METODYKA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI PRINCE2

GENEZA



powstała w Wielkiej Brytanii



oparta na wcześniejszej metodyce PROMPTII



W 1989 roku metodyka PROMPTII została zastąpiona metodyką PRINCE, której nazwa to akronim od „PRojects IN

Controlled Environments”, czyli „projekty w sterowalnych środowiskach”.



W roku 1996 powstała zmodyfikowana wersja tej metodyki pod nazwą PRINCE2™, dostosowana do potrzeb różnych

projektów, nie tylko informatycznych.

Do projektów można więc zaliczyć budowę piramid egipskich i słynnych katedr, ale także wdrożenie systemu
informatycznego i zorganizowanie koncertu dla kilkuset tysięcy widzów. Skoro tak, to dlaczego dopiero od około dwudziestu

lat zaczęto przywiązywać znacznie więcej uwagi do metodycznego zarządzania projektami?

Trudno jest znaleźć projekt, w odniesieniu do którego powyższe pytania nie mają sensu. A wręcz przeciwnie, można wskazać
wiele projektów zakończonych niepowodzeniem, gdyż w odpowiednim czasie nie postawiono takich pytań, lub rozpoczęto ich

realizację nie znając odpowiedzi na niektóre z nich. Formułowanie takich pytań i odpowiadanie na nie w określonej kolejności

to nic innego, jak część metodyki zarządzania projektami.

-SKOŃCZONY CYKL ŻYCIA - Projekt jest strukturą tymczasową, która po ukończeniu pracy ulega rozwiązaniu
-DOBÓR ZESTAWU DZIAŁAŃ - Definiując najpierw produkty, a następnie określając działania niezbędne do ich
wytworzenia lub uzyskania gwarantowane jest, że wszystkie prace i działania są podporządkowane produktowi
-WYSTĘPOWANIE OKREŚLONEGO ZESTAWU PRODUKTÓW LUB USŁUG - PRINE2 skupia się na określeniu produktów,
które mają powstać w wyniku realizacji projektu i w ten sposób określają jego zakres
-ZDEFINIOWANA ILOŚĆ ZASOBÓW - Zawsze występują zasoby, które stanowią jednocześnie ograniczenia projektu; są
nimi: czas, koszty, materiały, jakość, specjaliści, standardy.
-STRUKTURA ORGANIZACYJNA - czyli zespół zarządzania projektem, który tworzy się na czas określony

PROCESY

1. Strategiczne zarządzanie projektem (ZS) – Directing a project (DP)
2. Planowanie (PL) – Planning (PL)
3. Uruchamianie Projektu/Przygotowanie Założeń Projektu (PP) – Starting up a project (SU)
4. Inicjowanie projektu (IP) – Initiating a project (IP)
5. Sterowanie Etapem (SE) – Controlling a stage (CS)
6. Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów (WP) – Managing product delivery (MP)
7. Zarządzanie Zakresem Etapu (ZE) – Managing stage boundaries (SB)
8. Zamykanie Projektu (ZP) – Closing a project (CP)

Każdy z tych procesów dodatkowo opisany jest szeregiem podprocesów, które wraz ze wzajemnymi powiązaniami określają

sposób postępowania w konkretnych sytuacjach związanych z zarządzaniem projektem.

 Przygotowanie założeń projektu (PP) - Ustalenie celów i formuły realizacyjnej, stworzenie zespołu zarządzania

projektem; plany procesu konstruowania projektu

 Konstruowanie projektu (IP) - Plany całego projektu (produkty, działania, zasoby, jakość), ustalenie

uzasadnienia biznesowego i zagrożeń

 Strategiczne decyzje projektu (ZS) - Zatwierdzenie dalszego prowadzenia prac oraz przyznawania zasobów.

Decyzja o rozpoczęciu konstruowania projektu i o zamknięciu projektu. Najwyższe zwierzchnictwo projektu jest
odpowiedzialne za jego powodzenie

 Sterowanie etapem (SE) - Podstawowy proces zarządzania projektem to autoryzacja prac nad tworzeniem

produktów, zbieranie danych o realizacji, ocenianie postępu i składanie sprawozdań strategicznemu kierownictwu
projektu. Zapisywanie proponowanych zmian i błędów, a w razie potrzeby informowanie o nich kierownictwa
organizacji

 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (WP) - Tworzenie produktów projektu, składanie sprawozdań ze stanu

zaawansowania szefowi projektu. Ocena jakości i dostarczanie produktów.

 Zarządzanie zakresem etapu (ZE) - Składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania bieżącego etapu

zarządczego oraz jego wpływu na ogólny plan projektu i uzasadnienie biznesowe. Planowanie kolejnego etapu
(produktów, działań i zasobów)

 Zamykanie projektu (ZP) - Przygotowanie do zamknięcia projektu w uporządkowany sposób. Przygotowanie

oceny ewaluacyjnej oraz działań następczych. Planowanie przeglądu powdrożeniowego. Przyjęcie przez klienta -
podpisanie protokołu.

 Planowanie (PL) - Opracowywanie planów (stosowane we wszystkich procesach).

