prawidłowe zadekretowanie tego dokumentu poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
(np. do kosztów odpowiedniego wydziału czy też do kosztów budowy środka trwałego). Kontrola rachunkowa jest dopełnieniem kontroli merytorycznej i formalnej. Polega ona
Kontrola merytoryczna obejmuje również sprawdzenie zasadności dokumentowanych zdarzeń na sprawdzeniu poprawności danych liczbowych zamieszczonych na dowodzie księgowym.
oraz ich zgodności z treścią zawartych umów bądz
decyzjami podjętymi przez uprawnione Chodzi tu więc o dokonanie obliczeń matematycznych w celu weryfikacji wyników (sum,
osoby. Weryfikacji podlega ilość i wartość poszczególnych operacji (wysokość cen, marży, iloczynów, ilorazów itp.) zamieszczonych na dowodzie. Sprawdza się też poprawność wyliczeń
opustów itp.), a także inne informacje zamieszczone na dokumencie dotyczące przykładowo podatków, składek ZUS, odsetek itp. zgodnie z obowiązującymi w danym okresie zasadami.
sposobów i terminów płatności, rachunków bankowych, transportu. Dowód księgowy, jak wskazano wyżej, powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia
Kontroli merytorycznej dokonuje zazwyczaj kierownik jednostki lub kierownik komórki dowodu i podpis osoby sprawdzającej. Czy jednak w każdym przypadku istnieje obowiązek
organizacyjnej odpowiedzialnej za dokonanie danej operacji gospodarczej. Do przeprowa- opatrzenia dowodu takim podpisem? Otóż jeżeli inna osoba kwalifikuje dowód do ujęcia,
dzenia tej kontroli wymagana jest bowiem wiedza znacznie wykraczająca poza kompetencje a inna sprawdza go pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, to na dowo-
i wiedzę posiadane przez pracowników księgowości. dzie powinien się znalez
ć podpis osoby kontrolującej poprawność dowodu. Jednakże zwróćmy
Natomiast kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje już główny księgowy bądz
upo- uwagę, iż ze stosowanej w jednostce techniki dokumentowania zapisów księgowych może
ważniony pracownik działu księgowości. wynikać, że dowód został uprzednio sprawdzony. W takim przypadku można nie zamieszczać
Kontrola formalna (formalno-prawna) polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy na dowodzie dodatkowego potwierdzenia jego sprawdzenia (dotyczy to np. wystawianych
jest poprawnym i legalnym dokumentem w świetle przepisów prawnych (m.in. księgowych, w jednostce faktur sprzedaży VAT).
podatkowych, gospodarczych) oraz przepisów szczególnych (np. wewnątrzzakładowych in- Szczegółowe zasady dokumentowania poszczególnych operacji gospodarczych
strukcji i regulaminów). Sprawdza się czy dokument spełnia wymogi formalne, tj. czy zawiera z uwzględnieniem potrzeby kontroli wewnętrznej powinny zostać zamieszczone w we-
kompletne dane, czy jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, czy został wnętrznej instrukcji obiegu dokumentów opracowanej przez jednostkę we własnym
wystawiony przez uprawnioną osobę i zawiera podpisy osób upoważnionych do zatwier- zakresie i zatwierdzonej przez kierownika jednostki. W instrukcji tej określa się:
dzania dowodów księgowych. Dowód księgowy  w myśl art. 21 ustawy o rachunkowości - dowody sporządzane w celu dokumentowania poszczególnych operacji, wzory tych do-
 powinien zawierać co najmniej: wodów,
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - dowody lub egzemplarze dowodów, które będą podstawą zapisu w księgach, jeżeli jedną
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowo-
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, du,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą  także datę - osoby upoważnione do sporządzania i podpisywania dowodów, wzory podpisów tych
sporządzenia dowodu, osób,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki - osoby uprawnione do kontroli dowodów pod względem merytorycznym, formalnym
aktywów, i rachunkowym,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunko- - terminy przekazywania dowodów do komórki księgowości i osoby odpowiedzialne
wych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych za przestrzeganie tych terminów.
(dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dorota Przybyszewska
- Ma konto 30  Rozliczenie zakupu lub konto 21  Rozrachunki z dostawcami .
Zapis taki powoduje, że w kosztach bilansowych uwzględnia się wartość materiałów,
które nie spowodowały jeszcze przychodu w jednostce (nie zostały zużyte). Natomiast
w myśl zasady memoriału w księgach jednostki należy ująć wszystkie obciążające ją
koszty związane z przychodami dotyczące danego okresu sprawozdawczego. Dlatego
Odpisywanie materiałów w koszty w momencie zakupu
też nie póz
niej niż na dzień bilansowy ustawa o rachunkowości nakazuje urealnić koszty
Czy jest możliwe, by materiały były odpisywane w koszty w momencie zakupu,
zużycia materiałów poprzez dokonanie ich korekty.
