Jarocin

Przedmiot: Zarządzanie informacją w administracji

dr inż. Jan ZYCH

Systematyka zarządzania

informacją w administracji.

24 /10/2009 Akademia Morska w Gdyni

Pierwsze opracowania teoretyczne na temat ZIwA
pojawiły się na początku XX wieku.

Wraz z rozwojem cywilizacji doskonaliły i rozwijały
się badania nad procesami związanymi z

działaniami

zespołowymi

.

Jednocześnie rozwijała się dynamicznie:

• matematyka,
• teoria systemów,
• psychologia,
• socjologia
• etc.

Wystąpiło

zjawisko wzajemnego przenikania

się problema-

tyki dotyczącej ZIwA z dociekaniami innych obszarów
naukowych.

24 /10/2009 Akademia Morska w Gdyni

Na współczesnym etapie rozwoju ZIwA istnieje konieczność
dokonania

systematyki pojęć

związanych bezpośrednio

i pośrednio z ZIwA.


Znajomość praw organizacji i zasad zarządzania w kon-
teście ZIwA powinna stanowić

bazę

w jaką jest wyposażony

każdy student kończący kierunek Administracja
elektroniczna w WWSHE.

24 /10/2009 Akademia Morska w Gdyni

Obszarem zainteresowania przedmiotu ZIwA są
organizacje identyfikowane w administracji i zachodzące
w nich procesy, w szczególności dotyczące:

•gromadzenia,
•przetwarzania,
•dystrybuowania,
•zarządzania

informacją.

W procesach tych identyfikujemy:

• ludzi
• zasoby materialne
• i informację.

Rozpatrujemy je z punktu widzenia:

celowości,

sprawności, efektywności i bezpieczeństwa

.

Istota przedmiotu ZIwA

24 /10/2009 Akademia Morska w Gdyni

Przedmiot ZIwA dąży do poznania i objaśnienia świata
organizacji oraz poszukuje uogólnień, dotyczących
prawidłowości i zasad wg których funkcjonuje administra-
cja.

Są to główne cele poznawcze, które osiągane są przez
realizację funkcji metodologicznej przejawiającej się w me-
todach badawczych:

•diagnostycznych

(rozpoznawanie stanu badanej orga-

nizacji, procesu, obiektu)

•opisowych

(opis organizacji, procesów, obiektów)

•eksplanacyjnych

(wyjaśnianie i funkcje prognostyczne)

Istota przedmiotu ZIwA

24 /10/2009 Akademia Morska w Gdyni

W praktyce przedmiot ZIwA:

• systematyzuje wiedzę w zakresie przedmiotu badań nauki
o organizacji i zarządzaniu,
• inspiruje teoretyków oraz praktyków do racjonalizacji
działań badawczych i praktycznych
• wprowadzaniu postępu organizacyjnego
• stymuluje działania proefektywnościowe

Istota przedmiotu ZIwA

24 /10/2009 Akademia Morska w Gdyni

Przedmiot ZIwA ma

rozbudowaną strukturę wewnętrzną.

Ze względu na obiekt badań, obszar zainteresowań

pokry-

wa się z wieloma innymi naukami społecznymi

.

W tym sensie przedmiot ZIwA ma

interdyscyplinarny

wy-

miar.

Istota przedmiotu ZIwA

ZIwA

Ogólna teoria systemów (element, struktura, relacja, model)
Matematyka
Cybernetyka (sterowanie, sprężenie zwrotne, regulacja, układ)
Teoria informacji
Nauki techniczne

Prakseologia (teoria sprawnego działania, sprawność)
Statystyka (rozkład)
Informatyka

Prawo
Ekonomia (sposoby rozdziału (alokacji)) / macro / mikro

Socjologia (grupa formalna/nieformalna)
Ergonomia (przyjazny)

Psychologia (kwalifikacje miękkie)
Nauki o bezpieczeństwie (strategia, operacja, taktyka)
…

Istota przedmiotu ZIwA

ZIwA ciągle się rozwija adoptując kolejne obszary:

•Systemowa teoria organizacji

(bada organizację jako

system społeczny, stosuje iteracyjny sposób analizy. Składa
się nań zazwyczaj:

• sformułowanie problemu
•określenie celów
•zebranie danych
•zarysowanie alternatyw działania
• budowa modeli
•porównanie kosztów z efektami
•analiza wrażliwości
•ponowne określenie celów i nowych alternastyw
•itd..