KOMPONENTY

 Etapy - Etapy zarządcze stanowią podstawowe narzędzie sterowania projektem przez komitet sterujący i są głównie

stosowane przy podejmowaniu strategicznych decyzji projektu dotyczących ponoszonych wydatków. Etapy
techniczne mogą się nakładać i przebiegać równolegle, natomiast etapy zarządcze - nie. Podstawowe procesy
zarządzania korzystają z etapów w planowaniu i kontrolowaniu projektu

 Struktura organizacyjna - Struktura organizacyjna definiuje role i odpowiedzialności osób zarządzających i

realizujących projekt. Stosowane w procesie przygotowania założeń projektu, kiedy zwierzchnicy projektu i jego szef
są wyznaczani w ramach pierwszego podprocesu. Zespół zarządzania projektem jest weryfikowany na końcu
każdego etapu zarządczego.

 Planowanie - Wszystkie procesy korzystają z planowania. Konstruowanie projektu jest planowane w trakcie

przygotowywania założeń projektu, plan projektu jest przygotowywany w ramach procesu konstruowania projektu,
plany etapów są opracowywane w ramach procesu zarządzania zakresem etapu.

strategicznych

 Sterowanie - Elementy sterowania mają zapewnić, że projekt jest prowadzony zgodnie z planem i uzasadnieniem

biznesowym. PRINCE2 stosuje metodę zwaną 'management by exception' (zarządzanie przez naprawę),
która angażuje Komitet Sterujący tylko wtedy kiedy pojawia się odchylenie wskazujące na możliwość wykroczenia
projektu poza ramy określone tolerancją i uzasadnieniem biznesowym. Cała odpowiedzialność za bieżące
zarządzanie projektem oraz podejmowanie decyzji zmierzających do realizacji zadań projektowych zgodnie z planem
spoczywa na Kierowniku Projektu.

 Zarządzanie ryzykiem - Każdy projekt z uwagi na niepowtarzalność parametrów realizacyjnych oraz zmiany w

otoczeniu biznesowym musi brać pod uwagę możliwość wystąpienia zdarzeń nieplanowanych mogących mieć istotny
wpływ na sposób jego realizacji. Ryzyko to niepewność wyniku. Zarządzanie ryzykiem polega na utrzymywaniu
ryzyka w akceptowalnych granicach w sposób efektywny i racjonalny kosztowo.

 Jakość w projekcie - Celem projektu jest wytworzenie produktów, zgodnych z ich przeznaczeniem,

zaspokajających potrzeby oraz oczekiwania jakościowe klienta. Oczekiwania jakościowe są określone w Zleceniu
Projektu, Założeniach Projektu oraz Dokumencie Inicjującym Projekt.

Jakość produktów, jakie powstają w projekcie PRINCE2, osiągnięta musi być poprzez podwójną - obiektywną - kontrolę.
Obiektywizm tej kontroli polega na wykluczeniu z jej przebiegu zarówno Kierownika Projektu jak wytwórców produktów.
Sprawowana jest przez strukturę niezależnych testerów oraz przez nadzór projektu.

 Zarządzanie konfiguracją - Zarządzanie konfiguracją zajmuje się kontrolowaniem wszystkich produktów projektu.

Konfiguracja to zbiór logicznie powiązanych produktów, które muszą być traktowane i zarządzane jako złożona
całość uwzględniająca zależności pomiędzy wersjami części składowych i ich statusami.

Zarządzanie konfiguracją musi zapewnić:

1. Mechanizmy zarządzania, śledzenia i utrzymywania kontroli nad wszystkimi produktami projektu.
2. Pewne i bezpieczne przechowywanie każdego produktu.
3. Możliwość wyboru składników, które zawierać będzie ukończony, funkcjonujący produkt. Zakłada to oddanie

gotowego produktu wraz z jego uaktualnieniami.

4. System rejestrowania, śledzenia i dokumentowania wszystkich zagadnień projektowych.

 Sterowanie zmianami - Zarządzanie propozycjami zmian jest istotnym aspektem zarządzania projektem.

Propozycje te są zapisywane i zarządzane w procesie sterowania etapem.

Rodzaje zmian

1. wniosek o wprowadzenie zmiany (koszt pokrywa klient)
2. odstępstwo (koszt naprawy pokrywa dostawca)
3. ustępstwo (brak działań korygujących)

TECHNIKI

 Planowanie zorientowane na produkty - PRINCE2 stosuje planowanie oparte na produktach nie zaś oparte na

działaniach. Polega to na tym, że PRINCE2 planuje i mierzy postęp projektu realizacją poszczególnych precyzyjnie
zdefiniowanych produktów a nie subiektywnie mierzonych działań.

 Technika oceny jakości - PRINCE2 wymaga aby produkty podlegały przeglądowi jakości. Zadaniem przeglądów

jakości jest określenie czy produkt spełnia kryteria jakości określone w Opisie Produktu tzn. czy nie zawiera błędów,
braków lub innych niezgodności.

 Sterowanie zmianami - Każdy projekt musi mieć możliwość wprowadzania zmian wymaganych przez klienta lub

innych uczestników projektu. Wszystkie sugerowane zmiany, odnalezione błędy i odchylenia od przyjętej specyfikacji
muszą być udokumentowane jako problemy projektu, zarejestrowane, przeanalizowane pod względem wpływu
technicznego, użytkowego i biznesowego, natomiast na końcu trzeba podjąć decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu
problemu.