a koszty były korygowane na koniec każdego miesiąca poprzez inwentaryzację,
Jednak ustawy o podatku dochodowym nie przewidują możliwości stosowania takiego
natomiast dla wyrobów gotowych i towarów były prowadzone magazyny i pełna
rozwiązania. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami danego
ewidencja? Czy trzeba stosować jednolite zasady, tzn. albo prowadzę magazyny,
okresu uwzględnia się w rozliczeniu podatkowym za okres, w którym zostały osiągnięte
albo nie? Przy takiej produkcji jaką prowadzi firma, prowadzenie magazynów dla odpowiadające im przychody. Ponieważ zaś, co do zasady, podatnicy ustalają zaliczki
materiałów byłoby ogromnie pracochłonne. [pytanie nr 122516] na podatek dochodowy co miesiąc  z kosztów podatkowych muszą wyłączać war-
tość zaliczonych do kosztów bilansowych, lecz niezużytych materiałów  zarówno
komentarze uczestników forum
na koniec roku, jak i na koniec każdego miesiąca. Powoduje to konieczność ustalania
komentarz 1:
co miesiąc i ujmowania w księgach rachunkowych stanu zapasu niezużytych materiałów,
Tak, musisz tylko zapisać to w polityce rachunkowości.
gdyż podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić je w sposób za-
komentarz 2:
pewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości
Przy takim księgowaniu jednostka może czy musi przeprowadzać inwentaryzację na koniec
należnego podatku za rok podatkowy.
każdego miesiąca? Czy nie wystarczy przeprowadzić spis z natury raz na koniec roku?
Zauważmy, że jest to dopuszczalne w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, gdyż
komentarz 3:
korekta w księgach rachunkowych ma być dokonana nie póz
niej niż na dzień bilansowy,
Do komentarza 2  bilansowo inwentaryzacja wystarczy raz na rok, ale ponieważ po-
a więc nie ma przeszkód ku temu, by w miarę potrzeby była dokonywana częściej.
datek płacimy miesięcznie, to dla celów tego podatku miesięczna inwentaryzacja jest
Najczęściej ustalenia stanu materiałów odpisanych w koszty, lecz niezużytych, do-
niezbędna.
konuje się drogą spisu z natury  zatem komentarz 3 też jest właściwy. Trzeba przy tym
odpowiedz
redaktora zwrócić uwagę na fakt, że przepis art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości nie mówi, iż
Generalnie rozstrzygnięcia tej dyskusji są poprawne, wymagają jedynie uzupełnienia. do ustalenia stanu i wyceny tych składników konieczny jest ich spis z natury. Bywa tak, że
Kierownik jednostki może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty wartości materia- jednostki w celu zachowania kontroli nad stanem zapasów i obrotem prowadzą ewidencję
łów na dzień ich zakupu, połączonym z ustalaniem stanu tych materiałów i jego wyceny ilościową składników odpisywanych bezpośrednio w koszty na podstawie dokumentów
oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie póz
niej niż na dzień bilansowy. Decyzję przychodu i rozchodu. W takim przypadku ustalenie stanu zapasów na koniec miesiąca
w tej sprawie kierownik podejmuje uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup może nastąpić na podstawie ewidencji ilościowej materiałów bez konieczności sporządzania
rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę. Wynika to spisu z natury  pod warunkiem wszakże, że ewidencja ta zapewnia wiarygodne ustalenie
z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. stanu ilościowego. Spis z natury mimo prowadzenia ewidencji ilościowej powinien jednak
Odpisywanie w koszty zamiast obejmowanie ewidencją magazynową może być więc nastąpić na dzień bilansowy (w ostatnim dniu roku obrotowego)  co nakazuje art. 26 ust. 3
rozpatrywane dla poszczególnych grup aktywów  np. tylko dla materiałów. Zawsze pkt 1 ustawy o rachunkowości.
przy tym należy mieć na uwadze, by zastosowane uproszczenie w ewidencji nie stało Korekta kosztów zużycia materiałów o ustalony stan zapasów materiałów na koniec
w sprzeczności z zasadą istotności, określoną w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. miesiąca może przebiegać zapisem:
Należy bowiem zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości jednostki wszystkich zdarzeń - Wn konto 31  Materiały ,
istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. - Ma konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto
Jeżeli zatem kierownik uzna, że odpisywanie materiałów w koszty w momencie ich zespołu 5.
zakupu nie powoduje istotnego zakłócenia obrazu sytuacji jednostki, może postanowić W pierwszym dniu następnego miesiąca materiały mogłyby być znów odpisywane
o stosowaniu takiej uproszczonej ewidencji w odniesieniu do tych składników ma- w koszty i na koniec następnego miesiąca ponownie ujmowane na koncie 31.
jątkowych. Oczywiście taką decyzję należy w formie pisemnej przedstawić w zasadach Dodajmy na koniec, że obowiązek przeprowadzania comiesięcznej korekty kosztów
(polityce) rachunkowości jednostki, jak też to wskazano w komentarzu 1. zużycia materiałów nie wystąpi, jeżeli jednostka skorzysta z możliwości wpłacania zaliczek
Odpisywanie w koszty materiałów sprowadza się do księgowania w momencie przy- miesięcznych w uproszczonej formie określonej w art. 44 ust. 6b ustawy o pdof (Dz. U.
jęcia dostawy: z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) oraz odpowiednio art. 25 ust. 6 ustawy o pdop (Dz. U.
- Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).
zespołu 5,
Gazeta Podatkowa nr 66 " 16.08.2007 r.