Istota przedmiotu ZIwA

•Psychologia organizacji

(bada zachowania człowieka w

organizacji w relacji do innych ludzi i grup społecznych, a
także do celów i zadań organizacji , jej struktur i elementów
oraz norm, wykładni prawnej i innych warunków
brzegowych działania)

•Socjologiczna teoria organizacji

(bada socjologię

wewnątrzorganizacyjnych procesów oraz socjologię
stosunków międzyorganizacyjnych)

• Techniki organizatorskie

(rejestruje i wartościuje oraz

normuje procesy informacyjne)

Istota przedmiotu ZIwA

•Badania operacyjne

(matematyczne sposoby rozwiązywania

problemów, które dają się skwantyfikować)

•Prakseologiczna teoria organizacji

(funkcjonowanie

zespołów ludzkich z punktu widzenia ich sprawności)

• Podejście sytuacyjne / metody scenariuszowe

(dostosowanie metody do sytuacji, warunków wewnętrznych i
otoczenia)

Istota przedmiotu ZIwA

•Działania kierownicze -

szeroko

(opierają się na ustalonej

metodami naukowymi wiedzy o zależnościach przyczynowo-
skutkowych działań ludzi i techniki. Celem tych działań jest
osiągnięcie najwyższego wyniku użytecznego przy
najmniejszym nakładzie sił i środków, potrzebnych do
osiągnęcia tego skutku)

• Kierowanie –

wąsko

(proces podejmowania decyzji

pewnego szczebla organizacyjnego, jest to proces definicyjnie
zastrzeżony dla nominalnych zwierzchników i dozoru)

Kierowanie, dowodzenie, zarządzanie

•Kierowanie

•Instytucjonalne

•Funkcjonalne

•Instytucjonalne

(działanie przełożonego, kierownika,

dowódcy, szefa, dyrektora), które powoduje zachowanie u
podwładnego zgodnie z ustalonym zamiarem.

•Podmiot kierujący
•Przedmiot kierowany (podwładny, pojazd)
•Zachodzące między nimi sprzężenia

Kierowanie, dowodzenie, zarządzanie

•Funkcjonalne

(wykonanie określonych czynności

niezbędnych do realizacji celów i zadań organizacji)

•Planowanie
•Koordynowanie
•Pobudzanie
•kontrolowanie

Kierowanie, dowodzenie, zarządzanie

•Dowodzenie

(w strukturach militarnych podstawowa forma

kierowania). Dowodzenie polega na stosowaniu władzy
bezpośredniej w stosunku do podległych jednostek
organizacyjnych, żołnierzy, zaś zarządzanie na stosowaniu
władzy funkcjonalnej.

• Zarządzanie zabezpiecza wykonanie decyzji podjętych przez
dowódcę.

•W strukturach militarnych zarządzanie jest pomocniczą
funkcją kierowania).

Kierowanie, dowodzenie, zarządzanie

•Zarówno dowodzenie jak i zarządzanie realizowane jest
przez:

•Rozkazywanie (wydawanie poleceń do bezwzględnego,
terminowego i dokładnego wykonania)

•Komenderowanie (to rozkazywanie za pomocą
regulaminów, instrukcji, które powinny być natychmiast,
jednakowo i jednocześnie)

•Sterowanie (kierowanie urządzeniami technicznymi lub/i
procesami technologicznymi

•Bezpośrednio
•Pośrednio

•zautomatyzowany sposób,
• automatyczny)

Kierowanie, dowodzenie, zarządzanie

Prawo podziału pracy

(podział na czynności najprostsze

implikuje to specjalizację , a to implikuje zwiększony skutek
użyteczności pod względem ilości i jakości)

Prawo koncentracji

(skupienie w czasie i przestrzeni środki

do wykonania jednorodnych funkcji implikuje to najlepszy
efekt działania)

Prawo optymalizacji działalności

(zwiększając wysiłek

uzyskuje się max lokalne, dalsze zwiększanie powoduje że
skutek użyteczny maleje)

Prawo harmonii

(skuteczność rośnie przy dobrej

synchronizacji/koordynacji)

Podstawowe prawa organizacji

Jedność kierownictwa (rozkazodawstwa)

(podwladny

powinien otrzymywać polecenia tylko od jednego
przełożonego)

Prawo autorytetu

(jakość pracy wykonawcy rośnie gdy

określone są granice kompetencji kierownictwa)

Prawo nagrody

(pobudką każdej działalności ludzkiej jest

przewidywana satysfakcja)

Warunki sprawnego działania

1. Podział pracy  lepsze efekty
2. Autorytet  wymusza posłuszeństwo
3. Dyscyplina  przestrzeganie norm
4. Jedność rozkazodawstwa  1 – wielu
5. Jedność kierownictwa  1 cel-1 kierownik-1 plan
6. Podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu
7. Wynagrodzenie  sprawiedliwe
8. Centralizacja denetralizacja [(f)cel)]
9. Hierarchia
10. Ład
11. Ludzkie traktowanie pidwładnych
12. Stabilność personelu  małe fluktuacje
13. Inicjatywa  oddolne racjonalizacje
14. Zgranie personelu

Zasady naukowego zarządzania wg H. Fayol-a

Dziękuję

za

uwagę

Kontakt z autorem:

e-mail:

[e-mail]

Jarocin